Tài liệu Kế toán công

Chương 1 NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức đươc thành lập để thực hiện các hoạt động sự nghiệp. Đơn vị sự nghiệp được Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về 1 lĩnh vực nào đó (các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước theo ngành, các tổ chức đoàn thể…) hoạt động bằng nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp 1 phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ Đảng và Nhà nước giao cho trong từng thời kỳ. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau: - Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…) - Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dực, sự nghiệp y tế…) - Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…) Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp: - Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…). Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí. - Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II). - Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp II). 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; 1 kiểm tra việc quản lý, sử dụng các vật tư, tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật, thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước. - Theo dõi, kiểm soát tính hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn các Báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. 1.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán HCSN thành các phần hành kế toán sau: - Kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán vật tư, tài sản - Kế toán thanh toán - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ - Kế toán các khoản thu - Kế toán các khoản chi - Lập Báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị 1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN 1.2.2.1 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Phải phù hợp với chính sách, chế độ do Nhà nước qui định. - Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết kiệm chi phí trong hạch toán kế toán. - Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị. - Phải phù hợp với trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán. 1.2.2.2 Phân loại kế toán * Kế toán tài chính và kế toán quản trị - Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của các đơn vị kế toán. Kế toán tài chính phải liên tục, có hệ thống và theo đúng các quy định của Nhà nước, kế toán tài chính dùng để công khai tài chính đơn vị. - Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh tế, tài chính 2 trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế toán quản trị thực hiện theo yêu cầu quản lý, điều hành của đơn vị, không phải công khai ra bên ngoài đơn vị. * Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Kế toán tổng hợp là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Kế toán chi tiết là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán. * Kế toán đơn và kế toán kép - Kế toán đơn là ghi chép, phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế vào từng bên của từng tài khoản kế toán riêng biệt, không có quan hệ đối ứng với tài khoản khác. - Kế toán kép là việc ghi chép, phản ánh mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính vào ít nhất một bên của một tài khoản kế toán này và một bên khác của tài khoản kế toán khác theo mối quan hệ đối ứng khách quan giữa các đối tượng kế toán và đúng mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. 1.2.2.3 Đối tượng kế toán Đối tượng kế toán thuộc hoạt động hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: + Tiền và các khoản tương đương tiền + Vật tư và tài sản cố định + Nguồn kinh phí, quỹ + Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán + Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động + Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước. + Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán. 1.2.2.4 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh là ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ là đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam hoặc Bộ Tài chính công bố tại thời điểm phát sinh. 1.2.2.5 Đơn vị hiện vật và thời gian lao động Đơn vị hiện vật là đơn vị thời gian lao dodongj là đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của nhà nước. 3 1.2.2.6 Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán Chữ viết sử dụng trong kế toán là Tiếng việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ ké toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số ả Rập: 0,1,2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, triệu tỷ. nghìn tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), khi còn ghi chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phảy (,) sau chữ số hàng đơn vị. 1.2.2.7 Kỳ kế toán Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính theo quy định. Kỳ kế toán có thể là tháng, quý, năm. 1.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ tài chính qui định gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và loại 0 là các tài khoản ngoại Bảng cân đối kế toán. Cụ thể: - Loai 1: Tiền, vât tư: Phản ánh tiền mặt, tiền gửi Kho bạc, ngân hàng, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Loại 2: Tài sản cố định: Phản ánh nguyên giá TSCĐ, hao mòn TSCĐ và XDCB dở dang. - Loại 3: Thanh toán: để phản ánh các khoản thanh toán phát sinh như thanh toán các khoản phải thu, các khoản tạm ứng, các khoản phải trả, các khoản phải nộp Ngân sách… - Loại 4: Nguồn vốn, quỹ: dùng để phản ánh nguồn kinh phí của đơn vị như nguồn kinh phí hoạt động, dự án, nguồn vốn kinh doanh…. - Loại 5: Các khoản thu: phản ánh toàn bộ các khoản thu phát sinh trong đơn vị như thu phí và lệ phí, thu sự nghiệp… - Loại 6: Các khoản chi: phản ánh toàn bộ các khoản chi phát sinh trong đơn vị như chi hoạt động, chi dự án, chi hoạt động SXKD. - Loại 0: Tài khoản ngoài bảng như tài khoản tài sản thuê ngoài, hạn mức kinh phí, ngoại tệ các loại… Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định trong chế độ kế toán HCSN bàn hành theo quyết định số 19/QĐ/BTC ngày 30/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính. 1.4 CHỨNG TỪ - SỔ SÁCH VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1.4.1 Hệ thống chứng từ sử dụng 4 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính. Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất đặc điểm khác nhau và được phân loại theo các tiêu thức chủ yếu sau: * Theo công dụng kinh tế: - Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp vụ kinh tế như: lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều xe, Ủy nhiệm chi… - Chứng từ thực hiện: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho… - Chứng từ thủ tục kế toán: là chứng từ được lập kèm với các chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán như: bảng tổng hợp chứng từ kế toán từng loại , chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn TSCĐ… - Chứng từ liên hợp: là những chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ trên như hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giấy rút dự toán ngân sách nhà nước,… * Theo địa điểm lập, các chứng từ được chia thành - Chứng từ bên trong: là chứng từ do nội bộ đơn vị lập: phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội… - Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn vị nhưng do các đối tượng ở bên ngoài đơn vị lập: như các chứng từ thanh toán do kho bạc hoặc ngân hàng lập như giấy báo Nợ, giấy báo Có, hóa đơn mua hàng, phiếu vận chuyển thuê ngoài… * Theo nội dung kinh tế các chứng từ được chia thành: - Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ vật tư - Các chứng từ tiền tê - Các chứng từ về TSCĐ… * Theo quy định có tính chất pháp lý, các chứng từ áp dụng trong đơn vi HCSN được chia thành 2 loại là các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN hiện nay được quy định trong chế độ kế toán HCSN ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các chứng từ sử dụng để ghi sổ ké toán phải được lập đầy đủ, chính xác các nội dung và đúng phương pháp quy định 5 * Các nội dung cơ bản của chứng từ bao gồm: - Tên và số hiệu chứng từ. - Ngày, tháng, năm lập chứng từ - Tên, đơn vị cá nhân lập chứng từ. - Tên, đơn vị cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền cảu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Họ tên và chữ ký của người lập, người duyệt chứng từ. 1.4.2. Hệ thống Sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang, đóng dấu giáp lai. * Nội dung sổ kế toán gồm có: + Ngày, tháng ghi sổ + Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh + Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh + Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trogn kỳ, số dư cuối kỳ. - Sổ kế toán phải được sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ đồng thời sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lưu trữ. * Các loại sổ kế toán - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng ợp gồm sổ Nhật ký, Sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là Sổ kế toán chi tiết, gồm các sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản , nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên các trang sổ tổng hợp. * Trình tự mở, ghi sổ và khóa sổ kế toán - Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vi mới thành lập sẽ mở sổ kế toán từ ngày thành lập. 6 Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1. + Đối với sổ kế toán tổng hợp: Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới. + Đối với sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới. Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt. - Ghi sổ kế toán + Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu, thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh. + Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ rang, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. + Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. + Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ rang, liên tục, có hệ thống, không được xen kẽ, ghi chồng, đè, không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưa ghi hết thì phải gạch chéo phần không ghi. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổn cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang đầu trang kế tiếp. + Ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, cấm tẩy xóa, cám dùng chất hóa học để sửa chữa. Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thực hiện đúng các phương pháp quy định. + Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán 1 tài khoản tài sản , vật tư, tiền vốn của đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào. - Khóa sổ kế toán + Cuối kỳ kế toán (cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số 7 dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. + Trình tự khoá sổ kế toán Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán - Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. - Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. - Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng. Bước 2: Khoá sổ - Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ; - Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm); - Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý; - Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; * Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau: Số dư Nợ = Số dư Nợ + Số phát sinh - Số phát sinh cuối kỳ đầu kỳ Nợ trong kỳ Có trong kỳ Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ - Số phát sinh Nợ trong kỳ Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có. - Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ. - Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột 8 “Còn lại”. Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán. * Sửa chữa sổ kế toán - Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: (1) Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. (2) Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền; - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. (3) Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. - Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: 9 (1) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; (2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; (3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. 1.4.3. Các hình thức kế toán - Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán trên máy tính 10 Nội dung Đặc trưng Kế toán nhật ký chung Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán nhật ký – sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Kế toán Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: + Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái. Các loại sổ - Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Sổ Nhật ký- Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Chứng từ ghi sổ; - Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát - Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế Trình tự ghi sổ 11 Kế toán trên máy tính công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ. 12 sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ. giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. - Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 13 Chương 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1 NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1 Nội dung Tiền mặt được xác định bao gồm: tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim quý, đá quý, chứng chỉ có giá để tại đơn vị. Thủ quỹ có trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc nhập, xuất quỹ trên cơ sở các chứng từ thu, chi hợp lệ, hợp pháp và quản lý đảm bảo an toàn số tiền của quỹ. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ quỹ và sổ kế toán tương ứng. Nếu có sai lệch thì phải kiểm tra, xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử lý. 2.1.2 Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Kế toán tiền mặt phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để hạch toán. Các khoản nhập xuất ngoại tệ vàng, bạc, kim đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Về nguyên tắc, các khoản ngoại tệ, vàng, bạc, kim đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh để hạch toán. Trong thực tế, để đơn giản cho công tác hạch toán, giá trị ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá hạch toán. Số chênh lệch giữa giá hạch toán và thực tế được phản ánh vào tài khoản 413 – Chêch lệch tỷ giá ngoại tệ. - Phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền, đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và số tiền thực tế. - Phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, thủ tục xuất, nhập quỹ và chế độ kiểm tra quỹ. 2.2 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.2.1 Kế toán tiền mặt 2.2.1.1. Tài khoản, chứng từ sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt được sử dụng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị HCSN bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, vàng bạc đá quý và các chứng chỉ có giá… Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim loại quý, chứng chỉ có giá thực tế nhập xuất quỹ đóng vai trò là phương tiện thanh toán Nội dung, kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt được phản ánh như sau TK 111 - Nhập quỹ tiền mặt thu từ các hoạt - Xuất quỹ, động, các giao dịch, các sự kiện - Phát hiện thiếu khi kiểm và - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại - Giá trị giảm ngoại tệ khi đánh giá ngoại tệ. lại. Tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim đá quý, 14 chứng chỉ có giá tồn quỹ Tài khoản 111 được mở các tài khoản cấp 2 như sau: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam (bao gồm cả ngân phiếu). - Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ tiền mặt được đánh giá theo tiền Việt Nam đồng. - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý, kim khí quý thu, chi, tồn quỹ. - Tài khoản 1114 – Chứng chỉ có giá: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại chứng chỉ có giá trị như sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu, công trái… Tài khoản 007 – Ngoại tệ: được sử dụng để phản ánh tình hình biến động của từng loại ngoại tệ hiện sử dụng tại đơn vị gồm: tiền mặt, TGNH hoặc kho bạc. Nội dung và kết cấu tài khoản 007 được phản ánh như sau: TK 007 - số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ) số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ) Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ) * Các sổ kế toán sử dụng Kế toán tiền mặt sử dụng các sổ kế toán tương ứng tùy theo hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. - Theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có: + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ Nhật ký – Sổ cái - Theo hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có: + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ Nhật ký chung + Sổ cái tài khoản tiền mặt - Theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có: + Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ + Sổ cái tài khoản tiền mặt 2.2.1.2 Phương pháp kế toán tiền mặt * Sơ đồ hạch toán TK 461,462, 465,441 TK 111,112 TK 661, 662, 631,635, 241 15 (1) (7) TK 511, 521 TK 152,153,155 (8) (2) TK 531, 3333 TK 211 (3) (9) TK 311, 312, 313 TK 331, 332, 333, 334 (4) (10) TK 341, 342 TK 312, 341, 342 (5) (11) TK 3318 TK 3118 (6) (12) TK 413 TK 413 (13a) (13b) Sơ đồ 2.1: Kế toán tiền mặt, TGNH Ví dụ 1: Ngày 27/3 PT 132, rút tiền gửi kho bạc về quỹ tiền mặt: 12.000.000 Ví dụ 2: Ngày 27/3 PT 130: rút dự toán kinh phí hoạt động về nhập quỹ tiền mặt: 30.000.000 Ví dụ 3: Ngày 18/2 PT 0037 Thu phí, lê ê phí bằng tiền mă tê :25.360.000 Ví dụ 4: Ngày 27/8 Thu dịch vụ hỗ trợ đào tạo bằng tiền mă êt 1.844.000 Ví dụ 5: Cuối tháng kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện chênh lệch giữa số tiền tại két là 65.000.000, số tiền tồn quỹ trên sổ là 62.000.000 Ví dụ 6: Ngày 12/4 PC 238: Nộp hết số phí đã thu vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc 89.000.000 Ví dụ 7: Ngày 30/2 PC 0026 Chi tiền mă tê cho HĐTX theo lê nê h chi tiền: 200.000.000 Ví dụ 8: Ngày 7/3 PC 150 chi mua vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động HCSN số tiền 16.500.000 16 Ví dụ 9: Ngày 1/12 Rút dự toán kinh phí dự án mua 1 TSCĐ hữu hình, nguyên giá chưa có thuế 150.000, thuế GTGT đầu vào 5%, chi phí liên quan trước khi đưa tài sản vào sử dụng ĐV đã trả bằng tiền mặt 1.200 Ví dụ 10: Ngày 5/3 PC 149, chi trả lương và phụ cấp khác cho viên chức 17.000.000 phụ cấp lương 2.000.000 chi trả BHXH, BHYT, BHTN cho công nhân viên chức 5.000.000 Ví dụ 11: Ngày 9/10 GBN 0032, PC 322 Cấp kinh phí cho ĐV cấp dưới bằng TGKB 100.000, bằng tiền mă êt 60.000. 2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng – kho bạc - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - Nội dung thu chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc: + TGNH, kho bạc được tăng lên chủ yếu là do: xuất quỹ tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, kho bạc, nhận được các khoản kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng cấp bằng chuyển khoản, bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đối tác thanh toán nợ bằng chuyển khoản… + TGNH chi ra cho các mục đích sau: rút TGNH, KB về nhập quỹ tiền mặt để thanh toán, thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản bằng chuyển khoản, thanh toán công nợ bằng chuyển khoản…. 2.2.2.1. Tài khoản sử dụng và chứng từ sử dụng Kế toán tổng hợp TGNH, KB sử dụng TK 112 – TGNH, KB. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động, tăng giảm tất cả các loại tiền của đơn vị HCSN gửi tại NH, KB. Nội dung và kết cấu TK 112: TK 112 Các loại kinh phí, vốn nhận cấp phát, Các khoản tiền Việt Nam, vàng, bạc, rút dự toán, hạn mức bằng TGNH, kho kim khí quý, đá quý, ngoại tệ, TGNh, KB bạc… rút về quỹ tiền mặt. - Các loại tiền Việt Nam ngoại tệ, kim - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá loại quý đá quý, kim khí quý gửi vào NH, lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ KB. giảm) - Thu từ các hoạt động bằng TGNH, - Chi tiền gửi thanh toán, chi trả, cho KB. vay… - Các loại vay, nợ bằng TGNH, KB. - Thu nợ phải thu bằng TGNH, KB. - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng) - Các khoản điều chỉnh tăng TGNH do ghi sót, nhầm. Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi tại ngân 17 hàng, KB đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). TK 112 được chi tiết thành các tiểu khoản: TK 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền Việt Nam của đơn vị gửi tại NH - KB. TK 1122 – Tiền ngoại tệ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại ngoại tệ đang gửi tại NH, KB. TK 1123 – Vàng, bạc, đá quý: phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý của đơn vị gửi tại NH, KB. 2.2.2.2. Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng Ví dụ 1: Ngày 9/3 GBN 151 gửi tiền mặt vào ngân hàng số tiền 50.000.000 Ví dụ 2: Ngày 8/10 GBC 0231 Thu nợ khách hàng A bằng TGNH 750.000 Ví dụ 3: Thu sự nghiệp bằng chuyển khoản qua kho bạc nhà nước 25.000.000. Ví dụ 4: Mua nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sự nghiệp đã trả bằng tiền gửi kho bạc 11.500.000 đồng Ví dụ 5: Mua một TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động SXKD trị giá 210.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10% đã đưa vào sử dụng. Đã thanh toán cho người bán 50% bằng tiền gửi ngân hàng, còn lại nợ người bán. Tài sản này được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB. 2.2.3 Kế toán tiền đang chuyển 2.2.3.1 Nội dung kế toán - Thu tiền mặt, tiền séc từ bán hàng nộp vào tài khoản ngân hàng – kho bạc chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng. - Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng – kho bạc để trả cho các đơn vị khác chưa cuối kỳ chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng - kho bạc. 2.2.3.2 Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” TK 113 - Các khoản tiền đã xuất quỹ nộp - Khi nhận được giấy báo Có hoặc vào Ngân hàng - Kho bạc, các khoản thu bảng sao kê số tiền đang chuyển vào tài gửi vào ngân hàng, kho bạc chưa nhận khoản. được giấy báo Có của ngân hàng. - Nhận được giấy báo Nợ về số - Các khoản tiền làm thủ tục tiền đang chuyển trả cho đơn vị, tổ chức chuyển trả cho các đơn vị, tổ chức khác khác hoặc thanh toán nội bộ. nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng, kho bạc Các khoản tiền còn đang chuyển. 2.2.3.3 Phương pháp kế toán 1. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng - kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi: 18 Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 111: Ghi giảm tiền mặt 2. Nhận được giấy báo Có về số tiền chuyển vào tài khoản của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 112: Ghi tăng tiền gửi ngân hàng - Kho bạc Có TK 113: Giảm tiền đang chuyển 3. Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ở ngân hàng - kho bạc để trả cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng - kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - kho bạc 4. Ngân hàng, kho bạc báo Nợ về số tiền đã chuyển trả người bán: Nợ TK 331 (TK 3311): Phải trả nhà cung cấp Có TK 113: Tiền đang chuyển 5. Khách hàng trả nợ tiền mua hàng bằng séc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng - kho bạc: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 3111: Phải thu khách hàng 6. Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ của khách hàng nộp vào ngân hàng ngay không qua quỹ tiền mặt nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng - kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 531: Thu hoạt động SXKD Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 7. Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho cấp dưới - Đã làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng -kho bạc: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng – kho bạc - Khi nhận được giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 113: Tiền đang chuyển 8. Khi đơn vị nộp tiền lên cho đơn vị cấp trên - Trong trường hợp làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng - kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - kho bạc - Khi nhận được giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 342: Thanh toán nội bộ 19 Có TK 113: Tiền đang chuyển BÀI TẬP CHƯƠNG 2 Bài 2.1 Tại đơn vị HCSN A trong tháng 3/2015 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau (đvt:1.000đ), các tài khoản có số dư hợp lý 1. Nhận thông báo dự toán kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính duyệt cho quý I/2015 số tiền 80.000 2. Ngày 5/3 PT 130 rút dự toán kinh phí hoạt động về nhập quỹ tiền mặt: 30.000 3. Ngày 5/3 PC 149, chi trả lương và phụ cấp khác cho viên chức 17.000 phụ cấp lương 2.000 4. Ngày 7/3 PC 150 chi mua vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động HCSN số tiền 16.500 5. Ngày 8/3 PT 131, thu học phí của sinh viên, số tiền 135.000 6. Ngày 9/3 PC 151 gửi tiền mặt vào ngân hàng số tiền 50.000 7. Ngày 12/3 PC 153 chi trả phụ cấp học bổng sinh viên, số tiền 12.000 8. Ngày 14/3 PC 154 chi trả tiền điện thoại, tiền điện 5.540 ghi chi hoạt động thường xuyên 9. Ngày 15/3 PC 155 chi mua tài liệu phục vụ hoạt động HCSN ghi chi hoạt động thường xuyên là 10.850 10. Ngày 25/3, PC 156, chi hoạt động nghiệp vụ và chuyên môn được ghi chi thường xuyên: 9.800 11. Ngày 25/3 nhận cấp phát bằng lệnh chi tiền để chi tiêu đột xuất (hội thảo chuyên đề) số tiền 12.000 đơn vị nhận được giấy báo có của kho bạc nhà nước. 12. Ngày 27/3 PC 132, rút tiền gửi kho bạc về quỹ tiền mặt: 12.000 13. Ngày 27/ PC 157 chi cho hội thảo chuyên đề 12.000 Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Phản ánh vào sơ đồ tài khoản kế toán tiền mặt biết tiền mặt tồn quỹ đầu tháng 3 là 50.000 Bài 2.2 Tại ĐV HCSN H tháng 5/2015 có các tài liê êu sau (Đvt :1000đ) I. Số dư đầu tháng 2/2015 . - TK 111 : 3.500.000 - TK 112 (NH) : 1.500.000 - TK 112 (KB) : 250.000 - TK 511 : 770.000 - Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Các nghiê êp vụ phát sinh trong tháng như sau: 20