Tài liệu Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân thành phố vĩnh yên tỉnh vĩnh phúc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI- NĂM 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LẠI ĐỨC VƯỢNG HÀ NỘI - NĂM 2016 i LỜI CẢM ĐOAN Tôi cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” là công trình nghiên cứu độc lập của bản thân tôi. Các số liệu, trích dẫn trong Luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực. Tôi cũng xin cam đoan, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cảm ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc. Vĩnh Phúc, ngày tháng năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Ngọc Tuấn ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ trợ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, Ban quản lý và đào tạo, Khoa sau Đại học, Học viện Hành chính Quốc Gia đã quan tâm và tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong thời gian học tập và nghiên cứu tại học viện; đặc biệt cảm ơn Tiến sĩ Lại Đức Vượng là người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ dẫn tận tình cho tôi trong suốt quá trình thực hiện Luận văn. Nhân dịp này cho tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, các phòng ban, cơ quan chuyên môn trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã đã nhiệt tình cộng tác, cung cấp những tư liệu thực tế và thông tin cần thiết để tôi hoàn thanh Luận văn này. Tuy nhiên có nhiều cố gắng, nhưng trong bài Luận văn nghiên cứu tôi không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Tôi kính mong quý thầy cô, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp, gia đình và bạn bè tiếp tục giúp đỡ đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Tác giả luận văn Nguyễn Ngọc Tuấn iii MỤC LỤC LỜI CẢM ĐOAN..................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................... ii MỤC LỤC ............................................................................................................... iii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT ................................... vi DANH MỤC CÁC BẢNG ................................................................................... vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ............................................................................ viii MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 8 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN................................................................................................................... 15 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng ............................................................. 15 1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện .. 15 1.1.2. Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ................... 19 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................... 23 1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ........... 27 1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan .................. 27 1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung ................. 29 1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản.............................................. 33 1.2.4. Lưu trữ............................................................................................... 36 1.2.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại ................................................ 41 1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan ................................. 42 1.2.7.Tổ chức hội họp ................................................................................. 43 1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện ................................................................ 44 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện................................................................................................................ 47 1.4.1. Môi trường bên trong ........................................................................ 47 1.4.2. Môi trường bên ngoài........................................................................ 50 1.5. Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ...................................... 51 1.5.1. Khái niệm quản trị văn phòng ........................................................... 51 iv 1.5.2. Chức năng quản trị văn phòng .......................................................... 52 1.5.3. Nội dung quản trị văn phòng: ........................................................... 52 1.6. Khái niệm hiệu quả hoạt động và những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ............................................ 53 1.6.1. Khái niệm hiệu quả .................................................................................... 53 1.6.2. Những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện................................................................................................... 53 Tiểu kết chương 1.................................................................................................. 55 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC .......................................................................................................... 56 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc .. 56 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên .............................. 57 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ........................................................................ 58 2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc ............................................................................................. 60 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên.... 60 2.2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ và vai trò vủa văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc ............................................. 61 2.2.3. Nhân sự ............................................................................................. 64 2.2.4. Điều kiện làm việc tại văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên .............................................................................................................. 68 2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên ................................................................................................................. 71 2.4. Mâu thuẫn trong hoạt động của văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên ................................................................................................................. 89 2.5. Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên ................................................................................................................. 91 2.5.1. Những kết quả đạt được .................................................................... 91 2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân ................................................................... 93 Tiểu kết chương 2.................................................................................................. 95 v Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN .......................................................... 96 3.1. Định hướng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên ................................................................................................................. 96 3.1.1. Định hướng phát triển chung ............................................................ 96 3.1.2. Định hướng và quan điểm về hiện đại hóa nền hành chính .............. 98 3.1.3. Định hướng trong quy chế làm việc trong chính quyền điện tử . 100 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên ................................................. 101 3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng .............................. 102 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự .......................................... 103 3.2.3. Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng ................. 104 3.2.4.. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ....................... 105 3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên ............................................................................................ 108 Tiểu kết chương 3................................................................................................ 112 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 114 vi DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu CBCCVC Cán bộ công chức, viên chức UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân vii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2. 1. Số văn thư được tiếp nhận giai đoạn 2013 - 2015 ......................... 78 Bảng 2. 2. Số lượng văn bản đi của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên giai đoạn 2013 – 2015 .................................................................... 80 viii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2. 1. Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến .................................. 74 Hình 2. 2. Mẫu dấu đến ................................................................................... 75 Hình 2. 3. Mẫu nội dung số công văn đến ...................................................... 76 Hình 2. 4. Mẫu chuyển giao văn bản đến........................................................ 77 Hình 2. 5.Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến ....................................... 77 Hình 2. 6. Quy trình quản lý văn bản đi .......................................................... 78 Hình 2. 7. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ............................................................ 79 Hình 2. 8.. Quy trình tổ chức hội họp ............................................................. 85 8 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, một đòi hỏi tất yếu đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Hiện đại hóa nền hành chính được xác định là một trong những nội dung trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính Việt Nam. Quan điểm, mục tiêu và nhiệm vụ của cải cách hành hcisnh ở nước ta đã được đề cập trong các văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khóa VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khóa VIII, trong các Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII, IX, và X. Hội nghị Trung ương 8 khóa VII xác định: cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước để đề ra mục tiêu: xây dựng một nền hành hcisnh trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của Nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong xã hội. Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Vĩnh Phúc đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển kinh tế - xã hội. Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Vĩnh Phúc đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính các cấp, từng bước thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy mục tiêu phục vụ nhân dân làm trọng tâm. Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ và vai trò vô cùng quan trọng trong công việc quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc dưới sự chỉ đạo của các cán bộ đứng đầu HĐND, UBND. Có thể nói Văn phòng HĐND và 9 UBND hoạt động giống như một cấp trung gian giữa các phòng ban chuyên môn, thường trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, phường. Chính vì lẽ đó, công việc cấp thiết trước mắt đối với khối văn phòng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp. Trong thời gian qua, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên đã hoạt động có hiệu quả, văn phòng làm khá tốt các công tác chức năng nhiệm vụ được giao. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ, hoạt động phục vụ nhân dân chưa được coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn nhiều bất cập; hiệu quả thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ còn chưa cao, …đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Trước những tình hình thực tế đang diễn ra, bên cạnh đó nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu về hoạt động của Văn phòng HĐND, YBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung và hiệu quả hoạt động Văn phòng HĐND và UBND các cấp nói riêng đã có nhiều nhà khoa học, nhà hoạch định chính sách quan tâm nghiên cứu và đã có nhiều sách, giáo trình, đề tài khoa học và rất nhiều bài báo, bài tạp chí viết, nghiên cứu trên nhiều góc độ khác nhau. Có thể kế ra một số công trình nghiên cứu cụ thể sau: - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”. Nxb thống kê, Hà Nội. 10 - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành chính văn phòng”, NXb thống kê, Hà Nội. - Học viện hành chính Quốc gia ( 2006 ). “ Điều hành công sở hành chính Nhà nước”, Nxb Khoa học và kỹ thuật Hà Nội. - Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động. - Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb lao động. - Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở” , Nxb chính trị Quốc gia. Các công trình nêu trên đã cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản nhất về văn phòng và quản trị văn phòng một cách khoa học có hệ thống. Có cách nhìn khái quát, tổng thể, giúp luận giải những vấn đề xung quanh quá trình hoạt động của các văn phòng hành chính nói chung. Bên cạnh các sách chuyên khảo, giáo trình, còn nhiều đề tài luận văn thạc sĩ hành chính công nghiên cứu về hoạt động văn phòng , cụ thể một số luận văn sau: -Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội. - Cấn Bảo Ngọc ( 2008 ) “ Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận Hồng Bàng”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Hà Nội. 11 - Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “ Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Quốc gia. Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng; Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội, tuy nhiên công trình này chỉ mới đi vào mô tả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận chứ chưa đề cập tới hiệu quả hoạt động. Trong đó các công trình nghiên cứu nêu trên chưa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong bối cảnh hiện nay là hết sức cần thiết. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực tiễn về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá những kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên. Luận văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung. 12 + Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đánh giá tình hình thực tế, những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn. + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Luận văn nghiên cứu các hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc và phân tích tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong thực tiễn để đánh giá kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. - Phạm vi thời gian: Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong giai đoạn 2012 – 2015 và đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn 2016 – 2020. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và 13 thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra. 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau: - Phương pháp nghiên cứu khoa học: Dựa trên những công trình nghiên cứu khoa học, những đề tài nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng UBND – HĐND cấp huyện để có những nhận định chung, nắm vững được quy trình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những dữ liệu thu được từ thực tiễn của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, trong quá trình nghiên cứu lí luận khoa học, tiến hành tổng hợp, đối chiếu, phân tích các thông tin để đưa ra được những nhận định, quy luật thông tin có được; hiểu được ý nghĩa của các con số, dữ liệu sẽ rút ra được những bài học kinh nghiệm và phương hướng phát triển tốt hơn cho đơn vị trong tương lai. - Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập, tìm kiếm những dữ liệu hiện có trên sách, báo, website, đề tài nghiên cứu chung, số liệu thực tiễn thu thập được tại địa phương là cơ sở để phân tích, minh chứng cho những lý luận. - Phương pháp thống kê, mô tả: Là làm rõ từng vấn đề được lựa chọn bằng cách thống kê, liệt kê và mô tả các khía cạnh, những vấn đề phát sinh. - Phương pháp đối chiếu so sánh: Để xem xét hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được đánh giá như thế nào so với các nơi, hoặc nhận định kết quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố qua các năm để đưa ra những phương hướng và giải pháp trong giai đoạn tiếp theo cho phù hợp. 14 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý nắm rõ các vấn đề về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND một cách hệ thống và khoa học nhất. - Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế; - Luận văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động. - Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng cấp huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù hợp với thực tiễn hơn. 7. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên. 15 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện * Văn phòng: Trong tình hình hoạt động hiện nay, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Tùy theo từng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động đặc trưng của văn phòng, tùy theo từng thời kỳ hình thành và phát triển mà văn phòng có nhiều cách hiểu và nhiều tên gọi khác nhau. Văn phòng có thể hiểu một cách đơn giản theo như quan sát của mỗi người trong đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của các cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể, gắn liền với tên của cơ quan, đơn vị đó. Tại văn phòng, các công việc hàng ngày, hành chính của các cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…được thực hiện. Hay xét theo một khía cạnh chức năng khác, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị , là cánh tay đắc lực phụ vụ điều hành của lãnh đạo. Danh từ “văn phòng” thường được dùng để gọi các tổ chức độc lập của pháp luật như: Văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng kiến trúc 16 sư… trong một khung cảnh khác nữa, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của các lãnh đạo như: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ… Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhưng có thể hiểu theo một nghĩa chung nhất đó là: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. * Hiệu quả hoạt động của văn phòng là một phạm trù phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực của văn phòng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu đề ra. Với những nhiệm vụ và mục tiêu trong các hoạt động mà văn phòng đảm nhiệm, mức độ hoàn thành công việc, số lượng và chất lượng công việc thực hiện được trong mức đánh giá chung sẽ phản ảnh hiệu quả hoạt động của văn phòng trong một thời gian nhất định, một nhiệm vụ nhất định. * Hiệu quả của hoạt động hành chính là kết quả quản lý đạt được của bộ máy hành chính trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội. Hiệu quả của nền hành chính được thế hiện trên các phương diện: - Đạt mục tiêu quản lý hành chính tối đa với mức độ chi phí các nguồn lực nhất định. - Đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu. - Đạt mục tiêu không chỉ tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà còn trong quan hệ với hiệu quả xã hội. * Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 17 Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND. Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc; Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố. Về tổ chức và biên chế của văn phòng HĐND và UBND huyện như sau: Thứ nhất, văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng. Trong đó: - Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường tực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về công tác được giao. - Phó Chánh văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được ủy quyền.