Tài liệu Quản lý việc thực hiện dự án

Quản lý việc thực hiện dự án Khi dự án đã đi vào hoạt động, bạn cần phải quản lý dự án sao cho hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếu công tác quản lý kém. Những công việc không được điều hành hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức của những người tham gia. Thậm chí, dự án sẽ phát triển chệch hướng hoặc tạo ra những kết quả không phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ và các thành phần liên quan. Việc thực hiện dự án đòi hỏi tất cả các kỹ năng quản lý truyền thống: tạo động lực thúc đẩy và tập trung vào mục tiêu, làm trung gian giữa cấp trên và cấp dưới, ra quyết định, phân bổ những nguồn lực có giá trị cho các mục đích sử dụng cao nhất, điều chỉnh lại nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinh v.v. Ngoài ra, nhà quản lý dự án phải kiểm tra và giám sát chặt chẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng của tất cả các mục tiêu trong dự án. Trong những phần sau của cuốn sách này, chúng ta sẽ thấy nhà quản lý còn phải đặc biệt lưu ý đến những vấn đề song hành cùng công việc được thực hiện theo nhóm như mâu thuẫn trong việc tương tác cá nhân, sự hợp tác và giao tiếp. Kết thúc dự án Đây là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứ dự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm các mục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho các thành phần liên quan. Tại thời điểm kết thúc, dự án phải giải tán và các thành viên trở về với công việc thường ngày. Tổng kết rút kinh nghiệm là khâu quan trọng nhất trong giai đoạn này. Dù đa số các thành viên đều nóng lòng được trở lại nhiệm vụ thường ngày, nhưng mọi người vẫn nên dành thời gian để rút kinh nghiệm. Điều gì đã thực hiện tốt, điều gì cần khắc phục? Kết quả nào lẽ ra đã có thể cải thiện? Nếu được làm lại, việc lập kế hoạch và thực hiện dự án có thay đổi gì không và như thế nào? Những bài học kinh nghiệm này cần được ghi chép và lưu trữ lại để áp dụng cho các dự án trong tương lai. Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc và đảm bảo sự thành công cho những dự án tiếp theo. Bốn giai đoạn vừa mô tả trên đây đã được thử nghiệm qua thời gian và phù hợp với hầu hết các dự án. Chi tiết của từng giai đoạn sẽ được trình bày kỹ hơn ở những chương tiếp theo. Tuy nhiên, phương pháp tuyến tính này không phù hợp lắm cho những dự án có mức độ rủi ro cao. Tóm tắt • Các dự án đều có bốn giai đoạn: xác định và tổ chức, lập kế hoạch, quản lý thực hiện, và kết thúc. Bốn giai đoạn này nên nối tiếp nhau theo một quy trình tuyến tính song các dự án trên thực tế không phải lúc nào cũng có thể theo quy trình này một cách chính xác bởi tính phức tạp và đa dạng của nó. • Công việc trong giai đoạn đầu tiên là xác định rõ ràng các mục tiêu của dự án và tổ chức nhân sự, nguồn lực phù hợp xoay quanh những mục tiêu đó. • Lực lượng thúc đẩy chịu trách nhiệm tổ chức công việc nên là nhà điều hành đã đề xuất và cấp phép cho dự án hoặc cá nhân được chỉ định làm người quản lý dự án. • Giai đoạn thứ hai của dự án – lập kế hoạch – nói chung bắt đầu từ mục tiêu và công việc sau cùng, cụ thể là xác định từng nhiệm vụ phải thực hiện, ước tính thời gian cần thiết để hoàn tất, và xếp đặt các nhiệm vụ theo trình tự hợp lý. • Giai đoạn triển khai thực hiện đòi hỏi bạn phải vận dụng tất cả những kỹ năng quản lý truyền thống, cũng như cần kiểm tra và giám sát nghiêm ngặt. Điều đó sẽ đảm bảo cho dự án luôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã định. • Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của dự án là nó có một tuổi thọ nhất định. Dự án sẽ kết thúc sau khi đạt được mục tiêu và chuyển giao kết quả cho các thành phần liên quan. Nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động, nhưng chỉ sau khi các thành viên đã tổng kết và rút ra các bài học kinh nghiệm.