Tài liệu Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần máy tính hoàn long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -----[\ [\----- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HOÀN LONG SV Thực hiện: Trần Thị Thúy An MSSV: 10702001 GV Hướng Dẫn: Th.S Nguyễn Cao Tùng Thành Phố Hồ Chí Minh – Tháng 8 Năm 2011 i Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, các ứng dụng tin học nhằm phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn. Ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi chưa đưa máy tính vào. Quản lý bán hàng là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng hoá của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lại rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”. Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “ Quản Lý Hàng Hoá ”. 1    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn CÔNG TY CP MÁY TÍNH HOÀN LONG – Chi nhánh 101 Sương Nguyệt Ánh và các anh chị quản lí tại Chi nhánh 101 đã giúp đỡ cho em tìm hiểu các nghiệp vụ - qui trình bán hàng để em có thể thực hiện được đề tài này. Em xin chân thành cám ơn thầy NGUYỄN CAO TÙNG, thầy đã hỗ trợ em trong việc hệ thống lại kiến thức để có thể hoàn chỉnh đề tài. Trong suốt quá trình làm luận văn, vì kiến thức vẫn còn hạn hẹp nên sẽ không tránh khỏi những sai xót. Và vì thời gian làm khóa luận có hạn nên em không thể hiện một cách đầy đủ tính năng của Quản lí Bán Hàng, mong các thầy cô thông cảm! Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy và quý công ty để em có thể hoàn chỉnh và phát triển đề tài này vào ứng dụng trong thực tế! Xin chân thành cám ơn!                   2    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ TP.HCM, ngày .......tháng.......năm 2011 Xác nhận của GVHD 3    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ TP.HCM, ngày .......tháng.......năm 2011 Xác nhận của GVPB 4    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   MỤC LỤC       LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................... 1  LỜI CẢM ƠN..................................................................................... 2  CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ................................................ 8  I.  Giới thiệu về công ty CP Máy Tính Hoàn Long ................................................... 8  II.  Phân tích hiện trạng ............................................................................................... 9  III.  Qui trình nghiệp vụ..............................................................................................10  1.  Qui trình xử lí đơn đặt hàng của các đại lí khác ..............................................10  2.  Qui trình bán hàng ...........................................................................................12  3.  Qui trình nhập hàng hóa vào kho .....................................................................14  4.  Mô tả và thiết kế qui trình nghiệp vụ ...............................................................16  5.  Các biểu mẫu....................................................................................................18  IV.  Xác định yêu cầu tin học hóa ..............................................................................20  1.  Bộ phận bán hàng.............................................................................................20  2.  Bộ phận thu ngân .............................................................................................20  3.  Bộ phận kho .....................................................................................................21  4.  Bộ phận quản lí ................................................................................................21  CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............ 22  I.  Phân tích mức ý niệm ..........................................................................................22  1.  Mô hình ý niệm dữ liệu truyền thông ..............................................................22  2.  Mô hình ý niệm dữ liệu ....................................................................................28  5.  Mô hình ý niệm xử lí........................................................................................40  5    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   6.  Các qui tắc........................................................................................................44  II.  Phân tích mức tổ chức .........................................................................................45  1.  Mô hình tổ chức xử lí bán hàng .......................................................................45  2.  Mô hình xử lí nhập hàng ..................................................................................46  3.  Mô hình vật lí dữ liệu .............................................................. 47  CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP LUẬN & ............. 48  CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP TRÌNH ................................................. 48  I.  Tổng quan về hệ thống thông tin .........................................................................48  1.  Khái niệm hệ thống ..........................................................................................48  2.  Khái niệm hệ thống thông tin của một tổ chức ................................................49  3.  Hệ thông tin tự động hoá (HTT-TĐH) ............................................................50  II.  Giới thiệu về phương pháp phân tích MERISE ..................................................53  1.  Mặt thứ nhất .....................................................................................................53  2.  Mặt thứ hai .......................................................................................................54  3.  Mặt thứ ba ........................................................................................................54  III.  Cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 ..........................................................................54  IV.  Microsoft Visual Studio 2010 .............................................................................57  V.  Giới thiệu công cụ hỗ trợ lập trình ......................................................................58  CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN ĐỀ TÀI..........................................................................59  I.  Xây dựng cơ sở dữ liệu .......................................................................................59  II.  Sơ đồ chức năng chương trình ............................................................................60  III.  Giao diện và các chức năng thực hiện được........................................................61  1.  Các menu chính của chương trình ...................................................................61  2.  Chi tiết từng chức năng của chương trình........................................................66  IV.  Hướng dẫn cài đặt chương trình: .........................................................................76  1.  Yêu cầu chạy soucre chương trình:..................................................................76  2.  Hướng dẫn cài đặt: ...........................................................................................76  -  Tiếp tục click “Next” và chờ quá trình cài đặt hoàn tất....... 78  - Nhấn “Close” để kết thúc quá trình cài đặt: ............................... 78  CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN ............................................................... 79  6    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   I.  So sánh kết quả so với yêu cầu đề ra ...................................................................79  II.  Ưu diểm của chương trình ...................................................................................80  III.  Khuyết điểm của chương trình ............................................................................80  IV.  Hướng phát triển của chương trình .....................................................................81  TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 82      7    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI I. Giới thiệu về công ty CP Máy Tính Hoàn Long - CP Máy Tính Hoàn Long là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Công Nghệ Thông Tin tại Việt Nam. - Chuyên: o Sản xuất kinh doanh các loại máy vi tính và các loại linh kiện máy vi tính, công tác phục vụ và thay thế. o Ráp đặt và xuất khẩu các sản phẩm theo đơn đặt hàng trong và ngoài nước. o Dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng chu đáo. - Hiện tại CP Máy Tính Hoàn Long có các chi nhánh sau: o Trụ sở chính Hoàn Long Cống Quỳnh: Hoàn Long Building. Địa chỉ: 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh. o Showroom 1: Hoàn Long Sương Nguyệt Ánh – Tôn Thất Tùng. Địa chỉ: 101 Sương Nguyệt Ánh, P.Bến Thành, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh và 96B Tôn Thất Tùng, P.Bến Thành, Q.1, Tp.Hồ Chí Minh. o Showroom 2: Hoàn Long Nguyễn Thị Minh Khai. Địa chỉ: 410 B-C-D Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, Tp.Hồ Chí Minh. o Showroom 3: Hoàn Long Gò Vấp. Địa chỉ: 15 Nguyễn Oanh, P.10, Q.Gò Vấp, Tp.Hồ Chí Minh. o Hoàn Long Cần Thơ: 41 – 43 Đường 30/4, P.An Lạc, Q.Ninh Kiều, Tp.Cần Thơ. 8    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   II. Phân tích hiện trạng - Do quy mô kinh doanh được mở rộng nên công ty có nhiều chi nhánh bán hàng và mỗi chi nhánh có một kho hàng hoá riêng. - Nhìn chung, các hoạt động chính của việc quản lí bán hàng là nhập hàng về kho từ các nhà cung cấp khác nhau; sau đó hàng hoá sẽ được phân loại ra theo từng nhóm hàng và chuyển hàng từ kho lên quầy. Trong mỗi quầy sẽ trưng bày một nhóm sản phẩm nhất định để tiện cho việc quản lí và kiểm kê hàng hoá. - Các sản phẩm được bán lẻ hay bán sỉ cho những khách hàng cần mua, hoặc bán cho các đại lí khác. - Hằng ngày nhân viên bán hàng tại các quầy hàng có trách nhiệm thống kê các sản phẩm bán chạy, sản phẩm không bán chạy… Việc thống kê này chỉ mang tính tượng trưng vì việc thống kê của nhân viên là dựa vào trí nhớ của họ, khiến nhà quản lí không nhập hoặc ngừng nhập các loại sản phẩm bán chạy hoặc không bán chạy. Khiến cho lượng hàng hoá không hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. - Khi khách hàng yêu cầu một loại sản phẩm nào đó mà kho của chi nhánh đó không có hoặc hết hàng thì nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu nhân viên kho lập phiếu chuyển kho để có hàng hoá phục vụ khách hàng. 9    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   III. Qui trình nghiệp vụ 1. Qui trình xử lí đơn đặt hàng của các đại lí khác   10    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   Sơ đồ nghiệp vụ Số thứ tự hồ sơ Tên – Vai trò Số thứ tự công việc D1 Yêu cầu mua bán dài hạn: khách hàng, hoặc các đại lí bán lẻ có yêu cầu đặt hàng. T1 D2 Hợp đồng mua bán: ràng buộc hai bên kí hợp đồng phải tuân thủ thệo những điều kiện đã ghi trên hợp đồng. T1, T2 D3 Đơn đặt hàng phát sinh: khách hàng là các đại lí bán lẻ đặt hàng có nhu cầu tăng thêm số lượng so với lần đặt hàng trước. T2, T3 D4 Đơn đặt hàng: bao gồm những sản phẩm mà công ty sẽ cung cấp cho các đại lí T3 D5 Sổ thệo dõi đặt hàng: T4 Mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T1 Xử lí và thỏa thuận: xuất phát từ yêu cầu của khách. Soạn thảo các điều khoản trong hợp đồng. Trao đổi với khách về các điều khoản để soạn ra hợp đồng chính thức. NV bán hàng Chỉ có khi yêu cầu D1 D2 T2 Xem xét & kí nhận: tiếp nhận hợp đồng mua bán, xem xét và kiểm tra lại các qui định trong hợp đồng. Giám đốc chi nhánh Khi có hợp đồng D2 D2 T3 Tổng hợp và xử lí: trao đổi liên hệ với khách hàng chính thức. Photo hợp đồng thành 2 bản, 1 giữ lại phòng kinh doanh, 1 đưa cho khách. NV bán hàng Ngay khi có đơn đặt hàng D2, D3 D4 T4 Tổng kết và lưu trữ: ghi tất cả các đơn đặt hàng trong ngày, báo cáo khi cần thiết và lưu trữ lại hồ sơ. NV bán hàng Cuối ngày D4 D5 11    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   2. Qui trình bán hàng   12    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   Sơ đồ nghiệp vụ Số thứ tự hồ sơ Mô tả hồ sơ Số thứ tự công việc D4 Đơn đặt hàng: bao gồm những sản phẩm mà công ty sẽ T3, T5 cung cấp cho các đại lí. D6 Phiếu xuất: cho phép NV bán hàng, hay NV kho xuất T5, T7 hàng theo số lượng yêu cầu D7 Thẻ kho: cho phép lưu lại các phát sinh của từng kho D9 Hóa đơn tay: NV bán hàng lập hóa đơn này để khách T3, T5 mang tới bộ phận thu ngân thanh toán những sản phẩm cần mua với tên và giá của sản phẩm đã được liệt kê. T7 Mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc T5 Lập phiếu xuất hàng: căn cứ vào đơn đặt hàng D4 viết phiếu xuất cho phép NV bán hàng hoặc nhân viên kho xuất kho T7 T8 Vị trí làm Tần suất Hồ sơ việc nhập Hồ sơ xuất Khi có đơn đặt hàng D4 D6 Xuất hàng theo phiếu xuất và NV bán lưu giữ phiếu xuất hàng, NV kho Khi nhận phiếu xuất từ NV xuất hàng D6 D6 Xác nhận đủ hàng: khách Khách hàng hoặc các đại lí sẽ kiểm hàng/ Đại lí tra lại hàng thì sẽ kí nhận vào phiếu xuất Khi nhận được hàng D6 D6 NV bán hàng         13    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   3. Qui trình nhập hàng hóa vào kho       14    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   Sơ đồ nghiệp vụ STT hồ sơ Mô tả hồ sơ STT công việc D7 Thẻ kho: cho phép lưu lại các phát sinh của từng kho T10, T13 D11 Bảng kế hoạch đặt hàng: cho biết kế hoạch nhập hàng dựa theo tình hình kinh doanh của các chi nhánh. T10 D12 Sổ theo dõi mua hàng: cho phép ghi lại tất cả các loại sản phẩm đã mua theo quý, theo tháng, theo tuần. T10 D13 Đơn hàng: mẫu yêu cầu nhà cung cấp cung ứng các sản phẩm đã ghi. T10, T11 D14 Phiếu nhận hàng: do nhà cung cấp qui định. Cho biết ngày giao, số lượng và đơn giá. T11, T13 D15 Phiếu nhập kho: do bộ phận cung ứng lập để chuyển về các kho tương ứng. T11, T12 D17 Hồ sơ lưu giữ phiếu nhập: lưu giữ tất cả các phiếu nhập kho để kiểm tra đối chứng. T12 Mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T10 Lập chuyển đơn hàng: viết đơn hàng gởi đến nhà cung cấp. Cập nhật ghi lại số lượng hàng hóa đã đặt mua vào sổ theo dõi. BP cung ứng Phụ thuộc kế hoạch sản xuất D7, D11 D12, D13 T11 Tiếp nhận và kiểm hàng: nhận hàng từ phía nhà cung cấp và kiểm tra số lượng hàng hóa. Lập 2 phiếu nhập kho: 1 bản giữ lại ở phòng cung ứng, 1 bản chuyển đến kho. BP cung ứng Khi nhà cung cấp giao hàng D13 D14, D15 T13 Cập nhật theo dõi sổ chứng từ: lưu vào sổ theo dõi chứng từ để kiểm tra BP cung ứng Tổng hợp cuối ngày D14, D15 D7 15    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   4. Mô tả và thiết kế qui trình nghiệp vụ a) Nhập hàng từ nhà cung cấp - Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa. Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. b) Xuất hàng từ kho lên quầy - Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên kho chịu trách nhiệm xuất hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không. Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất. Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách nhiệm đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu trữ. Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật. c) Bán hàng - Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu; sau khi xuất hàng, hàng tồn sẽ giảm đi tương ứng. 16    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   d) Kiểm kê hàng hóa - Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho hàng hóa cần phải kiểm kê. Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nào và có trùng khớp với số lượng thực tế hay không. e) Lập các báo cáo thống kê - Tùy thuộc vào quy định của chi nhánh mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra. Các loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn, liệt kê sản phẩm bán chạy... và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp. 17    Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   5. Các biểu mẫu a. Mẫu phiếu xuất kho (Phiếu báo giá)     Số CT: 10X392 PHIẾU BÁO GIÁ   Ngày: 10/03/2011   Đơn vị: …………………..   Địa chỉ: ………………….   ĐDBH: ………………….       STT Tên hàng SL ĐV Đơn giá VAT T Tiền       Viết bằng chữ:          Phương thức thanh toán: Tiền mặt *Quý khách vui long kiểm tra tem và thiết bị trước khi rời khỏi quầy xuất hàng. ồ Đã kiểm và nhận đủ hàng Thủ kho 18    Người giao Trưởng kho Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thuý An   b. Mẫu phiếu nhập kho     PHIẾU NHẬP KHO     Số CT: 11CK016 Ngày: 11/03/2011  NHẬP VÀO KHO: ………………………. STT Tên hàng Người giao ĐV SL Người nhận 19    Đơn giá VAT T Tiền Người đề xuất