Tài liệu Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh cơ nhiệt điện lạnh bách khoa

Luận văn tốt nghiệp i Học viện Tài chính MỤC LỤC MỤC LỤC .......................................................................................................... i DANH MỤC HÌNH VẼ - BẢNG BIỂU .......................................................... iv LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ..................................... 3 1.1 Những vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu ................................................ 3 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu ............................................... 3 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ........................................................ 4 1.1.3 Yêu cầu trong công tác quản lý nguyên vật liệu .................................. 4 1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu ..................................................................... 6 1.1.4.1 Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu .......................................... 6 1.1.4.2 Phương pháp phân loại nguyên vật liệu ................................................ 6 1.1.5 Đánh giá nguyên vật liệu ...................................................................... 8 1.1.5.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế................................................. 8 1.1.5.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán ....................................................... 11 1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ............................................................. 13 1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng................................................................... 13 1.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu .................................... 14 1.2.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song ........................................................ 14 1.2.2.2 Phương pháp sổđối chiếu luân chuyển ............................................. 17 1.2.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư ................................................................. 18 1.3 1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu .......................................................... 20 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) ................................................................................................ 21 1.3.1.1 Khái niệm vàđặc điểm ...................................................................... 21 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp ii Học viện Tài chính 1.3.1.2 Tài khoản sử dụng ............................................................................. 21 1.3.1.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ ................................................. 22 2.1.1.1 Giới thiệu về Công ty .......................................................................... 30 2.1.2.1 Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty ................................................. 34 2.1.2.2 Các hàng hóa và dịch vụ chính mà doanh nghiệp đang kinh doanh ... 34 2.1.3 Công nghệ sản xuất của một số hàng hóa, dịch vụ chủ yếu .................. 35 2.1.3.1 Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty .......................................... 35 2.1.3.2 Giải thích các bước trong quy trình công nghệ ................................... 37 2.1.4 Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất của Công ty................. 38 2.1.4.1 Các hình thức tổ chức sản xuất chuyên môn hóa các bộ phận ở Công ty ........................................................................................................... 38 2.1.4.2 Kết cấu sản xuất theo từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận......... 39 2.1.5Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa ... 40 2.1.5.1 Sơđồ bộ máy quản lý tại Công ty ........................................................ 40 2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý ................... 42 2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ...................................................... 43 2.1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ...................................... 43 2.1.6.2 Đặc điểm kế toán của Công ty. ........................................................... 46 2.1.6.3 Quy trình kế toán tại công ty:.............................................................. 47 2.1.6.4 Đặc điểm phần mềm kế toán Nguyên vật liệu .................................... 49 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa ........................................................................... 55 2.2.1 Đặcđiểm nguyên vật liệu tại Công ty ..................................................... 55 2.2.2.2. Phân loại Nguyên vật liệu trong Công ty ........................................... 56 2.2.3. Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty ................................................... 57 2.2.3.1 Đánh giá Nguyên vật liệu nhập kho .................................................... 57 2.3.2.2 Đánh giá Nguyên vật liệu xuất kho ..................................................... 59 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp iii Học viện Tài chính 2.2.4 Tổ chức kế toán nhập NVL .................................................................... 59 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng: ............................................................................... 59 2.2.4.2Tài khoản sử dụng ................................................................................ 60 2.2.4.3 Thủ tục nhập kho ................................................................................. 60 2.2.4.4 Quy trình nhập liệu ........................................................................... 64 2.2.4.5 Sổ Kê toán liên quan ........................................................................... 74 2.2.5 Tổ chức kế toán xuất NVL ..................................................................... 75 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng: ............................................................................... 75 2.2.5.2 Tài khoản sử dụng: .............................................................................. 75 2.2.5.3 Thủ tục xuất kho NVL ........................................................................ 75 2.2.5.4 Quy trình nhập liệu.............................................................................. 79 2.2.5.5 Sổ kế toán liên quan ............................................................................ 84 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA .......................................................................... 93 3.1 Nhận xét đánh giá chung công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa ......................................................... 93 3.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 93 3.1.2. Nhược điểm ........................................................................................... 95 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa ......................................................... 97 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ............. 97 3.2.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ................... 98 3.2.3. Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa ......................................................................... 100 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp iv Học viện Tài chính DANH MỤC HÌNH VẼ - BẢNG BIỂU Hình 1-1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song .... 16 Hình 1-2: Kế toán chi tiết Vật tư theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ............................................................................................................. 17 Hình 1-3: Kế toán chi tiết Vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư .................. 19 Bảng 1.1 Số lượng và trình độ công nhân viên công ty trong năm 2012-2014 ......................................................................................................................... 32 Bảng 1.2 Một số chỉ tiêu của công ty trong năm 2013-2014 .......................... 33 Bảng 2.2 Sơđồ bộ máy quản lý ....................................................................... 40 Bảng 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 44 Bảng 2.4 Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty ( Nhật ký chung ) .. 48 Hình 2.5 Ảnh giao diện chính phần mềm kế toán VACOM ........................... 49 Hình 2.6 Trích danh mục đối tượng của Công ty trên phần mềm Vacom ...... 51 Hình 2.8 Trích danh mục nguyên vật liệu trên phần mềm Vacom ................ 53 Hình 2.9 Danh mục kho trên phần mềm Vacom ............................................ 53 Hình 2.10 Danh mục đơn vị tính trên phần mềm Vacom ............................... 54 Hình 2.11 Danh mục bộ phận ......................................................................... 54 Biểu 2.12: Hóađơn GTGT ............................................................................... 58 Biểu 2.13 Biên bản kiểm nghiệm vật tư.......................................................... 61 Biểu 2.14 Phiếu nhập kho .............................................................................. 63 Biểu 2.15: Ủy nhiệm chi ................................................................................. 64 Biểu 2.16 Giao diện phiếu nhập kho trên phần mềm Vacom ......................... 66 Biểu 2.17 Trích màn hình nhập vật tư qua TK3311 ....................................... 67 Biểu 2.18 Giấy đề nghị tạm ứng ..................................................................... 68 Biểu 2.19 Trích màn hình nhập vật tư qua TK 141 ........................................ 70 Biểu 2.20 Phiếu chi ......................................................................................... 71 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp v Học viện Tài chính Biểu 2.21 Trích màn hình nhập vật tư qua TK 1111 ...................................... 72 Biểu 2.22 Trích màn hình nhập vật tưnhập kho đối với hàng nhập khẩu ....... 74 Biểu 2.23 Giấy đề nghị cấp vật tư:.................................................................. 76 Biểu 2.24 Phiếu xuất kho ................................................................................ 78 Biểu 2.25 Giao diện phiếu xuất kho trên phần mềm Vacom .......................... 80 Biểu 2.26 Hóađơn giá trị gia tăng khi xuất bán vật tư .................................... 81 Biểu 2.27 Trích màn hình xuất vật tư bán thương mại ................................... 83 Biểu 2.28 Trích màn hình xuất vật tư chi quản lý doanh nghiệp .................... 84 Biểu 2.31 Thẻ kho NVL “ Mũi khoan L500 f8.0” .......................................... 86 Biểu 2.32Thẻ kho NVL “Que hàn LB52 phi 3.2’ ........................................... 87 Biểu 2.33 Giao diện Sổ chi tiết ....................................................................... 87 Biểu 2.34 Màn hình sổ chi tiết NVL “khí hàn Argon” ................................... 88 Biểu 2.35Màn hình Sổ chi tiết NVL “ Mũi khoan L500 f8.0” ....................... 88 Biểu 2.36Màn hình Sổ chi tiết NVL “Que hàn LB52 phi 3.2 ” ...................... 89 Biểu 2.38 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “khí hàn Argon” ............ 90 Biểu 2.39 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “ Mũi khoan L500 f8.0” 90 Biểu 2.40 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “Que hàn LB52 phi 3.2 ” ......................................................................................................................... 90 Biểu 2.41 Sổ chi tiết NVL Que hàn LB52 phi 3.2 .......................................... 91 Biểu 2.42 Tổng hợp Nhập Xuất Tồn NVL Que hàn 52 phi 3.2 ...................... 91 Biểu 2.43 Trích màn hình Sổchi tiết TK 152 trên phần mềm Vacom ............ 92 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 1 Học viện Tài chính LỜI MỞ ĐẦU Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của một nền kinh tế mở như Việt Nam trong những năm gần đây đã đưa các doanh nghiệp vào một thời đại mới - thời đại của cơ hội nhưng cũng đầy canh tranh và thách thức. Đặc biệt, hiện nay, đứng trước ngưỡng cửa WTO, các doanh nghiệp Việt Nam cần tự hoàn thiện và nâng cao năng lực của mình về mọi mặt để có thể phát triển trong môi trường đầy tiềm năng này. Bởi chúng ta sẽ hội nhập hoàn toàn vào nền kinh tế thế giới nhưng trong sân chơi này chúng ta cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn và một trong những khó khăn lớn mà các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt là việc xóa bỏ hàng rào thuế quan, mậu dịch.Như vậy để tồn tại và đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp luôn phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể. Cũng như bao doanh nghiệp khác trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay, Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa luôn quan tâm tới việc tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức kế toán nhằm thu được lợi nhuận lớn nhất cho Công ty. Đáp ứng yêu cầu của Học viện cũng như yêu cầu của thực tế đối với sinh viên kế toán thực tập và với sự giúp đỡ của Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa cùng với sự hướng dẫn của các thầy cô giáo em đã hoàn thành luận văn thực tập tốt nghiệp của mình. Luận văn bao gồm 3 phần như sau: - Phần 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT - Phần 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 2 Học viện Tài chính - Phần 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA Mặc dù đã rất cố gắng nhưng bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em vẫn còn nhiều thiếu sót do trình độ còn hạn chế, vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo trong bộ môn kế toán cũng như của cán bộ phòng kế toán Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa để bản Báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 03 năm 2015 Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 3 Học viện Tài chính CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Những vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu -Khái niệm: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Đặc điểm : Trong quá trình sản xuất sản phẩm , vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh , dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình vật chất của sản phẩm. Do vậy, nguyên vật liệu được coi là cơ sở vật chất, là yếu tố không thể thiếu được của bất cứ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệt là đối với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Đây là đặc điểm đặc trưng của nguyên vật liệu để phân biệt với công cụ dụng cụ, vì công cụ dụng cụ vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu trong quá trình sử dụng. Về mặt giá trị khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đặc điểm này cũng là một đặc điểm dùng để nhận biết nguyên vật liệu với các tư liệu lao động khác. Chi phí về các vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ như: trong giá thành sản phẩm công nghiệp cơ khí, chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 50%-60%; trong giá thành sản phẩm công nghiệp nhẹ, nguyên vật liệu chiếm 60%; trong giá thành sản phẩm công nghiệp chế biến, nguyên vật liệu chiếm khoảng 70%. Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất có xu hướng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm. Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 4 Học viện Tài chính Xét về mặt vốn thì nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dữ trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả Với những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất quan trọng cho quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu xã hội 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu -Trên cơ sở những chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu để có kết quả tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu một cách chính xác nhất - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị thực hiện đầy đủ chếđộ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu. Phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí - Tham gia kiểm kêđánh giá lại vật liệu theo chếđộ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành phân tích kinh tế 1.1.3 Yêu cầu trong công tác quản lý nguyên vật liệu -Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện ngày nay luôn phải đáp ứng mọi nhu cầu xã hội, bắt buộc sản xuất ngày càng phải mở rộng Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 5 Học viện Tài chính mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Để đạt lợi nhuận tối đa, nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu, hay là phải sử dụng một cách tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy, công tác quản lý vật liệu chính là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm sử dụng vật liệu ít nhất nhưng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất - Yêu cầu về thông tin cung cấp: Do nguyên vật liệu là yếu tốđầu vào không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, yếu tố quan trọng nhất cấu thành nên giá thành sản phẩm nên công tác kế toán nguyên vật liệu cần hết sức được quan tâm. Thông tin về tinh hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu trong công ty phải được kế toán phản ánh đầy đủ, rõ ràng, đúng chủng loại, đúng số lượng để tính giá thành sản phẩm một cách chính xác nhất. - Quản lý vật liệu được xem xét trên các khía cạnh sau: + Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động trên thị trường. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho có thể liên tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để giảm giá thành sản phẩm. + Khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn. + Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu đểđảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm ngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất + Khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 6 Học viện Tài chính tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm về chi phí nguyên vật liệu. Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng. Và doanh nghiệp luôn phải cải tiến và tăng cường công tác quản lý để phù hợp với thực tế. 1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu 1.1.4.1 Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng, tính chất, thành phần của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia thành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được ký hiệu riêng để thuận tiện cho việc quản lý vật tư. 1.1.4.2 Phương pháp phân loại nguyên vật liệu - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: thép, sắt, inox trong các doanh nghiệp chế Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 7 Học viện Tài chính tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản hay bông, sợi trong các doanh nghiệp dệt, vải trong các xí nghiệp may… Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm ( ví dụ: sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt may) cũng được coi là nguyên vật liệu chính + Nguyên vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… + Nhiên liệu: là các chất dùng để tạo ra năng lượng cung cấp cho hoạt động sản xuất như khí đốt, dầu diazen, khí nén, xăng… Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ được tách ra thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn. + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các thiết bị, phương tiện sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản ( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). + Vật liệu khác: là những vật liệu trong doanh nghiệp ngoài những vật liệu kể trên như: vải vụn, phôi bào cắt… Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách… Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vât liệu được sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách - Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu mua ngoài ( cả trong nước lẫn nhập khẩu từ nước ngoài ) + Nguyên vật liệu tự gia công chế biến Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 8 + Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất + Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý (ví dụ: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, … ) + Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác 1.1.5 Đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá NVL cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. NVL trong doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1.5.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế. - Giá thực tế NVL nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của NVL được xác định như sau: + Nhập kho do mua ngoài Giá = Giá thực tế mua + Chi phí mua - Các khoản giảm trừ thực tế (chi phí vận chuyển, bốc (chiết (bao gồm cả xếp và hao hụt tự nhiên mại; giảm giá hàng thuế nhập trong định mức của vật mua; trị giá hàng mua khẩu- nếu liệu liên quan trực tiếp đến trả lại người bán) có) khấu thương quá trình mua vật liệu) Giá mua thực tế được xác định trong từng trường hợp cụ thể như sau: Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 9 +/ Nếu NVL mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá không có thuế GTGT. +/ Nếu NVL mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi thì giá mua thực tế là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + Nhập do tự sản xuất Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế của vật = nhập do tự chế liệu xuất để chế biến + Chi phí chế biến (trong định mức quy định) + Nhập do thuê ngoài gia công chế biến Trị giá thực tế vật liệu nhập Trị giá thực tế Chi phí vận = của vật liệu xuất + chuyển, bốc dỡ, + gia công giao nhận Tiền thuê gia công chế biến + Nhập do nhận vốn góp liên doanh, liên kết Trị giá vật tư nhập kho = Trị giá vốn góp được Hội đồng liên doanh đánh giá + Chi phí liên quan khác + Nhập do được cấp Trị giá vật tư nhập kho = Giá ghi trên biên bản giao nhận + Chi phí phát sinh khi nhận + Nhập do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, CC-CD Trị giá vật tư nhập kho = Giá thực tế có thể bán được tại thời điểm thu hồi vật tư Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 10 - Giá thực tế NVL xuất kho. Nguyên vật liệu được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. + Phương pháp tính theo giá đơn vị bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho Số lượng thực tế xuất = kho x Giá đơn vị bình quân gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân gia quyền có thể tính theo một trong các cách sau: ✓ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá trị thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 11 Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, việc tính toán lại dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán. ✓ Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ: Trị giá thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế NVL tồn đầu (hoặc cuối kỳ trước) Cách tính này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân gia quyền liên hoàn): Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lầnnhập = Số lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Tuy nhiên tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, số NVL nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần nhập đó là giá của vật tư xuất kho. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của NVL nhập kho trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật tư xuất trước và do vậy, giá trị NVL cuối kỳ sẽ là giá thực tế của NVL nhập kho sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 1.1.5.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 12 Việc dùng phương pháp đánh giá NVL theo giá thực tế thường được áp dụng trong các doanh nghiệp mà việc xuất kho vật liệu không thường xuyên hàng ngày, chủng loại vật tư không nhiều. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều, giá của từng NVL có nhiều giá khác nhau, tình hình nhập xuất diễn ra liên tục nên nếu ghi chép theo giá thực tế thì công việc củakế toán sẽ rất nhiều và phức tạp.Vậy nên, để đơn giản trong công tác hạch toán ta có thể áp dụng phương pháp hạch toán theo giá hạch toán (giá cố định). Giá hạch toán là giá ổn định mà doanh nghiệp tự xây dựng và được thống nhất sử dụng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, giá hạch toán chỉ dùng để ghi chép trên sổ kế toán nên nó không có tác dụng đánh giá giá trị NVL tồn kho cuối kỳ và không có tác dụng để xây dựng giá trị NVL thực tế được sử dụng trong quá trình sản xuất. Do đó, trong kỳ doanh nghiệp có thể hạch toán theo giá cố định nhưng cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế. Các bước đánh giá NVL xuất dùng theo giá hạch toán: - Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết NVL - Cuối kỳ, điều chỉnh giá hạch toán theo trị giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo hạch toán theo công thức sau:Trước hết phải tính được hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ H = Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Trị giá hạch toán của NVL xuất trong kỳ x Hệ số H Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 13 Học viện Tài chính Như vậy, mỗi phương pháp tính giánhậpxuất kho NVL ở trên đều có nội dung, nhữngưu điểm và nhược điểm nhấtđịnh nên các doanh nghiệp căn cứ vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh, khả năng và trìnhđộ kế toánđể lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp. 1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thay thế toàn bộ Quyếtđịnh 15, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2015 thì hệ thống mẫu sổ kế toán và chứng từ kế toán không bắt buộc phải tuân thủ, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu sổ kế toán, chứng từ kế toán cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, Bộ Tài chính vẫn ban hành mẫu sổ và chứng từ kế toán để mang tính chất hướng dẫn doanh nghiệp nếu doanh nghiệp không tự thiết kế mẫu sổ và chứng từ cho riêng mình. 1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từđầy đủ, kịp thời, đúng chếđộ quy định. Theo TT 200/2014 ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán vềnguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT); - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT); - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT); - Bảng kê mua vật tư (Mẫu 06-VT); - Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Mẫu 07-VT); Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 14 Học viện Tài chính nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 1.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổđối chiếu lưu chuyển - Phương pháp sổ số dư Cần xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động, khối lượng vật tư, hàng hóa và yêu cầu về trình độ quản lý để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu một cách phù hợp 1.2.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nghệp vụ nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu ở kho phải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Công việc cụ thể như sau: - Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04 Luận văn tốt nghiệp 15 Học viện Tài chính quy định thống nhất (Mẫu số 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn ở kho để đảm báo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho, thẻ kế toán chi vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như hoá đơn mua hàng ngày, phiếu mua hàng...), kế toán kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho đã đựoc hoàn chỉnh và tính thành tiền đầy đủ kế toán ghi vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan cả về số lượng và giá trị, mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng kế toán lập Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn sau đó đối chiếu: + Đối chiếu thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên Bảng kê Nhập – Xuất - Tồn với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Sinh viên: Đặng Ngọc Thái Lớp: CQ49/21.04