Tài liệu Vdk qp28_quy trinh tu van quan ly du an

QUY TRÌNH Mã số QP12 Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 1/6 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Ban Giám đốc Phòng Cung ứng vật tư Trợ lý KD - Dự án - ISO Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính nhân sự Ban Điều hành dự án Phòng Kỹ thuật-kế hoạch Bộ phận thiết kế Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Chữ ký Họ & Tên Người biên soạn Người soát xét & phê duyệt QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 2/6 1. MỤC ĐÍCH: Quy trình này được thiết lập nhằm quy định về trình tự các bước thực hiện quản lý dự án xây dựng và kiểm soát quá trình thi công, xây lắp các công trình theo các hợp đồng thi công, xây lắp mà công ty đã ký kết khách hàng. Đảm bảo công tác tổ chức, triển khai và quản lý trong các giai đoạn thực hiện dự án trong những điều kiện có kiểm soát. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: BỘtheo XÂY Quy trình này áp dụng đối với tất cả các công trình, dự án do công ty thực hiện các DỰNG hợp đồng đã ký kết với các Chủ đầu tư 3. CÁC TÀI LIÊÊU LIÊN QUAN: E E E E E USCo. E - Sổ tay chất lượng. - Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng - Quy trình quản lý công tác hành chính và thông tin nội bộ - Quy trình lập kế hoạch thi công - Quy trình quản lý kiểm tra-nghiệm thu và hoàn công - Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Các quy phạm, quy chuẩn xây dựng của Việt Nam - Luật Xây dựng số 16/2003/QH11, ngày 26/11/2003 của Quốc hội; - Nghị định số: 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng; - Nghị định số 16/2005/NĐ-CP, ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng 4- ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT - P.KTKH : Phòng Kỹ thuật – kế hoạch - P.TCKT : Phòng Tài chính kế toán - P.HCNS : Phòng Hành chính nhân sự - BĐHDA : Ban Điều hành dự án - GĐDA : Giám đốc dự án - TVGS : Tư vấn giám sát - ITP : Kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm (Inspection and test plan) 5. NỘI DUNG : 5.1 Lưu đồ : (xem trang kế) QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 3/6 QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 4/6 5.2. Mô tả chi tiết : 5.2.1 Công tác chuẩn bị. - Khi có thông báo trúng thầu dự án, Giám đốc ra quyết định thành lập Ban điều hành dự án và chỉ định Giám đốc điều hành dự án, xác định cơ cấu tổ chức dự án và lập sơ đồ tổ chức dự án - Trợ lý kinh doanh, Trợ lý dự án: + Chuẩn bị hợp đồng dự án trình Giám đốc xem xét, phê duyệt ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư theo “Quy trình đấu thầu và xem xét ký kết hợp đồng” - Giám đốc dự án : + Chủ trì và phối hợp với các P.HCNS, P.KTKH soạn thảo “Chức năng-nhiệm vụ hoạt động của Ban điều hành dự án” trình Giám đốc phê duyệt. + Phân công công việc cho các bộ phận nghiệp vụ + Chuyển hồ sơ dự án cho các bộ phận liên quan - Trợ lý kinh doanh : bàn giao các hồ sơ đấu thầu cho P.KTKH quản lý và cấp cho các bộ phận liên quan. - P.TCKT : lập các thủ tục bảo lãnh hợp đồng, tiền tạm ứng của dự án. - Ban điều hành dự án tiếp nhận các hồ sơ liên quan đến việc điều hành dự án từ: + P.KTKH + P.CUVT + P.HCNS + P.TCKT + Khách hàng. Và lập “Danh mục tài liệu đầu vào dự án” (QF01-QP12) - Giám đốc dự án lập “Kế hoạch chi phí hoạt động” của Ban điều hành gửi về P.TCKT để trình duyệt theo biểu mẫu của P.TCKT ở “Quy trình quản lý tài chính-QP20” - P.TCKT trình Giám đốc duyệt chi phí hoạt động của Ban điều hành. - Ban điều hành thực hiện công tác chuẩn bị theo yêu cầu của Dự án. 5.2.2 : Chỉ đạo triển khai : 5.2.2.1 Triển khai ban đầu: - Trên cơ sở tiến độ dự án yêu cầu, Giám đốc dự án phối hợp cùng P.KTKH lập “Bảng Kế hoạch tiến độ tổng thể dự án” theo biểu mẫu (QF01-QP10) trình Khách hàng phê duyệt. - Ban điều hành dự án tiến hành nhận hiện trạng dự án (mặt bằng công trình, tim, mốc...) lập “Biên bản giao nhận hiện trạng dự án” (QF02-QP12). QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 5/6 - Giám đốc dự án xây dựng “Chương trình làm việc” trình Khách hàng phê duyệt. Chương trình làm việc phải bao gồm các nội dung sau: + Kế hoạch huy động của Nhà thầu. + Nguồn cung cấp và kế hoạch cung cấp vật liệu sử dụng. + Kế hoạch công việc định kỳ. + Kế hoạch chất lượng (ITP) + Chế độ báo cáo định kỳ. + Bảng nghiệm thu khối lượng hàng tháng. + Bảng thanh toán hàng tháng. + Các nội dung liên quan khác. - Giám đốc dự án chỉ đạo Thầu phụ(nếu có) hoặc P.KTKH lập Bản vẽ thi công, Chỉ huy Trưởng lập biện pháp tổ chức thi công trình Khách hàng phê duyệt. Nội dung của Biện pháp tổ chức thi công phải bao gồm: + Thuyết minh tổ chức thi công. + Các bản vẽ tổ chức thi công. + Các bảng khối lượng kèm theo. + Bảng tiến độ thi công chi tiết và tổng hợp. + Kế hoạch cung cấp nhân lực, thiết bị máy móc. + Kế hoạch đảm bảo an toàn và vệ sinh môi trường. 5.2.2.2 Chỉ đạo thi công: BĐHDA triển khai và chỉ đạo thi công theo kế hoạch và biện pháp thi công được duyệt, Các vấn đề công việc phát sinh hay ngoài kế hoạch, dự toán, biện pháp được duyệt đều phải lập “Chỉ thị công trường” (QF03-QP12) để chỉ đạo thực hiện, tổ chức họp để giải quyết vụ việc được ghi nhận theo “Biên bản làm việc” (QF04-QP12). Các hoạt động thi công, giám sát, kiểm tra, nghiệm thu hàng ngày đều được Chỉ huy Trưởng công trình ghi vào “Nhật ký công trình” theo mẫu (QF05-QP12). Các công việc cần phải có giám sát công việc của khách hàng thì Ban Điều hành dự án phải lập “Phiếu yêu cầu giám sát công việc” theo biểu mẫu (QF06-QP12) trình Khách hàng để Khách hàng giám sát công việc theo quy định. Các vật liệu sử dụng phải đảm bảo đạt yêu cầu về chất lượng và tiến độ quy định - Giám đốc dự án chỉ đạo : + P.CUVT hoặc Thầu phụ(nếu có) mua sắm vật tư theo yêu cầu của Khách hàng. + Các kỹ sư chuyên tiến hành thí nghiệm vật liệu dưới sự giám sát của Khách hàng. Ghi kết quả thí nghiệm vào “Phiếu thí nghiệm vật liệu” theo mẫu của công ty (QF03-QP13) hoặc mẫu Khách hàng(nếu khách hàng có mẫu bắt buộc) QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 6/6 + Chỉ huy Trưởng lập báo cáo công việc hàng tuần (QF07-QP12), hàng tháng (QF08QP12) để báo cáo với Khách hàng và Công ty + Chỉ huy Trưởng lập “Kế hoạch tiến độ công việc thi công” của tuần tiếp theo ( QF02QP10) rình Khách hàng duyệt và giao cho Nhóm/Đội thi công hoặc Thầu phụ(nếu có) để thực hiện. - P.KTKH: Chỉ đạo các giải pháp kỹ thuật, tiến độ thi công, xử lý kỹ thuật thi công và theo dõi giám sát thi công theo tiến độ đã lập. - P.CUVT: Căn cứ tiến độ thi công, kịp thời cung ứng và đảm bảo chất lượng, số lượng vật tư và thiết bị cho thi công. - BĐHDA chỉ đạo, giám sát và đôn đốc việc thực hiện dự án. Kỹ sư giám sát sẽ tiến hành các hoạt động giám sát, kiểm tra cần thiết trên cơ sở các yêu cầu của Khách hàng, biện pháp kỹ thuật của công ty. Trường hợp không giải quyết được thì báo cáo Lãnh đạo Ban điều hành giải quyết. Các nội dung liên quan đến các Phòng ban nghiệp vụ/ Lãnh đạo công ty thì Giám đốc dự án phải báo cáo bằng văn bản về Công ty để giải quyết. Nội dung, kết quả của việc thực hiện được thể hiện trong “Nhật ký công trình” và hoặc các văn bản giao dịch với Khách hàng và hoặc các bên liên quan 5.2.3 Đánh giá kết quả Kết quả thu được thông qua các hoạt động kiểm tra, giám sát được Ban điều hành dự án xem xét và đánh giá sự phù hợp so với các yêu cầu kỹ thuật của dự án và yêu cầu của khách hàng. Khi kết quả tốt, dự án đi vào giai đoạn nghiệm thu, bàn giao 5.2.4 Xử lý sản phẩm không phù hợp : - Xử lý ngay bằng cách làm lại hay thay thế - Sửa chữa khắc phục lại hoặc hủy bỏ - Thương lượng với TVGS, Chủ đầu tư hoặc cấp có thẩm quyền để được chấp thuận hoặc sử dụng vì những lý do có thể ( hoàn thiện ở công đoạn sau, thay đổi mục đích sử dụng, điều chỉnh quy cách kỹ thuật…) Công tác xử lý sự không phù hợp tuỳ thuộc vào mức độ thiệt hại mà Công trường hay Công ty sẽ đứng ra trực tiếp giải quyết. QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 7/6 5.2.5 Khắc phục/phòng ngừa Ban điều hành dự án đánh giá mức độ cần có các hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm đảm bảo các nguyên gây ra sự cố trong các hoạt động của dự án đã được loại bỏ và các khiếu nại của khách hàng đã được xử lý triệt để 5.2.6 Nghiệm thu và lập hồ sơ thanh quyết toán công trình: - Ban điều hành dự án thống nhất kế hoạch nghiệm thu công trình theo giai đoạn với Khách hàng. + Tiến hành nghiệm thu từng hạng mục công trình theo “Quy trình quản lý kiểm tranghiệm thu và bàn giao công trình” – QP13 + Tổ chức nghiệm thu từng hạng mục công trình theo biểu mẫu quy định của Nhà nước/ Khách hàng hoặc công ty + Khi công trình hoàn thành đạt yêu cầu chất lượng và tiến độ, tiến hành nghiệm thu kỹ thuật công trình theo biểu mẫu qui định của Nhà nước/ Khách hàng hoặc công ty - Ban Điều hành dự án phối hợp với P.KTKH tập hợp các hồ sơ khối lượng thi công từng giai đoạn (công việc/ bộ phận/hạng mục/công trình) kiểm tra, đo đạc thực tế kết hợp với bản vẽ hoàn công tính toán xác định khối lượng các công việc đã thi công và gửi về P.TCKT làm căn cứ trình Chủ đầu tư thanh toán 5.2.7 Quyết toán, thanh lý hợp đồng - P.TCKT thực hiện việc thanh quyết toán giai đoạn và hoàn thành công trình, phát hành hoá đơn cho khách hàng và thanh lý hợp đồng. Các hoạt động này được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng - Ban điều hành dự án lập hồ sơ thanh toán theo giai đoạn thi công nộp cho Phòng tài chính kế toán kiểm tra, xác nhận hồ sơ khối lượng thanh toán theo giai đoạn thi công trình Chủ đầu tư xem xét phê duyệt. - Hồ sơ thanh toán khối lượng theo từng giai đoạn được chấp thuận: + Biên bản nghiệm thu giai đoạn xây lắp; + Danh mục hồ sơ tài liệu thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt và những thay đổi thiết kế đã được chấp thuận; + Danh mục biên bản nghiệm thu các công đoạn; + Danh mục phiếu chấp thuận mẫu vật liệu, sản phẩm, và kết quả thí nghiệm, thử nghiệm mẫu vật liệu, sản phẩm; + Danh mục phiếu chấp thuận thiết bị, kết quả kiểm định; + Bản vẽ hoàn công; QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 8/6 + Các bảng tính khối lượng chi tiết; + Bảng tổng hợp khối lượng; + Bảng tổng hợp giá trị thanh toán (phiếu giá, hóa đơn tài chính); - Khi có khối lượng phát sinh ngoài KLTK, thì Công ty, TVGS và Chủ đầu tư phải xem xét để xử lý. Khối lượng phát sinh được TVGS xác nhận và công ty chấp thuận, phê duyệt để làm cơ sở để thanh toán, quyết toán công trình - P.TCKT : + Theo dõi thanh toán của Khách hàng, thanh quyết toán chi phí của Ban điều hành + Chỉ đạo nghiệp vụ cho Ban điều hành làm các công việc thanh toán, trình duyệt thanh toán thay đổi, bổ sung. 5.2.8 Tổng kết dự án - Sau khi toàn bộ dự án đã kết thúc, Giám đốc dự án viết báo cáo tổng kết quá trình thực hiện dự án trong đó nêu rõ yêu cầu đối với dự án, kết quả thu được và các nhận xét chung về mức chất lượng đạt được cũng như sự hài lòng cùa khách hàng. - Báo cáo này trình cho Giám đốc công ty và phân phối cho các bộ phận tham gia dự án. 5.2.9 Lưu hồ sơ công trình : - Ban điều hành dự án ghi chép chính xác và lưu trữ tài liệu, hồ sơ tại Ban điều hành trong thời gian thực hiện dự án. - Trước khi giải thể Ban điều hành dự án các hồ sơ kỹ thuật và hoàn công công trình/ dự án chuyển về văn phòng công ty để thực hiện lưu trữ, bảo quản chung tại kho lưu trữ của công ty 6. LƯU HỒ SƠ : Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02 Stt 1 2 3 4 5 6 7 8 Tên hồ sơ Biên bản giao nhận mặt bằng dự án Lệnh khởi công Chỉ thị công trình Biên bản làm việc (họp) Nhật ký công trình Phiếu yêu cầu giám sát Báo cáo công việc hàng tuần Báo cáo công việc hàng tháng 9 Hồ sơ thanh quyết toán công trình Số hiệu QF01-QP12 QF02-QP12 QF03-QP12 QF04-QP12 QF05-QP12 QF06-QP12 QF07-QP12 QF08-QP12 Thời gian lưu ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm ≥05 Năm Theo HĐ & quy định của BTC 7. PHỤ LỤC: - Biên bản giao nhận hiện trạng dự án QF01-QP12 Nơi lưu BĐHDA BĐHDA BĐHDA BĐHDA BĐHDA BĐHDA P.KTKH P.KTKH P.TCKT QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ DỰ ÁN - Lệnh khởi công - Chỉ thị công trình - Biên bản làm việc (họp) - Nhật ký công trình - Phiếu yêu cầu giám sát - Báo cáo công việc hàng tuần - Báo cáo công việc hàng tháng QP12 15/10/2010 Lần sửa đổi 00 Trang 9/6 QF02-QP12 QF03-QP12 QF04-QP12 QF05-QP12 QF06-QP12 QF07-QP12 QF08-QP12