Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng

Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi em thực tập – Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9. Tác giả đồ án Vũ Thị Hương Linh Vũ Thị Hương Linh 1 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long LỜI CẢM ƠN Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Học viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức. Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều người. Trước hết em sẽ không thể hoàn thành được đồ án nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Phan Phước Long - giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế Học viện tài chính, người đã chỉ giúp em cách thức làm bài một cách logic, đã chỉnh sửa chi tiết giúp em phần phân tích và định hướng cho em phần thiết kế. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế truyền đạt cho chúng em những kiến thức bổ ích, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và đặc biệt là các anh chị thuộc phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9 đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn!!! Vũ Thị Hương Linh 2 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI. II. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI. III. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI. IV. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. V. KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN. CHƯƠNG 1: NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán. 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 Vấn đề chung về HTTT Kế toán. Khái niệm về phần mềm kế toán. Đặc điểm của phần mềm kế toán. Yêu cầu của phần mềm kế toán. 6 6 8 9 10 10 11 12 18 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Ngôn ngữ lập trình Công cụ tạo báo cáo Nhận xét chung 18 21 24 24 1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP. Vũ Thị Hương Linh 6 6 6 7 8 Phân loại phần mềm kế toán. Các thành phần của phần mềm kế toán. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán. Đối tượng tiếp nhận thông tin của phần mềm kế toán. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 1.1.8.1 1.1.8.2 1.1.8.3 1.1.8.4 i ii iii vii viii 1 1 3 3 4 5 3 CQ50/41.04 25 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long 1.2.1 Những khái niệm cơ bản về Tài sản cố định. 1.2.2 Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ của kế toán Tài sản cố định. 1.2.3 Các phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định. 1.2.3.1 1.2.3.2 25 27 30 Nguyên tắc hạch toán Các phương pháp tính khấu hao 30 30 1.2.4 Hệ thống các tài khoản kế toán sử dụng. 1.2.5 Các chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ. 1.2.5.1 1.2.5.2 33 34 Các chứng từ kế toán sử dụng Quy trình luân chuyển chứng từ. 34 34 1.2.6 Hệ thống sổ kế toán sử dụng và các báo cáo có liên quan đến TSCĐ. 1.2.7 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán Tài sản cố định trong doanh nghiệp. 1.2.7.1 1.2.7.2 1.2.7.3 1.2.7.4 1.2.7.5 1.2.7.6 1.2.7.7 1.2.7.8 37 38 Tăng tài sản cố định do mua ngoài. Tăng tài sản cố định mua ngoài theo hình thức trả chậm, trả góp. Tăng TSCĐ đi thuê hoạt động Giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán. Khấu hao TSCĐ Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ. TSCĐ thừa chờ giải quyết TSCĐ thiếu chờ giải quyết 38 39 39 40 40 41 42 43 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 9. 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 9. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lí sản xuất tại công ty 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 44 44 44 46 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Mô hình tổ chức bộ máy quản lí tại công ty 46 46 Quy trình công nghệ sản xuất Đặc điểm tổ chức bộ máy công tác kế toán tại công ty Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty Hệ thống báo cáo kế toán 2.1.6.1 2.1.6.2 48 49 52 52 Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Vũ Thị Hương Linh 52 53 4 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long 2.1.7 Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẨN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 9. 2.2.1 Các chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty 2.2.2 Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại công ty 2.2.3 Quy trình hạch toán kế toán Tài sản cố định tại công ty 2.2.4 Các chứng từ kế toán Tài sản cố định được sử dụng tại công ty và quy trình luân chuyển chứng từ 2.2.5 Các sổ, báo cáo được kết xuất của công ty 2.2.6 Sơ đồ hạch toán kế toán TSCĐ 2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC. 2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người… 2.3.2 Chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ 2.3.3 Về hình thức kế toán Nhật kí chung 2.3.4 Tài khoản kế toán sử dụng tại công ty 2.3.5 Hệ thống sổ kế toán và các báo cáo sử dụng tại công ty 2.3.6 Sơ đồ, quy trình hạch toán kế toán Tài sản cố định 2.3.7 Tình hình ứng dụng CNTT tại trong công tác kế toán Tài sản cố định tại công ty. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 9. 3.1 PHÂN TÍCH MỤC TIÊU, TÍNH CHẤT VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA HỆ THỐNG. 3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống. 3.1.2 Mô tả bài toán. 3.1.3 Dữ liệu vào và thông tin ra. 3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG, MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA BÀI TOÁN. 3.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh 3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 3.2.3 Mô tả chức năng lá cho sơ đồ phân cấp chức năng 3.2.4 Ma trận thực thể chức năng Vũ Thị Hương Linh 5 CQ50/41.04 53 55 55 55 57 58 59 59 60 60 61 62 62 63 64 64 66 66 66 66 68 69 69 70 70 73 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long 3.3 PHÂN TÍCH MÔ HÌNH KHÁI NIỆM – LOGIC. 3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 và các tiến trình 3.3.3 Mô hình thực thể liên kết (E/A) 3.4 THIẾT KẾ MÔ HÌNH LOGIC. 3.4.1 Chuyển đổi mô hình thực thể liên kết (E/A) sang mô hình dữ liệu quan hệ. 3.4.2 Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan hệ. 3.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. 3.5 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM, CHƯƠNG TRÌNH DEMO 3.5.1 Giới thiệu tổng quát 3.5.2 Yêu cầu cài đặt 3.5.3 Giao diện chương trình. 3.5.4 Một số form chính của phần mềm. 3.5.5 Một số các Báo cáo (Report). KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Vũ Thị Hương Linh 6 CQ50/41.04 75 75 76 80 91 91 95 96 105 105 106 106 109 112 117 118 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT Tên thuật ngữ Tên đầy đủ BTC Bộ Tài Chính QĐ Quyết định TT Thông tư CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu HTKT Hệ thống kế toán HTTT Hệ thống thông tin TSCĐ Tài sản cố định Vũ Thị Hương Linh 7 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ CÁC BẢNG BIỂU Tên hình Nội dung Trang Hình 1.1 Mô hình khấu hao đường thẳng 31 Hình 1.2 Mô hình khấu hao giảm dần 32 Hình 1.3 Sơ đồ hạch toán mua mới TSCĐ. 39 Hình 1.4 Sơ đồ hạch toán mua ngoài theo hình thức trả chậm, trả góp. 40 Hình 1.5 Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ thuê hoạt động. 40 Hình 1.6 Sơ đồ hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ. 41 Hình 1.7 Sơ đồ khấu hao TSCĐ 41 Hình 1.8 Sơ đồ hạch toán sửa chữa TSCĐ. 42 Hình 1.9 Sơ đồ hạch toán TSCĐ thừa chờ giải quyết. 43 Hình 1.10 Sơ đồ hạch toán TSCĐ thiếu có quyết định xử lý ngay 44 Hình 1.11 Sơ đồ hạch toán TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân 44 Hình 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 47 Hinh 2.2 Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty CP lắp máy điện nước và xây dựng 9 49 Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP LMĐN & XD 9 51 Hình 2.4 Giao diện 01: Màn hình hệ thống của phần mềm 55 Hình 2.5 Giao diện 02: Màn hình nhập liệu của phần mềm 55 Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ. 72 Hình 3.2 Biểu đồ phân rã chức năng 73 Bảng 3.1 Ma trận thực thể – chức năng 75 Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 77 Hình 3.4 Tiến trình “ Nhập thông tin TSCĐ”. 78 Hình 3.5 Tiến trình “ Quản lý và theo dõi TSCĐ”. 79 Hình 3.6 Tiến trình “Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ”. 80 Hình 3.7 Tiến trình “Báo cáo”. 81 Vũ Thị Hương Linh 8 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long Hình 3.9 Sơ đồ E – A 92 Hình 3.10 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 96 Bảng 3.2 Cơ sở vật lý TSCĐ 97 Bảng 3.3 Cơ sở vật lý tài khoản 98 Bảng 3.4 Cơ sở vật lý phòng ban 99 Bảng 3.5 Cơ sở vật lý nguồn vốn 99 Bảng 3.6 Cơ sở vật lý nhà cung cấp 100 Bảng 3.7 Cơ sở vật lý biên bản đánh giá lại 100 Bảng 3.8 Cơ sở vật lý biên bản kiểm kê 101 Bảng 3.9 Cơ sở vật lý biên bản sửa chữa 102 Bảng 3.10 Cơ sở vật lý phiếu điều chuyển 103 Vũ Thị Hương Linh 9 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long LỜI MỞ ĐẦU I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI. Trong giai đoạn hiện nay, hòa chung với sự đổi mới sâu sắc, toàn diện của đất nước, của cơ chế quản lí kinh tế; việc ứng dụng các khoa học kĩ thuật vào quá trình quản lí sản xuất ở nước ta đã có những bước phát triển mạnh mẽ, tạo tiền đề cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Hệ thống thông tin Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Ở nước ta, việc tin học hóa trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang trở nên phổ biến và cấp thiết. Các nhà quản lý rất cần một hệ thống thông tin có khả năng cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ hoàn thành các công việc, chức năng của mình. Với những phần mềm linh hoạt và thông minh, chúng ta đã giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và nhờ đó nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc. Để quản lí có hiệu quả hoạt đông sản xuất kinh doanh, các doanh nghiêp cần sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lí khác nhau trong đó kế toán là công cụ quản lí hữu hiệu nhất và không thể thiếu. Hệ thống kế toán Việt Nam không ngừng được hoàn thiện và phát triển phù hợp với nền kinh tế thị trường và xu hương mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực cũng như toàn cầu. Việc ứng dụng và phát triển CNTT vào doanh nghiệp là điều cần thiết để đi tắt, đón đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất cũng như rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước. Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công việc, mang lại hiệu quả và độ chính xác cao cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức tổ chức khác nhau, công tác quản lý khác nhau nên để có được giải pháp tối ưu trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì Vũ Thị Hương Linh 10 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long HTTT kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác. Đối với các doanh nghiệp, tài sản cố định là một phần rất quan trọng. Nó là một loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Tài sản cố định là cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, nó quyết định rất nhiều đến quá trình làm việc của doanh nghiệp. Vì thế, quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết cho bất kì doanh nghiệp nào. Quản lý tốt tài sản cố định là tạo điều kiện cho việc thực hiện các nhiệm vụ trong công tác quản lý. Tuy nhiên, một khó khăn đối với các nhà quản lý, đó là các nghiệp vụ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định giờ đây phát sinh liên tục với giá trị rất lớn. Việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, chậm chạp, dẫn đến hiệu quả thấp. Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý một giải pháp tối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định chuyên dụng cho vấn đề này. Việc ứng dụng phần mềm tin học trong công tác kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán tài sản cố định nói riêng sẽ giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chính xác hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu được những sai sót mà nhân viên kế toán dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ công các nghiệp vụ từ đó đem lại thành công lớn cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếp thu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9 và được sự giúp đỡ nhiệt tình của TH.S PHAN PHƯỚC LONG cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán Tài sản cố định tại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9” với mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế. II. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI. Về lý luận: góp phần làm rõ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về phần mềm kế toán, quy trình xây dựng phần mềm kế toán và kế toán tài sản cố định trong doanh Vũ Thị Hương Linh 11 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long nghiệp nói chung. Về thực tế: đánh giá thực trạng phần mềm kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9, phân tích thiết kế phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty. Mục tiêu của đề tài giải quyết được vấn đề quản lý tài sản cố định thực tế, cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán tài sản cố định. Cuối cùng phần mềm phải đưa ra các bảng phân bổ, khấu hao, bảng theo dõi tài sản cố định… nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lí tài sản cố định của kế toán tại công ty. Trên cơ sở đó, Giúp công ty tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lí Tài sản cố định. Từ đó đưa ra các quyết định quản trị hợp lý, tạo điều kiện cho quá trình kinh doanh thuận lợi, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Hạn chế được những sai sót khi thực hiện nghiệp vụ bằng phương pháp thủ công, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. III. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tài sản cố định trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học. Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượng nghiên cứu cụ thể của đề tài gồm: ✓ Nghiên cứu phần mềm kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệp nói chung ✓ Nghiên cứu phần mềm kế toán tài sản cố định tại “Công ty Cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9”. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại “Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9”. Do thời gian có hạn nên em chỉ tập trung vào các nghiệp vụ sau: Vũ Thị Hương Linh 12 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long • Tăng TSCĐ do mua ngoài • Tăng TSCĐ mua ngoài theo hình thức trả chậm, trả góp • Tăng TSCĐ đi thuê hoạt động • Giảm TSCĐ do thanh lí, nhượng bán • Khấu hao TSCĐ • Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ • TSCĐ thừa và thiếu chờ giải quyết IV. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài gồm có: Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử : coi một sự vật hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác. - Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin: tìm hiểu tài liệu, quan sát và theo dõi, phỏng vấn, phiếu điều tra... +Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình thực tế công tác kế toán trong công ty. +Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui trình xử lý các nghiệp vụ trong công ty. +Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài liệu đã có sẵn. - Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: phân tích hệ thống về chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, phương pháp thiết kế hệ thống. Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án. V. KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục đề tài tham khảo và phần phụ lục, phần nội dung đồ án được kết cấu làm 3 chương: Vũ Thị Hương Linh 13 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố ➢ GVHD: ThS Phan Ph ước Long Chương 1: Những nhận thức chung về Hệ thống thông tin và công tác kế toán Tài sản cố định trong doanh nghiệp. ➢ Chương 2: Thực trạng công tác kế toán Tài sản cố định tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9. ➢ Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán Tài sản cố định tại Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng 9. Do quỹ thời gian thực tập có hạn, bản thân còn thiếu kiến thức thực tế đồng thời kinh nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên đồ án khó tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chỉ đạo của thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế và các anh chị phòng tài chính kế toán của công ty để đồ án của em được hoàn thiện hơn. Vũ Thị Hương Linh 14 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long CHƯƠNG 1: NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán. 1.1.1.1 Vấn đề chung về HTTT Kế toán. Trong Luật kế toán có nêu: “ Kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính duới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Như vậy, ta có thể định nghĩa: “Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kế toán, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học nhằm cung cấp thông tin, báo cáo cần thiết cho quá trình ra quyết định dể quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.” HTTT kế toán là một phân hệ thuộc HTTT quản lý vì vậy có những đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một HTTT quản lý. Tuy nhiên, HTTT kế toán cũng có những đặc điểm riêng, đó là: • HTTT kế toán được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin về mặt tài chính để từ đó cung cấp thông tin quản lý, điều hành về mặt tài chính của DN • HTTT kế toán phải dựa vào các hình thức kế toán, phương pháp kế toán, quy trình kế toán và phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định của Nhà nước ban hành. 1.1.1.2 Khái niệm về phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Vũ Thị Hương Linh 15 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần: (1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình. (2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT. Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. Thủ tục trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà nước qui định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra. (4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. (5) Chương trình: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán. Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên một HTTT kế toán. Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hoạt động của một HTTT kế toán trên máy tính. 1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán. ✓ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. ✓ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… ✓ Tính mềm deo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.1.1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán. Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế toán Vũ Thị Hương Linh 16 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam. Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế toán. Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo. Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính an toàn của dữ liệu. Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết toán thuế… 1.1.2 Phân loại phần mềm kế toán. - Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp. Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phân thành 3 loại: phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có qui mô nhỏ, qui mô vừa và qui mô lớn như sau: • Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu. • Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân Vũ Thị Hương Linh 17 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền Internet. • Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người. - Phân loại theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được chia thành 2 loại: phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng. • Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến. • Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng cho một doanh nghiệp theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm đã có sẵn mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao. 1.1.3 Các thành phần của phần mềm kế toán. Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…. - Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và máy tính. Một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,… - Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết Vũ Thị Hương Linh 18 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. - Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng. - Code - Các thành phần khác 1.1.4 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra - Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.5 Quy định của Bộ tài chính về tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán. Theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính về “ Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán” quy định: Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. Vũ Thị Hương Linh 19 CQ50/41.04 Khoa Hệ thốống thống tin kinh tếố GVHD: ThS Phan Ph ước Long 1.1.6 Đối tượng tiếp nhận thông tin của phần mềm kế toán. Thông tin đầu ra của một phần mềm kế toán là hệ thống báo cáo, sổ sách, trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng để ra các quyết định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình. Các đối tượng sử dụng thông tin do phần mềm kế toán cung cấp bao gồm: Các nhà quản lý doanh nghiệp, những đối tượng có lợi ích trực tiếp, những đối tượng có lợi ích gián tiếp. (1) Các nhà quản lý doanh nghiệp bao gồm Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Hội đồng quản trị. Trong quá trình ra quyết định quản lý, họ sẽ nghiên cứu những thông tin trình bày trên các báo cáo kế toán để biết được tình hình sử dụng tài sản, các loại vật tư, tiền vốn… nhằm phục vụ cho việc điều hành, quản lý kịp thời cũng như việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra phương hướng phát triển của doanh nghiệp. (2) Những đối tượng có lợi ích trực tiếp đối với thông tin do phần mềm kế toán cung cấp là các chủ đầu tư, chủ nợ, các cổ đông, những đối tác liên doanh. Căn cứ vào thông tin kế toán của doanh nghiệp, họ có thể ra được những quyết định đầu tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực ngành nghề nào, chính sách đầu tư ra sao..? (3) Những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thông tin kế toán, đó là các cơ quan quản lý chức năng: Thuế, tài chính, thống kê, Chính phủ… Các cơ quan này dựa vào thông tin kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành, thực hiện các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, để quản lý và điều hành thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 1.1.7 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Gồm 5 giai đoạn. ✶ Bước 1: Khảo sát yêu cầu Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình Vũ Thị Hương Linh 20 CQ50/41.04