TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP. HÒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN
BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tộpl
ThS. H u ỳ n h V ă n H iế u
ThS. N g u y ễ n T h ế H ư n g
ThS. L ư ơ n g Đ ứ c T h u ậ n
5S 3
PUBLISHING HOUSE
NHÀ XUẤT BẢN KINH TẾ TP. Hồ CHÍ MINH
LÒI NÓI DẦU
Ngày nay, công nghệ thông tin thâm nhập sâu rộng và ảnh hưởng mọi mặt
của đời sống kinh tế văn hóa xã hội. ứng dụng công'nghệ thông tin trong công
tác kế toán làm thay đôì sâu sắc quy trình xử lí và cung cấp thông tin, các chức
năng tự động hỗ trợ rất nhiều cho công tác kếtoản nhưng đồng thời xuất hiện
nhiều rủi ro tiềm ẩn cần kiểm soát.
Vai trò của chuyên viên kê'toán không chỉ là thực hiện công việc ghi chép,
lập báo cáo kê'toán, mà còn là chuyên gia phân tích hệ thôhg thông tin kê'toán,
tham gia thiết kếbộ mảy kê'toán, tư vấn 'tai chính kê'toán, kiềm toán viên nội bộ
trong doanh nghiệp, hay kiểm toán viên trong tô1chức kiểm toán độc lập.
Đáp ưng yêu cầu trên, Môn học Hệ thống thông tin k ế toán được thiẽỉ kc'
giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành tài chính kê'toán, nhằm trang bị kiến
thức cơ bản về các vâh đề xử lí thông tin kê'toán, tổ chức hệ thôhg thông tin kê'
toán trong cả hai môi trường xử lí bằng tay và xử lí bằng máy.
Môn học Hệ thông thông tin kếtoán gồm ba học phần:
- Học phần 1: Giới thiệu khái quát về quá trình phát triển Hệ Thôhg
Thông Tin KếToản, cung cấp kiêh thức căn bản về hệ quản trị cơ sờ dữ
liệu và tô7chức dử liệu kê'toán; tố chức dữ liệu và xử lí công tác kê'toán
trên phần mềm MS Excel.
- Học phần 2: Cung câ'p cho sinh viên các kiêh thức nhằĩn tổ chức phân
tích, tô7chức xử lí, đánh giá và kiểm soát thông tin kê'toán trong điểu
kiện xử lí thủ công hoặc đã tin học hóa. Sinh viên có khả năng thực hiện
công tác của chuyên viên phân tích hệ thống trong các doanh nghiệp
thực hiện dịch vụ tư vâh, thiêl kê'và tin học hóa công tác kê'toán, các
doanh nghiệp sản xuất cung câ'p phần mềm kê'toán
- Học phần 3: Cung cấp kiến thức cho sinh viên tố chức công tác kê'toán
trong điều kiện tin học hóa. Giúp sinh viên tiếp cận công tác kê'toán
trên thực tê'trong điều kiện giả định doanh nghiệp đã tin học hỏa công
tác kê'toán.
Tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho việc giảng dạy học phấn ĩ
môn Hệ thống thông tin kếtoán tại trường Đại học Kinh tế. Tài liệu được kêì
câu thành ba phần với tôhg cộng tám chương:
3
-
Chương 1: Giới thiệu khái quắt ve quá trình phát triêh Hệ thông Thông
tin Kê'toán.
-
Chương 2, 3: Trình bày những vấn đê can thiêi ve hệ quản trị cơ sở dữ
liệu với minh họa là phan memM S Access, cách thức tô’chức dữ liệu,
quản lí và truy xuất dữ liệu nhằm cung cấp các kiến thức vê tô’chức dữ
liệu trong môi trường tin học hóa công tác kế toán cho học phần 2 môn
học hệ thôhg thông tin kê'toán.
-
Chương 4, 5, 6, 7, 8: Trình bày những kiến thức cơ bản vê cách thức tô’
chức dữ liệu và xử lí công tác kê'toán bằng phan niêm MS Excel trong
điêu kiện áp dụng hình thức kê toán Nhật kí chung.
Tài liệu Hệ thông thông tin kếtoán - Tập 1 do tập thê’giảng viên bộ môn
Hệ thôhg thông tin kế toán, khoa Kê'toán, trường Đại học Kinh tếTp Hô Chí
Minh biên soạn, bao gôm:
ThS. Huỳnh Văn Hiểu
Email:
[email protected]
ThS. Nguyễn ThếHưng
Email:
[email protected]
ThS. Lương Đức Thuận.
Emaiỉ:
[email protected]
Trong quá trình biên soạn có thê’còn nhiêu thiêu sốt chúng tôi chân thành
cam ơn quý độc giả quan tâm và góp ý cho chúng tôi đê’hoàn thiện tài liệu.
4
Chương ỉ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Tổng quan vê
hệ thống thông tin kế toán
Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thểhiểu được:
Khái niệm hệ thôhg và hệ thôhg thông tin doanh nghiệp
Bản chất, phân loại, nhiệm vụ và các hệ thôhg con của hệ thông thông
tin kếtoán
Vai trò của hệ thông thông tin kê'tóán trong gia tăng giá trị của doanh
nghiệp và chuỗi giá trị
Các van đề cơ bản vềphát triển hệ thông thông tin kê'toán
Tác động của công nghệ thông tin đêh hệ thôhg thông tin kê'toán và hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
1. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin doanh nghiệp
1.1. Khái niêm hê thống và hê thống thông tin
1.1.1. Khái niệm hệ thống
Hệ thông là một tập hợp các thành phần có quan hệ vói nhau,
cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu định trước. Trong đời
sông, khái niệm hệ thông được sử dụng thường xuyên như hệ thông
giao thông, hệ thông truyền thông, hệ thông các trường đại học...
Một hệ thông bâ't kì đều có bôn đặc điểm sau:
•
Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
•
Các môi quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành
phần bên trong hệ thông
•
Phạm vi, giới hạn của hệ thông
•
Các mục tiêu hướng đến của hệ thông.
5
Chitỡĩig ỉ: Tổng quan về hê thống thông tin kế t o
á
n
___________________________
Hình 1.1 minh hoạ cho một hệ thống bao gồm bôn thành phần
có mối quan hệ vói nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống
1.0.
Hình 1.2
nhau thông qUan m *'.
a c ^ lanh phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với
của hệ thông 1 0 c ' h~ '
’ ' b, k_, D nhằm thực hiện mục tiêu
đó các thành ph h - e ^uri^1<^ung ^ thông 1.0 là m ột tổ chức trong
ban của nó C ' , , en *ron8 c^ a tô chức này là các bộ phận, phòng
các quy đinh
^ °n^ ^>an na^
bợp, quan hệ với nhau theo
z ra
trád l ^
các quy d £ đ iê h lệ... Z c
đó.
c n^lam thyc hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức
ta cần phải p h ĩ h ^ i í í 'AÔhg CÓsự tham gia của COn người'
niệm tổ chức h ’ ¿ r
31 ni^m
thông và tổ chức. Nêu như khái
mục tiêu đăt ra th' h^ạ^ ^ en ^
cac COn n8u’ờ i nhằm thực hiện
con người ch Ị' 1 ' thÔng Ia m^t khái niệm tong thẻ; rộng hon mà
thông bên canh
tronS những thành phẩn quan trọng của hệ
bị, hê thông- cA’ ca^ tỉlanlì Phan khác như công nghệ, m áy móc, thiết
6 sach, giây tờ...
6
Chương ỉ: Tổng (Ịiutn vè hệ thống thông tin ké toán
Hệ thống có thể tổn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ
thông có thể là một thành phần trong một hệ thống khác gọi là hệ
thống con của nó. Ví dụ trong hình 1.1 trên, mỗi phòng ban, bộ phận
1.1.1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thông con trong hệ thông 1.0. Các hệ
thông con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1,
1.2.2,
1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó
(Hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu thực hiện của mỗi bộ phận, mỗi hệ
thông con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thông câp trên mà
nó trực thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kì, chúng ta phải
tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm
là gì đế tà đó có thê’ vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các
thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt động của hệ thống.
Tóm lại, các hệ thông con có các phưcmg thức hoạt động khác nhau,
thậm chí mục tiêu cũng có thể khác nhau, nhưng đều hoạt động
nhắm đến mục tiêu của hệ thống cha. Đây cũng là cách tiếp cận hệ
thông mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu hệ thông thông tin kế
toán sau này.
1.1.2. Hệ thống thông tin
Hệ thông thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên
bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu
thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Tất cả các hệ thông thực hiện mục tiêu cung cấp thông tín cho
các đôi tượng sử dụng được gọi là hệ thông thông tin. Ví dụ hệ thông
dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hệ thông kê' toán...
chính là những hệ thông thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp
các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác
nhau.
7
Chương ĩ: Tong quan về hệ tìtQỊtg thông tin kế toán
Đ ể thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thông
thông tin sẽ có các thành phần chức năng sau: (hình 1.3)
Hình 1.3: Mô hình chức năng của hệ thông thông tin (IPO model)
•
Đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần phải thu thập và các
phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thông thông tín. Dữ liệu
là các sự kiện, các sô’ liệu ở trạng thái ban đẩu. Dữ liệu đặc
trưng cho Sự đo lường hay quan sát các thực thê’và sự kiện, vì
thế dữ liệu chưa có ý nghĩa đối với người dùng. Đê’ hữu ích
cho người dùng, dữ liệu phải được chuyển hóa thành thông
tin.
•
8
Xử lí: là quá trình phân loại, phân tích, tổng hợp, tinh toán,
ghi chép, xác nhận... đê’ làm biến đổi tính chất, nội dung của
dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.Quá trinh
xử lí của hệ thống thông tin có thê’ được thực hiện bởi các
phương thức xử lí khác nhau. Đó có thê’ là quá trình ghi chép,
xử lí thủ công (bằng tay) thông thường hay được hỗ trợ và
thực hiện bởi hệ thống xử lí máy tính hoặc cũng có thể là sự
kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông
Chương ĩ: Tống quan về hệ thống thông tin kế tíìản
tín không nhâ't thiết phải là hệ thông xử lí bằng máy tính mặc
dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời
điểm hiện nay để chi một hệ thông có sự ứng dụng công nghệ
thông tin trong nó.
•
Lưu trữ Lưu trữ các nội dung đầu vào như dữ liệu hoặc thông
tin tạo ra từ các quá trình xử lí, để phục vụ cho những quá
trình xử lí và cung câp thông tin về sau.
•
Đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung câ'p
thông tin được tạo ra từ hệ thông cho người dùng. Thông tin
là những dữ liệu đã được xử lí, giúp ngưòi dùng có được các
quyết định xác đáng. Đầu ra của hệ thông này còn có thê’ là
đầu vào của hệ thống k ế tiếp trong một chuỗi xử lí.
•
Người dùng: Người sử dụng thông tin.
Như vậy thông tin được tạo ra từ quá trình xử lí dữ liệu khi có
sự tham gia của các thành phần trong một hệ thông thông tin cụ thể
và mang một ý nghĩa nhất định đôi với đôi tượng sử dụng thông tin
đó. Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thông này sẽ
là dữ liệu cho một hệ thông thông tin khác, do đó cần phải nhận biết
và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chi
xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thông thông tin cụ thể.
Hình 1.3b trình bày mô hình của hệ thông thông tin từ mô
hình chức năng của hệ thông thông tin 1.3 với sự thay thế các nhãn
thích hợp
9
Chương ĩ: Tồng quan về hệ tkểng thông tin kế toán
Cơ SỞ dữ liệu
Hình 1.3b. Mô hình hệ thống thông tin
1.2. Hê thống thông tin doanh nghiêp
1.1.3. Bản chất
Hệ thông thông tín doanh nghiệp là một hệ thông thông tín
bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong
một tổ chức/doanh nghiệp nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng,
các quá trình ra các quyết định của các cấp quản lí thông qua việc
cung câ'p thông tin đê’ hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiêm soát
quá trình hoạt động của tổ chức (Hình 1.4).
Hình 1.4: Bản chất của Hệ thống thông tin doanh nghiệp
10
Chivừng ỉ: Tong quan về hệ thống thông tin kế toán
Các nhà quản lí thực hiện việc điều hành các hoạt động của
doanh nghiệp thông qua cảc quá trình ra quyết định. Quá trình này
có thể diễn ra theo các bước sau:
'■* Sử dụng, đánh giá thông tín được cung cấp để nhận dạng vâh
đề cần giải quyết
Đưa ra các phương án giải quyết
w Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các
phương án
Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định
Trong quá trình này, thông tín đóng vai trò rât quan trọng và
ảnh hường đến chất lượng của các quyết định. Thông tín được sử
dụng để nhận dạng, đánh giá vân đề và thông tin cũng được sử dụng
để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin donh
nghiệp phải có nhiệm vụ cung câp các thông tín hữu ích cho nhà
quản trị. Một thông tin hữu ích phải là thông tín phù hợp với đối
tượng sử dụng và nội dung của vân đề cần giải quyết, là thông tín đủ
tín cậy, đầy đủ, và được trình bày dưới các hình thức mà người sử
dụng có thế hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung câp kịp
thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại.
1.1.4. Phân loại thông tin doanh nghiệp và đối tượng sử dụng
thông tin
Mỗi câp quản lí khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện
những quyết định có tính chât và nội dung khác nhau. Thông thường
câu trúc quản lí trong một doanh nghiệp gồm ba câp, có dạng hình
tháp và mỗi cấp sẽ ra các loại quyết định như trong hình 1.5.
11
Chương ĩ: Tống quan về hệthống thông tin kế toán
Hình 1.5: Câu trúc tổ chức quản trị, loại quyết định và luồng thông tin
w cấ p quản lí hoạt động: Câp quản lí này quan tâm đến tính hữu
hiệu và hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh
nghiệp. Thông tin cần thiết cho các nhà quản lí ở câ'p độ này phải
phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh
nghiệp. Những quyết định đưa ra bởi câp quản lí này thường cụ
thể, dựa trên những quy định đã được chuẩn hóa, có các yêu cầu,
chỉ tiêu cụ thế, vì thế được gọi là các quyết định có cẵỉi trúc.
w Cấp quản trị chiến thuật: Đây là câ'p quản lí trung gian trong
doanh nghiệp. Nhiệm vụ của câp quản lí này là quan tâm đến
quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục
tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định được thực hiện ở câp độ
này rất đa dạng tùy vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh
nghiệp và tình hình phát sinh ở những thời diêm khác nhau cũng
như tùy thuộc vào trình độ của người quản lí. Cẩp quản trị này
đưa ra các quyêt định linh hoạt trong một phạm vi cho trước, vì
thô gọi là các quyeĩ định bán càu trúc. Do đó thông tin cung câp cho
cấp dộ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền
lên từ câ'p kiếm soát hoạt động (dòng thông tin từ dưới lên) sẽ có
những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan
12
Chivơng ĩ: Tồng quan về hệ thống thông tin kế ttìán
đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá
của người quản lí mà không theo một quy ước khuôn mâu sẵn có.
Những thông tín này làm cơ sở ra các quyết định bán câu trúc.
^
Cấp quản trị chiên lược: Đây là các nhà quản lí câ'p cao trong
doanh nghiệp. Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định phi cấu
trúc, liên quan đến chiến lược phát triêh trong tương lai của
doanh nghiệp. Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết
định này lây từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà
lãnh đạo. Khó có thể xác định nhộng thông tin nào và nội dung
nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do đó, thông thường
những thông tin cưng cấp cho cầ'p độ quản lí này không có khuôn
mẫu, quy định và phi cấu trúc.
Như thế, trong câu trúc quản lí doanh nghiệp hình thành hai
luồng thông tin từ trên xuống và từ dưới lên.
1.1.5. Phân loại hệ thống thông tin doanh nghiệp
Hệ thống thông tín doanh nghiệp có thể tiếp cận và phân loại
theo đối tượng sử dụng thông tín và theo nội dung kinh tê' của các
quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thông này thu thập và phản
ánh.
1.1.5.1.Phân loại theo các cấp quản lí sử dụng thông tin
trong doanh nghiệp
Theo tiêu thức này, với ba câ'p độ quản lí trong doanh nghiệp,
chúng ta có ba loại hệ thông thông tin doanh nghiệp sau:
w Hệ thôhg xử lí nghiệp vụ (Transaction Process Systems - TPS):
Thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại
doanh nghiệp để cung câ'p các thông tín có câ'u trúc phục vụ
chủ yếu cho câ'p độ quản lí kiểm soát hoạt động.
'■* Hệ thông hô trợ ra quyêt định (Decision Support System - DSS): Sử
dụng các dữ liệu thu thập và các thông tín tạo ra từ hệ thông
13
Chương ĩ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
xử lí nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tín theo yêu cầu
của từng nhà quản lí ở cấp độ kiểm soát quản lí. Hệ thông này
đòi hồi- phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông
tín nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tín có cấu
trúc đến phi câ'u trúc của các nhà quản lí ở câ'p quản trị chiên
thuật.
w
Hệ thông hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS) và hệ
chuyên gia (Expert Systems - ES): Thông tin cung cáp từ các hệ
thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao. Thông qua các
công cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và
thiết lập sẵn, các nhà quản lí câ'p cao trong doanh nghiệp có
thể tạo ra thông tín theo yêu cầu của mình, cân nhắc, đánh giá
các phương án, các xu thê' để đưa ra các dự báo và các chiên
lược phát triển trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp.
1.1.5.2.Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình
sản xuất kỉnh doanh
Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc
chuyến hóa các yếu tô' đầu vào của quá trình sản xuâ't thành các sản
phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ
cung câp và sau đó sẽ cung câ'p cho khách hàng. Mỗi nội dung của
quá trình này sẽ cần những loại thông tín khác nhau. Do đó, hệ thông
thông tin doanh nghiệp có nhiệm vụ phải thu thập và phản anh
xuyên suô't quá trình trên để cung câ'p các loại thông tin mang nội
dung khác nhau cho các nhà quản lí vê tình hình hoạt động của
doanh nghiệp.
Nếu xem quá trình sản xuất kinh doanh một cách tổng quát
theo các nội dung kinh tê' liên quan, chúng ta có thê thây hệ thông
thông tin doanh nghiệp gồm những hệ thông con là:
14
•
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQT) sản xuất
•
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQT) kinh doanh/marketing
Chương ĩ: Tông quan về hệ thốn» thôn» tin kế toán
•
Hệ thống thông tín quản trị (HTTTQT) nguồn nhân lực
•
•
Hệ thống thông tin k ế toán
Hệ thông thông tín quản trị (HTTTQT) tài chính
Hình 1.6 trình bày các hệ thông con của hệ thống thông tin
doanh nghiệp và mối quan hệ giữa chúng. Hệ thống thông tín kế
toán là một hệ thống con trong hệ thống thông tin doanh nghiệp.
Hình 1.6: Các hệ thông con của hệ thông thông tin doanh
nghiệp và môi quan hệ giữa chúng
Môi loại hệ thông thông tin quản trị sẽ đảm nhận một chức
năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung câ'p thông tin
liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên do tính liên
tục và theo chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này
luôn có quan hệ qua lại sử dụng thông tín và dữ liệu của nhau để
thực hiện chức năng của mình. Do đó việc phân chia các hệ thống
này chi nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức năng của từng hệ
thông. Nếu phân chia các hệ thông thông tin con này một cách độc
lập giổng như những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến
việc tổ chức trùng lắp dữ liệu và thông tin cung câ'p giữa các hệ
thông. Điều này sẽ dân đến sự không nhât quán và lãng phí trong
việc tổ chức cung câp thông tin của hệ thông thông tin doanh nghiệp.
15
Chương I: Tồng quan về hệ thốỉig thông tin kế toán____ ________________________
2. Hệ th ố n g th ô n g tin k é toán
2.1. Bản chất hê thống thông tin k ế toán
Kê toán đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong quản lí điều
hành doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Chức
năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích
phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đ ể thực hiện chức năng
đó, cần phải có một câu trúc được thiết lập đê’ thu thập, lưu trữ, xử lí
và cung cẩp các thông tin theo chức năng của k ế toán. Câu trúc đó
chính là hệ thống thông tin k ế toán.
Trong cấíi trúc hệ thông thông tin k ế toán, quá trình vận hành
để cung cẵp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước
trong hình 1.7:
w Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản
xuất kinh doanh qua chứng từ và các đôi tượng mang dữ liệu;
*■* Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi
nhật kí;
'■* Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần tập hợp và theo
dõi như tập hợp theo các đôi tượng k ế toán, các đối tượng theo
dõi chi tiết;
w Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã
được tập hợp, theo dõi.
Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thông thông tin phải là
tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người,
phương tiện, công nghệ, quy trình...) tham gia vào quá trinh vận
hành của hệ thông thông tin kê’ toán đê có được thông tin đáp ứng
yêu cẩu của người sử dụng.
16
Chương ỉ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
2.2. Phân loai hê thống thông tin k ế toán
Hệ thông thông tin kê' toán có thể phân loại theo hai tiêu chí:
Đặc điểm, tính châ't của thông tin do hệ thông cung câ'p cho người
dùng hoặc phương thức lưu trữ và xử lí dữ liệu của hệ thông thông
tin.
2.2.1. Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp cho
người dùng
Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp cho người
dùng, hệ thông thông tin kê' toán được chia làm hai loại:
w Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung câ'p các thông tin tài
chính chủ yếu cho các người sử dụng thông tin bên ngoài doanh
nghiệp. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chê'độ,
các nguyên tắc, chuẩn mực kê' toán hiện hành.
^ Hệ thôhg thông tin kê'toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhăm
mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự
kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tê' của
chúng đôi với tô’ chức.
Chicơng I: Tổng quan về hệ thẳng thông tin kế toán
Việc phân chia này mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác
đỊnh đối tượng sử dụng thông tín. Tuy nhiên hai hệ thống này không
thể tách biệt thành hai hệ thông kế toán độc lập ưong một doanh
nghiệp. Mặc dù mực tiêu báo cáo quản trị và báo cáo tài chính
thường không tương xứng hoàn toàn nhưng giữa hai hệ thông kế
toán có các thông tin giông nhau và khác nhau. Phần giao nhau giữa
chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lí của doanh
nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực k ế toán được nhà nước
ban hành. Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thông nhất cho cả hai
hệ thống k ế toán này.
2.2.2. Phân loại theo phương thức lưu trữ và xử lí dữ liệu
Tùy theo phương thức và mức độ lưu trữ và xử lí dữ liệu một
cách thủ công hay có sử dụng công nghệ thông tin, chúng ta chia hệ
thông thông tin k ế toán thành các loại:
'■* Hệ thôhg thông tin kế toán thủ công: có nguồn lực chủ yêu là con
người. Cùng với các công cụ tính toán đơn giản như máy tính
cầm tay, con người thực hiện tất cả các công việc của quá trình
thu thập, lưu trữ, xử lí dữ liệu và thiết lập các báo cáo một
cách thủ công. Dữ liệu thường được lưu trữ trên giây, dưới
hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng... Hệ thống loại này phổ
biến ở các thế kỷ trước.
w Hệ thông thông tin kê'toán bán thủ công: trong hệ thông thông
tin k ế toán bán thủ công, nguồn lực chủ yếu vẫn là con người.
Tuy nhiên trong hệ thông loại này, con người ứng dụng công
nghệ thông tin hỗ trợ ở mức độ nhẩt định trong một phần quá
trinh hoạt động của hệ thông kê toán. Ví dụ việc dùng một
phần mềm bảng tính trong lưu trữ và xử lí dữ liệu như
Microsoft Excel. Trong trường hợp này, hầu hết chứng từ gôc
đều là chứng từ bằng giầy như trong hệ thống thủ công,
doanh nghiệp sử dụng Excel để hỗ trợ trong quá trình nhập
dữ liệu, áp dụng các hàm, các lệnh của Excel đê hỗ trợ trong
18
Chương ĩ: Tồng quan về hệ thống thông tin kế toán
quá trình xử lí dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo
tài chính, các báo cáo thuê'. Một sô' doanh nghiệp cũng có thể
tự động hoá hoàn toàn quá trình xử lí sô' liệu đến khi xuất ra
các sổ, thẻ, bảng biểu, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường
hữu hiệu trong những doanh nghiệp nhỏ, tổ chức bộ máy kê'
toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa
các thành phần kê' toán không nhiều, vì hạn chê' của dung
lượng bảng tính không cho phép lưu trữ sô' lượng lớn dữ liệu.
w
Hệ thống thông tin k ế toán trên nên máy tính: nguồn lực bao gồm
con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ
các công việc kê' toán dưới sự điều khiển, kiếm soát của con
người thông qua phần mềm và các thiết bị ngoại vi. Như vậy,
nêu không có con người thì hệ thông này không thể hoạt động
được, và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thông này
cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là
điều khiến, kiêm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ
nhập các dữ liệu mà hệ thông máy tính không tự thu thập
được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo
trì... hệ thông.
Nói một cách đầy đủ, hệ thống thông tin kê'toán trên nền máy
tính bao gổm các thành phần:
1. Ngtrời sử dụng (trực tiếp hay gián tiếp) hệ thông
2. Các thủ tục và qui định trong việc thu thập, xử lí và lưu
trữ dữ liệu
3. Dữ liệu về doanh nghiệp và về hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp
4. Phan niêm xử lí dữ liệu
5. Cơ sở hạ tâng công nghệ thông tin, bao gồm máy tính, các
thiết bị ngoại vi, và thiết bị truyền thông mạng (nêu
cần)
19
Chựỡiìg I: Tổtíg quan về h ệ thống thông tin kế toán
_____ __ _________________________ .
Việc phân loại theo nội dung này sẽ làm cơ sở đanh giá khả
năng xử lí của-hệ thông k ế toán.
2.3. Các nhiêm vu của hê thống thông tin k ế toán
Hệ thống thông tin kê toán cũng có các nhiệm vụ cơ bản của
một hệ thống thông tin. Đó là:
^
Ghi nhận dữ liệu đầu vào: Bước đầu tiên của việc xử lí đầu vào là
việc thu thập các dữ liệu nghiệp vụ và đưa vào hệ thống. Ba mặt
cơ bản của nghiệp vụ mà dữ liệu cần phải thu thập gồm:
■ Sự liên quan của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
■ Các đôi tượng k ế toán liên quan bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ
phát sinh;
■ Các thành phần con người tham gia vào nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ gốc bằng giây là hình thức chứng từ đầu vào vân
còn được sử dụng khá rộng rãi trong doanh nghiệp và cơ quan, tổ
chức. Chứng từ này sau đó sẽ được nhập vào và dữ liệu được lim trữ
trong hệ thống máy tính.
Ngày nay, việc ghi nhận dữ liệu đầu vào còn được thực hiện
tự động bởi các thiết bị công nghệ như máy quét thẻ, máy đọc mã
vạch, ATM, màn hình trực tuyến...
'■* Lưu trữ: Dữ liệu nhập vào hệ thống cẩn được lưu trữ đê phục vụ
cho các quá trình xử lí cung câp thông tín khi có yêu cầu. Việc lưu
trữ dữ liệu cần đáp ứng yêu cầu truy cập nhanh chóng, dê dàng,
chính xác và an toàn. Các phương thức lưu trữ dữ liệu phụ thuộc
vào hệ thống thủ công hay dùng máy tính:
■ Chứng từ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán
báo cáo...dùng để lưu trữ dữ liệu trong
Dữ liệu lưu trữ cần được dùng hệ thông
và kết hợp với hệ thông mã sô' khoa học,
20
tổng hợp, bảng kê,
hệ thông thủ công.
tài khoản quy định
hợp lí. Việc lưu trữ
_____________________________________ Chương ĩ: Tổng quan ve hệ thống thông tin kế tòảĩì
dữ liệu nhằm tạo được dâ'u vêt kiểm toán cũng cần" đặc biệt
quan tâm.
■ Trong môi trường máy tính, dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới
dạng các tập tin, các bảng tính.
w Xử lí dữ liệu: Dữ liệu nhập vào cần được xử lí đ ể đưa vàp cợ sở
dữ liệu.
■ Phương thức xử lí có thể bằng máy tính, phần mềm hay ghi
chép thủ công;
■ Nê'u xử lí bằng máy tính, các thao tác dữ liệu thường được
thực hiện trong môi trường sô' hóa gồm: Tạo mẩu tin dữ liêu
mới; Cập nhật mẩu tín; Xóa bỏ mẩu tín; Phục hồi mẩu tìrr sắp
xếp dữ liệu1. Có nhiều phương pháp đ ể xử lí tập tin sề đươc
trình bày trong mục 1.2.2 của chương 2.
w K ết xuất thông tin: Bước cuốỉ cùng trong quá trình xử lí dữ liệu là
việc kết xuẩt thông tin. Thông tin đầu ra của hệ thông thông tin
k ế toán có thê’ được kết xuất trên màn hình, ra máy in, hoặc các
dạng thức nhị phân có thê’được chuyên đến một nơi nhận khăc
Trong hệ thông xử lí bằng máy tính, các vân tin*2 thường được
sử dụng đê’ cho ra các thông tín kết xuất. Thông tin đầu ra thường thê’
hiện nội dung trên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các tài
liệu khác.
2.4. Các hê thống con của hê thống thông tin k ế toán
Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thê’ có quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp của mình. Ở góc độ
tiếp cận tổng quát, chúng ta có thê’ chia quá trình này theo các nội
dung kinh tê' liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên
quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp
vụ diễn ra theo một trình tụ' và được lặp lại theo trình tự đó.
'Xem mục 6, Chương 3 BÀNG D Ữ L.IỆU - TABLE
2Xem mục 4, Chương 3
21