Tài liệu Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN XUÂN TRUNG Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI - 2005 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN XUÂN TRUNG Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp LUẬN VĂN THẠC SĨ Mã số: 5.10.02 Người hướng dẫn: PGS. Vương Đình Quyền HÀ NỘI - 2005 Mục lục MỤC LỤC Trang Mục lục Bảng các chữ viết tắt A. PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Mục tiêu của đề tài Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứucủa đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc của luận văn 1 3 4 4 7 8 8 8 9 11 12 12 B. NỘI DUNG Chƣơng 1. Tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cấp bộ 14 hiện nay và vấn đề lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ. 1.1.Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt 14 động của cấp bộ hiện nay. 1.2. Mục đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp 25 lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ. Chƣơng 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 34 vào lưu trữ cơ quan bộ hiện nay. 2.1. Quy định của Nhà nước và các bộ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành tại các bộ hiện nay. 2.3. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các bộ hiện nay. 2. 4. Nhận xét chung. Chƣơng 3. Giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác lập hồ sơ 34 42 49 54 72 và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Bộ. 3.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và các cán bộ, công chức, 72 viên chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ. 3.2. Hoàn thiện hệ thông văn bản quản lý nhà nước về công tácvăn thư 73 lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ nói riêng. Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 2 Mục lục 3.3. Bổ sung nội dung thực hiện nghiêm các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thành tiêu chuẩn thực hiện cải cách hành chính tại các cơ quan bộ. 3.4. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến nghiệp vụ công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng. 3.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm tại các cơ quan bộ. 3.6. Xây dựng một nề nếp, tác phong làm việc khoa học, chất lượng trong lãnh đạo cấp bộ và các công chức, viên chức các bộ. 3.7. Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 trong công tác hành chính tại các cơ quan bộ. 75 C. KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 76 77 78 79 PHỤ LỤC Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 2 Chữ viết tắt BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNXH Chủ nghĩa xã hội HĐBT Hội đồng Bộ trưởng HĐCP Hội đồng Chính phủ HĐNN Hội đồng Nhà nước KHKT Khoa học kỹ thuật KHXH&NV Khoa học Xã hội và Nhân văn LĐ TB&XH Lao động Thương binh và Xã hội TLLTQG Tài liệu lưu trữ quốc gia TTLTQG Trung tâm lưu trữ quốc gia TW Trung ương UBTVQH XHCN Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Xã hội chủ nghĩa 3 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 PHẦN MỞ ĐẦU A. PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá vô cùng quý giá của quốc gia. Chính vì vậy, ngay sau khi giành được độc lập dân tộc chỉ tròn 4 tháng, Bác Hồ với cương vị là Chủ tịch Chính phủ lâm thời đã ký bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các ông Bộ trưởng nhắc nhở “nghiêm cấm mọi hành động tiêu huỷ công văn hồ sơ cũ” và Bác đã giải thích ngay bằng mệnh đề khẳng định đó là: “ ....tài liệu có giá trị đặc biệt về phƣơng diện kiến thiết quốc gia”. Thực hiện lời dạy của Bác, trong gần 60 năm chiến đấu, bảo vệ và xây dựng đất nước, Đảng và Nhà nước ta dù trong hoàn cảnh khó khăn đến thế nào cũng vẫn giành cho công tác văn thư lưu trữ sự quan tâm xứng đáng. Ngay từ năm 1962, dù đất nước còn bộn bề bao công việc của cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc ở miền Nam, xây dựng cơ sở vật chất cho chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng để giúp Chính phủ quản lý tập trung, thống nhất công tác lưu trữ. Ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ. Trong Điều lệ này, tại Mục I - Điều 21, 22 và 23 đã đề cập rất đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc của những công chức, viên chức làm công văn giấy tờ và cả những viên chức làm việc “có liên quan đến công văn giấy tờ”. Văn bản này đã yêu cầu tỷ mỷ, cụ thể về việc cán bộ các cơ quan phải lập hồ sơ công việc. Lập hồ sơ công việc tốt không chỉ góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học mà còn là tiền đề cơ bản bảo đảm cho việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt nhất. Để giúp cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan tổ chức lập hồ sơ hiện hành được tốt, ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành văn bản số 261-NV “Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”. Vấn Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 4 Phần mở đầu đề này, Điều 8 của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 11/12/1982 quy định: “Các cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong qúa trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lƣu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị, đến hạn nộp lƣu thì phải nộp vào các cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc theo qui định của Hội đồng Bộ trƣởng”. [53; 3] Vấn đề lập hồ sơ công việc đến năm 2001 vẫn tiếp tục được khẳng định tại Điều 11 Chương II Mục 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được công bố bởi lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn bản và sử dụng tài liệu văn thƣ phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn ...” [54 ; 3] Mới đây, ngày 08/4/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐCP Về công tác Văn thư. Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, cán bộ văn thư, lưu trữ và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị đã được qui định rất cụ thể. Tuy vậy, vì nhiều lý do mà nhiều năm qua, ở rất nhiều cơ quan Nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng, việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan bộ không đƣợc thực hiện hoặc thực hiện chƣa tốt với những mức độ khác nhau. Đây chính là nguyên nhân khiến rất nhiều tài liệu khi đến hạn nộp vào lƣu trữ cơ quan bộ ( lưu trữ hiện hành) và lƣu trữ Quốc gia (lưu trữ lịch sử) còn ở dạng bó gói, lộn xộn, chƣa hình thành hồ sơ. Đã hàng chục năm nay ngành lƣu trữ đƣợc sự quan tâm của Chính phủ đã lập những đề án giải toả tài liệu tích đống, bản thân các cơ quan bộ cũng đã ký rất nhiều hợp đồng chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lƣu trữ trong các phòng, kho lƣu trữ cơ quan bộ nhằm giải quyết các tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ trong kho lƣu trữ cơ quan. Tuy vậy tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ tồn đọng ngày càng nhiều, ngày một tăng lên với tốc độ cao hơn ở các lƣu trữ cơ 5 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu quan bộ. Đây là vấn đề đáng quan tâm số một của các cơ quan lưu trữ hiện nay, hậu quả của việc này là không nhỏ. Trong số các cơ quan hành chính nhà nƣớc, các bộ và các cơ quan ngang bộ ( gọi chung là bộ) là các cơ quan có vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi các bộ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nƣớc trên phạm vi cả nƣớc theo ngành hoặc lĩnh vực hoạt động. Nếu các bộ không làm tốt công tác văn thƣ lƣu trữ, dẫn tới việc không quản lý tốt văn bản, giấy tờ sẽ không thể giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc, không thể phục vụ kịp thời, chính xác cho yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị...Đối với từng cán bộ, công chức, viên chức tại các bộ, nếu không làm tốt công tác lập hồ sơ, nếu không lập đƣợc các hồ sơ đủ, đúng, rõ ràng, sẽ không thể tổ chức lao động khoa học, sẽ không thể nâng cao năng xuất và hiệu quả công tác, không thể tham mƣu, đề xuất cho lãnh đạo bộ những quyết sách vĩ mô để quản lý, điều hành cả một ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn của Quốc gia đƣợc hiệu quả. Trên thực tế, kể từ năm 1977, năm mà Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đến nay, công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ, UBND các cấp hầu như không có chuyển biến. Tài liệu tích đống, tồn đọng ở các cơ quan cấp Bộ, UBND các cấp ngày càng nhiều hơn. Theo số liệu mà chúng tôi khảo sát trực tiếp ở các Bộ, và số liệu do các Phòng lưu trữ Bộ, ngành; Trung tâm lưu trữ tỉnh báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo định kỳ và đột xuất như Tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia, Tổng kết 3 năm thi hành Chỉ thị số 726/TTg về Tăng cường quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ trong thời gian tới của Thủ tướng Chính phủ thì tổng số tài liệu tồn đọng không được lập hồ sơ tại các phòng lưu trữ đến năm 2003 chỉ ở 6 Bộ đã là 20.979 mét giá. Cùng với đà tăng trưởng kinh tế, cũng như việc 6 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu tăng cường trang thiết bị sao, chụp văn bản tại các văn phòng cơ quan ở nước ta như hiện nay, mức độ tăng hồ sơ tài liệu ở các cơ quan Bộ, ngành, tỉnh cũng sẽ tăng với số lượng không nhỏ. Dù rằng, từ năm 2000 đến nay nhiều bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc TW đã chi hàng tỷ đồng cho công tác chỉnh lý tài liệu - tức lập lại hồ sơ công việc nhưng chỉ làm giảm một phần lượng tài liệu tồn đọng, tích đống ở các phòng, kho lưu trữ mà thôi. Riêng ở 2 Trung Tâm lưu trữ Quốc gia II và III số tiền Nhà nước đã chi cho việc giải quyết tài liệu tích đống chưa được lập hồ sơ do các bộ, ngành giao nộp từ năm 1998 đến nay cũng đã gần 30 tỷ nhưng cũng chưa giải quyết hết số tài liệu tồn đọng. Như vậy, dù Nhà nước có xây thêm bao nhiêu kho lưu trữ cũng không chứa đủ, chi thêm bao nhiêu kinh phí để giải toả tài liệu không được lập hồ sơ cũng sẽ không bao giờ giải toả hết tài liệu chưa được lập hồ sơ nếu công tác lập hồ sơ hiện hành không được các bộ, ngành làm tốt. Một hậu quả khác cũng khá nghiêm trọng là: Do hồ sơ không được lập nên nhiều trường hợp độc giả, nhất là các cấp lãnh đạo cơ quan cần đến tài liệu, hồ sơ mà cán bộ lưu trữ cơ quan không thể tìm được đã làm cho uy tín của lưu trữ cơ quan xuống thấp. Chính điều này đã trở thành nguyên nhân cơ bản khiến cho xã hội và các nhà quản lý không quan tâm hoặc từ chối tạo điều kiện giúp đỡ các phòng, kho Lưu trữ. Thực tế tình hình ở các Bộ, ngành mà chúng tôi đã đi khảo sát trực tiếp và các số liệu của các bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước các năm 2001,2002 và 2003 chúng tôi thấy thực trạng tương đối giống nhau. Tuy con số tài liệu chưa được lập thành hồ sơ tồn đọng ở các lưu trữ bộ có khác nhau song đều giống nhau ở một điểm: Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành chưa theo đúng quy định một năm sau khi công việc kết thúc và rất nhiều tài liệu khi giao, nộp đều ở dạng bó, gói, cặp; các hồ sơ công việc hoặc chưa được lập hồ sơ hoặc lập sơ sài. Chính vì vậy sau khi học xong các học phần của lớp Cao học Lưu trữ học và Tư liệu học khoá IV tôi đã chọn vấn đề “ Vấn đề lập hồ 7 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài cho luận văn Cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học với hy vọng góp phần giải quyết có hiệu quả vấn đề này. Trong luận văn chúng tôi đề xuất một số giải pháp có thể áp dụng cho tất cả các lưu trữ cơ quan và theo chúng tôi nghĩ đây là giải pháp có khả năng thực hiện. Mục tiêu của đề tài Luận văn có hai mục tiêu: * Trình bày thực trạng về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan bộ; chỉ ra nguyên nhân cơ bản dẫn tới tình trạng tài liệu chưa được lập thành hồ sơ đang tồn đọng ngày càng nhiều ở các cơ quan bộ. * Kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các cơ quan bộ một số giải pháp để nhanh chóng giải quyết triệt để tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan bộ theo đúng quy định của nhà nước. Đối tƣợng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu để thực hiện mục tiêu của đề tài là tình hình lập hồ sơ hiện hành, chất lượng của hồ sơ đã được lập và tình hình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các bộ. Còn đối tượng nghiên cứu khảo sát trực tiếp là nhiều văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bộ quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy; nhiều báo cáo phản ánh tình hình công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu 8 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu vào lưu trữ cơ quan của các đơn vị thuộc cơ quan bộ và các nguyên nhân của tình trạng tài liệu tồn đọng ở các cơ quan Bộ mà chƣa thể mở rộng phạm vi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ nhƣ các Tổng cục, Cục hay Tổng công ty, các cơ quan sự nghiệp.... Cũng do thời gian có hạn nên chúng tôi chỉ có điều kiện đến khảo sát sâu tình hình thực tế ở 9 Bộ, đó là Bộ Công nghiệp, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hoá Thông tin, Bộ Y tế. Đối với các bộ khác chúng tôi nghiên cứu thông qua các báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất mà các bộ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Nhiệm vụ nghiên cứu. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề: - Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các bộ. - Thành phần nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ và vai trò của các tài liệu này đối với việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các bộ. - Tầm quan trọng và phương pháp tiến hành lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ. - Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các bộ trong thời gian qua. - Hậu quả và nguyên nhân của việc không làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ. - Đề xuất một số giải pháp khắc phục các tồn tại, làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ trong thời gian tới. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 9 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được chú ý nghiên cứu kể từ khi HĐCP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963. Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình Đại học, Trung học về công tác văn thư đã đề cập đến vấn đề này dưới góc độ lý luận và tình hình thực tiễn. Trước hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, giai đoạn từ 1966 đến 1968; Tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969 đến 1972; Tập san Văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973 đến 1990; Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Ở thập niên 60 của thế kỷ 20, trong khoảng mười năm liên tục, rất nhiều bài viết của các tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch... đã đề cập đến các vấn đề về nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, kinh nghiệm lập hồ sơ công việc ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu cũng như vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị. Ví dụ các bài: Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ đi sát giúp đỡ bộ môn văn thư làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành (Tài liệu nghiên cứu Công tác lưu trữ, số 3/1968), Bàn về phương pháp lập hồ sơ (Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ, số 2/1969), Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Cán bộ làm công tác công văn giấy tờ phải tự tay mình lập hồ sơ công việc mình giải quyết (Tập san Công tác Lưu trữ hồ sơ, số 3/1969) của tác giả Vũ Dương Hoan, Mấy ý kiến trao đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn trong từng cặp, từng bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 3/1972) của tác giả Đỗ Ngọc Phác. Rải rác ở hầu hết các số Tập san từ năm 1972 đến năm 1977 đều có bài viết về vấn đề lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở hầu khắp các cơ quan, các ngành công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, nhiều nhất là ở các cơ quan hành chính cấp tỉnh. 10 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu Nội dung các bài viết chủ yếu tập trung vào các vấn đề như: Mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành, các nguyên tắc, yêu cầu về lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ của các cơ quan. Qua các bài viết này chúng ta thấy khá rõ tình hình là: Tài liệu ở rất nhiều cơ quan hành chính thời kỳ này đều chưa được lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào phòng, kho lưu trữ cơ quan thời kỳ này đa phần là dạng bó, gói. Nhiều tác giả khác cũng có các bài viết cảnh báo về thực trạng này đồng thời đã chỉ ra một số nguyên nhân như: Thói quen luộm thuộm, thiếu nhận thức về vai trò của hồ sơ, thiếu ý thức về giá trị của tài liệu ... Các báo cáo chuyên đề của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng với nội dung chủ yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trên thực tế, chưa có một bài viết hay báo cáo nào tổng kết một cách đầy đủ tình hình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu của các cơ quan nói chung, các bộ nói riêng. Các bài viết nói chung chưa nêu rõ những tồn tại, nguyên nhân tồn tại, đề xuất các giải pháp khắc phục có sức thuyết phục cao. Trong các bài viết của mình, các tác giả đã cũng đã đề xuất một số giải pháp như: Tăng cường ý thức trách nhiệm của cán bộ, tăng cường giáo dục trách nhiệm, kêu gọi lòng yêu nước, ý thức trách nhiệm v.v ... Theo quan điểm của chúng tôi thì chỉ kêu gọi ý thức trách nhiệm, đề cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ, công chức đang công tác tại các bộ là chưa đủ. Hơn nữa, các nguyên nhân mà các tác giả chỉ ra chưa đúng cốt lõi vấn đề. Chính vì vậy, các giải pháp đơn lẻ mà họ đề xuất không giải quyết triệt để. Các giáo trình, bài giảng chuyên đề văn thư lưu trữ tại trường Đại học KHXH & NV, trường Trung học Văn thư Lưu trữ chủ yếu trình bày lý luận luận về 11 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan mà thiếu các bài học thực hành, các ví dụ sát với tình hình thực tế tại các cơ quan. Đặc biệt, trong số các đề tài nghiên cứu khoa học ngành văn thư lưu trữ thực hiện trong những năm qua chưa hề có một đề tài nghiên cứu khoa học nào về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Có thể nói, công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các bộ nói riêng, tại các cơ quan Nhà nước nói chung đã không có được sự quan tâm đầy đủ. Các nguồn tài liệu tham khảo: Để viết luận văn, chúng tôi đã nghiên cứu, tham khảo các tài liệu sau: + Các Văn bản chủ yếu của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Chỉ thị 762/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ Về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định số 110/2004 ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 111/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và nhiều Nghị định, Thông tư, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan khác. + Một số giáo trình như: Lý luận và thực tiễn Lưu trữ của Liên Xô, Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2005, Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư của trường Trung học văn thư Lưu trữ TW I và một số Giáo trình của các lớp Bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư lưu trữ do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản. + Các Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ vào dịp kỷ niệm các sự kiện quan trọng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo đột xuất của các bộ gửi về Cục để phục vụ cho việc tổng kết, đánh giá các vấn đề nghiệp vụ. 12 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu + Các báo cáo khoa học về vấn đề lập hồ sơ hiện hành, về nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ và các bài viết của các cán bộ trong và ngoài ngành Lưu trữ đăng trên các báo, tạp chí ... đặc biệt là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Chúng tôi cũng đã nghiên cứu các văn bản quy định về công tác Văn thư và Danh mục hồ sơ của một số bộ như: Bộ Công nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Y tế... Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện Luận văn chúng tôi áp dụng các phương pháp nghiên cứu chính là: Thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và suy luận trên nền tảng tư duy duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lê nin. Ngoài ra,chúng tôi đã thực hiện phương pháp phỏng vấn trực tiếp người phụ trách, các cán bộ văn thư lưu trữ hiện đang công tác tại nhiều cơ quan Bộ, ngành như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Văn hoá - Thông tin, Bộ Y tế... Cấu trúc của Luận văn Luận văn của chúng tôi bao gồm các phần chính sau: A. Phần mở đầu: Phần này chúng tôi trình bày về lý do chọn đề tài, về mục tiêu, phạm vi, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu, về lịch sử nghiên cứu đề tài, các nguồn tài liệu tham khảo, phương pháp nghiên cứu, cấu trúc và đóng góp của luận văn. Phần B. NỘI DUNG. Phần này được cấu trúc thành 3 Chương: Chƣơng 1: Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ, mục đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ. Chƣơng 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan bộ. 13 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 Phần mở đầu Chƣơng 3. Các giải pháp giải quyết. Cuối cùng là phần C. KẾT LUẬN. Đóng góp của luận văn. Nếu các kiến nghị của chúng tôi trong luận văn được các nhà quản lý ngành Văn thư và lưu trữ quan tâm, cho áp dụng trong thực tế thì luận văn sẽ có những đóng góp thiết thực sau: - Kiến nghị một số giải pháp để Nhà nƣớc ban hành các văn bản chỉ đạo chấn chỉnh công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan bộ. - Góp phần giải quyết tình trạng không lập hồ sơ hiện hành và tình trạng không giao nộp hoặc giao nộp các tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh vào các lƣu trữ cơ quan bộ. Chúng tôi hy vọng đề tài của chúng tôi sẽ góp phần giải quyết một vấn đề khó đã tồn tại nhiều năm đối với ngành văn thư và lưu trữ nước ta. Tuy nhiên do năng lực có hạn, luận văn của chúng tôi khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết trong cách giải quyết vấn đề, trong những giải pháp mà chúng tôi đề xuất trong luận văn. Trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi đã gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, xin ý kiến chuyên gia và xử lý thông tin, bởi vì vấn đề nghiên cứu rộng và khó. Những hạn chế này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của đề tài. Chúng tôi mong nhận được những góp ý của các nhà khoa học, các đồng nghiệp và những ai quan tâm tới vấn đề này. 14 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 NỘI DUNG B. NỘI DUNG Chƣơng 1: TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH Ở CÁC BỘ VÀ VẤN ĐỀ LẬP HỒ SƠ, NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ. 1.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cấp bộ hiện nay. 1.1.1. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ được quy định tại Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25/12/2001 và Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ. Điều 22 của Luật Tổ chức Chính phủ quy định: " Bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật." [ 37; 4] Các điều từ 4 đến 14 thuộc chương II của Nghị định số 86/2002/NĐ-CP đã quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ. Theo văn bản này, bộ là cơ quan của Chính phủ có chức năng tham mưu và giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước một hoặc một số ngành, lĩnh vực chuyên môn theo sự phân công của Chính phủ. Ví dụ: Về pháp luật các bộ có chức năng trình Chính phủ dự kiến chương trình xây dựng luật, pháp lệnh về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách để Chính phủ trình Quốc hội, UBTVQH ban hành. Hàng năm các bộ có nhiệm vụ giúp Chính phủ dự thảo các nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ theo yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ; chịu trách nhiệm triển khai thực hiện chương trình đó theo kế hoạch đã được phê duyệt và các dự 15 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 NỘI DUNG án khác theo sự phân công của Chính phủ. Ví dụ Bộ Nội vụ đã giúp Chính phủ xây dựng dự án Pháp lệnh Công chức Viên chức để Chính phủ trình UBTVQH và đã được UBTVQH Khoá X thông qua ngày26/02/1998; Bộ Tài nguyên và Môi trường đã xây dựng dự án luật Tài nguyên Nước để Chính phủ trình Quốc hội Khoá XI.v.v… Để giúp Chính phủ thực hiện chức năng quy hoạch, kế hoạch chiến lược lĩnh vực chuyên môn của bộ, các bộ phải trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm, các công trình quan trọng thuộc ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách. Đồng thời phải công khai hóa chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch sau khi được phê duyệt; tổ chức chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đó. Về hợp tác quốc tế, Chính phủ đã giao nhiệm vụ cho các bộ phải trình Chính phủ việc đàm phán, ký, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước, nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ; tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế đã ký kết hoặc gia nhập thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ. Đồng thời các bộ còn được Chính phủ giao nhiệm vụ trình Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các điều ước quốc tế và chủ trương, biện pháp, mở rộng quan hệ với nước ngoài, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ; chỉ đạo và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế và thực hiện chủ trương biện pháp đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; tham gia các tổ chức quốc tế theo sự phân công của Chính phủ. Thuộc phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm của mình, các bộ phải thực hiện hợp tác quốc tế về ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật; cho phép các đơn vị trực thuộc bộ, các cơ quan tổ chức nước ngoài do cơ quan trung ương cấp giấy phép hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ. Nhằm thực hiện chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về tinh giản bộ máy hành chính các bộ được Chính phủ giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý về tổ 16 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 NỘI DUNG chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Cụ thể, các bộ phải trình Chính phủ ban hành nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ; trình Chính phủ quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể tổng cục thuộc bộ; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể các vụ, cục, thanh tra bộ, tổ chức sự nghiệp thuộc bộ và quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của tổng cục thuộc bộ; quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác không thuộc thẩm quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, các bộ trưởng còn được Chính phủ giao nhiệm vụ trình Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Thứ trưởng, Tổng cục trưởng tổng cục thuộc bộ, Chánh Thanh tra bộ… Thực hiện chức năng giúp việc cho Chính phủ, các bộ có nhiệm vụ trực tiếp ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo các ngành, các cấp và các địa phương trên cả nước thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách. Cụ thể, các bộ phải ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ và hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó; chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ. Đồng thời các bộ phải kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách; phát hiện những quy định do các cơ quan đó ban hành không đúng thẩm quyền hoặc trái các văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách và giúp Chính phủ giải quyết theo quy định tại các khoản 3, 4, 5 Điều 13 của Nghị định. Tham khảo các quy định của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cấp bộ như chúng tôi vừa trình bày ở trên, chúng ta thấy cấp bộ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước. Việc cấp bộ triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước như thế nào sẽ có ảnh hưởng lớn 17 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 NỘI DUNG đến sự tồn tại và phát triển của Quốc gia. Ví dụ như: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ chức, công tác cán bộ; giúp chính phủ thực hiện công cuộc cải cách hành chính.v.v …Chúng ta ai cũng biết rằng công tác tổ chức, cán bộ là cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Bởi vì con người và bộ máy tổ chức là hai điều kiện cần thiết không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Như vậy các hoạt động hàng ngày về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan Bộ Nội vụ sẽ có ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan và qua đó sẽ ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của cả đất nước. Chúng ta có thể hiểu thêm về tầm quan trọng của cấp bộ qua tham khảo chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập theo Nghị định số 91/2002/NĐ - CP ngày 11/11/2002 của Chính phủ [ 44; 1]. Theo Nghị định này, Bộ có chức năng, nhiệm vụ cơ bản là: Giúp Chính phủ quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước trên phạm vi cả nước và một số chức năng khác. Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước chính là điều kiện cần thiết bậc nhất cho sự tồn tại của Quốc gia, của dân tộc. Những hoạt động thực thi chính sách quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước của Bộ sẽ có ảnh hưởng mang tính chất quyết định đến việc bảo vệ và sử dụng hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm tại nguyên cho đất nước. Hiện nay, theo chủ trương của Đảng và Nhà nước là thực hiện giai đoạn đầu của công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước, Nhà nước ta đã và đang thi hành chính sách giảm đầu mối trực thuộc Chính phủ, nhiều bộ đã được giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực. Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực truyền thống, nhiều bộ còn được Chính phủ giao quản lý một số ngành, lĩnh vực khác. Ví dụ: Bộ Nội vụ được thành lập bởi Nghị định số 45/2003/NĐ - CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ. [45; 1] Tại Nghị định này, Chính phủ đã khẳng định Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, giúp chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ 18 Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005