Tài liệu Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------- NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội - 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------- NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2008 2 MỤC LỤC Lời cam đoan 3 Bảng chữ viết tắt 7 MỞ ĐẦU 8 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài 8 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 9 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 10 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 5. Các nguồn tài liệu tham khảo 13 6. Phương pháp nghiên cứu 13 7. Đóng góp của đề tài 14 8. Bố cục của đề tài 14 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 16 1.1 Một số khái niệm 16 1.2. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 18 1.2.1. Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ 19 1.2.1.1. Nguyên tắc 19 1.2.1.2. Phương pháp 21 1.2.1.3. Tiêu chuẩn 23 1.2.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu ở kho lưu trữ huyện uỷ 25 1.3. Cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.1. Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ 29 3 1.3.2.1. Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào kho lưu trữ huyện uỷ 29 1.3.2.2. Nguyên nhân 33 CHƢƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 35 2.1. Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở 35 2.1.1. Tổ chức bộ máy của Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là cấp huyện) 35 2.1.1.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng 35 2.1.1.2. Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện 36 2.1.2. Tổ chức cơ sở đảng 37 2.1.2.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng cấp cơ sở 38 2.1.2.2. Các ban của đảng uỷ, các chi bộ trực thuộc đảng uỷ 39 2.1.3. Tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở 40 2.1.3.1. Hệ thống tổ chức của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp huyện và cơ sở 40 2.1.3.2. Hệ thống tổ chức của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện và cơ sở 41 2.1.3.3. Hệ thống tổ chức của Liên đoàn lao động huyện và cơ sở 44 2.1.3.4. Hệ thống tổ chức của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam cấp huyện và cơ sở 45 2.1.3.5. Hệ thống tổ chức của Hội Nông dân Việt Nam cấp huyện và cơ sở 47 2.1.3.6. Hệ thống tổ chức Hội Cựu Chiến binh Việt Nam cấp huyện và cơ sở 48 2.2. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 50 2.2.1. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 51 4 2.2.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. 52 CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 59 3.1. Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 59 3.1.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức 59 3.1.2. Danh mục thành phần tài liệu 60 3.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục 97 PHẦN KẾT LUẬN 99 Tài liệu tham khảo 101 Phụ lục 106 5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BBT BCH BTV CCB CNVCLĐ ĐTN HĐND HU LĐLĐ LHPN MTTQ TT TW UBND UBKT v/v Ban Bí thư Ban Chấp hành Ban Thường vụ Cựu chiến binh Công nhân viên chức lao động Đoàn Thanh niên Hội đồng nhân dân Huyện uỷ Liên đoàn lao động Liên hiệp phụ nữ Mặt trận Tổ quốc Thường trực Trung ương Uỷ ban nhân dân Uỷ ban Kiểm tra về việc 6 MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Việc đổi mới và không ngừng hiện đại hoá công tác lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ trương quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản của Nhà nước [45;5]. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định chúng ta phải luôn “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107]. Nhưng để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thì trước tiên chúng ta cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ. Trong đó, xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng bởi nó có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu, quyết định thành phần và nội dung của tài liệu trong kho. Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương đều chưa có danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ. Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể về các đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ các cấp uỷ Đảng gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì vậy cần thiết phải có văn bản của Trung ương quy định về việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục những điểm còn thiếu của Quyết định 20-QĐ/TW và cụ thể hoá Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Trong hệ thống lưu trữ của Đảng, công tác lưu trữ ở cấp huyện nhìn chung còn nhiều tồn tại hơn cả. Đại bộ phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập trung đủ các thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán... nên việc xác định chính xác danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu làm căn cứ 7 để thu tài liệu về kho lưu trữ càng trở thành vấn đề cấp bách và thiết thực. Xuất phát từ những vấn đề cấp thiết của thực thiễn như trên và khả năng nghiên cứu của bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ1” làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ. Thực hiện đề tài này, tôi mong muốn góp phần vào việc đưa công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở kho lưu trữ huyện uỷ đi vào nền nếp, từ đó góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam. 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Đề tài được thực hiện nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất bản danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. * Nhiệm vụ của đề tài: - Nhiệm vụ của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu nói chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nói riêng nhằm rút ra những ưu điểm, thành tựu có thể kế thừa. - Phân tích các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ. - Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình nộp lưu tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp huyện nhằm đưa ra danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức2 thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. 1 Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng bộ huyện. Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471. 2 Từ đây gọi chung là cơ quan 8 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, đề tài hướng tới đối tượng nghiên cứu là: + Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện) và thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện. + Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động…của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện. * Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu xác định các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ và các nhóm tài liệu cơ bản của các cơ quan thuộc nguồn, không có điều kiện đi sâu vào từng hồ sơ cụ thể trong mỗi nhóm. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên thế giới, hầu hết các nước đều có những quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, trong đó có quy định về thành phần và nội dung tài liệu phải giao nộp vào các lưu trữ. Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ cũng đã được các nhà lưu trữ học của nhiều nước đề cập đến từ những năm 50 của thế kỷ XX . Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] thì từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm và G.Zante đã đưa ra quan điểm: trước khi lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn chính các cơ quan là nguồn thu thập. Cũng vào những năm 50-60, một số văn bản chỉ đạo công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nói chung và công tác xác định các cơ quan là nguồn bổ sung, xác định các tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ đã được các nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu. Năm 1960, bản danh mục (mẫu) các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp mà tài liệu của chúng có hoặc không thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước được xây dựng. Từ đó trở đi, Tổng cục 9 lưu trữ Liên Xô đã chỉ dẫn việc sửa đổi, bổ sung các bản danh mục nói trên. Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ Nhà nước được ban hành. Bảng kê này không chỉ bao gồm những tài liệu tiêu biểu chung của các cơ quan mà còn nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo từng ngành của các cơ quan chuyên môn. Bảng kê năm 1973 ngoài chức năng là công cụ xác định nguồn và thành phần tài liệu còn là công cụ trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ Nhà nước. Bên cạnh đó, trong công trình 2 tập về “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” do Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện và lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả F.I. Đônghic, A.V. Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamônôp và K.I.Ruđensơn đã trình bày tương đối chi tiết về lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong đó vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông và ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến như những tiêu chuẩn của công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra trong công trình này còn đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu ở các viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay có thể tham khảo và kế thừa. Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng trong vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản. Họ cho rằng giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, đó là những thông tin về cơ cấu tổ chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị tác vụ của tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Các nhà lưu trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng về sau, cùng với sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, càng có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Ngày nay, rất nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc, Úc, Malaysia…cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận thế giới bằng những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, một loại tài liệu rất đặc trưng của xã hội công nghệ thông tin. Ngoài ra, những quan điểm về lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ còn được nhiều nhà nghiên 10 cứu đưa ra trong nhiều hội nghị lưu trữ quốc tế và khu vực….Những nghiên cứu trên là những tư liệu rất bổ ích. Tuy nhiên, mỗi quốc gia với những chế độ chính trị riêng, cách phân chia khu vực hành chính lãnh thổ và cách thiết lập các chế độ quản lý riêng cần có những nghiên cứu chuyên biệt để có thể đưa ra những đánh giá phù hợp nhất. Ở Việt Nam, vấn đề nghiên cứu về công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng được nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu như: đề tài của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS. Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS. Nguyễn Minh Phương, 1995; một số bài viết trên tạp chí Văn thư lưu trữ, luận văn, báo cáo khoa học có liên quan của sinh viên Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng... Đây là các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Nhà nước. Đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Đảng, tác giả Nguyễn Lệ Nhung (Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) đã nghiên cứu đề tài mã số KX-02/VP-1998 “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” . Nhiều đánh giá, nhận định trong các đề tài, bài viết trên là những nghiên cứu hữu ích mà chúng tôi có thể kế thừa. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh uỷ, huyện uỷ vốn có rất nhiều điểm khác biệt so với kho lưu trữ của các cơ quan Nhà nước hay Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Mặt khác, như trên đã nói, từ sau khi có Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các tổ chức Chính trị xã hội thuộc đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng các cấp nên vấn đề nghiên cứu thành phần tài liệu nộp lưu của các tổ 11 chức chính trị xã hội trở thành một vấn đề cấp thiết. Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụng những thành tựu nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng giải quyết các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này. 5. Các nguồn tài liệu tham khảo Thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nguồn tài liệu sau: - Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. - Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. - Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ, huyện uỷ, mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học và các website có liên quan. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là: - Phương pháp hệ thống: giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể để xác định những cơ quan và tài liệu có giá trị trong hệ thống tài liệu của các cơ quan thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. - Phương pháp phân tích chức năng: giúp chúng tôi xác định rõ chức năng của các cơ quan; xác định chức năng của văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan để từ đó quyết định lựa chọn cơ quan và tài liệu cần giao nộp. - Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích, thống kê, tổng hợp như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu tham khảo, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồn thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu. 7. Đóng góp của đề tài 12 - Giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. - Kết quả nghiên cứu sẽ giúp các Văn phòng huyện uỷ tham khảo để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng như chỉ đạo thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả. - Những nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng. 8. Bố cục của đề tài: Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung đề tài gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương này đưa ra những cơ sở về mặt lý luận và thực tiễn làm căn cứ xác định danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Chương 2: Xác định các cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn đã được giải quyết trong chương 1, chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục. 13 CHUƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ Cơ sở lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt không tách rời nhau trong quá trình nghiên cứu và kết luận một vấn đề khoa học hay thực tiễn. Lý luận được nghiên cứu, đúc rút từ thực tiễn và quay trở lại làm phương pháp định hướng nghiên cứu những vấn đề phát sinh trong thực tiễn. Thực tiễn không chỉ là đối tượng nghiên cứu để tổng kết, khái quát thành lý luận, làm phong phú thêm lý luận mà còn là điều kiện đánh giá sự chính xác của lý luận. Ở chương này sẽ làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ. 1.1. Một số khái niệm Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ làm rõ thêm một số khái niệm: * Kho lưu trữ huyện uỷ: là cơ quan lưu trữ của Đảng ở cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ (sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ). * Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130]. Như vậy, bổ sung tài liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ. 14 * Nguồn nộp lưu: là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập. Các cơ quan có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được pháp quy hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ cố định [09; 52]. * Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định. * Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc trưng nhất định. Có nhiều đặc trưng được sử dụng để phân loại thành phần tài liệu như: căn cứ theo nội dung, thể loại văn bản, chất liệu làm ra tài liệu…v.v..Căn cứ theo nội dung tài liệu tài liệu thì có những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của cơ quan sản sinh ra tài liệu. Ví dụ: phân loại thành phần tài liệu phông lưu trữ Văn phòng Huyện uỷ theo đặc trưng nội dung tài liệu thì được các nhóm: tài liệu về công tác thông tin tổng hợp phục vụ cấp uỷ, tài liệu về công tác nội chính tiếp dân, tài liệu về công tác tài chính quản trị, tài liệu về công tác văn thư lưu trữ… Căn cứ vào thể loại văn bản thì có 23 thể loại văn bản có tên loại chính thức và các loại giấy tờ hành chính (theo Quyết định 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng ). Căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu thì có tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình…Trong khuôn khổ đề tài này, đặc trưng được chúng tôi sử dụng để xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là đặc trưng nội dung tài liệu. Theo đó, xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là xác định những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ. 15 * Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để huỷ. Ở mỗi giai đoạn xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành, xác định giá trị nhằm hoàn thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hoá thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89]. Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau. Việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy. * Lưu trữ hiện hành: lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó. Hết thời hạn bảo quản, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy định của Nhà nước. Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47]. * Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác [33; 02]. 1.2. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào kho lƣu trữ huyện uỷ Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, vì xét đến cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu. 16 1.2.1 Nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào kho lƣu trữ. 1.2.1.1.Nguyên tắc Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu”. Có thể hình dung một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường. Bằng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử…Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các nhà lưu trữ học quyết định lựa chọn các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu dài. Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau: - Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng. Nguyên tắc chính trị còn thể 17 hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động. Do vậy, các cơ quan, cá nhân khi tài liệu hết giá trị hiện hành cần giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tương ứng, để tài liệu lưu trữ có thể đem ra phục vụ rộng rãi vì sự phát triển chung của đất nước, dân tộc. - Nguyên tắc lịch sử: được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang dấu ấn thời kỳ lịch sử mà chúng hình thành nên khi thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như hình thức của tài liệu. Do đó, những tài liệu phản ảnh các sự kiện, hiện tượng lịch sử của Đảng bộ huyện phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào kho lưu trữ huyện uỷ. - Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng là tài sản văn hoá vô giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng diễn ra. Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa học vì sao tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu trữ tương ứng. Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác. Ngược lại, khi tài liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ còn những tài liệu rời rạc không phản ánh đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng không có giá trị cao. Ví dụ các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ vì phản ánh sự phát triển lịch sử Đảng bộ địa phương, phản ánh sự phát triển trên các phương diện khác nhau về công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng (tài liệu Ban Tổ chức huyện uỷ phản ánh về công tác tổ chức, cán bộ, tài liệu Uỷ ban Kiểm tra phản ánh về công tác kiểm tra, tài liệu của Văn phòng huyện uỷ phản ánh công tác thông tin tổng hợp, hậu cần phục vụ cấp uỷ, tài liệu Ban Dân Vận phản ánh công tác dân vận (trong đó có công tác dân tộc và công tác tôn giáo) của Đảng bộ huyện, tài liệu Ban Tuyên giáo phản ánh công tác tham mưu cho cấp uỷ về các mặt tư tưởng, văn hoá, khoa giáo....). Các nguyên tắc này liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Tuy 18 nhiên, như trên đã nói, nếu chỉ căn cứ vào những nguyên tắc này chưa thể cho ra nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu, việc xác định chính xác các cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu của những cơ quan là nguồn phải được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp và tiêu chuẩn khác nữa mà chúng tôi sẽ lần lượt trình bày sau đây. 1.2.1.2. Phƣơng pháp Phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến hành một hoạt động nào đó”[34; 793]. Theo chúng tôi, những phương pháp cơ bản xác định nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp nghiên cứu từng tài liệu, phương pháp thông tin. - Phương pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con đường phân tích hệ thống đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra và vận dụng từ lâu. Cách tiếp cận hệ thống là sự phát triển có tính lô gíc các nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít (nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp), đặc biệt là nguyên tắc toàn diện và tổng hợp vào các đối tuợng nhận thức cụ thể của công tác lưu trữ. Cũng bằng phương pháp này đã chỉ rõ mối quan hệ giữa xác định nguồn và thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định gía trị tài liệu vào xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là lô gíc, hợp lý, cần thiết. Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phương pháp hệ thống là xác định giới hạn của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm được vị trí của cơ quan trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng. Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau. Ở đây cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác. Khi nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia các thứ bậc trong đó. Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các 19 thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc. Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống. Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho phép lập bảng kê thành phần tài liệu. Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ được nói trong phần tiếp theo. - Phương pháp phân tích chức năng: là phương pháp nghiên cứu giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định. Những cơ quan giữ vị trí quan trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp. Thông qua phương pháp phân tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu. Tuy nhiên, cũng không nên tuyệt đối hoá ý nghĩa của phương pháp này, vì không ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị cao vì phản ánh những vấn đề quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hoá…và ngược lại. Ví dụ: Trong thành phần tài liệu cần bảo quản ở kho lưu trữ huyện uỷ, ban chấp hành đảng bộ xã, phường là những cơ quan cấp dưới nhưng những loại văn bản như báo cáo năm, nghị quyết, chỉ thị …về các vấn đề kinh tế, xã hội do đảng uỷ xã, phường ban hành là những tài liệu quan trọng phản ánh sâu sắc sự phát triển của lịch sử đảng bộ xã, phường nên cần lưu giữ vĩnh viễn. Trong khi đó, ban chấp hành đảng bộ huyện tuy là cơ quan cấp trên nhưng những loại tài liệu như công văn, thông báo ..mang tính chất sự vụ, hành chính cụ thể do huyện uỷ ban hành lại không có ý nghĩa lịch sử lâu dài nên chỉ được lưu giữ có thời hạn. - Phương pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị về mặt nội dung và hình thức trên từng trang tài liệu. Tuy nhiên, không phải bất kỳ loại tài liệu nào cũng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang. Những 20