Tài liệu Luận văn cntt tự động phân tích các nội dung giống nhau trong hệ thống tổng hợp ý kiến góp ý trong hội nghị

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ *** TRẦN THANH TÙNG TỰ ĐỘNG PHÂN TÍCH CÁC NỘI DUNG GIỐNG NHAU TRONG HỆ THỐNG TỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý TRONG HỘI NGHỊ LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HÀ NỘI - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TRẦN THANH TÙNG TỰ ĐỘNG PHÂN TÍCH CÁC NỘI DUNG GIỐNG NHAU TRONG HỆ THỐNG TỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý TRONG HỘI NGHỊ Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Hệ thống thông tin Mã số: 60480104 LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Người hướng dẫn khoa học Cán bộ hướng dẫn chính: TS. Bùi Quang Hưng Cán bộ hướng dẫn phụ: PGS.TS. Vũ Duy Lợi HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan kết quả đạt được trong luận văn là sản phẩm nghiên cứu, tìm hiểu của riêng cá nhân tôi. Trong toàn bộ nội dung của luận văn, những điều được trình bày hoặc là của cá nhân tôi hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu. Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan của mình. Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2016 Ngƣời cam đoan Trần Thanh Tùng 4 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Vũ Duy Lợi, chuyên viên cao cấp Văn phòng Trung ương Đảng và TS. Bùi Quang Hưng, giảng viên trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình giúp đỡ tôi về chuyên môn, định hướng phát triển trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin gửi lời cám ơn tới các Thầy, Cô giáo của Khoa Công nghệ thông tin, vì đã truyền dạy những kiến thức bổ ích, hiện đại về lĩnh vực Hệ thống thông tin. Tôi đã được tiếp cận một môi trường học thuật cao, hiểu được sự vất vả cũng như thành quả đạt được khi tham gia nghiên cứu khoa học. Tôi xin cảm ơn các bạn trong nhóm Data Mining thuộc Trung tâm Công nghệ tích hợp liên ngành giám sát hiện trường (FIMO center), Đại học Công nghệ Hà Nội, TS. Nguyễn Việt Anh và Nhóm Giải pháp dữ liệu, Viện Công nghệ thông tin, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Cuối cùng, với gia đình, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc vì gia đình đã luôn ở bên cạnh tôi, mang lại cho tôi nguồn động viên tinh thần to lớn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn này. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của Thầy, Cô giáo và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! 5 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................ 3 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................. 4 MỤC LỤC ....................................................................................................................... 5 BẢNG CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT ................................................................ 7 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ......................................................................................... 8 MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 10 CHƢƠNG 1: BÀI TOÁN TỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý TRONG HỘI NGHỊ .......... 14 1. Tổng quan về bài toán tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị.............................. 14 2. Giới thiệu phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận tổ tại Hội nghị Trung ƣơng ........................................................................................................................... 15 2.1. Quy trình tổng hợp ý kiến thảo luận .............................................................. 16 2.2. Phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận Tổ ........................................... 19 3. Xác định bài toán cần giải quyết .....................................................................23 CHƢƠNG 2: CÁC PHƢƠNG PHÁP TÍNH ĐỘ TƢƠNG ĐỒNG CÂU ............... 25 1. Khái niệm độ tƣơng đồng câu ..........................................................................25 2. Các phƣơng pháp tính độ tƣơng đồng câu .....................................................25 2.1. Phương pháp tính độ tương đồng câu dựa vào WordNet .............................. 25 2.2. Phương pháp tính độ tương đồng câu dựa vào Wikipedia ............................ 30 2.3. Phương pháp tính độ tương đồng câu dựa vào chủ đề ẩn (Latent Dirichlet Allocation) ..................................................................................................................... 34 2.4. Phương pháp tính độ tương đồng dựa vào phân tích ngữ nghĩa tiềm ẩn (Latent Semantic Analysis) ............................................................................................ 37 3. Đánh giá và lựa chọn phƣơng pháp ................................................................ 45 6 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT HIỆN NỘI DUNG GIỐNG NHAU TRONG HỆ THỐNG TỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý TRONG HỘI NGHỊ .......... 47 1. Đề xuất giải pháp phát hiện nội dung giống nhau trong phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận tổ ...................................................................................47 2. Xử lý dữ liệu ......................................................................................................48 3. Thực nghiệm ......................................................................................................48 3.1. Môi trường thực nghiệm ................................................................................ 48 3.2. Chương trình phần mềm ................................................................................ 49 3.3. Dữ liệu thực nghiệm ...................................................................................... 50 3.4. Giao diện chương trình thực nghiệm ............................................................. 50 4. Đánh giá kết quả thực nghiệm .........................................................................52 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 53 Tài liệu tham khảo ....................................................................................................... 55 7 BẢNG CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Diễn giải Tiếng Việt WCG Wikipedia Category Graph Đồ thị chủ đề Wikipedia SS Semantic similarity Tương đồng ngữ nghĩa SR Semantic relatedness Quan hệ ngữ nghĩa LDA Latent Dirichlet Allocation Phân bổ Dirichlet tiềm ẩn LSA Latent Semantic Analysis Phân tích ngữ nghĩa tiềm ẩn SVD Singular Value Decomposition Phân tích giá trị đơn IDF Inverse Document Frequency Tần số nghịch của một từ TF Term Frequency trong Tần sốvăn từ bản 8 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1. Mô tả nghiệp vụ tổng hợp trên giấy ...................................................18 Hình 1.2. Mô hình nghiệp vụ phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến ......................21 Hình 1.3. Kết quả bản tổng hợp các ý kiến góp ý của các Tổ ............................ 22 Hình 2.1. Sơ đồ phân cấp các từ trong WordNet ...............................................26 Hình 2.2. Sơ đồ tính độ tương đồng của câu ......................................................27 Hình 2.3. Đồ thị chủ đề Wikipedia .....................................................................31 Hình 2.4. Mô hình tính độ tương đồng giữa hai từ dựa trên Wikipedia ............32 Hình 2.5. Trích xuất tập các từ dựa trên Wikipedia ...........................................33 Hình 2.6. Mô hình tính độ tương đồng câu dựa vào chủ đề ẩn .......................... 35 Hình 2.7. Mô hình LDA .....................................................................................36 Hình 2.8. SVD trong LSA ..................................................................................40 Hình 2.9. Ma trận biểu diễn, mỗi ô là số lần xuất hiện của từ trong câu văn, mỗi một từ xuất hiện ít nhất trong 2 câu ...............................................................................41 Hình 2.10. Ma trận U.......................................................................................... 42 Hình 2.11. Ma trận giá trị đơn với k=2 .............................................................. 42 Hình 2.12. Ma trận V.......................................................................................... 42 Hình 2.13. Ma trận được xây dựng lại với k=2 ..................................................43 Hình 3.1. Mô hình phát hiện nội dung trùng trong tổng hợp ý kiến ..................47 Hình 3.2. Giao diện khởi tạo LSA ......................................................................50 Hình 3.3. Giao diện nhập đoạn văn để so sánh ..................................................51 Hình 3.4. Kết quả so sánh...................................................................................51 9 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 3.1. Cấu hình thiết bị môi trường thực nghiệm ......................................... 48 Bảng 3.2. Các thư viện sử dụng ......................................................................... 49 10 MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chất lượng hơn, đồng thời đã giúp cho công tác cải cách hành chính ngày càng có hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp các cơ quan nâng cao năng lực quản lý, điều hành, giảm thời gian giải quyết, xử lý công việc, góp phần không nhỏ trong việc tinh giảm tổ chức bộ máy, tiết kiệm chi phí về tài chính. Văn phòng Trung ương Đảng là một cơ quan tham mưu của Đảng, có chức năng tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đảng mà trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong việc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Trong mỗi một nhiệm kỳ hoạt động, Ban Chấp hành Trung ương Đảng tổ chức các Hội nghị Trung ương (thông thường 2 Hội nghị/năm). Tại mỗi Hội nghị, có rất nhiều các chủ trương quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn để lãnh đạo, chỉ đạo đất nước; các nội dung, chuyên đề ấy đều được đưa ra bàn thảo, xin ý kiến các Ủy viên Trung ương trước khi thông qua chính thức. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng Trung ương Đảng là chuẩn bị, tổ chức, phục vụ về cơ sở vật chất và nội dung của các Hội nghị Trung ương Đảng. Đội ngũ chuyên viên của Văn phòng Trung ương Đảng được giao nhiệm vụ ghi biên bản chi tiết và tổng hợp tất cả các ý kiến góp ý, thảo luận của Ủy viên Trung ương. Công việc này đòi hỏi tính chính xác, nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời, theo đó các cán bộ của Văn phòng phải có khả năng tổng hợp, biên tập văn bản; đồng thời rất cần sự hỗ trợ của công nghệ thông tin để thực hiện tốt công việc. Thông thường, một nội dung có rất nhiều ý kiến góp ý giống nhau (trong luận văn còn được sử dụng bằng các từ: tương đồng, trùng thừa) gây trùng lặp nội dung thông tin. Điều này đã gây ra những khó khăn cho chuyên viên tổng hợp ý kiến, như mất nhiều thời gian, công sức để đọc, lọc loại bỏ những ý trùng thừa, 11 hoặc là việc rà soát, đánh dấu để loại bỏ các ý kiến đó không triệt để nên sẽ dễ dẫn đến tình trạng chất lượng, hiệu quả công việc chưa cao. Hiện nay, ở Văn phòng Trung ương Đảng đã sử dụng phần mềm hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận tổ tại các Hội nghị Trung ương. Tuy nhiên, phần mềm này chưa có chức năng phát hiện, đánh dấu các ý kiến trùng lặp. Với mong muốn áp dụng những kiến thức đã được học tập ở trong trường vào cải tiến, nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian tổng hợp các ý kiến tại Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng, tôi đã lựa chọn và nghiên cứu lĩnh vực xử lý ngôn ngữ tự nhiên, data mining để đưa ra giải pháp nhằm giải quyết vấn đề trên. Qua đó, đề xuất xây dựng chức năng tự động phân tích, phát hiện, đánh dấu các nội dung góp ý giống nhau trong phần mềm hỗ trợ tổng hợp ý kiến tại các Hội nghị Trung ương đang được sử dụng tại cơ quan. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn * Mục tiêu: Với mục đích góp phần giúp các chuyên viên nhanh chóng phát hiện ra những ý kiến thảo luận đã được đề cập đến và bỏ qua chúng trong quá trình tổng hợp ý kiến góp ý, mục tiêu của luận văn là: Nghiên cứu các phương pháp tính toán độ tương đồng câu dựa trên các thuật toán về xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Trên cơ sở đó, đề xuất giải pháp xây dựng chức năng phát hiện, đánh dấu những câu, đoạn văn giống nhau về ngữ nghĩa trong các ý kiến góp ý vào cùng một nội dung của chủ đề được đưa ra bàn thảo tại Hội nghị Trung ương Đảng. * Nhiệm vụ: Đây là vấn đề có tính thực tiễn cao và thật sự cần thiết trong hoạt động tổng hợp ý kiến góp ý tại các Hội nghị của Trung ương. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề khó, cần có nhiều thời gian để nghiên cứu, thử nghiệm, đánh giá, tăng độ 12 chính xác để có thể đưa vào sử dụng trong thực tế. Do đó, nhiệm vụ đặt ra trong luận văn là - Giới thiệu bài toán tổng hợp ý kiến trong hội nghị. - Tìm hiểu các phương pháp tính độ tương đồng câu. - Đề xuất giải pháp phát hiện nội dung giống nhau trong hệ thống tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị 3. Tổng quan nghiên cứu vấn đề Trên thế giới, các công trình nghiên cứu về tính toán độ tương đồng giữa các từ, các câu hoặc đoạn văn ngắn đã được nghiên cứu rộng rãi. Nhiều thuật toán về tính toán độ tương đồng đã được đưa ra và ngày càng có sự cải thiện về độ chính xác. Tại Việt Nam, các thuật toán tính toán độ tương đồng giữa các câu để áp dụng vào bài toán tóm tắt văn bản cũng đã được nhiều tác giả tìm hiểu, nghiên cứu. Tuy nhiên, việc áp dụng các kết quả nghiên cứu khoa học đó vào thực tiễn chưa thực được nhiều và có hiệu quả tốt, nguyên nhân có thể là do chưa phát hiện chính xác được các nhu cầu sử dụng cũng như yêu cầu của thực tiễn đặt ra. Tổng hợp ý kiến góp ý tại các Hội nghị là công việc có tính chất đặc biệt thường chỉ diễn ra tại các công ty, tổ chức lớn như các cơ quan nhà nước. Công việc cụ thể đó là việc tổ chức Hội nghị với đông đảo người tham gia bàn thảo về một hoặc một số chủ đề cụ thể, sau đó tổng hợp các ý kiến góp ý về chủ đề đó để đưa ra những kết luận, phương án giải quyết. Do đây là một công việc cụ thể lại không mang tính chất đại trà nên các nghiên cứu áp dụng các bài toán tin học vào vấn đề này không có nhiều. Đã có tác giả nghiên cứu về bài toán phân lớp ý kiến góp ý trong tổng hợp ý kiến trong Hội nghị [3]. Tuy nhiên việc phát hiện nội dung góp ý giống nhau trong một nội dung thảo luận để cảnh báo, lược bỏ thì chưa được nghiên cứu áp dụng. 13 4. Phạm vi nghiên cứu của luận văn Với tính chất là một luận văn thạc sỹ, phạm vi nghiên cứu của luận văn là: Nghiên cứu các phương pháp và thực nghiệm một phương pháp tính toán độ tương đồng câu để phát hiện nội dung tương đồng nhau trong tổng hợp ý kiến góp ý tại các kỳ Hội nghị Trung ương Đảng. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu, nhiệm vụ của luận văn, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng như sau: - Phương pháp khảo sát; - Phương pháp tổng hợp; - Phương pháp phân tích, đánh giá; - Phương pháp thực nghiệm. 6. Nội dung của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được bố cục thành 3 chương: - Chương 1. Bài toán tổng hợp ý kiến góp ý trong hội nghị. - Chương 2. Các phương pháp tính độ tương đồng câu. - Chương 3. Đề xuất giải pháp phát hiện nội dung giống nhau trong hệ thống tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị 14 CHƢƠNG 1 BÀI TOÁN TỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý TRONG HỘI NGHỊ 1. Tổng quan về bài toán tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị Theo từ điển Lạc Việt, từ “tổng hợp” được định nghĩa là tập hợp các yếu tố riêng lẻ làm thành một chỉnh thể. Trong luận văn, cụm từ “tổng hợp ý kiến” được hiểu theo khía cạnh là tập hợp các ý kiến góp ý riêng lẻ để thể hiện xu hướng của đại biểu góp ý vào một nội dung của vấn đề. Ví dụ như: Đa số ý kiến cho rằng…, Một số ý kiến cho rằng…, Có ý kiến cho rằng…. Qua việc tổng hợp ý kiến, các cơ quan chủ trì đưa vấn đề ra thảo luận biết được xu hướng của đại biểu, qua đó tiếp thu các ý kiến góp ý phù hợp, giải trình những ý kiến băn khoăn, tranh cãi. Tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị là công việc đặc thù thường diễn ra tại các cơ quan nhà nước khi cần tổ chức cuộc họp nhằm bàn bạc, quyết định một vấn đề cụ thể. Vì vậy, các nghiên cứu riêng biệt về bài toán tổng hợp ý kiến chưa nhiều. Tuy nhiên, cũng có những bài toán được hiểu tương tự bài toán tổng hợp ý kiến theo một khía cạnh nào đó: Bài toán về “khai phá quan điểm” tập trung vào việc phát hiện xu hướng tình cảm, đánh giá của người sử dụng đối với các sự kiện, sản phẩm. Một trong các bài toán áp dụng điển hình là phân lớp quan điểm của người sử dụng về sản phẩm nào đó. Điểm giống nhau của bài toán tổng hợp ý kiến và khai phá quan điểm về phương diện nào đó đều đưa ra xu hướng của người sử dụng. Điểm khác biệt là tổng hợp ý kiến có tính cụ thể rất cao, ví dụ có ý kiến đề nghị chỉnh sửa một vài nội dung cụ thể trong chủ đề đưa ra. Bài toán Tóm tắt văn bản [4] là tự động trích xuất nội dung từ một nguồn thông tin và trình bày nội dung quan trọng nhất cho người sử dụng theo một khuôn dạng súc tích đối người sử dụng. Bài toán Tóm tắt văn bản trong trường 15 hợp này có thể được hiểu là bài toán tự động tổng hợp ý kiến góp ý. Tuy nhiên việc tự động tổng hợp ý kiến có thể gây thiếu ý do các thuật toán không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Trong thời điểm hiện nay, các phần mềm ứng dụng chưa thể thay thế hoàn toàn con người trong việc tổng hợp ý kiến góp ý mà chỉ có thể hỗ trợ, gợi ý còn việc quyết định vẫn do con người trực tiếp thực hiện. Trong luận văn về “Hệ thống tự động tổng hợp ý kiến góp ý trong Hội nghị” [3], tác giả có đưa ra mô hình hệ thống tự động tổng hợp ý kiến. Tuy nhiên, mô hình này thực tế là giải quyết bài toán phân lớp ý kiến tổng hợp. Qua các nghiên cứu trên, có thể thấy rằng bài toán tổng hợp ý kiến xuất phát từ nhu cầu thực tế của một số cơ quan. Tuy nhiên trong thời điểm hiện nay việc xây dựng một hệ thống tự động tổng hợp ý kiến là không khả thi. Việc cần làm là xây dựng một hệ thống hỗ trợ tổng hợp ý kiến có chức năng tập hợp các ý kiến góp ý, có các tính năng giúp cho người sử dụng tổng hợp nhanh hơn như việc phát hiện, đánh dấu các nội dung giống nhau để qua đó người sử dụng quyết định việc tổng hợp ý kiến. 2. Giới thiệu phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận tổ tại Hội nghị Trung ƣơng Ban Chấp hành Trung ương Đảng là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng giữa 2 kỳ Đại hội. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (Trung ương Đảng) có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo thực hiện Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, các Nghị quyết của Đại hội; quyết định những chủ trương, chính sách về đối nội, đối ngoại, công tác quần chúng và công tác xây dựng Đảng. Trung ương Đảng làm việc theo chế độ tập thể, định kỳ (hoặc đột xuất) tổ chức họp hội nghị Trung ương để bàn bạc, thông qua các vấn đề lớn liên quan đến lãnh đạo, chỉ đạo đất nước. Để giúp Trung ương Đảng đưa ra được những quyết sách đúng đắn, kịp thời trên cơ sở các ý kiến đóng góp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, của các ngành, các cấp, Văn phòng Trung ương Đảng, với chức năng là cơ quan tham 16 mưu, là trung tâm thông tin tổng hợp, có nhiệm vụ tổng hợp ý kiến góp ý đó một cách chính xác, đầy đủ và nhanh chóng tại mỗi Hội nghị của Trung ương. Các đồng chí lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên của Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp được giao nhiệm vụ ghi chép biên bản chi tiết tại các tổ thảo luận, tại hội trường, tổng hợp các ý kiến góp ý đó và xây dựng báo cáo tổng hợp, giải trình để trình Trung ương Đảng. Trong những năm trở lại đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nói chung và công tác thông tin tổng hợp nói riêng tại Văn phòng Trung ương Đảng ngày càng được đẩy mạnh và đã hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo và chuyên viên trong xử lý, giải quyết công việc. Đối với hoạt động tổng hợp ý kiến tại các hội nghị của Trung ương, bên cạnh việc tổng hợp, ghi chép thủ công truyền thống (ghi biên bản và tổng hợp trên giấy), Văn phòng Trung ương Đảng đang sử dụng đồng thời phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận ở Tổ tại các Hội nghị Trung ương. Phầm mềm đang được sử dụng này có chức năng cơ bản là từ các bản tổng hợp ý kiến thảo luận của Trung ương tại mỗi tổ, phần mềm đã gộp các ý kiến này theo từng nội dung. Kết quả là phần mềm đã giúp cho các chuyên viên tránh được tổng hợp thiếu, sót các ý kiến trong quá trình tổng hợp. 2.1. Quy trình tổng hợp ý kiến thảo luận Tại mỗi kỳ họp Hội nghị Trung ương, các Ủy viên Trung ương sẽ tham dự các buổi thảo luận ở tổ bàn về những vấn đề mà Hội nghị đặt ra. Các Ủy viên Trung ương của Hội nghị sẽ được chia thành các tổ để thảo luận (thông thường là 14 tổ). Để ghi chép biên bản và tổng hợp ý kiến góp ý ở mỗi tổ, Văn phòng Trung ương Đảng bố trí : + Một nhóm tổng hợp chung cho tất cả các tổ; + Các tổ thư ký tương ứng với các tổ thảo luận của Trung ương Đảng (mỗi tổ thư ký phụ trách ghi biên bản và tổng hợp ý kiến của một tổ thảo luận của Trung ương Đảng). 17 * Tổ thư ký bao gồm các chuyên viên của Văn phòng Trung ương, mỗi tổ gồm có 01 tổ trưởng và một số thành viên. Cụ thể hoạt động của tổ thư ký như sau: - Các thành viên trong tổ thư ký sẽ ghi chép chi tiết các ý kiến góp ý vào biên bản tại tổ mình được phân công. Các biên bản này được gọi là biên bản chi tiết. Các biên bản chi tiết được các thành viên trong tổ thư ký viết bằng tay. Biên bản ghi diễn biến cuộc họp từ khi bắt đầu đến giờ nghỉ giải lao, sau đó thư ký tổ sẽ nộp lại biên bản này (biên bản này gọi là quyển 1); sau giờ giải lao, thư ký tổ sẽ ghi biên bản vào một quyển mới (quyển 2) cho đến khi kết thúc họp. - Đồng chí tổ trưởng của mỗi tổ thư ký có trách nhiệm tổng hợp các ý kiến góp ý được ghi ở biên bản chi tiết (2 quyển) của tổ mình ngay sau khi Hội nghị kết thúc. Các ý kiến ở mỗi tổ được tổng hợp lại vào một bản gọi là bản tổng hợp tổ. Theo quy định, sau 2 tiếng kể từ khi Hội nghị họp xong thì tổ trưởng ở mỗi tổ phải nộp lại bản tổng hợp tổ cho nhóm tổng hợp chung của Văn phòng. * Để tổng hợp các ý kiến tại mỗi tổ thành bản tổng hợp chung của Hội nghị về riêng một vấn đề (hoặc có thể là một số vấn đề) mà các đồng chí lãnh đạo Đảng đã thảo luận tại các tổ, Văn phòng Trung ương sẽ lập một nhóm tổng hợp chung bao gồm: lãnh đạo Văn phòng, trưởng nhóm tổng hợp chung và các thành viên. - Vai trò của nhóm tổng hợp chung là: + Thành viên nhóm tổng hợp chung: có nhiệm vụ tổng hợp các vấn đề tại mỗi tổ (trên cơ sở biên bản tổng hợp tổ) theo khung, mục được giao nhiệm vụ (các khung, mục được bố trí là tùy thuộc vào nội dung, vấn đề được thảo luận). + Trưởng nhóm tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp, phân công cho từng thành viên tổng hợp các ý kiến trong biên bản tổng hợp tổ thành từng khung, mục cụ thể. Sau đó ghép các khung, mục của từng thành viên, chỉnh sửa lại trở thành bản tổng hợp chung. Bản tổng hợp này sẽ được trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt. 18 + Lãnh đạo Văn phòng sẽ xem xét bản tổng hợp chung do đồng chí trưởng nhóm gửi, cho ý kiến để chỉnh sửa, phê duyệt và trình các đồng chí lãnh đạo Đảng được phân công phụ trách vấn đề đó. Hình 1.1. Mô tả nghiệp vụ tổng hợp trên giấy - Về quy trình và thời gian hoàn thành công việc của nhóm tổng họp chung: + Thành viên nhóm tổng hợp chung bắt đầu làm việc từ khi Hội nghị nghỉ giải lao, khi đó các ý kiến thảo luận được ghi tại biên bản chi tiết (quyển 1) của thư ký các tổ sẽ được sao chụp lại gửi từng thành viên trong nhóm. Từng thành viên phải đọc lần lượt biên bản từng tổ để lựa chọn ý kiến về khung, mục mà mình được phụ trách tổng hợp. Sau khi Hội nghị họp xong thì các ý kiến thảo luận được ghi tại biên bản chi tiết (quyển 2) của thư ký các tổ sẽ được sao chụp và gửi đến từng thành viên. Các thành viên trong nhóm tiếp tục đọc biên bản từng tổ để lựa chọn ý kiến về khung mục mình được phụ trách tổng hợp. 19 + Thành viên nhóm tổng hợp chung sau khi nhận được bản tổng hợp tổ thì đọc lần lượt các bản tổng hợp tổ đó, lựa chọn các ý trong phần khung mục mà mình được phân công đối chiếu với những nội dung mà đã tổng hợp (từ các biên bản chi tiết ở mỗi tổ) trước đó. Mỗi thành viên tổ tổng hợp chung phải hoàn thành công việc trong vòng 4 tiếng kể từ khi Hội nghị kết thúc. + Sau đó từng thành viên sẽ gửi cho người trưởng nhóm tổng hợp phần việc của mình. Người trưởng nhóm sẽ gộp các phần đó lại và tiến hành chỉnh sửa để thành bản tổng hợp chung. Thời gian hoàn thành công việc khoảng 6 tiếng sau khi Hội nghị kết thúc. + Sau đó bản tổng hợp chung được gửi lên lãnh đạo Văn phòng để cho ý kiến và phê duyệt phát hành. Trong một số trường hợp, nếu xét thấy các nội dung tổng hợp còn có những vấn đề chưa hợp lý hoặc chưa thật sự rõ ràng, Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng, trưởng nhóm tổng hợp chung có thể xem xét lại biên bản ghi chi tiết tại các tổ. 2.2. Phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến thảo luận Tổ Trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu quy trình tổng hợp ý kiến tại các Hội nghị Trung ương Đảng trên giấy, Văn phòng Trung ương Đảng đã xây dựng và áp dụng phần mềm Hỗ trợ tổng hợp ý kiến với các tiến trình sau: 20 Trưởng nhóm tổng hợp chung tạo chủ đề, phân công cho các thành viên tổng hợp theo các khung mục (*) Các phần được phân công tổng hợp Chủ đề đã tạo các khung mục Tổ trưởng Thư ký tổ nhập nội dung tổng hợp của tổ mình vào các mục. Người tổ trưởng có thể in hoặc xuất ra Word nội dung tổng hợp của tổ (**) Nội dung góp ý của tổ Thành viên nhóm tổng hợp chung tổng hợp các phần được phân công (người trưởng nhóm có thể tổng hợp một nội dung trong chủ đề) Nội dung các phần tổng hợp Người Trưởng nhóm tổng hợp chung có nhiệm vụ tổng hợp các phần của thành viên nhóm tổng hợp. Bản cuối cùng có thể in ra hoặc xuất ra Word để lưu (*) Trong một buổi tổng hợp có thể có hơn một chủ đề được tổng hợp (**) Trong trường hợp người Tổ trưởng Tổ thư ký tổng hợp ngay tại Hội trưởng (không có kết nội mạng), phần mềm cho phép tổng hợp tại máy tính riêng lẻ sau đó nhập vào phần mềm chung.