Tài liệu ứng dụng khung phân loại thập tiến dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở hà nội thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------- PHẠM NGỌC HƯƠNG ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 VÀO CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH THÔNG TIN-THƯ VIỆN Hà Nội - 2013 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM NGỌC HƯƠNG ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 VÀO CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ ngành Thông tin - Thư viện Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Thị Quý Hà Nội – 2013 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 1.1. Những khái niệm chung 1.1.1. Khái niệm phân loại và phân loại tài liệu 1.1.2. Khái niệm khung phân loại tài liệu 1.1.3. Khái niệm ký hiệu phân loại tài liệu 1.1.4. Khái niệm ứng dụng khung phân loại tài liệu 1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác phân loại tài liệu 1.2.1. Chính sách phát triển 1.2.2. Nguồn nhân lực 1.2.3. Công cụ phân loại tài liệu 1.2.4. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.5. Khả năng sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin 1.2.6. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu 1.3. Các tiêu chí đánh giá khung phân loại tài liệu 1.3.1. Tính tƣ tƣởng 1.3.2. Tính khoa học 1.3.3. Tính hiện đại 1.3.4. Tính mềm dẻo 1.3.5. Tính dân tộc 1.3.6. Tính phổ cập 1.4. Khái quát về các thƣ viện đại học nói chung và thƣ viện ở Hà Nội nói riêng 1.4.1. Môi trƣờng kinh tế-xã hội của các thƣ viện đại học ở Hà Nội 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các thƣ viện 1.4.3. Cơ cấu tổ chức của các thƣ viện 1.4.4. Đặc điểm vốn tài liệu của các thƣ viện 1.4.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin của các thƣ viện 1.5. Vai trò khung phân loại Dewey rút gọn 14 đối với công tác phân loại tài liệu ở các thƣ viện đại học ở Hà Nội 4 Trang 5 12 12 12 14 14 15 17 17 18 19 20 21 22 22 23 23 23 24 24 24 25 25 27 30 32 35 36 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 2.1. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 ứng dụng tại các thƣ viện đại học ở Hà Nội 2.1.1. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn nguyên bản 2.1.2. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 đã đƣợc Việt hóa 2.1.3. Điểm khác biệt giữa hai phiên bản của khung phân loại Dewey rút gọn 14 2.2. Quá trình ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 tại các thƣ viện đại học ở Hà Nội 2.2.1. Bối cảnh ứng dụng khung phân loại 2.2.2. Đội ngũ cán bộ ứng dụng khung phân loại 2.2.3. Công cụ bổ trợ để phân loại tài liệu 2.2.4. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu 2.2.5. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin để phân loại tài liệu 2.3. Chính sách ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 của các thƣ viện 2.4. Nhận xét việc ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 tại các thƣ viện đại học ở Hà Nội 2.4.1. Những thành công 2.4.2. Những hạn chế 2.4.3. Nguyên nhân CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 3.1. Cần có chính sách chỉ đạo thống nhất cho hệ thống 3.1.1. Chính sách của cơ quan quản lý nhà nƣớc 3.1.2. Chính sách của lãnh đạo các thƣ viện 3.2. Hoàn thiện Khung phân loại Thập tiến Dewey rút gọn 14 3.2.1. Hoàn thiện cấu trúc của khung phân loại 3.2.2. Bổ sung, mở rộng các đề mục 3.2.3. Hình thức trình bày 3.3. Chú trọng yếu tố con ngƣời 3.3.1. Nâng cao trình độ và chuyên môn hóa cán bộ chuyên môn 5 39 39 39 40 42 50 50 54 56 57 63 67 69 69 70 72 74 74 74 75 76 76 77 78 79 79 3.3.2. Đào tạo ngƣời dùng tin 3.4. Đầu tƣ công cụ phân loại tài liệu bổ trợ và ứng dụng công nghệ thông tin 3.4.1. Đầu tƣ công cụ phân loại tài liệu bổ trợ 3.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng khung phân loại 3.5. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu khoa học 3.6. Tăng cƣờng quan hệ hợp tác trao đổi trong và ngoài nƣớc 3.6.1. Chú trọng trao đổi kinh nghiệm ngoài các thƣ viện 3.6.2. Thu hút đầu tƣ của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 6 80 81 81 83 84 85 85 87 89 91 94 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xã hội thông tin hiện đại cũng nhƣ mọi lĩnh vực ngành nghề khác, ngành thông tin – thƣ viện cũng đang đối mặt với những vấn đề có tính chất toàn cầu. Hơn bao giờ hết với tốc độ phát triển nhanh chóng chƣa từng có, nội dung kho sách của các thƣ viện ngày càng phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức. Do nhu cầu của ngƣời sử dụng của con ngƣời, nhiều lĩnh vực tri thức nhƣ: kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật đã đƣợc truyền tải qua các kênh thông tin khác nhau và đặc biệt qua Internet đang đƣợc cộng đồng thế giới và Việt Nam hết sức quan tâm. Vậy làm thế nào để có thể giúp ngƣời dùng tin nhanh chóng tìm đƣợc những thông tin/tài liệu về lĩnh vực tri thức mà họ cần thiết một cách đầy đủ, chính xác là bài toán đặt ra cho các nhà chuyên môn, các nhà quản lý cần có lời giải. Ngành thông tin, thƣ viện với chức năng và nhiệm vụ của mình, trong suốt chặng đƣờng lịch sử ra đời và phát triển, việc tổ chức thông tin/tài liệu theo lĩnh vực tri thức nhằm dễ dàng quản trị và tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin luôn đƣợc quan tâm nghiên cứu và hoàn thiện phù hợp với nhu cầu xã hội. Phân loại trong thƣ viện thực chất là phân loại tài liệu nhằm mục đích kiểm soát thƣ mục, tổ chức mục lục phân loại, bộ máy tra cứu thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu và tổ chức sắp xếp kho tài liệu theo nội dung tri thức. Phân loại tài liệu đƣợc ứng dụng vào mọi khâu công tác thƣ viện, tác động đến hiệu quả của hoạt động thông tin, thƣ viện của các cơ quan quản lý thông tin/tƣ liệu. 7 Để có thể triển khai phân loại tài liệu và tạo dựng các sản phẩm,tổ chức các dịch vụ thông tin theo nội dung tài liệu một cách hiệu quả, các nhà chuyên môn đã sáng tạo ra các Khung phân loại tài liệu. Các Khung phân loại tài liệu này đƣợc kết cấu và sắp xếp theo trật tự logic của phân loại khoa học/tri thức nhân loại. Cùng với lịch sử phát triển của hoạt động thông tin, thƣ viện, các khung phân loại tài liệu cũng đƣợc ra đời và phát triển hoàn thiện cả về hình thức và nội dung. Trên thế giới nhiều khung phân loại tài liệu đã xuất hiện từ nhiều thế kỷ trƣớc và còn đƣợc ứng dụng cho đến tận ngày nay. Tiêu biêu nhƣ các khung phân loại tài liệu Thập tiến của Dewey; Khung phân loại Thập tiến quốc tế; Khung phân loại Trung tiểu hình của Trung Quốc; Khung phân loại Thƣ viện – Thƣ mục cua Liên Xô trƣớc đây (nƣớc Nga ngày nay); Khung phân loại của Thƣ viện Quốc hội Mỹ; Khung phân loại của Raganathan của Ấn Độ ... Tiếp nhận các khung phân loại trên thế giới, có biên dịch, sửa đổi cho phù hợp với nội dung và hình thức vốn tài liệu và hoàn cảnh lịch sử cụ thể ở từng giai đoạn nhất định, Việt Nam đã và đang áp dụng các Khung phân loại nhƣ: Khung phân loại 17 lớp dành cho các thƣ viện công cộng (sau biên soạn thành Khung phân loại 19 lớp); Khung phân loại Thƣ viện – Thƣ mục của Liên Xô (BBK); Khung phân loại Thập tiến của Dewey; Khung phân loại của Thƣ viện Quốc hội Mỹ. Ngoài ra còn một số khung phân loại tài liệu chuyên biệt, đặc thù nhƣ Khung phân loại Tƣ liệu tiêu chuẩn và sở hữu trí tuệ, tài liệu y, dƣợc... Tùy thuộc vào nội dung tài liệu và điều kiện cụ thể, các cơ quan thông tin, thƣ viện lựa chọn các khung phân loại khác nhau để phù hợp cho việc phân loại tài liệu của mình. Việc lựa chọn khung phân loại để sử dụng thống nhất trong các thƣ viện nhằm thuận tiện trong công tác trao đổi, chia sẻ thông tin phạm vi từng 8 hệ thống thƣ viện, mỗi quốc gia, quốc tế là mong muốn chung của nhiều thế hệ cán bộ trong ngành thông tin, thƣ viện, đây là vấn đề hết sức quan trọng, khó khăn và đầy trách nhiệm. DDC là khung phân loại đƣợc các nhà chuyên môn quan tâm và đang tiến hành ứng dụng trong những năm gần đây do những ƣu điểm vƣợt trội của nó và mang tính quốc tế cao, đang đƣợc sử dụng tại nhiều quốc gia trên thế giới. Nắm bắt đƣợc xu thế chung, hòa nhập thế giới, ngày 7/5/2007 Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đã ban hành văn bản số 1598/BVHTT-TV, về việc ―Áp dụng chuẩn nghiệp vụ của các thƣ viện Việt Nam‖ trong đó có khuyến cáo ứng dụng Khung phân loại DDC. Tuy nhiên để đƣợc chấp nhận và phổ biến rộng rãi ở Việt Nam là một quá trình mất nhiều công sức và thời gian. Thực tế việc triển khai ứng dụng khung phân loại DDC tại các cơ sở hiện nay đang gặp một số trở ngại, vƣớng mắc cần đƣợc trao đổi để đạt đƣợc sự thống nhất cao về khoa học và phù hợp với điều kiện thƣ viện ở Việt Nam. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa Khung phân loại DDC rút gọn 14 đã đƣợc Việt hóa và từng bƣớc chuẩn hoá ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại và tạo điều kiện cho công tác phân loại đạt chất lƣợng tốt, đặc biệt là công tác phân loại trong các thƣ viện các trƣờng đại học nơi mà vai trò của thƣ viện đƣợc đặc biệt chú trọng để đảm bảo chất lƣợng đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho đất nƣớc. Vì vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu ―Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội: Thực trạng và giải pháp‖, làm đề tài cho Luận văn tốt nghiệp của mình. 9 2. Tình hình nghiên cứu theo đề tài Trƣớc hết tôi xin khẳng định đề tài ―Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội: Thực trạng và giải pháp‖ là đề tài hoàn toàn không trùng lặp với một đề tài nào đã đƣợc công bố hoặc chƣa công bố trƣớc đó. Tuy nhiên, nghiên cứu về DDC đã có khá nhiều các tài liệu, các bài báo đã đƣợc công bố tại các Hội thảo khoa học hoặc đăng trên các tạp chí của ngành. Các luận văn, khóa luận đã đƣợc bảo vệ, cụ thể nhƣ: -Về các bài báo đã đƣợc đăng trong các tạp chí những năm gần đây nhƣ bài ―Thực trạng việc phổ biến và áp dụng DDC tại các thƣ viện Việt Nam‖ của tác giả Nguyễn Ngọc Bích; bài ―Phƣơng hƣớng, giải pháp áp dụng DDC trong 5 năm tới‖ của tác giả Lê Văn Viết; bài ―Tổng kết hội nghị - hội thảo ―Sơ kết 3 năm ứng dụng DDC trong ngành thƣ viện Việt Nam‖ của tác giả Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số 1 năm 2010. Ngoài ra còn một số bài đƣợc đăng trong tạp chí ―Thông tin tƣ liệu‖ của tác giả Vũ Văn Sơn nhƣ: bài ―Dịch và mở rộng DDC14: đánh giá kết quả giữa dự án‖, năm 2004; bài ―Tình hình dịch và mở rộng DDC ở Việt nam‖ năm 2005, số 1; bài ―Phân loại tài liệu theo DDC tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam‖ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trong tạp chí ―Thƣ viện Việt Nam‖ số 4, năm 2007. -Về luận văn, khóa luận nghiên cứu về DDC có luận văn ―Nghiên cứu Khung phân loại thập phân Dewey và khả năng áp dụng tại Việt Nam‖ của thạc sĩ Nguyễn Thị Đào (năm 2002); Khóa luận ―Tìm hiểu Khung phân loại DDC so sánh DDC 21 với Khung phân loại đang đƣợc sử dụng tại trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội‖ của cử nhân Nguyễn Thị Lay Dơn (năm 2005); Khóa luận ―Tìm hiểu việc áp dụng DDC và tình hình biên 10 dịch ở Việt Nam‖ của cử nhân Nguyễn Thị Trang Nhung (năm 2005); Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hƣơng ―Nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam‖ (năm 2010)… Nhƣ vậy tất cả các bài viết, luận văn và khóa luận nhƣ đã trình bày ở trên đều chỉ mới đề cập đến DDC đầy đủ xuất bản 21 hoặc tình hình biên dịch DDC 14 rút gọn, hoặc việc áp dụng DDC 14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại Việt Nam nói chung, hoặc tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam nói riêng. Tất cả các thông tin của nội dung các tài liệu trên mang tính khái quát, chƣa có một đề tài nào đi sâu nghiên cứu DDC rút gọn 14 đã đƣợc Việt hóa cũng nhƣ việc áp dụng Bảng phân loại tài liệu này ở hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học trên địa bàn Hà Nội. Chính vì vậy, đề tài ―Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội – Thực trạng và giải pháp‖ hoàn toàn mới và độc lập của tôi. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm ra những ƣu điểm và hạn chế của Khung phân loại DDC 14 rút gọn đã đƣợc Việt hóa cũng nhƣ việc ứng dụng Khung phân loại tại một số thƣ viện đại học ở Hà Nội, nhằm hoàn thiện Khung và nâng cao hiệu quả trong công tác phân loại nói chung và ở các thƣ viện đại học nói riêng. 4. Đối tƣợng nghiên cứu - Khung phân loại DDC 14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại Việt Nam. - Việc ứng dụng DDC 14 Việt hóa ở các thƣ viện đại học ở Hà Nội hiện nay. 11 5. Phạm vi nghiên cứu * Không gian: Khung phân loại DDC14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại Việt Nam và việc ứng dụng Khung tại khỏang 9 trƣờng đại học đầy đủ các lĩnh vực khoa học tại Hà Nội nhƣ Trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Thƣơng Mại, Đại học Ngoại Thƣơng, Học viện Âm nhạc Quốc gia, Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Đại học Nông nghiệp, Học viện Công nghệ Bƣu chính viễn thông, Đại học Văn hóa Hà Nội, Đại học Y Hà Nội. * Thời gian: Trong thời gian hiện nay 6. Giả thuyết nghiên cứu - Khung phân loại DDC rút gọn 14 nếu đƣợc biên dịch, sửa chữa hoàn thiện hơn nữa và có sự quan tâm, giải pháp đồng bộ hơn nữa thì sẽ đƣợc áp dụng rộng rãi và thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện nói riêng và hội nhập quốc tế nói chung. Về việc hoàn thiện khung cần chú trọng đến cấu trúc, hay bổ sung, mở rộng các đề mục và hình thức trình bày. - Về việc ứng dụng khung nếu có chính sách của cơ quan quản lý nhà nƣớc phù hợp hơn, sự quan tâm hơn nữa của lãnh đạo của thƣ viện về sự lựa chọn khung với việc nâng cao trình độ cán bộ phân loại; về việc bổ sung công cụ phân loại hỗ trợ, tăng cƣờng ứng dụng thông tin, hoàn thiện quy trình phân loại và mở rộng hợp tác trao đổi thì chắc chắn hiệu quả của phân loại tài liệu sẽ nhƣ mong muốn. 12 7. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp cụ thể - Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở quan điểm của Chủ nghĩa MácLênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin – thƣ viện nói chung và hoạt động phân loại nói riêng. - Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể: * Phƣơng pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu. * Phƣơng pháp : trao đổi, khảo sát thực tế và bảng hỏi. * Phƣơng pháp so sánh. 8. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn + Ý nghĩa lý luận: Hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác phân loại. + Ý nghĩa thực tiễn: Hoàn thiện DDC Việt hóa và việc ứng dụng Khung tại một số thƣ viện đại học ở Hà Nội nói riêng và ở Việt Nam nói chung. 9. Bố cục của luận văn Ngòai phần Lời nói đầu, Mục lục, Kết luận, Phụ lục, Tài liệu tham khảo. Luận văn gồm có 3 chƣơng nhƣ sau: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn ứng dụng Khung phân loại Dewey rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội. Chương 2: Thực trạng ứng dụng Khung phân loại Thập tiến Dewey rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Khung phân loại Thập tiến Dewey rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội. 13 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 1.1. Những khái niệm chung 1.1.1. Khái niệm phân loại và phân loại tài liệu Phân loại Phân loại là khái niệm đƣợc sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngƣời cũng nhƣ trong các lĩnh vực khoa học. Phân loại dựa vào những dấu hiệu, bản chất giống nhau và khác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tƣợng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định. Chính vì vậy phân loại là chìa khóa giúp cho loài ngƣời thúc đẩy phát triển tƣ duy, nhận biết đƣợc thế giới. Qua phân loại, loài ngƣời tổ chức đƣợc các sự vật, vật chất, hiện tƣợng, con ngƣời, động vật, thực vật…. thành các lớp. Trong ngôn ngữ thông thƣờng ―lớp‖ là khái niệm rộng và đa nghĩa. Lớp chính là một tập hợp các sự vật, hiện tƣợng, khái niệm, …. có chung một, hoặc một số đặc điểm. Cơ sở để chia lớp những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tƣợng. Dựa vào phƣơng pháp đó, ngƣời ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp. Lớp phân loại gồm hai lớp: Lớp khởi đầu và lớp phái sinh. Lớp khởi đầu là sự vật, hiện tƣợng, khái niệm đầu tiên đƣợc lựa chọn để phân loại trên cơ sở mục đích phân loại. Lớp phái sinh là những lớp đƣợc hình thành sau khi phân loại trên cơ sở, mục đích phân loại. Sự phân chia theo lớp từ lớn đến nhỏ, từ khái quát đến cụ thể, đơn giản đến phức tạp, từ chung đến riêng. Mỗi lớp phái sinh kế tiếp là một lớp con phụ thuộc vào lớp lớn hơn trực tiếp cở cấp trên nó, có đủ đặc tính chung của lớp trên. Các phần tử trong lớp con còn phải có chung những đặc tính 14 riêng giống nhau mà lớp con khác cùng thứ bậc không có. Phân loại càng sâu thì mức độ phức tạp, khác biệt càng tăng. Quan hệ đẳng cấp là quan hệ trên nguyên tắc phụ thuộc hoặc bao trùm. Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa trên dấu hiệu giống và khác nhau thuộc bản chất của sự vật, hiện tƣợng, khái niệm (tức là nội dung bên trong). Phân loại nhân tạo dựa trên dấu hiệu hình thức sự vật, hiện tƣợng, khái niệm và có sự tác động của con ngƣời để phục vụ mục đích sử dụng. Phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo khác nhau về bản chất, đều đƣợc áp dụng vào mọi mặt xã hội. Tùy mục đích phân loại mà áp dụng riêng biệt hoặc đồng thời. Phân loại tự nhiên quyết định phân loại nhân tạo, ngƣợc lại phân loại nhân tạo là cơ sở quan trọng cho phân loại tự nhiên. Trong các cơ quan thông tin thƣ viện, việc phân chia tài liệu theo nội dung tài liệu là phân loại tự nhiên và việc phân chia tài liệu theo hình thức, khổ cỡ của tài liệu là phân loại nhân tạo. Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tri thức đã đƣợc in ấn, xuất bản trên các vật mang tin khác nhau; sắp xếp chúng thành những ngành khoa học cơ bản theo một trật tự nhất định, logic và khoa học. Nhƣ vậy, nguồn tài liệu này có thể đƣợc in ấn dƣới dạng truyền thống hoặc hiện đại. Phân loại tài liệu là một trong những công đoạn của toàn bộ dây chuyền xử lý thông tin, tài liệu, nhằm xác định nội dung và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu đã đƣợc định sẵn trong khung phân loại. 15 1.1.2. Khái niệm khung phân loại tài liệu Để tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ phân loại cần có công cụ phân loại cần thiết và không thể thiếu đó là khung phân loại tài liệu. Đây chính là sơ đồ sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm khoa học thuộc các lĩnh vực tri thức và là ngôn ngữ tìm tin tiền kết hợp đƣợc cấu trúc theo thứ bậc, trong đó các từ, các tập hợp từ diễn đạt các khái niệm khoa học và tự nhiên đƣợc xây dựng từ trƣớc và đƣợc gắn với ký hiệu để thể hiện nội dung chính và hình thức của tài liệu. Khung phân loại cung cấp một hệ thống tổ chức tri thức đƣợc thể hiện dƣới bất kỳ dạng thức nào nhƣ sách, báo, tƣ liệu, nguồn tin điện tử v.v… Đối với bộ máy tra cứu truyền thống, khung phân loại là xƣơng sống cho mục lục phân loại; còn đối với cơ sở dữ liệu, ký hiệu phân loại là một tiêu chí tìm tin. Trong các thƣ viện hiện đại, khung phân loại là xƣơng sống cho việc tổ chức hệ thống kho mở. Để xử lý tài liệu đạt hiệu quả cao, cần phải tiến hành lựa chọn khung phân loại tài liệu. Khi lựa chọn cần phải lƣu ý tới các yếu tố nhƣ: sự phù hợp với hệ thống chính trị của đất nƣớc và xu thế thời đại; Sự phù hợp giữa khung phân loại với vốn tài liệu của cơ quan thông tin, thƣ viện về nội dung; Đặc biệt khung phân loại cần đảm bảo đƣợc tính khoa học, tính hiện đại, tính mềm dẻo và tính Đảng. 1.1.3. Ký hiệu phân loại của tài liệu Kí hiệu phân loại (KHPL), hay còn gọi là chỉ số phân loại (Class number) là dấu hiệu quy ƣớc/tập hợp các dấu hiệu quy ƣớc dùng để biểu đạt cho những khái niệm cụ thể và dùng để ghi kết quả của quá trình phân loại. KHPL là đặc trƣng cho nội dung của tài liệu. Qua KHPL có thể hiệu đƣợc nội 16 dung của tài liệu một cách tổng quát hay chi tiết. Do đó, KHPL là một trong những ngôn ngữ tìm tin có hiệu quả cao. Trong hệ thống các ký hiệu của khung phân loại, có ký hiệu đƣợc quy định và sử dụng là các chữ cái, hoặc các chữ số, hoặc ký hiệu hỗn hợp kết hợp cả chữ cái lẫn chữ số. Mỗi hình thức quy định ký hiệu phân loại trong các khung đều có những ƣu nhƣợc điểm riêng. Song trong bất kỳ khung phân loại tài liệu nào sự thể hiện toàn bộ tri thức của nhân loại đều đƣợc phân nhóm thành các đề mục lớn phản ánh sự phát triển của các quy luật tự nhiên và xã hội. Trong mỗi đề mục lớn, các tiểu mục đƣợc sắp xếp chi tiết theo trật tự từ tổng quát đến cụ thể đảm bảo tính khách quan của khoa học, phản ánh đầy đủ bức tranh sinh động về sự phát triển của thế giới tự nhiên, xã hội. Vì vậy, nội dung các lĩnh vực tri thức đƣợc sắp xếp và phản ánh trong các khung phân loại dựa trên cơ sở phân loại khoa học. Ký hiệu là hệ thống dấu hiệu dùng để thể hiện các môn loại (lớp) trong một hệ thống phân loại. Trong Khung phân loại thập phân Dewey, ký hiệu đƣợc sử dụng đồng nhất bằng số Ả rập. Ký hiệu vừa cho ý nghĩa duy nhất của môn loại vừa cho biết mối quan hệ của môn loại đó với các môn loại khác. Ký hiệu này đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề cập. Ký hiệu cung cấp một ngôn ngữ chung để nhận dạng môn loại và các môn loại liên quan, bất kể môn loại đó có thể đƣợc mô tả bằng các từ hoặc ngôn ngữ khác nhau. 1.1.4. Khái niệm ứng dụng khung phân loại Trên thế giới các thƣ viện đều sử dụng kho mở và sắp xếp tài liệu theo môn loại nên vai trò của phân loại đƣợc đánh giá cao và đúng với ý nghĩa và mục đích của nó. Bên cạnh đó đòi hỏi khung phân loại phải chi tiết và đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, nhất là các ngành mới phát triển, có nhƣ vậy sự chi 17 tiết của các môn loại mới phản ánh đầy đủ nội dung kho sách và nó cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của một khung phân loại. Điều này có nghĩa rằng khung phân loại phải phát triển phù hợp với yêu cầu của công tác phân loại. Năm 2006 bản dịch tiếng Việt Khung Phân loại DDC tóm lƣợc xuất bản lần thứ 14 (DDC 14) đƣợc chính thức công bố. Tháng 6/2007 DDC 14 đƣợc đƣa vào sử dụng trong công tác phân loại ở các thƣ viện Việt Nam. Công tác phân loại luôn đƣợc các thƣ viện và cơ quan thông tin thƣ viện trên thế giới hết sức quan tâm. Hằng năm sách đƣợc bổ sung vào thƣ viện mặc dù đã qua các khâu công tác nhƣ đăng ký, miêu tả… nhƣng nếu chƣa qua khâu công tác phân loại và ấn định cho nó những ký hiệu nhất định thì vẫn không thể đƣa ra phục vụ đƣợc. Vì vậy việc phân loại tài liệu trong thƣ viện chiếm một vai trò quan trọng. Căn cứ vào nội dung của tài liệu xác định cho nó một ký hiệu chính xác trong Khung phân loại, giúp cho bạn đọc nhanh chóng tìm thấy những tài liệu cần thiết; Xây dựng mục lục phân loại để giới thiệu toàn bộ thành phần nội dung kho tài liệu trong Thƣ viện; Giúp cho công tác đăng ký, thống kê vào báo cáo của thƣ viện có đủ tài liệu chính xác về số lƣợng từng loại tài liệu có trong thƣ viện, số lƣợng bạn đọc, đọc từng tài liệu; Giúp cho công tác bổ sung tài liệu cho thƣ viện đầy đủ và đúng hƣớng; Giúp cho cán bộ thƣ viện nắm đƣợc nội dung kho sách để giới thiệu cho bạn đọc; Giúp cho cán bộ thƣ viện làm các loại thƣ mục và triển lãm sách, tìm tài liệu có hệ thống và dễ dàng hơn; Giúp cho việc tổ chức kho sách mở để bạn đọc lựa chọn sách đƣợc dễ dàng. Áp dụng thống nhất DDC là vấn đề cần phải đƣợc quan tâm nhiều nhất. DDC là khung phân loại đƣợc sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới hiện nay. Khung phân loại này đƣợc IFLA khuyến cáo là khung phân loại chuẩn để 18 xây dựng các thƣ viện hiện đại. Vì thế, nếu cùng áp dụng khung phân loại này các thƣ viện sẽ có điều kiện giao lƣu trao đổ, chia sẻ thông tin cao. Những năm cuối cùng của thế kỷ XX, sự nghiệp thƣ viện Việt Nam đã có những bƣớc phát triển mạnh mẽ. Hệ thống các cơ quan thông tin, thƣ viện đã có những thay đổi tích cực cả về chất lƣợng. Nhiều cơ quan thông tin – thƣ viện đã đƣợc tin học hóa và xây dựng theo mô hình hiện đại để hòa nhập tiến kịp với trình độ tin học hóa hoạt động thông tin, thƣ viện của các nƣớc trong khu vực thế giới. Các thƣ viện Việt Nam đã và đang từng bƣớc chuẩn hóa nghiệp vụ để hòa nhập và chia sẻ thông tin, vì vậy những năm gần đây khung phân loại DDC đƣợc lựa chọn làm công cụ chuẩn trong phân loại tài liệu. 1.2. Các tiêu chí đánh giá khung phân loại tài liệu Mỗi khung phân loại có những ƣu điểm, nhƣợc điểm riêng. Trong thực tế không có khung phân loại nào hoàn thiện có thể đại diện và chi phối toàn bộ công tác phân loại tài liệu trong hoạt động của các cơ quan và trung tâm thông tin – thƣ viện trên toàn thế giới. Song trong quá trình xem xét, nghiên cứu để lựa chọn một khung phân loại phù hợp cho công tác phân loại tài liệu cơ quan thì các nhà quản lý, chuyên môn không thể bỏ qua các tiêu chí quan trọng căn bản nhƣ sau: 1.2.1. Tính tư tưởng Mỗi khung phân loại đƣợc biên soạn bởi một tác giả hoặc một tập thể tác giả. Sự phân chia các ngành khoa học trong mỗi khung phân loại đều thể hiện mục đích và một hệ tƣ tƣởng của cá nhân hoặc tập thể đó, rộng hơn là một quốc gia. Vì vậy việc lựa chọn khung phân loại để sử dụng cho công tác phân loại tài liệu của bất kỳ của cơ quan thông tin, thƣ viện đều cần xem xét sự phù hợp với hệ thống chính trị của đất nƣớc đó. 19 1.2.2. Tính khoa học Thể hiện ở cấu trúc chặt chẽ dựa trên nền tảng phân loại khoa học, thể hiện mối liên quan hữu cơ cũng nhƣ ranh giới các ngành khoa học. Các đề mục phân bố đều thể hiện đầy đủ các lĩnh vực tri thức bằng những cấu trúc hợp lý. Cấu trúc ký hiệu phân loại: Khoa học, đơn giản, phổ cập, thống nhất về hình thức, tạo ra tính mềm dẻo có khả năng dễ nhớ và dễ sử dụng. Hệ thống hỗ trợ có những chỉ dẫn kỹ lƣỡng, có hệ thống chỉ chỗ các mối quan hệ giữa các đề mục, có hƣớng dẫn chi tiết cho ngƣời sử dụng. Bảng tra chủ đề phản ánh đầy đủ các khái niệm có trong khung phân loại. 1.2.3. Tính hiện đại Tính chất này thể hiện trong nội dung các lớp khởi đầu và các lớp phái sinh của khung phân loại bao hàm đƣợc những thành tựu khoa học tiên tiến nhất của thế giới và có khả năng tiên đoán cho tƣơng lai, giành chỗ để bổ sung, cập nhật kịp thời những ngành khoa học mới nhất, hiện đại nhất. 1.2.4. Tính mềm dẻo Tính mềm dẻo thể hiện ở khả năng co giãn và kết hợp ký hiệu phân loại của khung phân loại. Ký hiệu phân loại có thế đƣợc giản lƣợc cho các thƣ viện có quy mô nhỏ đồng thời cũng có thể đƣợc mở rộng cho các thƣ viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc của khung phân loại. Bên cạnh đó khung có hệ thống bảng phụ trợ phong phú, khi cần có thể kết hợp với bảng chính để phản ánh đầy đủ các khía cạnh khác nhau của tài liệu. 20 1.2.5. Tính dân tộc Bất kỳ Khung phân loại nào đƣợc lựa chọn để áp dụng cũng cần phải đặc biệt lƣu ý đến tính dân tộc. Các đề mục thể hiện các lĩnh vực tri thức về văn hóa, tôn giáo, về các thời kỳ lịch sử, về sự phân chia địa lý có phù hợp với nƣớc áp dụng khung phân loại đó không. 1.2.6. Tính phổ cập Tính phổ cập thể hiện trong hệ thống ký hiệu. Ký hiệu phân loại bằng chữ số Ả rập là lựa chọn phần lớn các khung phân loại vì hầu hết các nƣớc trên thế giới cho dù sử dụng ngôn ngữ nào cũng dùng chữ số Ả rập làm số đếm. Ký hiệu phân loại đồng nhất bằng chữ số Ả rập do đó sẽ không gây trở ngại về mặt ngôn ngữ, tạo điều kiện cho các thƣ viện khác nhau trên thế giới đều có khả năng sử dụng. Cùng với MARC 21 và AACR2, sự ra đời của Khung phân loại DDC bằng tiếng Việt sẽ tạo nên những thay đổi lớn về nghiệp vụ và là chìa khóa để cho hệ thống thƣ viện Việt Nam hòa nhập với nhau và hội nhập với cộng đồng thƣ viện thế giới. Với những đặc tính nổi trội về tính khoa học, tính thông dụng, tính linh hoạt lại đƣợc cập nhật lien tục chắc chắn khung phân loại sẽ đáp ứng tốt nhất sự mong đợi của hệ thống thƣ viện Việt Nam nói chung và hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học nói riêng. 1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác phân loại tài liệu 1.3.1. Chính sách phát triển Trong ngành thƣ viện Việt Nam hiện nay, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ quan hoạch định và phê duyệt quy hoạch phát triển ngành, tuy nhiên trên thực tế tính hiệu lực pháp lý (đầu tƣ, cấp vốn ngân sách ...) chỉ mới dừng lại trong hệ thống thƣ viện công cộng. Hệ thống thƣ viện công cộng có 21