ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------
NGUYỄN THỊ KIM LIÊN
XÂY DỰNG DANH MỤC
VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG CHÍNH PHỦ
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Hà Nội-2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------
NGUYỄN THỊ KIM LIÊN
XÂY DỰNG DANH MỤC
VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG CHÍNH PHỦ
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Văn Tất Thu
Hà Nội-2014
MỤC LỤC
Mục ............................................................................................................... Trang
Mở đầu ............................................................................................................04
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................14
1.1. Các thuật ngữ liên quan ............................................................... 14
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ ................................................... 14
1.1.2. Nội dung lập hồ sơ ........................................................................ 15
1.1.3. Danh mục hồ sơ ............................................................................ 17
1.1.4. Chuẩn hóa hồ sơ............................................................................ 20
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng........................................... 30
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, hoạt động của Thủ tƣớng ......................... 30
1.2.2. Cách thức giải quyết công việc của Thủ tƣớng ............................ 38
1.3. Sự cần thiết xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng ..................................................................... 41
1.4. Những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng .................... 42
1.4.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế ...................................................... 42
1.4.2. Phản ánh đúng nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng ................... 43
1.4.3. Đảm bảo tính đồng bộ và đồng thuận của các bên có liên quan .. 44
1.4.4. Đảm bảo tính khoa học, kỹ thuật .................................................. 45
1.4.5. Đảm bảo tính đơn giản, góp phần nâng cao chất lƣợng
và hiệu quả công việc............................................................................. 45
Tiểu kết chƣơng 1 ...........................................................................................46
1
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA
HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG ................48
2.1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ....... 48
2.1.1. Thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng............................................................... 48
2.1.2. Các dạng hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ......... 53
2.2. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục và chuẩn
hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ................................ 56
2.2.1. Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ ........ 56
2.2.2. Thực trạng quy định pháp lý nhằm chuẩn hóa hồ sơ.................... 60
2.3. Thực trạng xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Thủ tƣớng ........................................................................................ 63
2.4. Thực trạng việc lập hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ................................................................................................................. 68
2.4.1. Tại các đơn vị thuộc VPCP........................................................... 68
2.4.2. Tại bộ phận giúp việc của Thủ tƣớng ........................................... 69
2.4.3. Tại Phòng Lƣu trữ VPCP.............................................................. 70
2.5. Nhận xét .......................................................................................... 74
2.5.1. Những ƣu điểm ............................................................................. 74
2.5.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................. 75
2.5.3. Nguyên nhân ................................................................................. 77
Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................. 80
2
Chƣơng 3: CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG
DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THỦ TƢỚNG ..................................................................................................81
3.1. Những giải pháp, kiến nghị ........................................................... 81
3.1.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ
và cán bộ, công chức, viên chức ............................................................. 81
3.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ
ở VPCP .............................................................................................................. 83
3.1.3. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản liên quan đến việc xây dựng
Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ..... 83
3.1.3. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ và
tiêu chuẩn đo lƣờng, chất lƣợng ........................................................................ 84
3.2. Đề xuất xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng.................................................................................................. 85
3.2.1. Các căn cứ xây dựng Danh mục hồ sơ ......................................... 85
3.2.2. Đề xuất quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ ............................... 89
3.2.3. Đề xuất Khung đề mục của Danh mục hồ sơ ............................... 91
3.3. Đề xuất chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ....................................................................................... 93
3.3.1. Xây dựng tiêu chuẩn về nội dung của hồ sơ ................................. 93
3.3.2. Xây dựng tiêu chuẩn về hình thức của hồ sơ................................ 104
3.3.3. Phƣơng thức áp dụng tiêu chuẩn .................................................. 113
Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................. 115
KẾT LUẬN .....................................................................................................117
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................123
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 130
3
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Danh mục hồ sơ (DMHS) là một công cụ quan trọng giúp cán bộ, viên
chức lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc đƣợc chủ động, chính xác.
Giúp các cơ quan quản lý công việc và văn bản tài liệu của cơ quan đƣợc chặt
chẽ, khoa học. Đồng thời nó cũng là cơ sở để lựa chọn hồ sơ có giá trị giao nộp
vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều cơ quan việc
xây dựng danh mục hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện, nếu đƣợc thực hiện thì chƣa thực
sự bài bản. Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về
việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan, thông tƣ này hƣớng dẫn khá chi tiết và đầy đủ về lập danh mục hồ sơ.
Mỗi cơ quan muốn thực hiện văn bản hƣớng dẫn có hiệu quả cần phải nghiên
cứu, đối chiếu các quy định, hƣớng dẫn với thực tiễn ở cơ quan mình. Từ đó lựa
chọn cách thức triển khai cho phù hợp. Văn phòng Chính phủ (VPCP) là cơ quan
tham mƣu, giúp việc của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ (Thủ tƣớng), có trách
nhiệm lập và quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng, một phần
hồ sơ hình thành trong hoạt động của Chính phủ và hồ sơ hình thành trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do vậy, thành phần hồ sơ hình
thành tại VPCP khá phức tạp. Muốn xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ cần phải có
sự nghiên cứu cụ thể.
Trong những năm gần đây, chuẩn hóa đƣợc coi là một yếu tố quan trọng
đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả của bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào. Trong lĩnh
vực văn thƣ, lƣu trữ, chuẩn hóa cũng đã đƣợc nhìn nhận và áp dụng. Từ những
thập niên 90 của thế kỷ XX, những ngƣời có trách nhiệm trong ngành văn thƣ,
lƣu trữ của Việt Nam đã nhận thức đƣợc sự cần thiết của chuẩn hóa thể hiện
4
bằng việc xây dựng một số tiêu chuẩn của ngành nhƣ: tiêu chuẩn về thuật ngữ
thể hiện trong Từ điển lƣu trữ Việt Nam, tiêu chuẩn bìa hồ sơ lƣu trữ…Nhƣng
cho đến nay, việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn chƣa thực sự phổ biến trong
các cơ quan, chƣa thực sự đƣợc coi là một vấn đề thiết yếu trên phạm vi toàn
ngành. Vì vậy, tác giả lựa chọn nghiên cứu về chuẩn hóa hồ sơ một trong những
nội dung quan trọng trong nội dung chuẩn hóa của ngành văn thƣ, lƣu trữ.
Thủ tƣớng Chính phủ là ngƣời đứng đầu Chính phủ, chịu trách nhiệm
trƣớc Quốc hội về hoạt động của Chính phủ và những nhiệm vụ đƣợc giao. Hoạt
động của Thủ tƣớng hình thành số lƣợng văn bản, tài liệu không nhỏ. Nếu sau
khi giải quyết xong, các văn bản này không đƣợc lập thành hồ sơ để bảo quản sẽ
rất khó tra tìm khi cần phục vụ yêu cầu sử dụng của, Chính phủ, Thủ tƣớng, Văn
phòng Chính phủ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Hơn nữa trong khối tài
liệu này có nhiều tài liệu chứa đựng những bí mật quốc gia, nếu bị thất lạc, mất
mát có thể ảnh hƣởng đến tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất
nƣớc. Chính vì vậy, việc xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng là việc làm cần thiết giúp VPCP quản lý chặt chẽ
hơn khối tài liệu này.
Hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng nếu đƣợc xây dựng danh
mục và chuẩn hóa sẽ tạo thuận lợi không nhỏ cho việc lập hồ sơ hiện hành, quản
lý và tra tìm văn bản, tài liệu đƣợc dễ dàng. Từ đó giúp nâng cao chất lƣợng và
hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức VPCP, nhất là bộ phận tham
mƣu, giúp việc của Thủ tƣớng, qua đó hỗ trợ Thủ tƣớng xử lý công việc hàng
ngày và điều hành các hoạt động của Chính phủ đƣợc nhanh chóng, chính xác.
Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng sẽ giúp công tác lập hồ sơ hiện thành đƣợc thực hiện tốt hơn. Văn thƣ
5
dễ dàng chọn ra đƣợc những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào lƣu trữ cơ quan. Đồng thời, nếu hồ sơ đƣợc
lập tốt ở giai đoạn văn thƣ, sẽ tạo thuận lợi cho lƣu trữ cơ quan trong việc tổ
chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác. Nhờ vậy, sẽ
nâng cao đƣợc giá trị và chất lƣợng tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ.
Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành tài liệu hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng ở VPCP còn một số hạn chế nhƣ: chƣa có quy định cụ thể, chƣa
lập danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ còn theo ý chủ quan của cán bộ, công
chức, viên chức VPCP dẫn đến tình trạng hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ còn trong
tình trạng lộn xộn, tài liệu bị mất mát, thất lạc… Vì vậy, xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng là một yêu cầu cấp
thiết nhằm bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu quan trọng này.
Từ những lý do trên, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Xây dựng danh mục
và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Chính phủ”
làm đề tài luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài nghiên cứu trên, tác giả nhằm các mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, đƣa ra đƣợc quy trình xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng đƣợc
Khung đề mục của Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ hai, xây dựng tiêu chuẩn đối với hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Thủ tƣớng
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
+ Đối tƣợng nghiên cứu chính của đề tài bao gồm:
Nghiên cứu lý luận, các văn bản pháp lý về hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng
danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ làm cơ sở khảo sát thực tế.
6
Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở
Văn phòng Chính phủ.
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Trong đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở vai trò là ngƣời đứng đầu Chính phủ
với những nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc Hiến pháp và pháp luật quy định, không
nghiên cứu những tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở cƣơng vị
khác nhƣ Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thƣ Ban cán sự Đảng Chính phủ,…
Chúng tôi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng (gồm các Phó Thủ tƣớng) do VPCP quản lý, trong giai đoạn từ năm 2006
đến 2013.
Đề tài thực hiện nghiên cứu chủ yếu đối với tài liệu giấy, không nghiên
cứu các tài liệu đặc thù nhƣ tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tôi phải thực hiện các nhiệm
vụ cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu lý luận chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn
hóa hồ sơ; nghiên cứu các văn bản của nhà nƣớc, của VPCP liên quan đến xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Thứ hai, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tƣớng và tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Thứ ba, nghiên cứu tình hình xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.
7
Thứ tƣ, trên cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu đƣa ra các giải pháp,
kiến nghị, đề xuất nhằm xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành
trong hoạt động của Thủ tƣớng.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ở nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các nƣớc châu Âu nhƣ Pháp, Đức…
việc nghiên cứu về hồ sơ đã đƣợc tiến hành phổ biến từ thế kỷ XIX. Ở Việt Nam
thời Pháp thuộc đã có một số quy định liên quan đến hồ sơ. Việc lập hồ sơ đƣợc
giao cho các thƣ ký văn phòng của các công sở và lập hồ sơ hiện hành đƣợc xem
nhƣ là một công việc bắt buộc của các công sở trƣớc khi giao nộp vào lƣu trữ.
Ở nƣớc ta, sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, do hoàn cảnh chiến tranh
nên việc nghiên cứu về hồ sơ, chỉ đạo, hƣớng dẫn về lập hồ sơ còn thiếu. Đến
đầu thập niên 1960, sự ra đời của Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 đã đặt công
tác lập hồ sơ thành một nội dung quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ của
bộ máy nhà nƣớc. Từ đó đến nay nhiều văn bản, quy định, hƣớng dẫn về công
tác văn thƣ, lƣu trữ của Quốc hội, Chính phủ và cơ quan quản lý nhà nƣớc đã đề
cập đến vấn đề lập và quản lý hồ sơ.
Hồ sơ là đối tƣợng quan trọng của nghiệp vụ công tác văn thƣ và là đối
tƣợng chủ yếu trong hoạt động nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Do vậy, nó thu
hút sự quan tâm, nghiên cứu của nhiều nhà lƣu trữ học, nhiều cán bộ làm công
tác văn thƣ, lƣu trữ. Có nhiều luận văn thạc sỹ của học viên cao học khoa Lƣu
trữ và Quản trị Văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội cũng chọn đối tƣợng nghiên cứu là hồ sơ ở các cơ quan
Đảng, Nhà nƣớc. Có thể khái quát nhƣ sau:
Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến hồ sơ có các cuốn nhƣ: Lý luận và
phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất bản năm
8
2005; Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I, xuất bản năm 2001. ThS. Lê Thị Nguyệt Lƣu, Bài giảng môn Tiêu
chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ .Các tác phẩm này đều đƣa ra khái
niệm về hồ sơ, nội dung lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện
hành, một số khái niệm và tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành văn thƣ, lƣu
trữ.
Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, 2005); Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng
trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương – Thực trạng và giải pháp (Luận văn
thạc sĩ Trịnh Thị Hà, 2006); Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam (Luận
văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Trang Nhung, 2008);
Ngoài ra trên tạp chí ngành văn thƣ, lƣu trữ có nhiều bài viết của một số
tác giả nhƣ: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ, số
1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung; Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập
danh mục hồ sơ (Tập san Lƣu trữ hồ sơ số 1/1970) của tác giả Võ Chiến Thắng;
Bàn về hồ sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hồ sơ hành chính (Tạp chí Lƣu trữ
Việt Nam, số 4/2003) của Hoàng Minh Cƣờng; Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ
nộp lưu vào lưu trữ (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 02/2002) của Nguyễn Minh
Phƣơng; Bàn về chất lượng lập hồ sơ trong chỉnh lý (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam,
số 3/1994) của PGS. TS. Văn Tất Thu.
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đƣa ra những vấn đề cơ bản nhất
liên quan đến hồ sơ nhƣ: khái niệm về hồ sơ, công tác lập hồ sơ trong đó có xây
dựng danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, một số tiêu chuẩn
9
quốc gia, tiêu chuẩn ngành liên quan đến hồ sơ. Các bài viết trên báo, tạp chí đã
đề cập đến công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, bàn về tiêu chuẩn, chất lƣợng
của hồ sơ…Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề liên quan đến hồ sơ đã đi sâu
nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hiện hành ở một số cơ quan, đã đƣa ra giải pháp
nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế cũng nhƣ đổi mới đối với công tác lập hồ
sơ hiện hành.
So với đề tài luận văn tác giả lựa chọn: xét về đối tƣợng nghiên cứu là “hồ
sơ” thì đã có nhiều giáo trình, nhiều luận văn và bài báo khoa học nghiên cứu về
hồ sơ. Xét về đặc tính nghiên cứu của đối tƣợng “hồ sơ” là xây dựng danh mục
hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ: về lập danh mục hồ sơ cũng đã đƣợc đề cập đến ở
phần lập hồ sơ hiện hành trong các giáo trình, bài giảng, một số bài báo, tạp chí
đã viết riêng về vấn đề này. Tuy nhiên, các tác phẩm này mới đề cập đến những
vấn đề chung nhất của lập danh mục hồ sơ, chƣa đi vào nghiên cứu việc lập danh
mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể. Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ nghiên cứu
về xây dựng danh mục hồ sơ trong một cơ quan cụ thể nhƣ Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam, Sở Nội vụ. Tuy nhiên, các tác giả nghiên cứu theo hƣớng xây dựng
bảng danh mục hồ sơ mẫu hoặc xây dựng cấu trúc, cách sử dụng bản danh mục
hồ sơ. Còn đề tài nghiên cứu của chúng tôi đi sâu nghiên cứu quy trình xây dựng
danh mục hồ sơ và khung đề mục của danh mục hồ sơ. Về vấn đề chuẩn hóa hồ
sơ thì hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, mới dừng lại ở việc nghiên cứu sự
cần thiết phải chuẩn hóa, hoặc tiêu chuẩn đối với hồ sơ hành chính chung chung.
Về giới hạn không gian nghiên cứu là “hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP” thì chƣa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến. Từ những phân
tích trên đây, tác giả có thể khẳng định đề tài mình lựa chọn là hoàn toàn mới và
không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào đƣợc công bố trƣớc đây.
10
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tôi tiến hành khai thác tài liệu
từ các nguồn sau:
Các văn bản trên công báo, lƣu trữ hiện hành của VPCP: Các văn bản của
Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ nói chung công tác lập hồ sơ hiện hành
nói riêng; Các văn bản quy định về quy chế, lề lối làm việc của Chính phủ, quy
định về chức năng, nhiệm vụ của Thủ tƣớng…
Tài liệu ở VPCP: tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Phan
Văn Khải và Thủ tƣớng Nguyễn Tấn Dũng.
Bài viết trên tạp chí các trang web: tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, tạp chí Văn
thƣ Lƣu trữ… liên quan đến xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ.
Tài liệu từ phòng tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng nhƣ:
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các sách nghiên cứu về công tác lập danh
mục hồ sơ, tiêu chuẩn hóa hồ sơ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau, các
phƣơng pháp đƣợc vận dụng bổ trợ cho nhau trong quá trình giải quyết từng vấn
đề đặt ra trong luận văn. Cụ thể:
Phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lê Nin để có phƣơng pháp luận
khách quan, biện chứng về công tác xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP.
Phƣơng pháp khảo sát đƣợc vận dụng để khảo sát tình hình thực tế tài liệu
hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng.
Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp đƣợc vận dụng để phân tích tình hình
thực tiễn cũng nhý các vấn ðề lý luận có liên quan….
11
Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng để lấy ý kiến của các cán bộ lƣu trữ
có kinh nghiệm ở VPCP.
8. Đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: đề tài đƣợc hoàn thành góp phần bổ sung lý luận về xây
dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài có thể vận dụng để khắc
phục những tồn tại, hạn chế, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành tài
liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng. Góp phần vào việc bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả một bộ phận tài liệu quan trọng thuộc thành phần
Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn đƣợc chia làm ba
chƣơng:
Chƣơng 1: Sự cần thiết và nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Nội dung chƣơng này trình bày những vấn đề lý luận cơ bản và những quy
định pháp lý về đối tƣợng nghiên cứu của đề tài. Đây là cơ sở quan trọng để thực
hiện đề tài nghiên cứu.
Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình
thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Ở chƣơng này, tác giả trình bày thực tế hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Thủ tƣớng ở VPCP và thực trạng xây dựng danh mục, chuẩn hóa
hồ sơ của Thủ tƣớng. Qua đó, tác giả rút ra những ƣu điểm, những tồn tại và
nguyên nhân của những tồn tại.
12
Chƣơng 3: Các giải pháp, kiến nghị, đề xuất xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng
Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý ở chƣơng 1 và thực trạng ở
chƣơng 2, tác giả nghiên cứu đƣa ra những giải pháp, kiến nghị, đề xuất nhằm
xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tƣớng ở VPCP.
13
Chƣơng 1
SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU
XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƢỚNG
1.1. Các thuật ngữ liên quan
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ
a) Khái niệm về hồ sơ
Theo Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
Luật Lƣu trữ thì thuật ngữ hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hồ sơ là một tập tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [19, tr2]
Còn theo giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả
Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005) thì định
nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề,
sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó
hoặc đƣợc kết hợp lại do có những đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[39, tr 333].
Hai định nghĩa trên về hồ sơ tuy có khác nhau về cách diễn giải, nhƣng về
cơ bản là giống nhau. Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu hồ sơ với cả hai
khía cạnh: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản), tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc hồ sơ là một tập văn
bản, tài liệu có một (hoặc một số) đặc điểm giống nhau về hình thức nhƣ: tên
loại, tác giả; thời gian ban hành hoặc những đặc điểm khác.
b) Khái niệm về lập hồ sơ
14
Theo Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
Luật Lƣu trữ thì: “ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định” [19, tr2]
Còn theo giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của tác giả
Vƣơng Đình Quyền thì định nghĩa: “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình
thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp
và biên mục chúng theo phƣơng pháp khoa học”[39, tr 333].
1.1.2. Nội dung lập hồ sơ
Từ hai khái niệm trên đây chúng ta có thể nhận thấy lập hồ sơ bao gồm
các công việc chính sau:
- Tập hợp văn bản bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác
của văn bản.
- Sắp xếp các văn bản đã đƣợc tập hợp theo vấn đề, sự việc hoặc đặc điểm
chung một cách khoa học.
- Biên mục (biên mục bên trong và biên mục bên ngoài) hồ sơ theo
phƣơng pháp khoa học
Nhƣ vậy, để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ đòi hỏi cơ quan, cá nhân chịu
trách nhiệm lập hồ sơ cần thực hiện tốt các công việc nêu trên. Trong đó:
(1) Phải tập hợp đầy đủ văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc
tập hợp chính xác những văn bản có đặc điểm giống nhau về hình thức. Muốn
làm đƣợc điều đó, chúng ta phải xác định đƣợc hồ sơ về vấn đề, sự việc đó bao
15
gồm những loại văn bản, tài liệu nào? Hay nói cách khác phải xác định đƣợc
thành phần văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
(2) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ một cách khoa học: các văn
bản trong hồ sơ phải đƣợc sắp xếp theo một trật tự hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc tra tìm và nghiên cứu đƣợc nhanh chóng và hiệu quả. Tùy theo nội dung
và đặc điểm của văn bản trong hồ sơ để chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Thông
thƣờng có thể thực hiện theo các cách sau:
- Sắp xếp theo trình tự thời gian: văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm
sẽ đƣợc xếp lên trên văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn. Cách sắp xếp
này thƣờng đƣợc áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự
thời gian và hồ sơ là tập hợp những văn bản có đặc điểm chung về tên loại văn
bản hoặc tác giả ban hành.
- Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc: có nghĩa là trong quá trình
giải quyết công việc văn bản nào hình thành trƣớc để lên trên, văn bản nào hình
thành sau thì xếp xuống dƣới.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: tức là trong hồ sơ văn bản
đƣợc sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản. Trong mỗi loại
văn bản tiếp tục sắp xếp theo ngày tháng ban hành chúng.
- Sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả văn bản: nếu trong hồ sơ có văn
bản của nhiều cơ quan thì văn bản của cơ quan cấp trên xếp ở trên, văn bản tài
liệu của cơ quan cấp dƣới xếp ở dƣới; nếu văn bản tài liệu của các cơ quan cùng
cấp thì sắp xếp theo thứ tự các cơ quan: đảng, chính quyền, tổ chức chính trị-xã
hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp…; trong từng cơ quan văn bản sắp xếp theo
ngày tháng ban hành.
16
- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: cách sắp xếp này thƣờng áp dụng đối
với hồ sơ lập theo đặc trƣng tác giả. Bởi văn bản trong một cơ quan ban hành
thƣờng đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian.
- Sắp xếp theo vần chữ cái: thƣờng áp dụng đối với hồ sơ gồm văn bản
liên quan đến ngƣời hoặc địa danh
- Ngoài ra, chúng ta có thể sắp xếp văn bản theo chuyên đề, vấn đề mà nội
dung văn bản đề cập…
(3) Biên mục hồ sơ phải phải thể hiện chính xác thành phần, nội dung và
các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ nhƣ: tên cơ quan, tên đơn vị tổ
chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kế thúc của hồ sơ, số
tờ, thời hạn bảo quản…
Mỗi cơ quan muốn thực hiện chuẩn hóa hồ sơ, góp phần nâng cao hiệu
quả công tác lập hồ sơ cần nghiên cứu đặt ra những yêu cầu, chuẩn hóa từng đối
tƣợng, công việc liên quan đến hồ sơ, lập hồ sơ nhƣ: các loại văn bản, tài liệu
cần thu thập vào hồ sơ; trật tự sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; biên mục
hồ sơ; bìa hồ sơ và yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ.
1.1.3. Danh mục hồ sơ
a) Khái niệm về danh mục hồ sơ
Theo từ điển Lƣu trữ Việt Nam (Cục Lƣu trữ, xuất bản năm 1992), Danh
mục hồ sơ là: Bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thƣ của
một cơ quan, một đơn vị, một tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời
hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và đƣợc xây dựng theo một chế độ đã đƣợc quy
định.
Theo khoản 6, điều 2 Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ
17
sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan thì: Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ
sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một
năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc ngƣời) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ
sơ.
Hai định nghĩa trên tuy có khác nhau về cách diễn giải nhƣng về nội dung
cơ bản là giống nhau. Theo thông tƣ nói trên thì Danh mục hồ sơ phải có thêm
thông tin là đơn vị (hoặc ngƣời lập) hồ sơ. Đây cũng là thông tin cần thiết để xác
định rõ trách nhiệm lập hồ sơ của từng cá nhân, đơn vị.
b) Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ dùng để hƣớng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp cơ
quan, tổ chức lập hồ sơ đƣợc chủ động, chính xác; quản lý văn bản trong giai
đoạn văn thƣ một cách chặt chẽ và khoa học.
Danh mục hồ sơ còn là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của các
đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong
cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào
Lƣu trữ cơ quan.
Danh mục hồ sơ là công cụ hƣớng dẫn phân loại và xác định giá trị tài
liệu, là cơ sở để thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Danh mục hồ sơ là công cụ giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể
quản lý hoạt động của mình thông qua hệ thống hồ sơ.
c) Quy định, hướng dẫn của nhà nước về xây dựng Danh mục hồ sơ
Trƣớc năm 2012, cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền chƣa có văn bản quy
định về xây dựng danh mục hồ sơ. Ngày 22 tháng 11 năm 2012, Bộ Nội vụ ban
hành Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
18
- Xem thêm -