Mô tả:
Tổ chức trong quản trị kinh doanh
CHƯƠNG VI
TỔ CHỨC
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
1
MỤC TIÊU CHƯƠNG VI
Trình bày những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức và sơ
đồ tổ chức; khái niệm về cơ cấu cơ giới và cơ cấu hữu cơ.
Các loại chuyên môn hoá các bộ phận trong tổ chức và
các nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp trong tổ chức.
Cơ cấu quyền hành của tổ chức; quan hệ quyền hành
trực tuyến và tham mưu.
Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân
quyền trong quản trị.
Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế tổ chức và
các loại hình cơ cấu tổ chức.
2
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức
về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ
chức,
thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng: ai làm, làm cái gì và
liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào
nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để ứng mục tiêu
của tổ chức.
3
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng
nhau một cách hiệu quả nhờ
Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt
động trong tổ chức.
Phân định rõ trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực
hợp tác của họ.
Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ
vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động
và tiêu chuẩn công việc.
Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông tin
giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết
vấn đề.
4
NHỮNG NHÂN TỐ CỦA
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Chuyên môn hóa
Tiêu chuẩn hóa
Các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải
làm trong quá trình thực hiện công việc của họ
Phối hợp
Xác định những nhiệm vụ cụ thể
Phân chia cho các cá nhân hoặc tập thể đã được đào tạo
để thực hiện nhiệm vụ
Những thủ tục chính thức hoặc không chính thức hợp
nhất những hoạt động của những cá nhân, các bộ phận
khác nhau trong tổ chức
Quyền hành
Quyền ra quyết định và hành động
5
CHUYÊN MÔN HÓA TRONG TỔ CHỨC
Chuyên môn hóa trong tổ chức:
Chuyên môn hóa:
Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ
Phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hóa trong tổ chức
Tiêu chuẩn hóa
Thiết lập các tiêu chuẩn cho việc thực hiện các nhiệm vụ
Chuyên môn hóa
Theo chức năng
Theo khu vực
Theo sản phẩm
Theo khách hàng
6
CHUYÊN MÔN HÓA THEO CHỨC NĂNG
Nhóm gộp các bộ phận theo những lĩnh vực chức
năng riêng biệt như marketing, sản xuất, tài chính
Giám đốc
Sản xuất
Marketing
Tài chính
Nguồn nhân lực
….
….
….
….
….
….
….
….
7
CHUYÊN MÔN HÓA THEO CHỨC NĂNG
Thuận lợi
Khó khăn
Thúc đẩy chuyên môn hoá các kỹ
năng
Giảm thiểu các nguồn lực và gia
tăng sự hợp tác trong cùng lĩnh vực
chức năng
Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp
và đào tạo
Cho phép các nhà quản trị và cấp
dưới chia sẻ kinh nghiệm nghề nghiệp
của nhau
Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật
chất lượng cao
Ra quyết định tập trung
Nhấn mạnh vào những nhiệm vụ
thường xuyên
Hạn chế sự liên kết giữa các bộ
phận trong tổ chức
Tạo ra sự xung đột giữa các bộ
phận
Có thể tạo ra thủ tục liên kết khó
khăn
Tập trung vào các bộ phận chức
năng mà không vì những vấn đề và
mục tiêu của tổ chức
Phát triển các nhà quản trị chuyên
gia trong từng lĩnh vực riêng biệt
8
CHUYÊN MÔN HÓA THEO ĐỊA LÝ
Nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực
địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị
Giám đốc
Khu vực 1
Khu vực 2
Khu vực 3
Khu vực 4
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Marketing
Marketing
Marketing
Marketing
…
…
…
…
9
CHUYÊN MÔN HÓA THEO ĐỊA LÝ
Thuận lợi
Các thiết bị sản xuất sản phẩm
được đặt ở một vị trí địa lý, tiết kiệm
thời gian và chi phí
Có cơ hội để đào tạo các nhà quản
trị tổng quát
Nắm bắt được những vấn đề của
khách hàng
Phương thức này phù hợp với các
tổ chức hạn chế phát triển các tuyến
sản phẩm nhưng mở rộng theo khu
vực địa lý
Khó khăn
Sự trùng lắp về chức năng ở các bộ
phận tổ chức theo khu vực địa lý.
Có thể gây ra sự xung đột giữa mục
tiêu về phạm vi địa lý và mục tiêu của
công ty
Cần những quy tắc và quy định
chung để hợp tác giữa các bộ phận
trong các phạm vi địa lý khác nhau.
10
CHUYÊN MÔN HÓA THEO SẢN PHẨM
Phân chia tổ chức thành các đơn vị, mà mỗi đơn vị
có khả năng thực hiện việc thiết kế, sản xuất và
marketing các sản phẩm và dịch vụ của nó.
Giám đốc
Sản phẩm A
Sản phẩm B
Sản phẩm C
Sản phẩm D
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Marketing
Marketing
Marketing
Marketing
…
…
…
…
11
CHUYÊN MÔN HÓA THEO SẢN PHẨM
Thuận lợi
Khó khăn
Phù hợp với những thay đổi nhanh
chóng đối với một sản phẩm
Cho phép đánh giá kết quả cụ thể
từng tuyến sản phẩm
Khuyến khích quan tâm đến nhu
cầu của khách hàng
Xác định trách nhiệm một cách rõ
ràng
Phát triển những nhà quản trị tổng
quát
Không thể sử dụng các kỹ năng và
các nguồn lực một cách hiệu quả
Không tạo sự hợp tác của những
tuyến sản phẩm khác nhau
Phân chia các nguồn lực
Giới hạn việc giải quyết vấn đề theo
một tuyến sản phẩm đơn nhất
Khó điều động các nguồn nhân lực
thuộc các tuyến sản phẩm
12
CHUYÊN MÔN HÓA
THEO KHÁCH HÀNG
Liên quan đến việc nhóm gộp các bộ phận theo loại
khách hàng được phục vụ.
Thuận lợi
Cho phép tập trung vào khách
hàng
Nhận diện được những khách
hàng chủ yếu; hiểu được những
nhu cầu của khách hàng
Phát triển những nhà quản trị
định hướng hoạt động theo khách
hàng
Khó khăn
Không khuyến khích việc liên
kết các khách hàng
Phân phối các nguồn lực
Nhân viên cảm thấy áp lực từ
khách hàng để nhận được những
quyền lợi của họ
Chỉ giải quyết vấn đề cho từng
loại khách hàng riêng biệt
13
LỰA CHỌN CƠ CẤU CHO TỔ CHỨC
Đặc điểm tổ chức
Loại cơ cấu
Quy mô nhỏ
Æ Chức năng
Toàn cầu
Æ Vị trí địa lý
Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng
Æ Khách hàng
Sử dụng các nguồn lực hạn chế
Æ Khách hàng
Khách hàng tiềm năng là đa dạng
Æ Sản phẩm
Khách hàng tiềm năng là ổn định
Æ Chức năng và khách hàng
Để sử dụng chuyên môn hoá thiết bị
Æ Sản phẩm
Cần chuyên môn hoá các kỹ năng
Æ Chức năng
Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao
Æ Địa lý và khách hàng
14
SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC
Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
Nguyên tắc chuỗi mệnh lệch
Cấp dưới chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp và duy
nhất
Giảm thiểu lộn xộn về mệnh lệnh trong tổ chức
Xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng từ cấp cao nhất
đến cấp thấp nhất
Nguyên tắc tầm hạn quản trị
Giới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực
tiếp với một nhà quản trị
Tầm hạn quản trị rộng
Tầm hạn quản trị hẹp
15
TẦM HẠN QUẢN TRỊ
Tầm hạn quản trị rộng
Mối quan hệ báo cáo với
cấp trên nhiều
Số cấp quản trị ít
Tầm hạn quản trị hẹp
Mối quan hệ báo cáo với
cấp trên ít
Số cấp quản trị nhiều
16
NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
TẦM HẠN QUẢN TRỊ
Năng lực của nhà quản trị và nhân viên
Những nhiệm vụ giống nhau hoặc khác nhau
Nhiệm vụ giống nhau Æ tầm hạn rộng
Phạm vi rõ ràng của các tiêu chuẩn và quy tắc
Tốc độ thay đổi.
Các kỹ thuật thông tin.
Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết
...
17
QUYỀN HÀNH
Quyền hành:
Quyền đưa ra các quyết định và hành động
Quyền hành được sử dụng khi ban giám đốc giao cho cấp
dưới nhiệm vụ gắn liền với trách nhiệm để gia tăng năng
lực thực hiện công việc
“Vùng không quan tâm” (Chester Barnard)
Lí thuyết chấp nhận quyền hành Æ nhân viên sẽ phân
tích, đánh giá quyết định của nhà quản trị cấp trên trực
tiếp trước khi chấp nhận hay không chấp nhận thực thi
quyết định
Quản trị viên cần ra quyết định nằm trong “vùng không
quan tâm”
18
QUYỀN HÀNH và QUYỀN LỰC
Quyền hành:
Gắn liền với một chức vụ hợp pháp trong tổ chức, gắn
liền với công việc
Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình
Quyền lực
Liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến
các quyết định
Không nhất thiết có quyền hạn (quyền hành) để tạo ra
quyền lực
Ví dụ: Trợ lí giám đốc (quyền lực nhiều, có thể có ít quyền hành)
19
QUYỀN HÀNH và QUYỀN LỰC
Quyền hành: gắn liền với chức vụ hợp pháp trong
tổ chức, gắn liền với công việc.
Giám đốc
Sản xuất
….
….
Marketing
….
….
Tài chính
….
….
Kế toán
….
….
20
- Xem thêm -