Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty tnhh thương mại và xuất nhập khẩu việt com

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Vũ Thị Nhật Linh 1 LỜI CẢM ƠN Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Học viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi nghề nghiệp chuyên môn, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này. Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh, các chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com, và các anh chị ở phòng tài chính kế toán đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! 2 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vii DANH MỤC HÌNH VẼ viii LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán. 3 1.1.1. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán. 3 Hình 1.0. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT 4 Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 4 1.1.2. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay. 6 1.1.3. Cấu trúc phần mềm kế toán 9 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán. 10 1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán. 14 1.2. Lý luận chung về công tác kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 19 1.2.1. Những khái niệm cơ bản về TSCĐ. 19 1.2.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ. 20 1.2.3. Nguyên tắc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 21 1.2.4. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ 22 Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng. 22 Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần. 23 1.2.5. Các tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán TSCĐ. 24 1.2.6. Hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng. 26 1.2.7. Trình tự hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU 30 VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 3 30 30 2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 30 2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 31 Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 31 2.2. Khảo sát hiện trạng HTTT kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 31 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người. Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31 31 2.2.2. Hình thức kế toán sử dụng. 34 2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 34 2.2.3. Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ. 36 2.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng. 38 2.2.5. Hệ thống sổ sách sử dụng 38 2.2.6. Hệ thống các báo cáo cần lập. 38 2.2.7. Quy trình hạch toán TSCĐ tại công ty. 38 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. 38 2.3. Đánh giá hiện trạng và đề xuất phương hướng khắc phục. 39 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người 39 2.3.2. Hình thức kế toán 39 2.3.3. Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 40 2.3.4. Hệ thống tài khoản sử dụng 41 2.3.5. Hệ thống sổ sách 41 2.3.6. Hệ thống các báo cáo cần lập 42 2.3.7. Quy trình hạch toán TSCĐ 43 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 43 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM 45 3.1. Phân tích và thiết kế hệ thống. 45 3.1.1. Xác định mục tiêu hệ thống. 45 3.1.2. Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán . 45 a. 57 b. 58 4 3.1.3 60 3.1.3.1 60 Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 3.1.3.2 61 Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức năng 3.1.3.3 49 63 Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức năng 3.1.4 48 53 65 3.1.4.1. 65 Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 54 3.1.4.2. 66 Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0. Cập nhật thông tin TSCĐ đầu kỳ” 55 Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 56 Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 57 Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 58 Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ và báo cáo” 59 3.1.5 71 Bảng 3.1. Bảng từ điển dữ liệu 60 Bảng 3.2. Các thực thể và thuộc tính 65 Bảng 3.3. Mối quan hệ giữa các thuộc tính 66 5 Hình 3.10. Mô hình E – R 67 3.2. 81 3.2.1 81 3.2.2 84 3.2.2.1 84 3.2.2.2 94 3.2.3. 95 3.2.3.1. 95 4. 103 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 A - Máy móc, thiết bị động lực Error! Bookmark not defined. Mẫu Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05 – TSCĐ theo Thông tư 200/2014/TTBTC 4 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ BBDGL Biên bản đánh giá lại BBGN Biên bản giao nhận BBKK Biên bản kiểm kê BBSCL Biên bản sửa chữa lớn CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin TSCĐ Tài sản cố định TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình TNHH Trách nhiệm hữu hạn PMKT Phần mềm kế toán CSDL Cơ sở dữ liệu VFP Visual foxpro DN Doanh nghiệp 7 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.0. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT 4 Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 4 Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng. 22 Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần. 23 Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 31 Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31 Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 48 Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức năng 49 Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức năng 53 Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 54 Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0. Cập nhật thông tin TSCĐ đầu kỳ” 55 Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 56 Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 57 Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 58 Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ và báo cáo” 59 Bảng 3.1. Bảng từ điển dữ liệu 60 Bảng 3.2. Các thực thể và thuộc tính 65 Bảng 3.3. Mối quan hệ giữa các thuộc tính 66 Hình 3.10. Mô hình E – R 67 8 LỜI MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại trong mọi lĩnh vực. Vì thế trong bối cảnh toàn cầu hoá và nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa của nền kinh tế tri thức thì thông tin chính là cơ sở quyết định đối với sự phát triển của một quốc gia. Chỉ khi thu thập được những thông tin chính xác thì các nhà quản lý, hoạch định kế hoạch mới cho ra được những quyết định và các kế hoạch đúng đắn đem lại năng suất và hiệu quả cao trong công việc. Để thực hiện được điều này một trong những giải pháp đề ra đó là tin học hoá công tác quản lý trong hoạt động của các doanh nghiệp. Vì vậy xây dựng một hệ thống thông tin tốt là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của nền kinh tế nói riêng. Qua một thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tài sản cố định (TSCĐ) tại công ty.Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel. Phần mềm này hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com”. II. Mục đích đề tài - Cung cấp được một phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán tài sản cố định - Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ cho các bộ phận. - Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định, giảm chi phi, tăng doanh thu của công ty. - Hỗ trợ nhân viên kế toán quản lý các tài sản cố định trong công ty. 9 - Sử dụng các nguồn lực sẵn có như: con người, hệ thống máy tính để nâng cao hiệu quả công tác quản lý. III. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán Tài sản cố định tại công ty. IV. Phạm vi nghiên cứu Trong khuôn khổ đề tài, em chỉ nghiên cứu các nghiệp vụ tăng do mua sắm TSCĐ , không nghiên cứu về các nghiệp vụ kế toán như: tăng TSCĐ do tự chế, tăng TSCĐ do chuyển bất động sản đầu tư thành bất động sản chủ sở hữu, nhận góp vốn liên doanh bằng tài sản, nhận TCSĐ biếu tặng, kế toán giao dịch bán và thuê lại tài sản là thuê tài chính, khách hàng mua thanh lí chịu TSCĐ… V. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phỏng vấn, thu thập, so sánh, tổng hợp thông tin. - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. - Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. VI. Kết cấu đồ án Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com”. Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung đồ án gồm có 3 chương: Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC Chương 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM 10 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán. 1.1.1. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán. 1.1.1.1. Khái niệm: Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực được ưu tiên để tin học hóa trước tiên. Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán. Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng ta cần biết thế nào là một HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữa các thành phần này. HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp. Các thành phần của HTTT sử dụng máy tính: (1) Con người: (2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý hệ thống và trợ giúp cho nhà quản lý. (3) Thủ tục: Là những quy định quy tắc kế toán tác động lên dữ liệu để thực hiện lưu trữ xử lý thông tin. (4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền thông. (5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thủ tục đã chỉ ra. 11 Hình 1.0. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra các sổ kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê, phân tích tài chính khác. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn như sau: Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người dùng cần phải xác định chứng từ tương ứng với nghiệp vụ kinh tế đó và thực hiện nhập bằng tay vào phần mềm kế toán. Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu: 12 Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong giai đoạn sau. Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử của từng tài khoản Giai đoạn 3: Xuất thông tin đầu ra: Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị. 1.1.1.2. Đặc trưng của phần mềm kế toán: (1) Tính chính xác So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâu tính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều. Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoàn thành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào duy nhất một nguồn là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán. Trong khi đó công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp 13 vụ mà mình phụ trách cho nên dễ dẫn tới tình trạng khi tổng hợp xảy ra việc sai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kế toán tổng hợp bị sai. (2) Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi đó phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian và điều này chính là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. (3) Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng PMKT, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, kiểm toán và các cơ quan chức năng có liên quan.Đây là yếu tố cũng hết sức có giá trị khi xây dựng thương hiệu cho riêng mình. (4) Tính cộng tác Các PMKT ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 14 1.1.2. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay. Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập của CNTT, các PMKT đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra được các quyết định quản lý và kinh doanh hiệu quả. Một PMKT cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phải sử dụng các phương pháp kế toán: +Khác với các loại phần mềm khác, vì phần mềm kế toán luôn phải áp dụng triệt để các phương pháp kế toán như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp cân đối, phương pháp tính giá… +Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đưa ra bắt buộc phải tuân thủ theo một mẫu đã được nhà nước quy chuẩn. - Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin của các nhà quản trị và cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định. - Đảm bảo quy định tài chính của nhà nước: Phần mềm kế toán phải đảm bảo các quy định tài chính của nhà nước ví dụ như quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, chi trả lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân …. - Dễ sử dụng và dễ hiểu: Đây là tiêu chí rất quan trọng, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc thủ công. Phần mềm kế toán dễ sử dụng giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí huấn luyện ban đầu cho doanh nghiệp cũng như sau này khi kế toán cũ ra đi, kế toán mới vào tiếp nhận thì khâu chuyển giao cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán quá phức tạp và khó hiểu. - Thích ứng với quy trình kinh doanh: 15 Ứng dụng phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán, tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp luật kế toán hiện hành. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi đơn vị cung cấp phần mềm phải có chuyên viên am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thực tế.Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một PMKT thông thường chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn, … Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơnvị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này. - Khả năng nâng cấp và sửa đổi: Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghiệp cũng không ngừng thay đổi để cạnh tranh tốt hơn trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.Vì vậy, bạn đang không chỉ đang lựa chọn một phần mềm kế toán cho nhu cầu hiện tại mà cho cả sự phát triển trong tương lai của công ty bạn. Những sản phẩm đóng gói thường không có khả năng nâng cấp hoặc bị từ chối nâng cấp bởi đơn vị cung cấp. Công nghệ ứng dụng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp của phần mềm trong tương lai. Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. - Khả năng kết nối với các phần mềm khác: Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không. Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX, ... 16 - Yêu cầu về tính bảo mật: Tính bảo mật của sản phẩm có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau: ▪ Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình. ▪ Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này. ▪ Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó. ▪ Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật. ▪ Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. 1.1.3. Cấu trúc phần mềm kế toán a. Lập trình theo hướng cấu trúc: Một phần mềm kế toán cơ bản sẽ bao gồm: ● File chương trình: chương trình được tổ chức thành các chương trình con. Mỗi chương trình con đảm nhận xử lý một công việc nhỏ trong toàn bộ hệ thống. Mỗi chương trình con này lại có thể chia nhỏ thành các chương trình con nhỏ hơn. 17 Quá trình phân chia như vậy tiếp tục diễn ra cho đến khi các chương trình con nhận được đủ đơn giản. ● File dữ liệu: Trong chương trình có nhiều hàm, thường thì có nhiều thành phần dữ liệu quan trọng sẽ được khai báo tổng thể để cho nhiều hàm có thể truy nhập, đọc và làm thay đổi giá trị của biến tổng thể. Ngoài ra mỗi hàm có thể có các vùng dữ liệu riêng. b. Lập trình theo hướng đối tượng Một phần mềm kế toán cơ bản gồm 4 thành phần sau: ● Data ( dữ liệu): Dữ liệu trong một project bao gồm: Database (cơ sở dữ liệu), Free Tables (các bảng tự do), và Queries (các truy vấn). ● Class Library (thư viện lớp): bao gồm các tệp chứa các lớp đối tượng do người dùng định nghĩa. ● Document (các tài liệu): các tài liệu trong một dự án quản trị CSDL bao gồm: Form (giao diện), Reports (báo cáo), và Labels (nhãn); ● Code (chương trình): Bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người dùng tạo ra và thư viện API. Trong tệp .PRG có một tệp được SET MAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự động chạy đầu tiên khi chạy phần mềm kế toán. ● Other (các thành phần khác): bao gồm Menus (các thực đơn), Text Files(các tệp văn bản) và Other Files (các tệp khác). Sau khi hoàn tất các thành phần của Project, thông qua cửa sổ của Project Manager sẽ cho phép ghép nối các thành phần trong dự án và biên dịch toàn bộ dư án thông qua tệp quản lý dự án (.PJX) thành một phần mềm với phần mở rộng .EXE để chạy trong môi trường Windows. 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán. ➢ Để xây dựng một phần mềm kế toán ta thực hiện 8 bước sau: Bước 1: Khảo sát nhu cầu Bước 2: Phân tích Bước 3: Thiết kế hệ thống 18 Bước 4: Xây dựng Bước 5: Kiểm thử Bước 6: Chuyển giao Bước 7: Đào tạo Bước 8: Bảo hành, bảo trì Bước 1: Khảo sát nhu cầu Khảo sát nhu cầu là việc tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu về ứng dụng của khách hàng hay ngay trong đơn vị triển khai dự án. Bước 2: Phân tích Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong rất nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và các chức năng của hệ thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay mục tiêu quản lí của khách hàng. Bước 3: Thiết kế hệ thống Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2, sẽ phân tích và thiết kế kĩ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống. Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng cung cấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phân tích, thiết kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ các đối tượng tương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ của mình và cần thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào. Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng đã chứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu của lập trình cấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm: - Dễ thay đổi và bảo trì; 19 - Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí của ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng; - Gần gũi với logic của người dùng. Bước 4: Xây dựng Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giao diện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống. Trong quá trình này phải luôn cập nhật với khách hàng về tiến độ dự án. Bước 5: Kiểm thử Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua qui trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo một phiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị. Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quét hết các các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành. Các công việc để xây dựng phần mềm như sau: ➢ Tạo các cơ sở dữ liệu Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc: +Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng sử dụng của CSDL, xác định các bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View. Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu. +Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tin cho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng. Nguyên tắc nhóm dữ liệu vào bảng là: • Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của một tập hợp các đối tượng cùng loại; • Dựa các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một số bảng nhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết kế tối ưu mà phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng. Nếu muốn kết 20