Tài liệu Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường cao đẳng tài chính - hải quan luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM -------------------------------------- TRẦN HẰNG DIỆU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH – HẢI QUAN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM -------------------------------------- TRẦN HẰNG DIỆU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH – HẢI QUAN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan” là công trình của riêng tôi. Luận văn đã sử dụng thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, các thông tin có sẵn đã được trích dẫn nguồn gốc và có độ chính xác cao nhất trong phạm vi hiểu biết của tôi. Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. TP. Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 10 năm 2014 Tác giả luận văn Trần Hằng Diệu MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA Trang LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………………………….1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH………………………5 1.1 Tổng quan về dự toán ngân sách………………………………………………………5 1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách……………………………………………….5 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách……………………...………………………...6 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian………………………………………………...….6 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập……………………………….………......7 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích………………………………………......7 1.1.3 Chức năng của dự toán ngân sách……………………………………….....8 1.1.4 Mô hình lập dự toán ngân sách………………………………………..…...9 1.1.4.1Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống……………………………..……9 1.1.4.2 Mô hình thông tin phản hồi…………………………………………...…...9 1.1.4.3 Mô hình thông tin từ dưới lên………………………………………….....11 1.1.5 Các phương pháp tiếp cận dự toán ngân sách………………………….....12 1.2 Đặc điểm dự toán ngân sách trong khu vực công…………………………….......…13 1.2.1 Đặc điểm dự toán ngân sách trong khu vực công…………………………..…...13 1.2.2 Đặc điểm các khoản thu chi của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu……..…..13 1.2.3 Đặc điểm dự toán ngân sách của các cơ sở giáo dục đào tạo công lập……..….15 1.2.3.4 Hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hằng năm của các cơ sở giáo dục đào tạo công lập………………………………………………………………………………17 Kết luận chương 1……………………………………………………………..…...17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH – HẢI QUAN…………………………………18 2.1 Giới thiệu về Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan……………………..……..…18 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển……………………………………..…….….18 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và sứ mạng……………………………………….……....18 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý…………………………………………………...….....19 2.1.4 Đánh giá chung tình hình hoạt động và phương hướng phát triển ………….......20 2.1.5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan………………………………………………………………..………..21 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan…………...22 2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan 2.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách…………………………………………………...25 2.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách……………………………………………...…..25 2.2.3 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan………………………………………………………………………………….…..28 2.2.4 Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan………………………………………………………………………………….......39 2.2.4.1 Ưu điểm…………………………………………………………………….......39 2.2.4.1 Về mô hình dự toán……………………………………………………….......39 2.2.4.2 Về quy trình lập dự toán………………………………………………………40 2.2.4.3 Về việc lập các dự toán ngân sách……………………..………………….......41 2.2.4.2 Nhược điểm………………………………………………………………….....42 2.4.2.1 Về mô hình dự toán……………………………………………………….......42 2.4.2.2 Về quy trình lập dự toán…………………………………………………..…..42 2.4.2.3 Về việc lập các dự toán ngân sách…………..…………………………….......43 Kết luận chương 2……………………………………………………………...........45 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH – HẢI QUAN……………………………………………..46 3. 1 Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện…………………………………………….....46 3.1.1 Quan điểm hoàn thiện……………………………………………………………...46 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện…………………………………………………………......47 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan………………………………………………………………………………….48 3.2.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách…………………………………….48 3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách……………………………….......49 3.2.3 Hoàn thiện các dự toán ngân sách…………..……………………………….....54 3.3 Các giải pháp hỗ trợ để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan……………………………………………………………………..59 3.4 Một số kiến nghị đối với Trường và Nhà nước………………………………...……60 Kết luận chương 3…………………………………………………………………..…..63 KẾT LUẬN CHUNG…………………………………………………………..…….....64 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp CBVC: Cán bộ viên chức ĐVT: Đơn vị tính KPCĐ: Kinh phí công đoàn NSNN: Ngân sách nhà nước STT: Số thứ tự TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh TSCĐ: Tài sản cố định UBND: Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 2.1: Cơ sở vật chất trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan Sơ đồ 2.3: Mô hình dự toán ngân sách Bảng 2.2: Tỷ lệ đóng góp lương theo quy định năm 2013 Sơ đồ 3.1: Mô hình dự toán ngân sách đề xuất Sơ đồ 3.2: Quy trình dự toán ngân sách 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Mọi tổ chức dù là các đơn vị sản xuất, công ty dịch vụ, các nhà bán lẻ hay các tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức, cơ quan của chính phủ đều có mục tiêu hoạt động rõ ràng và để đạt được mục tiêu đó thì phải thực hiện tốt khâu hoạch định và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng nói trên. Dự toán ngân sách là sự tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động. Dự toán ngân sách là một bảng tóm tắt trên mọi phương diện của các kế hoạch và mục tiêu trong tương lai của tổ chức cũng như xác định các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong đơn vị phải thực hiện. Việc lập dự toán ngân sách là sự tính toán chi tiết về việc huy động cũng như sử dụng hiệu quả các nguồn lực của một tổ chức. Hệ thống dự toán ngân sách có ý nghĩa không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn giúp các đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về mặt tài chính, chủ động chuẩn bị và phát huy các nguồn lực tài chính để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, công tác này tại các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung và các cơ sở giáo dục đào tạo nói riêng còn mang tính thủ tục, hình thức và chưa gắn với thực tiễn hoạt động. Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan là một trong những đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính, chuyên đào tạo nguồn nhân lực về kế toán, tài chính, hải quan cho khu vực phía Nam. Hiện nay, trong quá trình tổ chức lập dự toán ngân sách như quy định của Nhà nước tại Trường, còn tồn tại các khiếm khuyết như hầu hết các đơn vị sự nghiệp khác là số liệu dự toán chưa phản ánh đúng năng lực thực tế và chưa mang lại lợi ích cho công tác quản lý. Từ việc nhận thấy tầm quan trọng phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách nhằm đổi mới công tác quản lý của Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan mà tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan”. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách với những nội dung phù hợp tại Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan nhằm giải quyết những câu hỏi lớn sau: - Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại đơn vị hiện nay như thế nào? - Những giải pháp nào có thể giúp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại đơn vị? 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu công tác lập dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan. • Phạm vi nghiên cứu: Số liệu minh họa là số liệu dự toán ngân sách năm 2013 của Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu bằng cách áp dụng phương pháp định tính, cụ thể: - Trong chương 1 về cơ sở lý luận: Tác giả sử dụng phương pháp chung là phân tích và tổng hợp lý luận về dự toán ngân sách, đặc biệt là dự toán ngân sách trong khu vực công. Từ đó, ứng dụng lý luận vào thực tiễn Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan. - Trong chương 2 và chương 3 về thực trạng và áp dụng: Tác giả tiếp cận, phỏng vấn các cá nhân có liên quan (Trưởng phòng Tài chính Kế toán, các kế toán viên, người phụ trách và nhân viên ở các phòng ban, khoa và bộ môn); quan sát sổ sách, biểu mẫu, chứng từ để tìm hiểu thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan. Đồng thời, thống kê, so sánh các số liệu dự toán tại Trường để từ đó phân tích ưu, nhược điểm trong quá trình lập dự toán ngân sách và đưa ra các giải pháp hoàn thiện. 5. Tổng quan về các công trình nghiên cứu trước đây Một số tác giả đã có những nghiên cứu về công tác lập dự toán ngân sách tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: 3 - Nguyễn Đức Thanh, 2004. Nghiên cứu hoàn thiện phương thức lập dự toán ngân sách nhà nước Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế TP. HCM: Luận văn nghiên cứu thực trạng lập ngân sách nhà nước ở Việt Nam giai đoạn trước và sau khi Luật ngân sách nhà nước được ban hành. Từ đó tác giả chỉ ra các giải pháp hoàn thiện lập dự toán ngân sách nhà nước Việt Nam theo đầu ra gắn với khuôn khổ chi tiêu trung hạn. - Nguyễn Phương Thúy, 2013. Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế TP.HCM: Luận văn tiến hành nghiên cứu thực trạng lập dự toán tại một đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ tài chính là trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM. Luận văn nêu ra các ưu nhược điểm trong quá trình lập dự toán tại đơn vị và kiến nghị các giải pháp hoàn thiện cũng như các giải pháp hỗ trợ hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách để dự toán ngân sách thực sự là một công cụ đắc lực cho công tác quản lý tại đơn vị. - Nguyễn Tấn Lượng, 2011. Hoàn thiện quản lý tài chính tại các trường đại học công lập tự chủ tài chính trên địa bàn TP.HCM. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế TP. HCM: Luận văn nghiên cứu cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm và cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và các trường đại học công lập nói riêng về mặt lý thuyết. Qua đó luận văn nghiên cứu thực trạng các nguồn lực và việc sử dụng các nguồn lực tài chính tại các trường đại học công lập tự chủ tài chính trên địa bàn TPHCM và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính cho các đơn vị. - Trần Huyền Trang, 2012. Triển vọng áp dụng các phương pháp lập dự toán ngân sách tại các đơn vị sự nghiệp. Tạp chí tài chính, số 3: Bài viết phân tích các ưu nhược điểm của các phương pháp lập dự toán. Giải pháp sử dụng phương phương pháp lập dự toán từ zero (tức là từ không có gì, không tính đến quá khứ) kết hợp với các phương pháp truyền thống và phương pháp lập theo chương trình để đạt kết quả tốt nhất trong lập dự toán tại các đơn vị sự nghiệp, vừa có thể sử dụng đồng thời các 4 nguồn lực một cách hiệu quả vừa không mất quá nhiều thời gian cho việc lập dự toán. 6. Đóng góp mới của đề tài - Đề tài đánh giá thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan. - Đề tài góp phần vào việc xây dựng hệ thống dự toán ngân sách của Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan một cách khoa học hơn, huy động và liên kết được các bộ phận trong trường cùng hướng đến việc thực hiện các mục tiêu chung của Nhà trường một cách hiệu quả. 7. Kết cấu luận văn Lời mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Cao đẳng Tài chính - Hải quan Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Tổng quan về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách Dự báo: Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán trước các hiện tượng và sự việc sẽ xảy ra trong tương lai được căn cứ vào các tài liệu như sau: - Các số liệu của các thời kỳ quá khứ; - Kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đối với kết quả dự báo; - Các kinh nghiệm thực tế đã được đúc kết và từ nghệ thuật phán đoán của các chuyên gia, được kết hợp với các kết quả dự báo, để có được các quyết định với độ chính xác và tin cậy cao. Dự báo là một công tác quan trọng trong nhiều ngành. Dự báo đặc biệt quan trọng với việc quản lý vĩ mô và kinh doanh. Dự báo là giai đoạn đầu tiên của quá trình lập kế hoạch. Kế hoạch: Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Theo nội dung và tính chất, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp). - Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch ở quy mô toàn tổ chức, xác định những mục tiêu cơ bản của tổ chức. - Kế hoạch chiến thuật (Kế hoạch tác nghiệp): Là kế hoạch nêu rõ mục tiêu, nguồn lực chi tiết, công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của kế hoạch chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận của tổ chức. Dự toán: Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ, phản ánh mục tiêu và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian 6 nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Dự toán chi tiết hơn kế hoạch. Dự toán ngân sách: Dự toán ngân sách là việc tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động, hay nói cách khác, dự toán ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể. Lập dự toán ngân sách là cách thức để lập kế hoạch về kết quả tài chính thu được trong kỳ hoạt động. Dự toán ngân sách bao gồm các thành phần chủ yếu là sự tính toán, dự kiến, sự phối hợp chi tiết và toàn diện các nguồn lực, thời gian thực hiện, hệ thống các chỉ tiêu về lượng và giá trị. (Trần Đình Phụng và cộng sự, 2009. Kế toán quản trị. Nhà xuất bản Lao động) 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách Hiện nay có nhiều cách phân loại dự toán như phân loại dự toán theo thời gian, theo phương pháp lập, theo mức độ phân tích 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn còn được gọi là dự toán ngân sách hoạt động. Đây là dự toán ngân sách được lập cho kỳ kế hoạch một năm và được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn theo từng quý, từng tháng. Đặc điểm cơ bản của dự toán này là được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn được gọi là dự toán ngân sách vốn. Đây là dự toán được lập liên quan tới nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn được sử dụng nhiều năm. Dự toán ngân sách dài hạn sắp xếp các nguồn lực, chủ yếu là nguồn tài chính để đạt được kết quả dự kiến trong tương lai nhiều năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán này là mức độ rủi ro tương đối cáo, lợi nhuận dự kiến lớn, thời gian thu hồi vốn tương đối dài. 7 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách linh hoạt: Là dự toán có rất nhiều mẫu ứng xử chi phí thiết kế cho từng sự thay đổi số lượng bán ra. ( Grossman & Livingstone, 2009). Là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường, dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ: mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất và mức độ hoạt động bất lợi nhất. Dự toán ngân sách linh hoạt giúp nhà quản lý có nhiều thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, tuy nhiên cũng đòi hỏi phải tính toán, cân đối nhiều và phức tạp. Dự toán ngân sách cố định: Dự toán cố định là dự toán được thiết kế không phụ thuộc vào số lượng đầu ra hay doanh số đạt được. Mục đích của dự toán cố định trong giai đoạn lập kế hoạch chính là thiết lập một mục tiêu tương đối rộng cho công ty. (Warren, Reeve, Ducha, 2012). Dự toán được lập theo một mức độ hoạt động nhất định. Dự toán ngân sách cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động bằng một hệ thống chỉ tiêu số lượng, giá trị nhất định trong một khoảng thời gian mà không xét tới khả năng biến động của mức độ này trong kỳ dự toán. Việc lập dự toán ngân sách cố định tương đối đơn giản, tính toán, cân đối ít. Tuy nhiên, dự toán này không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, nhất là khi tổ chức cần sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích nghi với tình hình thực tế. 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới không phụ thuộc số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế của các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu do đó 8 đòi hỏi các nhà quản lý phải chủ động, sáng tạo và căn cứ vào tình hình thực tế để lập dự toán. Phương pháp này có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào số liệu của kỳ quá khứ, tránh được tình trạng bị lệ thuộc và che lấp các khuyết điểm, thiếu sót ở kỳ quá khứ. Thứ hai, phương pháp này phát huy mạnh mẽ tính chủ động, sáng tạo của bộ phận lập dự toán cũng như giúp bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi quan điểm của người đi trước. Tuy vậy, phương pháp này cũng có nhược điểm là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn được rằng số liệu dự toán từ gốc là chính xác hoàn toàn. Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu hay còn được gọi là dự toán nối mạch là phương pháp mà các bộ phận lập dự toán dựa vào các báo cáo dự toán cũ và điều chỉnh dựa vào các thay đổi trong thực tế để lập báo cáo dự toán mới. Ưu điểm của phương pháp này các báo cáo được soạn thảo, theo dõi và cập nhật liên tục. Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động, sáng tạo của bộ phận lập dự toán. 1.1.3 Chức năng của dự toán ngân sách Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của họ. Chức năng hoạch định: Dự toán ngân sách đóng vai trò hoạch định, xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Từ đó, chỉ ra đường đi cụ thể đến các mục tiêu chung của tổ chức cũng như dễ dàng điều chỉnh khi hoạt động của tổ chức bị chệch hướng. Chức năng tổ chức – điều hành: Chức năng điều hành của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ huy động và phân phối các nguồn lực thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý. Tổ chức điều hành thông qua những công việc cụ thể, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên. Dự toán là cơ sở để triển khai hoạt động. 9 Chức năng kiểm soát: Dự toán ngân sách được xem là thước đo, là cơ sở để so sánh, đối chiếu số liệu thực tế đạt được của tổ chức thông qua các báo cáo quản trị. Dự toán ngân sách là cơ sở để giám sát hoạt động của tổ chức trong từng thời kỳ nhất định. Chức năng ra quyết định: Ra quyết định là không phải là một chức năng độc lập mà phải có một nền tảng thông tin vững chắc. Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị đo lường, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức thông qua các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể đã xác định trong dự toán. Thông qua việc so sánh kết quả hoạt động với dự toán ngân sách, nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định một cách thích hợp. Như vậy, có thể nói dự toán ngân sách có vai trò quan trọng và gắn liền với công việc của các nhà quản lý, giúp họ điều hành tổ chức đạt hiệu quả cao. 1.1.4 Mô hình lập dự toán ngân sách Dự toán ngân sách có thể được lập theo ba mô hình sau: 1.1.4.1 Mô hình 1 - Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống: Các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của tổ chức và truyền đạt cho các cấp quản lý trung gian, trên cơ sở đó cấp quản lý trung gian truyền đạt cho các đơn vị cấp cơ sở. Nhận xét mô hình 1: Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ quản lý cấp cao xuống, dễ gặp tình trạng dự toán do quản lý cấp cao tự ấn định sẽ không phù hợp với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận. Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn toàn diện đồng thời nắm được chi tiết hoạt động từng bộ phận. Điều này chỉ có thể thực hiện được đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít phân cấp quản lý hoặc trong trường hợp đặc biệt đơn vị phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. 1.1.4.2 Mô hình 2 – Mô hình thông tin phản hồi: Theo mô hình này việc lập dự toán theo trình tự sau: 10 - Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của đơn vị mang tính dự thảo, phân bổ xuống các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó, cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cơ sở; - Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng cũng như điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp trung gian); - Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động các bộ phận cấp cơ sở, xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được ở bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp cao); - Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của toàn bộ đơn vị, hướng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện mục tiêu chung, xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận cơ sở. - Khi dự toán ngân sách ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch. Nhận xét mô hình 2: Mô hình này thu hút được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng của cấp quản lý trung gian và cấp cơ sở. Nhờ sự kết hợp này mà dự toán có tính khả thi cao. Tuy nhiên, lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Mặt khác, nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch. 11 1.1.4.3 Mô hình 3 – Mô hình thông tin từ dưới lên: Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất. Dự toán ở cấp nào do chính người quản lý ở cấp đó thực hiện rồi đệ trình lên cấp trên. Cụ thể: - Các bộ phận quản lý cấp cớ sở căn cứ khả năng, điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và được trình lên cấp quản lý cao hơn ( bộ phận quản lý cấp trung gian); - Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao; - Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hướng các bộ phận đến việc thực hiện các mục tiêu chung, xét duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó, cấp trung gian xét duyệt thông qua dự toán cho cấp cơ sở. Nhận xét mô hình 3: Mô hình này khắc phục nhược điểm của mô hình thông tin phản hồi. Các bộ phận tự chịu trách nhiệm với dự toán do mình lập ra, số liệu chính xác và thực tế hơn. Mô hình này phù hợp với những tổ chức có sự phân quyền trong quản lý. Tuy nhiên, nó tồn tại nhược điểm là dự toán xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở nên thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới khả năng, điều kiện của mình để có thể dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán dẫn tới không khai thác hết tiềm năng của đơn vị. Vì thế, các nhà quản lý cấp cao cần phải kiểm tra, cân nhắc kĩ càng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nói tóm lại, mỗi mô hình dự toán trên có những ưu, nhược điểm riêng. Việc lựa chọn vận dụng mô hình lập dự toán nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể, năng lực, đặc điểm cũng như yêu cầu quản lý cho phù hợp với các biến động thực tế trong hoạt động của từng tổ chức. 12 1.1.5 Các phương pháp tiếp cận dự toán ngân sách: Có ba phương pháp lập dự toán ngân sách được sử dụng chủ yếu đó là phương pháp truyền thống, phương pháp lập theo chương trình và phương pháp lập từ zero. - Phương pháp truyền thống: Là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả thực tế của kỳ hoạt động liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Ưu điểm của phương pháp này là dễ hiểu, dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong điều hành hoạt động. Tuy nhiên, để lập ngân quỹ gia tăng, hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệt ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên ngân quỹ đã phân bổ ở năm trước và có thêm % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới. Phương pháp này chú trọng đến việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị trong một tổ chức hơn là cho hoạt động được thực hiện trong từng đơn vị. Dẫn tới có những lãng phí tồn tại suốt một thời gian dài mà không bị phát hiện hoặc phát hiện nhưng không xác định được bộ phận nào gây lãng phí. - Phương pháp lập theo chương trình: Phương pháp này phân bổ ngân quỹ cho các hoạt động cần thiết của một chương trình cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Phương pháp lập theo chương trình phân bổ cho các hoạt động cụ thể chứ không phân bổ cho các bộ phận như phương pháp truyền thống nên khắc phục được nhược điểm ít chú trọng tới các hoạt động của đơn vị. Phương pháp lập từ zero(ZBB): Phương pháp này ngược với phương pháp truyền thống, đối với ZBB mọi chi phí đều được mổ xẻ tỉ mỉ. Nhà quản lý bắt đầu với “ngân sách rỗng” và phải đưa ra căn cứ chứng minh sự cần thiết phải phân bổ ngân sách cụ thể cho từng hạng mục, từng dự án. Như vậy, đòi hỏi các nhà quản lý phải phát triển một “gói quyết định” (decision package) cho mỗi dự án, bao gồm: phân tích mục đích của dự án, chi phí dự toán, phương án thay thế, chỉ số đo lường hiệu quả, lợi nhuận mong muốn và hệ quả của việc không thực hiện các bước trong phương án. “Gói quyết định” được sắp xếp theo thứ tự quan trọng đối với từng doanh nghiệp. Phương pháp hoạch định ngân sách này đòi hỏi những phân tích, dự