Tài liệu Bài giảng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tập bài giảng HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Chủ biên: Lâm Hoàng Trúc Mai Thành viên: Phạm Thuỷ Tú Trương Xuân Hương TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2018 lOMoARcPSD|12114775 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tập bài giảng HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Chủ biên: Lâm Hoàng Trúc Mai Thành viên: Phạm Thuỷ Tú Trương Xuân Hương TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2018 lOMoARcPSD|12114775 LỜI MỞ ĐẦU Tài liệu được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy học phần Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp sinh viên nắm bắt, hiểu và phân tích được các quy trình nghiệp vụ của các tổ chức, doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại để áp dụng vào các hệ thống thông tin. Tài liệu có thể sử dụng cho sinh viên khối ngành kinh tế và công nghệ. Cấu trúc tài liệu bao gồm 4 chương và cuối cùng là phần minh hoạ hệ thống: - Chương 1: Giới thiệu tổng quan về các khái niệm, các quy trình nghiệp vụ điển hình trong doanh nghiệp. - Chương 2: trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems – ES): kiến trúc của ES, vai trò của ES, các loại ES, các loại dữ liệu trong ES và minh hoạ trong hệ thống. - Chương 3: trình bày quy trình bán hàng trong doanh nghiệp: quy trình cơ bản, chứng từ và dòng dữ liệu, tác động tài chính của các bước trong quy trình đến tổ chức, vai trò của ES trong quy trình bán hàng. - Chương 4: trình bày quy trình mua hàng: cấu trúc nội dung tương tự chương ba - Minh hoạ các quy trình trên hệ thống cụ thể: SalesUp của GESO, SAP ERP, openERP và đưa ra các bài tập thực hành. Học phần này có sử dụng các thuật ngữ liên quan đến kế toán, logistics nên sinh viên cần trang bị thêm các kiến thức liên ngành. Ngoài ra, kiến thức trong lĩnh vực ERP có rất nhiều thuật ngữ chuyên môn và cũng là kiến thức trong môi trường quốc tế nên tác giả sẽ không dịch một số thuật ngữ chuyên ngành trong bài giảng được liệt kê trong bảng Danh mục các thuật ngữ chuyên ngành và khi dùng sẽ được in nghiêng. -i- lOMoARcPSD|12114775 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................................................i MỤC LỤC....................................................................................................................................................ii DANH MỤC HÌNH...............................................................................................................................vii DANH MỤC BẢNG..............................................................................................................................ix DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH.....................................................................x CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN...................................................................................1 1. Một số khái niệm..............................................................................................................................2 1.1. Cạnh tranh toàn cầu (Global Competition)..................................................................4 1.2. Cách mạng thông tin (The Information Revolution)...............................................5 1.3. Lực lượng tri thức (Knowledge Worker)......................................................................6 2. Quy trình nghiệp vụ (Business Processes)............................................................................8 2.1. Quy trình mua hàng..............................................................................................................12 2.2. Quy trình sản xuất.................................................................................................................13 2.3. Quy trình bán hàng...............................................................................................................14 2.4. Quy trình lên kế hoạch nguyên vật liệu.......................................................................15 2.5. Quy trình lưu trữ và quản lý kho....................................................................................16 3. Cấu trúc hướng chức năng của một tổ chức......................................................................17 4. Mô hình doanh nghiệp GBI (Global Bike Incorporated).............................................20 CÂU HỎI ÔN TẬP................................................................................................................................21 CÂU HỎI THẢO LUẬN....................................................................................................................21 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM...............................................................................................................22 CHƯƠNG 2. HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE SYSTEMS).............25 1. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems)..................................................................25 1.1. Một số khái niệm...................................................................................................................25 1.1.1. Hệ thống thông tin (Information Systems)........................................................26 1.1.2. Hệ thống thông tin chức năng (Functional Information Systems)..........26 - ii - lOMoARcPSD|12114775 1.1.3. Hệ thống doanh nghiệp (Enterprise Systems)..................................................27 1.2. Kiến trúc của ES....................................................................................................................29 1.2.1. Kiến trúc Client – Server...........................................................................................30 1.2.2. Kiến trúc hướng dịch vụ............................................................................................31 1.3. Vai trò của ES.........................................................................................................................32 1.3.1. Thực thi quy trình.........................................................................................................32 1.3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu.......................................................................................33 1.3.3. Kiểm soát thực hiện quy trình.................................................................................33 1.4. Các loại ES...............................................................................................................................35 1.5. Tổng quan SAP AG và hệ thống SAP ERP..............................................................37 2. Các loại dữ liệu trong ES...........................................................................................................39 2.1. Dữ liệu giao dịch (Transaction data)............................................................................39 2.2. Dữ liệu nền (Master data)..................................................................................................40 2.3. Dữ liệu tổ chức (Organizational data)..........................................................................40 3. Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI.........................41 3.1. Dữ liệu tổ chức.......................................................................................................................41 3.1.1. Client và company code.............................................................................................42 3.1.2. Plant.....................................................................................................................................43 3.2. Dữ liệu nền...............................................................................................................................43 3.2.1. Material Master..............................................................................................................44 3.2.2. Material Types................................................................................................................45 3.3. Dữ liệu giao dịch...................................................................................................................48 CÂU HỎI ÔN TẬP................................................................................................................................50 CÂU HỎI THẢO LUẬN....................................................................................................................50 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM...............................................................................................................50 CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH BÁN HÀNG (FULFILLMENT PROCESS) ...................55 - iii - lOMoARcPSD|12114775 1. Các khái niệm cơ bản...................................................................................................................55 2. Quy trình nghiệp vụ bán hàng..................................................................................................56 2.1. Quy trình cơ bản....................................................................................................................56 2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu..................................................................................................57 2.2.1. Customer inquiry...........................................................................................................58 2.2.2. Quotation...........................................................................................................................59 2.2.3. Customer Purchase Order..........................................................................................61 2.2.4. Sales Order.......................................................................................................................62 2.2.5. Picking Document........................................................................................................64 2.2.6. Packing List.....................................................................................................................65 2.2.7. Customer Invoice..........................................................................................................67 2.2.8. Customer Payment........................................................................................................68 2.3. Luồng thông tin (Information Flow).............................................................................68 2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information).................................68 2.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể (Process-Level Information).............................69 2.4. Tác động tài chính (Financial Impact).........................................................................70 3. Vai trò của ES trong quy trình bán hàng.............................................................................77 3.1. Thực thi quy trình..................................................................................................................77 3.1.1. Tạo Quotation.................................................................................................................78 3.1.2. Tạo Sales Order (SO)..................................................................................................78 3.1.3. Chuẩn bị chuyển hàng (Prepare shipment)........................................................79 3.1.4. Vận chuyển hàng (Send Shipment).......................................................................81 3.1.5. Tạo và gửi hoá đơn (Invoice)..................................................................................81 3.1.6. Nhận và xử lý thanh toán của khách hàng (Payment)..................................82 3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu................................................................................................82 - iv - lOMoARcPSD|12114775 3.3. Kiểm soát quy trình..............................................................................................................82 3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể..............................................................................................82 3.3.2. Thông tin cấp độ tổng thể..........................................................................................84 CÂU HỎI ÔN TẬP................................................................................................................................85 CÂU HỎI THẢO LUẬN....................................................................................................................85 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM...............................................................................................................86 CHƯƠNG 4. QUY TRÌNH MUA HÀNG (PROCUREMENT PROCESS) ...............89 1. Các khái niệm cơ bản...................................................................................................................89 2. Quy trình nghiệp vụ mua hàng................................................................................................90 2.1. Quy trình cơ bản....................................................................................................................90 2.2. Chứng từ và dòng dữ liệu..................................................................................................91 2.2.1. Purchase requisition.....................................................................................................91 2.2.2. Purchase order................................................................................................................92 2.2.3. Packing List.....................................................................................................................94 2.2.4. Goods receipt document............................................................................................95 2.2.5. Vendor invoice...............................................................................................................97 2.2.6. Vendor payment.............................................................................................................99 2.3. Luồng thông tin......................................................................................................................99 2.3.1. Thông tin cấp độ cá thể (Instance-Level Information).................................99 2.3.2. Thông tin cấp độ quy trình (Process-Level Information).........................100 2.4. Tác động tài chính..............................................................................................................100 3. Vai trò của ES trong quy trình mua hàng........................................................................102 3.1. Thực thi quy trình...............................................................................................................102 3.1.1. Tạo Purchase requisition.........................................................................................103 3.1.2. Tạo Purchase order....................................................................................................105 3.1.3. Nhập hàng vào kho....................................................................................................106 -v- lOMoARcPSD|12114775 3.1.4. Nhận vendor invoice và thanh toán....................................................................106 3.2. Thu thập và lưu trữ dữ liệu.............................................................................................109 3.3. Kiểm soát quy trình...........................................................................................................110 3.3.1. Thông tin cấp độ cá thể............................................................................................110 3.3.2. Thông tin cấp độ quy trình tổng thể...................................................................111 CÂU HỎI ÔN TẬP.............................................................................................................................113 CÂU HỎI THẢO LUẬN..................................................................................................................113 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM............................................................................................................114 THỰC HÀNH HỆ THỐNG............................................................................................................116 1. Minh hoạ trên hệ thống SalesUp ERP của GESO....................................................116 1.1. Cấu hình hệ thống...........................................................................................................117 1.2. Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP...............................117 1.3. Quy trình mua hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP..............................127 1.3.1. Quy trình mua trong nước..................................................................................127 1.3.2. Quy trình mua nhập khẩu...................................................................................132 1.3.3. Quy trình mua tài sản cố định/chi phí dịch vụ (TSCĐ/CPDV)......139 1.4. Bài tập thực hành............................................................................................................150 1.4.1. Bài tập về quy trình bán hàng...........................................................................150 1.4.2. Bài tập về quy trình mua hàng.........................................................................152 2. Bài tập trên hệ thống SAP ERP hoặc openERP.........................................................153 PHỤ LỤC...................................................................................................................................................xv TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................................xix - vi - lOMoARcPSD|12114775 DANH MỤC HÌNH Hình 1-1. Một quy trình chung............................................................................................................9 Hình 1-2. Các quy trình chính...........................................................................................................11 Hình 1-3. Một quy trình mua hàng..................................................................................................13 Hình 1-4. Một quy trình sản xuất cơ bản......................................................................................14 Hình 1-5. Một quy trình bán hàng đơn giản................................................................................15 Hình 1-6. Quy trình quản lý kho......................................................................................................17 Hình 1-7. Cấu trúc theo chức năng..................................................................................................18 Hình 1-8. Cấu trúc doanh nghiệp của GBI..................................................................................21 Hình 2-1. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin chức năng........................27 Hình 2-2. Một quy trình được hỗ trợ bởi hệ thống doanh nghiệp.....................................28 Hình 2-3. Sự phát triển của ES..........................................................................................................30 Hình 2-4. Ba lớp của kiến trúc client – server............................................................................31 Hình 2-5. Thống kê thông tin cấp độ tổng thể...........................................................................34 Hình 2-6. Sơ đồ giải pháp cho một hệ thống ERP được phát triển bởi SAP...............36 Hình 2-7. Mối quan hệ giữa những hệ thống khác nhau.......................................................37 Hình 2-8. Một cấu trúc tổ chức.........................................................................................................41 Hình 2-9. Dữ liệu tổ chức....................................................................................................................42 Hình 2-10. Dữ liệu tổ chức của GBI...............................................................................................42 Hình 2-11. Material master data.......................................................................................................44 Hình 2-12. SAP ERP material types...............................................................................................45 Hình 2-13. Sơ đồ sản phẩm của GBI..............................................................................................47 Hình 2-14. Danh sách materials của GBI theo material types............................................47 Hình 2-15. Transaction data...............................................................................................................48 Hình 2-16. Cấu trúc của một transaction document................................................................49 Hình 3-1. Quy trình bán hàng cơ bản.............................................................................................57 Hình 3-2. Minh hoạ về Customer Inquiry....................................................................................58 Hình 3-3. Minh hoạ về Quotation....................................................................................................59 Hình 3-4. Minh hoạ về Customer Purchase Order...................................................................61 Hình 3-5. Minh hoạ về Sales Order................................................................................................63 Hình 3-6. Minh hoạ về Picking Document..................................................................................65 - vii - lOMoARcPSD|12114775 Hình 3-7. Minh hoạ về Packing List...............................................................................................66 Hình 3-8. Minh hoạ về Customer Invoice....................................................................................67 Hình 3-9. Một phần bảng cân đối kế toán theo thông tư 200..............................................71 Hình 3-10. Bảng cân đối kế toán đơn giản..................................................................................72 Hình 3-11. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo thông tư 200................73 Hình 3-12. Bảng Income statement đơn giản.............................................................................74 Hình 3-13. Tác động tài chính khi hàng hoá được giao cho khách hàng.......................76 Hình 3-14. Tác động tài chính khi nhận thanh toán từ khách hàng..................................76 Hình 3-15. Hệ thống doanh nghiệp trong quy trình bán hàng............................................77 Hình 3-16. Delivery due list...............................................................................................................80 Hình 3-17. Billing due list...................................................................................................................81 Hình 3-18. Báo cáo tình trạng của một đơn hàng hoàn thành.............................................83 Hình 3-19. Báo cáo tình trạng một đơn hàng chưa hoàn ở bước thanh toán................84 Hình 4-1. Quy trình mua hàng cơ bản...........................................................................................90 Hình 4-2. Minh họa về purchase requisition...............................................................................91 Hình 4-3. Minh họa về Purchase order..........................................................................................93 Hình 4-4. Minh họa về Packing list................................................................................................95 Hình 4-5. Minh họa về Goods receipt document......................................................................96 Hình 4-6. Minh họa về Vendor invoice.........................................................................................98 Hình 4-7. Vai trò của ES đối với quy trình mua hàng.........................................................103 Hình 4-8. Chức năng tạo Purchase requisition........................................................................104 Hình 4-9.Chức năng tạo purchase order....................................................................................105 Hình 4-10. Chức năng tạo Goods Receipt.................................................................................106 Hình 4-11. Chức năng tạo và kiểm tra vendor invoice........................................................107 Hình 4-12. Chức năng thanh toán (1)..........................................................................................108 Hình 4-13. Chức năng thanh toán (2)..........................................................................................109 Hình 4-14. Truy lục lại một purchase requisition..................................................................110 Hình 4-15. Lịch sử mua hàng..........................................................................................................111 Hình 4-16. Báo cáo phân tích quy trình mua hàng................................................................112 - viii - lOMoARcPSD|12114775 DANH MỤC BẢNG Bảng 3-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình bán hàng....................75 Bảng 4-1. Sự tác động tài chính trong từng bước của quy trình mua hàng................101 - ix - lOMoARcPSD|12114775 DANH MỤC THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH Thuật ngữ Viết tắt Diễn giải (Nếu có) Accounts Payable Tài khoản phải trả khách hàng Accounts Receivable Tài khoản phải thu khách hàng Assets Tài sản Balance sheet Bảng cân đối kế toán Billing due list Danh sách các đơn hàng đã gửi cần tạo hoá đơn trong hệ thống để chờ nhân viên kế toán xử lý Business process BPR Tái cấu trúc doanh nghiệp reengineering Cash Tiền mặt Client Đại diện cho tổng công ty/doanh nghiệp (Enterprise) bao gồm nhiều công ty (companies/subsidiaries) Company code Đại diện cho một thực thể pháp lý riêng biệt, là một thành phần tổ chức, có một hệ thống tài khoản kế toán riêng Configure-to-order Công ty sẽ đưa ra sản phẩm chuẩn hoặc cơ bản nhất để khách hàng yêu cầu thêm những tùy chọn hoặc các thành phần khác Cost of Goods Sold Tài khoản gía vốn hàng bán Customer Inquiry Yêu cầu cung cấp thông tin về giá và chính sách các sản phẩm của khách hàng Customer Purchase Order Customer Đơn đặt hàng của khách hàng PO Customer relationship CRM management systems Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng systems -x- lOMoARcPSD|12114775 Delivery due list Danh sách các SO cần chuẩn bị để chuyển hàng trong ngày để đáp ứng kịp ngày yêu cầu nhận hàng của khách hàng Enterprise resource planning ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh systems systems nghiệp Enterprise Systems ES Hệ thống doanh nghiệp Equity Vốn chủ sở hữu Expenses Chi phí Financial accounting FI Tài chính kế toán Finished goods FG Thành phẩm FOB destination hoặc Quyền sở hữu đối với hàng hóa vẫn thuộc receiving dock về người bán cho đến khi hàng được chuyển tới người mua, do đó trong quá trình vận chuyển nếu có tổn thất thì người bán chịu trách nhiệm FOB shipping point Quyền sở hữu đối với hàng hóa được chuyển sang cho bên mua ngay khi xếp hàng lên tàu hoặc được gửi đi, do đó nếu có tổn thất thì người mua chịu trách nhiệm Free-on-board FOB Thuật ngữ trong thương mại quốc tế cho biết phương thức giao hàng từ bên bán sang bên mua mà quyền sở hữu hàng hóa được tính từ khi nào Goods receipt document Chứng từ nhập kho Income statement hoặc Profit P&L Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh and loss (P&L) statement Information statement and ICT Công nghệ thông tin và viễn thông bao gồm communication technology Internet (email, Web,…) và hệ thống thông tin doanh nghiệp dựa trên máy tính để hỗ trợ công việc của tổ chức. - xi - lOMoARcPSD|12114775 Inventory Kho Inventory and warehouse IWM management process Quy trình lưu kho và theo dõi materials process Knowledge Workers Người có khả năng sử dụng ICT để tạo, thu thập, xử lý, tổng hợp, truyền đạt, phân tích và sử dụng thông tin để nâng cao năng suất Lead time Thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng Liabilitie Các khoản nợ Management accounting or CO Kế toán quản trị controlling Material master Dữ liệu nền về materials Material planning process Quy trình lên kế hoạch cho materials Material types Loại của materials Materials Tất cả các sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng và tất cả những gì mà tổ chức sử dụng Out of stock/ Stock out Không đủ sản phẩm trong kho để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Packing List Phiếu đóng gói Picking Document Phiếu lấy hàng từ kho Plant Một thành phần tổ chức mà có thể thực hiện nhiều chức năng và liên quan đến một số quy trình: nhà máy, kho, trung tâm phân phối, trung tâm dịch vụ hoặc văn phòng Product life management systems cycle PLM Hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm systems Purchase order Đơn đặt hàng của bên mua Purchase requisition Phiếu đề xuất mua hàng - xii - lOMoARcPSD|12114775 Purchasing organization/ Bộ phận phụ trách mua hàng trong một purchasing department công ty Quotation Bảng báo giá cho một Customer Inquiry Raw materials RM Nguyên vật liệu để sản xuất Retained Earnings Tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Revenues Doanh thu Revenues from Sales Doanh thu bán hàng Routine Các tác vụ lặp đi lặp ngại hằng ngày, hàng tuần Sales Order SO Đơn bán hàng Sell-from-stock Bán hàng từ kho: khách hàng chỉ có thể mua hàng từ những sản phẩm đang có tại kho, họ không thể yêu cầu một sản phẩm đặc biệt nào khác hoặc theo ý riêng Semifinished goods SG Bán thành phẩm Shipping point Điểm tập kết để vận chuyển hàng giao cho khách hàng Supplier relationship SRM management systems Supply chain Hệ thống quản lý nhà cung cấp systems management SCM systems Task workers Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng systems Nhân viên thực hiện những công việc lặp lại hằng ngày, những nhiệm vụ có cấu trúc, theo một phương thức lặp đi lặp lại Terms of delivery Phương thức vận chuyển hàng từ người bán sang người mua Terms of payment Cách thức mà người mua sẽ chi trả cho bên bán như thế nào - xiii - lOMoARcPSD|12114775 Trading goods TG Hàng hoá mua từ nhà cung cấp và bán lại cho khách hàng Transaction documents Chứng từ thu lại dữ liệu giao dịch khi một bước nghiệp vụ cụ thể trong một quy trình được thực hiện Vendor invoice Hoá đơn nhà cung cấp Views Góc nhìn, nhóm dữ liệu của material master - xiv - lOMoARcPSD|12114775 Chương 1 Bài giảng ERP CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN MỤC TIÊU Chương này trình bày tổng quan về các khái niệm, thuật ngữ, các kiến thức cơ bản liên quan đến tổ chức, các hệ thống thông tin, các quy trình nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp. Sau khi học chương này, sinh viên nắm được các vấn đề sau đây: - Các khái niệm cơ bản trong môi trường doanh nghiệp cạnh tranh ngày nay trong thế giới công nghệ hiện đại. - Cơ bản về các quy trình nghiệp vụ phục vụ cho các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. - Các vấn đề liên quan đến cấu trúc của tổ chức theo hướng chức năng và quy trình. NỘI DUNG Để hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không có cách tiếp cận nào tốt hơn là tìm hiểu từ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Vậy Quy trình nghiệp vụ (Business processes) là gì và tại sao chúng lại quan trọng đến như vậy. Một cách ngắn gọn, quy trình nghiệp vụ là các nhiệm vụ hoặc hoạt động mà doanh nghiệp sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, những hoạt động này ngày nay được hỗ trợ đắc lực bởi Công nghệ thông tin và viễn thông (Information and communication technology - ICT) như máy tính, Internet, Web và hệ thống thông tin (Information systems). ICT cũng là một trong những khái niệm quan trọng vì doanh nghiệp sử dụng để điều hành kinh doanh. Ta sẽ ví dụ cụ thể hơn về quy trình nghiệp vụ và ICT trong chương sau. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu tìm hiểu chi tiết, sẽ dễ dàng hơn nếu hiểu tại sao chúng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh hiện nay. Do đó, phần đầu của chương này sẽ trình bày về môi trường cạnh tranh quốc tế với các hoạt động điều hành tổ chức hiện đại. Nhu cầu cạnh tranh trong môi trường này đã dẫn đến việc các tổ chức ngày càng chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ và phát triển các hệ thống thông tin để hỗ trợ các quy trình này. Sau đó, bài giảng trình bày và thảo luận chi tiết về quy trình nghiệp vụ, hệ thống thông tin và vai trò của chúng trong các tổ chức hiện đại. Cuối cùng, mục tiêu chương này là nền tảng để giúp ta hiểu các chương sau về quy trình nghiệp vụ, 1 lOMoARcPSD|12114775 Chương 1 Bài giảng ERP vai trò của hệ thống thông tin để hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ này và tầm ảnh hưởng của tài chính đến quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. 1. Một số khái niệm Apple Computers (bây giờ là Apple Inc.) là một ví dụ điển hình của một công ty kịp thời nắm bắt được vấn đề toàn cầu hoá và đã phát triển một cách nhanh chóng bởi lợi thế của quy trình nghiệp vụ tích hợp và công nghệ thông tin. Nếu đã từng mua hoặc sử dụng Apple iPod, có thể sẽ chú ý đến nhãn phía sau “Designed by Apple in California, Assembled in China”. Apple không sản xuất iPod trong những nhà máy riêng của nó. Vào năm 1998, Apple Computers khác biệt nhiều so với ngày nay, chưa có iPod, iPhone hoặc cửa hàng Apple nào. Công ty chỉ bán laptop Mac, máy tính bàn và một vài sản phẩm tương tự khác. Thực tế, Apple chỉ sản xuất 6 sản phẩm chính và bán chúng hầu như hoàn toàn cho nhà bán lẻ. Công ty sản xuất những sản phẩm này tại những nhà máy chính của họ ở Ireland và Singapore. Công ty kiểm soát mọi khía cạnh của sản phẩm, kể cả phân phối, từ khởi đầu là thiết kế cho đến vận chuyển những sản phẩm hoàn chỉnh đến nhà bán lẻ. Apple hiểu biết rất ít về khách hàng của mình vì chính những nhà bán lẻ mới thực sự bán những chiếc máy tính đến tay người tiêu dùng. Hơn 10 năm sau, Apple Computers phát triển thành Apple Inc., một công ty lớn hơn và được nhận diện nhiều hơn rất nhiều. Xem xét những con số sau: năm 1998, Apple Computers có 6.658 nhân viên và doanh thu dưới 6 tỉ đô. Đầu năm 2008, Apple Inc. có 21.600 nhân viên và doanh thu hơn 24 tỉ đô. Năm 1998, Apple Inc. phát sinh hầu như toàn bộ doanh thu của họ thông qua nhà bán lẻ. Đến 2008, họ đã mở gần 200 cửa hàng bán lẻ trên toàn thế giới và thu về 4 tỉ đô từ những cửa hàng này và trên Internet. Những dòng sản phẩm của Apple cũng phát triển từ 6 lên hơn 27 sản phẩm chính bao gồm nhạc kỹ thuật số, phim và truyền hình thông qua iTunes. Sự chuyển đổi này diễn ra như thế nào và tại sao? Câu trả lời là một số sự kiện đã xảy ra vào năm 1998 là dấu hiệu cho sự mở rộng và phát triển nhanh chóng của Apple và nó cũng là kết quả của một vài sự thay đổi chính trong cách điều hành doanh nghiệp. Đầu tiên, Steve Jobs quay trở lại Apple với vai trò điều hành sau vài năm ra khỏi công ty. Thời điểm đó, Apple không hoạt động tốt. Sau khi rà soát lại toàn bộ 2 lOMoARcPSD|12114775 Chương 1 Bài giảng ERP hoạt động của công ty, Jobs thiết lập một số thay đổi rất lớn và vô cùng khó khăn. Jobs hiểu rằng Apple cần tập trung vào năng lực cốt lõi của nó: thiết kế những sản phẩm phần cứng và phần mềm dễ sử dụng và thu hút. Ông ngay lập tức cải tiến dòng sản phẩm bằng cách hiện đại hoá hệ điều hành Mac và cung cấp máy tính Apple với khả năng Internet mới. Ngoài ra, Jobs bắt đầu gia công những công đoạn sản xuất nhờ các công ty sản xuất công nghệ cao chuyên biệt hoá, chủ yếu là ở Châu Á. Bởi vì năng lực cốt lõi của Apple là thiết kế những sản phẩm, họ không cần phải tiếp tục tự sản xuất những sản phẩm này. Hoạt động kế tiếp của Jobs là xây dựng cửa hàng Apple online để bán những sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng thông qua Internet. Đến gần hơn với người tiêu dùng là mấu chốt vô cùng quan trọng cho kế hoạch của Apple là cung cấp và hỗ trợ người dùng ngày càng tốt hơn. Cuối cùng, Jobs triển khai SAP R/3, một hệ thống tích hợp, quản lý tất cả quy trình mới sau những thay đổi chiến lược trong việc thiết kế sản phẩm, sản xuất và bán hàng. Một trong những thay đổi kinh doanh chiến lược mà Apple đã làm năm 1998 là thay đổi những quy trình nghiệp vụ cốt lõi đã được thực hiện trong nhiều năm. Để những quy trình mới này được hiểu quả, họ phải tiếp cận được với nhân viên trên toàn bộ hoạt động kinh doanh của Apple. Họ cũng loại bỏ một vài bộ phận không hiệu quả trong công ty. Hệ thống thông tin được triển khai năm 1998 không phát triển để có thể hỗ trợ việc mở rộng sản phẩm, vị trí địa lý và doanh thu. Do đó, Apple phải triển khai hệ thống doanh nghiệp tích hợp có thể phát triển linh hoạt theo sự mở rộng kinh doanh của công ty. Từ năm 1998, Apple tiếp tục mở rộng hệ thống doanh nghiệp để hợp nhất các quy trình nghiệp vụ mới. Đến năm 2008, Apple đã có trong tay một trong những hệ thống doanh nghiệp tích hợp tiến bộ nhất và lớn nhất trên thế giới. Công ty đã quản lý từng iPod, iPhone, Mac và những sản phẩm Apple khác từ giai đoạn thiết kế cho đến bước bán hàng cuối cùng bởi hệ thống doanh nghiệp tích hợp. Thực tế, hệ thống doanh nghiệp của Apple quan trọng đến mức hoạt động kinh doanh của công ty sẽ dừng lại nếu những hệ thống này ngừng làm việc thậm chí chỉ trong vài phút. Như ví dụ trên, những thách thức từ toàn cầu hoá đã ảnh hưởng to lớn đến hoạt động kinh doanh của các công ty và chiến lược công nghệ thông tin (Information 3 lOMoARcPSD|12114775 Chương 1 Bài giảng ERP Technology- IT). Để theo kịp những thay đổi môi trường toàn cầu của nền công nghiệp kỹ thuật, Apple cần phải thay đổi quy trình trong hoạt động kinh doanh của họ và cần triển khai hệ thống công nghệ thông tin để hỗ trợ những quy trình này. 1.1. Cạnh tranh toàn cầu (Global Competition) Apple là minh chứng cho môi trường cạnh tranh mà các tổ chức hiện đại trong nó phải bắt kịp xu hướng. Để hiểu đầy đủ về thế giới kinh doanh hiện đại, cần làm quen với các khái niệm “cạnh tranh toàn cầu”, “cách mạng thông tin” và “lực lượng tri thức”. Chính xác thì những khái niệm này có ý nghĩa gì, tại sao chúng lại xuất hiện đầu chương này, cuối cùng tại sao chúng lại liên quan đến chúng ta? Hiếm khi ta thấy một sản phẩm chỉ được thiết kế và sản xuất hoàn toàn ở một nước: giai đoạn thiết kế ở một nước, các bộ phận của sản phẩm lại được sản xuất ở vài nước khác nhau, lắp ráp thì ở 1 nước khác, dịch vụ bán hàng, bảo hành lại được cung cấp ở nhiều nước khác. Hiện nay các tổ chức có xu hướng đưa một số bộ phận, chức năng qua nước khác, nơi mà có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý cũng như mang lại lợi ích tối ưu cho họ. Ví dụ, công ty có thể đưa quy trình sản xuất đến nơi mà nguồn lực nhân công, lao động có chi phí thấp và chuyển chức năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm đến nơi có nguồn lực khoa học và kỹ sư tri thức cao. Cũng giống như Apple thiết kế sản phẩm ở California nhưng lại sản xuất ở những nhà máy chuyên sản xuất ở Châu Á. Những nhà máy này không thuộc sở hữu của Apple, thậm chí chúng còn sản xuất những sản phẩm cho đối thủ cạnh tranh của Apple. Những nhà máy này chuyên sản xuất những sản phẩm điện tử, họ có thể tạo ra những sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp hơn Apple tự làm. Từ đó, Apple có thể đầu tư tiền tiết kiệm được từ việc gia công ngoài vào việc nghiên cứu và thiết kế ở California. Một ví dụ khác là Toyota. Trong nhiều năm, Toyota thiết kế và sản xuất ô tô ở Nhật Bản sau đó vận chuyển đến Mỹ để bán. Sau khi phân tích chi phí và lợi nhuận, Toyota nghĩ rằng nếu họ cũng xây dựng được một nhà máy sản xuất tại Mỹ và đảm bảo được quy trình sản xuất chất lượng cao tại đây giống như tại Nhật Bản thì họ có thể tiết kiệm được một khoản tiền khá lớn. 4