Tài liệu Vdk qp12_quy trinh kiem soat thu chi tien mat

QUY TRÌNH Mã số QP19 Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 1/6 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Chữ ký Họ & Tên Người biên soạn Người soát xét & phê duyệt QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT QP19 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 2/6 1. MỤC ĐÍCH: Quy trình Quy trình này được thiết lập ứng dụng và duy trì để kiểm soát các hoạt động thu chi nhằm đảm bảo sự tương thích giữa các hoạt động trong hệ thống tài chính và các hệ thống quản trị của Công ty. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình này áp dụng cho hoạt động kiểm soát thu chi tại P.HCKT 3. CÁC TÀI LIÊÊU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng. - Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng - Qui chế quản lý tài chính của công ty. - Các chuẩn mực kế toán tài chính 4- ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT - GĐ : Giám đốc - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KTT : Kế toán Trưởng - P.HCKT : Phòng Hành chính kế toán 5. NỘI DUNG : 5.1. Lưu đồ chi : BỘ XÂY DỰNG E E E E E USCo. E QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT QP19 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 3/6 Bắt đầu Xác định nhu cầu chi tiền BGĐ, KTT phê duyệt Kế toán lập chứng từ chi - Dự trù chi phí SXKD - Đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ - Biên bản nghiệm thu….. - Phiếu đề nghị tạm ứng, - Phiếu đề nghị thanh toán - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi - Séc Duyệt chi mua hàng Thủ quĩ chi tiền, kế toán ngân hàng chuyển khoản, vào sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ, báo cáo quỹ cuối ngày Lưu hồ sơ Kết thúc - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. - Sổ theo dõi công nợ QUY TRÌNH Mã số QP19 Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT 5.2 Diễn giải : Bước Trách Nhiệm Người đề nghị tạm ứng, thanh toán Bước 1 Trưởng phòng ban Bước 2 - Kế Toán Trưởng - BGĐ 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 4/6 Mô Tả Khi có nhu cầu vốn SXKD hay nhu cầu mua hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, người thực hiện lập bảng dự trù hoặc đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ có xác nhận của Trưởng bộ phận. Trên cơ sở dự trù chi phí SXKD, đề nghị mua hàng đã được duyệt, người thực hiện làm giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán (đối với trường hợp mua hàng hóa dịch vụ đã thực hiện phải có hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu) trình BGĐ, KTT duyệt Tài Liệu Liên Quan Dự trù chi phí SXKD Đề nghị mua hàng. Biên bản nghiệm thu. Hợp đồng, đơn đặt hàng. - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đế nghị Tạm ứng - Hoá đơn, Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho. - Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn Bước 3 - KTT, BGĐ. - Kế Toán Công Nợ. - Kế toán thanh toán. - Kế toán Ngân hàng Kế toán lập phiếu chi, Séc, Ủy nhiệm chi trình KTT, BGĐ duyệt Phiếu chi, UNC, Séc Bước 4 Thủ quỹ Kế toán Ngân hàng, Kế toán công nợ. Thủ quỹ chi tiền (đối với tiền mặt) Kế toán Ngân hàng chuyển khoản (đối với tiền gửi Ngân hàng). vào sổ sách kế toán, sổ quỹ theo dõi công nợ, báo cáo quỹ cuối ngày. Sổ quỹ và sổ kế toán QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT Lưu đồ thu QP19 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 5/6 Bắt đầu Thủ quỹ thu tiền (tiền mặt) Kiểm tra tài khoản tiền gửi Ngân hàng Kế toán lập chưng từ thu tiền - Giấy báo có - Phiếu thu. Ký duyệt thu mua hàng Vào sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, báo cáo cuối ngày Lưu hồ sơ Kết thúc - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng QUY TRÌNH Mã số QP19 Ngày ban hành KIỂM SOÁT THU CHI TIỀN MẶT Bước Lần sửa đổi 00 Trang 6/6 Tài Liệu Liên Quan Trách Nhiệm Mô tả Bước 1 Kế toán thanh toán. Thủ quỹ. Người nộp tiền Khi khách hàng thanh toán, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ, hoặc những khoản thu khác bằng tiền mặt. Thủ quỹ kiểm tiền và báo cho kế toán thanh toán lập chứng từ thu tiền. Bước 2 Kế toán thanh toán. Thủ quỹ. Kế toán lập phiếu thu, người nộp tiền ký nộp, Thủ quỹ ký nhận tiền. Bước 3 KTT, BGĐ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán Ngân hàng Bước 4 Bước 5 Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Thủ quỹ 01/04/2014 - Phiếu thu Trình KTT, BG Đ ký duyệt, vào sổ kế toán để theo dõi công nợ Vào sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, báo cáo quỹ cuối ngày. -Sổ quỹ. L ưu hồ sơ chứng từ 6. Lưu hồ sơ : Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02 Stt 1 2 3 Tên hồ sơ Giấy đề nghị thanh toán Bảng dự trù chi phí thi công Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn 7. Phụ lục :          Số hiệu Thời gian lưu Nơi lưu QF01-QP19 ≥10 Năm P.HCKT QF02- QP19 ≥10 Năm P.HCKT QF03- QP19 ≥10 Năm P.HCKT Uỷ nhiệm chi (theo mẫu của Ngân hàng) Séc (theo mẫu của Ngân hàng) Giấy báo có (theo mẫu của Ngân hàng) Phiếu thu (theo mẫu của BTC) Phiếu chi (theo mẫu của BTC) Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu của BTC) Giấy đề nghị thanh toán QF01-QP19 Bảng dự trù chi phí SXKD QF02-QP19 Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn (theo mẫu BTC)