Tài liệu Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của htksnb trong các doanh nghiệp ở tp.cần thơ

Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU................................................................................. 1 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ............................................................................ 1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ..................................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung: ................................................................................... 2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể: .................................................................................. 2 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU: ............................................................................ 3 1.3.1. Không gian ...........................................................................................3 1.3.2. Thời gian: .............................................................................................3 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu: ........................................................................ 3 1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI: ......................... 3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................................................................... 5 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN ................................................................................ 5 2.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ:................................................ 5 2.1.1.1. COSO (Committee of Sponsoring Organization): ........................... 5 2.1.1.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ: (Theo COSO năm 1992). ............. 5 2.1.1.3. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ................................................... 6 2.1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: .......................... 6 2.1.2. Khái quát về các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ:.. 10 2.1.2.1. Giới tính (giới tính của nhà lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp): ................................................................................... 10 2.1.2.2. Tuổi (tuổi của nhà lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp):........... 11 2.1.2.3. Quy mô doanh nghiệp (thể hiện bằng số lượng nhân viên trong công ty): ..................................................................................... 11 2.1.2.4. Trình độ chuyên môn (công ty có hay không có chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên công ty được nâng cao trình độ chuyên môn hay tay nghề thợ). ............................. 12 2.1.2.5. Kiểm soát (Công ty có hay không có bộ phận kiểm toán nội bộ hay Ban kiểm soát): ........................................... 12 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung iv SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 2.1.2.6. Kiểm toán dộc lập (Định kỳ công ty có thực hiện hay không thực hiện kiểm toán độc lập tại đơn vị). .............................................................. 14 2.1.2.7. Tuổi của doanh nghiệp (số năm hoạt động của doanh nghiệp)...... 14 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................ 15 2.2.1 Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: ................................................... 15 2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu: .............................................................. 15 2.2.3 Phương pháp phân tích số liệu: ............................................................. 15 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP .................................. 17 3.1. KHÁI QUÁT VỀ CÁC DOANH NGHIỆP: ................................................ 17 3.1.1. Sơ lược về địa bàn nghiên cứu: ............................................................ 17 3.1.2. Sơ lược về các doanh nghiệp: .............................................................. 18 3.1.3. Tổng quan về mẫu nghiên cứu: ............................................................ 20 3.2. THỰC TRẠNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP: ......................................... 21 3.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP: ...................................................................... 25 3.3.1. Môi trường kiểm soát:.......................................................................... 26 3.3.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức: ................................................. 27 3.3.1.2. Đảm bảo về năng lực:..................................................................... 31 3.3.1.3. Hội đồng Quản trị:.......................................................................... 32 3.3.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: ........................ 34 3.3.1.5. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 36 3.3.1.6. Chính sách nhân sự:........................................................................ 37 3.3.2. Đánh giá rủi ro: .................................................................................... 43 3.3.3. Hoạt động kiểm soát: ........................................................................... 46 3.3.3.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ: ....................................................... 47 3.3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: .................. 48 3.3.3.3. Kiểm soát vật chất: ......................................................................... 50 3.3.3.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện: .................................................... 53 3.3.3.5. Phân tích soát sét lại việc thực hiện: .............................................. 55 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung v SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 3.3.4. Thông tin và truyền thông: ................................................................... 56 3.3.5. Giám sát: .............................................................................................. 57 CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP............... 61 4.1. MÔ TẢ DỮ LIỆU: ....................................................................................... 61 4.2. PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC BIẾN........... 62 4.3. KẾT QUẢ CỦA MÔ HÌNH HỒI QUY: ...................................................... 63 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP....................................... 70 5.1. CÁC GIẢI PHÁP LIÊN QUAN ĐẾN TỪNG THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............. 70 5.1.1.Đối với Môi trường kiểm soát:.............................................................. 70 5.1.2. Đối với Hoạt động đánh giá rủi ro: ...................................................... 71 5.1.3. Đối với Hoạt động kiểm soát: .............................................................. 71 5.1.4. Đối với Thông tin và truyền thông:...................................................... 72 5.1.5. Đối với hoạt động giám sát: ................................................................. 73 5.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP LIÊN QUAN ĐẾN TỪNG CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP: ............................................................................... 73 5.2.1. Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: ...................................................... 73 5.2.2. Đối với các cấp Trưởng/phó phòng .................................................... :74 5.2.3. Đối với các nhân viên công ty:............................................................. 75 CHƯƠNG 6:KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 76 6.1. KẾT LUẬN: ................................................................................................. 76 6.2. KIẾN NGHỊ:................................................................................................. 78 6.3. HẠN CHẾ VÀ MỞ RỘNG: ......................................................................... 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................. 79 PHỤ LỤC............................................................................................................ 80 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung vi SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 1: Bảng Thống kê một số doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp....... 18 Bảng 2. Tỉ lệ doanh nghiệp phân theo quy mô vốn năm 2006 ............................ 20 Bảng 3. Cơ cấu các doanh nghiệp theo quy mô vốn ........................................... 22 Bảng 4. Cơ cấu các doanh nghiệp theo số lượng lao động.................................. 22 Bảng 5: Thực trạng các loại hình doanh nghiệp .................................................. 23 Bảng 6: Thực trạng các doanh nghiệp theo lĩnh vực kinh doanh ........................ 24 Bảng 7. Bảng đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực đạo đức trong công ty .... 28 Bảng 8. Hình thức thể hiện chính sách đạo đức .................................................. 29 Bảng 9. Cơ sở trả lương của nhà quản lý doanh nghiệp ...................................... 30 Bảng 10. Định kỳ họp của Hội đồng quản trị (Ban giám đốc) ........................... 33 Bảng 11. Các hình thức phổ biến thông tin của Hội đồng quản trị (Ban giám đốc) ....................................................................... 33 Bảng 12. Một số vấn đề liên quan đến tính triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý........................................................................................................... 34 Bảng 13. Hình thức nhà quản lý tiếp xúc với nhân viên ..................................... 35 Bảng 14. Các hoạt động xã hội doanh nghiệp đã từng tham gia ......................... 36 Bảng 15. Bảng đánh giá cơ cấu tổ chức............................................................... 36 Bảng 16. Việc thực hiện chính sách nhân sự ....................................................... 37 Bảng 17. Bộ phận thực hiện việc tuyển dụng nhân sự ........................................ 38 Bảng 18. Hình thức phổ biến thông tin tuyển dụng nhân sự ............................... 39 Bảng 19. Hình thức đánh giá nhân viên trong quá trình làm việc ....................... 40 Bảng 20: Các chính sách hỗ trợ, khuyến khích nhân viên học nâng cao ............ 40 Bảng 21. Hình thức ban hành chính sách hỗ trợ, khuyến khích nhân viên học nâng cao........................................................................................ 41 Bảng 22. Cơ sở xây dựng các chính sách hỗ trợ, khuyến khích nhân viên học nâng cao ..................................................... 42 Bảng 23. Hình thức hỗ trợ gia đình nhân viên..................................................... 42 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung vii SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 Bảng 24. Các chỉ tiêu thực hiện đánh giá rủi ro .................................................. 43 Bảng 25. Định kỳ lập kế hoạch xác định mục tiêu cần đạt trong tương lai........ 44 Bảng 26. Hình thức truyền đạt các rủi ro đã nhận dạng được ............................. 45 Bảng 27. Định kỳ lập báo cáo tài chính............................................................... 45 Bảng 28. Định kỳ gửi tiền vào ngân hàng ........................................................... 46 Bảng 29. Việc thực hiện phân chia trách nhiệm .................................................. 48 Bảng 30. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: ........................ 48 Bảng 31. Hệ thống chứng từ trong đơn vị ........................................................... 49 Bảng 32. Hệ thống sổ sách trong đơn vị.............................................................. 50 Bảng 33. Một số chỉ tiêu đánh giá quá trình Kiểm soát vật chất......................... 50 Bảng 34. Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết ........................................ 51 Bảng 35. Hình thức kiểm tra, giám sát việc thực hiện của nhân viên ................. 54 Bảng 36. Cấp bậc của người kiểm tra đối với người được kiểm tra.................... 54 Bảng 37. Định kỳ so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, hay kỳ trước..... 55 Bảng 38. Một số chỉ tiêu đánh giá Hệ thống thông tin và truyền thông.............. 56 Bảng 39. Chất lượng của Hệ thống thông tin và truyền thông ............................ 56 Bảng 40. Người thực hiện việc lập sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán ................................................................................................. 57 Bảng 41. Hoạt động giám sát............................................................................... 58 Bảng 42. Hình thức tiếp nhận ý kiến của khách hàng, và nhà cung cấp ............. 59 Bảng 43. Bảng mô tả dữ liệu ............................................................................... 61 Bảng 44. Mối quan hệ tương quan giữa các biến ............................................... 62 Bảng 45. Kết quả xử lý của mô hình hồi quy ...................................................... 63 Bảng 46. Kiểm định BG kiểm tra hiện tượng tự tương quan: ............................. 63 Bảng 47. Kiểm tra hiện tượng bỏ sót biến trong mô hình hồi quy: ..................... 64 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung viii SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH MỤC HÌNH Trang Hình 1: Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................ 8 Hình 2: Tỷ lệ các loại hình doanh nghiệp ........................................................... 19 Hình 3: Thực trạng các loại hình doanh nghiệp .................................................. 23 Hình 4: Thực trạng các doanh nghiệp theo lĩnh vực kinh doanh......................... 24 Hình 5: Điểm của các thành phần trong HTKSNB ............................................. 25 Hình 6: Điểm của các yếu tố trong Môi trường kiểm soát .................................. 27 Hình 7: Trình độ của Ban giám đốc và nhân viên văn phòng công ty ................ 32 Hình 8: Điểm của các yếu trong Hoạt động kiểm soát ........................................ 47 Hình 9: Định kỳ đối chiếu sổ kế toán với hàng tồn kho ..................................... 51 Hình 10: Định kỳ đối chiếu sổ kế toán với tiền tại đơn vị .................................. 52 Hình 11: Định kỳ đối chiếu sổ kế toán với tài sản cố định.................................. 53 Hình 12: Phân phối chuẩn của các sai số ngẫu nhiên .......................................... 64 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung ix SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ NQL: Nhà quản lý ĐBSCL: Đồng bằng sông Cửu Long KH: Khách hang NCC: Nhà cung cấp 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung x SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 TÓM TẮT NỘI DỤNG LUẬN VĂN Lý do mà em chọn đề tài về phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ là vì em đã nhận thấy sự cần thiết của việc xây dựng HTKSNB cũng như mức độ ảnh hưởng của sự hữu hiệu, và hiệu quả của nó đến kết quả hoạt động chung của cả doanh nghiệp, vả lại thực sự chưa có một nghiên cứu chính thức nào có liên quan đến việc xây dựng HTKSNB trong phạm vi cả nước. Trong tình hình kinh tế hội nhập như hiện nay, vai trò của HTKSNB càng được đề cao giá trị hơn, sự chặt chẽ của hệ thống này là cơ sở để nhà đầu tư trong và ngoài nước lựa chọn đầu tư vào các doanh nghiệp. Tp.Cần Thơ là nơi em chọn để thực việc đề tài, vì đây là trọng điểm kinh tế của khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, và gần đây có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá cao, Cần Thơ là Thành phố trực thuộc Trung ương có rất nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước đang triển khai đầu tư kinh doanh trong khu vực Thành phố này. Các doanh nghiệp ở Cần Thơ đang ngày một thêm nhiều, và đang từ từ chuyển đổi từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ lên doanh nghiệp có quy mô lớn hơn. Nội dung của bài phân tích có thể tóm tắt như sau: Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài + Lý do chọn đề tài: Trình bày những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh ngiệp. + Mục tiêu của nghiên cứu: Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ. + Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thu thập được trong tháng 4 năm 2008. + Các tài liệu có liên quan: Trình bày một số nghiên cứu rời rạc có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 2: Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài + Phương pháp luận: Trình bày các khái niệm có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung xi SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 + Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp Thống kê, phương pháp ước lượng bình phương bé nhất để xử lý số liệu. Chương 3: Phân tích thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Trong phần này trình bày về mức độ quan tâm của các doanh nghiệp về các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó thấy được mức độ quan tâm của các nhà quản lý đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Chương 4: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Kết quả có năm nhân tố có tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 5: Đưa ra các giải pháp từ phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 6: Kết luận về đề tài và đưa ra kiến nghị đối với các cơ quan ban ngành, trong chương này cũng nêu ra các hạn chế của đề tài và một số ý kiến về việc mở rộng nghiên cứu đối với các đề tài tiếp theo. 12 GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung xii SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Hiện tại, có một số ý kiến cho rằng các doanh nghiệp của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoặc chưa xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu. Điều này cũng dễ hiểu bởi nhiều doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ một hình thái kinh tế cũ sang một hệ thống vận hành mới hoặc cũng như nhiều doanh nghiệp mới hoạt động đang phải lo toan vật lộn với cuộc sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày của doanh nghiệp trong một môi trường tồn tại “thách thức” nhiều hơn “cơ hội”. Với nguồn lực có hạn, doanh nghiệp phải giành cho mình những ưu tiên mang tính thiết yếu hơn. Tuy nhiên, xét về lâu dài, thiết nghĩ doanh nghiệp cần tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này thông qua những thiết kế hệ thống hữu hiệu, là một trong những việc làm hết sức cụ thể để nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Mặt khác, trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức; người sử dụng lao động làm sao quản lý được các rủi ro, làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính. Theo thống kê của IFC (công ty tài chính quốc tế) thì hiện nay có đến 58% các công ty tại Việt Nam phải gánh chịu ảnh hưởng của những yếu kém trong quản trị. Trong khi đó, khi đầu tư vào các doanh nghiệp Việt Nam vấn đề lo ngại nhất về quản trị doanh nghiệp đối với hầu hết các nhà đầu tư là sự thiếu minh bạch. Hầu hết các doanh nghiệp này thiếu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng tốt. Điều này gây khó khăn cho các cổ đông khi tìm hiểu về khả năng tài chính thực tế của công ty mà mình đầu tư. Một HTKSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 1- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp công ty cổ phần). Hiện nay, cũng có rất nhiều bài viết trên các tạp chí đề cập đến việc xây dựng một HTKSNB như thế nào cho phù hợp và tốt nhất đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng, một điều tra về thực trạng xây dựng HTKSNB ở các doanh nghiệp chưa được thực hiện, đặc biệt cho các doanh nghiệp ở vùng Đồng bằng sông Cửu Long trong đó có Tp.Cần Thơ. Chính vì lý do đó, việc thực hiện đề tài nghiên cứu “Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của HTKSNB trong các doanh nghiệp ở TP.Cần Thơ” sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn về thực trạng hiện nay của HTKSNB trong các doanh nghiệp, xác định các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến việc xây dựng HTKSNB, và lợi ích của việc xây dựng HTKSNB và từ đó có thể tìm ra những giải pháp hữu hiệu và hiệu quả nhất cho việc thiết lập HTKSNB vững mạnh trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ nói riêng và các doanh nghiệp ở Đồng bằng sông Cửu Long cũng như các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung: Mục tiêu tổng thể của đề tài này là xác định và phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của HTKSNB trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ để đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện HTKSNB trong các doanh nghiệp này. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát trên thì đề tài phải tập trung giải quyết các vấn đề cụ thể sau: a) Khảo sát và phân tích thực trạng hiện nay về xây dựng HTKSNB của các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ. GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 2- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 b) Xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng của HTKSNB trong doanh nghiệp và hiệu quả của việc xây dựng HTKSNB của doanh nghiệp đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp. c) Đề xuất một số giải pháp cải thiện HTKSNB trong doanh nghiệp. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU: 1.3.1. Không gian: Tp. Cần Thơ. 1.3.2. Thời gian: Số liệu thu thập trong tháng 04 năm 2008. Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của HTKSNB trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ. Việc nghiên cứu chủ yếu dựa trên số liệu sơ cấp về tình hình xây dựng HTKSNB trong các doanh nghiệp. Do nguồn kinh phí có hạn nên số lượng mẫu thu thập được chưa nhiều và chưa bao phủ hết những trọng điểm kinh tế của Thành phố. Tuy nhiên, vấn đề này không làm giảm đáng kể ý nghĩa thực tiễn của đề tài vì số mẫu thu thập vẫn có thể đại diện cho các doanh nghiệp ở Thành phố. 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu: HTKSNB trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ. 1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI: Các tài liệu hiện nay ở nước ngoài đa số chỉ cung cấp lý thuyết cơ bản về đánh giá HTKSNB mà ít có nghiên cứu thực nghiệm nào về đánh giá HTKSNB trong các doanh nghiệp. Theo thực tế cho thấy, hiện nay chưa có một điều tra chính thức đánh giá về HTKSNB ở Việt Nam, và đặc biệt ở TP.Cần Thơ, các bài viết chủ yếu chỉ xoay quanh số liệu minh họa cụ thể. Theo khảo sát của PWC (PricewaterhouseCoopers) thực hiện với 3.000 công ty trên toàn thế giới, có 45% công ty chịu hậu quả do không thực hiện được kiểm soát nội bộ với thiệt hại trung bình 1,7 triệu USD. Ở Việt Nam chưa có một khảo sát nào mang tính quy mô về vai trò kiểm soát nội bộ. Một số bài phân tích chỉ tập trung phân tích HTKSNB trong từng doanh nghiệp cụ thể. Ví dụ những vụ tiêu cực như ở công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí (PJICO) cả Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc đã bỏ túi gần hai tỷ đồng và nhiều vụ lãnh đạo doanh nghiệp bị phát giác biển thủ công quỹ, giao dịch nội gián với công ty “sân sau” (chuyển lợi nhuận, hợp đồng cho công ty gia đình)… GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 3- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 cho thấy kiểm soát nội bộ thất bại do thiếu độc lập, năng lực (theo Nguyễn Viết Thịnh, Chủ nhiệm Dịch vụ tư vấn PricewaterhouseCoopers). Với đề tài: “Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở TP.Cần Thơ”, là một nghiên cứu hoàn toàn mới, một khám phá mới mẻ, và hữu ích đối với các doanh nghiệp trong khu vực TP.Cần Thơ, Đồng bằng sông Cửu Long, và trong cả nước. Báo cáo này sử dụng dữ liệu từ sự khảo sát thực trạng việc xây dựng HTKSNB trong các doanh nghiệp ở Tp.Cần Thơ, và các thông tin báo chí, truyền thông như báo điện tử, tạp chí, sách giáo khoa, giáo trình,… để làm nên đề tài. GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 4- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ: 2.1.1.1. COSO (Committee of Sponsoring Organization): COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn gọi là Treadway Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA).COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là: - Thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. - Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện. Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control - Integrated Framework). 2.1.1.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ: (Theo COSO năm 1992). Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích quản lý của mình. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là: “kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người quản lý, Hội đồng Quản trị và các thành viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 5- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 2.1.1.3. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Như vậy, các mục tiêu của HTKSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 2.1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Một HTKSNB được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: a) Môi trường kiểm soát (Control Environment): Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một đơn vị, tạo ra nền tảng cho các bộ phận khác của HTKSNB thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát trong công ty. Các nhân tố chính trong môi trường kiểm soát: + Tính chính trực và giá trị đạo đức: Nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. + Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ. GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 6- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 + Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Thể hiện qua mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ giữa họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. + Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý. + Cơ cấu tổ chức: Thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ảnh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo giữa các bộ phận. + Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, và nó quy định rõ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các các chức năng. + Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Ví dụ về Môi trường kiểm soát: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Như vậy, một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB. Khi có một quan điểm không đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này. b) Đánh giá rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này. Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 7- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, HTKSNB cần có phần xác định các rủi ro. ĐÁNH GIÁ RỦI RO GIÁM SÁT MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG (Nguồn: Tài liệu học tập, Bộ môn Kế toán-kiểm toán, Trường Đại học Cần Thơ) Hình 1: Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ c) Hoạt động kiểm soát (Control Activities): Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm soát cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: + Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Thực hiện chức năng bất kiêm nhiệm. Thí dụ, phân chia trách nhiệm đầy đủ đảm bảo tách biệt giữa các chức năng: bảo quản tài sản và kế toán (tức là người làm thủ quỹ và người làm kế toán là hai người tách biệt), phê chuẩn nghiệp vụ với bảo quản tài sản (giám đốc và thủ quỹ), thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán (nhân viên mua hàng và kế toán thanh toán). GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 8- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: gồm kiểm soát hệ thống chứng từ và sổ sách (ví dụ: chứng từ được đánh số liện tục, được lập khi nghiệp vụ vừa xảy ra, …); và phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động (ví dụ: Khi mua tài sản với giá trị lớn thì do giám đốc đơn vị phê duyệt còn khi mua tài sản có giá trị nhỏ như giấy, mực,… thì do các trưởng bộ phận đơn vị xét duyệt, …). + Kiểm soát vật chất: kiểm tra tài sản và đối chiếu với sổ sách thường xuyên. + Kiểm tra độc lập việc thực hiện: có người khác kiểm tra người thực hiện nghiệp vụ. + Phân tích soát xét lại việc thực hiện: thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước với số thực tế. d) Thông tin và truyền thông (Information and Communication): Là hệ thống giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên, cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hữu hiệu và hiệu quả. Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp. Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin. e) Giám sát (Monitoring): Là một quá trình đánh giá hiệu quả của HTKSNB, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả. Giám sát là quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động cần thiết, hoạt động giám sát bao gồm: + Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp,… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 9- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 + Giám sát định kỳ thường được thể hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của HTKSNB, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không... (Nguồn: Kiểm toán - NXB Thống kê 2004; Hệ thống thông tin kế toán - NXB Thống kê 2004; Vietnam.net) 2.1.2. Khái quát về các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ: Để các doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh vô cùng khóc liệt như hiện nay thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải thiết lập một HTKSNB cho đơn vị mình làm sao đảm bảo cho nó hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả. Điều tất nhiên là cần tìm hiểu xem có những yếu tố nào tác động đến hệ thống và làm gì để khắc phục sự ảnh hưởng không tốt đến HTKSNB. Trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu sơ lược về các nhân tố này. 2.1.2.1. Giới tính (giới tính của nhà lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp): Han Eun Sook, thành viên của Hội các nhà doanh nghiệp nữ Hàn Quốc cho rằng: “phụ nữ có đầu óc tinh tế hơn và hoạt động hiệu quả hơn nam giới”. Họ có đủ sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng nhanh nhu cầu của thị trường đang thay đổi với tốc độ chưa từng có. Khả năng lãnh đạo doanh nghiệp của nữ giới không thua kém nam giới, có khi còn hơn cả nam giới, bởi vì các nhà quản lý nữ luôn tỏ ra có khả năng và rất nhạy cảm khi phân tích và dự báo thị trường. Phụ nữ không thể là một người thụ động, và họ cũng hết sức cố gắng làm việc thật gắn bó với công việc và cũng rất hòa đồng các đồng nghiệp của mình (Theo ông Kim Seok Keun, giám đốc điều hành công ty LG Venture Investment). Mặt khác, với tính cách cẩn thận và tỉ mỉ của người phụ nữ thì họ thường không chịu mạo hiểm trong kinh doanh và họ sẽ thiết kế HTKSNB chặt chẽ hơn nam quản lý. Giả thuyết 1: Nhà quản lý nữ sẽ thiết lập HTKSNB trong doanh nghiệp chặt chẽ hơn nhà quản lý nam. GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 10- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 2.1.2.2. Tuổi (tuổi của nhà lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp): Nhà lãnh đạo cao nhất trong công ty nắm hết mọi quyền hành trong công ty bao gồm việc ban hành các chính sách, các quy định trong công ty, nhà lãnh đạo cao nhất trong công ty thể hiện được tài năng điều hành của mình thông qua quá trình hoạt động của công ty được ổn định và thu được kết quả cao trong kinh doanh, sự tôn kính của các nhân viên trong công ty, nhà lãnh đạo này phải có một trình độ nhất định và phải có tài năng lẫn trí tuệ. Đặc biệt anh (chị) ta phải có kinh nghiệm điều hành, mà kinh nghiệm này từ đâu mà có đây? Đó chính là anh (chị) ta có nhiều năm lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp từ đó đúc kết được những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp, nhận thức được thế cạnh tranh. Người có độ tuổi càng cao thì họ càng có những tính cách, và phong cách điều hành càng mang tính ít mạo hiểm hơn người có tuổi nhỏ. Họ sẽ kiên định quan điểm: “chậm mà chắc”, với quan điểm này thì HTKSNB của doanh nghiệp sẽ được xây dựng nghiêm túc và vì thế mà nó sẽ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn. Giả thuyết 2: Nhà lãnh đạo doanh nghiệp càng lớn tuổi thì HTKSNB doanh nghiệp càng được xây dựng chặt chẽ hơn. 2.1.2.3. Quy mô doanh nghiệp (thể hiện bằng số lượng nhân viên trong công ty): Các yếu tố của kiểm soát nội bộ chỉ hiện diện đầy đủ tại các đơn vị có quy mô lớn, còn tại những doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì nhiều hoạt động kiểm soát sẽ khó thực hiện (Kiểm toán - NXB Thống kê 2004). Thí dụ như do các doanh nghiệp nhỏ ít nhân viên, nên việc áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm sẽ rất khó khăn vì không đủ nhân viên để làm các công việc khác nhau, đặc biệt là các công việc đòi hỏi phải tách biệt nhau như chức năng kế toán và bảo quản tài sản, thủ quỹ và kế toán,… Khi quy mô doanh nghiệp tương đối lớn tức là doanh nghiệp có nhiều nhân viên (thường là các công ty cổ phần), các nhà quản trị rất chú trọng việc xây dựng một HTKSNB làm sao cho nó hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Ngược lại, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn (thường là các công ty tư nhân và một số công ty trách nhiêm hữu hạn (TNHH)), HTKSNB của họ sẽ kém hiệu quả hơn do chủ sở hữu công ty có thói quen dẫn dắt họ hàng của mình vào tổ GVHD: Vũ Thị Hồng Nhung - 11- SVTH: Phan Thị Hồng Gấm