Tài liệu Chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện chư pưh, tỉnh gia lai

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI HOÀNG VĂN TÁ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH, TỈNH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính Mã số: 8380102 Khóa: IX, đợt 01 năm 2018 ĐẮK LẮK, Năm 2020 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI HOÀNG VĂN TÁ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH, TỈNH GIA LAI Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính Mã số: 8380102. NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS. LÊ VĂN LONG ĐẮK LẮK, Năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Lê Văn Long và sự giúp đỡ nhiệt tình của anh, chị phòng một cửa, một cửa liên thông của Ủy ban nhân dân xã Ia Hla, huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai đã cung cấp số liệu truyền đạt kinh nghiệm giúp tôi hoàn thiện luận văn. Những thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc. Tôi đã hoàn thành tất cả các môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định của viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên. Vì vậy tôi viết lời cam đoan này đề nghị Học viện xem xét để tôi có thể bảo vệ luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Tác giả Hoàng Văn Tá LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên trong 2 năm học đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức cần thiết trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại Học viện. Em xin gửi lời cảm ơn đến PGS.TS. Lê Văn Long và anh, chị phòng một cửa, một cửa liên thông của Ủy ban nhân dân xã Ia Hla, Ia Dreng, Ia Hrú, huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai đã cung cấp số liệu truyền đạt kinh nghiệm giúp em hoàn thành luận văn. Mục Lục Phần mở đầu.......................................................................................... 1 Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ............................................................................................ 6 1.1. Khái niệm về chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành ............................................................................................................... 6 1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực............................................................................................. 11 1.3. Thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ........................................................................................................... 15 1.4. Các tác động ảnh hưởng đến công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.............................................................................................. 21 Chương 2: Thực trạng về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai........................................ 25 2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội của huyện Chư Pưh .............. 25 2.2. Thực tiễn về chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã .......................... 28 2.3. Những hạn chế, bất cập và nguyên nhân ....................................... 36 2.4. Đánh giá chung về thẩm quyền, những ưu điểm, hạn chế ............. 46 Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ................... 55 3.1. Những phương hướng hoàn thiện về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.............................................................................................. 55 3.2. Giải pháp về lựa chọn và bố trí cán bộ .......................................... 62 3.3. Những giải pháp cơ bản ................................................................. 68 Kết luận ................................................................................................ 71 Tài liệu tham khảo DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT NĐ-CP Nghị định Chính phủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa CQNN Cơ quan nhà nước QLNN Quản lý nhà nước TT-BTNMT Thông tư - Bộ Tài nguyên và Môi trường C.C. TP Công chức tư pháp CB,CC,VC Cán bộ, công chức, viên chức TTLT-TP-NV Thông tư liên tịch - Tư Pháp - Nội vụ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Sơ đồ và mô hình tổ chức UBND cấp xã 1.3.4. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính 2.1.3. Sơ đồ tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp xã 2.2.1. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính của UBND cấp xã 2.2.3. Chứng thực của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Chư Pưh từ năm 2015 đến 2019 2.2.4. Bảng số liệu chứng thực của UBND xã Ia Hla, Ia Dreng, Ia Hrú từ năm 2015 đến 2019. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của luận văn Trong những năm qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về chứng thực; các cơ quan có thẩm quyền chứng thực đã tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu của công dân cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ... Tuy nhiên, việc tổ chức thực hiện chứng thực còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc xuất phát từ các quy định của pháp luật và thực tiễn. Nhằm đáp ứng nhu cầu về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng giao dịch của cá nhân và tổ chức, ngày 16/02/2015 Chính phủ quyết định ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời thay thế cho nghị định 79/2007/NĐCP đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký... Thể hiện sự đổi mới trong cải cách hành chính nhà nước theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, một dấu đáp ứng được nhu cầu của nhân dân về vấn đề chứng thực bản sao trong giải quyết thủ tục hành chính. Như vậy từ khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, đã đạt được nhiều kết quả nhưng cũng có rất nhiều hạn chế về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Hiện nay việc nhận biết về văn bản cần công chứng, chứng thực trong quy định của pháp luật còn có sự nhầm lẫn giữa hoạt động công chứng và chứng thực. Sự nhầm lẫn này dẫn tới việc chứng thực sai thẩm quyền, Ủy ban nhân dân cấp xã cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch. Việc công chứng thì được thực hiện theo quy định của luật công chứng năm 2014, còn chứng thực thì thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nghị định số 1 23/2015/NĐ-CP tuy đã triển khai thực hiện được khoảng một thời gian nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao cho Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã vẫn chưa được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện. Nghị định 23/2015/NĐ-CP có những điểm mới như: Thời gian chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch được giảm thiểu, cá nhân và tổ chức có thể chọn cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực tài liệu và giấy tờ. Để phục vụ công việc của người dân thuận lợi nhất, Nghị định số 23/2015/ND-CP đã góp phần quan trọng vào công cuộc cải cách Tư Pháp của Nhà nước ta hiện nay. Sau một thời gian thi hành và áp dụng Nghị định số 23/2015/ND-CP, đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cũng như đã phát sinh khó khăn từ việc xác minh thể chế đến thực hiện áp dụng và thi hành vào thực tế, gây phiền hà cho người dân. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai” làm đề tài luận văn Thạc sĩ. 2. Tình hình về nghiên cứu của luận văn Hiện nay việc nhận thức pháp luật về công tác chứng thực là rất quan trọng, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về chứng thực nói chung và quản lý chứng thực nói riêng, một số công trình nghiên cứu về chứng thực như: - Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của ủy ban nhân cấp xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân (2015)” - Luận văn thạc sĩ: “Quản lý nhà nước về chứng thực của ủy ban nhân dân phường từ thực tiễn quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội của tác giả Hà Thị Hồng (2017)”. 2 - Luận văn thạc sĩ: “Hệ thống về quản lý văn bản nhà nước về chứng thực ở cấp xã - từ thực tiễn thành Phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk của tác giả Lương Xuân Hùng (2017)”; - Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của UBND phường từ thực tiễn quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội của tác giả Dương Văn Đức (2018)”... Những công trình này đã tiếp cận vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ở nhiều góc độ khác nhau, làm cơ sở lý thuyết cho hoạt động chứng thực. Như vậy với đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai”, đây là công trình nghiên cứu về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. Dựa trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, tình hình thực tiễn áp dụng Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, đề tài đưa ra những giải pháp cho công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã phù hợp với yêu cầu của thực tiễn nước ta nói chung và huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai nói riêng. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích của luận văn Luận văn chủ yếu nghiên cứu các vấn đề lý thuyết và việc áp dụng thực tiễn về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, từ đó nêu ra những thành quả đạt được và các hạn chế, đưa ra giải pháp để hoàn thiện pháp luật về chứng thực, các biện pháp để thực thi có hiệu quả. 3.2. Nhiệm vụ của luận văn Nêu lên những vấn đề lý luận, cơ sở pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Đánh giá, phân tích thực trạng, áp dụng pháp luật về chứng thực và thực trạng tổ chức thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn 3 4.1. Đối tượng của luận văn Luận văn nghiên cứu pháp luật về chứng thực được áp dụng theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Ủy ban nhân dân cấp xã. Luận văn nghiên cứu về công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn của huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. 4.2. Phạm vi của luận văn Về thời gian: Luận văn tập trung vào việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã từ năm 2015 đến năm 2019 Về không gian: Luận văn nghiên cứu thực tiễn chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. 5. Phương Pháp nghiên cứu của luận văn Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp thu thập thông tin, phương pháp đánh giá, phương pháp chứng minh, phương pháp nghiên cứu khoa học phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh được sử dụng để thu thập, phân tích và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. 6. Ý nghĩa lý luận của luận văn về đề tài nghiên cứu - Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu về các quy định chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực tiễn áp dụng các quy định đó. Khi hoàn thành, luận văn sẽ đóng góp thiết thực vào việc hoàn thiện pháp lý về chứng thực, và góp phần cải cách Tư pháp, hành chính nhà nước. - Về mặt thực tiễn: Thông qua những phân tích và đánh giá thực trạng chứng thực tại Ủy ban nhân dân các xã của huyện Chư Pưh, luận văn sẽ chỉ ra những ưu điểm và khó khăn trong việc quản lý các hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh. Đồng thời, đề xuất các giải 4 pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các hoạt động học tập, nghiên cứu và thực hành trong lĩnh vực chứng thực. 7. Kết cấu luận văn Luận văn được chia làm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Chương 2: Thực trạng về chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. 5 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1.1. Khái niệm về chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành. Trước khi nghiên cứu về chứng thực chúng ta cần biết chứng thực là gì, thẩm quyền, thủ tục, giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản đã được chứng thực. Về mặt ngôn ngữ: Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997, chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật”. “Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng”.“Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Về mặt pháp lý: Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính. Hiện nay pháp luật không nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch... Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Một là:“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. 6 Hai là:“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Ba là:“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Bốn là:“Văn bản chứng thực” là loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. *Chứng thực theo nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau: Chứng thực theo nghĩa hẹp: Chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Chứng thực theo nghĩa rộng: Chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực. Như vậy ta có nhận định về chứng thực: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền như: Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; chứng thực chữ 7 ký của cá nhân; chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. 1.1.1. Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Trước tiên Ủy ban nhân dân cấp xã là chính quyền địa phương ở cấp xã được quy định theo luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, là cấp chính quyền địa phương gồm: Hội đồng nhân dân xã và UBND xã. Hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã được coi như một dịch vụ công, mà nhà nước cung ứng còn người dân là “khách hàng” và Nhà nước có nghĩa vụ cung ứng để phục vụ đời sống xã hội. Chứng thực là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện dựa trên thẩm quyền, để phục vụ nhu cầu cá nhân, tổ chức trong xã hội nhằm đảm bảo an toàn cho các quan hệ pháp luật mà các cá nhân, tổ chức tham gia. Các cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân cấp xã thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo tính xác thực và tính có giá trị pháp lý của các giấy tờ được sao y bản chính, chữ ký của công dân và các sự kiện pháp lý khác được pháp luật quy định. Chứng thực là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã, chứng thực là hoạt động mà Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp dịch vụ hành chính công theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức. 1.1.2. Đặc điểm của chứng thực. Chứng thực của Ủy ban nhân xã là một hoạt động của cơ quan có thẩm quyền được thực hiện bởi phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã. Do đó, chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã mang đầy đủ các đặc điểm của quy trình chứng thực nói chung, đó là: Trước hết công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là mang tính hành chính. Theo đó, khi thực hiện chứng thực, Ủy ban nhân cấp xã phải 8 bắt buộc tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Những hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là hoạt động xác nhận tính hợp lệ của các loại giấy tờ văn bản sẽ được chứng thực. Bản sao được cấp từ sổ đăng ký gốc có giá trị sử dụng thay cho bản gốc trong các giao dịch (Bản sao giấy khai sinh được cấp một lần số lượng hơn 06 bản). Bản sao được chứng thực từ bản gốc có giá trị pháp lý thay cho bản gốc được sử dụng để so sánh tính xác thực trong giao dịch; Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị để chứng minh rằng người yêu cầu xác thực đã ký chữ ký ví dụ: Chữ ký trong tờ khai lý lịch, trong các hợp đồng giao dịch... là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ và tài liệu; Những loại hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý xác nhận thời gian và địa điểm nơi các bên đã ký kết hợp đồng và giao dịch. 1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Hiện nay hoạt động chứng thực là cung cấp dịch vụ công của nhà nước nhằm đảm bảo văn bằng, giấy tờ và hợp đồng, giao dịch được thực hiện đúng pháp luật, hoạt động chứng thực của nhà nước là phục vụ tổ chức, cá nhân tham gia vào các quan hệ hành chính nhà nước. Thực tiễn hiện nay đất nước ta trong quá trình hội nhập quốc tế, nền kinh tế đang phát triển nhu cầu của sử dụng của con người liên quan đến văn bản, giấy tờ có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại, tiết kiệm được tài chính, công sức của nhân dân. Chứng thực đã tạo ra công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc kết nối, thực hiện thủ tục hành chính giữa các địa phương (các hợp đồng, giấy ủy quyền) tạo thuận lợi cho người dân có nhu cầu thực hiện giao dịch nhưng do khoảng 9 cách vị trí điạ lý, sức khỏe, thời gian vẫn có thể vẫn thực hiện các giao dịch được thuận lợi nhất và đảm bảo quy định của pháp luật. Chứng thực là một trong các công cụ phục vụ quản lý nhà nước, đồng thời hoạt động chứng thực giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình giao dịch hợp đồng, giao kết hợp đồng được đảm bảo an toàn pháp lý cũng như để phục vụ cho việc xây dựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế và chính sách pháp luật phù hợp. Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp dịch vụ mang tính hành chính công của nhà nước, các chủ thể khi thực hiện quyền đã được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có hiệu lực pháp luật được pháp luật bảo hộ và thừa nhận, do đó các hợp đồng, giao dịch được cơ quan hành chính và các tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý thì các bên tham gia giao dịch phải thực hiện quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm của mình phát sinh từ hợp đồng, giao dịch đó. Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là giao dịch giữa cơ quan nhà nước và người dân có ảnh hưởng lớn đến đời sống, các quan hệ xã hội như các quyền và nghĩa vụ hợp pháp, chứng thực là chế định pháp lý quan trọng liên quan mật thiết đến quyền lợi ích của tổ chức, cá nhân: Đó là các hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch, di chúc/giấy ủy quyền... Thông qua các hoạt động chứng thực đảm bảo các quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã hội và đảm bảo an toàn trong hoạt động quản lý nhà nước. Vậy nên những vai trò trên có thể thấy các văn bản, giấy tờ, các hợp đồng giao dịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực làm giảm thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho xã hội đồng thời là một công cụ hỗ trợ, 10 lá chắn phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các giao dịch, các giao dịch được chứng thực có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp, bảo vệ các quyền lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng dân sự góp phần không nhỏ trong việc làm thông thoáng và lành mạnh hóa thủ tục hành chính và ổn định cho sự phát triển kinh tế, trật tự xã hội của đất nước. 1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực. 1.2.1. Nội dung, cơ sở của chứng thực. Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức hành nghề công chứng và được tiến hành theo một trình tự, thủ tục do pháp luật về chứng thực quy định nhằm đem lại hiệu quả nhất định trong quản lý Nhà nước về chứng thực. Khi chứng thực văn bản giấy tờ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, giấy tờ văn bản cần chứng thực phải phù hợp với nội dung và mục đích định hướng phát triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn, không trái với Hiến pháp và pháp luật chuyên ngành có liên quan. Ví dụ: Việc thực hiện chứng thực các hợp đồng giao dịch, chứng thực chữ ký, chứng thực sao y bản chính, chứng thực bản sao từ sổ gốc… Phải căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực và các quy định của pháp luật chuyên ngành như: Luật Hôn nhân gia đình, Bộ Luật dân sự, Luật Thương mại, Luật Kinh tế, Luật Nhà ở… Hoạt động chứng thực phải phù hợp với chương trình tổng thể cải cách hành chính - cải cách tư pháp trong từng giai đoạn. Đơn giản hoá đến mức tối đa các quy định về trình tự thủ tục các việc chứng thực phù hợp yêu cầu của chương trình tổng thể cải cách hành chính và cải cách tư pháp giai đoạn 20112020 tiến tới xây dựng một nền hành chính hiện đại hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, phục vụ nhân dân, đáp ứng yêu cầu xây dựng đất nước trong giai đoạn mới. 11 Quy định đầy đủ, cụ thể, rõ ràng trình tự thủ tục thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân xã, những hành vi bị cấm trong hoạt động chứng thực, hình thức xử lý vi phạm hoạt động chứng thực. Căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực, chủ thể thực hiện chứng thực tuyệt đối không được thực hiện chứng thực các việc mà pháp luật không cho phép, không được chứng thực sai thẩm quyền, thậm chí không được lẩn tránh hoặc lạm quyền. Đối với chủ thể tham gia hoạt động chứng thực phải nghiêm chỉnh chấp hành trình tự, thủ tục chứng thực, tuyệt đối không được yêu cầu chứng thực các việc bị pháp luật cấm, các giấy tờ, văn bản không đúng với bản chính, không đúng với sự thật. Quy định cụ thể thủ tục của các việc chứng thực như: các giấy tờ phải xuất trình để chứng minh quan hệ nhân thân; hình thức, nội dung của hợp đồng giao dịch; thành phần hồ sơ phải nộp khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chứng thực; các loại văn ản, giấy tờ không được chứng thực bản sao; thế nào là chứng thực với số lượng nhiều… Đảm bảo cho hoạt động chứng thực được liên tục, kịp thời và mang tính dự báo. Các quy định về trình tự thủ tục thực hiện chứng thực phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục, kịp thời, không bị gián đoạn, các việc chứng thực phải được giải quyết ngày trong buổi, trong ngày làm việc (trừ những trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật) để đảm bảo tối đa nhất quyền lợi của cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực, đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước về chứng thực 1.2.2. Giá trị pháp lý của các giấy tờ văn bản đã được chứng thực. - Giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản đã được chứng thực như sau: * Về giá trị pháp lý bản sao được cấp từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực. 12 - Bản sao từ sổ gốc là bản sao do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc Ví dụ: Bản sao giấy khai sinh, căn cứ vào sổ gốc để cấp. - Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc được quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ví dụ: bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc dùng để giao dịch. Như vậy bản sao cấp từ sổ gốc do Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nói cách khác thì, bản sao từ sổ gốc được dùng như bản chính. Chứng thực bản sao từ bản chính ít phức tạp hơn so với việc cấp bản sao từ sổ gốc. Người chứng thực bản sao từ bản chính chỉ cần xuất trình bản chính giấy tờ và bản photo, bản chính là có thể chứng thực được. * Về giá trị pháp lý bản sao chứng thực từ bản chính đã được Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực. - Uỷ ban nhân dân xã chứng thực bản sao từ bản chính theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bản sao y được hiểu là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính. - Những loại, văn bản, giấy tờ, được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Về giá trị pháp lý của bản sao đã được chứng thực từ bản chính, có thể sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, bản sao chứng thực từ bản chính được dùng để đối chiếu thay cho bản chính trong 13