Tài liệu kĩ năng quản lí thời gian

TR NG I H C AN GIANG D ÁN PHE Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007 M'C L'C PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN..............................................................1 1. Giá tr5 c7a th9i gian .....................................................................................................................................1 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? ...................................................................................1 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian ..............................................................................3 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?......................................................6 5. QuQn lý th9i gian ...........................................................................................................................................7 PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC .........................................................8 1. Xác ;5nh m>c tiêu .........................................................................................................................................8 1.1 M c tiêu chính ................................................................................................................. 9 1.2 M c tiêu h tr ................................................................................................................ 9 1.3 M c tiêu nên có ............................................................................................................... 9 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu................................................................................................................10 2.1. Rõ ràng .......................................................................................................................... 10 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th .............................................................................. 10 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu....... 10 2.4. Quan tr1ng ..................................................................................................................... 10 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th ............................................................................. 10 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi........................................................................... 10 3. Phân lo i m>c tiêu ......................................................................................................................................11 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g).....................13 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên ............................................................................................................................................14 6. TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu........................................................................................18 TÓM TpT ....................................................................................................................................19 PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .......................................................................20 1. r th5 quQn lý th9i gian ............................................................................................................................20 2. L5ch công viLc ...............................................................................................................................................23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 1. Làm viLc có ty chmc ....................................................................................................................................30 2. Lzp kA ho ch tr@|c ....................................................................................................................................30 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat ...............................................................................................30 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân .........................................................................................................31 5. Ghi l i nh\ng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi ..............................31 6. S< d>ng nguyên t•c SMART..................................................................................................................31 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai .........................................................................................................33 8. Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” .......33 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro .......................................... 33 8.2. >i n tho?i ...................................................................................................................... 33 8.3. Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên ................................................................................... 33 8.4. CA gBng quá nhiCu? ....................................................................................................... 34 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu ............................................................................................ 34 8.6. Phân quyCn không hi u qu$........................................................................................... 34 8.7. Bàn làm vi c lIn xIn..................................................................................................... 34 8.8. S chLn chM - gián -o?n ................................................................................................ 35 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” ................................................................................... 35 8.10. G+p gR - s lãng phí th i gian ....................................................................................... 35 9. Có th] l`c t?t .................................................................................................................................................35 TÓM TpT ....................................................................................................................................36 K n ng qu n lý th i gian PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1. Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m, hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i d k\ thi tAt nghi p n%m sau.” Câu tr$ l i s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c gì lúc -ó có th i gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, … Th i gian là mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình và không th nBm bBt -' c nh'ng nó l?i có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a m i chúng ta. Th i gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i. Th i gian là ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c và chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác. MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau. M i chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vi c sn d ng “nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i. N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han nhZng gì mà b?n có th . 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -' c mIt -áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n. 1 K n ng qu n lý th i gian B NS D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR. L I CÂU H…I Th' ng Thpnh xuyên tho$ng Ch'a bao gi 1. M i ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 3 2 1 2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 2 1 3. B?n có th hoàn thành m1i vi c trong k= ho?ch hàng ngày 3 2 1 4. B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng th i h?n 3 2 1 5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng 3 2 1 6. B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot giZ lâu mIt cách nhanh chóng. 3 2 1 7. B?n có th' ng g+p khó kh%n trong vi c quy=t -Wnh xem s] làm vi c gì k= ti=p 3 2 1 8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n 3 2 1 9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 3 2 1 10. B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay và -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c chính xác 3 2 1 KuT QU. Tyng s? ;i]m c7a b n 2 K n ng qu n lý th i gian ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N • i m c a b n t 27 n 30 i m. B?n rot giYi trong vi c sBp x=p và sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p t c duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n. • i m c a b n t 24 n 26 i m. N%ng l c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han thì hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao han. • i m c a b n t 10 n 23 i m. Kh$ n%ng sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên nhân - có th sBp x=p và sn d ng th i gian h p lý han. 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian N=u b?n là ng' i -ang sn d ng th i gian c&a mình ch'a tAt thì vi c -Lu tiên mà b?n nên làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i gian c&a b?n. Hi n t?i, b?n -ang dành bao nhiêu th i gian trong ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v… Vi c phân tích cách b?n phân phAi và sn d ng th i gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n bi=t mình -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c gì - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han. NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký th i gian là mIt công c mà b?n sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i gian cho nhZng công vi c c th . Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c cái nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= nào. MIt vài sinh viên sau khi th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t -an gi$n vì tôi -ã phung phí th i gian quá nhiCu.” 3 K n ng qu n lý th i gian V!y làm th nào l!p &'c nh!t ký th i gian? B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên và cho -=n khi b?n k=t thúc công vi c làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai. M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên và có th chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n. Thm ……, ngày … tháng … n‡m ….. Th9i ;i]m 6.00 6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 …… 11.30 12.00 13.00 13.30 …….. 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 Ho t ;nng ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Th9i gian s< d>ng …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. …………. KAt quQ ; t ;@kc …………………. ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn d ng th i gian nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n. Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l' ng th i gian trong ngày làm vi c c&a chúng ta nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè … B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu? > có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian ít nhot là 3 ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian trong vòng 1 tuLn. 4 K n ng qu n lý th i gian PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c: • Phân lo?i các công vi c thành các nhóm công vi c • Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian Vi c phân lo?i công vi c thành các nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c. Thông th' ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vi c nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v …. • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n. Sau khi hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c. S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 2 và 25% th i gian còn l?i cho nhóm công vi c sA 3. Còn b?n, sau khi phân nhóm công vi c thì t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ? Nhóm 1 – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………….. ……………….% Nhóm 2 – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm 3 – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n …………………% Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ th i gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n Nhóm công vi c s 1 25% Nhóm công vi c s 1 … … ...% Nhóm công vi c s 3 25% Nhóm công vi c s 2 50% Nhóm công vi c s 3 … … ...% Nhóm công vi c s 2 … … ...% 5 K n ng qu n lý th i gian Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào? • Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p? • B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i là c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n trong giai -o?n hi n t?i? >=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt. Hãy suy ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh' • Thi u các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n cá nhân. NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng' i trong chúng ta ngh• rjng m c -ích và m c tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c và cuIc sAng c&a mình. • Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n là “Có r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, … • i4n tho i – Internet: >ây là ph'ang ti n thông tin tuy t v i nhot nh'ng chng có th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c sn d ng nó. 6 K n ng qu n lý th i gian • Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng “nói không” do s làm ng' i khác ph5t ý. • Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han 80% di n tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”. Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s]. • Trì hoãn: >ây là k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM. • …… … 5. QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p. B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian. ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh': • T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot • Làm -' c nhiCu vi c han trong mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh • Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan • Ki m soát th i gian -' c tAt han. • Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi. Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý th i gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian và ;@a ra nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng nó. 7 K n ng qu n lý th i gian PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C cLn th c hi n. Vi c xác -Wnh m c tiêu trong công vi c s] giúp chúng ta xem xét và th c hi n công vi c c&a mình mIt cách logic, và -?t hi u qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t ki m th i gian trong quá trình th c hi n công vi c -ó. B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không bi=t mình muAn -?t -' c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch hoàn thi n vi c sn d ng th i gian -Cu ph thuIc vào vi c b?n hi u rõ các m c tiêu c&a chính mình.1 1. Xác ;5nh m>c tiêu Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là vi c xác -Wnh k=t qu$ cLn -?t -' c khi ti=n hành th c hi n mIt công vi c v4i mIt giá trW hay m)c ý ngh•a nào -ó. Xác -Wnh m c tiêu nhjm: T5p trung cho công vi c quan tr1ng nhot, xác -Wnh -' c ph'ang h'4ng làm vi c, ít tAn th i gian cho nhZng vi c không quan tr1ng, h?n ch= vi c lãng phí th i gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n hành công vi c là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh m c tiêu c th cLn -?t -' c khi hoàn tot công vi c -ó. Qua -ó s] giúp chúng ta: Ch?y -ua v4i th i gian? - T5p trung vào vi c gi$i quy=t von -C chính - Xác -Wnh -' c các b'4c th c hi n hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành th c thi công vi c - T5p trung gi$i quy=t nhZng công vi c quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vi c không quan tr1ng - T?o -Ing l c phon -ou - Ti=t ki m th i gian - Gi$i quy=t -' c von -C, -?t -' c hi u qu$ cao, -?t -' c s hài lòng giZa các thành viên trong nhóm hay trong t( ch)c. M i công vi c khác nhau s] có các m c tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong - i -?t -' c chng s] khác nhau. Vi c th c hi n tMng m c tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng th i gian c th - -?t -' c. Vì v5y, m c tiêu có th -?t -' c trong kho$ng th i gian ngBn hay trong th i gian dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vi c cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình th c hi n mIt công vi c, ng' i ta th' ng chia m c tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' (m c tiêu ph ) và m1c tiêu nên có. 1 Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ 8 K n ng qu n lý th i gian 1.1 M c tiêu chính M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vi c mà chúng ta th c hi n. N=u m c tiêu này bW trì hoãn hay bW l ch h'4ng trong quá trình th c hi n thì công vi c c&a b?n không th -?t -' c giá trW mong muAn ho+c không -?t -' c hi u qu$ cao nh' -ã -C ra. Nên m c tiêu chính là m c tiêu ph$i -?t -' c trong quá trình th c thi công vi c c&a b?n. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot. - ….. 1.2 M c tiêu h tr M c tiêu h tr là các m c tiêu góp phLn h tr vi c th c hi n m tiêu chính. NhZng m c tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th' ng -' c th c hi n trong dài h?n. Các m c tiêu h tr là cLu nAi - -?t -' c m c tiêu chính. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. Các m c tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( l c han nZa trong h1c t5p,… - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n, các m c tiêu ph có th là n( l c ti=t ki m chi phí, n( l c các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,… - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, m c tiêu h tr có th là vi c tuy n -' c các Tr'dng phòng giYi, huon luy n nghi p v cho các nhân viên - góp phLn -?t -' c m c tiêu chính. - ……… 1.3 M c tiêu nên có M1c tiêu nên có là m c tiêu nhjm h tr cho vi n th c hi n m c tiêu chính tAt han. Do v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các m c tiêu chính m+c dù s] phát sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng m c tiêu này thì chúng ta v{n th c hi n -' c m c tiêu chính. Ví d : - Trong các doanh nghi p thì m1c tiêu nên có th' ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm vi c, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vi c hi n -?i s] giúp cho các nhân viên làm vi c v4i hi u suot cao han, và n=u v%n phòng làm vi c thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu không khí tAt cho nhân viên làm vi c - M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vi n -Ly -& các lo?i sách và sA l' ng nhiCu, sinh viên có -iCu ki n ti=p c5n th c ti‰n và )ng d ng lý thuy=t vào th c ti‰n th' ng xuyên han - ……… 9 K n ng qu n lý th i gian 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây: 2.1. Rõ ràng N=u m c tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu th i gian. Vì v5y m c tiêu rõ ràng s] giúp b?n th c hi n tAt công vi c -' c giao. >+c bi t, khi b?n muAn ng' i khác giúp mình th c hi n mIt công vi c nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ m c tiêu chng nh' th i gian - hoàn thành công vi c -ó. 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th Khi nào s] hoàn thành -' c m c tiêu này? Vi c xác -Wnh -' c th i gian th c hi n mIt công vi c s] giúp b?n tránh -' c vi c mot th i gian -Lu t' cho công vi c khác nh'ng không góp phLn hoàn thành m c tiêu c&a mình. 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu >iCu này s] khuy=n khích b?n n( l c th c hi n m c tiêu hay nhi m v -' c giao. N=u m c tiêu v' t ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vi c th c hi n m c tiêu -ã giao, t?o tâm lý không tAt trong khi th c hi n công vi c và gây nên s)c \. 2.4. Quan tr1ng Vi c xác -Wnh m c tiêu -?t -' c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh di n han khi hoàn thành m c tiêu này và nó s] t?o -Ing l c, kích thích b?n n( l c làm vi c tAt han trong th i gian t4i. Ng' c l?i, n=u m c tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho b?n chán n$n khi th c hi n và th' ng s] xuot hi n câu hYi: “Th c hi n vi c này - làm gì?” hay “T?i sao ph$i th c hi n vi c này, trong khi vi c làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=t qu$ -?t -' c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng xung quanh b?n. Do v5y m c tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù h p v4i nhZng -+c -i m chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing l c cho b?n hoàn thành m c tiêu mIt cách tAt nhot. N=u m c tiêu c&a b?n tách r i ho+c -i ng' c l?i v4i l i ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi Khi b?n -+t ra m c tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( l c nhiCu han - -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù h p th c ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th th c hi n -' c). N=u m c tiêu quá xa r i th c ti‰n, v' t quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n( l c -=n -âu chng không th -?t -' c m c tiêu -ó. Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t m c tiêu phù h p v4i b$n thân và có tính thách th)c, t?o -Ing l c - b?n phon -ou vu t qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng. 10 K n ng qu n lý th i gian 3. Phân lo i m>c tiêu Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai, b?n ph$i -+t cho mình nhZng m c tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có. Phân lo?i m c tiêu ra sao? Sau khi xác -Wnh -' c các m c tiêu, b?n cLn '4c l' ng th i gian th c hi n c&a tMng m c tiêu c th - xác -Wnh -' c th i gian hoàn thành tMng m c tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -' c nhZng y=u tA nào chi phAi th i gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n s] có s -iCu chpnh phù h p - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành m c tiêu. Ví d 1: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2 M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi >?t -' c 500,000USD 'u tiên tài tr bên ngoài cho nhZng kho$n m c có th chop nh5n -' c Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th) hai. Cna hàng không th phát tri n mà không có -?i lý th) hai Doanh thu hàng n%m tM các ca sd ho?t -Ing là 6 tri u USD và l i nhu5n sau thu= là 700,000USD Chính Trong bAn n%m >ào t?o David - anh ta có th -$m trách các ho?t -Ing d cna hàng th) nhot H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna hàng th) hai cho -=n khi David sŠn sàng -$m trách vi c qu$n lý cna hàng th) nhot Phát tri n dây chuyCn cung )ng có chi phí thop và -úng hgn H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng n%m C$i thi n ch'ang trình l i ích s)c khYe mà không thêm nhiCu chi phí Nên có NhZng l i ích cho s)c khYe c&a chúng ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà bán l‚ khu v c khác Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t ki m th i gian và cho nhiCu thông tin kWp th i ra quy=t -Wnh và ki m soát Phát tri n website th'ang m?i -i n tn H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu mà không cLn ph$i thêm di n tích sàn 2 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 11 K n ng qu n lý th i gian Ví d 2: XÁC UNH M‹C h1c k\ này” U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -' c lo?i khá trong M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p -úng -Bn (tham gia h1c nhóm, th' ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u rõ von -C,…) Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu (có nhZng bài t5p hay tình huAng khó, tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o các l h(ng tri th)c,…) CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu th i gian - h1c t5p, nghiên c)u chuyên môn và các l•nh v c khác Có trang thi=t bW, ph'ang ti n ph c v vi c h1c t5p (th' vi n, d ng c thí nghi m, sách, báo, internet, TV, máy tính,… H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n th c ti‰n và thu th5p -' c nhiCu dZ li u ho+c s ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có M i ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu, tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n 18h00 Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing ngoài tr i: picnic, dã ngo?i, hay xem bi u di‰n v%n ngh ,… Qua -ó cho thoy, vi c phân lo?i -úng các lo?i m c tiêu s] giúp b?n -?t -' c -iCu mong muAn v4i k=t qu$ tAt và ti=t ki m -' c th i gian. Tuy nhiên, m c tiêu th' ng là nhZng công vi c hay von -C mà b?n s] -?t -' c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s] có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài gây ra. Nên b?n cLn ph$i th' ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các m c tiêu c&a mình sao cho phù h p v4i xu th= phát tri n c&a th i -?i chng nh' phù h p v4i b$n thân b?n trong tMng th i k\ nhot -Wnh. 5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a b n b•ng cách ;$t câu h•i:3 Các m c tiêu này có còn th c t= không? Các m c tiêu này có còn phù h p không? Các m c tiêu này có còn liên quan không? N=u bY m c tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng' i khác không (tr' ng h p trong t5p th )? 3 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 12 K n ng qu n lý th i gian Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì th= mà b?n th' ng xuyên thay -(i m c tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot th i. Khi thay -(i m c tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau: NhZng thay -(i -ó s]: • Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n m c tiêu c&a b?n tM tr'4c -ó • Không nên l ch h'4ng so v4i m c tiêu ban -Lu • Không nên chuy n b?n sang mIt m c tiêu m4i hoàn toàn • Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -' c sA -ông công chúng chop nh5n 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu th i gian - gi$i quy=t nhiCu công vi c hay von -C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th' ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a công vi c. Công vi c cop bách là công vi c -òi hYi cLn -' c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vi c cop bách ch'a hƒn ph c v hay h tr cho vi c th c hi n m c tiêu hay s thành công c&a b?n trong t'ang lai. Thông th' ng m c tiêu chính -' c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop thi=t c&a các m c tiêu chính không mang tính t)c th i. Ví d : M c tiêu chính c&a b?n là -?t -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghi p. M c tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào) M c tiêu chính c&a b?n là s] làm vi c cho công ty liên doanh sau khi tAt nghi p M c tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,… M c tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghi p, sau 02 n%m h1c xong Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,… Tot c$ m c tiêu trên ph$i -' c th c hi n trong t'ang lai, không ph$i th c hi n ngay l5p t)c. Tuy nhiên, trong th c t= b?n l?i luôn bW mot th i gian và công s)c cho nhZng công vi c cop bách nh'ng không ph$i là các m c tiêu chính c&a b?n. Th' ng các m c tiêu dài h?n hay g+p ph$i von -C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu th i gian - th c hi n m c tiêu c&a mình nên không cLn ti=n hành th c hi n m c tiêu ngay l5p t)c. Ví d : Hàng tháng b?n -' c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t ki m - dành 100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên, sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s' n xe m4i và mIt sA bI ph5n khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p t c - dành trong th i gian t4i - mua quLn áo. B?n vMa nh5n -' c h1c b(ng trW giá 5 tri u -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính giá kho$ng 4,5 tri u -_ng và 0,5 tri u còn l?i s] chi tiêu vào vi c khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi b?n nh5n -' c h1c b(ng, b?n bW mot -i n tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 tri u - mua 13 K n ng qu n lý th i gian -i n tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính. Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15 b?n c&a b?n -=n m i b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C -ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café. B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng tr t) -' c kho$ng 20 phút, mIt ng' i b?n khác -=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vi n) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n mình. Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n m c tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vi c này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó l?i lãng phí th i gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa r i m c tiêu c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có l a ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay ng' i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn thAng--?o -)c xã hIi. > gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vi c c th , vi=t lWch làm vi c rõ ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vi c mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó, b?n s] thoy -' c nhZng công vi c nào liên quan -=n các m c tiêu chính và m c tiêu h tr c&a b?n, công vi c nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các m c tiêu c&a b?n. Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot khó qu$n lý -' c th i gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vi c (không quan tr1ng) c&a b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp th i m+c dù b?n -ã n( l c h=t kh$ n%ng và t5p trung công s)c - gi$i quy=t chúng. >iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bi t -' c -âu là công vi c cop bách và quan tr1ng (?), -âu là công vi c chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -' c -iCu này, b?n ph$i th' ng xuyên luy n t5p và th c hi n công vi c theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bi t -' c hai lo?i công vi c trên, b?n s] có cách bA trí th i gian mIt cách h p lý nhot chng nh' khi nào nên tM chAi nhZng công vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -' c von -C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vi c. 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên Nh5n bi=t và x=p lo?i m c tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh nghiêm túc vC vi c t5n d ng hLu h=t th i gian c&a b?n4. Tuy v5y, có mIt sA m c tiêu chính quá l4n và -òi hYi th i gian dài - hoàn thành chúng nên b?n không th tr c ti=p gi$i quy=t -' c chúng ngay, mà b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vi c c th - thu5n ti n trong qu$n lý và th c hi n tMng vi c mIt theo trình t logic. L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop? 4 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 14 K n ng qu n lý th i gian Ví d : M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi. M c tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vi c, chW s] xây -' c c%n nhà khang trang trong nIi ô TP. Long Xuyên. M c tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi. M c tiêu chính c&a b?n C' ng là sau 3 n%m làm vi c s] trd thành ki s' giYi. Các m c tiêu trên không th th c hi n -' c ngay mà cLn ph$i -' c chia ra thành nhZng nhi m v c th ph$i -?t -' c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,… Nhìn chung, vi c dùng m c tiêu - qu$n lý th i gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y b?n có th v5n d ng các b'4c sau -ây - qu$n lý th i gian hi u qu$ han: • Chia nhY m c tiêu thành nhiCu công vi c (nhi m v ) c th và kh$ thi • Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th b?n hãy ti=n hành phân lo?i nhZng công vi c -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III. M)c 'u tiên I: nhZng công vi c dành cho m c tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và quan tr1ng M)c 'u tiên II: nhZng công vi c dành cho m c tiêu h tr , -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng' c l?i, M)c 'u tiên III: nhZng công vi c cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan tr1ng lBm. • SBp x=p vi c th c hi n công vi c th5t logic, phù h p: Vi c th c hi n các công vi c theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vi c mIt cách nhWp nhàng, công vi c -' c hoàn thành tr'4c h tr công vi c sau. Ví d : Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình th c hi n có th nh' sau: Thu th5p dZ li u • L5p dàn ý (outline) • L a ch1n các ý chính • SBp x=p các ý cho m?ch l?c • Báo cáo thn (di‰n t5p) • Hi u chpnh • Báo cáo chính th)c Nh' v5y mAi quan h giZa các công vi c là ph thuIc l{n nhau, công vi c sau ph$i ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vi c tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không ph$i tot c$ các công vi c -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vi c sau s] -' c ti=n hành sau công vi c tr'4c -ó mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t ph$i ch công vi c tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th th c hi n các công vi c song song v4i nhau. Ví d : Vi c các b?n th c hi n v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr' ng, do toàn bI khuôn viên tr' ng quá l4n nên ph$i -' c chia thành nhiCu khu v c khác nhau, m i l4p hay m i khoa s] th c hi n mIt khu v c nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th th c hi n phLn vi c c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng th i gian ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p hay khoa khác m4i ti=p t c phLn vi c c&a mình. 15 K n ng qu n lý th i gian Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLn l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vi c - xác -Wnh th i -i m bBt -Lu c&a m i công vi c cho phù h p nhjm ti=t ki m th i gian. • b4c l' ng th i gian hoàn thành m i nhi m v : >ây không ph$i là mIt công vi c d‰ dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th' ng xuyên thì b?n d‰ dàng '4c l' ng th i gian - th c hi n chúng. Ví d : B?n s] rot d‰ dàng '4c l' ng kho$ng th i gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr' ng h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày. 16 K n ng qu n lý th i gian NHIYM V' VÀ TH I GIAN5 M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt tháng trong th i gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -' c quan tâm nhiCu và có hi u qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -' c ti=p t c NhiLm v> Ho t ;nng |c l@kng th9i gian (phút) Ghi chú 1 H1p lLn -Lu tiên - phân tích chi=n l' c 60 G_m Ramon, Harriet, Julie, và Peter 2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài và ng' i thuy=t trình 75 G_m tot c$ nhZng ng' i trên cIng thêm Fred 3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c chuyên -C, vi c giao ti=p và thúc -Œy nIi bI 120 4 H1p riêng tMng ng' i thuy=t trình 240 5 Tri n khai chuyên -C giao ti=p 180 6 Giám sát th c hi n 180 7 >ánh giá h5u chuyên -C 60 8 Gdi th' c$m an và món quà nhY cho tMng ng' i thuy=t trình 60 Tyng th9i gian 975 Liên quan -=n ti=p thW NhZng gì -4 làm -' c và ch'a làm -' c S? gi9: 16,25 Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l' ng -' c th i gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr' ng h p này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng' i thân c&a mình,… - '4c l' ng kho$ng th i gian t'ang -Ai h p lý cho công vi c -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh l ch tM ±10% -=n ±20% - d trù nhZng phát sinh không trông - i có th x$y ra. 5 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p 17