Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty tnhh gia công và dịch vụ ...

Tài liệu Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn [full]

.PDF
91
156
137

Mô tả:

LỜI CẢM ƠN Suốt bốn năm trên giảng đường đại học mặc dù em gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình học tập nhưng em đã vượt qua để đạt được kết quả như ngày hôm nay. Để có được thành quả này em đã có được sự dìu dắt, giúp đỡ, động viên, hướng dẫn nhiệt tình của quý thầy cô, gia đình, bạn bè. Trước hết em xin kính chuyển đến toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Lạc Hồng những người đã hết lòng dìu dắt, dạy dỗ cho em nhiều kiến thức để giúp em có thể đứng vững trên đường đời – lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất. Em xin kính chuyển đến thầy TS Huỳnh Đức Lộng – Giáo viên hướng dẫn là người đã tận tâm chỉ bảo em trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp này–lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc nhất. Em xin chân thành cám ơn ban giám đốc, bộ phận kế toán trong công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn đã chỉ bảo em tận tình trong thời gian thực tập tại công ty, lời cảm ơn đến các anh chị cô chú nhân viên trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán trong thời gian này. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đối với gia đình nhất là ba mẹ em, là những người luôn ở bên cạnh hỗ trợ động viên em cả về vật chất lẫn tinh thần giúp cho em hoàn thành việc học tập của mình. Và sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả bạn bè, những người luôn quan tâm ủng hộ em. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Trương Thị Phương Thảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BIỂU ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI .................................................................................................... 1 2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI ................................................. 1 3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................................... 2 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................................................................ 2 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI .................................................................................................... 2 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ......................... 3 1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ............... 3 1.1.1 Định nghĩa ................................................................................................................. 3 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB .................................................................... 4 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ......................................................................................... 5 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................... 7 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................... 9 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................ 13 1.1.2.5 Giám sát ............................................................................................................ 14 1.2 Mục đích và lợi ích của hệ thống KSNB ..................................................................... 16 1.2.1 Mục đích của KSNB ................................................................................................ 16 1.2.2 Lợi ích của hệ thống KSNB .................................................................................... 17 1.2.2.1 Đối với phòng kế toán ...................................................................................... 17 1.2.2.2 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................... 17 1.2.2.3 Hệ thống chi phí ............................................................................................... 18 1.2.2.4 Thông tin quản trị ............................................................................................. 18 1.2.2.5 Thuế .................................................................................................................. 19 1.2.2.6 Huy động vốn và vay vốn ngân hàng ............................................................... 19 1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB .......................................................... 19 Tóm Tắt chƣơng 1 .............................................................................................................. 22 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN .................. 23 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn ............................................................ 23 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ....................................................... 23 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 23 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ .................................................................................... 24 2.1.1.3 Mạng lưới kinh doanh ...................................................................................... 25 2.1.1.4 Quy mô công ty ( tính đến ngày 31-12-2011) .................................................. 26 2.1.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ................................................................. 33 2.1.1.6. Quy trình công nghệ ........................................................................................ 36 2.1.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển ............................................ 39 2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn ................................................................................................................................... 40 2.1.2.1 Các chính sách hiện hành đang được áp dụng tại công ty ................................ 40 2.1.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán .................................................................................. 41 2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán ................................................................................... 42 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÁI GÕN ................ 46 2.2.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền ại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn .................................................................................................................................... 46 2.2.1.1 Thực trạng quy trình mua hàng-thanh toán nội địa .......................................... 48 2.2.1.2 Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu ........................................................... 51 2.2.2 Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn ....................................................................................................................... 54 2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát ........................................................................................... 54 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................. 55 2.2.2.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát ............................................................................... 55 2.2.2.4 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin ....................................... 61 2.2.2.5 Đảm bảo hiệu quả hoạt động ............................................................................ 62 2.2.2.6 Tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát .......................................................... 64 2.2.2.7 Giám sát-đánh giá ............................................................................................. 67 Tóm tắt chƣơng 2 ................................................................................................................ 69 CHƢƠNG 3:NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN ....................................................................... 70 3.1 Nhận xét và đánh giá về quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn: ....................................................................................... 70 3.1.1 Nhận xét về môi trường kiểm soát .......................................................................... 72 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên ............................................................ 72 Triết lý về quản lý và phong cách điều hành ................................................................ 73 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn ....................................................................... 73 Phân chia trách nhiệm................................................................................................... 74 Thông tin và truyền thông ............................................................................................ 74 Giám sát ........................................................................................................................ 74 3.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát............................................................................. 75 3.1.2.1 Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu .................................................................. 75 3.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp ..................................................................................... 75 3.1.2.3 Lập hợp đồng .................................................................................................... 75 3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho .................................................................................... 76 3.1.2.5 Hoạt động ghi nhận nợ ..................................................................................... 76 3.1.2.6 Họat động thanh toán ........................................................................................ 76 3.2 Một số kiến nghị giải pháp để hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 77 3.2.1 Trong môi trường kiểm soát .................................................................................... 77 3.2.1.1 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên ................................................ 77 3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm .............................. 77 3.2.1.3 Nâng cao năng lực và đạo đức của nhân viên .................................................. 78 3.2.1.4 Đa dạng hóa các kênh thông tin ....................................................................... 78 3.2.1.5 Tăng cường giám sát ........................................................................................ 80 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán............. 80 Tóm tắt chƣơng 3 ................................................................................................................ 82 KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................................. 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG BIỂU Chương 1 Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách ........................... 12 Bảng 1.2: Bảng mô tả các bộ phân kiểm soát nội bộ ............................................... 15 Chương 2 Bảng 2.1: Bảng thể hiện tài sản ................................................................................ 26 Bảng 2.2: Bảng thể hiện nguồn vốn ......................................................................... 29 Bảng 2.3: Bảng thể hiện trình độ nhân viên ............................................................. 31 Bảng 2.4: Bảng thể hiện giới tính của nhân viên ..................................................... 32 Bảng 2.5: Bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh ............................................. 38 DANH MỤC SƠ ĐỒ Chương 1 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................. 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro ................................................................................. 7 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ ........................................................... 10 Chương 2 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ................................................................. 33 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thể hiện quy trình công nghệ ........................................................ 36 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán ............................................................... 41 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 42 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền ............................ 46 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Chương 2 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tài sản của công ty .................................................... 28 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty.............................................. 30 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty ................................. 31 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên ............................................. 32 Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện doanh thu .................................................................. 38 Biểu đồ 2.6: Biểu đồ thể hiện lợi nhuận ................................................................... 39 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Kết thúc thời kỳ bao cấp,chấm dứt một nền kinh tế lạc hậu. Ngày nay , toàn cầu hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại,mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà. Đất nước chúng ta đang ngày một phát triển . Tuy nhiên cũng có vô vàn những khó khăn và thử thách luôn chờ đợi bởi quy luật cạnh tranh tất yếu. Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặc chẽ, có khả năng hạn chế những rủi ro, tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững trên thương trường. Do đó kiểm soát nội bộ dóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghịệp, nó giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát,dự đoán tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng và sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắc trong tương lai. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp đạt dược các mục tiêu dề ra. Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của vai trò này, đây là những yếu tố không thể thiếu trong một doanh nghiệp chính vì vậy mà em quyết định chọn dề tài này: “KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN”. 2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI - Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Gíúp cho doanh nghiệp dự toán và tránh được những rủi ro đến mức thấp nhất nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phân tích được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ,từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô tương ứng khác. - Đảm bảo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được phản ánh một cách đáng tin cậy. 2 3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:  Phương pháp quan sát tình hình thực tế  Phương pháp phân tích  Phương pháp so sánh  Phương pháp tổng hợp các số liệu 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN -Phạm vi nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu: 15-01-2012 đến 15-05-2012 Không gian nghiên cứu: tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN. Tuy thời gian có hạn nhưng để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đề tài cũng tập trung nghiên cứu những khoản mục được xem là trọng yếu nhất của doanh nghiệp đó là: - Chu trình tài chính - Chu trình vốn bằng tiền - Chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình sản xuất - Chu trình bán hàng và thu tiền - Chu trình tiền lương Đánh giá và tìm nguyên nhân các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Đề tài bao gồm các chương sau: - Chương 1: Giới thiệu về CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Chương 2: Kiểm soát quy trình mua hàng và bán hàng tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN 3 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) 1.1.1 Định nghĩa[3] Định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: -Báo cáo tài chính đáng tin cậy. -Các luật lệ và quy định được tuân thủ. -Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Trong phần định nghĩa trên cần nắm đúng bốn nội dung cơ bản như quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Giải thích  Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diên ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất, quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị thực hiện mục tiêu của mình.  Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời: Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẩu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị ban giám đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.  Kiểm soát nội bộ cung ứng một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm sát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu 4 chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.  Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính các nhà quản lý trong đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Do với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý về việc chấp hành đúng luật phắp và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực , bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB[6] Do có sự khác nhau về tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh mà mỗi loại hình doanh nghiệp có những hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhưng nhìn chung thì có 5 yếu tố chính cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Môi trƣờng kiểm soát Đánh giá các rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Giám sát Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ[6] 5 1.1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát - Một khía cạnh quan trọng của công tác kiểm soát là xem xét cung cách của bộ phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các hoạt động của đơn vị như thế nào. Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung, nhờ đó để xác định thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát chung cũng tạo ra các chính sách các trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Sự nhận thức về môi trường kiểm soát rất quan trọng đối với kiểm toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm vững hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. - Sự đánh giá của kiểm toán viên về môi trường kiểm soát để giải đáp thái độ và hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm soát sẽ có ảnh hưởng như thế nào đối với tính hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng không có sự chỉ dẫn chung và sự giám sát liên tục của bộ phận quản lý, sẽ không có một sự đảm bảo nào về các bước kiểm soát của các nhân viên được tiến hành một cách thích hợp và có hiệu quả. - Môi trường kiểm soát mạnh không đảm bảo tính hiệu quả của những ký thuật kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên, nếu không có môi trường kiểm soát chung sẽ làm giảm hiệu quả tổng quát của kiểm soát cũng như độ tin cậy cuối cùng của số liệu được tạo ra bởi các hệ thống kiểm toán và thông tin. - Như vậy, có thể nói rằng, môi trường kiểm soát chung bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị. Hơn nữa nó còn là nền tảng cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và có ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu: - Đặc thù về quản lý (tính chính trực, giá trị đạo đức và quan điểm của nhà quản lý) Là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh.Một số nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế 6 hoạch lợi nhuận.Những người này có thể sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra.Ở một số nhà quản lý khác lại có thái độ hết sức dè dặt và thận trọng. Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính. Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một người thì phải chú trọng đến nhân cách và năng lực của người đó. Nếu quyền quản lý được phân tán nhiều người trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã được phân quyền nhằm đề phòng các trường hợp không sử dụng hết quyền được giao, hoặc lạm dụng quyền hạn này. - Cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ được những hoạt động không phù hợp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiểu quả phải tuân thủ những nguyên tắc sau: Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận - Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá đề bạc, khen thưởng các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng và sử dụng nhân viên có năng lực, có đủ kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. - Công tác kể hoach Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính cũng như phương án chiến lược của bộ phận cao nhất.Chiến lược sản xuất kinh doanh và các kế hoạch giúp 7 cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả.Công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. - Bộ phận kiểm toán nội bộ Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu để giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ, có thể phát huy tác dụng tốt nếu: Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tường đối độc lập với bộ phận được kiểm tra. Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ. - Các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng còn bao gồm nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng tương đối lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thê. Thuộc các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức trách nhà nước, các nhà đầu tư và pháp lý. Xác định mục tiêu đơn vị 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro Nhận dạng rủi ro Kiểm soát rủi ro Đánh giá rủi ro Phân tích và đánh giá rủi ro Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro[6] 8 Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế toán, có thể có những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ về thu nhập và chi phí, trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán. Đánh giá rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro, phân tích khả năng xảy ra. Việc đánh giá rủi ro có hiệu quả khi: - Xác định được mục tiêu của đơn vị: Xác định được mục tiêu của đơn vị là một điều kiện quan trọng trong việc đánh giá rủi ro. Để từ đó đơn vị đề ra các phương pháp kế hoạch quy trình, nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro. - Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có rất nhiều dạng như khi đổi mới khoa học kỹ thuật, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách pháp luật của nhà nước, sự quản lý thiếu minh bạch, trình độ, trách nhiệm của cán bộ thấp. Những dạng rủi ro đó có thể ảnh hưởng tới một bộ phận hay toàn hoạt động của đơn vị. Để nhận dạng các rủi ro có thể sử dụng các phương pháp như là dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ hay là việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Các loại rủi ro chính: Rủi ro tiềm tàng: Là khả năng trong báo cáo tài chính có những sai sót nghiêm trọng hay những điều kiện không bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Rủi ro kiểm soát: Là khả năng mà hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót.Kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro và có phương pháp phù hợp. - Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi nhận dạng được rủi ro, cần phải phân tích và đánh giá mức độ của rủi ro, xem xét mức độ xảy ra thường xuyên của rủi ro. Nó ảnh 9 hưởng thế nào đến mục tiêu của đơn vị, của toàn hoạt động trong đơn vị. Từ đó đưa ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời. Khi phân tích và đánh giá các rủi ro cần chú ý tới bản chất kinh doanh của đơn vị, các nhân tố ảnh hưởng tới ngành nghề của đơn vị, bản chất của từng bộ phận. Và các nhân tố từ bên ngoài như môi trường hoạt động, các chính sách mới... - Kiểm soát rủi ro: Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị, nhận dạng rủi ro, phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiểu rủi ro để tránh thiệt hại cho đơn vị. 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả.Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm soát. Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là: - Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán. Bởi lẽ không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham ô. Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh những báocáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân. Ví dụ một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho. -Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức. Ví dụ như một người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hóa, lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản. -Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát. 10 Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán... Cụ thể là các hành động, quy chế, các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm bảo chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử lý các rủi ro. Các hoạt động của kiểm soát là: Phân chia trách nhiệm đầy đủ Các hoạt động kiểm soát là Các thủ tục phê chuẩn Chứng từ và sổ sách đầy đủ Kiểm soát vật chất Kiểm soát độc lập Phân tích rà soát Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ[6] 11 Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Tức là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp vụ từ khi Bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn các hành vi tham ô tài sản, hoặc rủi ro xảy ra khi nhân viên tự tiện sử dụng tài sản phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm. - Phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: hạn chế khả năng thâm lạm tài sản. Ví dụ người phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể xảy ra thâm lạm khi người đó cố tình khai khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương. - Thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm đảm bảo tính chính xác, vì khi nhân viên kiêm nghiệm cùng lúc hai chức năng này sẽ xảy ra rủi ro khi họ báo cáo kết quả thiếu chính xác để tăng thành tích của bản thân hoặc bộ phận mà họ đang thực hiện. Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm các chức năng cùng lúc nhằm để các nhân viên kiễm soát lẫn nhau, giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên nào gây sai sót hoặc giấu giếm những sai phạm của mình, đồng thời nếu có sai sót xảy ra cũng được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Cụ thể là không được kiêm nhiệm các chức năng sau cùng lúc: Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có trách nhiệm phê chuẩn trước khi thực hiện như là phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành chính sách thực hiện cho toàn đơn vị. Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt, áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên như là mua sắm máy móc thiết bị. Chứng từ và sổ sách đầy đủ, đảm bảo Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra chính xác tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ thể là 12 Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách[6] Kiểm soát chứng từ Kiểm soát sổ sách  Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng  Thiết kế sổ sách  Đánh số trước liên tục  Ghi chép kịp thời, chính xác  Lập kịp thời  Bảo quản và lưu trữ  Lưu chuyển chứng từ khoa học  Bảo quản và lưu trữ chứng từ - Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sư tiếp cận với các chương trình tin học và các hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, nhân viên bảo vệ và những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của doanh nghiệp. Việc so sánh, đối chiếu giữ sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ.Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải được điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cũng có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. - Kiểm tra độc lập Là xem xét cẩn thận các thủ tục kiểm soát hay các nghiệp vụ, được tiến hành bởi những ngườ hoàn toàn độc lập với cá nhân hay bộ phận thực hiện các nghiệp vụ được kiểm tra nhằm đánh giá cũng như chấn chỉnh việc tuân thủ các thủ tục được yêu cầu. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. - Phân tích rà soát Hoạt động này chính là sự xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu trong kế hoạch và dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan. Nhờ việc kiểm soát lại mà nhà quản lý sẽ phát hiện những vấn đề bất thường không nằm trong kế hoạch hoặc dự toán. Hoặc đánh giá những bộ phận làm được và chưa được theo mục tiêu đề ra để có thể điều chỉnh kịp thời về nhiệm vụ. 13 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là huyết mạch cho sự vận hành của toàn bộ hoạt động trong tổ chức. Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ. Vai trò chính là hệ thống kế toán của đơn vị. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị và đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin và truyền thông được liên kết với nhau và được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hện thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau: - Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp. Điều này sẽ được thực hiện nhờ vào tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ. - Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, báo đài) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin bên ngoài (Nhà nước, cổ đông) cũng cần được truyền đạt kịp thời, bảo đảm độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán.Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm 2 phần có liên quan chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường được sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng

Tài liệu xem nhiều nhất