Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần gas petrolimex

Luận Văn Tốt Nghiệp CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIÊP THƯƠNG MẠI 1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại “Thương mại” theo luật thương mại Việt Nam(được quôc hội khoá IX, kỳ họp thứ 11thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội . Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là những hàng hoá vật tư...mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã , thông số kỹ thuật...Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất , vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dung thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong DN(80%- 90%)>vốn lưu động của DN không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sản xuất và lưu thông.Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. - Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốn ban đầu là hình thái tiên tệ.Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lưu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. - Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. - Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả...là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận...cho doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhưng mất mát, hao hụt hàng hoá trong các SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó lám tăng lợi nhuận của công ty. 1.2.Yêu cầu quản lý. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hưởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnên bất kỳ DNTM nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên liên tục, không bị gián đoạ các doanh nghiệp phải có một lượng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên lương hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lượng hàng hoá thường xuyên nhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàng cung như tiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiện chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Do vậy để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng(vật tư, hàng hoá...) về chủng loại, số lượng, quy cách giá cả, thời gian...đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. - Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế của từng loại hàng hoá, cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, phục vụ tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho - Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng như đang đi trên đường vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằm hạn chế những hao hụt, hư hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển. Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doang nghiệp. SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp 1.3.Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá. Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hương dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luân chuyển chứng từ )mở các sổ...thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 2.Phân loại và đánh giá hàng hoá 2.1.Phân loại hàng hoá. Theo tính chát thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy; - Hàng hoá chất mỏ; - Hàng xăng dầu; - Hàng dệt may, bông vải sợi; - Hàng da cao su; - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ; - Hàng mây, tre đan; - Hàng rượu bia, thuốc lá; Theo nguồn gốc sản suất gồm: - Ngành hàng nông sản; - Ngành hàng lâm sản; SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp - Ngành hàng thuỷ sản; Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn; - Hàng hoá ở khâu bán lẻ; Theo phương thức vận động của hàng hoá - Hàng hoá chuyển qua kho - Háng hoá chuyển giao bán thẳng 2.2.Lập danh điểm hàng hoá Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp ...Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán,DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó. Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng. Ví dụ: TK 156 hàng hoá TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1 TK 156.1.01.1.A Số danh điểm của hàng 1thuộc nhóm 01 laọi hàng 1 ở kho A... 2.3.Đánh giá hàng hoá. 2.3.1. Đánh giá hàng hoá *Nguyên tắc đánh giá: Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp gốc chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại - Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với người bán - Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuề và các loaị thuế (nếu có) - Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến *Giá gốc hàng hoá nhập kho Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập được xác định theo từng nguồn nhập - Nhập do mua ngoài: Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho được hạch toán theo giá mua và chi phí mua; Trị giá mua Giá mua Thuế Thuế Các khoản vào của = mua trên + nhập + TTĐB + giảm trừ(nếu có) hàng hoá hoá đơn khẩu Chi phí mua = chi phí thu mua + hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng Trong đó giá mua(tiền phải trả cho người bán) nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng. Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Trong trường hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu như đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT ở khâu nhập khẩu * Đánh giá hàng hoá xuất kho Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập kho theo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua. khi đó nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập. Các khoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi...được hạch toán riêng đến cưôi tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho. Do vậy để xác định được trị giá vốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các bước sau: Bước 1. áp dụng một trong các phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho Bước 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và số hàng tồn kho cuối kỳ. Chi phí mua chi phí mua chi phí phát sinh trị giá mua được phân bổ cần phân bổ + trong kỳ của hàng cho hàng = * xuất trong xuất kho trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồn kỳ Bước 3: Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo công thức: Trị giá vốn thực tế trị giá mua thực tế chi phí mua cần phân bổ của hàng xuất kho = của hàng xuất kho + cho hàng xuất trong kỳ Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho được áp dụng theo các phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng: SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp - Đối với việc áp dụng theo phương pháp đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho + ĐKAD: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện được từng lô hàng + Ưu điểm: . Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công . Phương pháp đơn giản và dễ tính toán . Chi phí của hàng bán ra phù hợp + Nhược điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp mà tình hình nhập xuất vật liệu nhiều và có giá trị bé. - Đối với phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng xuất kho được tính căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Đơn giá Trị giá vốn thực tế của hàng + Trị giá vốn thực tế của hàng bình quân = tồn đầu kỳ tăng trong kỳ Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng tăng tồn đầu kỳ trong kỳ Tuy nhiên cách tính này khối lượng tính toán ít nhưng chỉ tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời . Phương pháp này chỉ áp dụng được với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ xuất hàng, thông tin kế toán không cần thường xuyên, làm kế toán bằng phương tiện thủ công Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn: phương pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Trị giá vốn thực tế của Tri giá vốn thực tế Đơn giá bình quân hàng hoá trước lần xuất thứ i + hàng hoá từ lần i-1-i liên hoàn = Số lượng vật tư tồn trước Số lượng hàng hoá lần xuất + nhập từ lần xuất i-1-i SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp - Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.Trị giá hàng tồh kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - ĐKAD: Phương pháp này được áp dụng nhiều đặc biệt là trong các doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập - Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn gía nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên.Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp - ĐKAD: Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạm phát 3. Kế toán chi tiết hàng hoá 3.1.Chứng từ sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm: - PNK(mẫu 01- VT); - PXK(mẫu 02- VT); - PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá (mẫu 08- VT); - Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ; - Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN; - Hoá đơn cước phí vận chuyển; SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanh của đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT); 3.2.Các phương pháp hạch toán chi tiết 3.2.1. phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp... Trình tự ghi sổ như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Sổ kế toán chi tiết Luận Văn Tốt Nghiệp Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng 3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ được khái quát như sau : SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Luận Văn Tốt Nghiệp Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Phương pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày 3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ được khái quát như sau : SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Phương pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xúât để cộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn” 3.2.4. Phương pháp ghi sổ số dư *Nội dung - Thủ kho vẫn được sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép dư 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá cột số lượng. - “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” vật tư hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng. “sổ số dư”được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứngtừ Bảng luỹ kế nhập Phiếu giao nhận Chứng từ Bảng kê nhập – xuất – tồn Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu hàng ngày 4.Kế toán tổng hợp hàng hoá 4.1. Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.1.1 Đặc điểm của phương pháp KKTX: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cach thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp như đã trình bày ở mục 2.3 chương I Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản kế toán sử dụng - TK 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản náh trị giá vốn thực tế của hàng háo mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhập về kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi trên đường đã nhập về kho Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đường - Bên Nợ ghi: Trị giá vật tư hàng hoá đang đi đường - Bên Có ghi: Trị giá hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã đưa về nhập kho - Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá đang đi đường cuối kỳ *TK156- Hàng hoá: Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau: - Bên Nợ ghi: + TRị giá vốn hàng hoá nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại; SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp + Trị giá hàng hoá thừa khi phát hiện kiểm kê - Bên Có ghi: + Tri giá vốn thực tế hàng xuất trong kỳ; + Số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thiếu khi phát hiện kiểm kê. TK 156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2: - TK 1561- Trị giá mua hàng hoá; - TK 1562- Chi phí thu mua. • TK157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi bán cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhưng chưa kịp thanh toán • TK632- Giá vốn hàng bán- Phản ánh trị gía vốn của hàng hoá Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112. TK133. TK331. TK333 , TK611... 4.1.2. Trình tự kế toán nhập hàng hoá. Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn tất khi hàng mua đã kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại có thể phát sinh các trường hợp sau: - TH1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng : Quá trình mua hàng hoàn tất trong tháng . Công ty đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận nhập kho. Trong trường hợp này sẽ phát sinh hàng mua đang đi trên đường hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng. Khi đó tạm thời kế toán chưa ghi sổ, lưu hoá đơn vào một bộ hồ sơ riêng: Hồ sơ đang đi đường + Nếu trong kỳ phòng kế toán nhận được PNK và các chứng từ liên quan thì kết hợp PNK và hoá đơn để ghi như sau: . Nếu thuế VAT đầu vào được khấu trừ : Nợ TK 156 ( GVTTNK) Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 112,331 SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp + Đến cuối kỳ chưa nhận được PNK phản ánh lô hàng đang đi đường: Nợ TK 151- Trị giá mua theo hoá đơn Nợ TK 133 Có TK111,112,331: Tổng số tiền thanh toán + Sang kỳ sau khi nhận được PNK, chứng từ khác ghi: Nợ TK156 Có TK 151 Có TK 111,112,331 – Chi phí mua phát sinh - TH2: Trong tháng nhận được hàng do bên bán chuyển đến theo hợp đồng nhưng chưa nhận được hoá đơn. + Tạm thời lưu PNK và chưa ghi sổ ( hàng về chư có hoá đơn) + Trong kỳ nhận được hoá đơn kết hợp PNK và hoá đơn để ghi như TH1 + Cuối kỳ vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi sổ hàng hoá mua về theo giá tạm tính Nợ TK156 Có TK 111,112,331 + Sang kỳ sau nhận được hoá đơn xác định được giá vốn thực tế tiến hành xử lý theo 2 phương án . Phương án 1: Xoá bút toán đã ghi bằng cách ghi só âm hoặc ghi bút đỏ Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 Ghi bút toán bổ sung Nợ TK 156 Nợ TK133(1) Có TK 111,112,331 . Phương án 2: Điều chỉnh chênh lệch: Điều chỉnh cho thuế VAT được khấu trừ Nợ TK 133(1) – Thuế theo hoá đơn Có TK111,112.331 SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập kho Nếu GVTTNK> Giá tạm tính đã ghi Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 Nếu GVTTNK< Giá tạm tính đã ghi Nợ TK156 Có TK111,112,331( Ghi số âm phần chênh lệch 4.1.3. Phương pháp kế toán xuất hàng hoá. Đối với DNTM việc xuất hàng hoá cũng chính là bán hàng, do vậy trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức như sau: - Xuất bán theo phương thức bán buôn ; - Xuất bán theo phương thức bán lẻ; - Xuất bán theo phương thức bán hàng đại lý. Trình tự hạch toán hàng hoá nhập, xuất tồn hàng hoá được thể hiện qua sơ đồ sau:( Theo phương pháp KKTX) TK111,112,141,331... TK133 Tổng giá thuế GTGT Thanh toán được khấu trừ TK 333 TK156 Nhập kho do mua ngoài Thuế nhập khẩu TK632,157 Xuất bán trực tiếp gửi bán TK151 TK154 Nhập kho hàng đang đi SV: Vũ Thị Trang Xuất tự chế, mua ngoài K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp đường kỳ trước Gia công chế biến TK 128,222 Xuất vốn liên doanh TK411 Nhận vốn góp liên doanh cổ phần TK 154 TK 136, 138 Nhập do tự chế , mua ngoài Gia công chế biến TK 128, 222 Nhập do nhận lại vốn góp Vốn góp liên doa`nh Xuất cho vay tạm thời * Kế toán tổng hợp nhập- xuất hàng hoá theo phương pháp KKĐK TK 151,152,153,156 K/c Tồn đầu kỳ TK111,112,331 Tổng giá TK611 TK156 K/c Tồn cuối kỳ TK111,112,331 Thuế GTGT Các khoản được giảm trừ TT Nhập kho TK333 TK632 Thuế nhập khẩu SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Xuất bán TK411 TK128,222 Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh Góp cổ phần TK711 Được quyền tặng 5. Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy. 5.1. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng về chủng loại, mẫu mã, biến động thường xuyên. Do đò yêu cầu phải đặt ra là p- hỉa quản từng loại, từng nhóm, từng thứ và từng danh điểm. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là hàng hoá đến từng danh điểm. Vì vậy, danh mục hàng hoá được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho( TK156) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật tư hàng hoá. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tiính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục. Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn kho của từng hàng hoá. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ởkho có máy vi tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải nhập cung kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08 Luận Văn Tốt Nghiệp Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO. Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanh thu thì trương trình đồng thời lươ thông tin về giá vốn hàng bán. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp v ụ xuất vật tư như: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng ...Nếu ở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra Như vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chương trình kế táon phải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Các sổ sách báo cáo có thể xem như: sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn kho hàng hoá theo kho...Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lượng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08