Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty tnhh region industries luận văn thạc sĩ

1 MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cảm ơn Lời cam đoan Mục lục Tóm tắt luận văn Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng Danh mục sơ đồ Phần mở đầu .................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 1 2. Tổng quan về một số đề tài đã nghiên cứu trước đây ................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................... 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................. 4 6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài......................................................................................... 5 7. Kết cấu của luận văn ................................................................................................... 5 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP ................................................. 6 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ........................ 6 1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ ...................................................................... 6 1.1.2. Quá trình hình thành, phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ ................ 7 1.1.3. Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 .............. 10 1.1.4. Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................... 13 1.2. Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp ..................................................... 15 1.2.1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất .................................................. 15 1.2.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất ......... 15 1.2.1.2. Phân loại chi phí sản xuất .......................................................... 16 1.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí .................................................................. 17 1.2.3. Yêu cầu của kiểm soát chi phí ................................................................. 18 1.2.4. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất ........................................................ 19 2 1.2.4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ............................... 19 1.2.4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ....................................... 21 1.2.4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung .............................................. 23 1.3. Các công cụ phục vụ cho kiểm soát chi phí sản xuất............................................. 24 1.3.1. Xây dựng định mức chi phí ...................................................................... 24 1.3.1.1. Chi phí định mức ....................................................................... 24 1.3.1.2. Phương pháp xác định chi phí định mức ................................... 24 1.3.1.3. Xây dựng định mức cho các khoản mục chi phí sản xuất ......... 24 1.3.2. Dự toán chi phí sản xuất ......................................................................... 25 1.3.2.1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................................. 25 1.3.2.2. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp........................................... 26 1.3.2.3. Dự toán chi phí sản xuất chung ................................................. 26 1.3.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất trong doanh nghiệp ....................... 27 1.3.3.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ............... 27 1.3.3.2. Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp........................ 27 1.3.3.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung .............................. 28 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ............................................................................................ 29 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH REGION INDUSTRIES ........................................ 30 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Region Industries.................................... 30 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................. 30 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng phát triển của công ty .............. 31 2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ ............................................................ 31 2.1.2.2. Phương hướng phát triển của công ty ........................................ 31 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh .................................................... 31 2.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm .................................................................... 31 2.1.3.2. Qui trình công nghệ sản xuất ..................................................... 32 2.1.3.3. Cơ cấu bộ máy quản lý .............................................................. 33 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty ....................................................... 33 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................. 33 2.1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng ......................................................... 34 2.1.4.3. Chế độ kế toán áp dụng.............................................................. 35 3 2.1.5. Đặc điểm sản xuất và chi phí sản xuất của công ty ................................. 36 2.1.5.1. Đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty .................................. 36 2.1.5.2. Đặc điểm chi phí sản xuất của công ty ...................................... 37 2.2. Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH Region Industries ........ 37 2.2.1. Mô tả quá trình tìm hiểu về kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty ......... 37 2.2.1.1. Mục tiêu tìm hiểu ....................................................................... 37 2.2.1.2. Đối tượng tìm hiểu ..................................................................... 37 2.2.1.3. Nội dung và phương pháp tìm hiểu ........................................... 38 2.2.2. Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty ................................... 38 2.2.2.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp................... 38 2.2.2.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ........................... 41 2.2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung .................................. 43 2.2.3. Tình hình xây dựng định mức, lập dự toán và phân tích biến động chi phí sản xuất tại công ty.................................................................................................. 46 2.2.3.1. Xây dựng định mức ................................................................... 46 2.2.3.2. Lập dự toán chi phí sản xuất ...................................................... 50 2.2.3.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất ......................................... 54 2.3. Một số đánh giá về kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH Region Industries ....................................................................................................................... 55 2.3.1. Đánh giá về kiểm soát chi phí sản xuất.................................................... 55 2.3.1.1. Về kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .......................... 55 2.3.1.2. Về kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .................................. 56 2.3.1.3. Về kiểm soát chi phí sản xuất chung ......................................... 57 2.3.1.4. Nguyên nhân những hạn chế trong kiểm soát chi phí sản xuất . 58 2.3.2. Đánh giá các công cụ kiểm soát chi phí sản xuất .................................... 59 2.3.2.1. Về việc xây dựng định mức ....................................................... 59 2.3.2.2. Về việc lập dự toán .................................................................... 60 2.3.2.3. Về việc phân tích biến động chi phí sản xuất ............................ 60 2.3.2.4. Nguyên nhân của những hạn chế trong việc xây dựng định mức, lập dự toán và phân tích biến động chi phí sản xuất ................................. 61 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................................................ 62 4 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH REGION INDUSTRIES ............................... 63 3.1. Quan điểm hoàn thiện ............................................................................................ 63 3.1.1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí phải gắn liền với hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty ................................................................................ 63 3.1.2. Phù hợp với đặc điểm sản xuất sản phẩm và quá trình phát sinh chi phí tại công ty ...................................................................................................................... 64 3.1.3. Đảm bảo yêu cầu tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ............................................................................................................................. 64 3.2. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất ....................................... 64 3.2.1. Giải pháp kiểm soát các khoản mục chi phí sản xuất .............................. 64 3.2.2.1. Giải pháp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ............... 66 3.2.2.2. Giải pháp kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ....................... 67 3.2.2.3. Giải pháp kiểm soát chi phí sản xuất chung .............................. 68 3.2.2. Giải pháp liên quan đến các công cụ kiểm soát chi phí sản xuất ............. 69 3.2.2.1. Giải pháp xây dựng định mức .................................................... 70 3.2.2.2. Giải pháp liên quan đến lập dự toán .......................................... 70 3.2.2.3. Giải pháp phân tích biến động chi phí sản xuất ......................... 72 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty .................................................................................................................................... 74 3.3.1. Đối với ban lãnh đạo ................................................................................ 74 3.3.2. Đối với bộ phận sản xuất ......................................................................... 75 3.3.3. Đối với phòng kế toán .............................................................................. 76 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ............................................................................................ 78 KẾT LUẬN CHUNG .................................................................................................. 79 Tài liệu tham khảo Danh mục phụ lục 5 TÓM TẮT LUẬN VĂN Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Region Industries” nghiên cứu về hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH Region Industries. Tác giả đã thể hiện một cách khái quát về thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. Đề tài cũng nhận định những ưu điểm và hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. Từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể như là: Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, hoàn thiện các công cụ kiểm soát chi phí sản xuất. Đồng thời, đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. 6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT AICPA American Institute of Certified Public Accountants BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp CAP Committee on Auditing Procedure COSO Committee of Sponsoring Organizaton CPSX Chi phí sản xuất KPCĐ Kinh phí công đoàn KSNB Kiểm soát nội bộ NVL Nguyên vật liệu NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp NCTT Nhân công trực tiếp SXC Sản xuất chung TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định 7 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Bảng tổng hợp chi phí NVLTT .................................................................... 40 Bảng 2.2: Bảng tổng hợp chi phí NCTT ....................................................................... 42 Bảng 2.3: Bảng phân bổ chi phí SXC ........................................................................... 45 Bảng 2.4: Tập hợp CPSX phát sinh tháng 01/2016 ...................................................... 46 Bảng 2.5: Định mức chi phí NVLTT cho 1 kg Đinh N2.7x50 ..................................... 47 Bảng 2.6: Định mức chi phí NVLTT ........................................................................... 48 Bảng 2.7: Định mức chi phí NCTT.............................................................................. 49 Bảng 2.8: Bảng dự toán số lượng sản xuất ................................................................... 50 Bảng 2.9: Bảng dự toán chi phí NVLTT ...................................................................... 51 Bảng 2.10: Bảng dự toán chi phí NCTT ....................................................................... 52 Bảng 2.11: Bảng ước tính các yếu tố chi phí SXC ....................................................... 53 Bảng 2.12: Bảng dự toán chi phí SXC .......................................................................... 53 Bảng 2.13: Bảng so sánh CPSX thực tế với dự toán .................................................... 54 8 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất ...................................................................... 32 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy quản lý công ty ................................................................... 33 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................... 34 Sơ đồ 2.4: Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung ...................................................... 34 9 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Một trong những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa là làm thế nào để đảm bảo khả năng cạnh tranh ngay tại thị trường nội địa và mở rộng thị trường xuất khẩu. Muốn vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định, một trong những giải pháp mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng. Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả nhất. Thông tin về kiểm soát chi phí là thông tin có tính dự báo trong tương lai, phục vụ kịp thời cho nhà quản trị ra quyết định. Một doanh nghiệp dù có qui mô lớn hay nhỏ đều cần xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí nhằm giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh trạnh về chi phí sản xuất kinh doanh và tiêu thụ. Công ty TNHH Region Industries với ngành nghề sản xuất chính là đinh, kẽm, thép dây thông dụng, tiêu thụ trong nước và xuất khẩu, sản phẩm của công ty thường xuyên cung cấp cho các công trình xây dựng lớn nên công ty chịu áp lực cạnh tranh hết sức gay gắt. Vì vậy để phát huy hết sức mạnh nội lực vượt qua những khó khăn, thách thức, mở rộng thị trường trong và ngoài nước thì việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là điều tất yếu mà công ty TNHH Region Industries sẽ phải thực hiện. Hiện nay, công ty TNHH Region Industries ngày càng mở rộng quy mô hoạt động sản xuất nhưng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty chưa được Ban lãnh đạo quan tâm đúng mức. Hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất của công ty còn nhiều tồn tại, hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất, phân tích biến động chi phí sản xuất và tìm ra nguyên nhân khắc phục. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chí phí tại công ty TNHH Region Industries” làm đề tài nghiên cứu của mình, thông qua đó sẽ góp phần giải quyết những vấn đề đặt ra. 10 2. Tổng quan về một số đề tài đã nghiên cứu trƣớc đây Vấn đề “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất” không phải là một vấn đề mới. Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này bởi công tác phân tích, đánh giá biến động chi phí và kiểm soát chi phí sản xuất (CPSX) là một công việc quan trọng và được quan tâm ở tất cả các doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu thực thế, tra cứu tại thư viện và trên các website cho thấy, trong thời gian gần đây đã có một số đề tài liên quan như: Tác giả Thái Thị Minh Hiền (2011): “Tăng cường kiểm soát CPSX tại công ty cổ phần dệt Hòa Khánh”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng. Công trình nghiên cứu này đã làm rõ nội dung của kiểm soát CPSX, phân tích rõ bốn yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp, đi sâu vào phân tích những thực trạng công tác kiểm soát CPSX tại công ty cổ phần dệt Hòa Khánh, trên cơ sở đó tác giả cũng đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát CPSX. Hạn chế của công trình nghiên cứu này là chưa đề xuất một số kiến nghị cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban có liên quan để thực hiện tăng cường kiểm soát chi phí trong thời gian tới. Mặc dù vậy, đề tài trên đã có những đóng góp không nhỏ trong việc hệ thống hóa các cơ sở lý luận quan trọng về kiểm soát CPSX tạo tiền đề cho việc nghiên cứu các đề tài có liên quan sau ngày. Tác giả Nguyễn Thị Thanh Bình (2012): “Hoàn thiện công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng – trường hợp công ty cổ phần Đại Hưng”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng. Tác giả đã hệ thống hóa lý luận về CPSX, nội dung kiểm soát CPSX. Phân tích đặc điểm và thực trạng công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng và khảo sát thực tế tại công ty cổ phần Đại Hưng, luận văn cũng chỉ ra được một số ưu nhược điểm. Trên cơ sở đó, trong chương 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện thủ tục kiểm soát các khoản mục CPSX, đặc biệt tác giả định hướng phân loại chi phí theo cách ứng xử và lập dự toán linh hoạt. Tuy nhiên, những giải pháp của tác giả đề xuất lại thiếu khả thi đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, nó chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn và có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Tác giả Võ Thị Thủy Tiên (2014): “Tăng cường KSNB về CPSX và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần May An Nhơn”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Quy 11 Nhơn, đã trình bày những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ (KSNB), kiểm soát CPSX và giá thành sản phẩm. Trên cơ sở lý luận chung, tác giả đã tiến hành nghiên cứu, phân tích thực trạng kiểm soát CPSX và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần May An Nhơn. Qua đó, tác giả đã nhận diện những những tồn tại và nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác kiểm soát CPSX và tính giá thành sản phẩm tại công ty. Dựa trên cơ sở đó, tác giả đưa ra những giải pháp tăng cường KSNB, kiểm soát CPSX và tính giá thành sản phẩm, những giải pháp này có tính khả thi mà công ty có thể áp dụng được, luận văn cũng đưa ra một số kiến nghị cụ thể giúp công ty thuận lợi hơn trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB. Tuy nhiên, luận văn chưa đưa ra các giải pháp cụ thể để thực hiện kế toán CPSX theo hướng kế toán quản trị, đáp ứng nhu cầu phân tích, đánh giá công tác kiểm soát CPSX, hạ giá thành sản phẩm của nhà quản trị. Tác giả Đậu Thị Mai Đức (2015): “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp tại Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Lạc Hồng, tác giả khảo sát một số doanh nghiệp xây lắp tại thành phố Biên Hòa, qua khảo sát tác giả đã đánh giá thực trạng kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp về tổ chức công tác kế toán, về hoạt động kế toán quản trị, về phân loại chi phí, việc lập định mức, lập dự toán, kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm, phân tích biến động chi phí. Qua đó, tác giả đã đánh giá được ưu nhược điểm, nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị, từ đó đề xuất nội dung hoàn thiện kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp tại thành phố Biên Hòa. Tuy nhiên, nghiên cứu của tác giả chỉ mới có thể áp dụng tại các doanh nghiệp xây lắp mà không thể áp dụng phổ biến tại các loại hình doanh nghiệp khác. Nhìn chung, những luận văn kể trên đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát CPSX tại một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, hoàn thiện thủ tục kiểm soát CPSX ở doanh nghiệp đó. Kế thừa những ưu điểm của luận văn trên, tác giả cũng nghiên cứu về hệ thống kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, tác giả nghiên cứu, đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát CPSX nhằm đề xuất một số giải pháp cụ thể hơn hoàn thiện kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries sẽ không trùng lắp với những đề tài đã được công bố trước đó. 12 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung của đề tài là hoàn thiện hệ thống kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries. Cụ thể: Đánh giá, phân tích thực trạng kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries, nhận diện những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của hệ thống kiểm soát CPSX tại công ty. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Luận văn nghiên cứu hệ thống kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Phạm vi nghiên cứu của luận văn được giới hạn trong phạm vi liên quan đến kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries. Về thời gian: Phạm vi số liệu lấy trong năm 2016 của công ty TNHH Region Industries. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn nghiên cứu trên cơ sở phương pháp định tính, sử dụng các phương pháp cụ thể như sau:  Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Phỏng vấn Phó giám đốc, Quản lý sản xuất từng phân xưởng, Trưởng phòng kế toán, các kế toán viên phụ trách, các nhân viên thống kê phân xưởng và thủ kho.  Phương pháp quan sát: quan sát các sổ sách, mẫu biểu, chứng từ, quan sát cách thực hiện thủ tục kiểm soát CPSX.  Phương pháp thống kê: Thống kê các số liệu định mức, dự toán, thực tế về CPSX của công ty.  Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các dữ liệu phân tích, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện.  Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh giữa các quy định của công ty với cách làm thực tế tại công ty. 13  Phương pháp phân tích: Phân tích những điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát CPSX của công ty. 6. Ý nghĩa của đề tài Đánh giá thực trạng kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. 7. Kết cấu của luận văn Nội dung luận văn được trình bày thành 3 chương: Chương 1. Cơ sơ lý luận về hệ thống KSNB và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Chương 2. Thực trạng hệ thống kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries Chương 3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát CPSX tại công ty TNHH Region Industries 14 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Định nghĩa được đưa ra bởi COSO (1992) - một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, được chấp nhận rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong đó: KSNB là một quá trình: Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời: Vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập.… mà phải bao gồm cả yếu tố con người như: hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Nguyên nhân bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản sự đánh đổi lợi ích và chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát. Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt được. Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: 15 - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định. 1.1.2. Quá trình hình thành, phát triển của hệ thống KSNB Lịch sử hình thành và phát triển kiểm soát nội bộ có thể tóm tắt qua bốn giai đoạn, gồm: giai đoạn sơ khai, giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn hiện đại.  Giai đoạn sơ khai: Mọi hoạt động kinh tế đều cần các nguồn vốn. Các kênh cung cấp vốn đã hình thành từ rất sớm và phát triển mạnh mẽ từ những năm cuối thế kỷ 19, trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua báo cáo tài chính có độ tin cậy cao như là Bảng cân đối kế toán. Muốn vậy, cần có những người có năng lực, độc lập đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính, từ đó các công ty kiểm toán độc lập ra đời. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, các kiểm toán viên đã sớm nhận thức rằng không cần thiết, cũng như không thực tế khi yêu cầu kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra và dựa trên sự tin tưởng vào hệ thống KSNB tại đơn vị được kiểm toán. Vì vậy kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến KSNB. Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Do yêu cầu phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn. Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. KSNB chính thức được đề cập trong một Công bố của Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (1929). Theo đó, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là “một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên”. Trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (1936) đã định nghĩa về KSNB “... là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện 16 trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Sau công bố này, công tác nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng được chú trọng trong các cuộc kiểm toán.  Giai đoạn hình thành: Theo một báo cáo của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (1949), định nghĩa KSNB là “...cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA (1958) ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP – Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”. CAP tiếp tục ban hành SAP 33 (1962) làm rõ hơn về kiểm soát nội bộ. CAP tiếp tục ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ” trong đó đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, đó là đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê. Sau đó, AICPA ban hành các chuẩn mực kiểm toán để thay thế cho các thủ tục kiểm toán. Trong suốt thời kỳ trên, khái niệm KSNB đã không ngừng mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.  Giai đoạn phát triển: Vào thập niên 1970 – 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các vụ gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra những tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, Luật chống hối lộ nước ngoài ra đời. Trước tình hình này, năm 1985, Ủy Ban COSO đã được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp 17 hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA). Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ về kế toán. Sau đó, AICPA cũng đã quyết định không sử dụng thuật ngữ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. Đến năm 1988, nhiều chuẩn mực kiểm toán mới ra đời, trong đó có SAS 55 (tháng 4.1988) “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa ba bộ phận của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức phát hành Báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Trong báo cáo này đưa ra năm bộ phận của KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ.  Giai đoạn hiện đại (thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay) Báo cáo COSO 1992 chưa thực sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được một cơ sở lý thuyết rất cơ bản và được xem là nền tảng về KSNB. Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời. COSO phát triển về Quản trị, về công ty nhỏ (2006), về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể như sau: phát triển về phía quản trị, phát triển cho doanh nghiệp nhỏ, phát triển theo hướng công nghệ thông tin, phát triển theo hướng kiểm toán độc lập, phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ, phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể, hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo COSO 2013. Trước yêu cầu phát triển của xã hội và môi trường hoạt động kinh doanh,vào năm 2013, Ủy ban COSO đã cập nhật và cải tiến báo cáo ban hành 1992. Mục tiêu của báo cáo COSO 2013 nhằm thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu 18 quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Trong khuôn mẫu báo cáo COSO 2013, định nghĩa KSNB và năm bộ phận cấu thành theo báo cáo 1992 vẫn giữ nguyên. Báo cáo COSO 2013 vẫn đưa ra ba mục tiêu cơ bản mà hệ thống KSNB cần hướng đến, đó là mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ. Đặc biệt, ở mục tiêu báo cáo tài chính, Báo cáo COSO 2013 nhấn mạnh đến báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài và báo cáo phi tài chính. Ngoài ra, các nội dung căn bản của 5 bộ phận được tổng hợp thành 17 nguyên tắc nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc thiết lập hệ thống KSNB. 1.1.3. Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 Hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:  Môi trƣờng kiểm soát Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB. Theo COSO (2013), môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức. - Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. - Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo 19 về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.  Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc,... đều phát sinh rủi ro. Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị. Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép. Theo COSO (2013), đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị. - Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.  Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị. Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố là: - Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng. - Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chính sách. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh. 20 Theo COSO (2013), Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. - Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.  Thông tin truyền thông Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Các thông tin dù có nguồn gốc bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp, các thông tin tài chính hay phi tài chính đều cần thiết cho cả ba mục tiêu của doanh nghiệp. Thông tin phải được truyền đạt, phổ biến trong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải được cung cấp một cách kịp thời tới mọi nhân viên. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rất quan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, những báo cáo này có tính chất quan trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật cũng như việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp.