BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG
-------------------------------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Sinh viên : Nguyễn Thị Trang
HẢI PHÒNG – 2021
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG
-----------------------------------
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN
VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VITACOM
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
NGÀNH : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Sinh viên
: Nguyễn Thị Trang
Giảng viên hướng dẫn
: ThS. Hòa Thị Thanh Hương
HẢI PHÒNG – 2021
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
2
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG
--------------------------------------
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang
Lớp
: QT2101K
Ngành
: Kế toán – Kiểm toán
Mã SV: 1712401014
Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua,
người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
3
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Có thể nói rằng, các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng
đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần giúp cho doanh
nghiệp nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời tình hình thanh toán của doanh nghiệp
tại từng thời điểm. Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với
quá trình mua vào và bán ra hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các nghiệp vụ liên quan
đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời các hình thức thanh toán và
phương thức thanh toán cũng ảnh hưởng tới công tác ghi chép của kế toán trong
doanh nghiệp.
Công tác thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn
bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình
tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi
liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua và người
bán, ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu
nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng cao hơn. Kế toán thanh toán không chỉ
có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ
phải thu, tìm nguồn vốn để trả nợ cho người bán, biết lường trước và hạn chế rủi
ro trong thanh toán.
Thông qua quá trình học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế trong quá
trình thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM cùng với
sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của ThS. Hòa Thị Thanh Hương em đã nhìn nhận
được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác kế toán thanh toán nên đã mạnh dạn
đi sâu, tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với
người mua và người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại
VITACOM” làm đề tài khóa luận.
Nội dung của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận được trình bày trong 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người
bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
4
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người
bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM.
Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh
toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại
VITACOM.
Khóa luận được hoàn thành với sự giúp đỡ, quan tâm tận tình của giáo viên
hướng dẫn – ThS. Hòa Thị Thanh Hương, cùng các cô chú, anh chị trong phòng
kế toán của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM. Mặc dù bản
thân đã cố gắng rất nhiều, xong do hạn chế về mặt thời gian cũng như nhận thức
và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy,
em rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô để có
thể bổ sung, nâng cao trình độ cũng như kiến thức của mình để phục vụ cho công
tác kế toán sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
5
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA.
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua,
người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào kể cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh
tế trong đó có các vấn đề liên quan tới quan hệ thanh toán như: thanh toán với
Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, thanh toán
với nhà cung cấp,… Tuy nhiên, chiếm tỷ trọng cao và thường xuyên nhất là vẫn
là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán. Các nghiệp vụ thanh toán
với người mua, người bán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần theo dõi tình hình thanh toán của doanh
nghiệp, từ đó có phương án khắc phục kịp thời.
Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua
vào và bán ra trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn
ra thường xuyên đồng thời các hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức
thanh toán sẽ có ảnh hưởng nhất định tới việc ghi chép của kế toán. Bên cạnh đó,
việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền,
các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính
của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Thực hiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán hiệu quả
không những giúp doanh nghiệp nắm được đầy đủ kịp thời tình hình thu nợ với
khách hàng và nghĩa vụ thanh toán với người bán mà còn giúp doanh nghiệp đưa
ra các quyết định quản trị nhanh chóng, kịp thời trong việc quản lý vốn của đơn
vị mình.
1.2. Các phương thức và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên
sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong
một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
6
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
❖ Phương thức thanh toán:
Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua
bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau. Thông thường có
2 phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
+ Phương thức thanh toán trả ngay: Là phương thức thanh toán mà
quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau
khi quyền sở hữu hoặc quyển kiểm soát hàng hóa bị chuyển giao.Theo phương
thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Như
vậy, sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán
cho doanh nghiệp ngay sau khi hàng được giao, khách hàng sẽ thanh toán bằng
hình thức thanh toán tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản.
+ Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà
quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với
thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa, do đó hình
thành khoản công nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán
quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh
toán. Theo hình thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách
về không gian và thời gian. Như vậy, khách hàng ký hợp đồng công nợ với
công ty, sau khi chuyển giao hàng hóa và đến kỳ thanh toán công nợ theo như
hợp đồng kinh tế, khách hàng thanh toán cho công ty bằng hình thức tiền mặt
hoặc chuyển khoản.
❖ Hình thức thanh toán:
Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt
và thanh toán không dùng tiền mặt.
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp
sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát
sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản
và khoảng cách địa lý giữa hai bên gần nhau.
+ Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
7
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó
không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách
trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh
toán. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng
Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thẻ thanh toán, thư tín dụng.
- Thanh toán bằng Séc: Séc thanh toán là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới
dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho Ngân hàng trích từ tài khoản
của mình để trả cho người có tên trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc
trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là lệnh của người thụ hưởng,
ra lệnh cho ngân hàng thu tiền của người mua hàng.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh của người trả tiền cho
ngân hàng về việc trích chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản chủ
nợ. Đây là 1 hình thức thanh toán khá phổ biến trong nền kinh tế khi các nước
bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trường.
- Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng (LC – Letter Credit) là thư do
ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán
về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất
định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định
trong LC.
- Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho
các khoản thanh toán nhỏ.
1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ
và vừa.
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế
toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và
tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về
tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định,, các khoản đầu
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
8
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Khoản phải thu khách hàng còn dùng để phản ánh
các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng
công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ
thu tiền ngay.
- Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối
tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay
không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh
toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp
về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất
động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
- Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản
phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao
dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Trong hạch toán chi tiết khoản phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành
phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả
năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu
khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản
thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận
vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý
khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận
giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư,
tài sản cố định, đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong
hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán
hoặc trả lại số hàng đã nhận của người bán.
1.3.2. Chứng từ, tài khoản kế toán thanh toán với người mua trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa.
1.3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng).
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
9
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu thu.
- Giấy báo có Ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ.
- Giấy nộp tiền.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Các chứng từ khác có liên quan.
1.3.2.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng
hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của
khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình
thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán
sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp.
Tài khoản 131 có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa,
bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc
ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi
sổ kế toán).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không
có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
10
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc
ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi
sổ kế toán).
+ Số Dư Bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
+ Số Dư Bên Có (nếu có):
Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu
của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
1.3.3. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với
người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh
làm tăng khoản phải thu với khác hàng, đồng thời cũng có những nghiệp vụ kinh
tế phát sinh làm giảm khoản phải thu với khách hàng. Các nghiệp vụ này được
khái quát thông qua Sơ đồ dưới 1.1 dưới đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
11
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các nghiệp vụ hạch toán khoản phải thu khách hàng
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
12
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
1.4. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho
người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán bất động sản đầu
tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải
trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế
toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối
tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ.
- Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định
kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số
đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
- Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả
nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.
- Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả
chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán
cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
1.4.2. Chứng từ, tài khoản kế toán thanh toán với người bán trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa.
1.4.2.1. Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Biên bản kiểm nghiệm
- Phiếu nhập kho
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Các chứng từ liên quan khác
1.4.2.2. Tài khoản sử dụng
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
13
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng
hóa, dịch cụ... kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản
này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả. Tài khoản
331 có kết cấu như sau:
+ Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo
hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận
cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại
người bán.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được
vật tư, hàng hoá, dịch vụ;
+ Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật
tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
+ Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp.
- Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số
tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho
người bán theo chi tiết của từng đối tượng.
1.4.3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán trong doanh nghiệp
nhỏ và vừa.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh
làm tăng khoản phải trả người bán, đồng thời cũng có những nghiệp vụ kinh tế
phát sinh làm giảm khoản phải trả người bán. Các nghiệp vụ này được khái quát
thông qua Sơ đồ dưới 1.2 dưới đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
14
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các nghiệp vụ hạch toán khoản phải trả người bán
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
15
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
1.5. Đặc điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán trong
doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nhỏ và vừa được tự xây dựng biểu
mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao
dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ và phải đảm bảo dễ kiểm tra, dễ kiểm
soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh
nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục của TT
133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính. Theo phụ lục doanh nghiệp
nhỏ và vừa có thể áp dụng một trong 4 hình thức dưới đây:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.5.1. Đặc điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình
thức Nhật ký chung
Hình thức Sổ Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.Theo
hình thức sổ này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được
phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó số liệu từ Nhật kí chung sẽ được dùng để
vào số cái.
Ngoài Nhật kí chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời
gian người ta còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng
có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Cái;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức
Nhật ký chung được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.3 dưới đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
16
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Chứng từ gốc (Hóa đơn
GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi...)
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI TK 131,331
Bảng cân đối
số phát sinh
Sổ chi tiết thanh toán với
người mua, người bán
Bảng tổng hợp Phải thu
khách hàng, Bảng tổng
hợp phải trả người bán
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo
hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng để ghi sổ Nhật
ký chung, sau đó dựa vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi sổ cái theo các
tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng
thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế
toán chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật
ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối
lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi
vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân
đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số
phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
17
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
1.5.2. Đặc điểm điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo
hình thức Nhật ký – Sổ cái
Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời
gian được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ký - Sổ cái. Đây là sổ tổng
hợp duy nhất. Toàn bộ các nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được
phản ánh trên Nhật kí số cái. Mỗi một chứng từ sẽ được phản ánh một dòng trên
Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức
Nhật ký sổ cái được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.4 dưới đây:
Chứng từ kế toán (hóa đơn
bán hàng, phiếu thu,…)
Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại
Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK
131,331)
Sổ chi tiết thanh
toán với người
mua, người bán
Bảng tổng hợp
Phải thu khách
hàng, Bảng tổng
hợp phải trả người
bán
Báo cáo tài chính
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo
hình thức Nhật ký – Sổ cái
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
18
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Hàng ngày, kế toán ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái. Để ghi sổ này kế toán cần xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng
tổng hợp chứng từ kế toán. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả
2 phần Nhật ký và Sổ Cái. Sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, kế toán căn cứ vào
các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ,
Thẻ kế toán chi tiết.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu để tính tổng số phát sinh đến cuối kỳ. Căn
cứ để tổng hợp là cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài
khoản phần Sổ Cái.
Sau đó tính số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái thông
qua số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ.
1.5.3 Đặc điểm điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo
hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này căn cứ
vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ sau khi lập
xong sẽ được xếp hàng vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng.
Các Chứng từ ghi sổ sau khi Đăng kí lấy số hiệu cùng các chứng từ gốc đính kèm
được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ ghi sổ cái
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm
(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính
kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: Chứng
từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức
Chứng từ ghi sổ được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.5 dưới đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
19
Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
Chứng từ kế toán (hóa đơn
mua hàng, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp
chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Sổ chi tiết thanh
toán với người mua,
người bán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 131, 331…
Bảng tổng hợp phải
thu khách hàng,
Bảng tổng hợp phải
trả người bán
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo
hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán
lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký
Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ sau khi
làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra
Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K
20
- Xem thêm -