Tài liệu Tổ chức công tác kế toán nvl tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại hbc

Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố liên quan đến sản xuất kinh doanh. Một trong những công cụ không thể thiếu được đó là hạch toán kế toán. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, cung cấp thông tin có ích cho việc ra các quyết định kinh tế. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành XDCB, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng có ảnh hưởng lớn tới giá thành sản phẩm. Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại NVL, đảm bảo chất lượng doanh nghiệp cần có biện pháp sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NVL. Vì vậy cần phải quản lý NVL thật chặt chẽ, kiểm soát sự thất thoát lãng phí NVL sẽ giảm được giá thành sản phẩm và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Có thể nói quản lý NVL là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật, vừa mang tính trước mắt vừa mang tính lâu dài. Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực XDCB, NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC chiếm khoảng 60% đến 70% giá trị công trình xây dựng. Đây là bộ phận dự trữ quan trọng nhất và cũng khó bảo quản nhất. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC, tìm hiểu công tác kế toán của đơn vị, em nhận thấy rằng: Do đặc điểm sản xuất của công ty là công trình nằm rải rác khắp nơi ngoài trời nên công tác giám sát, quản lý và phản ánh tình hình biến động NVL tại công ty cũng gặp phải một số khó khăn nhất định. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở công ty, em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán NVL ở công ty, em chọn đề tài: “Tổ chức SV: Nguyễn Thị Liên 1 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp công tác kế toán NVL tại Công Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC ”. Nội dung chính của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lí luận chung về công tác kế toán NVL ở Công Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL tại Công Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC Chương 3: Phương hướng nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công Ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các anh, chị trong Phòng kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC, đặc biệt em cũng nhận được sự hướng dẫn rất dẫn nhiệt tình của Cô giáo-THS Nguyễn Thị Ngọc Thạch. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, Kính mong cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán của công ty góp ý kiến để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Cô giáo-THS Nguyễn Thị Ngọc Thạch, cảm ơn Ban lãnh đạo, các anh, chị trong phòng Kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! SV: Nguyễn Thị Liên 2 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm NVL - Khái niệm NVL NVL trong các doanh nghiệp là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất tạo nên hình thái của sản phẩm. - Đặc điểm NVL NVL dùng trong các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Về mặt hiện vật, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị, khi tham gia sản xuất, NVL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. Trong các doanh nghiệp xây lắp, NVL thường có đặc thù cồng kềnh, khối lượng lớn gây ra nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như: sắt, thép, xi măng, cát... và hao hụt tự nhiên thường cao. 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây lắp ảnh hưởng tới hạch toán NVL tại các doanh nghiệp xây lắp Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó. Ngành xây lắp có đặc trưng riêng biệt so với các ngành khác bởi sản phẩm của xây lắp là các công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do đó khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự toán đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Mặt khác sản phẩm của ngành xây lắp thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công lại vận SV: Nguyễn Thị Liên 3 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt, mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp nên yêu cầu quản lý là tất yếu. Hơn nữa, việc xây lắp còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện khí hậu, thời tiết của địa phương cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ. 1.1.3 Vị trí, vai trò NVL trong quá trình xây lắp Để tiến hành thi công xây lắp cần phải có sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. NVL chiếm một vị trí quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình xây dựng. Chi phí về NVL thường chiếm từ 60% đến 70% giá trị công trình .Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của công trình mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình. NVL đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì chất lượng công trình hoàn thành mới đạt yêu cầu. Do đó tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NVL mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng NVL Kế toán là công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán NVL đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Kế toán NVL là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản và tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại NVL cho quá trình xây lắp, nhà quản trị doanh nghiệp cần dựa vào kế toán NVL , thông qua kế toán NVL mà nắm bắt thông tin về tình hình NVL trên các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Do đó kế toán NVL phải đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ theo quy định. 1.2 Yêu cầu quản lý NVL và nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp SV: Nguyễn Thị Liên 4 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.2.1 Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp xây lắp Doanh nghiệp quản lý NVL trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng, giá cả…NVL nhập kho, xuất kho để đảm bảo tạo ra những sản phẩm tốt nhất. Doanh nghiệp phải quản lý tốt NVL từ khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu dự trữ đến khâu sử dụng. Cụ thể: - Khâu thu mua: Doanh nghiệp cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Đồng thời doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp. - Khâu bảo quản: Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra và thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL. Thêm đó, phải bố trí thủ kho là người có đủ phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. - Khâu dự trữ: Yêu cầu đặt ra đối với các nhà quản trị trong khâu dự trữ là phải xây dựng định mức dự trữ phù hợp cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình thi công không bị đình trệ, gián đoạn hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. - Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất. 1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp thì kế toán SV: Nguyễn Thị Liên 5 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp NVL phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đã quy định cũng như các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển NVL về hiện vật và giá trị. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng NVL cho sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp NVL đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu kịp thời đúng đắn cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất. Tiến hành kiểm kê tài sản nói chung và NVL nói riêng theo quy định của nhà nước. 1.3 Phân loại và đánh giá NVL trong doanh nghiệp xây lắp 1.3.1 Phân loại NVL Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý thì NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của NVL chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của NVL đượ chuyển vào giá trị sản phẩm mới. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý SV: Nguyễn Thị Liên 6 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp sản xuất, bao gói sản phẩm...Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý... Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị XDCB: Là những vật tư được sử dụng cho công việc XDCB. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ... * Căn cứ vào nguồn gốc, NVL được chia thành: - Nguyên liêu, vật liệu mua ngoài - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác 1.3.2 Đánh giá NVL 1.3.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định: - Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho, NVL phải được tính theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của NVL là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có tài sản đó. - Nguyên tắc thận trọng: NVL được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường SV: Nguyễn Thị Liên 7 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc này đòi hỏi phải áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phải thống nhất trong suốt các niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi về phương pháp đánh giá thì phải được sự chấp thuận của cơ quan quản lý liên quan và phải sau một thời gian nhất định (thường là một niên độ kế toán). 1.3.2.2 Đánh giá NVL 1.3.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế - Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho Tuỳ từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của NVL được xác định như sau: + Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, chí phí mua, thuế nhập khẩu (nếu có) trừ đi các khoản được giảm giá, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại (nếu có). Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi,... thì bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). + Nhập do tự sản xuất: Trị giá NVL là giá thành thực tế sản xuất nguyên vật liệu đó. + Nhập do thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá NVL thuê ngoài gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển NVL đến nơi gia công chế biến và từ nơi gia công chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê gia công chế biến. + Nhập do tự gia công chế biến: Trị giá NVL tự gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế NVL xuất gia công chế biến và chi phí gia công chế biến. + Nhập do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá NVL nhận vốn góp liên SV: Nguyễn Thị Liên 8 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp doanh bao gồm trị giá NVL do các bên thoả thuận và chi phí vận chuyển nếu có. + Nhập do được cấp, biếu, tặng: Trị giá NVL là giá ghi trên biên bản giao nhận hay giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh. + Nhập kho NVL là phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế NVL là giá ước tính có thể sử dụng hay giá bán có thể thu hồi. - Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Theo chuẩn mực 02 (Hàng tồn kho) tùy theo đặc điểm,yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá của lô đó để tính trị giá vốn của vật liệu xuất kho. Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít và nhận diện được từng lô hàng, trong giá mua vật liệu đã bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí khác có liên quan. + Phương pháp bình quân gia quyền: Căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức là: Trị giá vốn NVL Số lượng NVL = × xuất kho xuất kho Trị giá mua thực tế + NVL tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng NVL + tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại NVL Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả định NVL nhập trước sẽ xuất kho trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của NVL xuất kho. NVL SV: Nguyễn Thị Liên 9 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp tồn cuối kỳ sẽ được tính theo đơn giá của các lần nhập kho sau cùng. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp tổ chức ghi chép, hạch toán riêng biệt về số lượng, đơn giá, phẩm cấp của từng thứ NVL theo từng lần nhập, xuất và doanh nghiệp chỉ sử dụng giá vốn thực tế để ghi sổ. + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định rằng đơn giá của lô hàng nào nhập sau sẽ được dùng làm đơn giá xuất kho đầu tiên. Số còn lại được tính theo đơn giá của các lần nhập trước đó. Phương pháp này có tính đến thời điểm xuất kho NVL chứ không phải đến cuối kỳ mới xác định. Do đó giá cả giảm thì chi phí nguyên vật liệu sẽ thấp, lợi nhuận tăng và ngược lại. 1.3.2.2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán để điều chỉnh thành giá trị thực tế. - Trước hết phải xác định Hệ số giá thực tế với giá hạch toán của vật liệu: Hệ số giá = Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Trị giá thực tế vật + liệu tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Sau đó, tính Trị giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ: Trị giá vốn thực tế = vật liệu xuất trong kỳ Trị giá hạch toán vật  liệu xuất trong kỳ Hệ số giá 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán NVL 1.4.1 Kế toán chi tiết NVL SV: Nguyễn Thị Liên 10 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.4.1.1 Chứng từ sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03VT) - Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu S12-DN) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm kê kho vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06- VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07 – VT) Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và các cá nhân liên quan. 1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL Trong công tác quản lý NVL đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại NVL kể cả về số lượng, chủng loại và giá trị. Do vậy hạch toán chi tiết NVL ở kho và phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhập, xuất, tồn NVL được sử dụng hợp lý và SV: Nguyễn Thị Liên 11 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp phù hợp với số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho và việc ghi chép vào sổ kế toán. Thực tế công tác kế toán chi tiết NVL, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán là: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ ghi sổ số dư, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. 1.4.1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư lên cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau: SV: Nguyễn Thị Liên 12 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp mở thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán. SV: Nguyễn Thị Liên 13 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp - Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau: SV: Nguyễn Thị Liên 14 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.2 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chi tiết, số lượng, việc kiểm tra đối chiếu còn hạn chế. - Điều kiện áp dụng: Sử dụng trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày SV: Nguyễn Thị Liên 15 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.4.1.2.3 Phương pháp số dư + Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Vào cuối mỗi tháng tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu thực hiện trên thẻ kho để ghi, sau đó chuyển về cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán NVL sẽ kiểm tra lại và hoàn thiện các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu trên các bảng kê để ghi vào các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sau đó dựa vào số dư của thủ kho gửi lên, kế toán tính ra giá trị NVL nhập, xuất, tồn trong kỳ. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư, bảng kê nhập, xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn SV: Nguyễn Thị Liên 16 CQ46/21.12 Học viện tài chính Ghi chú: Luận văn tốt nghiệp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng nhiều khi phải xem trên thẻ kho.Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán nhiều khi gặp khó khăn. - Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán vững vàng. 1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL trong doanh nghiệp xây lắp Theo chế độ kế toán quy định có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp NVL là phương pháp Kê khai thường xuyên và phương pháp Kiểm kê định kỳ. Tuy nhiên các doanh nghiệp xây lắp chỉ được áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp NVL là: Phương pháp kê khai thường xuyên Đặc điểm của phương pháp Kê khai thường xuyên - Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa trên các tài khoản kế toán “hàng tồn kho” - Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 156, 157) - Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán - Tính giá vốn xuất kho: Căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp SV: Nguyễn Thị Liên 17 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp tính giá áp dụng: Giá thực tế xuất = số lượng xuất * đơn giá tính cho hàng xuất 1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 152, TK 151, TK 331, TK 133 - TK 152-"Nguyên liệu, vật liệu" dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - TK 151-"Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá vốn các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về đến doanh nghiệp và theo dõi tình hình hàng đang đi đường kỳ trước về nhập kho doanh nghiệp kỳ này. - TK 133- "Thuế GTGT được khấu trừ": Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: + TK 1331: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá, dịch vụ. + TK 1332: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cố định. - TK 331- "Phải trả cho người bán” Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141,TK 138, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... 1.4.2.2 Trình tự kế toán tổng hợp NVL trong doanh nghiệp xây lắp Các nghiệp vụ nhập xuất NVL chủ yếu được thể hiện qua sơ đồ 1.4 SV: Nguyễn Thị Liên 18 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.5 Tổ chức công tác kế toán NVL trong điều kiện sử dụng tin học 1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Để tổ chức tốt kế toán NVL đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là NVL giúp cho việc nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động. - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy, bao gồm việc xác định, xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tài khoản cấp 2, 3... sao cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng. - Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp - Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọn các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như quá trình quản lý của doanh nghiệp. - Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo... 1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng kế toán máy - NVL có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia thành phần SV: Nguyễn Thị Liên 19 CQ46/21.12 Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp hành kế toán thành 2 phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất. Khi nhập, xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu. - Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng nguyên vật liệu làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. - Đối với các nghiệp vụ xuất NVL thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.5 Trình tự kế toán NVL trên phần mềm Phiếu nhập, phiếu xuât, chứng từ khác Nhập các chứng từ vào máy Mã đối tượng kế toán Nội dung các nghiệp vụ Phần mềm MVT xử lý tự động Sổ chi tiết NVL Sổ tổng hợp NVL SV: Nguyễn Thị Liên 20 CQ46/21.12