Tài liệu Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại tổng công ty đường sắt việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ VÂN ANH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ VÂN ANH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ Trần Thị Vân Anh MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................. 11 Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM ................................................................................ 11 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .. 11 1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954) ............................ 11 1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay) ...................... 12 1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đƣờng sắt Việt Nam ........................................................................................................ 15 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn........................................................ 15 1.2.2. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 16 1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .................................................. 18 1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ..................................................................................... 18 1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ......................................................................................... 20 1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam .............. 24 Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................... 29 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở tại thành phố Hà Nội) .................................................................... 31 2.1. Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ................................ 31 2.1.1. Một số khái niệm..................................................................................... 31 2.1.2. Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................................ 32 2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................... 36 2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp ............................................................................... 38 2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ........................................................................................... 38 2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp .................................................................................................... 41 2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam ........................................................................................................ 46 2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ............................................................................................................... 46 2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ .................. 51 2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ .......... 53 2.3.4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ.......................................... 55 2.3.5. Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ ............................ 57 2.3.6. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT. .............................. 68 2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................................ 70 2.3.8. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ. ....... 72 Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................... 74 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM.......................................................................................................... 76 3.1. Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam....................................................................................... 76 3.1.1. Ưu điểm................................................................................................... 76 3.1.3. Nhược điểm ............................................................................................. 77 3.2. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam ................................................. 78 3.2.1. Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam....................... 79 3.2.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ... 80 3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ .......... 83 3.3.1. Nhóm giải pháp tổng thế ........................................................................ 83 3.3.2. Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. ................................................. 89 Tiểu kết chƣơng 3 ............................................................................................... 94 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 98 PHỤ LỤC .......................................................................................................... 104 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ STT VIẾT TẮT 1 DN 2 DNNN 3 ĐHKHXH&NV 4 ĐSVN Đường sắt Việt Nam 5 KHKT Khoa học kỹ thuật 6 TLLT Tài liệu lưu trữ 7 TCT Tổng công ty 8 TCT ĐSVN 9 XH Doanh nghiệp Doanh nghiệp Nhà nước Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Xã hội MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người. Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng, Hồ Chủ Tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia”[26] và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”[26]. Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ sau này. Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu – nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài liệu lưu trữ phải được quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng cộng sản và của Nhà nước nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của 1 cách mạng” [27;tr.2]. Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác tổ chức, quản lý, bởi vì quản lý tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công tác của các cấp lãnh đạo mà còn giúp cho việc thu thập, lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động trong đời sống xã hội, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên, đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là công việc liên quan đến nhiều đơn vị, tổ chức và cá nhân, vì vậy nắm vững và thực hiện nghiêm túc việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là yêu cầu bắt buộc không chỉ đối với các cơ quan nhà nước mà còn với cả tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân. Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ thì kiến thức về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ càng hết sức cần thiết, không những giúp họ hiểu về chức năng, phương pháp và hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý một ngành một lĩnh vực, một cơ quan tổ chức mà còn là một trong những hành trang cần thiết đối với các hoạt động tác nghiệp văn thư lưu trữ vì các khâu nghiệp vụ là kết quả của công tác tổ chức quản lý. Tổng cục Đường sắt được thành lập theo quyết định số 505/TTg ngày 64-1955 của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 14/5/1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) đã có quyết định số 158/QĐ-TTg chuyển Tổng cục đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt nam. Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh mới, ngày 4/3/2003, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 34/QĐ- TTg, chuyển Liên hiệp Đường sắt Việt nam thành Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo mô hình Tổng công ty Nhà nước (Tổng công ty 91). Ngày 13/11/2013 Chính phủ ban hành Nghị định số 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ quy định tổ 2 chức và hoạt động của TCTĐSVN như sau: Trực tiếp kinh doanh vận tải, đóng vai trò của một doanh nghiệp dịch vụ vận tải; Quản lý, sửa chữa, bảo trì cơ sở hạ tầng đường sắt; chế tạo, đóng mới, đại tu, sửa chữa lớn và sản xuất các phương tiện vận tải, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành. Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gần đây đã có nhiều thay đổi như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ... Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của toàn Tổng công ty Đường sắt Việt Nam còn bộc lộ những hạn chế về mặt tổ chức, quản lý công tác lưu trữ như: chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, công tác lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đ ̣òi h ỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên...Từ đó dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao. Từ thực tế trên, tác giả đã quyết định chọn vấn đề: “Tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình. Thông qua đề tài này, tác giả hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành đường sắt hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của Tổng Công ty Đường sắt nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung. 3 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài, chúng tôi đặt ra những mục tiêu sau: Thứ nhất: Khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. 3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng công ty Đường sắt Việt Nam từ năm 2003 đến nay. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nên phạm vi khảo sát tập trung cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số đơn vị trực thuộc có trụ sở tại Hà Nội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau: - Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam - Tìm hiểu về thành phần, nội dung các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và phân tích những ý nghĩa của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng. - Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. 4 - Khảo sát thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. - Đánh giá và nhận xét những hiệu quả, ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp này. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng một số vấn đề còn chưa được thống nhất. Cụ thể là các công trình nghiên cứu như: luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo khoa học đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay ở một nội dung cụ thể của công tác lưu trữ. Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình không đi sâu nghiên cứu các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà chỉ tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác thu thập TLLT công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử dụng TLLT và của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử. Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Gần đây nhất có luận văn thạc sỹ của Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh 5 nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai). Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; bài “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004. Cùng với những bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim Bình... Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính cấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong họat động của các doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội. 6 Qua đây có thể khẳng định được rằng vấn đề tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại doanh nghiệp đã có công trình nghiên cứu nhưng chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1. Phương pháp luận Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này. 6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài. 6.3. Phương pháp so sánh, hệ thống Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này trong Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. 7 6.4. Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu khảo sát và xử lý phiếu khảo sát Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến của những cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát, tác giả thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát. 6.5. Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này được tác giả sử dụng để tiếp xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội về các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của Tổng công ty. 7. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu như: sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ như: giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyên Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh; Các đề tài luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp của Th.S Nguyễn Văn Báu, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, Th.S Lã Thị Hồng, Th.S Trần Vũ Thành. Nguồn tư liệu thứ ba tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ và một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp. Ví dụ như bài viết: “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Th.S Nguyễn Thị Kim Bình trên Tạp 8 chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam. Nguồn tư liệu chính thứ năm là các sách dịch từ tiếng nước ngoài của Cục văn thư, lưu trữ Việt Nam và các tác giả thuộc Trung tâm nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ thuộc Cục. Ví dụ như cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp tập I và tập II của Cục Lưu trữ Pháp. Một nguồn tư liệu chủ yếu nữa được tác giả dùng là các văn bản của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội quy định về hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong chính doanh nghiệp này. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp. 8. Đóng góp của đề tài Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng. Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, tài liệu cho các học viên, sinh viên tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này. 9. Bố cục của đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục. nội dung của luận văn được chia thành ba chương như sau: Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam Chƣơng 2: Cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội). 9 Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của TCTĐSVN và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy (cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2010 – 2015, đồng nghiệp, gia đình và cô giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy (cô), bàn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả Trần Thị Vân Anh 10 PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam Đường sắt Việt Nam là một trong những ngành công nghiệp lâu đời của Việt Nam. Ngành Đường sắt Việt Nam ra đời năm 1881 bằng việc khởi công xây dựng tuyến Đường sắt đầu tiên đi từ cột cờ Thủ Thiêm đến bến xe Chợ Lớn dài 13 km. Chuyến tàu đầu tiên khởi hành ở Việt Nam là vào ngày 20 tháng 7 năm 1885. Những năm sau đó, mạng lưới Đường sắt tiếp tục được triển khai xây dựng trên khắp lãnh thổ Việt Nam theo công nghệ đường sắt của Pháp với khổ đường ray một mét. Thời kỳ chiến tranh, Hệ thống Đường sắt bị hư hại nặng nề. Kể từ năm 1986, Chính phủ Việt Nam tiến hành khôi phục lại các tuyến đường sắt chính và các ga lớn, đặc biệt là tuyến Đường sắt Bắc Nam [18; tr.9] 1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954) 1.1.1.1. Giai đoạn trước 1945 - Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Đồng Đăng; - Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Hải Phòng; - Năm 1906, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Lào Cai; - Năm 1931, Pháp xây dựng xong Đường sắt Tháp Chàm – Đà Lạt; - Năm 1933, Pháp xây dựng xong Đường sắt Sài Gòn – Lộc Ninh; - Năm 1899 - 1936, Pháp xây dựng xong tuyến Đường sắt Bắc Nam. 1.1.1.2. Giai đoạn 1945 - 1954 Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã Chính thức ký Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, trong 11 đó có Sở Hỏa Xa - Cơ quan Quản lý Nhà nước và khai thác về Đường sắt Việt Nam. Và từ đây, Hệ thống Đường sắt Việt Nam đã thực sự trở thành tài sản của người Việt Nam, phục vụ người dân nước Việt [18, tr.120]. 1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay) 1.1.2.1. Giai đoạn 1954 - 1975 Ngày 6/4/1955 Tổng cục Đường sắt Việt Nam được thành lập theo Quyết định số: 505/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thông và Bưu điện (trước đó là Bộ Giao thông Công chính). Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm: - Văn phòng Tổng Cục Đường sắt; - Cục Cầu đường Đường sắt; - Nhà máy Xe lửa Gia Lâm; - Cục Vận chuyển Đường sắt; - Cục Kiến thiết Cơ bản Đường sắt; - Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt; - Ty Công an Đường sắt; - Ty Y tế Đường sắt; - Ty Thông tin Tín hiệu Đường sắt; - Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt [18] 1.1.2.2. Giai đoạn 1954 – 1964 Trong 10 năm (1954 – 1964), Hệ thống Đường sắt miền Bắc đã được xây dựng và khôi phục lại với những tuyến đường chính là Hà Nội – Lào Cai; Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Lạng Sơn. Những tuyến đường này đã có vai trò quan trọng phục vụ đi lại, khôi phục kinh tế miền Bắc trong nhiều năm thời điểm đó và còn phát huy tác dụng đến bây giờ. Một Tuyến Đường sắt khác được xây dựng là Hà Nội – Thái Nguyên với 164 km cũng hoàn thành trong giai đọan này [18] 12 1.1.2.3. Giai đoạn 1964 – 1975 Những sự kiện nổi bật ghi dấu ấn của Ngành trong giai đoạn này là duy trì vận chuyển hàng viện trợ và chở bộ đội trên các tuyến đường từ Bắc vào Vinh với phong trào "Tất cả vì miền Nam thân yêu" do Hồ Chí Minh phát động. Dưới sự lãnh đạo của Đảng Lao động Việt Nam và Hồ Chí Minh, Ngành Đường sắt miền Bắc đã lập nên những kỳ tích huy hoàng, góp phần quan trọng vào chiến thắng của dân tộc trong cuộc kháng chiến chống Hoa Kỳ oanh liệt. Tính đến năm 1971 - 1972 thì Việt Nam Cộng hòa có 1.240 km đường sắt nhưng vì chiến cuộc và an ninh nên chỉ có 57% sử dụng được. Dù vậy, tổng lượng hành khách và hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt tăng dần. Cụ thể: - Năm 1968, Tổng lượng hàng hóa vận tải 400.000 tấn; Số lượng hành khách 0,73 triệu; - Năm 1969, Tổng lượng hàng hóa vận tải 530.000 tấn; Số lượng hành khách 1,75 triệu; - Năm 1970, Tổng lượng hàng hóa vận tải 720.000 tấn; Số lượng hành khách 2,4 triệu;[18] 1.1.2.4. Giai đoạn 1975đến nay a. Thời kỳ đầu Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm: - Văn phòng Tổng Cục; - Các Vụ Tham mưu; - Cục Cơ khí - Cầu đường Đường sắt; - Cục Vận chuyển; - Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt (năm 1980 trực thuộc Bộ Quốc phòng); - Sở Y tế Đường sắt (năm 1994 chuyển thành Sở Y tế Giao thông Vận tải trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải); 13