LUẬN VĂN
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI PHÒNG
TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH HUYỆN
PHÚ GIÁO
1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................3
Chương 1..............................................................................................................5
Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị
hành chính sự nghiệp............................................................................................5
1.1- Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp................................................5
1.2- Những vấn đề chung về tiền lương:...........................................................6
1.2.1- Khái niệm và bản chất của tiền lương.....................................................6
1.2.2- ý nghĩa và vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương.............7
1.2.3. Các hình thức trả lương...........................................................................9
1.2.3.1. Trả lương theo thời gian đơn giản........................................................9
1.2.3.2. Trả lương theo thời gian có thưởng:...................................................10
1.2.3.3. Hình thức trả lương theo thời gian có xét đến hiệu quả công tác.......10
1.3- Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ:..............................................10
1.3.1. Quỹ tiền lương.......................................................................................10
1.3.2. Bảo hiểm xã hội.....................................................................................11
1.3.3. Bảo hiểm y tế.........................................................................................12
1.3.4. Kinh phí Công đoàn...............................................................................13
1.4- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương....................................13
1.4.1- Chứng từ sử dụng..................................................................................13
1.4.2- Tài khoản sử dụng.................................................................................13
1.4.3- Phương pháp kế toán.............................................................................15
1.5- Hình thức ghi sổ kế toán...........................................................................21
1.5.1- Hình thức nhật ký chung.......................................................................21
1.5.2- Hình thức nhật ký sổ cái........................................................................21
1.5.3- Hình thức chứng từ ghi sổ (CT-GS)......................................................22
1.5.4- Hình thức nhật ký chứng từ...................................................................24
Chương 2............................................................................................................26
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản.......................................................26
trích theo lương tại phòng Tài chính-kế hoạch huyện Phú giáo.........................26
2.1- Tổng quát về phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phú giáo.......................26
2.1.1- Quá trình hình thành và phát triển.........................................................26
2.1.2- Đặc điểm tổ chức quản lý và bộ máy quản lý.......................................27
2.1.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.........................................................29
2.1.4- Hình thức kế toán áp dụng....................................................................30
2.2- Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài
chính-Kế hoạch huyện phú giáo......................................................................32
2.2.1- Tình hình sử dụng lao động...................................................................32
2.2.2- Các hình thức trả lương.........................................................................33
2
2.2.3. Nội dung tính chất công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
.........................................................................................................................36
lương................................................................................................................36
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng...............................................................................36
Chương 3............................................................................................................82
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo......82
lương tại phòng tài chính-kế hoạch huyện Phú giáo..........................................82
3.1. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Phú giáo...............82
3.2- Những nhận xét và đánh giá về công tác kế toán.....................................83
3.2.1- Những ưu điểm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phú giáo.....................................................83
3.2.2- Những nhược điểm và những mặt còn hạn chế của phòng Tài chính- Kế
hoạch huyện Phú giáo......................................................................................85
3.3. Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các. 86
khoản trích theo lương.....................................................................................86
3.3.1. Hoàn thiện hình thức trả lương..............................................................86
Kết luận..............................................................................................................88
Tài liệu tham khảo..............................................................................................89
Bảng viết tắt........................................................................................................90
3
LỜI NÓI ĐẦU
Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường vận hành theo chế độ
XHCN có sự quản lý cuả Nhà nước, quản lý kinh tế tài chính luôn là tổng hoà các
mối quan hệ kinh tế. Nó có nhiệm vụ khai thác các nguồn kinh tế và quản lý hiệu
quả mọi nguồn lực. Đối với 1 đơn vị hành chính sự nghiệp để đáp ứng và giải
quyết công việc ngày ngày càng nhiều thì yêu cầu đặt ra trước mắt là cũng phải đi
sâu vào nghiên cứu tìm hiểu nắm bắt kịp thời những tiến bộ khoa học (như sử dụng
máy vi tính). Đây cũng là một yêu cầu quan trọng của bất kỳ người kế toán nào.
Trong đơn vị hành chính sự nghiệp hay ở bất kỳ 1 Doanh nghiệp nào muốn
quản lý và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay các khoản thu chi,
sử dụng các chứng từ liên quan cũng cần phải có 1 tổ chức tốt công tác kế toán tại
đơn vị mình mà trong đó bao gồm cả tiền lương và các khoản trích theo lương là
một vấn đề rất quan trọng.
Trong cuộc sống tiền lương không chỉ là vấn đề mà người trực tiếp tham gia
lao động quan tâm mà nó đã trở thành vấn đề chung của toàn xã hội. Vì vậy cần
phải nhận thức đúng đắn hơn về bản chất của tiền lương theo quan điểm của Đảng
và Nhà nước ta hiện nay bởi tiền lương là đòn bẩy kinh tế đem lại thu nhập cho
người lao động để bù đắp những hao phí về sức lao động tiền lương góp phần thúc
đấy động viên người tham gia lao động nhiệt tình trong cuộc sống đạt kết quả cao
nhất. Điều đó cho ta thấy được tiền lương giúp người lao động ổn định được cuộc
sống, tiền lương có đảm bảo thì người lao động mới có thể trang trải chi phí trong
gia đình và tích luỹ. Có như vậy người lao động mới yên tâm làm việc dần dần cải
thiện đời sống góp phần xây dựng một xã hội văn minh giàu đẹp. Ngoài tiền lương
để khuyến khích động viên người lao động đơn vị còn trích các khoản phụ cấp cho
nhân viên. Điều này không những làm tăng thu nhập cho người lao động mà còn
đáp ứng được cả vật chất lẫn tinh thần cho người lao động hăng say và nhiệt tình
hơn trong công việc được giao.
Nền kinh tế phát triển đã mở ra những mối quan hệ giữa người lao động với
tổ chức xã hội. Sự quan tâm đó là rất cần thiết vì nó đem lại lợi ích cho người lao
4
động khi gặp rủi ro như tai nạn ốm đau, thai sản... gắn chặt với tiền lương trích
theo lương gồm: BHXH, BHYT và KPCĐ các quĩ xã hội này được hình thành từ
các nguồn đóng góp của người lao động nhằm trợ cấp cho các đối tượng lao động
vẫn được hưởng lương khi ốm đau, thai sản... chính sách bảo hiểm thể hiện sự
quan tâm của xã hội đến từng thành viên xã hội và giữa mọi người.
Phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phú giáo là một đơn vị hành chính với số
công nhân viên là 9 người. Việc hạch toán tốt lao động tiền lương sẽ giúp đơn vị
đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, em xin chọn đề tài "Hoàn
thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài
chính-Kế hoạch huyện Phú giáo" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu của đề tài là vận dụng lý thuyết về hạch toán tiền lương và các
khoản
trích theo lương em đã được học ở trường và nghiên cứu thực tiễn ở phòng Tài
chính-Kế hoạch Phú giáo. Từ đó phân tích những điểm còn tồn tại nhằm góp phần
vào việc hoàn thiện công tác kế toàn tiền lương tại đơn vị.
Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, luận văn thực tập được chia thành ba
Chương như sau:
Chương 1: Những lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kế toàn tiền lương và các khoản trích theo lương tại
phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phú giáo.
Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phú giáo.
5
Chương 1
Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị
hành chính sự nghiệp
1.1- Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp
Các các đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước quyết định thành lập
nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một
hoạt động nào đó. Đặc trưng cơ bản của đơn vị hành chính sự nghiệp là được trang
trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn
kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn
trực tiếp.
Xét trên góc độ tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp trong
cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị dự toán sau đây:
-
Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách năm do các
cấp chính quyền giao, phân bổ ngân sách cho các đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm
trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán, và quyết toán ngân
sách của cấp mình và công tác kế toán và quyết toán của đơn vị cấp dưới, chịu
trách nhiệm trước Nhà nước về mặt tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết
toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới trực thuộc. Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị
có trách nhiệm quản lý kinh phí của toàn ngành và trực tiếp giải quyết các vấn đề
có liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính. Thuộc các đơn vị dự toán cấp I là
các Bộ ở Trung ương, các Sở tỉnh, Thành phố hoặc các Phòng ở cấp huyện, quận .
-
Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán
cấp I và phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III, tổ chức thực hiện
công tác kế toán và quyết toán ngân sách của mình và công tác kế toán và quyết
toán của các đơn vị dự toán cấp dưới. Đơn vị dự toán cấp II là các đơn vị trực
thuộc
6
đơn vị dự toán cấp I và trung gian thực hiện các nhiệm vụ quản lý kinh phí
nối liền giữa đơn vị dự toán cấp I với các đơn vị dự toán cấp III.
-
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn, ngân sách của
đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II) có trách nhiệm tổ chức
thực hiện và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và các đơn vị dự toán cấp
dưới nếu có. Đơn vị dự toán cấp III là các đơn vị dự toán cơ sở trực tiếp chi
tiêu kinh phí để thoả mãn nhu cầu hoạt động của mình đồng thời thực hiện
các nhiệm vụ quản lý kinh phí tại đơn vị dưới sự hướng dẫn của đơn vị dự
toán cấp trên.
-
Đơn vị dự toán cấp trên của đơn vị cấp III được nhận kinh phí để thực
hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu chỉ phải thực hiện công tác kế toán và
quyết toán với các đơn vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự
toán cấp III với cấp II và cấp II với cấp I.
-
Tương ứng với các đơn vị dự toán nói trên, các bộ, ngành ở trung ương
thường có các vụ chế độ kế toán; các sở các ngành ở tỉnh, thành phố, quận,
huyện thường có các ban, các tổ , các bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán của
từng cấp này thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi mà mình quản lý.
1.2- Những vấn đề chung về tiền lương:
1.2.1- Khái niệm và bản chất của tiền lương.
ở
bất kỳ xã hội nào việc sản xuất ra của cải vật chất hoặc thực hiện các
qui trình trong đơn vị HCSN đều không tách khỏi lao động con người. Người
lao động làm việc trong các đơn vị HCSN đều nhận thù lao lao động dưới
hình thức tiền lương.
Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp mang tính lịch sử và có ý
nghĩa to lớn. Ngược lại bản thân tiền lương cũng chịu tác động mạnh mẽ của
xã hội, của tư tưởng chính trị. Khái niệm tiền lương đã có từ lâu nhưng cho
đến khi Chủ nghĩa ra đời nó mới trở thành mang tính phổ thông. Trong
XHCN, tiền lương là một tổng giá trị sản phẩm xã hội dùng để phân chia cho
7
người lao động theo nguyên tắc làm theo năng lực hưởng theo lao động tiền
lương đã mang một ý nghĩa tích cực tạo ra cân bằng trong phân phối thu nhập
quốc dân. Khái niệm tiền lưuơng đã thừa nhận sức lao động là hàng hoá đặc
biệt là đòi hỏi phải trả cho người lao động theo sự đóng góp và cụ thể.
Hiểu một cách chung nhất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí
lao động cần thiết mà đơn vị phải trả cho người lao động theo tháng, ngày
theo hệ thống thang bảng lương Nhà nước quy định hay theo thời gian và khả
năng lao động đã cống hiến cho đơn vị. Như vậy dưới các góc độ khác nhau.
Tuy nhiên để có một nhận thức đúng về tiền lương phù hợp với cơ chế quản
lý mới, khái niệm về tiền lương phải dáp ứng một số yêu cầu sau:
-
Coi sức lao động là hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất.
- Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả hàng hoá
sức lao động theo quy luật cung cầu, giá cả trên thị trường lao động.
-
Tiền lương là bộ phận cơ bản (hoặc duy nhất) theo thu nhập của người
lao
-
Tiền lương chịu sự chi phối của quy luật cung cầu nếu cầu về sức lao
động.
động lớn thì người có nhu cầu sức lao động sẵn sàng trả lương cao hơn cho
người lao động để giữ chân họ tiếp tục cung cấp sức lao động cho mình chứ
không phải cho người khác. Ngược lại, nếu cung về sức lao động hơn cầu về
sức lao động thì đương nhiên người có nhu cầu về sức lao động có nhu cầu
lựa chọn lao động.
1.2.2- ý nghĩa và vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương.
*
ở
ý nghĩa tiền lương
Bất cứ giai đoạn nào của xã hội lao động nói chung là một trong những
yếu tố trong điều kiện cần thiết để tồn tại và phát triển. Lao động là một trong
những yếu tố cơ bản để quyết định nên sự thành công và hoàn thiện của mọi
công việc. Chi phí về lao động là 1 trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành
nên giá trị và sức lao động bỏ ra của con người.
8
Tiền lương là số tiền thù lao lao động phải trả cho người lao động theo
hệ số lương và hệ số cấp bậc mà Nhà nước quy định. Ngoài tiền lương công
nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội,
trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT và KPCĐ mà theo chế độ tài chính hiện
hành. Các khoản này được Nhà nước hỗ trợ và một phần là đóng góp của cán
bộ công nhân viên chức theo tỉ lệ lương của mỗi người.
Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp: ốm đau, thai sản, hưu trí,
tử
tuất...
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa
bệnh, viện phí, thuốc thang... cho các cán bộ công nhân viên trong thời gian
ốm đau, sinh đẻ.
Kinh phí Công đoàn phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức Công
đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động.
* Vai trò của tiền lương.
Tiền lương là một phạm trù kinh tế mang tính lịch sử có ý nghĩa chính
trị to lớn đối với bất kỳ Quốc gia nào, tiền lương được rất nhiều người quan
tâm kể cả người tham gia lao động và không tham gia lao động trực tiếp.
Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với người lao động. Nó có thể
đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao động một cách có hiệu quả.
Bên cạnh đó tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người lao động cả
về vật chất lẫn tinh thần, kích thích mối quan tâm với những người lao động
và họ sẽ làm việc tốt hơn. Như vậy tiềnl ương là nghiệp vụ quan trọng nó còn
là giá cả sức lao động chính là thước đo hao phí lao động của xã hội nói
chung và từng đơn vị nói riêng.
Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì nghiệp vụ
phát sinh giữa người lao động với các tổ chứuc xã hội cũng đóng vai trò rất
cần thiết đó là các khoản trích theo lương, BHXH, BHYT và KPCĐ. Đó là
việc phân phối phần giá trị mới do người lao động tạo ra, thực chất đó là sự
9
đóng góp của nhiều người để bù đắp cho một số người khi gặp rủi ro tai nạn,
ốm đau, thai sản...
Các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động thực
hiện công bằng xã hội thu hẹp khoảng cách giàu nghèo khắc phục những mặt
yếu của cơ chế thị trường.
1.2.3. Các hình thức trả lương
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không sản xuất áp dụng hình thức trả
lương theo thời gian, các hình thức trả lương theo thời gian:
1.2.3.1. Trả lương theo thời gian đơn giản
Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ trả lương mà tiền
lương nhận được của mỗi người công nhân do tiền lương cấp bậc cao hay
thấp và thời gian làm việc nhiều hay ít quyết định .
Có 4 loại lương thời gian đơn giản:
+ Lương tháng: tính theo cấp bậc lương trong thang lương.
Hệ số lương hiện
= Mức lương tối thiểu x x Phụ cấp thời
+ Lương tuần: Căn cứ vào mức lương tháng và số tuần làm việc trong tháng:
Tiền lương tháng x 12 tháng
Lương tuần =
Số tuần làm việc thực tế theo chế độ
+ Lương ngày: Tính theo mức lương cấp bậc ngày và số ngày làm việc:
Lương tháng
Lương ngày =
Số ngày làm việc theo chế độ trong tháng
+ Lương giờ: Tính theo mức cấp bậc giờ và số giờ làm việc:
Mức lương ngày
Lương giờ
=
10
Số giờ làm việc theo chế độ trong tháng
Hình thức trả lương này có nhược điểm là không phát huy đầy đủ
nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, chế
độ này mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời
gian làm việc.
1.2.3.2. Trả lương theo thời gian có thưởng:
Hình thức trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời
gian đơn giản với tiền lương khi họ đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc
chất lượng đã quy định.
Chế độ trả lương này nó nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời
gian đơn giản. Vì nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian
làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng người
thông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Do đó nó khuyến khích người
lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả công việc của mình. Cùng với
ảnh hưởng của tiến bộ kỹ thuật, chế độ trả lương này ngày càng mở rộng hơn.
1.2.3.3. Hình thức trả lương theo thời gian có xét đến hiệu quả công tác.
Đối với hình thức này, trả lương ngoài tiền lương cấp bậc mà mỗi người
được hưởng còn có thêm phần lương trả cho tính chất hiệu quả công việc thể
hiện qua phần lương theo trách nhiệm của mỗi người đó là sự đảm nhận công
việc có tính chất độc lập nhưng quyết định đến hiệu quả công tác của chính
người đó.
1.3- Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ:
1.3.1. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp là toàn bộ tiền lương
của đơn vị trả cho tất cả những loại lao động thuộc đơn vị quản lý và sử dụng.
Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho
11
người lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lương trả cho người lao
động trong thời gian ngừng việc nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thưởng,
các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm…).
Kế toán phân loại quỹ tiền lương của đơn vị thành 2 loại cơ bản:
-
Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian
làm nhiệm vụ chính đã quy định bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các khoản phụ
cấp thường xuyên và tiền thưởng.
-
Tiền lương phụ là tiền lương phải cho người lao động trong thời gian
không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như
tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm
nghĩa vụ xã hội, đi họp, đi học.
Về nguyên tắc quản lý tài chính, các đơn vị phải quản lý chặt chẽ quỹ
tiền lương như chi quỹ lương đúng mục đích, chi không vượt quá tiền lương
cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế trong đơn vị, hệ số và mức lương
cấp bậc, mức phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước.
1.3.2. Bảo hiểm xã hội
Trong thực tế không phải lúc nào con người cũng gặp thuận lợi có đầy
đủ thu nhập và mọi điều kiện để sinh sống bình thường. Trái lại, có rất nhiều
trường hợp khó khăn bất lợi, ít nhiều ngẫu nhiên phát sinh, những nhu cầu
cần thiết của con người lúc ấy không những mất đi hay giảm đi mà thậm chí
còn tăng lên, xuất hiện nhu cầu mới. Vì vậy con người và xã hội loài người
muốn tồn tại, vượt qua được những lúc khó khăn ấy thì phải tìm ra phương án
giải quyết do vậy bảo hiểm xã hội đã ra đời.
Khái niệm BHXH được hiểu như sau: BHXH là sự đảm bảo thay thế
hoặc bù đắp một phần thu nhập đối với ngươi lao động hoặc mất việc làm
bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp
của người sử dụng lao động và người tham gia lao động nhằm đảm bảo an
12
toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, góp phần đảm bảo an toàn
xã hội.
* Quỹ BHXH:
Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia
đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau
thai sản, tai nạn lao động, hưu trí …
Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng
cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp
thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó 5%
trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập
của họ), 15% trên tổng quỹ lương do ngân sách nhà nước cấp. Khi người lao
động nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người
và lập bản thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH.
Các đơn vị phải nộp BHXH trích trong kỳ và quỹ cho cơ quan BHXH
quản lý (qua TK tại kho bạc).
1.3.3. Bảo hiểm y tế
Xã hội ngày càng phát triển con người ngày càng liên kết với nhau dựa
trên quan điểm "mình vì mọi người, mọi người vì mình". Mỗi cá nhân, xã hội
luôn tương trợ lẫn nhau, một trong các hình thức tương trợ đó là BHYT.
BHYT là sự đảm bảo cho sự thay thế hoặc bù đắp một phần chi phí
khám chữa bệnh cho người lao động khi họ gặp rủi ro, ốm đau, tai nạn…
bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung nhằm đảm bảo
sức khoẻ cho người lao động.
* Quỹ BHYT
Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia
đóng góp qũy trong các hoạt động khám, chữa bệnh theo chế độ hiện hành.
Quỹ BHYT
13
được trích bằng 3% trên tổng thu nhập của người lao động, trong đó người lao
động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập của họ), 2% do ngân sách Nhà nước cấp.
Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao
động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT các đơn vị phải nộp cho cơ
quan BHYT (qua tài khoản tại Kho bạc).
1.3.4. Kinh phí Công đoàn
Công đoàn là một đoàn thể đại diện cho người lao động nói tiếng nói chung
của người lao động đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Đồng
thời công đoàn cũng trực tiếp hướng dẫn điều chỉnh thái độ người lao động đối với
công việc, người sử dụng lao động đối với công việc. Kinh phí công đoàn là nguồn
tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ tài chính hiện hành, kinh phí
công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao
động, ngân sách Nhà nước cấp toàn bộ 2%.
1.4- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.4.1- Chứng từ sử dụng.
Bảng chấm công Mã số C01 - H Bảng thanh toán
lương Mã số C02 - H Phiếu nghỉ hưởng BHXH Mã
số C03 - H Bảng thanh toán BHXH Mã số C04 - H
Giấy báo làm việc ngoài giờ Mã số C05 - H
Ngoài ra còn sử dụng các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản
khấu trừ trích nộp liên quan. Các chứng từ trên là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc là
cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
1.4.2- Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các tài
khoản sau:
TK 334 - "Phải trả viên chức" : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình
thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền
lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh
toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng… như:
14
Bệnh nhân, trại viên, học viên… về các khoản học bổng, sinh hoạt phí… Các
khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách
Nhà nước.
Kết cấu và nội dung ghi chép TK 334 như sau:
Bên nợ:
- Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối
tượng khác của đơn vị.
- Các khoản đã khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng.
-
Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp
đồng trong đơn vị.
-
Số sinh hoạt phí, học bổng trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng
trong đơn vị.
- Số sinh hoạt phí, học bổng trả cho sinh viên và các đối tượng khác.
Số dư bên có: Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và
các đối tượng khác trong đơn vị.
TK 334: Phải trả viên chức, chi tiết thành 2 TK cấp 2
TK 3341: Phải trả viên chức Nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công
chức, viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải
trả khác.
TK 3384: Phải trả các đối tượng khác: Phản ánh tình hình thanh toán với các
đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức Nhà nước về các khoản như: Học
bổng, sinh hoạt phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối
tượng hưởng chính sách.
TK 332 - "Các khoản phải nộp theo lương": để phản ánh tình hình trích, nộp
và thanh toán BHXH - BHYT của đơn vị với người lao động trong đơn vị và các
cơ quan quản lý xã hội.
Kết cấu và nội dung ghi chép của TK 332 như sau:
Bên nợ:
-
Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý
- Số BHXH chi trả cho những người được hưởng BHXH tại đơn vị
- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị.
Bên có:
15
- BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí của đơn vị
- BHYT, BHXH tính khấu trừ vào lương của người lao động
-
Số KPCĐ nhận được từ cơ quan cấp trên dùng để chi tiêu cho hoạt động
công đoàn tại cơ sở.
- Số tiền BHXH nhận được từ cơ quan cấp trên dùng để chi tiêu cho hoạt động
công đoàn tại cơ sở.
-
Số tiền BHXH nhận được từ cơ quan bảo hiểm dùng để chi trả cho các đối
tượng được hưởng theo quy định.
-
Số tiền phạt đơn vị phải chịu do nộp chậm BHXH
Số dư nợ (nếu có): Phản ánh số BHXH đã chi trả trực tiếp cho các đối tượng
được hưởng nhưng chưa được cơ quan bảo hiểm cấp bù.
Số dư có: - Số BHXH, BHYT, KPCĐ chưa nộp lên cho cơ quan cấp trên.
-
Số BHXH nhận được từ cơ quan bảo hiểm nhưng chưa chi trả cho các đối
tượng được hưởng.
TK 332-Các khoản phải nộp theo lương, chi tiết thành 3 tài khoản cấp2
TK 3321 - Bảo hiểm xã hội
TK 3322 - Bảo hiểm y tế
TK 3323 - Kinh phí công đoàn
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình
hạch toán như 111, 112, 138…
Quá trình ghi sổ kế toán như sau:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, ghi
chép, tính toán để căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Cũng căn
cứ chứng từ gốc vào sổ chi tiết còn sổ cái thì căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào.
1.4.3- Phương pháp kế toán
- Nghiệp vụ 1: Tính tiền lương sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ viên chức
trong kỳ.
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả viên chức
- Nghiệp vụ 2: Thanh toán tiền lương, tiền sinh hoạt phí cho cán bộ viên
chức. Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
16
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Nghiệp vụ 3: Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương
-
Nghiệp vụ 4: Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức
và các đối tượng khác.
+ Phản ánh số trích để thưởng
Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan
Có TK 334 - Phải trả viên chức
+ Khoản chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 3321, 3322 - Các khoản phải nộp theo lương
- Nghiệp vụ 6: Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy
định.
Nợ TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 334 - Phải trả viên chức
-
Nghiệp vụ 7: Đối với đơn vị trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách
+ Khi chi trả
+ Cuối kỳ chi trả xong kết chuyển số chi thực tế vào chi hoạt động
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 334 - Phải trả viên chức
Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp về tiền lương
TK 461
TK 3341
17
TK 661, 662
Lương và phụ cấp phải
trả
TK 111
Thanh toán
lương,
phụ
VC ghi chi thường
xuyên
TK 431
cấp, tiền
thưởng
và các khoản
khác
Tiền quỹ
Quỹ cơ
quan
phải trả
TK 331, 312, 332
cho VC
Khấu trừ
lương,
TK 332
các
khoản phải
thu,
BHXH phải
tạm ứng, BHXH, trả
BHYT
Trích, BHXH
BHYT KPCĐ
VC theo CĐ vào chi phí
Rút hạn mức kinh phí
chi
Xuất quỹ nộp BHXH, BHYT
Rút HMKP nộp các quỹ phải nộp theolương
Quyết toán kinh phí đã sử dụng
18
* Quy trình hạch toán các khoản trích theo lương
- Nghiệp vụ 1: Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KOCĐ tính vào các khoản
chi
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 662 - Chi dự án
Có TK 3321, 3322, 3323 - Các khoản phải nộp theo lương
-
Nghiệp vụ 2: Tính số BHXH, BHYT của công chức, viên chức phải nộp trừ
vào tiền lương tháng
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 3321, 3322 - Các khoản phải nộp theo lương
-
Nghiệp vụ 3: Khi đơn vị chuyển nộp BHXH, KPCĐ hoặc mua thẻ BHYT
Nợ TK 3321, 3322, 3323 - Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
Trường hợp nộp thẳng khi rút HMKP thì ghi có TK 008 - Hạn mức kinh phí
-
Nghiệp vụ 4: Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị để chi
trả cho các đối tượng hưởng BHXH
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
- Nghiệp vụ 5: Khi nhận được số tiền phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp
ghi:
Nợ TK 3118 - Các khoản phải thu
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
- Nghiệp vụ 6: BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy
định Nợ TK 3321 - Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 334 - Phải trả viên chức
-
Nghiệp vụ 7: Khi trả BHXH cho viên chức tại đơn vị
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Nghiệp vụ 8: Trường hợp tiếp nhận KPCĐ do cơ quan kinh phí công đoàn
cấp trên cấp.
19
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 3323 - Kinh phí công đoàn
-
Nghiệp vụ 9: Khi chi tiêu KPCĐ cho các hoạt động công đoàn tại trụ sở
Nợ TK 3323 - Kinh phí công đoàn
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
20
- Xem thêm -