Tài liệu Xây dựng khung năng lực của vị trí trưởng phòng nhân sự

XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC CỦA VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ Tổ chức là một tập hợp gồm rất nhiều cá nhân, gồm nhiều tính cách, thói quen, năng lực đa dạng,khác nhau. Vì vậy, khi đặt những điều đó vào một môi trường chung thì dễ dàng nảy sinh mẫu thuẫn. Chính vì vậy, bộ phận nhân sự trong tổ chức giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Không chỉ quản lí về các mặt tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng mà còn giúp điều hòa các mối quan hệ trong tổ chức. Đối với những công ty nhở, trưởng phòng nhân sự là người nắm quyền hành cao nhất. Trong khi đó ở các công ty có quy mô lớn, trưởng phòng nhân sự là người quan trọng chỉ sau giám đốc nhân sự. Vì vậy mà có rất nhiều đòi hỏi về năng lực dối với người nắm giữ vị trí này. Qua đây, nhóm chúng em nghiên cứu để xây dựng khung năng lực cho vị trí trưởng phòng nhân sự cho công ty Vinamilk. I. MỤC TIÊU TỔ CHỨC Để xây dựng khung năng lực cho một vị trí cụ thể, việc đầu tiên phải tìm hiểu bối cảnh tổ chức, làm rõ mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu khác khác nhau sẽ dẫn đến việc lựa chọn khác nhau – ví dụ như sử dụng cấp độ tối thiểu hay cấp độ xuất sắc làm yêu cầu cần có cho một vị trí Chiến lược phát triển dài hạn của Vinamilk là đạt mức doanh số để trở thành một trong 50 công ty sữa lớn nhất thế giới, với mục tiêu trong giai đoạn 2012 - 2017 đạt mức doanh số 3 tỷ USD. Trong giai đoạn này, 3 lĩnh vực quan trọng tạo ra đòn bẩy cho việc đạt sứ mệnh của Vinamilk là: Phát triển quản trị nguồn nhân lực chiến lược. Duy trì và quản lý hoạt động với mục tiêu phát triển bền vững. Hoạch định và thực thi các lĩnh vực quản lý Kiến thức, Cải tiến và Sự thay đổi II. CƠ CẤU TỔ CHỨC Quá trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi tổ chức phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Lý do là các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, vì vậy khi hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội II.1 Sơ đồ tổ chức II.2 Chức danh phòng nhân sự - Giám đốc nhân sự - Trưởng phòng nhân sự - Phó phòng nhân sự - Nhân viên nhân sự III. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của vị trí trưởng phòng nhân sự được quy định rõ ràng trong bản mô tả công việc của vị trí này. Vì vậy, khi xác định được hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ rõ ràng thì sẽ xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc hoàn thành nhiệm vụ A/ Thông tin chung: Vị trí: trưởng phòng nhân sự Thời gian làm việc: 8h/ ngày Bộ phận: HCNS B/ Mục đích công việc Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty. C/ Nhiệm vụ cụ thể: 1. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. 2. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. 3. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. 4. Lập ngân sách nhân sự. 5. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. 6. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. 7. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. 8. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. 9. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. 10. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. 11. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. 12. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. 13. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. 14. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. 15. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. 16. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. 17. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. D/ Tiêu chuẩn: Giới tính: Nam, Nữ: 30 tuổi trở lên Am hiểu sâu về Luật Lao động, Luật doanh nghiệp, Luật BHXH, Luật Công đoàn. 1. Trình độ học vấn/chuyên môn: Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. 2. Kỹ năng: Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. Kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. Kỹ năng giao tiếp tốt. 3. Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. D./ Phẩm chất cá nhân: Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. Sáng tạo trong công việc. IV. NĂNG LỰC CẦN THIẾT CHO VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ Từ bản mô tả công việc trên, có thể rút ra được những năng lực cần thiết của một trưởng phòng nhân sự như sau 1.Kiến thức a. Kiến thức chung - Dân số nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực và sự biến đổi cung cầu lao động trên thị trường lao động - Các chính sách quốc gia về lao động- việc làm - Hiện trạng nguồn nhân lực trong tổ chức - Chính sách hiện hành của nhà nước, pháp luật liên quan tới công tác quản trị nhân lực trong tổ chức b. Kiến thức quản trị nhân lực - Các hoạt đông quản trị nhân lực ( phân tích công việc, thiết kế công việc, hoạch định nhân lực, tuyển dụng nhân lực,đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, xây dựng định mức lao động, bảo hộ lao động, tính lương + thưởng + phụ cấp, phúc lợi cho người lao động, đón tiếp và định hướng nhân viên mới ) - Tổ chức lao động khoa học - Tâm lý học lao động - Tiền lương, tiền thưởng, phúc - Kế hoạch nhân lực - Hành vi tổ chức - Bảo hộ lao động - Quan hệ lao động - Quản trị học - Thống kê lao động c. Kiến thức bổ trợ - Văn hóa tổ chức - Văn hóa sống của cá vùng miền - Ngoại ngữ lợi cho người lao động 2. Kỹ năng a. Các kỹ năng cứng - Tổng hợp, đánh giá công tác quản trị nhân lực trong tổ chức - Thực hiện nghiệp vụ: Xây dựng nội quy lao động, tổ chức lao động; PTCV; hoạch định nhân lực, định mức lao động; tuyển dụng; đào tạo; sử dụng nhân lực; bảo hiểm; tính lương, thưởng, phúc lợi ; an toàn vệ sinh lao động; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quan hệ lao động - Tham gia trực tiếp vào công tác quản lý, kiểm tra giám sát vấn đề thực thi pháp luật về lao động trong tổ chức, đơn vị - Phân tích cung cầu, nguồn nhân lực, theo dõi và đánh giá thị trường lao động từ đó đề xuất với cấp trên ý kiến nhằm tăng cường công tác - Soạn thảo văn bản b. Các kỹ năng mềm - Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng thương thuyết - Kỹ năng làm việc nhóm: Tổ chức và thực hiện làm việc theo nhóm có thể hướng dẫn , tư vấn cho người lao động cách thức tổ chức và thực hiện công việc - Kỹ năng lắng nghe - Kỹ năng lập kế hoạch - Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xử lý xung đột - Kỹ năng thiết lập mục tiêu trong thực hiện các nhiệm vụ của cán bộ QTNL - Kỹ năng cập nhật: Cập nhật các thông tin mới một cách liên tục về nội quy, quy định của tổ chức , thị lao động, các chính sách pháp luật thay đổi mà có liên quan đến công tác quản trị nhân lực 3. Thái độ - Có trách nhiệm với công việc được giao - Biết lắng nghe quan tâm đến những người xung quanh - Cầu thị, ý chí muốn vươn lên - Gương mẫu, tác phong chuyên nghiệp - Nhiệt tình khi thực hiện công việc và giúp đỡ đồng nghiệp - Tôn trọng mọi người, đánh giá thực hiện công việc của người lao động khách quan công bằng V. CẤP ĐỘ NĂNG LỰC Sau khi xác định năng lực cần xác định các cấp độ năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đốivới những công việc cụ thể. Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh mới đảm bảo những năng lực sau khi được chọn sẽ thực sự phù hợp và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc. Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng Tên năng lực Cấp độ 1 (cơ bản) 2 (đủ khả năng) 3 (thành thạo) Trưởng phòng Mô tả Những khả năng,kỹ năng cần có:lãnh đạo, giao tiếp,làm việc nhóm,lập kế hoạch, chịu được áp lực trong công việc. Có khả năng tổng hợp và phân tích, giải quyết các công việc phát sinh, bao quát giám sát công việc. Lên kế hoạch tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự, điều chuyển nhân sự, giám sát tương tác công việc của các phòng ban, lên bảng lương. Ra quyết định. Điều phối và phân công công việc,giám sát tiến độ thực hiện công việc, đánh giá kết quả. Ký và thông báo các cv chuyên môn của phòng,truyền tải 4 (lão luyện) nhân sự VI. chỉ thị của cấp trên đến các phòng ban. Lãnh đạo,quản lý nguồn lực.Lên kế hoạch.Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của nhân sự, có tầm nhìn và định hướng chiến lược. Hỗ trợ cho các phòng ban về công tác nhân sự, hành chính. Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo các thông tin trong lĩnh vực nhân sự. LỘ TRÌNH SỰ NGHIỆP Lộ trình sựu nghiệp hiểu đơn giản là sự cam kết của doanh nghiệp đối với nhân viên về tương lai của họ, để nhân viên đó có thể phát huy được hết khả năng của mình, giúp cho doanh nghiêp ổn định về mặt nhân sự và kinh doanh. Là một nhân viên đi làm bất cứ ai cũng quan tâm đến việc nếu tôi cố gắng phấn đấu hết mình, thời gian dài có kinh nghiệm và kiến thức, kỹ năng tốt vậy tôi được tăng lương khi nào? Tôi được thăng tiến lên vị trí cao hơn không? Lộ trình sự nghiệp cũng góp một phần để xây dựng khung năng lực cho tổ chức. Bản lộ trình sẽ cho thấy, để đạt được một vị trí nhất định nào đó, nhân viên cần đạt được những kĩ năng như thế nào. Phần lớn các bản lộ trình công danh thường chủ yếu tập trung vào yếu tố kĩ năng chuyên môn. Số năm kinh nghiệm Bậc I Bậc II Bậc III Bậc IV Bậc V Bậc VI Bậc VII Chuyên gia về HCNS >20 năm Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm. Xây dựng các chuẩn mực, phương pháp hoạt động trong nghề nhân sự >10 năm Xây dựng, bổ sung, hoàn thiện các quy trình, quy chế áp dụng trong Công ty.Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận nhân sự, đánh giá nhân sự định kỳ. Là cầu nối giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty. Quản lý, điều hành các hoạt động của nhân sự trong phòng Giám đốc nhân sự >5 năm Tham mưu cho BGĐ: xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty, xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánhNhân sự, xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty, Xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Trưởng phòng nhân sự 2-5 năm >1 năm Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. Nhận công việc từ cấp trên và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm Nhân viên HCNS 2 tháng- 1 năm Tân tuyển-2 tháng Trưởng nhóm Phó phòng nhân sự Tham mưu, giúp việc cho Cán bộ quản lý và trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến pháp lý, hành chánh… Xây dựng và triển khai thực hiện các nội quy, quy chế của công ty. Tham gia theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy và quy chế của công ty; Thực hiện các công tác hành chánh, công tác đối ngoại, soạn thảo văn bản. Nhân viên nhân sự thử việc Học việc tại vị trí nhân viên nhân sự VII. KHUNG NĂNG LỰC 1. Kiến thức Mức Kiến thức 1. Kiến Thức Chung 1 2 Cơ bản Đủ khả năng 3 4 Thành Lão thạo luyện 1.1 Dân số nguồn nhân lực X 1.2 Nguồn nhân lực và sự biến đổi cung cầu lao động trên thị trường lao động X 1.3 Các chính sách quốc gia về lao động- việc làm X 1.4 Hiện trạng nguồn nhân lực trong tổ chức 1.5 Chính sách hiện hành của nhà nước, pháp luật liên quan tới công tác quản trị nhân lực trong tổ chức X 2. Kiến Thức Quản Trị Nhân Lực 2.1 Các quy chế quản trị nhân lực (quy chế tuyển dụng, đào tạo,phát triển nguồn nhân lực,tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi,đánh giá thực hiện công việc, thi đua, khen thưởng, bổ nhiệm, cho thôi việc) 2.2 Các hoạt đông quản trị nhân lực ( phân tích công việc, thiết kế công việc, hoạch định nhân lực, tuyển dụng nhân lực,đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, xây dựng định mức lao động, bảo hộ lao động, tính lương + thưởng + phụ cấp, phúc lợi cho người lao động, đón tiếp và định hướng nhân viên mới ) 2.3 Tổ chức lao động khoa học X 2.4 Tâm lý học lao động X 2.5 Tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi cho người lao động X X X 2.6 Kế hoạch nhân lực 3. Kiến X 2.7 Hành vi tổ chức X 2.8 Bảo hộ lao động X 2.9 Quan hệ lao động X 2.10 Quản trị học X 2.11 Thống kê lao động X 3.1 Văn hóa tổ chức X 3.2 Văn hóa sống của các vùng miền X 3.3 Ngoại ngữ tiếng anh X 2. Kỹ năng Mức 1 Cơ 2 3 4 Đủ khả Thành Lão Kỹ năng bản năng thạo 1. 1.1 Tổng hợp, đánh giá công tác quản trị nhân lực trong tổ chức X Kỹ 1.2 Thực hiện nghiệp vụ: Xây dựng nội quy lao động, tổ chức lao động; PTCV; hoạch định nhân lực, định mức lao động; tuyển dụng; đào tạo; sử dụng nhân lực; bảo hiểm; tính lương, thưởng, phúc lợi ; an toàn vệ sinh lao động; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quan hệ lao động X Năng Cứng 1.3 Tham gia trực tiếp vào công tác quản lý, kiểm tra giám sát vấn đề thực thi pháp luật về lao động trong tổ chức, đơn vị X 1.4 Phân tích cung cầu, nguồn nhân lực, theo dõi và đánh giá thị trường lao động từ đó đề xuất với cấp trên ý kiến nhằm tăng cường công tác X 1.5 Soạn thảo văn bản 2. 2.1 Kỹ năng giao tiếp Kỹ 2.2 Kỹ năng thương thuyết Năng 2.3 Kỹ năng làm việc nhóm Tổ chức và thực hiện làm việc theo nhóm có thể hướng dẫn , tư vấn cho người lao động cách thức tổ chức và thực hiện công việc Mềm luyệ n X X X X 2.4 Kỹ năng lắng nghe X 2.5 Kỹ năng lập kế hoạch X 2.6 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xử lý xung đột X 2.7 Kỹ năng thiết lập mục tiêu trong thực hiện các nhiệm vụ của cán bộ QTNL X 2.8 Kỹ năng cập nhật Cập nhật các thông tin mới một cách liên tục về nội quy, quy định của tổ chức , thị lao động, các chính sách pháp luật thay đổi mà có liên quan đến công tác quản trị nhân lực X 3. Thái độ 1 2 3 4 Yếu Trung bình Khá Cao Mức Thái độ 1. Có trách nhiệm với công việc được giao 2. Biết lắng nghe quan tâm đến những người xung quanh X X 3. Cầu thị, ý chí muốn vươn lên X 4. Gương mẫu, tác phong chuyên nghiệp 5. Nhiệt tình khi thực hiện công việc và giúp đỡ đồng nghiệp 6. Tôn trọng mọi người, đánh giá thực hiện công việc của người lao động khách quan công bằng X X X