Tài liệu Tài liệu tin học ôn thi công chức phần word

Tài liệu tin học ôn thi công chức phần Word PHẦN 1. HỆ ĐIỀU HÀNH MS WINDOWS XP 1. GIỚI THIỆU CHUNG Hệ điều hành Windows là hệ điều hành đa nhiệm do hãng Microsoft sản xuất dùng cho các máy vi tính. Hiện nay Windows được dùng rộng rãi trên khắp thế giới do tính dễ học, dễ sử dụng hơn DOS nhờ giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, hộp thoại và các biểu tượng. Windows được hãng Microsoft công bố lần đầu vào năm 1985, tới nay nó đã được phát triển qua nhiều phiên bản: Windows 3.x, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, WindowsVista, Windows 7. Trong tài liệu này chúng tôi giới thiệu hệ điều hành Windows trên nền của Windows XP. Ra đời năm 2001, hệ điều hành Windows XP là sự kết hợp xuất sắc giữa độ an toàn, độ tin cậy của hệ điều hành Windows 2000 và khả năng tương thích của hệ điều hành Windows 98. Trong số những tính năng mới của hệ điều hành Windows XP, các công cụ bảo mật cho phép người dùng giữ cho máy tính an toàn hơn và các công nghệ mới hoạt động ở chế độ nền cho phép máy tính hoạt động hiệu quả và tin cậy hơn. Windows XP có các phiên bản: Windows XP Home Edition dành cho người dùng gia đình, Windows XP Profesional thêm các tính năng quản lý, bảo mật dành cho quản trị hệ thống..., còn Windows XP Media Center Edition thêm các tính năng media hỗ trợ người dùng có thể nghe nhạc và xem DVD. 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN CỦA WINDOWS XP 2.1. Khởi động Windows XP Trong hầu hết các hệ thống Windows XP tự khởi động khi người sử dụng bật máy. Trường hợp cài đặt Windows XP cho nhiều cấu hình thì một câu hỏi lựa chọn cấu hình sẽ xuất hiện trước khi Windows XP khởi động. Nếu thiết lập cấu hình Windows cho nhiều người sử dụng hoặc có kết nối với mạng máy tính thì sẽ thấy hộp thoại đăng nhập mạng xuất hiện. Người dùng có thể sẽ phải chọn tên người sử dụng và gõ vào mật khẩu (password) để vào màn hình làm việc. 2.2. Thao tác với biểu tượng và cửa sổ 2.2.1. Biểu tượng Biểu tượng (icon) là một hình ảnh đồ hoạ thu nhỏ (picture) biểu diễn cho một chương trình, thiết bị, thư mục hoặc tệp trong Windows. 2.2.2. Cửa sổ Cửa sổ là một vùng trên màn hình để hiển thị thông tin của một chương trình đang thực hiện hoặc nội dung của một thư mục. Trong Windows XP, người dùng có thể mở cùng lúc nhiều cửa sổ. Hinh 1. 1: Giao diện của cửa sổ 2.2.2.1. Các thành phần chính của một cửa sổ Nút menu hệ thống: gồm các lệnh có thể sử dụng để di chuyển, thay đổi kích thước và đóng cửa sổ. Kích hoạt menu hệ thống bằng cách kích chuột vào nút menu hệ thống hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+SpaceBar. Thanh tiêu đề: Trên thanh tiêu đề có thể là tên của cửa sổ, đường dẫn tới thư mục (nếu cửa sổ chứa thông tin về thư mục) hoặc tên của chương trình (nếu là cửa sổ chương trình). Thanh menu: Gồm các lệnh của hệ điều hành (hoặc chương trình) ở dạng menu (thực đơn, hay trình đơn - theo như cách gọi của một số tài liệu khác). Gọi đến các lệnh này bằng cách chọn các mục trong các mức (hay cấp) menu cho tới khi đến cấp cuối cùng. Menu mức cao hơn được gọi là menu ở mức cha (có dấu „ bên cạnh). Menu mức thấp hơn được gọi là menu ở mức con (hay menu con). Lệnh bị mờ là lệnh không thể chọn tại thời điểm hiện tại. Lệnh có dấu ... sẽ mở tiếp một hộp thoại. Kí tự gạch chân trong lệnh: là phím nóng có thể chọn bằng bàn phím. Thanh công cụ: Gồm một số biểu tượng lệnh thông dụng. Gọi đến các lệnh này bằng cách kích chuột trên nút lệnh tương ứng. TaskPane: Chứa các lệnh thường sử dụng. Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ về một biểu tượng nằm trên thanh tác vụ (Taskbar xem trong phần Màn hình giao tiếp của Windows XP). Nút Maximize/Restore: Phóng to kích thước cửa sổ hiện thời lên toàn bộ màn hình (maximize) hoặc đưa cửa sổ về trạng thái ban đầu (restore) 2 Nút Close: Đóng cửa sổ hiện thời. Với cửa sổ chương trình, nút Close có tác dụng kết thúc chương trình. Vùng làm việc: Là vùng chứa nội dung của cửa sổ. Với cửa sổ chương trình, các thông tin và thao tác với chương trình được diễn ra trong vùng làm việc. Thanh cuộn: Được dùng dịch chuyển để xem các phần còn khuất trên màn hình. Có thể có thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang. Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về thư mục hoặc chương trình. 2.2.2.2. Các thao tác với cửa sổ Di chuyển cửa sổ: Thực hiện bằng cách đưa con trỏ chuột đến thanh tiêu đề và rê chuột để di chuyển cả cửa sổ. Hoặc kích chuột tại menu hệ thống, chọn mục Move sau đó dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển của sổ. Thay đổi kích thước cửa sổ: Thực hiện bằng cách đưa con trỏ chuột đến một trong các cạnh hoặc góc của cửa sổ và rê chuột để thay đổi kích thước. Hoặc kích chuột tại menu hệ thống, chọn mục Size sau đó dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi, kết thúc ấn phím Enter. Phóng to/Thu nhỏ/Khôi phục kích thước cửa sổ: Thực hiện bằng cách kích chuột trên các nút chức năng tương ứng ở góc trên phải của cửa sổ, hoặc chọn các lệnh trong menu hệ thống. Chuyển cửa sổ làm việc hiện thời: Kích chuột trên vùng cửa sổ định chuyển tới trong trường hợp nhìn thấy một phần của cửa sổ này. Hoặc kích chuột vào tên của cửa sổ trên thanh tác vụ của màn hình. Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+Tab để duyệt lần lượt qua các cửa sổ đang mở và dừng lại ở cửa sổ cần làm việc. Sắp xếp các cửa sổ đang mở: Để sắp xếp các cửa sổ ta kích chuột phải trên vùng trống còn lại của thanh tác vụ và chọn các mục menu tương ứng với các kiểu sắp xếp sau: Cascade Windows: một phần các cửa sổ chồng lên nhau theo kiểu như ngói lợp, cửa sổ đầu tiên nằm ở góc trên trái màn hình. Tile Windows Horizontally: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều ngang của màn hình. Tile Windows Vertically: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều dọc của màn hình. Đóng cửa sổ hiện thời: Thực hiện theo một trong các cách sau: Kích chuột tại nút Close cửa sổ trên thanh tiêu đề. 3 Hoặc kích chuột tại nút menu hệ thống và chọn mục Close. Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+F4. 2.3. Màn hình giao tiếp của Windows XP Màn hình giao tiếp (desktop) của Windows XP là vùng làm việc lớn nhất trên màn hình máy tính. Tuỳ thuộc vào từng máy tính và từng cách cài đặt, màn hình giao tiếp của Windows XP có thể khác nhau. Dưới đây là màn hình thường gặp nhất sau khi cài đặt Windows XP theo chế độ chuẩn. Hinh 1. 2 Màn hình Desktop Các thành phần chủ yếu của màn hình giao tiếp bao gồm: - Các biểu tượng chương trình hoặc thư mục. Các biểu tượng chủ yếu trong màn hình giao tiếp của Windows XP là :  My computer: biểu tượng của tài nguyên có trên máy tính.  My Network places: biểu tượng của tài nguyên mạng.  Recycle bin: là nơi chứa tạm thời các tệp bị xoá trong Windows trước khi bị xoá vĩnh viễn khỏi máy tính. - Thanh tác vụ (taskbar): nằm ở đáy của màn hình. Thanh tác vụ được chia thành 3 vùng : Hinh 1. 3 Thanh tác vụ  Vùng chứa các chương trình thường sử dụng: nằm phía bên trái, ngay sau nút Start.  Vùng chứa các biểu tượng cửa sổ đang mở.  Vùng chứa một số biểu tượng chương trình mang tính phục vụ đang chạy (System tray) - Nút Start: là thành phần quan trọng nhất của màn hình giao tiếp, nằm ở bên trái thanh tác vụ. 4 2.4. Nút Start Khi kích chuột vào nút Start, một menu xuất hiện cho phép người dùng tiến hành mọi thao tác với Windows XP, như khởi động các chương trình, thực hiện lệnh, thiết lập các thông số cho Windows, thay đổi thành phần tài nguyên trên máy tính, mở văn bản, tìm kiếm, trợ giúp,.... tắt máy cũng bắt đầu từ menu Start. 2.4.1. All Programs Trong mục All Programs của menu Start là danh sách các nhóm chương trình và chương trình được cài đặt trên Windows. Để khởi động chương trình, hãy kích chuột vào nút Start, chọn mục All Programs và chọn chương trình định khởi động. Nếu chương trình này thuộc vào một nhóm chương trình, hãy chọn dần các nhóm chương trình chứa nó để đi đến vị trí đặt chương trình. Lưu ý: Vị trí của chương trình trong menu Start khác với vị trí của chương trình trong ổ đĩa. Chương trình trong menu Start chỉ là biểu tượng trỏ đến tệp chương trình nằm trong ổ đĩa. Sau khi chương trình được khởi động, Windows sẽ mở một cửa sổ mới dành cho chương trình và biểu tượng của chương trình sẽ nằm trên thanh tác vụ. Người dùng có thể nhanh chóng chuyển sang chương trình khác bằng cách kích chuột trên biểu tượng này, hoặc duyệt qua các cửa sổ chương trình và thư mục đang mở bằng cách gõ Alt+Tab. Kết thúc chương trình bằng cách đóng cửa sổ chứa chương trình (xem trong phần khái niệm về cửa sổ). 2.4.2. My Documents Khi kích chuột tại mục My Documents của menu Start thì cửa sổ thư mục My Documents sẽ được mở ra. Trong thư mục này thường có các thư mục con: Thư mục My Music chứa các tệp âm nhạc, tệp video. Thư mục My Pictues chứa các tệp hình ảnh của Windows quản lý. 2.4.3. My Recent Documents My Recent Documents gồm danh sách các tệp được truy cập gần nhất. Người sử dụng có thể mở lại các tệp này bằng cách kích chuột vào nút Start, chọn My Recent Documents và kích chuột lên tên tệp định mở. Windows XP sẽ khởi động chương trình liên kết (associated) với tệp (thường là qua phần mở rộng của tên tệp) và mở tệp đã chọn. 2.4.4. Control Panel Trong mục Control Panel của menu Start là các thành phần hệ thống của máy tính và của Windows. Người dùng có thể thiết lập và thay đổi các thông số cho Windows thông qua mục này. Để mở cửa sổ Control Panel, ta chọn mục Control Panel từ menu Start 5 Hinh 1. 4 Cửa sổ Control Panel Sau đây là một số mục cơ bản: Appearance and Themes: Thay đổi các tham số hiển thị của màn hình (Themes, Desktop, Screen Saver…) + Themes: Thay đổi chế độ hiển thị của cửa sổ. + Desktop: Thay đổi hình ảnh nền của màn hình. + Screen Saver: Thay đổi chế độ nghỉ của màn hình (hình ảnh, thời gian…). + Appearance: Thay đổi màu, font chữ, kích cỡ chữ của hệ giao tiếp người dùng Windows, chọn mẫu trong ô Scheme. Hinh 1. 5 Hộp thoại Display Properties + Settings: Thay đổi độ phân giải của màn hình. Kích chuột vào thanh trượt Screen Resolution để tay đổi độ phân giải từ 800x600 đến 128x800 pixels (tuỳ loại màn hình). Chọn vào mục Color quality để chọn chế độ màu 32 bit hoặc 16 bit. Add or remove Program: Cài đặt và gỡ bỏ các chương trình ứng dụng. Hinh 1. 6: hộp thoại Add or Remove Programs  Change or remove Programs: Thay đổi hoặc gỡ bỏ chương trình 6 ứng dụng, muốn gỡ bỏ chương trình nào ta có thể chọn tên chương trình đó rồi chọn nút Remove.  Add new program: Cài đặt một chương trình ứng dụng mới.  Add/Remove: Cài đặt mới hoặc gỡ bỏ chương trình. Date, Time, Language, and Regional Options: Tuỳ biến về thời gian, ngôn ngữ và định dạng cách hiển thị số, ngày, giờ. Windows ngầm định dấu chấm để ngăn cách phần thập phân, dấu phẩy để ngăn cách phần nghìn, dấu $ để biểu diễn tiền tệ, dạng tháng/ngày/năm để biểu diễn ngày tháng. Để thay đổi cách dùng dấu chấm ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy ngăn cách phần thập phân hoặc biểu diễn ngày, giờ, tiền tệ theo kiểu tiếng Việt trong hộp thoại Regional and Language Options ta chọn vào nút Customize và mô tả như sau: Hinh 1. 7: hộp thoại căn chỉnh định dạng trong hệ điều hành Network and Internet Connections Sounds, Speech, and Audio Devices Printers and Other Hardware User Accounts Cài đặt, thay đổi các thông số về truy cập mạng. Cài đặt, thay đổi các thông số về các thiết bị âm thanh. Cài đặt và thay đổi thông số về máy in và các thiết bị ngoại vi khác. Tạo mới và thay đổi tên, mật khẩu của người được phép truy cập máy. 2.4.5. Help and Support Trong mục này là các thông tin trợ giúp của Microsoft dành cho người sử dụng. Các thông tin trợ giúp được cung cấp ở nhiều dạng khác nhau (văn bản, danh mục, âm thanh, hình ảnh, video hướng dẫn,...), cho phép người dùng tìm kiếm nhanh nhất các 7 thông tin cần thiết. Đặc biệt, phần trợ giúp giải quyết sự cố (Troubleshooting) sẽ hướng dẫn người dùng qua từng bước để giải quyết phần lớn các trục trặc đối với cả phần cứng và phần mềm gặp phải trong quá trình làm việc. 2.4.6. Search Mục Search trong menu Start cho phép người dùng tìm kiếm các thư mục, tệp, các máy tính hiện đang đăng nhập trong mạng, thậm chí cả các thư điện tử có trên máy. Việc tìm kiếm dựa trên nhiều thông số khác nhau, thông thường nhất là tìm kiếm qua tên của đối tượng. Windows XP có một cơ chế tìm khá mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo các nhóm từ thay thế khá rộng rãi. Hộp thoại Search results có hai phần, bên trái cho phép người dùng chọn các tham số khi tìm kiếm: Tệp hình ảnh/ âm nhạc/ video/ tệp văn bản word/ máy tính… Hinh 1. 8: chức năng tìm kiếm Thường hay sử dụng nhất là mục All Files and folders, khi đó người dùng lại chọn tiếp các tham số như:  All or part of the file name: Gõ tên tệp muốn tìm, có thể dùng các ký hiệu thay thế.  A word or phrace in the file: Một từ hoặc ký hiệu có trong tên tệp.  Look in: Nơi cần tìm, tên ổ đĩa/ tên thư mục.  When was it modified?: Tìm theo cấu trúc.  What size is it?:Tìm theo kích thước của tệp. Sau khi chọn các tham số thì chọn nút Search. Phần bên phải của hộp thoại sẽ hiển thị danh sách các tệp và thư mục đã tìm thấy. 2.4.7. Run Đây là một công cụ khá linh hoạt của Windows XP, cho phép người sử dụng khởi động chương trình chưa được đăng ký trước với Windows XP thông qua câu lệnh chạy tệp chương trình của WINDOW. 8 Tại ô Open người dùng gõ đường dẫn dạng đầy đủ (đường dẫn tuyệt đối) và tên tệp cần thực hiện. Nếu không nhớ đường dẫn ta chọn nút Browse tìm đến tệp cần thực hiện, khi đó lệnh sẽ được tự động điền vào ô Open. 2.4.8. Log Off Mục Log Off của Windows XP cho phép người dùng đóng tất cả các ứng dụng đang mở để rời mạng với tên người dùng hiện thời và đăng nhập lại mạng với tên của một người dùng khác. Lưu ý : Log Off chỉ đóng các chương trình ứng dụng chứ không đóng các tệp hệ thống đang mở trong Window. Vì thế sau khi Log Off không tắt máy tính mà phải đăng nhập lại với một tên người dùng. 2.4.9. Turn Off Computer Mục này cho phép người dùng đóng tất cả các chương trình, kể cả các tệp hệ thống của Windows XP. Hinh 1. 9: hộp thoại Turn off Computer  Tắt máy: Chọn Turn Off.  Khởi động lại máy: Chọn mục Restart. Lưu ý : để bảo đảm an toàn cho máy tính và Windows XP, người dùng chỉ được tắt máy sau khi đã đóng chương trình bằng lệnh Start Turn Off Computer  Turn Off. 2.5. Các thao tác trong My Computer Bên trong cửa sổ My computer là các tài nguyên đang có trên máy tính. Bằng cửa sổ này, người dùng có thể truy cập vào các ổ đĩa, thiết lập lại các thông số trên máy tính, và kết nối với các máy tính khác ở xa, chia xẻ ổ đĩa để dùng chung trên mạng,... Tuy nhiên, như đã nói ở phần trên, các thao tác liên quan đến hệ thống thường yêu cầu người dùng phải có những hiểu biết khá sâu về máy tính và Windows XP, nên trong phần này, chúng tôi chỉ tập trung giới thiệu về nhiệm vụ quản lý ổ đĩa, tệp và thư mục trong My Computer. Đây là nhiệm vụ gặp thường xuyên trong hoạt động hàng ngày khi làm việc với máy tính. 2.5.1. Tạo thư mục mới - Sử dụng cửa sổ My Computer để đến vị trí thư mục định tạo thư mục con. - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu File  New  Folder 9  Kích chuột phải vào vùng trống trong vùng làm việc của cửa sổ, chọn mục New  Folder trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột.  Kích chuột tại mục Make a new folder trên Task Pane. - Gõ vào tên của thư mục. 2.5.2. Sao chép tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My Computer để đến vị trí tệp hay thư mục định sao chép. - Chọn các tệp và thư mục cần sao chép bằng cách:  Nếu chọn một tệp (hoặc thư mục) thì kích chuột vào tên tệp (thư mục).  Nếu chọn nhiều tệp và thư mục liên tiếp nhau thì kích chuột tại tên tệp (thư mục) đầu tiên trong danh sách, sau đó giữ phím Shift đồng thời kích chuột tại tên tệp (thư mục) cuối cùng trong danh sách.  Nếu chọn nhiều tệp và thư mục không liên tiếp nhau thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục cần chọn.  Nếu muốn bỏ chọn tệp hay thư mục đã chọn thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục đó.  Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu Edit  chọn mục Copy  Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Copy trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột.  Kích chuột tại mục Copy this file (hoặc Copy the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane  Ấn tổ hợp phím Ctrl+C Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn đã được sao chép vào bộ nhớ (clipboard). - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục. - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu Edit  chọn mục Paste  Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột.  Ấn tổ hợp phím Ctrl+V Khi đó, các tệp và thư mục sẽ được dán từ bộ nhớ (clipboard) vào thư mục hiện thời. Chú ý: Trong trường hợp cần sao chép đến những nơi đặc biệt như thư mục My Documents, Desktop, ổ đĩa khác ... có thể sử dụng cách sau: - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục). - Chọn các tệp và thư mục cần thực hiện. 10 - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu File  Send To  Chọn nơi cần chuyển đến.  Kích chuột phải trên vùng đã chọn  Send To  Chọn nơi cần chuyển đến ở menu hiện ra. 2.5.3. Di chuyển tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp hay thư mục định chuyển. - Chọn các tệp và thư mục cần di chuyển. - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu Edit  chọn mục Cut  Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Cut trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột.  Kích chuột tại mục Move this file (hoặc Move the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane  Ấn tổ hợp phím Ctrl+X Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn được chuyển vào bộ nhớ (clipboard). - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục. - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu Edit  chọn mục Paste  Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V  Khi đó, các tệp và thư mục sẽ được dán từ bộ nhớ (clipboard) vào thư mục hiện thời. 2.5.4. Đổi tên tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định đổi tên. - Chọn tệp (thư mục) cần đổi tên bằng cách kích chuột vào tên tệp (thư mục). - Chọn một trong những cách sau:  Thực hiện menu File  chọn mục Rename  Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Rename trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột  Kích chuột tại mục Rename this file trên TaskPane  Kích chuột thêm một lần nữa vào tên tệp hay thư mục (hoặc ấn phím F2). Lưu ý: nếu thời gian kích chuột giữa 2 lần quá ngắn, Windows XP sẽ hiểu là kích kép chuột và khởi động chương trình liên kết với tệp (nếu tệp không phải tệp chương 11 trình), hoặc khởi động chương trình (nếu tệp là tệp chương trình), hoặc mở cửa sổ nếu là thư mục. Khi đó, con trỏ soạn thảo sẽ xuất hiện trong ô tên tệp (thư mục) để cho phép sửa đổi tên tệp. Gõ tên tệp mới và ấn Enter (hoặc kích chuột ra ngoài ô tên tệp) để kết thúc. 2.5.5. Xoá tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định xoá. - Chọn các tệp và thư mục cần xoá. - Xoá tệp bằng một trong các cách sau:  Thực hiện menu File  chọn mục Delete  Kích chuột phải và chọn mục Delete trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột.  Kích chuột tại mục Delete this file (hoặc Delete the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane  Gõ phím Delete trên bàn phím. Thông thường, Windows XP sẽ hỏi lại để khẳng định trước khi xoá tệp (chuyển vào trong Recycle Bin) như sau: Hinh 1. 10 xác nhận thao tác xóa Bạn chọn Yes để khẳng định sẽ xoá các tệp và thư mục đã chọn. Nếu muốn huỷ bỏ lệnh xoá thì chọn No. 2.6. Cửa sổ Windows Explore Bằng cửa sổ này, người dùng có thể quản lý ổ đĩa, tệp và thư mục như trong cửa sổ My Computer. Để mở cửa sổ Windows Explore ta có thể thực hiện theo một trong những cách sau:  Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer  chọn Explore  Kích chuột phải vào menu Start  chọn Explore  Kích chuột phải vào biểu tượng tệp hoặc thư mục bất kỳ trong cửa sổ My Computer  chọn Explore 12 Hinh 1. 11 Giao diện Exprorer Cửa sổ được chia làm hai phần: - Phần bên trái gồm biểu tượng thư mục My Documents, My Computer và My Network Places. Bên cạnh các biểu tượng có các dầu trừ (-) hoặc cộng (+). Dầu trừ (-) biểu diễn cây của mục đó đã được hiển thị hết, dấu cộng biểu diễn trong mục đó còn có các mục con. Muốn hiển thị cây của mục nào thì chọn vào mục đó hoặc dấu cộng (+), khi không hiển thị nữa thì chọn vào dấu trừ (-). - Phần bên phải hiển thị các mục có trong mục được chọn ở phần bên trái. Có thể chọn cách hiển thị các đối tượng này trên menu View hoặc nút Views trên thanh công cụ. Trong cửa sổ này người dùng có thể thực hiện các thao tác quản lý tệp và thư mục như trong cửa sổ My Computer. Riêng thao tác chuyển tệp/thư mục có thể thực hiện bằng cách chọn đối tượng cần chuyển bên phải, giữ phím trái và di chuột sang thư mục ở phần bên trái. Chú ý: khi thực hiện cần phải nhìn thấy các đối tượng cần chuyển và nơi cần chuyển đến. 13 PHẦN 2. HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD 2007 Bài 1 - Giới thiệu hệ soạn thảo, giao diện, các thao tác nhập văn bản 1 Mục tiêu Giúp học viên có kỹ năng sử dụng hệ soạn thảo để soạn thảo các loại văn bản thông dung khác nhau bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản học thuật, các thông báo, tờ rơi .v.v…. 2 Tổng quan hệ soạn thảo MS Word 2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo Hệ soạn thảo là một chương trình hay bộ chương trình để cho phép người sử dụng dùng máy tính như một công cụ nhập, lưu trữ và in ấn các văn bản. Đã có rất nhiều hệ soạn thảo văn bản trên máy tính ra đời như: NE, Bked, Word Perfect, Notepad, WordPad, Microsoft Word,... Hiện nay, hệ soạn thảo được sử dụng phổ biến là hệ soạn thảo MS word. MS Word được Microsoft giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 cho các máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS. Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành, MS Word đã trải qua các phiên bản:  MS Word for Window 3.x  MS Word for Window 95  MS Word for Window 98  MS Word 2000  MS Word XP  MS Word 2003 ...  MS Word 2007  MS word 2010 Ở các phiên bản đầu, MS Word được Microsoft xây dựng như một phần mềm riêng biệt, còn trong các phiên bản gần đây, MS Word được tổ hợp với một số chương trình ứng dụng phổ biến khác của Microsoft như MS Excel, MS PowerPoint,... thành một bộ phần mềm chuyên dùng cho công tác văn phòng, lấy tên là Microsoft Office (MS office). Để có hệ soạn thảo trên máy tính, chung ta phải cài đặt bộ công cụ văn phòng MS office. Hiện nay phiên bản được sử dụng phổ biến là MS word 2007. Chúng tôi trình bày và hướng dẫn trên MS word 2007 từ các kiến thức đó học viên có thể sử dụng thành thạo MS word 2010. Các đặc điểm của hệ soạn thảo MS word 2007: 14  Giao diện thân thiện với người sử dụng  Chứa đầy đủ chức năng của hệ soạn thảo  Cung cấp nhiều công cụ trợ giúp việc soạn thảo 2.2 Các bước soạn thảo văn bản Nhập văn bản và lưu trữ văn bản: Chính là quá trình đánh máy nội dung văn bản và lưu trữ nó lâu dài trên máy tính. Trong các hệ soạn thảo văn bản, mỗi văn bản được coi như một tệp, gọi là tệp văn bản. Muốn lưu trữ chúng lâu dài, ta phải thực hiện thao tác ghi tệp văn bản lên các thiết bị nhớ ngoài. Chú ý: Nhập luôn cần phải đi kèm với lưu trữ để tránh các sự cố trong quá trình soạn thảo. Hiệu chỉnh văn bản: Thực chất là việc soát lỗi của quá trình nhập văn bản. Hầu hết các hệ soạn thảo văn bản đều cung cấp cho người dùng nhiều công cụ tìm kiếm và sửa lỗi rất hữu ích. Với các văn bản tiếng Anh, ta có thể sử dụng các tiện ích như: kiểm tra và sửa lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp Spelling and Grammar, tự động sửa lỗi Auto Correct,... Với các văn bản tiếng Việt, có thể sử dụng tiện ích VietSpell. Trình bày văn bản: là quá trình trang trí văn bản theo mục đích và ý muốn của người sử dụng. Hầu hết các hệ soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tương đối mạnh, cho phép người sử dụng tạo ra các bản in mang tính chuyên nghiệp cao. Chú ý: Định dạng văn bản là một trong những công việc trình bày băn bản. Đưa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thường các hệ soạn thảo văn bản đều có công cụ cho phép xem văn bản trước khi in. Công cụ này cho phép người dùng kiểm tra lại lần cuối kết quả của quá trình soạn thảo, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản, trước khi in văn bản ra giấy. 3 Giới thiệu cách khởi động và thoát 3.1 Khởi động Để khởi động chương trình, người dùng có thể sử dụng một trong những cách sau: Kích chuột tại biểu tượng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành Windows. Thực hiện kích chuột như sau: Start\All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Word 2007. Kích chuột tại nút Start, sau đó chọn mục Run, gõ vào đường dẫn tới tệp chương trình: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\WINWORD.exe hoặc từ khóa chương trình WINWORD, chọn OK 15 Hình 2. 1 Hộp thoại RUN khi mở MS Word 3.2 Thoát hệ soạn thảo Do hệ soạn thảo MS word có giao diện là một cửa sổ (windows), do đó ta có thể sử dụng các cách chung đóng cửa sổ để thoát khỏi hệ soạn thảo như:  Sử dụng phím tắt ALT+F4  Nút tắt cửa sổ ( nằm ở phía phải thanh tiêu đề)  Ngoài ra ta còn có cách sử dụng lệnh trên nút Microsoft Office: Microsoft Office \ Exit Word Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo: Hình 2. 2 Thông báo khi thoát khỏi hệ soạn thảo Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng văn bản, trở lại màn hình soạn thảo. 16 4 Giới thiệu về giao diện MS WORD 2007 4.1 Các thành phần về giao diện Hình 2. 3 Giao diện của MS Word Sau khi khởi động chương trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word 2007 bao gồm các thành phần cơ bản sau: 1 - Nút lệnh Microsoft Office: Chứa các lệnh và thao tác cơ bản hỗ trợ quản lý tệp văn bản 2 – Thanh Quick Access Toolbar: chứa các lệnh người dùng thường xuyên sử dụng 3- Thanh tiêu đề (title Bar): chứa tên tệp văn bản và các nút phóng to toàn bộ màn hình, thu nhỏ hệ soạn thảo xuống thanh taskbar, nút đóng cửa sổ 4- Thanh Ribbon: Chứa những lệnh thông dụng được tổ chức, bố trí hợp lý nhằm tránh phải tìm kiếm các thao tác trong thanh thực đơn như các phiên bản hệ soạn thảo trước đó: Thanh Ribbon bao gồm các thành phần sau: 1. 5- Thẻ (TAB): có 7 thẻ cơ bản, mỗi thẻ đại điện cho một chức năng khi soạn thảo văn bản 2. 6 – Nhóm (Group): mỗi thẻ bao gồm nhiều nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh chứa tập hợp các lệnh và các thao tác có quan hệ mật thiết với nhau. 3. Tại phía dưới bên phải mỗi Group chứa biểu tượng (tên gọi nút mở hộp thoại – Dialog Box Laucher) dùng để mở hộp thoại chứa các lệnh, hoặc thao tác liên quan đến các lệnh trong nhóm được chứa dưới dạng hộp thoại giống như các phiên bản hệ soạn thảo trước đó. 17 Hình 2. 4: Nút mở hộp thoại Trong phiên bản MS Word 2007 có những thẻ chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi chúng cần được sử dụng. Giả sử khi bạn muốn định dạng bức ảnh vừa đươc chèn vào trong văn bản, khi bạn chọn bức ảnh trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Picture tools/ format chứa những thao tác cần thiết để định dạng ảnh. Khi không làm việc với ảnh thanh này sẽ biến mất. Mỗi thao tác trên thanh Ribbon được lựa chọn rất cẩn thận, dựa trên các nghiên cứu về tần xuất sử dụng của người dùng. Ví dụ thẻ Home chứa các lệnh có tần xuất xử dụng nhiều nhất (nhóm lệnh định dạng Font, định dạng đoạn văn bản) nên luôn xuất hiện đầu tiên ở giao diện. 7 – Thước kẻ (rules): trong giao diện MS Word 2007 có hai thước kẻ : thước dọc và thước ngang để căn chỉnh kích thước của văn bản. 8 – Thanh cuộn (scroll Bar): sử dụng thanh cuộn để di chuyển vùng làm việc hiển thị các phần bị che khuất. 9- Vùng nhập văn bản (Editing Area): là vùng lớn nhất của giao diện, là nơi người dùng nhập, xem, chỉnh sửa văn bản. 10 – Thanh trạng thái (status bar): chứa các thông tin về trạng thái của văn bản. 18 Hình 2. 5: thực đơn ngữ cảnh & thanh công cụ mini Khi người sử dụng chọn đối tượng soạn thảo và click chuột phải, tại vị trí click chuột xuất hiện thêm 2 thành phần: 1. Thực đơn ngữ cảnh: kế thừa tử các phiên bản trước đó chứa các lệnh thường sư dụng dưới dạng thực đơn. 2. Thanh công cụ mini: đây là thành phần mới của MS word 2007 chứa các lệnh thường sử dụng tại trường hợp đó dưới dạng thanh công cụ. 4.2 Giới thiệu các chế độ hiển thị văn bản của MS word MS Word 2007 cho phép hiển thị văn bản theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào công việc và mục đích của người sử dụng. Các kiểu hiển thị trong MS Word 2007 Draft: văn bản chỉ hiện thị phần ký tự, cửa sổ hiển thị văn bản chỉ có một thước ngang và giữa các trang chỉ có dấu hiệu phân trang. Web Layout: văn bản hiển thị dưới dạng trang web, giao diện chỉ có một thước ngang. Văn bản không được phân trang theo trang giấy in. Print Layout: Văn bản hiện thị dưới dạng bản in. Cửa sổ hiển thị văn bản có đủ cả thước dọc và thước ngang. Văn bản được phân trang theo trang giấy in. Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước, chỉ thích hợp trong trường hợp thể hiện những văn bản dài, có nhiều cấp độ. Full Screen Reading: Văn bản hiển thị dưới dạng quyển sách đang mở thích hợp khi người sử dụng đọc văn bản. Cửa sổ giao diện không có thước, và thanh cuộn ngang. Văn bản dược phân trang theo kiểu trang sách. Thay đổi các chế độ hiển thị Có hai cách thực hiện Bằng các lệnh trên thanh Ribbon Chọn thẻ View\chọn các chế độ hiển thị trong nhóm Document Views. 19 Hình 2. 6: thay đổi chế độ hiển thị văn bản Bằng biểu tượng trên thanh trạng thái Các biểu tượng các kiểu hiển thị nằm phía bên phải thanh trạng thái . Ngoài ra MS word 2007 còn cung cấp một số tùy chọn hiển thị giao diện như:  Ruler: ẩn/ hiện thước kẻ  Document Map: ẩn/ hiện cấu trúc văn bản.  Gridlines: ẩn/ hiện lưới văn bản  Thumbnails: ẩn/ hiện chức năng quản lý văn bản theo trang  Message Bar : ẩn/hiện chức năng hiển thị thông tin ngầm trong văn bản Để ẩn hiện các tùy chọn này người sử dụng tích vào các biểu tượng tương ứng trong nhóm show/Hide trên thẻ View Hình 2. 7: Nhóm Show/Hide trong thẻ View 5 Nhập văn bản 5.1 Một số chú ý khi nhập văn bản Để soạn thảo văn bản chính xác ta cần ghi nhớ một số chú ý sau: Thiết lập môi trường soạn thảo: soạn thảo tiếng Anh thì tuân theo mặc định của hệ soạn thảo. Soạn thảo tiếng Việt cần khởi động chương trình bộ gõ tiếng Việt, thiết lập các tham số bảng mã, kiểu gõ trong bộ gõ, thiết lập FONT tương ứng với bảng mã đã chọn trong hệ soạn thảo. Cách soạn thảo các dấu câu trong văn bản tiếng Việt tuân theo quy định chính tả chung. Để chèn các ký tự không có trong bàn phím, ta chọn biểu tượng Symbol trong nhóm Symbols nằm trên thẻ Insert và chọn ký tự mong muốn, nếu muốn chọn các ký tự chưa có trong bảng, click vào biểu tượng More Symbols để mở hộp thoại Symbol 20