LỜI CẢM ƠN
Suốt bốn năm trên giảng đường đại học mặc dù em gặp rất nhiều khó
khăn trong quá trình học tập nhưng em đã vượt qua để đạt được kết quả như
ngày hôm nay. Để có được thành quả này em đã có được sự dìu dắt, giúp đỡ,
động viên, hướng dẫn nhiệt tình của quý thầy cô, gia đình, bạn bè.
Trước hết em xin kính chuyển đến toàn thể quý thầy cô trường Đại Học
Lạc Hồng những người đã hết lòng dìu dắt, dạy dỗ cho em nhiều kiến thức để
giúp em có thể đứng vững trên đường đời – lời cảm ơn sâu sắc và chân thành
nhất.
Em xin kính chuyển đến thầy TS Huỳnh Đức Lộng – Giáo viên hướng
dẫn là người đã tận tâm chỉ bảo em trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp
này–lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cám ơn ban giám đốc, bộ phận kế toán trong công ty
tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn đã chỉ bảo em tận tình trong thời gian thực
tập tại công ty, lời cảm ơn đến các anh chị cô chú nhân viên trong công ty đã tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán trong
thời gian này.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đối với gia đình nhất là ba
mẹ em, là những người luôn ở bên cạnh hỗ trợ động viên em cả về vật chất lẫn
tinh thần giúp cho em hoàn thành việc học tập của mình.
Và sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả bạn bè, những
người luôn quan tâm ủng hộ em.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Trương Thị Phương Thảo
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI .................................................................................................... 1
2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI ................................................. 1
3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................................... 2
4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................................................................ 2
5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI .................................................................................................... 2
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ......................... 3
1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ............... 3
1.1.1 Định nghĩa ................................................................................................................. 3
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB .................................................................... 4
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ......................................................................................... 5
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................... 7
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................... 9
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................ 13
1.1.2.5 Giám sát ............................................................................................................ 14
1.2 Mục đích và lợi ích của hệ thống KSNB ..................................................................... 16
1.2.1 Mục đích của KSNB ................................................................................................ 16
1.2.2 Lợi ích của hệ thống KSNB .................................................................................... 17
1.2.2.1 Đối với phòng kế toán ...................................................................................... 17
1.2.2.2 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................... 17
1.2.2.3 Hệ thống chi phí ............................................................................................... 18
1.2.2.4 Thông tin quản trị ............................................................................................. 18
1.2.2.5 Thuế .................................................................................................................. 19
1.2.2.6 Huy động vốn và vay vốn ngân hàng ............................................................... 19
1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB .......................................................... 19
Tóm Tắt chƣơng 1 .............................................................................................................. 22
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN .................. 23
2.1
Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại
công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn ............................................................ 23
2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ....................................................... 23
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 23
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ .................................................................................... 24
2.1.1.3 Mạng lưới kinh doanh ...................................................................................... 25
2.1.1.4 Quy mô công ty ( tính đến ngày 31-12-2011) .................................................. 26
2.1.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ................................................................. 33
2.1.1.6. Quy trình công nghệ ........................................................................................ 36
2.1.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển ............................................ 39
2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài
Gòn ................................................................................................................................... 40
2.1.2.1 Các chính sách hiện hành đang được áp dụng tại công ty ................................ 40
2.1.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán .................................................................................. 41
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán ................................................................................... 42
2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÁI GÕN ................ 46
2.2.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền ại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài
gòn .................................................................................................................................... 46
2.2.1.1 Thực trạng quy trình mua hàng-thanh toán nội địa .......................................... 48
2.2.1.2 Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu ........................................................... 51
2.2.2 Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ
thép sài gòn ....................................................................................................................... 54
2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát ........................................................................................... 54
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................................. 55
2.2.2.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát ............................................................................... 55
2.2.2.4 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin ....................................... 61
2.2.2.5 Đảm bảo hiệu quả hoạt động ............................................................................ 62
2.2.2.6 Tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát .......................................................... 64
2.2.2.7 Giám sát-đánh giá ............................................................................................. 67
Tóm tắt chƣơng 2 ................................................................................................................ 69
CHƢƠNG 3:NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KIỂM
SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN ....................................................................... 70
3.1 Nhận xét và đánh giá về quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty tnhh
gia công và dịch vụ thép sài gòn: ....................................................................................... 70
3.1.1 Nhận xét về môi trường kiểm soát .......................................................................... 72
Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên ............................................................ 72
Triết lý về quản lý và phong cách điều hành ................................................................ 73
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn ....................................................................... 73
Phân chia trách nhiệm................................................................................................... 74
Thông tin và truyền thông ............................................................................................ 74
Giám sát ........................................................................................................................ 74
3.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát............................................................................. 75
3.1.2.1 Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu .................................................................. 75
3.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp ..................................................................................... 75
3.1.2.3 Lập hợp đồng .................................................................................................... 75
3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho .................................................................................... 76
3.1.2.5 Hoạt động ghi nhận nợ ..................................................................................... 76
3.1.2.6 Họat động thanh toán ........................................................................................ 76
3.2 Một số kiến nghị giải pháp để hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 77
3.2.1 Trong môi trường kiểm soát .................................................................................... 77
3.2.1.1 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên ................................................ 77
3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm .............................. 77
3.2.1.3 Nâng cao năng lực và đạo đức của nhân viên .................................................. 78
3.2.1.4 Đa dạng hóa các kênh thông tin ....................................................................... 78
3.2.1.5 Tăng cường giám sát ........................................................................................ 80
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán............. 80
Tóm tắt chƣơng 3 ................................................................................................................ 82
KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................................. 83
TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Chương 1
Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách ........................... 12
Bảng 1.2: Bảng mô tả các bộ phân kiểm soát nội bộ ............................................... 15
Chương 2
Bảng 2.1: Bảng thể hiện tài sản ................................................................................ 26
Bảng 2.2: Bảng thể hiện nguồn vốn ......................................................................... 29
Bảng 2.3: Bảng thể hiện trình độ nhân viên ............................................................. 31
Bảng 2.4: Bảng thể hiện giới tính của nhân viên ..................................................... 32
Bảng 2.5: Bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh ............................................. 38
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Chương 1
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................. 4
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro ................................................................................. 7
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ ........................................................... 10
Chương 2
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ................................................................. 33
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thể hiện quy trình công nghệ ........................................................ 36
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán ............................................................... 41
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 42
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền ............................ 46
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Chương 2
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tài sản của công ty .................................................... 28
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty.............................................. 30
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty ................................. 31
Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên ............................................. 32
Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện doanh thu .................................................................. 38
Biểu đồ 2.6: Biểu đồ thể hiện lợi nhuận ................................................................... 39
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Kết thúc thời kỳ bao cấp,chấm dứt một nền kinh tế lạc hậu. Ngày nay , toàn cầu
hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại,mở
ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà. Đất nước chúng ta đang ngày một phát
triển .
Tuy nhiên cũng có vô vàn những khó khăn và thử thách luôn chờ đợi bởi quy
luật cạnh tranh tất yếu. Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh
nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu
quả, và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặc chẽ, có khả năng hạn
chế những rủi ro, tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài
giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững trên thương trường. Do đó
kiểm soát nội bộ dóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và
phát triển của doanh nghịệp, nó giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát,dự đoán
tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng và sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và
xây dựng hệ thống quản lý vững chắc trong tương lai. Đây chính là yếu tố quan trọng
giúp cho doanh nghiệp đạt dược các mục tiêu dề ra.
Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của vai trò này, đây là những yếu tố
không thể thiếu trong một doanh nghiệp chính vì vậy mà em quyết định chọn dề tài
này: “KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN”.
2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI
- Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng
và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN
- Gíúp cho doanh nghiệp dự toán và tránh được những rủi ro đến mức thấp nhất
nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phân tích được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ,từ đó đề ra các
giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh
toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN mà còn có thể
áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô tương ứng khác.
- Đảm bảo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp được phản ánh một cách đáng tin cậy.
2
3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:
Phương pháp quan sát tình hình thực tế
Phương pháp phân tích
Phương pháp so sánh
Phương pháp tổng hợp các số liệu
4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI
GÒN
-Phạm vi nghiên cứu:
Thời gian nghiên cứu: 15-01-2012 đến 15-05-2012
Không gian nghiên cứu: tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ
THÉP SÀI GÒN.
Tuy thời gian có hạn nhưng để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đề tài cũng tập trung
nghiên cứu những khoản mục được xem là trọng yếu nhất của doanh nghiệp đó là:
- Chu trình tài chính
- Chu trình vốn bằng tiền
- Chu trình mua hàng và thanh toán
- Chu trình sản xuất
- Chu trình bán hàng và thu tiền
- Chu trình tiền lương
Đánh giá và tìm nguyên nhân các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường
kiểm soát và các thủ tục kiểm soát
5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài bao gồm các chương sau:
- Chương 1: Giới thiệu về CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI
GÒN
- Chương 2: Kiểm soát quy trình mua hàng và bán hàng tại CÔNG TY TNHH GIA
CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN
- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát quy trình mua hàng và
thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN
3
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB)
1.1.1 Định nghĩa[3]
Định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:
-Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
-Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
-Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Trong phần định nghĩa trên cần nắm đúng bốn nội dung cơ bản như quá trình, con
người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
Giải thích
Kiểm soát nội bộ là một quá trình:
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diên ở mọi bộ
phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất, quá trình kiểm
soát là phương tiện để giúp cho đơn vị thực hiện mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời:
Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẩu…
mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị ban giám
đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát
ở mọi nơi và vận hành chúng.
Kiểm soát nội bộ cung ứng một sự đảm bảo hợp lý:
Kiểm soát nội bộ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện.
Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của
con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm sát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ
xảy ra.Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí
cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm
soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu
4
chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm
soát rủi ro.
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính các nhà quản lý trong đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo
tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Do với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý về việc
chấp hành đúng luật phắp và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người
quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội
bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy
định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực , bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB[6]
Do có sự khác nhau về tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh mà mỗi loại hình
doanh nghiệp có những hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhưng nhìn chung thì có
5 yếu tố chính cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Môi trƣờng kiểm
soát
Đánh giá các rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền
thông
HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI
BỘ
Giám sát
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ[6]
5
1.1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát
- Một khía cạnh quan trọng của công tác kiểm soát là xem xét cung cách của bộ
phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các hoạt động của đơn
vị như thế nào. Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung, nhờ đó để xác định thái độ
của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát chung cũng tạo ra
các chính sách các trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối
với các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Sự nhận thức về môi trường kiểm soát rất quan
trọng đối với kiểm toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm
vững hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
- Sự đánh giá của kiểm toán viên về môi trường kiểm soát để giải đáp thái độ và
hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm soát sẽ có ảnh hưởng
như thế nào đối với tính hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Có thể khẳng
định rằng không có sự chỉ dẫn chung và sự giám sát liên tục của bộ phận quản lý, sẽ
không có một sự đảm bảo nào về các bước kiểm soát của các nhân viên được tiến hành
một cách thích hợp và có hiệu quả.
- Môi trường kiểm soát mạnh không đảm bảo tính hiệu quả của những ký thuật
kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên, nếu không có môi trường kiểm soát chung sẽ làm giảm
hiệu quả tổng quát của kiểm soát cũng như độ tin cậy cuối cùng của số liệu được tạo ra
bởi các hệ thống kiểm toán và thông tin.
- Như vậy, có thể nói rằng, môi trường kiểm soát chung bao gồm toàn bộ các
nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, và sự hữu hiệu
của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, các nhân tố này chủ yếu liên quan đến
thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị. Hơn nữa nó còn là nền tảng
cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và có ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại
trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Dưới đây là các nhân tố chủ yếu:
-
Đặc thù về quản lý (tính chính trực, giá trị đạo đức và quan điểm của nhà
quản lý)
Là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình
trạng báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh.Một số nhà quản lý chú ý
quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế
6
hoạch lợi nhuận.Những người này có thể sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một
mức lợi nhuận cao, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra.Ở một số nhà quản lý khác
lại có thái độ hết sức dè dặt và thận trọng. Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có
ảnh hưởng rất lớn đến chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy
của báo cáo tài chính.
Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù
quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một người thì phải chú trọng đến
nhân cách và năng lực của người đó. Nếu quyền quản lý được phân tán nhiều người
trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền
lực đã được phân quyền nhằm đề phòng các trường hợp không sử dụng hết quyền được
giao, hoặc lạm dụng quyền hạn này.
-
Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và
phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự
vi phạm chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ được những hoạt động không
phù hợp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiểu quả phải tuân thủ những
nguyên tắc sau:
Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị,
không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản
tài sản.
Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận
-
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá đề bạc, khen thưởng
các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển
dụng và sử dụng nhân viên có năng lực, có đủ kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực
hiện nhiệm vụ.
-
Công tác kể hoach
Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính cũng như phương án
chiến lược của bộ phận cao nhất.Chiến lược sản xuất kinh doanh và các kế hoạch giúp
7
cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả.Công tác kế hoạch được tiến hành
nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
-
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ
cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị,
trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu để giúp
cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất
lượng công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích
hợp và có hiệu lực hơn. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ, có thể phát huy tác dụng
tốt nếu:
Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không
giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối
rộng rãi và hoạt động tường đối độc lập với bộ phận được kiểm tra.
Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để
thực hiện nhiệm vụ.
-
Các nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng còn bao gồm nhân tố bên
ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh
hưởng tương đối lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục
kiểm soát cụ thê. Thuộc các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức trách nhà
nước, các nhà đầu tư và pháp lý.
Xác định mục tiêu đơn
vị
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Nhận
dạng
rủi ro
Kiểm
soát
rủi
ro
Đánh giá rủi ro
Phân tích và đánh giá rủi ro
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro[6]
8
Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều
phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường
bao gồm các bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó
đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử
dụng để đối phó với rủi ro.
Trong lĩnh vực kế toán, có thể có những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý
của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc
quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với
chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ về thu nhập và chi phí, trình bày
những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán.
Đánh giá rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro, phân tích khả năng xảy ra. Việc đánh
giá rủi ro có hiệu quả khi:
-
Xác định được mục tiêu của đơn vị: Xác định được mục tiêu của đơn vị là một
điều kiện quan trọng trong việc đánh giá rủi ro. Để từ đó đơn vị đề ra các phương pháp
kế hoạch quy trình, nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro.
-
Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có rất nhiều dạng như khi đổi mới khoa học kỹ thuật,
sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách pháp luật của nhà
nước, sự quản lý thiếu minh bạch, trình độ, trách nhiệm của cán bộ thấp. Những dạng
rủi ro đó có thể ảnh hưởng tới một bộ phận hay toàn hoạt động của đơn vị. Để nhận
dạng các rủi ro có thể sử dụng các phương pháp như là dự báo, phân tích các dữ liệu
quá khứ hay là việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
Các loại rủi ro chính:
Rủi ro tiềm tàng:
Là khả năng trong báo cáo tài chính có những sai sót nghiêm trọng hay những
điều kiện không bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát
nội bộ.
Rủi ro kiểm soát:
Là khả năng mà hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị không phát hiện và ngăn chặn
các gian lận và sai sót.Kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội
bộ của đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro và có phương pháp phù hợp.
-
Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi nhận dạng được rủi ro, cần phải phân tích
và đánh giá mức độ của rủi ro, xem xét mức độ xảy ra thường xuyên của rủi ro. Nó ảnh
9
hưởng thế nào đến mục tiêu của đơn vị, của toàn hoạt động trong đơn vị. Từ đó đưa ra
các biện pháp ngăn ngừa kịp thời.
Khi phân tích và đánh giá các rủi ro cần chú ý tới bản chất kinh doanh của đơn vị,
các nhân tố ảnh hưởng tới ngành nghề của đơn vị, bản chất của từng bộ phận. Và các
nhân tố từ bên ngoài như môi trường hoạt động, các chính sách mới...
-
Kiểm soát rủi ro: Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị, nhận dạng rủi ro,
phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiểu rủi ro để tránh thiệt hại
cho đơn vị.
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có
hiệu quả.Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện
đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm soát.
Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:
- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán.
Bởi lẽ không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường
xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham
ô. Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý
tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh những báocáo để làm giảm
bớt trách nhiệm cá nhân. Ví dụ một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán,
hoặc cùng một người làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho.
-Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên
quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một
người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức. Ví dụ như một người làm kế toán
thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hóa, lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi
đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản.
-Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động
kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải
được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy
quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm
soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá
nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát.
10
Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực
hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát.
Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu,
chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu
giữa báo cáo tài chính, số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê
duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ
kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp
cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán...
Cụ thể là các hành động, quy chế, các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm bảo chỉ
thị của lãnh đạo được thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử lý các rủi ro. Các
hoạt động của kiểm soát là:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Các
hoạt
động
kiểm
soát là
Các thủ tục phê chuẩn
Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Kiểm soát vật chất
Kiểm soát độc lập
Phân tích rà soát
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ[6]
11
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
-
Tức là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp vụ từ khi
Bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn các hành vi tham ô tài sản,
hoặc rủi ro xảy ra khi nhân viên tự tiện sử dụng tài sản phục vụ cho lợi ích cá nhân và
điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm.
-
Phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: hạn chế khả năng thâm lạm tài sản.
Ví dụ người phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể xảy
ra thâm lạm khi người đó cố tình khai khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương.
-
Thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm đảm bảo tính chính xác, vì
khi nhân viên kiêm nghiệm cùng lúc hai chức năng này sẽ xảy ra rủi ro khi họ báo cáo
kết quả thiếu chính xác để tăng thành tích của bản thân hoặc bộ phận mà họ đang thực
hiện.
Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm các chức năng
cùng lúc nhằm để các nhân viên kiễm soát lẫn nhau, giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên
nào gây sai sót hoặc giấu giếm những sai phạm của mình, đồng thời nếu có sai sót xảy
ra cũng được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Cụ thể là không được kiêm nhiệm các
chức năng sau cùng lúc:
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có trách nhiệm phê chuẩn
trước khi thực hiện như là phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể.
Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành chính sách thực hiện
cho toàn đơn vị.
Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt, áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên như là mua sắm máy
móc thiết bị.
Chứng từ và sổ sách đầy đủ, đảm bảo
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra chính xác tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm soát
chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ
thể là
12
Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách[6]
Kiểm soát chứng từ
Kiểm soát sổ sách
Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng
Thiết kế sổ sách
Đánh số trước liên tục
Ghi chép kịp thời, chính xác
Lập kịp thời
Bảo quản và lưu trữ
Lưu chuyển chứng từ khoa học
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
-
Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ
đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sư tiếp cận với các
chương trình tin học và các hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể kiểm soát bằng cách sử
dụng tủ sắt, khóa, nhân viên bảo vệ và những người được ủy quyền mới được phép tiếp
cận với tài sản của doanh nghiệp.
Việc so sánh, đối chiếu giữ sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ.Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải được
điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ
tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài
sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cũng có thể không phát hiện được những hành vi
đánh cắp.
-
Kiểm tra độc lập
Là xem xét cẩn thận các thủ tục kiểm soát hay các nghiệp vụ, được tiến hành bởi
những ngườ hoàn toàn độc lập với cá nhân hay bộ phận thực hiện các nghiệp vụ được
kiểm tra nhằm đánh giá cũng như chấn chỉnh việc tuân thủ các thủ tục được yêu cầu.
Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là
nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý
do nào.
-
Phân tích rà soát
Hoạt động này chính là sự xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so sánh số
liệu thực tế với số liệu trong kế hoạch và dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan.
Nhờ việc kiểm soát lại mà nhà quản lý sẽ phát hiện những vấn đề bất thường
không nằm trong kế hoạch hoặc dự toán. Hoặc đánh giá những bộ phận làm được và
chưa được theo mục tiêu đề ra để có thể điều chỉnh kịp thời về nhiệm vụ.
13
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là huyết mạch cho sự vận hành của toàn bộ hoạt động
trong tổ chức.
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo
cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ. Vai trò chính là hệ
thống kế toán của đơn vị.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc trao đổi thông
tin, mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị và đạt được các mục tiêu kiểm soát
khác nhau. Thông tin và truyền thông được liên kết với nhau và được cung cấp thông
qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp có thể được xử lý trên
máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất
lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hện thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía
cạnh sau:
-
Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và
chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử
dụng được những phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp. Điều này sẽ được thực
hiện nhờ vào tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
-
Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, báo đài) cũng
phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp
mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin bên ngoài (Nhà nước, cổ đông)
cũng cần được truyền đạt kịp thời, bảo đảm độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp
luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.
Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế
toán.Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý
và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm 2 phần có liên quan chặt chẽ với
nhau là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường được sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý
- Xem thêm -