Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống...

Tài liệu Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển việt nam

.PDF
108
518
58

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------- NGUYỄN VĂN TRÌU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội, 2014 0 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------- NGUYỄN VĂN TRÌU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 62.32.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm Hà Nội, 2014 1 MỤC LỤC trang PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 5 1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................................. 5 2. Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu ....................................................................... 7 3. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................. 7 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................................... 8 5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................................ 8 6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................................... 10 7. Bố cục của đề tài ............................................................................................................ 10 CHƢƠNG I: CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV ................................................................................................. 12 1.1. Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ thống BIDV ......... 12 1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV .................................................................................. 12 1.1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV. .................................................................................................. 24 1.2. Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp............................................................................................................................. 29 1.2.1. Giá trị của TLLT doanh nghiệp trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. .......... 29 1.2.2.Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp .... 31 1.2.3. Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp. ................................................................................................................................. 34 1.2.4. Quản lý TLLT góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. .................................................................................................... 37 1.3. Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV ............................................................................................................ 39 1.3.1.Quy trình quản lý TLLT và các nguyên tắc quản lý lưu trữ trong hệ thống BID .39 1.3.2. Áp dụng quy trình quản lý TLLT và hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. .................................................................................................................................. 40 1.3.3. Xây dựng quy trình quản lý TLLT và việc áp dụng ISO trong công tác lưu trữ BIDV .............................................................................................................................. 42 1.3.4. Xây dựng quy trình quản lý TLLT để giải quyết những hạn chế trong công tác lưu trữ BIDV. ...................................................................................................................... 43 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT TRONG HỆ THỐNG BIDV.............................................................................................................. 46 2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV. ............................................ 46 2.1.1. Thực trạng tổ chức và cán bộ lưu trữ BIDV........................................................... 46 2.1.2. Thực trạng kho lưu trữ BIDV .............................................................................. 48 2.1.3. Công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ BIDV............................. 50 2.2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV ....................... 52 2 2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung TLLT ....................................................................... 52 2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ......................................................................................... 55 2.2.3. Công tác bảo quản TLLT ........................................................................................ 57 2.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT .......................................................................... 59 2.2.5. Công tác giao nộp TLLT vào các Lưu trữ lịch sử.................................................. 61 CHƢƠNG III: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV ...................................................................... 65 3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV............................................................................................................... 65 3.1.1. Văn bản về công tác lưu trữ của BIDV cần sửa đổi, bổ sung ............................... 66 3.1.2. Đề xuất xây dựng và ban hành một số văn quản lý về công tác lưu trữ BIDV ... 68 3.2. Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV ....................................................................................... 71 3.2.1. Xây dựng mô hình tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ............................ 71 3.2.2. Tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ............................................................................... 76 3.3. Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV ................... 79 3.3.1.Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu ............................................................................ 79 3.3.2. Chỉnh lý tài liệu ........................................................................................................ 83 3.3.3. Tổ chức bảo quản TLLT .......................................................................................... 90 3.3.4. Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT .......................................................................... 94 3.3.5. Báo cáo thống kê công tác lưu trữ .......................................................................... 97 3.3.6. Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị ............................................................ 100 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 104 PHỤ LỤC 3 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BIDV: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam TMCP: Thương mại cổ phần TLLT: Tài liệu lưu trữ 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sự ra đời và phát triển của hệ thống các Ngân hàng tại Việt Nam là một bước ngoặt của lịch sử đánh dấu sự phát triển chung của đất nước trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội. Hiện nay ở nước ta, sự phát triển của nền kinh tế kéo theo đó là hoạt động của các ngân hàng cũng được mở rộng, nhiều ngân hàng lớn đã xây dựng được một hệ thống các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc trên khắp các tỉnh/thành phố trong cả nước và ở nước ngoài. Một trong những ngân hàng lớn nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại ở Việt nam đó là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) (sau đây gọi là BIDV), được thành lập từ năm 1957 với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng kiến thiết Việt Nam (1957-1980), sau đó là Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981-1989), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (199026/04/2012), từ 27/04/2012 đến nay là Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Lịch sử xây dựng, trưởng thành của BIDV là một chặng đường đầy gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi tự hào gắn với từng thời kỳ lịch sử đấu tranh chống kẻ thù xâm lược và xây dựng đất nước của dân tộc Việt Nam. Hiện nay, BIDV có khoảng 140 đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các công ty trực thuộc, hiện diện tại nước ngoài (Lào, Campuchia, Myanmar, CH Séc…), việc chỉ đạo điều hành bằng văn bản trong các hoạt động của hệ thống BIDV là rất quan trọng và cần thiết, do đó khối lượng văn bản, tài liệu hình thành hành năm tại BIDV và các đơn vị thành viên là rất lớn. Trong các kho lưu trữ của BIDV và các đơn vị thành viên hiện có rất nhiều TLLT có giá trị bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với nội dung đa dạng và phong phú được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Những TLLT này cần được tổ chức quản lý, thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và phục vụ công tác khai thác và sử dụng của cán bộ trong hệ thống BIDV cũng như giao nộp vào các Lưu trữ lịch sử. Nhưng trên thực tế, hiện nay công tác lưu trữ tại BIDV mới bước đầu được quan tâm thực hiện và còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế và tồn tại. Trước thực tế như trên, chúng tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của hệ thống Ngân 5 hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)” làm đề tài luận văn cao học với những lý do chính sau: Một là, công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn kinh tế lớn, các tổng công ty và các ngân hàng thương mại hiện nay chưa thực sự được quan tâm và tổ chức thực hiện. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác thanh tra, kiểm tra của Nhà nước nhằm phát hiện các sai phạm trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của các đơn vị, từ đó kịp thời ngăn chặn, xử lý, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước. Hai là, BIDV được thành lập từ năm 1957 và hiện nay là một trong những ngân hàng có hệ thống các đơn vị thành viên lớn nhất ở nước ta. Trong quá trình hoạt động và phát triển, BIDV đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị. Tuy vậy, công tác lưu trữ tại BIDV cho đến hiện nay mới bước đầu được quan tâm và trong quá trình thực hiện còn bộc lộ rất nhiều hạn chế. Cùng với đó, các hoạt động nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và xây dựng mô hình tổ chức, nhân sự phụ trách công tác lưu trữ không được thực hiện hiệu quả. Đây là những nguyên nhân gây khó khăn trong việc thực hiện khoa học, đồng bộ và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV. Ba là, trong thời gian gần đây cùng với việc thực hiện công tác cổ phần hóa chuyển đổi từ Ngân hàng 100% vốn Nhà nước sang Ngân hàng thương mại cổ phần, BIDV đã tiến hành xây dựng Kho lưu trữ với diện tích khá lớn và được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho việc bảo quản TLLT có giá trị hình thành trong hoạt động Trụ sở chính và một số đơn vị thành viên BIDV trên địa bàn lân cận. Điều này cho thấy, Ban lãnh đạo BIDV bước đầu đã nhận thức được vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, một trong những vấn đề cấp bách hiện nay đối với công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV là cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ, xây dựng mô hình tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT, nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác lưu trữ và phát huy giá trị của TLLT của BIDV đối với hoạt động nghiên cứu và các hoạt động nghiệp vụ khác. 6 2. Mục tiêu, phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu *Mục tiêu nghiên cứu: Với đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau: - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. - Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến tồn tại và hạn chế trong công tác quản lý TLLT BIDV. - Xây dựng trình tự tiến hành đối với những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV. * Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác lưu trữ và quản lý TLLT tại Trụ sở chính BIDV và một số đơn vị thành viên trên địa bàn lân cận. * Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính là công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các đơn vị trong hệ thống BIDV. 3. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau: + Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác – Lenin. Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận của chủ nghĩa Mác – Lenin với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học. + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như TLLT, các công trình nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, internet….sau đó chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. + Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV và các đơn vị trực thuộc để có cái nhìn tổng quan về thực tiễn công tác quản lý và thực hiện công tác lưu trữ tại đây. 7 + Phương pháp phỏng vấn: chúng tôi thực hiện phương pháp này đối với các đơn vị và các cán bộ công nhân viên trong hệ thống của BIDV. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện giúp chúng tôi có thể nắm bắt, trao đổi những vấn đề cụ thể liên quan đến việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan và lấy ý kiến cho việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của cơ quan một cách có hiệu quả. Bên cạnh những phương pháp trên, trong quá trình nghên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh đối chiếu… 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau: - Tìm hiểu lịch sử phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của BIDV qua các văn bản quy định của Ngân hàng Nhà nước và điều lệ hoạt động của BIDV. - Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV. - Nghiên cứu, đánh giá vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp và sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. - Khảo sát, đánh giá những thực trạng còn tồn tại trong công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. - Phân tích những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng còn tồn tại trong công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. - Trên cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV xây dựng, đề xuất những công việc cần thực hiện nhằm quản lý hiệu quả TLLT hình thành trong hệ thống BIDV và nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ BIDV. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong những năm vừa qua, ngành lưu trữ ở Việt Nam đã có rất nhiều những công trình khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiện một cách công phu và có đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn công tác lưu trữ. Đây là những đề tài nghiên cứu có thể coi như là kim chỉ nam cho những cán bộ làm công tác lưu trữ vận dụng vào quá trình tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức một cách có hiệu quả. Một số đề tài 8 lớn như: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do PGS. Vương Đình Quyền là chủ trì, hay đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức công quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ” do PGS.TS. Dương Văn Khảm chủ trì. Ngoài ra còn có một số đề tài khác như Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” của Trần Thanh Tùng. Điều này cho thấy, hoạt động nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm và thực hiện mang tính chuyên sâu cao, phục vụ cho công tác lưu trữ được thực hiện có hiệu quả. Hiện nay đối với ngành lưu trữ ở Việt Nam, hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế, các ngân hàng thương mại đang là một trong những vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu và thực hiện. Đối với việc nghiên cứu hoạt động quản lý về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng, đây không phải là một hướng nghiên cứu hoàn toàn mới, tuy nhiên những đề tài trước đây về vấn đề này chưa nhiều. Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ tại các ngân hàng như: Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ ở Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Thực trạng và giải pháp” của Phan Thị Thúy Hà; Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam” của Nguyễn Thị Trang Nhung. Những đề tài này mới chỉ thực hiện công tác khảo sát về thực trạng công tác lưu trữ tại Ngân hàng Nhà nước và xây dựng văn bản phục vụ cho quá trình thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Từ những nghiên cứu, khảo sát thực tế một số đề tài nghiên cứu khoa học đã nêu ở phần trên chúng tôi nhận thấy các đề tài về công tác lưu trữ tại các Ngân hàng được nghiên cứu trước đây chưa thực sự đi sâu vào nghiên cứu, xây dựng các giải pháp quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của các hệ thống Ngân hàng thương mại để thực hiện một cách khoa học, tập trung và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống của các Ngân hàng. Bên cạnh đó, các đề tài trước đây về công tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu nghiên cứu về công tác lưu trữ tại ngân hàng Nhà nước, đơn vị quản lý Nhà nước về ngành ngân hàng. Trong khi đó BIDV là một ngân hàng thương mại lớn với chức năng chính là trực tiếp kinh doanh và thực hiện các nghiệp vụ tài chính ngân hàng, có hệ thống các chi nhánh và đơn vị trực thuộc trên tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước. 9 Chính vì vậy, đề tài của chúng tôi không trùng lặp với nội dung của các đề tài nghiên cứu trước. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này chúng tôi dựa vào một số nguồn tài liệu sau: - Các giáo trình, sách, tập bài giảng, các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ. - Các công trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo khoa học ngành lưu trữ và ngành ngân hàng, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ. - Những văn bản quy định, hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tài liệu tại các Ngân hàng và các văn bản quy định, báo cáo của BIDV về công tác lưu trữ của cơ quan. - Thông tin và tài liệu trên mạng internet và intranet như trang web http://bidvportal.vn/, http://10.53.3.49/BIDV-vt/, http://www.bidv.com.vn/ 7. Bố cục của đề tài Bố cục của đề tài như sau: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, nội dung của Luận văn được chia làm 3 chương, bao gồm: Chƣơng 1. Cơ sở khoa học và pháp lý của việc nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. Nội dung chính bao gồm: 1.1. Tổng quan về hệ thống và TLLT hình thành từ hoạt động của BIDV 1.2. Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. 1.3. Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV Chƣơng 2. Thực trạng công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV. Nội dung chính bao gồm: 2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 2.2. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV Chƣơng 3. Xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV. Nội dung chính bao gồm: 10 3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 3.2. Xây dựng mô hình tổ chức nhân sự và tổ chức mạng lưới kho lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV 3.3. Chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT BIDV Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV, đòi hỏi cần có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, được tổ chức thực hiện một cách thống nhất và khoa học tại tất cả các đơn vị trong hệ thống BIDV. Trong các giải pháp đó, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình quản lý TLLT hình thành trong hệ thống BIDV có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bước thực hiện để có thể quản lý, kiểm soát và tổ chức khoa học TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV, chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan tổ chức để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế tại cơ quan. Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội và đặc biệt là PGS.TS. Dương Văn Khảm, Nguyên Cục trưởng Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước – Chủ tịch Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam - Giảng viên hướng dẫn khoa học, cùng các đồng nghiệp tại Văn phòng trụ sở chính BIDV đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực hiện luận văn này. Học viên (ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn Trìu 11 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 1.1. Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ thống BIDV 1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV 1.1.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển BIDV Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) mà tiền thân là Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam là một trong những ngân hàng được thành lập sớm nhất ở Việt Nam (24/06/1957). Từ khi thành lập cho đến hiện nay, BIDV đã trải qua nhiều lần thay đổi về tên gọi cũng như cơ cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức để phù hợp với thực tiễn xã hội cụ thể như sau: - Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26 tháng 4 năm 1957 - Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24 tháng 6 năm 1981 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14 tháng 11 năm 1990 - Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 27 tháng 04 năm 2012 Đến nay, sau một quá trình dài hơn 57 năm xây dựng và trưởng thành, BIDV đã phát triển và trở thành một trong những ngân hàng lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới hệ thống các đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các Văn phòng đại diện và các công ty liên doanh góp vốn rộng lớn phân bổ trên khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước và trên một số nước lân cận như: Lào, Campuchia, Myanmar và hiện nay có cả các đơn vị có trụ sở tại Châu Âu như Nga và Cộng Hòa Séc. Nhìn lại chặng đường xây dựng và phát triển, có thể thấy được quá trình phát triển của hệ thống BIDV qua các giai đoạn của lịch sử quan trọng của nước ta. Và cũng qua đó chúng ta nhận thấy sự đóng góp của hệ thống 12 BIDV vào quá trình xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị và xã hội của đất nước là vô cùng to lớn. a. Thời kỳ Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (1957 – 1981) BIDV được thành lập ngày 26 tháng 04 năm 1957 với tên gọi Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, đây là ngân hàng thứ hai ra đời trong hệ thống ngân hàng của Nhà nước Việt Nam, nhưng cũng là ngân hàng chuyên doanh đầu tiên được thành lập sau Ngân hàng Quốc Gia Việt Nam (thành lập năm 1951). Sự ra đời của Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam chính là do nhu cầu phát triển của cách mạng Việt Nam sau khi hoàn thành, thắng lợi cuộc kháng chiến thần thánh chống cuộc xâm lược trở lại của thực dân Pháp trên một nửa đất nước được hoàn toàn giải phóng đã đặt ra một mục tiêu chiến lược lâu dài. Đó là mục tiêu xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa làm hậu thuẫn cho việc tiếp tục hoàn thành mục tiêu giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước diễn ra gần hai thập kỷ (1957 – 1975) và công cuộc xây dựng Tổ quốc Việt Nam thống nhất mở ra từ năm 1976 đến nay và trong tương lai. Tự thân tên gọi Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam đã nói lên mục tiêu trên. Sau chín năm kháng chiến và hai năm khôi phục kinh tế, yêu cầu xây dựng một nền kinh tế phát triển và cải tạo kinh tế (1958 – 1960) Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam ra đời trước hết để đáp ứng yêu cầu lịch sử đó và được thể hiện chủ yếu và chức năng “Cần thiết phải thành lập các cơ quan cấp phát kiến thiết cơ bản, để đảm bảo việc kiến thiết cơ bản được nhanh chóng và tiết kiệm” trích lời kết luận của Bộ trưởng Bộ Tài chính Lê Văn Hiến khi chuẩn bị cho sự ra đời của Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam. Và “tấm giấy khai sinh” đã được ban hành vào ngày 26 tháng 4 năm 1957 dưới hình thức là Nghị định số 117/TTg của Thủ tướng Chính Phủ. Ngay từ khi ra đời, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ là cơ quan chuyên trách việc cấp phát kịp thời vốn kiến thiết theo kế hoạch và dự toán của Nhà nước; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác nghiệp vụ kiến thiết cơ bản; kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vốn và hoạt động công tác nghiệp vụ kiến thiết…với chức năng, nhiệm vụ quan trọng đó, sự ra đời của 13 Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam được kỳ vọng là sẽ góp phần to lớn vào công cuộc kiến thiết, xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện kịp thời, hiệu quả cho cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước của nhân dân ta ở miền Nam. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cùng với các ngành kinh tế khác, Ngân hàng Kiến thiết có nhiệm vụ to lớn là tham gia đánh giá tài sản, tiếp quản các cơ sở kinh tế của các tỉnh miền Nam; mở rộng mạng lưới của Ngân hàng trên phạm vi toàn quốc; đổi mới tổ chức và phương thức hoạt động, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ đáo ứng yêu cầu tình hình mới. b. Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Xây dựng Việt Nam (1981 – 1990) Để thực hiện chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước sau khi đất nước được hoàn toàn độc lập và đảm bảo sự phù hợp với giai đoạn mới và phát triển kinh tế đất nước, Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam đã trải qua những thay đổi to lớn, có tính bước ngoặt như việc chuyển Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ trực thuộc Bộ tài chính sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và đổi tên thành Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981). Theo đó, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam là ngân hàng chuyên doanh, hoạt động về cấp phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp phát vốn hoạt động ban đầu, hạch toán kinh doanh từ cơ sở và toàn hệ thống. Sau khi chuyển sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, nhiệm vụ chủ yếu của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam vẫn là tổ chức cung ứng vốn cho lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển kinh tế theo các kế hoạch 5 năm và hàng năm. Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam mở rộng hơn về nguồn vốn, phương thức và đối tượng. Nhờ những thay đổi to lớn đó, trong giai đoạn 1981 – 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam đã tổ chức được một mạng lưới rộng khắp trong cả nước, hoạt động trong lĩnh vực cấp phát vốn; kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước về xây dựng cơ bản. Vai trò của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thời kỳ này rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế đất nước. 14 Việc ra đời Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam có ý nghĩa quan trọng trong việc cải tiến các phương pháp cung ứng và quản lý vốn đầu tư cơ bản, nâng cao vai trò tín dụng phù hợp với khối lượng vốn đầu tư cơ bản tăng lên và nhu cầu xây dựng phát triển rộng rãi. Chỉ sau một thời gian ngắn, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng đã nhanh chóng ổn định công tác tổ chức từ trung ương đến cơ sở, đảm bảo các hoạt động cấp phát và tín dụng đầu tư cơ bản không bị ách tắc. Các quan hệ tín dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản được mở rộng, vai trò tín dụng được nâng cao. Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng đảm bảo cung ứng vốn lưu động cho các tổ chức xây lắp, khuyến khích các đơn vị xây lắp đẩy nhanh tiến độ xây dựng, cải tiến kỹ thuật, mở rộng năng lực sản xuất, tăng cường chế độ hạch toán kinh tế. Trong khoảng từ 1981- 1990, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam đã từng bước vượt qua khó khăn, hoàn thiện các cơ chế nghiệp vụ, tiếp tục khẳng định để đứng vững và phát triển. Đây cũng là thời kỳ ngân hàng đã có bước chuyển mình theo định hướng của sự nghiệp đổi mới của cả nước nói chung và ngành ngân hàng nói riêng, từng bước trở thành một trong các ngân hàng chuyên doanh hàng đầu trong nền kinh tế. Những đóng góp của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thời kỳ này lớn hơn trước gấp bội cả về tổng nguồn vốn cấp phát, tổng nguồn vốn cho vay và tổng số tài sản cố định đã hình thành trong nền kinh tế . Thời kỳ này đã hình thành và đưa vào hoạt động hàng loạt những công trình to lớn có “ý nghĩa thế kỷ” của đất nước, cả trong lĩnh vực sản xuất lẫn trong lĩnh vực sự nghiệp và phúc lợi như: công trình thủy điện Sông Đà, cầu Thăng Long, cầu Chương Dương, cảng Chùa Vẽ, nhà máy xi măng Hoàng Thạch, nhà máy xi măng Bỉm Sơn, nhà máy đóng tàu Hạ Long,... c. Thời kỳ Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (1990 - 2012) Từ năm 1990 đến 26 tháng 04 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam bước sang một giai đoạn mới, vươn lên đổi mới mạnh mẽ, nhất là từ khi Nhà nước ban hành hai Pháp lệnh về Ngân hàng, đó là: Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và công ty tài 15 chính. Hai Pháp lệnh này là cơ sở pháp lý quan trọng mở đường cho sự chuyển đổi mạnh mẽ của hệ thống Ngân hàng nói chung và của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam nói riêng. Đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, ngày 14 tháng 11 năm 1990, chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ra Quyết định về việc chuyển Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thành Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Từ đây, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trở thành một pháp nhân hạch toán độc lập, được tự chủ về tài chính, được xác định là một doanh nghiệp nhà nước có quyền huy động vốn trong nước và ngoài nước, được quan hệ với khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế. Từ năm 1990, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã thược hiện thành công thử nghiệm quan trọng của nhà nước ta đó là xóa bỏ bao cấp trong đầu tư xây dựng cơ bản, thực hiện cơ chế cho vay có thu hồi vốn đối với các công trình, dự án sản xuất, kinh doanh, đồng thời áp dụng thành công nhiều hình thức huy động vốn mới trong dân cư để cho vay lại đối với nền kinh tế. Đặc biệt, từ năm 1995, sau khi chuyển giao nhiệm vụ cấp phát vốn sang Tổng cục Đầu tư phát triển trực thuộc Bộ Tài chính để bước vào hoạt động thương mại thực sự, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã trở thành ngân hàng đi tiên phong trong việc chuẩn hóa và hướng dần hoạt động theo thông lệ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống xếp hạng tín nhiệm tín dụng nội bộ và hệ thống công nghệ thông tin theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam cũng là ngân hàng đi đầu trong việc thực hiện liên doanh, liên kết và đầu tư ra nước ngoài, thực hiện nhiệm vụ kết nối với các nền kinh tế, trong đó ưu tiên hai thị trường Lào và Campuchia, vừa thúc đẩy nền kinh tế các nước trong khu vực cùng phát triển, vừa góp phần thắt chặt mối quan hệ đoàn kết hữu nghị truyền thống với các nước láng giềng. Tiếp tục thực hiện nội dung Đề án Hỗ trợ kỹ thuật do Ngân hàng thế giới tài trợ nhằm chuyển đổi mô hình tổ chức hoạt động giai đoạn 2007 – 2010, năm 2008, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã thực hiện cơ cấu lại toàn diện, sâu sắc trên tất cả các mặt hoạt động của khối ngân hàng. Từ tháng 9/2008, 16 BIDV đã chính thức vận hành mô hình tổ chức mới tại Trụ sở chính và từ tháng 10/2008 bắt đầu triển khai tại chi nhánh. Theo đó, Trụ sở chính được phân tách theo 7 khối chức năng: Khối ngân hàng bán buôn; Khối ngân hàng bán lẻ và mạng lưới; Khối vốn và kinh doanh vốn; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp; Khối Tài chính kế toán và Khối hỗ trợ. Tại các chi nhánh được sắp xếp thành 5 khối: Khối quan hệ khách hàng; Khối quản lý rủi ro; Khối tác nghiệp; Khối quản lý nội bộ và Khối trực thuộc. Mô hình tổ chức mới được vận hành tốt là nền tảng quan trọng để BIDV tiến tới trở thành một ngân hàng bán lẻ hiện đại. Từ một Ngân hàng nhỏ bé với 11 chi nhánh và 200 cán bộ, chỉ làm nhiệm vụ cấp phát và giám đốc vốn đơn thuần khi mới thành lập, trải qua nhiều giai đoạn phát triển thăng trầm, cho đến năm 2012 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã xây dựng được một hệ thống mạng lưới các chi nhánh ở tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước. Một trong những thành công có tính quyết định đến hoạt động hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong giai đoạn này là: củng cố và phát triển mô hình tổ chức của hệ thống, hình thành và phân định rõ khối ngân hàng, khối công ty trực thuộc, khối đơn vị sự nghiệp, khối liên doanh, làm tiền đề quan trọng cho việc xây dựng đề án cổ phần hoá. d. Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (Từ 27/04/2012 đến nay) Cùng với quá trình cơ cấu lại mô hình tổ chức, công tác quản lý hệ thống cũng đã liên tục được củng cố, tăng cường, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu cầu phát triển mới. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển đã xây dựng và hoàn thiện kế hoạch phát triển thể chế, ban hành cơ bản đầy đủ hệ thống văn bản nghiệp vụ, tạo dựng khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động ngân hàng theo luật pháp, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Tính đến 26 tháng 4 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, tròn 55 năm xây dựng và phát triển. Đây cũng là thời điểm đánh dấu mốc quan trọng đó là thực hiện thành công cổ phần hóa (IPO), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chính thức đổi tên thành Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới đang trong tình trạng khủng hoảng trầm trọng, đứng trước 17 những khó khăn như vậy Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam vẫn đang từng bước xây dựng và củng cố thương hiệu ở trong và ngoài nước. Hiện nay, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực sự đã trở thành một ngân hàng thương mại lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới gồm 127 chi nhánh và trên 551 điểm mạng lưới, 1.300 ATM/POS tại 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc. Mạng lưới phi ngân hàng với một số đơn vị thành viên như: Công ty cổ phần chứng khoán BIDV (BSC), Công ty Cho thuê tài chính BIDV, Tổng công ty bảo hiểm BIDV (BIC) với 20 chi nhánh trong nước và 2 đơn vị liên doanh với nước ngoài tại lào và Campuchia…; Hiện diện thương mại tại nước ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga, Séc...; Các đơn vị liên doanh với nước ngoài: Ngân hàng Liên doanh VID-Public (đối tác Malaysia), Ngân hàng Liên doanh Lào Việt (với đối tác Lào) Ngân hàng Liên doanh Việt Nga - VRB (với đối tác Nga), Công ty Liên doanh Tháp BIDV (đối tác Singapore), Liên doanh quản lý đầu tư BIDV - Việt Nam Partners (đối tác Mỹ). 1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức a. Chức năng, nhiệm vụ BIDV là một ngân hàng lớn, với mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị liên doanh, góp vốn rộng khắp trong cả nước và ở nước ngoài. Chính vì vậy, các hoạt động của BIDV rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội. Ngoài những hoạt động chính liên quan đến lĩnh vực tài chính Ngân hàng, hoạt động của hệ thống của BIDV còn liên quan đến các lĩnh vực khác như bảo hiểm, cho thuê tài chính, đầu tư vào các công trình trọng điểm ở trong nước và một số nước trong khu vực như Myanmar, Campuchia, Lào… Căn cứ Điều lệ Ngân hàng BIDV ban hành ngày 26/04/2013, có thể khái quát một số hoạt động kinh doanh chính thuộc chức năng và nhiệm vụ hoạt động của Ngân hàng BIDV và các đơn vị thành viên hiện nay như sau: * Hoạt động huy động vốn - BIDV huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và các công cụ tài chính khách theo quy định của Pháp luật dưới các hình thức sau: 18 + Nhận tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm cá nhân và các loại tiền gửi khác; + Phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu và các loại giấy tờ các giá khác để huy động vốn trong nước và nước ngoài; + Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn; + Các hình thức huy động vốn khác không trái quy định của Pháp luật. * Hoạt động tín dụng - BIDV cấp tín dụng cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ theo quy định của Pháp luật dưới hình thức sau: + Cho vay; + Bảo lãnh ngân hàng; + Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng và các giấy tờ có giá khác; + Bao thanh toán trong nước, bao thanh toán quốc tế với các ngân hàng được thực hiện thanh toán quốc tế; + Phát hành thẻ tín dụng; + Các hình thức cấp tín dụng khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận. * Dịch vụ thanh toán và Ngân quỹ - Mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước; - Mở tài khoản thanh toán tại tổ chức tín dụng khác; - Mở tài khoản tiền gửi và tài khoản thanh toán ở nước ngoài theo quy định của pháp luật về ngoại hối; - Mở tài khoản thanh toán cho khách hàng; - Cung ứng các phương tiện thanh toán; - Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước bao gồm séc, lệch chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng trừ thẻ tín dụng; - Thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ; - Thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế và các dịch vụ thanh toán khác khi được ngân hàng Nhà nước chấp thuận; 19
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan