Tài liệu Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng ubnd xã lai uyên

Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở UBND xã Lai Uyên tôi đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới HVTT: Võ Việt Sang Trang 1 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã. Do đó tôi cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường đề ra trong quá trình thực tập ở UBND xã Lai Uyên. HVTT: Võ Việt Sang Trang 2 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Phần thứ nhất TÓM TẮC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP * Về thời gian thực tập ❖ Thời gian thực tập: từ 23/5/2011 đến ngày 23/7/2011. ❖ Quá trình thực tập cụ thể: - Từ ngày 23/5 đến ngày 31/5: + Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo UBND xã Lai Uyên; + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “Soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng”. - Từ ngày 01/6 đến ngày 11/6: + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập. - Từ ngày 13/6 đến ngày 18/6: + Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làm việc của UBND xã Lai Uyên, của Văn phòng UBND xã Lai Uyên. - Từ ngày 20/6 đến ngày 25/6: + Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan; + Được giao phân loại giấy tờ, công văn đến, chuyển cho các bộ phận, cán bộ chuyên môn; công văn đi chuyển đến các cơ quan. - Từ ngày 27/6 đến ngày 30/6: + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập. - Từ ngày 01/7 đến ngày 09/7: + Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý văn bản tại bộ phận Văn thư. - Từ ngày 11/7 đến ngày 16/7: + Viết bản thảo báo cáo thực tập. + Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập; HVTT: Võ Việt Sang Trang 3 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp - Từ ngày 18/7 đến ngày 23/7: + Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo UBND xã nhận xét; + Hoàn thành báo cáo thực tập. Phần thứ hai KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ KHÁI QUÁT VỀ KINH TẾ - XÃ HỘI – AN NINH QUỐC PHÒNG XÃ LAI UYÊN 1. Đặc điểm tình hình: - Xã Lai Uyên cách trung tâm hành chính huyện Bến Cát 07 km về phía Bắc, có nhiều xã giáp ranh như sau : + Đông Nam giáp xã Tân Hưng. + Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo. + Tây giáp xã Cây Trường. + Tây Nam giáp xã Long Nguyên. + Nam giáp xã Lai Hưng. + Bắc giáp xã Trừ Văn Thố. - Xã Lai Uyên có diện tích đất tự nhiên là 8.865,73 ha được chia làm 8 ấp, dân số hiện nay là 2.798 hộ với 18.099 nhân khẩu. Xã Lai Uyên có diện tích đất rộng và dân cư đông, đồng thời là một trong những địa bàn trọng điểm của huyện Bến Cát, tiếp giáp nhiều xã và huyện khác, có 17 km đường Quốc lộ 13 và nhiều giao lộ lớn thông thương với các huyện, tỉnh khác. Xã Lai Uyên hiện nay là nơi có sức thu hút nhân dân và lao động ở các tỉnh thành trong cả nước đến làm ăn và lập nghiệp lâu dài. 2. Về kinh tế: - Trong giai đoạn 2009 – 2010, qua 2 năm xã đã đạt được nhiều thành công trên bước đường đổi mới, bộ mặt địa phương đang từng ngày thay đổi, khang trang và hiện đại hơn. Tổng mức đầu tư toàn xã hội trong 2 năm đạt gần HVTT: Võ Việt Sang Trang 4 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp 1.000 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách xã đầu tư hơn 30 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng. Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2010 đạt là 18,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh trong cơ cấu kinh tế địa phương. Thu nhập bình quân đầu người đạt 18 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 39 hộ, chiếm 1,39%. Hiện có trên 98% số hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 100% số hộ được sử dụng điện lưới Quốc gia. Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ tầng. Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp. - Về công nghiệp được UBND tỉnh quy hoạch khu công nghiệp và đô thị Bàu Bàng với diện tích trên 2.166 ha và hiện trong giai đoạn thực hiện công tác xây dựng cơ bản và đã có 13 doanh nghiệp về đầu tư sản xuất với tổng số vốn trên 1.200 tỷ đồng . 3. Về văn hoá xã hội: - Về văn hóa xã hội có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ, có di tích lịch sử, công viên cho nhân dân đến tham quan và vui chơi giải trí. - Xã có 01 trường trung học phổ thông (cấp 2 và cấp 3), 02 trường tiểu học gồm 04 phân hiệu, 01 trường mầm non công lập, ngoài ra còn có 02 nhóm trẻ thành lập theo loại hình tư thục; - Trạm y tế dược đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia. - Về Tôn giáo hiện có 04 tôn giáo là Thiên Chúa giáo, Phật giáo, Tin Lành và Cao đài . Thiên Chúa giáo hiện có 421 hộ với 1.785 Nhân khẩu, Phật giáo có 308 hộ với 523 Nhân khẩu, Tin lành có 13 hộ với 24 nhân khẩu, Cao đài có 33 hộ với 132 nhân khẩu. - Chính sách xã hội được thực hiện tốt, trong 2 năm qua đã thực hiện xây dựng và trao tặng 06 căn nhà tình nghĩa, 24 căn nhà đại đoàn kết; công tác chăm lo cho các gia đình chính sách được đặt biệt quan tâm và thực hiện tốt. HVTT: Võ Việt Sang Trang 5 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp 4. Về an ninh quốc phòng: Lực lượng công an từ xã đến ấp có trình độ tương đối và được bố trí phù hợp, xã đội được bố trí đủ số lượng, các ấp đều có các tổ ANTT, ANTQ và lực lượng DQTV hoạt động tích cực nên tình hình an ninh chính trị và trật tự xã hội luôn ổn định. II/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Vị trí pháp lý: Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên do Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên. 2. Chức năng, nhiệm vụ: - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Lai Uyên. - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. 3. Tổ chức bộ máy: - Cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên gồm 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng). - Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch). - Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Lai Uyên. HVTT: Võ Việt Sang Trang 6 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp - Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng – thống kê, cán bộ Địa chính – Xây dựng – Nông thôn và môi trường, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch, cán bộ Tài chính – Kế toán, cán bộ Văn hoá thông tin – Thể dục thể thao, cán bộ Thương binh Xã hội. - Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Gia đình và Trẻ em, Giảm nghèo và việc làm, Văn thư - lưu trữ – thủ quỹ, Tiếp dân - Giải quyết khiếu nại tố cáo – Tôn giáo, Truyền thanh. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên Thường trực UBND Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá xã hội Văn hóa thông tin – Đài Thể dục truyền thể thanh thao, Giảm Gia nghèo đình – việc và trẻ làm em Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Công an Thương binh xã hội Nội vụ, tiếp Văn dân, Tư phòng, giải pháp Thống quyết – Hộ kê, Văn khiếu tịch thư lưu nại tố trữ cáo, tôn giáo Xã đội Địa chính, Xây dựng, Kế Nông toán thôn, Tài Môi trường, chính giao thông, thuỷ lợi Chú thích sơ đồ : Quan hệ chỉ đạo, điều hành và thông tin báo cáo Quan hệ phối hợp công tác HVTT: Võ Việt Sang Trang 7 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp III/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Chức năng: - Văn phòng UBND xã Lai Uyên là bộ phận chuyên môn của UBND xã, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND xã. - Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Thường trực UBND xã; bố trí cán bộ, công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.UBND và UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND xã đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước. - Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và Thường trực UBND xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các ngành, cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện chương trình công tác đó. - Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. - Thẩm tra các đề án chuyên môn thuộc UBND, trình UBND xã quyết định hoặc để UBND xã trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật, quy chế của UBND xã quy định, Văn phòng đề nghị các ngành, cán bộ chuyên môn bổ sung, hoàn chỉnh. HVTT: Võ Việt Sang Trang 8 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp - Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với HĐND, với UBMTTQ và các đoàn thể, các ngành, cán bộ trực thuộc UBND xã. - Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp TT. UBND xã trong việc tổ chức giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật. - Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành, cán bộ chuyên môn và Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện văn bản đó. - Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND xã, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch. - Giúp UBND xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc tại địa phương theo quy định của Nhà nước. 3. Tổ chức: Văn phòng UBND xã gồm 02 công chức Văn phòng – Thống kê và 01 cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Phần thứ ba CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1. Khái niệm văn bản: Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một HVTT: Võ Việt Sang Trang 9 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997). Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta. Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ) được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng. Do đó, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân 1.3. Khái niệm văn văn bản hành chính: Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi HVTT: Võ Việt Sang Trang 10 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy. 2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau: 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002). Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị. HVTT: Võ Việt Sang Trang 11 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp 2.2. Văn bản hành chính 2.2.1- Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… 2.2.2- Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn bản không có tên loại: công văn; - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). 2.2.3- Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. HVTT: Võ Việt Sang Trang 12 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… 3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây: 3.1. Chức năng thông tin: Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả. 3.2. Chức năng pháp lý: - Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau: + Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; + Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước. - Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý. - Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo luật định. HVTT: Võ Việt Sang Trang 13 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp 3.3. Chức năng quản lý: Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả. Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung. 4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước 4.1. Yêu cầu về nội dung: Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó. HVTT: Võ Việt Sang Trang 14 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành. Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau: - Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao. - Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic. - Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. - Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản. Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản. Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm HVTT: Võ Việt Sang Trang 15 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội. 4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn HVTT: Võ Việt Sang Trang 16 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý. 4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. 5. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên 5.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng. HVTT: Võ Việt Sang Trang 17 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Nhiệm vụ của Văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho UBND và Thường trực UBND xã, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính… Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2009 và năm 2010, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 479 Quyết định, 203 Thông báo, 38 Báo cáo, 03 Chỉ thị…. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐUBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 của UBND xã Lai Uyên về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Lai Uyên. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo HVTT: Võ Việt Sang Trang 18 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật). Bước 2: Soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004. Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND xã giao cho cán bộ Văn phòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo. Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Bước 4: Đánh máy, nhân bản Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND xã. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh. Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. HVTT: Võ Việt Sang Trang 19 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Bước 6: Ký chính thức văn bản - Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: + Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND; + Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) chủ tịch những văn bản theo uỷ quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Đối với những vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc khối nội chính; Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội. Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). - Đăng ký vào sổ công văn đi. - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. - Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ . Văn phòng UBND xã Lai Uyên soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau: HVTT: Võ Việt Sang Trang 20 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Bằng