Tài liệu Luận văn kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương của công ty xnk intimex hà nội

Lêi nãi ®Çu Trong c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ hiÖn nay, nhµ níc ta ®· xo¸ bá c¬ chÕ quan liªu bao cÊp chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng. Mµ h¹ch to¸n kinh tÕ lµ mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng qu¶n lý tµi chÝnh. Víi t c¸ch lµ mét c«ng cô qu¶n lý tµi chÝnh nh vËy th× bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo còng cÇn mét lîng lao ®éng nhÊt ®Þnh tuú theo qui m« vµ yªu cÇu s¶n xuÊt cô thÓ. Lao ®éng lµ mét trong 3 yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ lµ yÕu tè mang tÝnh quyÕt ®Þnh nhÊt: Chi phÝ lao ®éng lµ mét trong nh÷ng yÕu tè chi phÝ c¬ b¶n cÊu thµnh nªn gi¸ trÞ s¶n phÈm do doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra, sö dông hîp lý lao ®éng còng lµ tiÕt kiÖm chi phÝ vÒ lao ®éng sèng do ®ã h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp vµ lµ ®iÒu kiÖn c¶i thiÖn n©ng cao ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn cho c«ng nh©n viªn. TiÒn l¬ng lµ phÇn cung cÊp cña x· héi tr¶ cho ngêi lao ®éng b»ng tiÒn ®Ò bï ®¾p cho søc lao ®éng ®· hao phÝ ®Ó cho ngêi lao ®éng cã c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó sinh ho¹t, t¸i s¶n xuÊt vµ ph¸t triÓn mäi mÆt ®êi sèng x· héi. Nh vËy tæ chøc tèt c«ng t¸c tiÒn l¬ng vµ BHXH lµ c¨n cø tÊt yÕu cho viÖc ph©n bæ tiÒn l¬ng vµ chi phÝ - BHXH vµo s¶n phÈm chÝnh x¸c, gióp cho doanh nghiÖp cã biÖn ph¸p xö lý th«ng tin kiÓm tra chÝnh x¸c, kÞp thêi, phôc vô vÊn ®Ò kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Víi nhËn thøc sau khi ®· ®îc trang bÞ ë trêng vµ qua thêi gian t×m hiÓu c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i "C«ng ty XNK Intimex" ®· gióp em thùc sù thÊy râ tÇm quan träng vÒ néi dung vµ ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n lao ®éng tiÒn l¬ng nãi chung vµ nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp ®Ó cïng th¶o luËn víi c«ng ty cã nh÷ng ph¬ng ph¸p míi vÒ c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n "TiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i trÝch theo l¬ng cña C«ng ty XNK Intimex Hµ Néi " ®Ó c«ng ty lµm tèt h¬n c«ng t¸c qu¶n lý h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ BHXH t¹i C«ng ty XNK Intimex Hµ Néi lµ mét ®Ò tµi réng mµ thêi gian thùc tËp cã h¹n nªn ngoµi lêi nãi ®Çu vµ phÇn kÕt luËn chuyªn ®Ò chØ ®Ò cËp ®Õn 3 phÇn sau: PhÇn 1: Giíi thiÖu nh÷ng nÐt c¬ b¶n vÒ c«ng t¸c tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty XNK Intimex Hµ Néi. PhÇn 2: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng BHXH ë C«ng ty XNK Intimex. + Néi dung, ý nghÜa, nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ BHXH. + Chøng tõ ban ®Çu tiÒn l¬ng vµ BHXH. + Tæ chøc tÝnh l¬ng vµ tæ chøc tr¶ l¬ng cho c¸n bé CNV. + Ph©n bæ tiÒn l¬ng, BHXH tÝnh vµo chi phÝ PhÇn 3: §¸nh gi¸ u nhîc ®iÓm cña kÕ to¸n tiÒn l¬ng BHXH t¹i C«ng ty XNK Intimex Hµ Néi. PhÇn I. Giíi thiÖu nh÷ng nÐt c¬ b¶n vÒ c«ng t¸c tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty Intimex. I. T×nh h×nh thùc tÕ ®¬n vÞ thùc tËp. 1. Kh¸i qu¸t lÞch sö ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ. C«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu dÞch vô th¬ng m¹i víi tªn giao dÞch lµ Intimex ®îc thµnh lËp vµo ngµy 10/8/1979 víi tªn gäi ®Çu tiªn lµ C«ng ty xuÊt nhËp khÈu Néi th¬ng. §©y lµ trung t©m xuÊt nhËp khÈu cña ngµnh néi th¬ng, cã nhiÖm vô th«ng qua xuÊt nhËp khÈu c¶i thiÖn c¬ cÊu cña quü hµng ho¸ do ngµnh néi th¬ng qu¶n lý ®ång thêi gãp phÇn ®Èy m¹nh xuÊt khÈu. Ngµy 22/10/1985, do viÖc ®iÒu chØnh c¸c tæ chøc kinh doanh trùc thuéc Bé Néi th¬ng th«ng qua NghÞ ®Þnh sè 225/H§BT ®· chuyÓn C«ng ty xuÊt nhËp khÈu néi th¬ng thµnh Tæng c«ng ty xuÊt nhËp khÈu Néi th¬ng vµ Hîp t¸c x·. Theo quyÕt ®Þnh sè 496/TM - TCCB cña Bé trëng Bé Th¬ng m¹i ngµy 20/3/1995, C«ng ty xuÊt nhËp khÈu Néi th¬ng vµ hîp t¸c x· Hµ Néi ®îc ®æi tªn lµ C«ng ty xuÊt nhËp khÈu dÞch vô th¬ng m¹i. Cïng víi thµnh tùu ph¸t triÓn cña ®Êt níc ®Ó ®¸p øng yªu cÇu, c«ng ty ®· tõng bíc hoµ nhËp víi c¬ chÕ thÞ trêng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ níc. Ph¹m vÞ kinh doanh cña c«ng ty ®îc më réng h¬n trªn toµn l·nh thæ ViÖt Nam vµ tÊt c¶ c¸c níc trªn thÕ giíi. C«ng ty Intimex ®îc h×nh thµnh tõ 3 c«ng ty (c«ng ty xuÊt nhËp khÈu néi th¬ng vµ hîp t¸c x· Hµ Néi, c«ng ty H÷u NghÞ thuéc Tæng c«ng ty B¸ch ho¸ tæng hîp, c«ng ty KiÒu hèi Genevia) ®Òu trùc thuéc Bé Th¬ng m¹i. Sù hîp nhÊt nµy ®îc h×nh thµnh theo NghÞ ®Þnh 338. N¨m 1995, theo quyÕt ®Þnh sè 540 TNM ngµy 24/6/1995 cña Bé Th¬ng m¹i quyÕt ®Þnh lÊy tªn giao dÞch ®èi ngo¹i lµ: FOREIGN TRADE ENTERPRISE, INTIMEX ViÕt t¾t lµ: INTIMEX C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp Nhµ níc, cã quy m« võa, thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n ®éc lËp, tù chñ vÒ mÆt tµi chÝnh ®îc më tµi kho¶n t¹i ng©n hµng Ngo¹i th¬ng ViÖt nam vµ ®îc sö dông con dÊu riªng theo mÉu cña Nhµ níc quy ®Þnh. C«ng ty Intimex cã trô së chÝnh ®Æt t¹i sè 96 TrÇn Hng §¹o - Hoµn KiÕm - Hµ Néi. C«ng ty chÞu sù qu¶n lý cña Nhµ níc vÒ ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt khÈu, kinh doanh th¬ng m¹i, dÞch vô phôc vô viÖt kiÒu, kinh doanh kh¸ch s¹n du lÞch vµ tæ chøc gia c«ng hµng xuÊt khÈu ®¸p øng nhu cÇu tiªu dïng x· héi, t¹o nguån hµng xuÊt khÈu gãp phÇn ph¸t triÓn kinh tÕ ®Êt níc. 2. NhiÖm vô chñ yÕu cña ®¬n vÞ. NÒn kinh tÕ nhiÒu thµnh phÇn vËn hµnh theo c¬ chÕ thÞ trêng mµ §¶ng ta x©y dùng tõ §¹i héi VI ®Õn nay ®· b¾t ®Çu khëi s¾c. Còng nh c¸c ngµnh kinh tÕ kh¸c, th¬ng m¹i lµ mét trong nh÷ng ngµnh gi÷ vÞ trÝ quan träng trong nÒn kinh tÕ, lµ kh©u trung gian gi÷a s¶n xuÊt vµ tiªu thô, víi chøc n¨ng lµ mua b¸n, trao ®æi hµng ho¸ cho phôc vô s¶n xuÊt vµ ®êi sèng. Tõ c¸c chøc n¨ng nãi trªn, c«ng ty cã c¸c nhiÖm vô sau: - X©y dùng vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch dµi h¹n, ng¾n h¹n vÒ s¶n xuÊt kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, gia c«ng l¾p r¸p, kinh doanh th¬ng m¹i, dÞch vô kh¸ch s¹n du lÞch, liªn doanh ®Çu t trong vµ ngoµi níc phôc vô ngêi ViÖt nam ®Þnh c ë níc ngoµi theo ®óng ph¸p luËt hiÖn hµnh cña Nhµ níc vµ híng dÉn Bé Th¬ng m¹i. - X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô ph¸t triÓn theo môc tiªu chiÕn lîc cña c«ng ty. - Tæ chøc nghiªn cøu, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, ¸p dông tiÕn bé kü thuËt, c¶i thiÖn c«ng nghÖ, n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm phï hîp víi thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng. - Thùc hiÖn mäi cam kÕt trong hîp ®ång kinh tÕ ®· ký kÕt víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong vµ ngoµi níc. - Thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chÝnh s¸ch vÒ qu¶n lý vµ sö dông vèn, vËt t tµi s¶n, nguån lùc. Thùc hiÖn h¹ch to¸n kinh tÕ b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn, thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi Nhµ níc. - Qu¶n lý toµn diÖn, ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc theo chÝnh s¸ch cña Nhµ níc vµ sù ph©n cÊp qu¶n lý cña Bé ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Ch¨m lo vµ t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña ®éi ngò c¸n bé, thùc hiÖn ph©n phèi c«ng b»ng. - B¶o vÖ m«i trêng, gi÷ g×n an ninh chÝnh trÞ vµ trËt tù an toµn x· héi theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña c«ng ty. Víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh vËy, c«ng ty ®· hoµn toµn tù chñ trong kinh doanh. Song nÒn kinh tÕ thÞ trêng võa cã tÝnh hîp t¸c, võa cã tÝnh c¹nh tranh gay g¾t. §©y còng chÝnh lµ yÕu tè quan träng ®ßi hái c«ng ty kh«ng ngõng phÊn ®Êu n©ng cao chÊt lîng mÆt hµng kinh doanh cïng víi nhu cÇu tiªu dïng vÒ sè lîng, chÊt lîng vµ gi¸ c¶. §Ó thùc hiÖn ®îc ®iÒu ®ã th× c«ng ty cÇn ®i s©u vµo nghiªn cøu thÞ trêng, kh¶ n¨ng s¶n xuÊt kinh doanh ®ång thêi ph¶i hoµn thiÖn c¸c c«ng cô qu¶n lý vµ bé m¸y c«ng cô qu¶n lý cho phï hîp víi quy m«, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty ®Ó lµm sao c«ng ty ®¹t ®îc hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Trong nhiÒu n¨m gÇn ®©y, cïng víi sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt níc, c«ng ty còng tõng bíc hoµ nhËp theo c¬ chÕ thÞ trêng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ níc, ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng ®a d¹ng cña nÒn kinh tÕ míi. Ph¹m vi ho¹t ®éng cña c«ng ty ngµy cµng ®îc më réng kÓ c¶ trong vµ ngoµi níc. Ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty ®îc thùc hiÖn theo giÊy phÐp sè 1.161.085/GP ngµy 31/11/1995 cña Bé Th¬ng m¹i cÊp vµ tæng kim ng¹ch xuÊt khÈu cña c«ng ty Intimex lµ: 30.800.000USD. Trong ®ã, kim ng¹ch xuÊt khÈu ®¹t: 10.200.000 USD vµ kim ng¹ch nhËp khÈu ®¹t: 20.600.000USD. Cã thÓ nãi, ®Ó ®¹t ®îc nh÷ng thµnh tùu nh vËy chÝnh lµ sù ®ång t©m hîp lùc cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty vµ ®êng ®i ®óng ®¾n cña Ban l·nh ®¹o, bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. HiÖn nay, c«ng ty ho¹t ®éng víi sè vèn ®iÒu lÖ: 25.040.229.868 VN§ Vèn cè ®Þnh: 4.713.927.284 VN§ Vèn lu ®éng: 20.326.302.584 VN§ Vµ trªn c¸c lÜnh vùc chñ yÕu sau: - Trùc tiÕp xuÊt khÈu vµ nhËn uû th¸c xuÊt khÈu c¸c mÆt hµng n«ng l©m h¶i s¶n, thùc phÈm chÕ biÕn, t¹p phÈm, thñ c«ng mü nghÖ vµ c¸c mÆt hµng kh¸c do c«ng ty s¶n xuÊt, gia c«ng, chÕ biÕn hoÆc liªn doanh, liªn kÕt t¹o ra. - Trùc tiÕp nhËp khÈu vµ nhËn uû th¸c nhËp khÈu c¸c mÆt hµng vËt t nguyªn liÖu tiªu dïng, ph¬ng tiÖn vËn t¶i vµ c¶ chuyÓn khÈu, t¹m nhËp t¸i xuÊt. - Tæ chøc s¶n xuÊt, l¾p r¸p, gia c«ng ty liªn doanh liªn kÕt, hîp t¸c ®Çu t víi c¸c tæ chøc trong vµ ngoµi níc ®Ó s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu tiªu dïng. - DÞch vô phôc vô ngêi ViÖt nam ®Þnh c ë níc ngoµi (chi tr¶ kiÒu hèi) kinh doanh nhµ hµng, kh¸ch s¹n vµ du lÞch, b¸n bu«n vµ b¸n lÎ c¸c mÆt hµng thuéc ph¹m vi c«ng ty kinh doanh, gia c«ng, l¾p r¸p. 3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh ë c«ng ty XNK Intimex - Hµ Néi. Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ níc cã quy m« võa bao gåm 8 ®¬n vÞ trùc thuéc vµ 10 ®¬n vÞ phßng ban víi tæng sè lao ®éng cña c«ng ty lµ 387 ngêi. C«ng ty Intimex thùc hiÖn chÕ ®é qu¶n lý theo chÕ ®é mét thñ trëng trªn c¬ së thùc hiÖn quyÒn lµm chñ tËp thÓ cña ngêi lao ®éng. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y c«ng ty gåm cã: §øng ®Çu lµ Gi¸m ®èc do Bé trëng Bé th¬ng m¹i bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. Gi¸m ®èc lµ ngêi ®¹i diÖn duy nhÊt vÒ t c¸ch ph¸p nh©n cña doanh nghiÖp tríc ph¸p luËt, cã quyÒn quyÕt ®Þnh nhiÖm vô kinh doanh cña doanh nghiÖp. Gi¸m ®èc lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt, tríc cÊp trªn vµ toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty. Gi¸m ®èc lµ ngêi l·nh ®¹o toµn diÖn, phô tr¸ch chung c¸c c«ng t¸c tæ chøc, qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty. Ngoµi ra, gióp viÖc cho gi¸m ®èc cã hai phã gi¸m ®èc vµ mét kÕ to¸n trëng. C¸c phã gi¸m ®èc c«ng ty do gi¸m ®èc lùa chän vµ ®Ò nghÞ Bé th¬ng m¹i bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. KÕ to¸n trëng chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc c«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm gióp gi¸m ®èc tæ chøc chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty theo quy ®Þnh hiÖn hµnh cña Nhµ níc. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty bao gåm: C¸c phßng ban 1. Phßng Kinh tÕ tæng hîp. 2. Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n. 3. Phßng Tæ chøc lao ®éng tiÒn l¬ng. 4. Phßng Hµnh chÝnh 5. Phßng Qu¶n trÞ 6. Phßng xuÊt nhËp khÈu Cã 5 phßng nghiÖp vô kinh doanh: 1, 2, 3, 6, 8. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. 1. Trung t©m th¬ng m¹i dÞch vô tæng hîp - Siªu thÞ. 32 Lª Th¸i Tæ - Hµ Néi. 2. XÝ nghiÖp th¬ng m¹i dÞch vô l¾p r¸p xe m¸y. 11B L¸ng H¹ - Hµ Néi. 3. XÝ nghiÖp th¬ng m¹i dÞch vô XNK. Sè 2 Lª Phông HiÓu - Hµ Néi. 4. XÝ nghiÖp may V¨n §iÓn - Hµ Néi. 5. Chi nh¸nh Intimex Thµnh phè Hå ChÝ Minh. 6. Chi nh¸nh Intimex Thµnh phè §µ N½ng. 7. Chi nh¸nh Intimex Thµnh phè H¶i Phßng. 8. Chi nh¸nh Intimex Thµnh phè §ång Nai. C¸c ®¬n vÞ thµnh viªn cña c«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ phô thuéc, quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña tõng ®¬n vÞ thµnh viªn ®îc gi¸m ®èc c«ng ty quy ®Þnh cô thÓ phï hîp víi ph©n cÊp qu¶n lý tæ chøc c¸n bé cña Bé Th¬ng m¹i. Thñ trëng c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn díi sù chØ ®¹o cña gi¸m ®èc c«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng theo ®óng ®iÒu lÖ tæ chøc, ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ ph¸p luËt Nhµ níc. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban do gi¸m ®èc quy ®Þnh cô thÓ: Phßng kinh tÕ tæng hîp cã chøc n¨ng tham mu, híng dÉn vµ thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô c«ng t¸c qu¶n lý nh: KÕ ho¹ch thèng kª, ®èi ngo¹i ph¸p chÕ, kho vËn vµ mét sè viÖc chung cña c«ng ty. NhiÖm vô cô thÓ cña phßng lµ nghiªn cøu, ®Ò xuÊt ®Þnh híng ph¸t triÓn kinh doanh, tæng hîp vµ dù th¶o ph¸t triÓn kinh doanh hµng n¨m, phèi hîp víi c¸c phßng nghiÖp vô xuÊt nhËp khÈu. Tæ chøc thùc hiÖn c¸c ph¬ng ¸n, kÕ ho¹ch cña c«ng ty tham dù ®Êu thÇu, héi chî triÓn l·m vµ qu¶ng c¸o, qu¶n lý vµ tæ chøc híng dÉn thùc hiÖn c«ng t¸c ®èi ngo¹i. Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh thùc hiÖn nhiÖm vô kinh doanh cña c«ng ty, c¸c c«ng t¸c b¸o c¸o chÕ ®é kÕ to¸n theo quy ®Þnh cña Nhµ níc, theo ®Þnh kú chÕ ®é kÕ to¸n tµi chÝnh. Thùc hiÖn vµ chÊp hµnh tèt c¸c quy ®Þnh vÒ sæ s¸ch kÕ to¸n thèng kª, b¶ng biÓu theo quy ®Þnh cña Nhµ níc, chøng tõ thu chi râ rµng hîp lÖ. Chñ tr¬ng ®Ò xuÊt víi cÊp trªn vÒ c¸c chÝnh s¸ch u ®·i, chÕ ®é kÕ to¸n vèn, nguån vèn, tµi s¶n cña doanh nghiÖp nh»m hç trî vµ ®¸p øng cho c«ng ty kinh doanh cã hiÖu qu¶ h¬n. Phßng Hµnh chÝnh, Qu¶n trÞ vµ Tæ chøc lao ®éng tiÒn l ¬ng: Qu¶n lý c¸c lo¹i c«ng v¨n, giÊy tê hå s¬ cña c«ng ty vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn, qu¶n lý thñ tôc hµnh chÝnh v¨n phßng, c«ng v¨n ®i ®Õn, con dÊu cña c«ng ty, qu¶n lý tµi s¶n, ®å dïng v¨n phßng cña c«ng ty, liªn hÖ vµ phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c c¬ quan tæ chøc lao ®éng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c chÝnh s¸ch vÒ l¬ng, vÒ ®µo t¹o c¸n bé vµ n©ng cao nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. C¸c nghiÖp vô kinh doanh xuÊt nhËp khÈu: Cã chøc n¨ng tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, kinh doanh th¬ng m¹i dÞch vô tæng hîp theo ®iÒu lÖ vµ giÊy phÐp kinh doanh cña c«ng ty. NhiÖm vô cô thÓ cña phßng lµ: X©y dùng kÕ ho¹ch kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, kinh doanh th¬ng m¹i vµ dÞch vô, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ã sau khi ®îc c«ng ty phª duyÖt. §îc phÐp uû th¸c vµ nhËn lµm uû th¸c xuÊt nhËp khÈu víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong vµ ngoµi níc, nhËn lµm ®¹i lý tiªu thô hµng ho¸ vµ b¸n hµng ký göi. Tæ chøc liªn doanh, liªn kÕt trong kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, kinh doanh th¬ng m¹i vµ dÞch vô víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong vµ ngoµi níc nh»m thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®îc giao. C¸c phßng ban ph¶i thêng xuyªn cung cÊp ®Çy ®ñ th«ng tin, chøng tõ cho phßng KÕ to¸n tµi chÝnh ®Ó phßng cã thÓ kÞp thêi h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh doanh cho c«ng ty. II. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. 1. ¸p dông hÖ thèng chøng tõ ban ®Çu trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n ë c«ng ty XNK Intimex. Víi ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu hµng ho¸, c«ng ty sö dông c¸c chøng tõ sau: - Ho¸ ®¬n th¬ng m¹i, vËn ®¬n, giÊy chøng nhËn xuÊt xø, giÊy chøng nhËn phÈm chÊt, giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm, giÊy chøng nhËn sè lîng, träng lîng, giÊy chøng nhËn vÖ sinh, phiÕu ®ãng gãi... - PhiÕu thu, phiÕu chi, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, tê khai h¶i quan, biªn lai thuÕ xuÊt khÈu, thuÕ nhËp khÈu vµ thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu, giÊy th«ng b¸o thuÕ, ho¸ ®¬n GTGT, tê khai hµng ho¸ xuÊt khÈu, nhËp khÈu, c¸c hîp ®ång kinh tÕ, hîp ®ång ngo¹i, c¸c b¶ng kª, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, giÊy thanh to¸n t¹m øng. 2. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n. §Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô lu chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu, c«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n cã trong HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp (Ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT ngµy 01/11/1995 cña Bé trëng Bé Tµi chÝnh - ®· söa ®æi, bæ sung). VËn dông vµo ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh, c«ng ty lùa chän chi tiÕt ®Õn tµi kho¶n cÊp 3, cÊp 4 tuú theo môc ®Ých vµ nhu cÇu sö dông (do c«ng ty tù quy íc). Tµi kho¶n 111 - tiÒn mÆt 1111 - TiÒn VN§ (11111, 11112... - Chi tiÕt c¸c ng©n hµng) 1112 - TiÒn mÆt ngo¹i tÖ (11121, 11122 - chi tiÕt c¸c ng©n hµng) Tµi kho¶n 112 - tiÒn göi ng©n hµng 1121 - TiÒn göi VN§ (11211, 11212... - chi tiÕt c¸c ng©n hµng) 1122 - TiÒn göi ngo¹i tÖ (11221, 11222 - chi tiÕt c¸c ng©n hµng) Tµi kho¶n 144 - ThÕ chÊp, ký quü, ký cîc ng¾n h¹n. Tµi kho¶n 151, 156, 157 Tµi kho¶n 311 - Vay ng¾n h¹n Tµi kho¶n 331 - Ph¶i tr¶ ngêi b¸n (chi tiÕt theo ®èi tîng) 3312 - Hµng nhËp khÈu Tµi kho¶n 333 - ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép ng©n s¸ch 33312 - ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu 3332 - ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt 3333 - ThuÕ xuÊt, nhËp khÈu Tµi kho¶n 3388 - Ph¶i tr¶ kh¸c Tµi kho¶n 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ Tµi kho¶n 511 - Doanh thu b¸n hµng Tµi kho¶n 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Tµi kho¶n 641, 642 - Chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Tµi kho¶n 911 - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Tµi kho¶n ghi ®¬n 003 - Hµng ho¸ nhËn b¸n hé, nhËn ký göi Tµi kho¶n ghi ®¬n 007 - Nguyªn tÖ c¸c lo¹i 3. H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông C«ng ty Intimex cã nhiÒu ®¬n vÞ trùc thuéc vµ cã nhiÒu nghiÖp vô ph¸t sinh, dïng nhiÒu lo¹i chøng tõ nªn c«ng ty sö dông h×nh thøc kÕ to¸n lµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. Tr×nh tù ghi sæ: Hµng ngµy hay ®Þnh kú c¨n cø vµo chøng tõ gèc ®· kiÓm tra hîp lÖ ®Ó ph©n lo¹i råi lËp chøng tõ ghi sæ. C¸c chøng tõ gèc cÇn ghi chi tiÕt ®ång thêi ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt. C¸c chøng tõ thu chi tiÒn mÆt hµng ngµy thñ quü ghi vµo sæ quÜ cuèi ngµy, chuyÓn cho kÕ to¸n quü. C¨n cø chøng tõ ghi sæ ®· lËp ghi vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ sau ®ã ghi vµo sæ c¸i. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo c¸c sæ chøng tõ kÕ to¸n chi tiÕt lËp b¶ng tæng hîp sè liÖu, chi tiÕt c¨n cø vµo sæ c¸i ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n. Cuèi th¸ng kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a sæ c¸i víi b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt, gi÷a b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c kho¶n víi sè ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Cuèi kú h¹ch to¸n, c¨n cø vµo sè liÖu c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n vµ b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ 1 Ghi hµng ngµy Sæ Ghi quÜ cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu Sæ ®¨ng ký 8 CTGS 1 Chøng tõ gèc 2 749c¸o 6 9 B¶ng B¸o Chøng c©n Sæ®èi tõc¸i tµighi tµichÝnh kho¶n sæ Sæ thÎ h¹ch to¸n chi tiÕt B¶ng hîp 5 chitæng tiÕt = S¬ ®å tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n chung cña toµn c«ng ty B¸o c¸o kÕ to¸n t¹i c¸c chi nh¸nh, trung t©m, xÝ nghiÖp B¸o c¸o kÕ to¸n riªng cña v¨n phßng c«ng ty Ghi sæ Ghi sæ TÊt KiÓm tra Chøng KiÓm tra Chøng c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t KiÓm tra Chøng C¸c nghiÖp vô sinh ®îc ghi vµo 2 sæ kÕ to¸n tæng hîp mét c¸ch riªng rÏ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ sæ c¸i. - Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ: Sæ nµy dïng ®Ó ®¨ng ký c¸c chøng tõ ghi sæ, sæ ®· lËp theo thø tù thêi gian, t¸c dông cña nã lµ qu¶n lý chÆt chÏ c¸c chøng tõ ghi sæ tr¸nh bÞ thÊt l¹c hoÆc bá sãt kh«ng ghi sæ, ®ång thêi sè liÖu cña sæ ®îc sö dông ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu cña b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chøng tõ ghi sæ Sè hiÖu Ngµy th¸ng Céng Ngêi ghi sæ (Ký, hä tªn) N¨m 2001. Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn - Céng th¸ng - Luü kÕ tõ ®Çu quý Ngµy .... th¸ng..... n¨m.... KÕ to¸n trëng Thñ trëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký tªn ®ãng dÊu) - Sæ c¸i: lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp, do cã nhiÒu nhiÖm vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ t¬ng ®èi phøc t¹p nªn c«ng ty dïng sæ c¸i nhiÒu cét, ngoµi ra c«ng ty cßn dïng mét sè sæ thÎ chi tiÕt kh¸c. 4. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty Intimex lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã t c¸ch ph¸p nh©n, cã con dÊu riªng, cã tµi kho¶n riªng t¹i ng©n hµng VietcomBank. C«ng ty hoµn toµn tù chñ vÒ kinh tÕ, tµi chÝnh. Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh cña c«ng ty cã chøc n¨ng qu¶n lý, gi¸m s¸t ®Ó ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ t×nh h×nh sö dông tµi s¶n, nguån vèn, thùc hiÖn ®óng nguyªn t¾c chÕ ®é cña ngµnh vµ cña Nhµ níc. KÕ to¸n c«ng ty cã nhiÖm vô theo dâi h¹ch to¸n riªng c¸ thÓ c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ®Ó lªn b¸o c¸o quyÕt to¸n toµn c«ng ty, cung cÊp sè liÖu ®¸ng tin cËy ®Ó ban gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh vµ ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®óng ®¾n. §Ó thùc hiÖn tèt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña c«ng ty ®îc tæ chøc hîp lý víi 10 kÕ to¸n vµ mét thñ quü. C¸c nh©n viªn trong phßng ®Òu ®· qua ®µo t¹o chuyªn ngµnh kÕ to¸n, cã nhiÒu n¨m c«ng t¸c trong ngµnh th¬ng m¹i. Lµ doanh nghiÖp cã m¹ng líi, chi nh¸nh ë nhiÒu n¬i nªn c«ng ty Intimex ¸p dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung, võa ph©n t¸n, võa thùc hiÖn chÕ ®é kho¸n doanh thu vµ lîi nhuËn lÊy thu bï chi ®èi víi c¸c phßng nghiÖp vô vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. T¹i mçi ®¬n vÞ thµnh viªn ®Òu cã phßng kÕ to¸n riªng t¬ng ®èi hoµn chØnh theo dâi h¹ch to¸n ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ, lªn b¸o c¸o quyÕt to¸n nép cho phßng kÕ to¸n cña c«ng ty theo ®Þnh kú díi sù híng dÉn cña kÕ to¸n trëng. T¹i v¨n phßng c«ng ty cã phßng kÕ to¸n trung t©m thùc hiÖn viÖc tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc göi lªn, ®ång thêi trùc tiÕp h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i v¨n phßng c«ng ty, tõ ®ã lËp b¸o c¸o tæng hîp chung cña toµn c«ng ty. Phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cã nhiÖm vô lËp toµn bé c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh cña c«ng ty nh kÕ ho¹ch vÒ vèn, vÒ chi phÝ lu th«ng, lç l·i... nªn c¸c nh©n viªn trong phßng ®îc s¾p xÕp vµ ph©n c«ng viÖc mét c¸ch râ rµng theo khèi lîng c«ng viÖc vµ møc ®é phøc t¹p cña c¸c nghiÖp vô. 1. KÕ to¸n trëng chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Nhµ níc vÒ qu¶n lý tµi chÝnh trong c«ng ty theo ®iÒu lÖ kÕ to¸n trëng Nhµ níc ®· ban hµnh. KÕ to¸n trëng gióp gi¸m ®èc c«ng ty chØ ®¹o thùc hiÖn thèng nhÊt c«ng t¸c kÕ to¸n vµ thèng kª, ®ång thêi kiÓm tra kiÓm so¸t t×nh h×nh kinh tÕ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. Phô tr¸ch chung ®iÒu hµnh c«ng viÖc trong phßng ®¸p øng yªu cÇu kinh doanh, ®iÒu hµnh vèn, c©n ®èi trong toµn c«ng ty. 2. Phã phßng kÕ to¸n gióp viÖc cho kÕ to¸n trëng, ®iÒu hµnh vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc lóc kÕ to¸n trëng ®i v¾ng. Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n tæng hîp, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú. 3. KÕ to¸n mua hµng: theo dâi vµ h¹ch to¸n toµn bé ho¹t ®éng mua hµng cña c«ng ty, bao gåm mua hµng néi ®Þa, thµnh phÈm s¶n xuÊt gia c«ng, tiÕp nhËn hµng nhËp khÈu. 4. KÕ to¸n b¸n hµng: theo dâi vµ h¹ch to¸n toµn bé ho¹t ®éng b¸n hµng cña c«ng ty, bao gåm xuÊt b¸n cho c¸c ®¬n vÞ trong níc, xuÊt khÈu, b¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n ®¹i lý, b¸n tr¶ gãp. 5. KÕ to¸n hµng tån kho: theo dâi vµ h¹ch to¸n c¸c ho¹t ®éng nhËp khÈu vµ tån kho hµng ho¸, thµnh phÈm ë tÊt c¶ c¸c kho cña c«ng ty. C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn, tån kho lÊy theo sè thùc tÕ t¹i phßng kÕ to¸n. 6. KÕ to¸n tµi chÝnh: theo dâi vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn, tµi s¶n cè ®Þnh, tµi s¶n lu ®éng, nguån vèn vµ c¸c quü xÝ nghiÖp, theo dâi chi phÝ vµ c¸c kho¶n c«ng nî néi bé, thanh to¸n víi ng©n s¸ch nhµ níc vµ ph©n phèi lîi nhuËn. 7. Thñ quü: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ quü tiÒn mÆt, ngo¹i tÖ, ng©n phiÕu cña c«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm thu, chi sè tiÒn trªn phiÕu thu, phiÕu chi. Ph¸t hiÖn tiÒn gi¶ do kh¸ch hµng tr¶, nÕu nhÇm lÉn ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm båi thêng. 8. KÕ to¸n thanh to¸n theo dâi ngo¹i tÖ, hµng xuÊt nhËp khÈu néi ®Þa, thuÕ vµ dÞch vô kiÒu hèi. ViÖc lËp chøng tõ ban ®Çu, h¹ch to¸n c¸c chøng tõ vµ ghi chÐp trªn c¸c b¸o biÓu, sæ s¸ch kÕ to¸n ®îc tiÕn hµnh thèng nhÊt theo quy ®Þnh chung cña ngµnh vµ Nhµ níc, thèng kª quyÕt to¸n vµ lËp b¸o c¸o theo quy ®Þnh hiÖn hµnh. ViÖc ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cña c«ng ty tiÕn hµnh thêng xuyªn theo quý, tæng kÕt theo n¨m tµi chÝnh tõ ngµy 01 th¸ng 01 ®Õn ngµy 31 th¸ng 12 hµng n¨m. Mäi chøng tõ liªn quan ®Õn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trªn sæ s¸ch kÕ to¸n ®Òu ®îc lu tr÷ trªn m¸y vi tÝnh cña c«ng ty vµ ®îc b¶o qu¶n cÈn thËn theo quy ®Þnh t¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan. Phßng kÕ to¸n c«ng ty b¸o c¸o kÕ to¸n toµn c«ng ty B¸o c¸o kÕ to¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn B¸o c¸o kÕ to¸n riªng c«ng ty Chøng tõ KiÓm tra Ghi sæ M« h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung, võa ph©n t¸n 5. Tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n tµi chÝnh ë ®¬n vÞ. Cø ba th¸ng mét lÇn, b¸o c¸o kÕ to¸n tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®îc göi ®Õn c«ng ty. C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm tæng hîp c¸c b¸o c¸o ®Ó s¸u th¸ng mét lÇn göi lªn Bé, ban, ngµnh cã liªn quan nh Bé Tµi chÝnh, Bé Th¬ng m¹i, Côc Thèng kª. C«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho, VAT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ. Ngoµi c¸c b¸o c¸o b¾t buéc do Bé Tµi chÝnh ban hµnh: B¶ng c©n ®èi tµi s¶n, b¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, c«ng ty cßn lËp mét sè b¸o c¸o phôc vô cho môc ®Ých qu¶n trÞ néi bé nh: b¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶, b¸o c¸o kiÓm kª quý, n¨m, b¸o c¸o quyÕt to¸n. 6. HÖ thèng sæ kÕ to¸n. Sæ kÕ to¸n lµ ph¬ng tiÖn vËt chÊt ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kÕ to¸n. ViÖc lùa chän h×nh thøc sæ kÕ to¸n phï hîp víi quy m« cña doanh nghiÖp, phï hîp víi tr×nh ®é kÕ to¸n, ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n. H×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n lµ h×nh thøc kÕt hîp c¸c lo¹i sæ s¸ch cã kÕt cÊu kh¸c nhau theo mét tr×nh tù h¹ch to¸n nhÊt ®Þnh nh»m hÖ thèng ho¸ vµ tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu theo yªu cÇu qu¶n lý kinh doanh. T¹i c«ng ty Intimex, tríc ®©y trong nh÷ng n¨m ®Çu míi thµnh lËp, c«ng ty sö dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ. Nhng trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, do yªu cÇu qu¶n lý, chøng tõ ghi sæ ®îc lùa chän lµ h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n kÕ to¸n. §Æc trng c¬ b¶n cña h×nh thøc nµy lµ: C¨n cø trùc tiÕp ®Ó ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp lµ "chøng tõ ghi sæ". HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông hÖ thèng m¸y vi tÝnh ®Ó gi¶m nhÑ søc lao ®éng cho bé m¸y kÕ to¸n. H×nh thøc chøng tõ - ghi sæ bao gåm c¸c lo¹i sæ sau: - Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. - Sæ c¸i. - C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. (§èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu, c«ng ty thêng dïng c¸c sæ chi tiÕt vµ c¸c sæ c¸i sau: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 1561, 1562, 144, 1312, 3312, 3388, 1112, 1122...; Sæ c¸i tµi kho¶n 1561, 1562, 3312, 1112, 1122, 333...) Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc chøng tõ - ghi sæ cña phßng kÕ to¸n c«ng ty nh sau: Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc, kÕ to¸n lËp chøng tõ ghi sæ. C¨n cø vµo chøng tõ ghi sæ ®Ó ghi vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, sau ®ã dïng ®Ó ghi vµo sæ c¸i. C¸c chøng tõ gèc, sau khi lµm c¨n cø lËp chøng tõ ghi sæ ®îc dïng ®Ó ghi vµo sæ c¸i. C¸c chøng tõ gèc, sau khi lµm c¨n cø lËp chøng tõ ghi sæ ®îc dïng ®Ó ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. Cuèi th¸ng ph¶i kho¸ sæ, tÝnh ra tæng sè tiÒn cña c¸c nghiÖp vô tµi chÝnh kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, tÝnh tæng sè ph¸t sinh nî, tæng sè ph¸t sinh cã vµ sè d cña tõng tµi kho¶n trªn sæ c¸i. C¨n cø vµo sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sau khi ®èi chiÕu khíp ®óng, sè liÖu ghi trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt (®îc lËp tõ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt) ®îc dïng ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh (theo quý). Quan hÖ ®èi chiÕu, kiÓm tra ph¶i ®¶m b¶o tæng sè ph¸t sinh nî vµ tæng sè ph¸t sinh cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trªn b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng nhau vµ b»ng tæng sè tiÒn ph¸t sinh trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Tæng sè d nî vµ tæng sè d cã cña c¸c tµi kho¶n trªn b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh ph¶i b»ng sè d cña tõng tµi kho¶n t¬ng øng trªn b¶ng tæng hîp chi tiÕt. Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ gèc Sæ quÜ Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Sæ ®¨ng §èikýchiÕu, chøng kiÓm tra tõ gèc B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc B¶ng B¸o c¸o c©ntõtµi ®èi Chøng Sæ sæ c¸i sè ghi ph¸t chÝnh sinh B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ, thÎ K.to¸n chi tiÕt PhÇn II Tæ chøc c«ng t¸c tiÒn l¬ng vµ kho¶n trÝch theo l¬ng I. Lý luËn chung vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n tiÒn l¬ng & BHXH 1. Néi dung, ý nghÜa, nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n, tiÒn l¬ng, BHXH ë c«ng ty XNK Intimex. a) Lao ®éng vµ c¸c lo¹i lao ®éng ë c«ng ty. Lao ®éng lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ lµ yÕu tè mang tÝnh quyÕt ®Þnh mµ bÊt cø doanh nghiÖp nµo còng cÇn ph¶i cã dï Ýt hay nhiÒu tuú thuéc theo quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. * C¸c lo¹i lao ®éng: Tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty lµ 387 ngêi, trong ®ã sè c«ng nh©n trùc tiÕp chiÕm Ýt vµ c¸c c¸n bé CNV lµ chñ yÕu. Cô thÓ ta cã c¬ cÊu c«ng nh©n viªn cña c«ng ty XNK Intimex Tæng sè 387 Trong ®ã: §¹i häc 315 Tr×nh ®é Trung cÊp 15 C«ng nh©n kü thuËt 57 Lao ®éng gi¸n tiÕp: 243 Lao ®éng trùc tiÕp: 144 - Lùc lîng lao ®éng t¹i c«ng ty chia lµm 2 nhãm: + Lao ®éng trùc tiÕp: Lµ nh÷ng ngêi trùc tiÕp tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, trùc tiÕp qu¶n lý kü thuËt s¶n xuÊt, c¸c c«ng nh©n s¶n xuÊt ë bé phËn xÝ nghiÖp. + Lao ®éng gi¸n tiÕp: Lµ nh÷ng ngêi lµm nhiÖm vô tæ chøc qu¶n lý phßng ban, phßng kinh tÕ tæng hîp, phßng TCKT, phßng Tæ chøc lao ®éng tiÒn l¬ng, phßng hµnh chÝnh, phßng Qu¶n trÞ, phßng xuÊt nhËp khÈu vµ 5 phßng nghiÖp vô kinh doanh 1, 2,4, 6, 8. Nh»m thóc ®Èy s¶n xuÊt ph¸t triÓn t¨ng cêng n¨ng suÊt lao ®éng kÕ to¸n cÇn h¹ch to¸n chÝnh x¸c vÒ lao ®éng, ®Ó qu¶n lý sè lîng lao ®éng, xÝ nghiÖp cÇn sö dông b¶ng chÊm c«ng vµ ®a vµo danh s¸ch lao ®éng cña tõng ®éi, tæ cña phßng ban theo dâi ghi tõng c«ng nh©n trong th¸ng. Tõ ®ã lµm c¬ së ®Ó tÝnh l¬ng cho c«ng nh©n viªn. N©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng tæ chøc h¹ch to¸n viÖc sö dông thêi gian lao ®éng vµ kÕt qu¶ lao ®éng. Chøng tõ sö dông lµ phiÕu x¸c nhËn s¶n lîng hµng ngµy cña tõng ngêi hay tõng bé phËn l¾p r¸p. b. TiÒn l¬ng vµ c¸c lo¹i tiÒn l¬ng ë c«ng ty Intimex. * TiÒn l¬ng: Lµ kho¶n thï lao mµ doanh nghiÖp tr¶ cho ngêi lao ®éng ®Ó hä cã thÓ t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng, bï ®¾p søc lao ®éng mµ hä ®· bá ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. * C¸c h×nh thøc tr¶ l¬ng: C«ng ty ¸p dông 2 h×nh thøc tr¶ l¬ng. + Tr¶ l¬ng theo thêi gian: TÝnh cho lao ®éng thuéc khèi gi¸n tiÕp lµm c«ng t¸c v¨n phßng nh: phßng gi¸m ®èc, phßng kÕ to¸n, phßng tæ chøc lao ®éng tiÒn l¬ng, phßng hµnh chÝnh, phßng qu¶n trÞ, phßng XNK... + Tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm: §©y lµ h×nh thøc tr¶ l¬ng chÝnh cña c«ng ty. Theo h×nh thøc nµy tiÒn l¬ng cña c«ng nh©n viªn hoµn thµnh theo x¸c nhËn cña kh¸ch hµng, theo n¨ng suÊt lao ®éng vµ cña phßng qu¶n lý ghi, theo dâi. Tr¶ l¬ng theo h×nh thøc nµy nµy tr¶ cho khèi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt ë c¸c ®éi l¾p r¸p... H×nh thøc tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm ®· ®¶m b¶o sù c«ng b»ng cho ngêi lao ®éng, bªn c¹nh ®ã cßn khuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn lµm viÖc cã hiÖu qu¶, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Hµng th¸ng sau khi kÕ to¸n ®· tiÕn hµnh tæng hîp tiÒn l¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn theo tõng ®èi tîng sö dông vµ tÝnh to¸n c¸c kho¶n BHXH, BHYT, KPC§ theo mÉu qui ®Þnh viÖc lËp b¶ng "Ph©n bæ tiÒn l¬ng vµ trÝch BHXH" mÉu sè 01/L§TL th× míi c¨n cø vµo ®ã ®Ó tr¶ l¬ng cho c«ng nh©n viªn mét c¸ch chÝnh x¸c. c. C¸c kho¶n trÝch theo l¬ng ë c«ng ty: - C«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é tû lÖ trÝch BHXH, BHYT, KPC§ theo quy ®Þnh cña Nhµ níc. + BHXH: C«ng ty trÝch 20% tiÒn l¬ng c¬ b¶n ph¶i tr¶ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®ã 15% tÝnh vµo chi phÝ gi¸ thµnh bé phËn cã liªn quan cßn 5% ngêi lao ®éng ph¶i nép b»ng c¸ch khÊu trõ vµo l¬ng. + BHYT: trÝch nép 3% tiÒn l¬ng c¬ b¶n ph¶i tr¶ CBCNV trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ gi¸ thµnh vµ 1% ngêi lao ®éng ph¶i nép b»ng c¸ch khÊu trõ l¬ng. + KPC§: §îc trÝch lµ 2% tiÒn l¬ng thùc tÕ ph¶i tr¶ CBCNV nh vËy trong tæng sè 25% trÝch 19% tÝnh vµo chi phÝ vµ 6% khÊu trõ vµo l¬ng. 2. Vai trß cña lao ®éng tiÒn l¬ng vµ kho¶n trÝch theo l¬ng ë c«ng ty: Lao ®éng lµ mét trong 3 yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kh«ng cã lao ®éng th× kh«ng cã s¶n phÈm, tõ s¶n phÈm ®em ®i tiªu thô th× míi thu vÒ ®îc lîi nhuËn ®Ó c«ng ty ph¸t triÓn. V× vËy lao ®éng cã vai trß cùc kú quan träng trong s¶n xuÊt, ë bÊt kú doanh nghiÖp nµo dï lín hay nhá. §Ó bï ®¾p søc lao ®éng mµ ngêi lao ®éng ®· bá ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh th× tiÒn l¬ng lµ kho¶n thï lao mµ doanh nghiÖp tr¶ cho hä ®Ó hä cã thÓ t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng, tiÕp tôc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tiÕp theo. TiÒn l¬ng lu«n g¾n liÒn kÕt qu¶ thêi gian mµ ngêi lao ®éng ®· tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ lµ ®iÒu kiÖn quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®îc ®Ó t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng, duy tr× cuéc sèng ngêi lao ®éng vµ lµ mét ®ßn bÈy hÕt søc quan träng thóc ®Èy ngêi lao ®éng h¨ng say s¶n xuÊt. §èi víi c¸c kho¶n trÝch BHXH, BHYT, KPC§ ë c«ng ty cã mét vai trß rÊt lín, víi môc ®Ých nh»m t¹o ra nguån tµi trî cho c«ng nh©n viªn trong trêng hîp hä nghØ èm ®au, thai s¶n, tai n¹n lao ®éng, mÊt søc, nghØ hu... vµ phôc vô ch¨m sãc søc khoÎ cho c«ng nh©n viªn khi hä ®i kh¸m ch÷a bÖnh. II. Ph¬ng ph¸p tÝnh l¬ng, tr¶ l¬ng, tÝnh BHXH thay l¬ng vµ ph¬ng ph¸p nép BHXH, BHYT, KPC§. 1. Ph¬ng ph¸p tÝnh l¬ng vµ tr¶ l¬ng. a. §èi víi bé phËn gi¸n tiÕp. - C«ng ty tr¶ l¬ng theo h×nh thøc l¬ng thêi gian, nã ®îc ¸p dông ®èi víi ®éi ngò CBCNV cña c«ng ty trong c¸c phßng ban qu¶n lý. C«ng thøc: Møc l¬ng ®îc lÜnh = L¬ng thêi gian x HÖ sè b×nh qu©n chung + Kho¶n phô cÊp (nÕu cã) Mµ: L¬ng thêi gian = x Sè ngµy c«ng lµm viÖc thùc tÕ trong th¸ng. HÖ sè b×nh qu©n chung= Cô thÓ trong th¸ng 01/2001 bµ NguyÔn ThÞ Phó trëng phßng kÕ to¸n cã møc l¬ng c¬ b¶n 625.700®. Trong th¸ng Bµ ®i lµm ®ñ sè ngµy lµm viÖc theo chÕ ®é cho bé phËn v¨n phßng lµ 24 ngµy. HÖ sè b×nh qu©n chung lµ 2.10 Bµ ®· lµm ®îc sè ngµy c«ng lµm viÖc thùc tÕ lµ 25,5 c«ng, biÕt Bµ cã tiÒn l¬ng phô cÊp lµ 137.000® vËy ta tÝnh ®îc l¬ng cña Bµ Phó nh sau: Møc l¬ng ®îc lÜnh: Møc l¬ng ®îc lÜnh = (x 25,5) x 210 + 137.000® = 1.397.500® VËy l¬ng cña Bµ Phó ®îc lÜnh trong th¸ng 01 lµ 1.397.500® b. §èi víi bé phËn trùc tiÕp: - §Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh chÝnh x¸c sè lîng vµ chÊt lîng s¶n phÈm hoÆc khèi lîng c«ng viÖc hoµn thµnh cña tõng tæ ®éi, c«ng nh©n l¾p r¸p lµm c¨n cø tÝnh tr¶ l¬ng kiÓm tra sù phï hîp cña tiÒn l¬ng ph¶i tr¶ víi kÕt qu¶ lao ®éng. C¸c chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n kÕt qu¶ lao ®éng trong doanh nghiÖp lµ phiÕu giao viÖc s¶n xuÊt vµ x¸c nhËn khèi lîng s¶n phÈm c«ng viÖc hoµn thµnh trong ngµy. - Hµng th¸ng c¨n cø vµo phiÕu trªn, ghi râ néi dung c«ng viÖc vµ x¸c nhËn s¶n lîng vµo trong phiÕu vµ ghi râ tõng c¸ nh©n s¶n xuÊt trong ngµy ®ã. Sau khi ®· ®îc c¸n bé nghiÖm thu vµ x¸c nhËn, ghi kÕt qu¶ ®ã vµo phiÕu s¶n xuÊt. - §Ó tÝnh l¬ng cho c«ng nh©n s¶n xuÊt, kÕ to¸n thanh to¸n l¬ng ph¶i tËp hîp c¸c chøng tõ lµm c¬ së cho viÖc x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè tiÒn cña tõng c«ng nh©n s¶n xuÊt. V× ®Æc ®iÓm cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu vµ tiªu dïng do ®ã cã nhiÒu ph¬ng ph¸p tÝnh l¬ng cho c«ng nh©n s¶n xuÊt trùc tiÕp ë tõng tæ, ®éi. Díi ®©y lµ mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p tÝnh l¬ng cña c«ng ty. §©y lµ ph¬ng ph¸p ®¬n gi¶n nhÊt ®îc ¸p dông thùc tÕ t¹i c«ng ty. C«ng thøc: Møc l¬ng ®îc lÜnh = L¬ng thêi gian + L¬ng kho¸n + phô cÊp (nÕu cã). Mµ: +L¬ng thêi gian: §îc tÝnh t¬ng tù nh l¬ng ë bé phËn gi¸n tiÕp + L¬ng kho¸n = x Sè ngµy c«ng thùc tÕ trong th¸ng. Cô thÓ trong th¸ng 01/2001 anh TrÇn V¨n C«ng cña tæ l¾p r¸p xe m¸y cã møc l¬ng c¬ b¶n lµ 530.700® anh ®· lµm ®ñ sè ngµy lµm viÖc theo chÕ ®é lµ 26 ngµy (víi c«ng nh©n l¾p r¸p). Sè tiÒn b×nh qu©n cña 1 ngµy c«ng lµm viÖc trong th¸ng cña tæ l¾p r¸p lµ 4.022®/ngµy c«ng. Vµ tæng sè ngµy c«ng thùc tÕ lµm viÖc trong th¸ng cña anh C«ng ®¹t 25 c«ng. BiÕt anh kh«ng cã phô cÊp l¬ng. VËy l¬ng cña anh C«ng trong th¸ng 01 sÏ lµ: Møc l¬ng ®îc lÜnh = (x 25) + (7.02 x 25) = 685.800® VËy anh C«ng ®îc lÜnh trong th¸ng 1 lµ 685.800® - Hµng th¸ng c«ng ty tr¶ l¬ng lµm 2 kú Kú 1 lµ thanh to¸n t¹m øng vµo ngµy 10 hµng th¸ng. Møc thanh to¸n kh«ng vît qu¸ 50% l¬ng thùc tÕ. Kú 2 thanh to¸n nèt sè tiÒn mµ c«ng nh©n lÜnh sau khi trõ ®i kho¶n t¹m øng kú 1 vµ ®îc thanh to¸n vµo cuèi th¸ng. Cô thÓ: C¨n cø b¶ng thanh to¸n l¬ng th¸ng 01/2001 cña tæ l¾p r¸p xe m¸y cña c«ng ty cã c« Vò Kim Anh cã møc l¬ng thùc tÕ ®îc lÜnh trong th¸ng lµ 646.100®. KÕ to¸n ®· t¹m chi t¹m øng ®Çu th¸ng lµ 400.000® tõ ®©y ta cã møc l¬ng ®îc lÜnh kú 2 cña c« Anh lµ: Møc l¬ng lÜnh kú 2 = 646.100® - 400.000® = 246.100® 2. Ph¬ng ph¸p tÝnh BHXH tr¶ thay l¬ng cña c«ng ty. * Theo chÕ ®é míi quy ®Þnh BHXH tr¶ thay l¬ng ®îc tÝnh tõng trêng hîp ®îc tr¶ nh sau: - Trêng hîp nghØ ®Î thai s¶n. + Thêi gian ®îc nghØ hëng BHXH: §îc nghØ 4th¸ng trong ®iÒu kiÖn lµm viÖc b×nh thêng. §îc nghØ 5 th¸ng ®èi víi c«ng nh©n lµm viÖc ®éc h¹i, nÆng nhäc lµm viÖc theo chÕ ®é sai hoÆc ë n¬i cã phô cÊp khu vùc hÖ sè lµ 0,5; 0,7. §îc nghØ 6 th¸ng ®èi víi ngêi lµm viÖc ë n¬i cã phô cÊp khu vùc hÖ sè lµ 1.