Tài liệu Quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại công ty cổ phần đo đạc và khoáng sản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐỖ THỊ HÀ QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐỖ THỊ HÀ QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Trần Hậu Thành HÀ NỘI, NĂM 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu trong Đề tài là hoàn toàn trung thực xuất phát từ những tình hình thực tế của đơn vị nghiên cứu. Toàn bộ nội dung của đề tài chƣa đƣợc công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trƣớc đây. Hà Nội, ngày…. tháng … năm 2017 Tác giả Đỗ Thị Hà LỜI CẢM N Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi đƣợc bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến TS.Trần Hậu Thành đã tận tình hƣớng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô, Khoa sau Đại học – Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ công chức Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin chân thành cảm ơn gia đình, ngƣời thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành luận văn./. Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm 2017 Tác giả Đỗ Thị Hà MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục viết tắt Danh mục bảng biểu, sơ đồ Mở đầu ………………………………………………………………………..1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÓ VỐN NHÀ NƢỚC………………..5 1.1. Khái niệm về quản lý hoạt động lập kế hoạch…………………………...5 1.1.1. Khái niệm về quản lý………………………………………………...5 1.1.2. Khái niệm “Kế hoạch” và “Lập kế hoạch” ………………….………8 1.2. Nội dung, quy trình hoạt động lập kế hoạch ……………………………17 1.2.1. Nội dung hoạt động lập kế hoạch………………………………..…17 1.2.2. Quy trình hoạt động lập kế hoạch……………………………….…17 1.3. Phƣơng pháp và yêu cầu hoạt động lập kế hoạch……………………….23 1.3.1. Phƣơng pháp lập kế hoạch………………………………………….23 1.3.2. Yêu cầu của lập kế hoạch…………………………………………..25 1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động lập kế hoạch ……………………..27 1.4.1. Nhóm yếu tố thuộc môi trƣờng nội bộ doanh nghiệp………………27 1.4.2. Nhóm yếu tố thuộc môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp…………..31 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN GIAI ĐOẠN 2015-2017 ........................................................................................... 34 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản ............................ 35 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty ................................ 35 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy: ................................................................ 35 2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty ...................... 40 2.1.4. Đặc điểm sản xuất kinh doanh .......................................................... 41 2.1.5. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất ............................................ 44 2.2. Thực trạng công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty ....... 46 2.2.1. Kết quả đạt đƣợc ............................................................................... 46 2.2.2. Hạn chế, yếu kém và nguyên nhân ................................................... 53 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN ........................................................... 75 3.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty cổ phần Đo đạc và Khoáng sản ......................................................... 75 3.3.1. Phƣơng hƣớng chung ........................................................................ 75 3.3.2. Một số chỉ tiêu cơ bản sau: ................................................................ 76 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản. ................................................................. 76 3.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch trung hạn, dài hạn ....................... 76 3.2.2. Hoàn thiện quy chế quản lý các hoạt động của Công ty ................... 85 3.2.3. Phát huy thế mạnh về nhân sự, xây dựng chiến lƣợc đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên đồng thời thu hút, tuyển dụng nhân sự .............................. 88 3.2.4. Hoàn thiện bộ máy quản lý, cải tiến đồng bộ các l nh vực trong hoạt động kinh doanh của Công ty: ........................................................................ 90 3.2.5. Một số giải pháp khác ....................................................................... 91 3.3. Một số kiến nghị....................................................................................... 92 3.3.1. Đối với Chính phủ ............................................................................. 92 3.3.2. Đối với Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng ............................................. 93 3.3.3. Đối với Tổng Công ty Tài nguyên và Môi trƣờng Việt Nam ........... 93 3.3.4. Đối với các Sở tài nguyên và Môi trƣờng ......................................... 94 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 97 DANH MỤC VIẾT TẮT BHLĐ Bảo hộ lao động BGĐ Ban giám đốc Công ty CBCNV Cán bộ công nhân viên CNQSD Chứng nhận quyền sử dụng Công ty Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản DN Doanh nghiệp DNNN Doanh nghiệp Nhà nƣớc HĐQT Hội đồng quản trị Công ty NQL Ngƣời quản lý khác của Công ty SXKD Sản xuất kinh doanh DANH MỤC BẢNG BIỂU, S ĐỒ Bảng, sơ đồ Số trang Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Đo đạc và Khoáng sản 35 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản 45 Bảng 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận 2016 49 Bảng 2.4 Bảng chỉ tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp năm 2015 55 Bảng 2.5 Bảng báo cáo xác định quỹ tiền lƣơng thực hiện của ngƣời lao động năm 2015 Bảng 2.6 Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm trƣớc và kế hoạch sử dụng lao động năm 2016 Bảng 2.7 Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm trƣớc và kế hoạch sử dụng lao động năm 2017 Bảng 2.8 Kế hoạch nhiệm vụ năm 2016 của xí nghiệp phát triển tài nguyên và môi trƣờng biển 57 59 60 61 Bảng 3.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và chia cổ tức của Công ty cổ phần Đo đạc và Khoáng sản 77 2018 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn Các doanh nghiệp nhà nƣớc đƣợc hình thành chủ yếu trong thời kỳ kinh tế kế hoạch hoá tập trung, doanh nghiệp nhà nƣớc là nền tảng đáp ứng những nhu cầu thiết yếu của xã hội. Trong công cuộc đổi mới, hệ thống doanh nghiệp nhà nƣớc vừa đƣợc mở rộng phát triển, vừa đƣợc đổi mới sắp xếp, từng bƣớc chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trƣờng. Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nƣớc là một giải pháp quan trọng đƣợc Đảng và Nhà nƣớc đặc biệt quan tâm, chỉ đạo. Hơn nữa các doanh nghiệp Nhà nƣớc cũng phải tự chủ về kinh doanh về tài chính và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình. Do vậy các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện công tác quản lý xây dựng kế hoạch, mục tiêu để thích nghi, tồn tại và phát triển trong bối cảnh nhƣ vậy. Một trong những vấn đề quản lý đó là quản lý về hoạt động lập kế hoạch trong mỗi doanh nghiệp. Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản nhất, phổ biến nhất của quản lý. Chức năng này tồn tại và bắt buộc phải tồn tại trong mọi tổ chức dù đó là các tổ chức sản xuất kinh doanh hay các doanh nghiệp, các công ty xuyên quốc gia. Đó cũng là chức năng của mọi tổ chức, không phân biệt tổ chức đó hoạt động trong nền kinh tế thị trƣờng, nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ ngh a hay tƣ bản chủ ngh a. Lập kế hoạch là một trong những công việc khó khăn nhất, phức tạp nhất và cũng là nơi thể hiện cao nhất năng lực của các nhà quản lý. Chức năng lập kế hoạch đòi hỏi vận dụng nhiều loại kiến thức khác nhau về chính trị, kinh tế, xã hội cũng nhƣ một số kỹ năng về lập kế hoạch. Trong chức năng lập kế hoạch, phân tích và dự báo là những kiến thức không thể thiếu đƣợc của các nhà quản lý. 1 Trong hoạt động quản lý, việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng. Không có kế hoạch tốt, một tổ chức không thể xác định mục tiêu mà mình muốn đạt đƣợc và cách thức mà tổ chức cần làm để đạt tới mục tiêu. Lập kế hoạch luôn gắn liền với việc lựa chọn phƣơng hƣớng hành động để đạt tới mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào. Lập kế hoạch không chỉ là chức năng cơ bản của các nhà quản lý ở mọi cấp độ mà nó còn liên quan tới tất cả các chức năng còn lại của quá trình quản lý. Những chức năng khác, nhƣ chức năng thiết kế tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra đều phải dựa trên nền tảng của các kế hoạch đã đƣợc vạch ra từ trƣớc. Nhƣ vậy, chức năng lập kế hoạch bao giờ cũng phải đƣợc thực hiện trƣớc khi thực hiện các chức năng khác. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản là một doanh nghiệp Nhà nƣớc trực thuộc Tổng Công ty tài nguyên và Môi trƣờng Việt Nam - Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng với ngành nghề kinh doanh chính là đo đạc bản đồ, cấp giấy CNQSD đất, điều tra thăm dò địa chất khoáng sản. Công ty nhận thấy vấn đề quản lý về hoạt động lập kế hoạch rất cần thiết để quyết định đến khả năng cạnh tranh trong các công ty cùng ngành và vị thế của Công ty trong tƣơng lai. Công ty là một doanh nghiệp tiền thân 100 vốn điều lệ là từ vốn của Nhà nƣớc đầu tƣ cho đến tháng 4 2016 chuyển sang mô hình Công ty Cổ phần Nhà nƣớc nắm giữ 64,84 vốn Nhà nƣớc do đó s phải tuân thủ chặt ch cơ chế chính sách quản lý do Nhà nƣớc quy định đồng thời linh hoạt thích ứng với mô hình hoạt động của Công ty Cổ phần. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch cả về lý luận lẫn thực ti n, tôi đi đến nghiên cứu đề tài “Quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản” làm luận văn Thạc s quản lý công của mình. 2 3. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Mục đích nghiên cứu của đề tài là quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản có căn cứ khoa học, có tính khả thi, đúng chính sách chế độ của Nhà nƣớc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần có vốn Nhà nƣớc. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý tại Công ty Cổ phần + Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý của Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản giai đoạn 2015-2017 + Đề xuất và xây dựng một số giải pháp tăng cƣờng công tác quản lý hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của Luận văn là công tác lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu cho Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản trong khoảng thời gian từ năm 2015-2017. 5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn Với đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu nhƣ trên, luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phƣơng pháp. - Khi nghiên cứu về cơ sở lý luận của đề tài, luận văn sử dụng phƣơng pháp thống kê, so sánh, tổng hợp. - Khi đánh giá thực trạng đối tƣợng nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp nhƣ điều tra, khảo sát, phƣơng pháp phân tích so sánh, phƣơng pháp chỉ số, phƣơng pháp đồ thị… 3 - Khi xây dựng các giải pháp hoàn thiện đối tƣợng nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp lựa chọn tối ƣu, phƣơng pháp tham vấn chuyên gia… 6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn - ngh ho h c: Luận văn góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận quản lý về hoạt động lập kế hoạch nói riêng và khoa học quản lý nói chung. Đặc biệt góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành tại Công ty Cổ phần có vốn Nhà nƣớc. - ngh th c ti n: Kết quả nghiên cứu của đề tài luận văn dựa trên những số liệu thu thập và thống kế thực tế ở Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản nên có thể đƣợc áp dụng vào chính công ty, đồng thời là tài liệu tham khảo cho các đơn vị khác, nhất là các doanh nghiệp có vốn Cổ phần Nhà nƣớc. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài Lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc kết cấu trong 03 chƣơng trong 07 bảng biểu và 02 sơ đồ: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận của quản lý hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần có vốn nhà nƣớc Chƣơng 2: Thực trạng quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản giai đoạn 2015-2017 Chƣơng 3: Hoàn thiện, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản. 4 Chương 1 C SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÓ VỐN NHÀ NƯỚC 1.1. Khái niệm về quản lý hoạt động lập kế hoạch Trƣớc khi nghiên cứu khái niệm quản lý về hoạt động lập kế hoạch, cần tiếp cận khái niệm về quản lý và khái niệm lập kế hoạch. 1.1.1. v qu Trong nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng Xã hội chủ ngh a ở Việt Nam, việc quản lý nhà nƣớc đối với doanh nghiệp nhà nƣớc là một đòi hỏi tất yếu khách quan, bởi l kinh tế nhà nƣớc giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế. Trong Văn kiện Đại hội Đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam khóa X (2006) khẳng định “Kinh tế nhà nƣớc giữ vai trò chủ đạo, là lực lƣợng vật chất quan trọng để Nhà nƣớc định hƣớng và điều tiết nền kinh tế, tạo môi trƣờng và điều kiện thúc đẩy các thành phần kinh tế cùng phát triển” [3] Bên cạnh những doanh nghiệp có100 vốn nhà nƣớc, còn có những doanh nghiệp mà Nhà nƣớc chỉ có cổ phần chi phối ở một số ngành, l nh vực then chốt và địa bàn quan trọng. Trong hệ thống các doanh nghiệp nhà nƣớc, Nhà nƣớc đã chủ trƣơng thành lập một số tập đoàn kinh tế mạnh trên cơ sở các tổng công ty nhà nƣớc, trong đó có Tổng Công ty Tài Nguyên và Môi trƣờng Việt Nam. Mặt khác, chủ trƣơng cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nƣớc và đa dạng hóa sở hữu đối với các doanh nghiệp nhà nƣớc (mà Nhà nƣớc không cần nắm 100 vốn) cũng đƣợc chú trọng. Quan điểm trên đây hoàn toàn phù hợp với các nhìn nhận của Đảng và Nhà nƣớc về vai trò của doanh nghiệp nhà nƣớc thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa IX: Việc xem xét, đánh giá hiệu quả 5 của doanh nghiệp nhà nƣớc phải có quan điểm toàn diện cả về kinh tế, chính trị, xã hội; trong đó, lấy suất sinh lời trên vốn làm một trong những tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, lấy kết quả thực hiện các chính sách xã hội làm tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp công ích[4]. Nhƣ vậy theo pháp luật của Việt Nam, DNNN có một số đặc trƣng sau: Một là, Nhà nƣớc giữ quyền chi phối DN thông qua đầu tƣ vốn vào DN. Tỷ trọng đầu tƣ nhà nƣớc có thể khác nhau trong các DN khác nhau, nhƣng điểm chung là đủ để cho phép Nhà nƣớc giữ quyền chi phối đối với hoạt động của DN. Hai là, DNNN hoạt động tự chủ theo chế độ phân cấp và ủy quyền quản lý của Nhà nƣớc, trong đó Nhà nƣớc chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn về ngh a vụ tài chính của DN trong khuôn khổ số vốn đầu tƣ vào DN. Ba là, Về mặt pháp lý DNNN hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh bình đẳng với các DN khác. Bốn là, Mặc dù hoạt động kinh doanh tự chủ nhƣng DNNN đƣơng nhiên phải thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nƣớc giao. Cũng nhƣ các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp nhà nƣớc hoạt động sản xuất và kinh doanh trong khuôn khổ và phạm vi của luật pháp Nhà nƣớc. Do đó, Nhà nƣớc không can thiệp trực tiếp vào hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp bằng quyền lực hành chính, mà chi phối chúng dƣới hình thức là một cổ đông, thông qua những đại diện của sở hữu vốn nhà nƣớc đƣợc cử tham gia Hội đồng quản trị. Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản là Công ty con trực thuộc Tổng Công ty Tài Nguyên và Môi trƣờng Việt Nam, hoạt động tự chủ theo chế độ phân cấp và ủy quyền quản lý của Nhà nƣớc, trong đó Nhà nƣớc chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn về ngh a vụ tài chính của DN trong khuôn khổ số vốn đầu tƣ vào DN. Theo Quyết định số 2913 QĐ- 6 BTNMT ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Bộ trƣởng Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng về việc phê duyệt Phƣơng án cổ phần hoá. Ngày 26 4 2016 Công ty TNHH MTV Đo đạc và Khoáng sản chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản. Việc cổ phần hóa Công ty mang lại nhiều cơ hội cũng nhƣ thách thức lớn trong thời kì đầu hoạt động theo mô hình mới này. Do vậy Công ty phải tự hoàn thiện công tác quản lý xây dựng kế hoạch, mục tiêu để thích nghi, tồn tại và phát triển trong bối cảnh nhƣ vậy. Quản lý là một hoạt động tất yếu khách quan, di n ra ở mọi tổ chức dù quy mô nhỏ hay lớn, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp, Xã hội càng phát triển, trình độ hiệp tác và phân công lao động càng cao thì yêu cầu về công tác quản lý ngày càng hoàn thiện. Do quản lý gắn liền với quá trình phát triển kinh tế xã hội, nên trên thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Những quan niệm này có lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạt động trong từng l nh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong từng tổ chức. Một số quan niệm về quản lý là: - Theo F.W.Taylor, quản lý là biết chính xác điều bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó biết đƣợc rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất. - Theo Henry Fayol, quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nỗ lực của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã định trƣớc. - Mary Parker Follett cho rằng, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con ngƣời [6, tr.8]. 7 Tuy nhiên, khi đề cập đến quản lý có một cách tiếp cận nhận đƣợc sự ủng hộ của nhiều nhà khoa học và nhà quản lý thực ti n, đó là : Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể lên đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu dự kiến. Từ khái niệm nêu trên, quá trình quản lý bao gồm các yếu tố thể hiện dƣới dạng sơ đồ sau Công cụ quản lý Chủ thể quản lý ----------------- Đối tƣợng Mục tiêu quản lý quản lý Phƣơng pháp quản lý “ ế oạc ” và “Lập kế oạc ” 1.1.2. 1.1.2.1. ế oạc - Khái niệm: Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch. Nó vừa là công cụ, vừa là mục tiêu của quản lý. Chính vì vậy, ngƣời quản lý vừa phải biết sử dụng kế hoạch một cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng sự phát triển của tổ chức. Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản lý chiến lƣợc. Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tƣơng lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phƣơng thức quản lý và các nguồn lực đƣợc chƣơng trình hóa. Từ định ngh a này có thể thấy nội dung cơ bản của kế hoạch bao gồm: 8 + Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên phải quan tâm là tại sao phải làm công việc này? Nó có ý ngh a nhƣ thế nào với tổ chức, bộ phận? Hậu quả nếu không thực hiện chúng? + Xác định nội dung công việc 1W (what) Nội dung công việc đó là gi? Chỉ ra các bƣớc để thực hiện công việc đƣợc giao? + Xác định 3W: where, when, who Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau: Công việc đó thực hiện tại đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Kiểm tra tại bộ phận nào? Testing những công đoạn nào?… When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…Để xác định đƣợc thời hạn phải làm công việc, cần xác định đƣợc mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Có 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhƣng khẩn cấp, công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp, phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trƣớc. Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hổ trợ? Ai chịu trách nhiệm… + Xác định cách thức thực hiện 1H (how) How ngh a là nhƣ thế nào? Nó bao gồm các nội dung: Tài liệu hƣớng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành nhƣ thế nào?[9] Nhƣ vậy, khái niệm kế hoạch bao chứa tổng thể các nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý. Kế hoạch là tên gọi chung cho một tập hợp các hoạt động 9 tƣơng tự. Trong thực tế, biểu hiện của kế hoạch rất đa dạng và phong phú. Trong đó, những tên gọi sau đây cũng chính là những dạng kế hoạch phổ biến: Chiến lƣợc, Chính sách, chƣơng trình, v.v. Giữa chúng với kế hoạch có điểm chung nhƣng cũng có những khác biệt nhất định. + Chiến lƣợc: Thông thƣờng ngƣời ta gọi các chiến lƣợc là những kế hoạch lớn với những mục tiêu dài hạn, phƣơng hƣớng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng. Ngày nay, hàm ngh a của từ “chiến lƣợc” đƣợc hiểu theo 3 khía cạnh: Thứ nhất: Các chƣơng trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng hợp và quan trọng Thứ h i: Chƣơng trình các mục tiêu hành động trong dài hạn của một tổ chức. Những chƣơng trình này cung cấp thông tin cho việc dự báo những thay đổi và sắp xếp bố trí các nguồn lực để đạt mục tiêu Thứ b : Chiến lƣợc chính là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một tổ chức và lựa chọn phƣơng hƣớng hành động, phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu này. Nhìn chung, chiến lƣợc không vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt mục tiêu. Nhƣng chúng lại cho chúng ta một bộ khung để hƣớng dẫn tƣ duy và hành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức. Vì thế, chiến lƣợc là một loại kế hoạch đặc biệt. + Các chính sách: Cũng là một dạng kế hoạch theo ngh a chúng là những điều khoản hoặc những quy định hƣớng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ƣu tiên. Tuy nhiên, chỉ những hƣớng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp và phạm vi tác động rộng thì mới trở thành chính sách. 10 Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề đƣợc thuận lợi hơn và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau. Nhờ đó, ngƣời quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dƣới thực hiện một phần các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. + Các chƣơng trình: Đây là một dạng kế hoạch đặc biệt. Các chƣơng trình là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, các nhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chƣơng trình hành động xác định từ trƣớc. Một chƣơng trình lớn đƣợc chi tiết hoá thành nhiều chƣơng trình nhỏ và kế hoạch cụ thể. Các chƣơng trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chƣơng trình khác. Vì thế, việc lập chƣơng trình là một dạng lập kế hoạch đặc biệt. - Đặc điểm củ ế hoạch Kế hoạch có những đặc điểm cơ bản sau: + Tính khách quan Mặc dù do con ngƣời thiết lập nhƣng nội dung của kế hoạch phản ánh thực trạng của tổ chức. Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin liên quan về mục tiêu, các nguồn lực, các phƣơng án thực hiện. Vì thế, nội dung của kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sự chắt lọc thông tin từ thực tế. + Tính bắt buộc Các kế hoạch khi đã đƣợc thông qua luôn đòi hỏi các chủ thể có liên quan có ngh a vụ thực hiện những nội dung của kế hoạch. Điều kiện đảm bảo 11