Tài liệu Xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------******-------- LUYỆN THỊ TRANG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN HÀ NỘI - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------******-------- LUYỆN THỊ TRANG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt PGS.TS. Trần Thị Quý HÀ NỘI - 2015 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới cô giáo, PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt, người đã tận tình hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình để hoàn thiện được luận văn. Xin trân trọng cảm ơn cô giáo, PGS.TS. Trần Thị Quý, các Thầy, cô giáo khoa Thông tin - Thư viện trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã truyền đạt, chỉ dạy những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập tại trường. Tôi xin chân thành cảm ơn, Ban Giám đốc, các đồng nghiệp tại trung tâm Thông tin - Thư viện của các trường Đại học tại Hà Nội nói chung, trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Nội vụ nói riêng đã nhiệt tình giúp đỡ tôi thu thập thông tin, cung cấp tài liệu cho luận văn này. Cuối cùng, xin cảm ơn những nguồn động viên lớn lao từ những người thân trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn. Trong quá trình làm luận văn, ngoài những thuận lợi, tôi cũng gặp những khó khăn nhất định về: điều kiện, khả năng và thời gian nghiên cứu nên luận văn không tránh khỏi còn nhiều hạn chế. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy, Cô và các đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng Luyện Thị Trang năm 2015 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CỦA LUẬN VĂN .......................................... 4 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ ........................................................... 6 MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 7 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 7 2. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài ....................................................... 8 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn ...................... 10 3.1. Mục tiêu nghiên cứu: ................................................................................. 10 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: ................................................................................ 11 4. Đối tượng nghiên cứu: ................................................................................ 11 5. Phạm vi nghiên cứu: .................................................................................... 11 6. Giả thuyết nghiên cứu: ................................................................................ 11 7. Cơ sở lý luận và phương pháp luận: ........................................................... 11 8. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn ........................................................... 12 9. Bố cục của luận văn .................................................................................... 13 CHƢƠNG 1: XỬ LÝ TÀI LIỆU VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .......................... 14 1.1. Cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu .............................................................. 14 1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu ............................................................ 14 1.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý tài liệu................................ 17 1.1.3. Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu ...................................... 20 1.2. Đặc điểm của thư viện các trường đại học ở Hà Nội ......................................... 22 1.2.1. Khái quát chung về thư viện các trường đại học ở Hà Nội ................... 22 1.2.2. Đặc điểm nguồn lực thông tin ................................................................ 30 1.2.3. Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin .............................................. 31 1.2.4. Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện ................................................. 34 1 1.3. Vai trò của công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thư viện các trường đại học ở Hà Nội .................................................................................................................... 35 1.3.1. Đảm bảo việc kiểm soát thư mục............................................................ 35 1.3.2. Tổ chức kho tài liệu theo nội dung ......................................................... 36 1.3.3. Xây dựng hệ thống tra cứu ..................................................................... 36 1.3.4. Xây dựng các sản phẩm thông tin khác .................................................. 37 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .................................. 39 2.1. Xử lý hình thức tài liệu ...................................................................................... 39 2.1.1. Công cụ xử lý .......................................................................................... 39 2.1.2. Quy trình xử lý ........................................................................................ 39 2.2. Xử lý nội dung tài liệu ....................................................................................... 42 2.2.1. Công cụ xử lý .......................................................................................... 42 2.2.2. Quy trình xử lý ........................................................................................ 47 2.3. Thực trạng các yếu tố tác động đến xử lý tài liệu .............................................. 75 2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo và nhân viên thư viện ...................................... 75 2.3.2. Trình độ nguồn nhân lực xử lý tài liệu ................................................... 77 2.3.3. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu .................... 80 2.4. Đánh giá chất lượng xử lý tài liệu ...................................................................... 82 2.4.1. Tính chính xác ........................................................................................ 82 2.4.2. Tính đầy đủ.................................................................................... 84 2.4.3. Tính cập nhật .......................................................................................... 85 2.4.4. Tính hệ thống .......................................................................................... 86 2.5. Nhận xét chung về công tác xử lý tài liệu .......................................................... 86 2.5.1. Điểm mạnh.............................................................................................. 86 2.5.2. Điểm yếu ................................................................................................. 87 2.5.3. Nguyên nhân ........................................................................................... 88 2 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .................................... 90 3.1. Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu ..................................................................... 90 3.1.1. Hoàn thiện quy trình xử lý hình thức ..................................................... 90 3.1.2. Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung....................................................... 90 3.2. Hoàn thiện các công cụ xử lý tài liệu ................................................................. 92 3.2.1. Hoàn thiện khung phân loại ................................................................... 92 3.2.2. Tổ chức biên soạn bộ từ khóa ................................................................ 92 3.2.3. Tổ chức biên soạn bộ đề mục chủ đề...................................................... 92 3.2.4. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác ........................................................ 93 3.3. Phát huy yếu tố con người.................................................................................. 94 3.3.1. Chú trọng chất lượng nguồn nhân lực xử lý tài liệu .............................. 94 3.3.2. Đào tạo người dùng tin .......................................................................... 95 3.4. Tăng cường đầu tư các trang thiết bị hiện đại .................................................... 95 KẾT LUẬN .................................................................................................... 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 99 PHẦN PHỤ LỤC LUẬN VĂN .................................................................. 101 3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN TỪ VIẾT TẮT TÊN ĐẦY ĐỦ AACR2 Anglo - American Cataloguing Rules B1 Bảng trợ ký hiệu địa lý 1 B2 Bảng trợ ký hiệu địa lý 2 CBXL Cán bộ xử lý CDS/ISIS Computer Ducumentation System/ Intergreted Set of Information System CNTT Công nghệ thông tin CNTT&TT Công nghệ thông tin và truyền thông CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Dewey Decimal Classification (Bảng phân loại) ĐH Đại học ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Đại học ĐHQG Quốc gia Hà Nội ĐMCĐ Đề mục chủ đề ĐTNC Đề tài nghiên cứu Greenstone Phần mềm nguồn mở thư viện số ISBD International Standard Bibliograpic Description (Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế) Koha Hệ quản trị thư viện tích hợp - Integrated Library System (ILS) KHPL Ký hiệu phân loại LC Library of Congress LCSH Library of Congress Subject Headings MARC21 Machine Readable Cataloging (Khổ mẫu biên mục đọc máy) 4 NDT Người dùng tin OPAC Online Public Access Catalog (Mục lục truy cập công cộng trực tuyến) PDĐL Phương diện địa lý PDNC Phương diện nghiên cứu PDND Phương diện nghiên cứu PDTG Phương diện thời gian Q1 Bảng phân loại DDC14 Q1 Q2 Bảng phân loại DDC14 Q2 RDA Resource Description and Acces (Quy tắc biên mục mô tả và truy cập tài nguyên) SP&DV TT Sản phẩm và dịch vụ thông tin TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TT - TV Thông tin - Thư viện XLND Xử lý nội dung XLND TL Xử lý nội dung tài liệu XLTL Xử lý tài liệu 5 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ Bảng 1.1: Cơ sở vật chất một số thư viện trường đại học .............................. 29 Bảng 1.2: Ngôn ngữ tài liệu người dùng tin quan tâm ................................... 34 Bảng 2.1: Mức độ ảnh hưởng của công cụ xử lý nội dung tài liệu ................ 42 Bảng 2.2: Các loại công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu ............................................ 44 Bảng 2.3: Lỗi định ký hiệu phân loại 60 tài liệu ............................................ 50 Bảng 2.4: Kết quả định từ khóa 60 tài liệu .................................................... 59 Bảng 2.5: Lỗi tóm tắt nội dung tài liệu .......................................................... 70 Bảng 2.6: Trình độ học vấn của cán bộ một số thư viện đại học ở Hà Nội .... 78 Bảng 2.7: Khả năng sử dụng các phần mềm CNTT của cán bộ thư viện ....... 79 Bảng 2.8: Trình độ cán bộ tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội ............................................................................................................. 80 Bảng 2.9: Chất lượng phân loại 100 tài liệu trong CSDL thư viện đại học Hà Nội ................................................................................................ 83 Bảng 2.10: Đánh giá chất lượng định từ khóa 100 tài liệu ............................ 83 Bảng 2.11: Mức độ cập nhật nội dung tài liệu ............................................... 85 Bảng 2.12: Kết quả khảo sát phân loại 100 tài liệu ...................................... 103 Bảng 2.13: Danh mục 100 tài liệu được định từ khóa lại ............................. 110 Bảng 2.14: Danh mục 100 tài liệu lấy từ cơ sở dữ liệu các trường Đại học tại Hà Nội ...................................................................................................... 119 Biểu đồ 2.1: Chất lượng phân loại tài liệu ..................................................... 48 Biểu đồ 2.2: Chất lượng định từ khóa tài liệu ................................................ 57 Biểu đồ 2.3: Chất lượng định chủ đề tài liệu ................................................. 67 Biểu đồ 2.4: Chất lượng tóm tắt tài liệu ......................................................... 69 Biểu đồ 2.5: Công tác tổ chức thư viện .......................................................... 76 6 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức, vai trò của các cơ quan thông tin - thư viện (TT-TV) nói chung, thư viện tại các trường đại học trên địa bàn Hà Nội nói riêng vô cùng quan trọng. Thư viện chính là giảng đường thứ hai, giúp người dùng tin đứng trên vai người khổng lồ tri thức và đi đến công trình khoa học của mình nhanh nhất, đạt được thành tựu vĩ đại nhất. Công tác xử lý tài liệu (XLTL) là nhiệm vụ trọng yếu, là cầu nối giữa nguồn tài liệu thông tin với người dùng tin (NDT). Mục đích của công tác XLTL, là giúp quản lý tài liệu, kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu giúp cho người biên mục, NDT nhanh chóng tìm ra hình thức kiểm soát của tài liệu đã có trong mục lục, giúp tra cứu nhanh, tìm được đầy đủ thông tin tài liệu đã có trong mục lục về nội dung tài liệu đề cập hay cá nhân, tập thể, dữ liệu, dữ kiện, lần xuất bản, tái bản của tác phẩm một được dễ dàng, nhanh chóng tiếp cận với nguồn tin đa dạng, phong phú, đảm bảo chất lượng, chính xác, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của họ. Thư viện là một trong bốn yếu tố trọng yếu, là điều kiện cần của một trường đại học (Giảng viên, cơ sở vật chất, thư viện, người học), cùng với sự biến đổi của đất nước, thư viện các trường ĐH thực sự đang chuyển mình về mọi mặt đáp ứng nhiệm vụ hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cung cấp cho xã hội trong thời kỳ hội nhập quốc tế. Đào tạo đại học trong cả nước nói chung, đào tạo đại học ở Hà Nội nói riêng đã và đang cung cấp nguồn nhân lực lớn nhất cả nước, đòi hỏi nguồn tài liệu thông tin, các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) cung cấp phải đa dạng, phong phú, ở nhiều cấp độ khác nhau. Trong thực tế, thư viện của các trường đại học đang xử lý thông tin theo quy ước nội bộ, chưa thống nhất về các chuẩn nghiệp vụ, ảnh hưởng không 7 nhỏ tới khả năng tổ chức thông tin, chia sẻ, liên kết, trao đổi tài liệu - thông tin tại các thư viện đại học trong nước với nhau và với các cơ quan thông tin thư viện ở nước ngoài. Với tiến trình tin học hóa, các khâu hoạt động của thư viện đã có sự hỗ trợ của máy tính điện tử, thư viện đã áp dụng phần mềm quản trị tích hợp với nhiều tính năng vượt trội. Tuy nhiên, hoạt động XLTL tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội vẫn phụ thuộc phần lớn vào năng lực người trực tiếp xử lý tài liệu. Hiện nay, chưa có công trình nào triển khai đánh giá thực trạng điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân về công tác XLTL tại thư viện của các trường đại học ở Hà Nội. Đây cũng là vấn đề thiết thực để đáp ứng yêu cầu hợp tác, chia sẻ nguồn lực thư viện trong liên hiệp các trường ĐH trong xu thế chung, đào tạo đại học đáp ứng mục tiêu mới về nguồn nhân lực chất lượng cao cho xã hội. Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn và tầm quan trọng đó, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học thư viện của mình. 2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Đề tài:“Xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội” là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào ở cả trong nước và nước ngoài. Trong quá trình nghiên cứu và tổng quan theo hướng nghiên cứu của đề tài, trong nước có nhiều đề tài đã nghiên cứu về XLTL thư viện, những công trình này mang tính chất ứng dụng, điều tra nghiên cứu hoạt động xử lý tài liệu tại một số các cơ quan TT - TV cụ thể như: - Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (thực trạng và giải pháp),(2001) của tác giả Trần Thị Quý; - Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (2009) của tác giả Chu Thúy Quỳnh bảo vệ tại Trường ĐHVH Hà Nội; 8 - Công tác xử lý nội dung thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội,(2011) của tác giả Nguyễn Thị Thanh Ngần bảo vệ tại trường ĐHKHXH và NV Hà Nội; - Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (2011) của tác giả Vũ Xuân Bản tại Trường ĐHVH Hà Nội; - Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (2013) của tác giả Nguyễn Ánh Hồng bảo vệ tại Trường ĐH VHHN; - Ứng dụng Khung phân loại thập tiến DEWEY rút gọn 14 vào các thư viện Đại học ở Hà Nội. Thực trạng và Giải pháp(2013)của tác giả Phạm Ngọc Hƣơng bảo vệ tại trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội; - Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Tư liệu - Viện khoa học giáo dục Việt Nam (2012) của tác giả Đào Kim Phƣợng bảo vệ tại Trường ĐHVH Hà Nội; - Quy trình xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội (2006)của tác giả Nguyễn Thị Hồng Thƣơng bảo vệ tại Trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội ; - Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao Động - Xã hội (2009) của tác giả Cao Thị Hằng bảo vệ tại Trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội; -.Tìm hiểu công tác áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Bưu chính Viễn Thông (2013 )của tác giả Vũ Thị Loan bảo vệ tại Trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội Ngoài ra, còn một số các bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, Kỷ yếu hội thảo khoa học tại Trung tâm TT - TV đại học Quốc gia Hà Nội. Đề tài nghiên cứu của các tác giả Trần Thị Quý, Vũ Dương Thúy Ngà, 9 Nguyễn Hữu Viêm, ..., đề cập đến công tác xử lý tài liệu tại các cơ quan thông tin - thư viện cụ thể, đồng thời đưa ra một số giải pháp về xử lý nội dung tài liệu: kiểm soát tính nhất quán trong quá trình phân loại và định ký hiệu phân loại, định từ khóa dựa trên các công cụ chính (bảng phân loại, bộ từ khóa từ chuẩn, từ điển tham chiếu, …), nhưng không đề cập đến công tác xử lý tài liệu tại thư viện các Trường đại học trên địa bàn Hà Nội. Một số luận văn có đề tài đề cập đến các khía cạnh liên quan đến trường đại học trên địa bàn Hà Nội như: tổ chức và quản lý, bộ máy tra cứu, công tác phục vụ, nguồn lực thông tin, SP & DV thông tin của Thư viện. Một số công trình nghiên cứu khoa học về các chuẩn nghiệp vụ mới như: Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (Anglo-American Cataloguing Rules - viết tắt là AACR2); khổ mẫu biên mục đọc máy (Machine Readable Cataloguing viết tắt là MARC21); nghiên cứu xây dựng Bộ từ khóa cho các cơ sở dữ liệu đa ngành khoa học tự nhiên và xã hội. Các tài liệu này đã đưa ra các giải pháp tổ chức hoạt động thư viện, học tập, trao đổi kinh nghiệm, nâng cao chất lượng bổ sung vốn tài liệu, đào tạo lại cán bộ xử lý, đào tạoNDT, phát triển SP&DV thông tin, đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất,… Cho đến nay, vẫn chưa có một đề tài nào nghiên cứu, đánh giá tổng thể thực trạng công tác XLTL cũng như chưa có đánh giá, kiến nghị, giải pháp chung về công tác XLTL tại Thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục tiêu nghiên cứu: Trên cơ đánh giá chất lượng XLTL tài liệu trong thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội, đề xuất các giải pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL, tại các thư viện này. 10 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu đề ra, luận văn có nhiệm vụ: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về xử lý tài liệu và vai trò của XLTL tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. - Khảo sát đánh giá thực trạng xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. - Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. 4. Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. 5. Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội - Thời gian: Trong thời gian từ 2009 -2014. 6. Giả thuyết nghiên cứu: Công tác XLTL thư viện tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội, nếu như có sự thống nhất về các chuẩn nghiệp vụ, hoàn thiện quy trình xử lý và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ sẽ tạo ra được nhiều SP&DV thông tin có chất lượng hơn, việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các trường đại học sẽ thuận lợi, đáp ứng được nhu cầu tin của NDT. 7. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp luận: - Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; đồng thời dựa trên quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về công tác thư viện. - Phương pháp nghiên cứu cụ thể: + Phương pháp điều tra bằng phiếu; + Phương pháp phân tích - tổng hợp; 11 + Phương pháp phỏng vấn - trao đổi + Phương pháp thống kê; + Phương pháp so sánh Để có cơ sở khoa học cho việc hoàn thiện Luận văn, tác giả đã khảo sát 30 người xử lý tài liệu và phát mẫu để họ trực tiếp xử lý 30/60 tài liệu (ước tính 02 tài liệu/1 người); khảo sát trên cơ sở dữ liệu các trường đại học 100 tài liệu khác nhau về phân loại, định từ khóa/định chủ đề, tóm tắt tài liệu. Ngoài ra, tác giả đã tiến hành điều tra tại 32 trung tâm thông tin - thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội với hai nhóm đối tượng: Nhóm thứ nhất là cán bộ thư viện gồm: cán bộ lãnh đạo thư viện, cán bộ nghiệp vụ, cán bộ phục vụ, căn cứ vào điều kiện thực tế, tác giả còn liên hệ với cán bộ tin học, cán bộ hành chính của đơn vị điều tra (ước tính 03 phiếu). Nhóm thứ hai là người dùng tin gồm: giảng viên, chuyên viên, nghiên cứu sinh/cao học, sinh viên (ước tính 05 phiếu). Trên cơ sở các nhóm đối tượng đã được điều tra - khảo sát, tác giả thống kê lại kết quả như sau: - Tổng số phiếu phát ra: 300 phiếu. - Tổng số phiếu thu về: 279 phiếu (đạt tỉ lệ 93 %) với 100 phiếu do nhóm cán bộ thư viện trả lời và 179 phiếu do nhóm người dùng tin trả lời. 8. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn Ý nghĩa lý luận: Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về xử lý tài liệu thư viện (xử lý hình thức, xử lý nội dung). Ý nghĩa thực tiễn: - Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình xử lý tài liệu, chất lượng xử lý tài liệu thư viện các trường đại học, tìm ra thế mạnh phát huy và nguyên nhân cần khắc phục. 12 - Đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện. Nhằm tăng cường chất lượng SP&DV thông tin -thư viện, tăng cường hiệu quả phục vụ thông tin cho cán bộ quản lý, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. - Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm đến công tác xử lý tài liệu, những người trực tiếp XLTL cũng như cán bộ lãnh đạo, quản lý quan tâm đến hoạt động thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần Lời nói đầu; Mục lục; Kết luận; Danh mục các tài liệu tham khảo; Phụ lục; Luận văn gồm có 3 chương sau: CHƢƠNG 1: Xử lý tài liệu với hoạt động thông tin thƣ viện tại các trƣờng đại học ở Hà Nội. CHƢƠNG 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại thƣ viện các trƣờng Đại học ở Hà Nội. CHƢƠNG 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu tại thƣ viện của các trƣờng đại học ở Hà Nội. 13 CHƢƠNG 1: XỬ LÝ TÀI LIỆU VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 1.1. Cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu 1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu 1.1.1.1. Xử lý tài liệu và công tác xử lý tài liệu Xử lý tài liệu là công đoạn đầu tiên, là điều kiện cần để tạo ra sản phẩm thông tin của thư viện. Đây là công việc thầm lặng nhưng vai trò mang tính chất quyết định. Theo tác giả Trần Thị Quý “Xử lý thông tin/tài liệu chính là kỹ năng/ nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/tri thức/kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục dích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy”.[16, tr.:19] Như vậy có thể coi xử lý tài liệu là nhận dạng đặc trưng về hình thức của tài liệu nhằm kiểm soát và tìm kiếm tài liệu trong thư viện. Công tác xử lý tài liệu đòi hỏi người xử lý phải có trình độ chuyên môn vững, để xử lý chính xác các tài liệu kịp thời nhằm phục vụ đối tượng NDT có trình độ ngày càng cao như các nhà nghiên cứu, nhà khoa học, chuyên gia thông tin. Ở các thư viện, trung tâm thông tin các trường đại học tại Hà Nội, đối tượng tài liệu được xử lý là: sách giáo trình, sách tham khảo, luận án, luận văn, báo, tạp chí, băng đĩa ghi âm, ghi hình,... Các công cụ để xử lý tài liệu thư viện là: tiêu chuẩn ISBD, AACR2; bảng phân loại DDC, LC,..; khổ mẫu biên mục đọc máy MACR21; bộ từ khóa Khoa học xã hội Và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội và Từ điển từ khóa của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công Nghệ Quốc gia, chỉ số Cutter, từ điển Tiếng Việt, từ điển chuyên ngành,..; đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (Library of Congress Subject Headings gọi tắt là LCSH, … 14 Ngày nay mọi thư viện đều áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu, đã có sự hỗ trợ của máy tính điện tử, phần mềm quản trị tích hợp; phần mềm nguồn mở Koha, Greenstone, ISIS chạy trên nền Window, phần mềm thương mại hỗ trợ XLTL thuận lợi nhất cho cán bộ thư viện như: Ilip 6.0, Libol 6.0, các phần mềm hỗ trợ cán bộ thư viện giảm thời gian, công sức, chi phí nhân công mà chất lượng sản phẩm cao, hiệu quả mang lại cho thư viện rất lớn nhưng công tác xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội vẫn phụ thuộc phần lớn vào năng lực người xử lý tài liệu,.. 1.1.1.2. Quy trình xử lý tài liệu Xử lý tài liệu là hoạt động trong dây chuyền thông tin - tư liệu gồm hai công đoạn chính: xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu thông tin. - Xử lý hình thức tài liệu Xử lý hình thức tài liệu còn gọi là mô tả thư mục. Đây là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng về hình thức của tài liệu trên cơ sở tài liệu gốc, được trình bày theo những quy tắc nhất định (được biểu diễn trên một phiếu nhập tin hay trên worksheet nhập dữ liệu trong máy tính mà đơn vị sử dụng), giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu và có khái niệm ban đầu về tài liệu, phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung tài liệu đó. Các thông tin đặc trưng về hình thức của tài liệu như thông tin về tác giả, thông tin trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu. Công cụ hỗ trợ cho mô tả thư mục là các tiêu chuẩn hay quy tắc biên mục, các khổ mẫu biên mục. Trước khi tiến hành biên mục mô tả, tài liệu thường được xử lý sơ bộ (vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, dán chỉ từ,...). 15 - Xử lý nội dung tài liệu Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung thông tin trong tài liệu gốc và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu: ngôn ngữ phân loại, ngôn ngữ từ khóa, chủ đề,… Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các công đoạn: phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt và tổng quan tài liệu. Việc xử lý nội dung tài liệu để tạo ra sản phẩm thông tin theo cấp độ khác nhau căn cứ vào kế hoạch đơn vị đã tạo lập. + Phân loại tài liệu là quá trình phân tích nội dung thông tin trong tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của một khung phân loại cụ thể. + Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung thông tin trong tài liệu để xác định những khái niệm đặc trưng mà nội dung tài liệu đề cập và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng các từ, cụm từ nhằm mục đích quản trị các nguồn tin và tìm tin. + Định chủ đề là quá trình phân tích nội dung thông tin trong tài liệu để xác định các khía cạnh nội dung của tài liệu và thể hiện bằng các chủ đề theo một bảng tiêu đề chủ đề nhất định. Là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định còn gọi là (tiêu đề chủ đề). Phương tiện kiểm soát định chủ đề là khung đề mục chủ đề ví dụ: Khung Đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Mỹ -Library of Congress Subject Headings (LCSH). Thành phần gồm các đơn vị từ vựng là các đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái, các quan hệ ngữ nghĩa, sơ đồ hoán vị,..., + Tóm tắt tài liệu là quá trình phân tích, chọn lọc, tổng hợp thông tin và trình bày thành văn bản một cách ngắn gọn, đầy đủ, chính xác các thông tin cơ bản của tài liệu gốc. 16 + Tổng quan/ tổng luận là tổng hợp và phân tích, đánh giá thông tin của nhiều tài liệu có chung chủ đề. Quy trình xử lý tài liệu, đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ trong quá trình phân loại, định chủ đề/từ khóa, tóm tắt tài liệu, có sự hỗ trợ đắc lực từ công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý, tích hợp các tính năng giúp quản lý thư viện tốt nhất. Tùy từng cơ quan, đơn vị, nhân lực xử lý sẽ lựa chọn mức độ xử lý từ vựng, phương tiện, công cụ hỗ trợ phù hợp khi căn cứ vào thành phần, nội dung mức độ chuyên sâu của tài liệu. 1.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý tài liệu 1.1.2.1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ thư viện - Nhận thức của lãnh đạo có tính chất quyết định vì vông tác lãnh đạo là hoạt động đầu não của các cơ quan nói chung, cơ quan thư viện nói riêng. Do vậy, nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về hoạt động thư viện quyết định phần lớn sự thành công về công tác XLTL. Quyết định của lãnh đạo liên quan đến đến bốn yếu tố nhân lực, vật lực, tài lực, trí lực trong toàn bộ hoạt động XLTL: Từ khi lên kế hoạch xử lý, thời điểm xử lý; phân công người xử lý, cơ sở vật chất, kinh phí, ... Nếu là cán bộ quản lý được đào tạo thư viện thư mọi hoạt động của thư viện sẽ thuận lợi hơn. Nhưng nếu là cán bộ quản lý không có chuyên môn về thư viện thì hiểu biết và nhận thức về ngành th viện sẽ hạn chế, dẫn đến hiệu quả hoạt động của thư viện sẽ không cao. - Nhận thức của cán bộ thư viện có ảnh hưởng không nhỏ đến mọi hoạt động của thư viện, trong đó có hoạt động XLTL. Nhân lực phải là người được đào tạo về thư viện, có chuyên môn, yêu nghề, tuân thủ các chỉ đạo của cấp trên và các quy định, quy tắc của thư viện đã ban hành để khi triển khai nhiệm vụ đạt hiệu quả tốt nhất trong nhiệm vụ được giao. 17