Tài liệu Hướng dẫn sử dụng máy tính

NGUYỄN XUÂN PHONG ----- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY TÍNH NHÀ XUẤT THANH NIÊN - 2010 NHÀ XUẤT BẢN THANH MÈN 62 Bà Triệu. Hà Nội. DT: 04.38229078 • F a x / 04.39436024. Chi nhánh: 270 Nguyen Dinh Cbiêu, Quận 3, Tỉ*. I lồ Chí Minh l)T: (08) 2907317 - Fax: (08) 39305243 Email: chinhanhnxbthanhnicn@yahi)().eom ^L tv kạo cểưp m oi' n h à HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH MỘT CÁCH HIỆU QllẲ N guyễn X u ân Phong __ oOo____ Chịu trách nhiệm xuấ t hủ tì: MAI TH Ờ I CHÍNH m èn tập: N G U Y Ễ N SƠN Sửa hãn in : NGU Y ÊN g i a n g Trình hùy & lĩìa : NS THÀNH NGHĨA ỉn 1.000 cuốn, khổ 10.5*14,5cm, lại c^ônè ty cổ phán in Bcn Tre. Giấy C N K H D T sỏ' 2S3-2008/CXB/145-08/TN. In xong và nộp lưu chiểu Quý II nủm 2010. ểpcớẻ /A ìệu, (Jfaàfỳ n t ìù t q (« te ỈHIH đ ế n v ớ i íỊU tjển s á iit tiítở t t à y ĩ Ngày nay với tốc độ phát triển của máy vi ịtính cũng ỉihư ngành công nghiệp phần mềm học hành và sử dụng máy vi tính thật là đơn <$iản không còn phức tạp nữa, hiện tại trên thị triêng có rất nhiều sách viết về sử dụng máy tính cũng như phần mềm. Giả sử các bạn đang làm việc trên phần mềm ứng dụng mà mình không biết những “mẹo vặt” trên phần mềm đó thì thật là bất tiện, ví dụ khi bạn cần in một trang tài liệu thì chúng ta phải nhấn vào biểu tỉủợng của máy ỉn trên thanh Standard trong khỉ đó phím tắt đ ể sử dụng là Ctrl + p, hay khỉ cần Shutdows thì chún<$ ta phải làm một loạt động tác, ? Tại sao chúng ta không bỏ bớt giai đoạn này. Giả dụ chúng ta thi A, B chứng chỉ Tin Học Quốc Gia - đôi khỉ phần mềm ứng dụng có sự cố, hay DOS không phân biệt lệnh nội - ngoại trú, cần xem ngày tháng hiện tại, những phần này đa số sách viết đều có, nhưng đa sô' viết quá đầy đủ làm choáng ngợp người đọc. Tất cả những lý do trên mà nhóm chúng tôi biên soạn Cịuyển sách nhỏ này với phuơng châm “thực tế - thực tiễn ”. Tuy quyển sách nhỏ này chỉ nhắm đến các bạn đã biết sơ qua về vi tính, và ỉưọc bỏ một số phần không cần thiết đề cho sách thêm sinh động, hy vọĩĩg sách này là tài ỉỉệu học tập - tham khảo tốt, giúp các bạn tự tin hơn trong công việc hàng ngày - sử dụng máy tính trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn, góp một phần nhỏ trong công việc hàng ngày của các bạn. Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cô'gắng nhưng sách vẫn không tránh khỏi những sai xót ngoài ý muốn về chính tả hay ỉờỉ văn khó hiểu. Chúng tôi rất mong nhận được những đóng góp chân thành của tất cả các bạn đọc gần xa. Ẫ1C H( I • Hệ Điều Hành MS - D O S................... ----- 3 Các thủ thuật trong Windows................... 55 Các Phím Tát trong Windows......-...... -124 Các thủ thuật trong WORD..................... 130 Phím tắt trong WORD........ -.................. 186 Các thù thuật trong E xcel............... ...... 202 Các Phím tắt trong Excel------ ------------225 HỆ ĐIỀCI HÀNH MS - DOS Hệ điều hành M S-D O S (Microsoft Disk Operating System) là một phần mềm hệ thống có 4 chức năng cơ bản sau đây: - Quản ìý, phân pbối và thu hồi bộ nhở. - Điều khiển việc thực thi các chương trình. - Điều khiển các t h i ế t bị bao gồm cả việc khởi động máy vi tính. - Quản lý tập tin. MỘT sô KHÁI NIỆM m m ĐĨA HỆ THỐNG 3 Đĩa hệ thống là đĩa ít nhất phải có chứs đầy đủ ba tập tin: IO.SYS: Có chức năng quản lý các thiết b] xuất, nhập. (Thiết bị xuất, như: màn hình máy in. Thiết bị Iihập, như: bàn phím.) MSDOS.SYS: Có chức năng tổ chức quản lý thư mục, tập tin. COMMAND.COM: Chứa các lệnh nội trí và điều khiển việc thi hành các lệnh ngoại trú. Đĩa hệ thông dùng để khởi động máy vi tính của bạn. ĐĨA CỨNG VÀ ĐĨA MEM Máy vi tính sử dụng hai loại đĩa: đ ĩ a cứ n g ( h a r d d ỉs k ) và đ ĩ a m ề m (flo p p y d i s k ). * * o đĩa cứ n g được gắn bên trong hộp máy, ổ đĩa mềm được gắn bên ngoài để bạn có thể đưa đĩa mềm vào. Mỗi ổ đĩa được gán cho một chữ cái. Ô đĩa mềm thứ nhất gọi 4 là ổ đĩa A, ổ đĩa mềrn thứ hai gọi là ổ đĩa B, các ổ đĩa cứng bên trong máy lần lượt được gọi là c , D,... * Đĩa được đưa vào ổ đĩa A, gọi là đĩa A, ký hiệu A: Tương tự: đĩa B được ký hiệu là B: đĩa c được ký hiệu là C: Các bạn cần lưu V rằng: các loại MainBoard đời mới cho phép khởi động bằng đĩa CD ROM, lúc đó đĩa CD sẽ là ổ A và ổ A sẽ trỡ th à n h Ổ đĩa B. TẬP TIN (FILE) Tập tin là gì ? Tập tin nằm trên đĩa, là nơi lưu trữ thông tin. Nội dung cùa tập tin là các thông tin cần lưu trữ. Mỗi tập tin có một tên riêng. Qui ước về cách đặt tên tập tin 5 - Tên của tập tin gồm có 2 phần: * Phần tên chính, có từ 1 đến 8 ký tự, c tính gợi nhớ đến nội dung của tập tin. * Phần mở rộng, có từ 1 đến 3 ký tự, cí ra kiểu của tập tin. * Giữa phần tên chính và phân mở rộn được phân cách nhau bởi dấu chấm (.) - Bạn có t h ể dùng c á c k ý tự l à các chữ Cỉ từ A tới z, các chữ số từ 0 đến 9 và một số k tự đặc biệt khác để đặt tên cho tập tin. » • • » • 1 ~ Các ký tự trong tên tập tin phải dưọ viết liền nhau (nghĩa là không được sử dựn ký tự trắng). - Tèn tập tin khòng được trùng với các tê dành riêng của MS-DOS như:CON, PRN. .. V í d ụ : Nội dung của tập tin là các giấ mời họp, bạn sẽ đặt tên tập tin như: GIAYM01.TXT 6 P h ầ n tên ch ín h : GIAYMOI, gợi nhớ cho ta b iế t rằn g nội dung của tập tin này là cá c giấy mời. Phần mở rộng: TXT, cho biết đây là tập tin văn bản (text). THƯ MỤC (DIRECTORY) T h ư m ụ c là gì? rhu mục Ìiằin trên đĩa, là nơi chứa nhóm các tập tin (các tập tin này có cùng chung một ý nghĩa nào đó, theo ý của người sử dụng) hoặc các thư mục con khác (Sub­ directory). T h ư m ụ c g ố c (R o o t d ir e c t o r y ) Thư mục gốc được tạo ra trong quá trình định dạng đĩa. Ký hiệu thư mục gốc là: \ T h ư m ụ c rỗ n g (Empty directory) Thư mục rỗng là thư mục không chứa bất kỳ tập tin hoặc thư mục con nào. 7 Ví d ụ : Cái cặp mà bạn xách đi học là hình ảnh của một thư mục. Giả sử cặp có ba ngăn, các ngăn được dán nhãn lần lượt là: TOAN, LY, HOA. Trong ngăn có dán nhãn là TOAN chứa hai cuốn tập có dán nhãn ngoài bìa lần lượt là Baitap, Lythuyet. Tương tự cho các ngăn LY và HOA Như vậy bạn đã có một hình ảnh trọn vẹn về thư mục. Nếu xem cái cặp là thư mục gốc (ký hiệu \) thì trong thư mục \ có chứa ba thư mạc con cỏ tên là TOAN, LY, HOA. Trong mỗi thư mục con có chứa hai tập tin tên là: Lytlĩuyet, Baitap. • * / • • Ta có cây thư mục như sau: 8 • * Các thư mục TOAN, LY, HOA được gọi là các thư mục cùng cấp, đều là thư mục con của thư mục \. » Lưu ý: Trong cùng một thư mục, không thể có hai tập tin trùng tên. Ngược lại trong hai thư mục khác nhau, có thể có hai tập tin trùng tên nhau (như ví dụ trên). Hai thư mục cùng cấp không được đặt cùng tên. Thư mục là nơi để chứa tập tin. Một tập tin được tạo ra phải nằm trong một thư mục nào đó. 9 Đ ường d ẫ n (path) Đường dẫn đến một tập tin (hoặc thư mục) là con đường mà MS - DOS phải đi, bắt đầu từ thư mục gốc để đến vị trí của tập tin (hoặc thư mục) đó. Đường dẫn bao gồm một chuỗi các tên thư mục liên tiếp, bắt đầu từ thư mục \ (gốc). Các thư mục ngăn cách nhau bởi dấu chéo ngược (\). Ví dụ: C:\MUCLUC\DOS\THUCHANK \CADAO. TXT N h ận xét V * Tên tập tin: CADAO.TXT * Đường dẫn đến tập tin này: CLUODOSYTHUCHANH Ị ___ Dấu ngăn cách giữa 2 thư mục____________ 10 * Tập tin CADAO.TXT nằm trong thư mục THUCHANH, thư mục THUCHANH nằm trong (thư mục con) thư mục DOS, thư mục DOS nằm trong thư mục MƯCLƯC, thư mục MƯCLƯC nằm ở thư mục \ của đĩa C: # « L ưu ỷ: * Trong một đường dẫn, bạn cần phân biệt ký hiệu thư mục gốc và dấu ngăn cách giữa các thư mục. * DOS hoàn toàn xác định được vị trí cúa một tập tin (hoặc thư mụcj nếu như bạn cung cấp cho nó đầy đủ 2 thông tin sau: • « • Tập tin (hoặc thư mục) nằm trên đĩa trong ổ đĩa nào? Đường dẫn đến tập tin (hoặc thư mục) này. DẤU NHẮC CỦA DOS (DOS PROMPT) D ấu n h ắ c c ủ a DOS là g ìĩ Dấu nhắc của DOS là một dấu hiệu hiệi: trên góc trái màn hình chờ bạn nhập IĨ1 Ộ1 lệnh nào đó. Ý n g h ĩa c ủ a d ấ u n h ắ c c ủ a DOS: Thông thường, dấu nhắc của DOS chc bạn biết một số thông tin sau: * Thư mục bạn đang làm việc (còn gọi là thư mục hiện hành). * Ổ đĩa bạn đang làm việc (còn gọi là C đĩa hiện hành). * Đường dẫn đến thư mục hiện hành. 12 Ví dụ: Dấu nhắc Ý nghĩa A:\> Cho biết thư muc hiên hành là thư mục \ của đĩa A: (các bạn đìmg quan tâm đến dấu >). C:\> Cho biết thư mục hiện hành là thư MƯC \ của đĩa C: • • • CAMƯCLƯC \DOS> Cho biết thư muc hiên hành là thư mục \MUCLUC\ DOS của đia C: (Thư mục DOS là thư mục con của thư mục MƯCLƯC, thư mục MƯCLƯC nằm ở mục \ của đĩa C:). « • 13 Kỷ tự đại d iện (W ild-cards) Ký tự đại diện là ký tự thay thế cho mi hay nhiều ký tự trong tên tập tin. Có hai V tự đại diện: • • • Dấu * thay thế cho mọi ký tự tính từ ir< vị trí. Dấu ? thay thế cho một ký tự tại m< vị trí. » Ví d ụ : *.TXT Đại diện cho mọi tập tin có phầ mở rộng là TXT (phần tên chính tùy ý) nh CADAO.TXT, BAOCAO.TXT, CONGVAN.TX1 CAĐAO. * Đại diện cho mọi tập tin có tế chính là CADAO (phần mở rộng tùy ý) nh CADAO.TXT, CADAO.DOC, CADAO.WRI,... BAI7.TXT Đại diện cho các tập tin có tê chính bắt đầu bằng BAI, tiếp theo là một ỵ tự bất kỳ và phần mở rộng là TXT, ví C như: BAI1.TXT, BAI2.TXT, BAI9.TXT. 14 LỆNH NỘI TRỮ VẢ NGOẠI TRU • • • Lệnh nội trú (Internal) là những lệnh thường xuyên được sử dụng, đó là một phần của tập tin COMMAND. COM và được đọc vào bộ nhớ lúc khởi động máy. Lệnh ngoại trú (External) là những lệnh không được sử dụng thường xuyên nên được viết thành những tập tin riêng biệt chứa trên dĩa Trong phần mở đầu các bạn đã học một sô" khái niệm như, thư mục, tập tin, thư mục gốc, đường dẫn, thư mục hiện hành, ổ đĩa hiện hành... Nếu bạn vẫn còn một cảm giác mơ hồ nào đó, bạn nên đọc lại trước khi bước vào làm quen với tập lệnh của MS DOS. Sự nóng vội sẽ chỉ đem đến cho bạn nhiều cảm giác mơ hồ hơn nữa mà thôi. ' • • • Ngược lại “nếu không có vân đề”, bạn hãy đọc tiếp thật kỹ phần sau. Chuẩn bị một đĩa mềm đã được định dạng và thưc 15 hiện tuần tự từng ví dụ một. Các ví dụ nà đã được sắp xếp, liên quan với nhau, nhằĩ hỗ trợ cho phần lý thuyết đã học. TẬP LỆNH CỦA MS - DOS « • QUI ƯỚC Trong một dòng lệnh, phần nội dun trong dấu ngoặc vuông [ ] có thể ghi hoặ không ghi. Các phần còn lại của dòng lên! bắt buộc phải ghi. MỘT SỐ LỆNH MỞ ĐẦU • * Lệnh CLS : Xcá màn hình. Cú pháp: CLS Ví dụ: CLS Lệnh VER Chức năng: Xem phiên bản của MSDOS đang dùng. Cú pháp: VER 16