Tài liệu Tiểu luận bằng chứng kiểm toán và các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán

Mục lục B.Nội dung........................................................................................................3 Chương I: Bằng chứng kiểm toán và phương pháp thu thập.....................3 I. Bằng chứng kiểm toán............................................................................3 1. Khái niệm............................................................................................3 2. Vai trò của bằng chứng kiểm toán.......................................................4 3. Phân loại bằng chứng kiểm toán..........................................................5 4. Tính chất của bằng chứng kiểm toán...................................................6 II. Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán...........................................10 1. Kiểm kê vật chất................................................................................10 2. Lấy xác nhận......................................................................................11 3. Xác minh tài liệu................................................................................13 4. Quan sát.............................................................................................14 5. Phỏng vấn..........................................................................................15 7. Phân tích............................................................................................17 Chương II: Thực trạng áp dụng các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán........................................................................................................20 1. Kiểm kê...................................................................................................20 2. Lấy xác nhận..........................................................................................20 3. Xác minh tài liệu.....................................................................................21 4. Quan sát...................................................................................................21 5. Phỏng vấn................................................................................................22 6. Tính toán lại.............................................................................................23 7. Phân tích..................................................................................................23 Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp.....................................................24 1. Kiểm kê vật chất...................................................................................24 2. Lấy xác nhận.........................................................................................24 3. Xác minh tài liệu...................................................................................25 4. Quan sát.................................................................................................25 5. Phỏng vấn..............................................................................................25 6. Tính toán lại..........................................................................................25 7. Phân tích................................................................................................26 C. Kết luận.....................................................................................................27 Danh mục tài liệu tham khảo.......................................................................28 1 A.Lời mở đầu Trong nền kinh tế hội nhập và mở cửa, thị trường vốn ngày càng sôi động tại Việt Nam, rất nhiều công ty mở rộng sản xuất kinh doanh tham gia vào các thị trường vốn, vấn đề minh bạch báo cáo tài chính lại càng trở nên cần thiết. Nhu cầu về kiểm toán càng trở thành tất yếu, kiểm toán không chỉ là công cụ kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin tạo niềm tin cho người quan tâm mà kiểm toán đã phát triển thành một nghề cung cấp các dịch vụ về kiểm toán, tư vấn tài chính, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý …và ngày càng nắm giữ vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Tuy nhiên người sử dụng báo cáo kiểm toán cũng yêu cầu những thông tin mà họ được cung cấp là trung thực, hợp lý, khách quan, có độ tin cậy cao để đưa ra quyết định theo trách nhiệm của mình, quyết định liên quan đến việc đầu tư vốn, cho vay, mua bán tài sản. Vì vậy những kết luận của kiểm toán viên nhằm xác minh tính trung thực và hợp lý của Báo cáo tài chính đã được kiểm toán phải được đảm bảo bằng những bằng chứng đầy đủ và hiệu lực. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để thu thập đầy đủ các bằng chứng có giá trị và các phương pháp tiến hành thu thập chúng đảm bảo với mức chi phí phù hợp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, dựa vào những kiến thức đã được trang bị và tìm hiểu trên thực tế em đi vào nghiên cứu đề tài: “Bằng chứng kiểm toán và các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán” với mong muốn hiểu sâu thêm về vấn đề thu thập bằng chứng kiểm toán trong hoạt động kiểm toán hiện nay. Nội dung đề tài gồm: 2 Chương I: Bằng chứng kiểm toán và các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán. Chương II: Thực trạng áp dụng các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán. Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp 3 B.Nội dung Chương I: Bằng chứng kiểm toán và phương pháp thu thập I. Bằng chứng kiểm toán 1. Khái niệm Bằng chứng kiểm toán nói riêng hay bằng chứng nói chung đều là căn cứ để đưa ra một kết luận,một vấn quan tâm. Trước hết theo từ điển tiếng Việt: “Bằng chứng là những vật hoặc việc dùng làm bằng để chứng tỏ việc là có thật” như vậy bằng chứng là một căn cứ rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau không chỉ trong lĩnh vực kiểm toán. Ngay trong cuộc sống hàng ngày khi muốn đưa ra một ý kiến một nhận xét hay tranh luận một vấn đề cũng cần phải có những căn cứ cụ thể. Đặc biệt trong luật pháp bằng chứng trở thành những căn cứ pháp lý để quy kết tội danh cũng như minh chứng sự vô tội cho chủ thể. Trong lĩnh vực kiểm toán bằng chứng được giới hạn hẹp hơn đó là bằng chứng kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500: “ Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các thông tin này kiểm toán viên hình thành nên ý kiến của mình. Bằng chứng kiểm toán bao gồm các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu, thông tin từ những nguồn khác.” Bằng chứng kiểm toán không bị giới hạn về hình thức, loại hình, nó là tất cả những tài liệu mà kiểm toán viên có thể thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán không những có giá trị về mặt kinh tế mà cả trên các vấn đề pháp luật, khoa học kĩ thuật,…Như vậy các bằng chứng thu thập được rất phong phú đa dạng, mỗi loại bằng chứng sẽ làm cơ sở hình thành nên những ý kiến kiểm toán về những vấn đề khác nhau.Tuy nhiên mỗi cuộc kiểm toán đều có những mục đích nhất định vì thế kiểm toán viên cần lựa chọn những thông tin thích hợp với mục tiêu kiểm toán đang tiến hành. Ví dụ nếu 4 mục tiêu cuộc kiểm toán là đánh giá khả năng thanh toán của công ty giúp các Ngân hàng, nhà đầu tư có quyết định cho vay đối với doanh nghiệp thì các bằng chứng được căn cứ là chủ yếu như: hệ số khả năng thanh toán tổng hợp, hệ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số khả năng thanh toán tức thời, giá trị của các tài sản thế chấp, tình hình tài chính của doanh nghiệp,… còn những bằng chứng về nhân công, tính tuân thủ pháp luật,… sẽ có ít vai trò trong việc hình thành ý kiến kiểm toán trong trường hợp này. Như vậy quyết định thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán thu thập được giúp kiểm toán viên đưa ra ý kiến xác đáng về đối tượng kiểm toán có ỹ nghĩa quan trọng đến sự thành công của cuộc kiểm toán. Khác với bằng chứng kiểm toán bằng chứng pháp lý là những gì chứng minh được một sự kiện hoặc một quan hệ pháp luật.Chủ thể tiến hành thu thập bằng chứng pháp lý là cơ quan bảo vệ và thừa hành pháp luật. Bằng chứng pháp lý liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp lý, kinh tế, văn hoá,…Mục đích thu thập bằng chứng pháp lý là kiểm tra tính tuân thủ pháp luật của công ty được kiểm toán nhưng không xem xét đến mức độ ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Trong khi đó bằng chứng kiểm toán có chủ thể thu thập là các kiểm toán viên, đối tượng và mục đích chỉ trong lĩnh vực kiểm toán. Khi kiểm toán một công ty “ Việc đánh giá và xác định hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định nói chung không phải là trách nhiệm nghề nghiệp của kiểm toán viên và các công ty kiểm toán” Tuy nhiên bằng chứng kiểm toán cũng có thể bao gồm cả bằng chứng pháp lý nếu việc không tuân thủ pháp luật của công ty kiểm toán làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. 2. Vai trò của bằng chứng kiểm toán Bằng chứng kiểm toán giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong các cuộc kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán là cơ sở để hình thành nên kết quả 5 cuối cùng của toàn bộ cuộc kiểm toán đó là kết luận kiểm toán. Như vậy sự thành công của cuộc kiểm toán phụ thuộc trước hết vào việc thu thập và sau đó là đánh giá các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Kết luận kiểm toán khó có thể nhận định xác đáng về đối tượng được kiểm toán nếu bằng chứng thu được không đầy đủ, không phù hợp và có độ tin cậy không cao. Với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công ty kiểm toán, chất lượng kiểm toán là thước đo uy tín của các công ty trên thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty kiểm toán. Việc đánh giá chất lượng hoạt động kiểm toán phải dựa trên việc thu thập bằng chứng kiểm toán có đầy đủ và phù hợp với mục tiêu kiểm toán trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm toán của công ty. Bằng chứng kiểm toán là cơ sở giúp chủ nhiệm kiểm toán, Ban giám đốc kiểm tra kiểm soát việc thực hiện của kiểm toán viên, giúp cơ quan tư pháp giám sát đối với chủ thể kiểm toán. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp kiện tụng giữa công ty kiểm toán và người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính thì bằng chứng kiểm toán chính là cơ sở để kiểm toán viên chứng minh, bảo vệ ý kiến của mình trước cơ quan luật pháp. Trong cơ chế thị trường, có nhiều người quan tâm tới tình hình tài chính và sự phản ánh của nó trong tài liệu kế toán, những kết luận của kiểm toán viên trong báo cáo kiểm toán tạo niềm tin cho người sử dụng chúng. Tuy nhiên họ chỉ tin tưởng vào các kết luận này nếu chúng được đưa ra khi kiểm toán viên đã thu thập đầy đủ bằng chứng có hiệu lực xác nhận rằng các thông tin kinh tế tài chính đều không có sự sai lệch nghiêm trọng. 3. Phân loại bằng chứng kiểm toán Có nhiều cách phân loại bằng chứng kiểm toán, ứng với mỗi cách phân loại bằng chứng được chia thành các loại hình khác nhau a. Phân loại bằng chứng kiểm toán theo nguồn gốc hình thành 6 Căn cứ theo nguồn gốc của các tài liệu, thông tin kiểm toán thu thập được bằng chứng kiểm toán được chia thành: -Bằng chứng kiểm toán thu thập một cách trực tiếp bởi kiểm toán viên. Bằng chứng này có độ tin cậy cao nhất, vì chúng do kiểm toán viên tự khai thác, phát hiện bằng việc phân tích, tính toán, kiểm kê, quan sát,.. -Bằng chứng thu được từ bên thứ ba độc lập với đơn vị được kiểm toán. Bên thứ ba bao gồm: các nhà cung cấp, chủ nợ, khách hàng, Ngân hàng, các tổ chức tài chính tín dụng, cơ quan thuế,.. -Bằng chứng do đơn vị kiểm toán cung cấp. b. Phân loại bằng chứng kiểm toán theo loại hình Theo loại hình bằng chứng được chia thành 2 loại: -Bằng chứng bằng tài liệu, văn bản, biên bản: biên bản kiểm kê, sổ sách kế toán, thư xác nhận,… -Bằng chứng trình bày bằng miệng: phỏng vấn,… Ngoài ra bằng chứng kiểm toán còn được chia thành hai loại có sẵn và loại kiểm toán viên phải tạo ra: -Tài liệu có sẵn( chứng từ kiểm toán), đây là nguồn bằng chứng phổ biến vì nó cung cấp bằng chứng với tốc độ nhanh và chi phí thấp. Nó gồm các chứng từ, sổ sách kế toán, các giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập, biên bản họp hội đồng quản trị,… -Tài liệu được tạo ra như: thư xác nhận, các phiếu câu hỏi phỏng vấn, các tài liệu chứng minh,… 4. Tính chất của bằng chứng kiểm toán Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 quy định “ Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán” Như vậy, để đưa ra được kết luận kiểm toán thì kiểm toán viên 7 phải thu thập được những bằng chứng kiểm toán thuyết phục. Tính thuyết phục của bằng chứng kiểm toán được thể hiện bởi hai tính chất quan trọng: tính hiệu lực và tính đầy đủ. b. Tính hiệu lực: Tính hiệu lực là khái niệm chỉ độ tin cậy hay chất lượng của bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng có tính hiệu lực cao sẽ giúp cho kiểm toán đưa ra được những kết luận chính xác, xác thực với thực trạng báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: -Loại hình bằng chứng: Bằng chứng bằng văn bản có độ tin cậy cao hơn bằng chứng bằng chứng bằng miệng. Bằng chứng bằng văn bản bao giờ cũng để lại dấu vết đó là chữ kí của người lập, người phê duyệt, người thực hiện,… gắn trách nhiệm của họ đối với việc đưa ra bằng chứng, bằng chứng bằng miệng thường ít có căn cứ. Ví dụ biên bản kiểm kê có được khi kiểm toán viên chứng kiến hoặc trực tiếp tham gia kiểm kê có độ tin cậy cao hơn là bằng chứng thu được do phỏng vấn thu kho của đơn vị. -Nguồn gốc thu thập bằng chứng kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán, bằng chứng có nguồn gốc càng độc lập với đối tượng được kiểm toán thì càng có hiệu lực. Bằng chứng thu được do kiểm toán viên xem xét thực tế, quan sát, tính toán, phân tích, điều tra bao giờ cũng có độ tin cậy cao nhất, bằng chứng thu được từ nguồn độc lập bên ngoài ( như giấy xác nhận của khách hàng, hoá đơn mua hàng, giấy báo nợ có của ngân hàng,…) có độ tin cậy cao hơn bằng chứng kiểm toán có được nhờ khách hàng cung cấp ( ví dụ như các tài liệu kế toán của đơn vị) -Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động có hiệu quả thì khả năng 8 tồn tại sai phạm mà hệ thống không phát hiện ra sẽ ít hơn, bằng chứng thu được có độ tin cậy cao. -Tính thời kỳ, thời điểm của bằng chứng kiểm toán: mỗi một đối tượng kiểm toán có một thời điểm kiểm tra thích hợp. Đối với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán của đơn vị, chứng cứ có tính thuyết phục hơn khi nó được thu thập càng gần ngày lập Bảng cân đối kế toán. Đối với các khoản mục trên Báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị chứng cứ sẽ có chất lượng hơn nếu mẫu được lấy trong suốt thời kỳ kiểm toán. -Sự kết hợp của các bằng chứng kiểm toán: Một kết luận được căn cứ bởi nhiều bằng chứng sẽ có hiệu lực hơn. Nếu một khoản nợ nhà cung cấp trên sổ kế toán của công ty khớp với số tiền trong thư xác nhận của người bán hai thông tin này có độ tin cậy cao hơn là một thông tin đơn lẻ. -Ngoài ra trình độ chuyên môn của các cá nhân cung cấp thông tin cũng có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng của bằng chứng kiểm toán. Những bằng chứng thu được từ ý kiến của chuyên gia có chuyên môn nghiệp vụ cao bao giờ cũng có chất lượng hơn là bằng chứng từ những người ít am hiểu về lĩnh vực đó. c. Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán Đầy đủ là khái niệm dùng để số lượng chủng loại bằng chứng kiểm toán cần thu thập để đưa ra kết luận cho cuộc kiểm toán. Không có thước đo chung cho tính đầy đủ, vấn đề này đòi hỏi rất lớn ở sự suy đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên trong từng tình huống cụ thể. Trên thực tế thường chấp nhận kiểm toán viên thu thập bằng chứng ở mức độ “ có tính thuyết phục” hơn là “ có tính chắc chắn”. Kiểm toán viên cần phải cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng đến tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán. -Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán: Bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy càng thấp thì càng phải thu thập nhiều bằng chứng. Một ( một số ít) 9 bằng chứng có độ tin cậy thấp chưa đủ để nhận định một cách các đáng về đối tượng kiểm toán. Một sự khẳng định của kiểm toán viên cần phải dựa trên cơ sở vững chắc vì vậy trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán viên phải thu thập càng nhiều thông tin cùng xác minh cho một vấn đề thì bằng chứng thu được sẽ càng đáng tin cậy hơn. -Tính trọng yếu của bằng chứng kiểm toán: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: “ Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin( một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hay thiếu chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính” Theo yêu cầu của chuẩn mực “ báo cáo tài chính đã được kiểm toán không còn chứa đựng những sai sót trọng yếu so với ý kiến của kiểm toán viên trong báo cáo kiểm toán” Như vậy đối tượng cụ thể của kiểm toán càng trọng yếu thì số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập càng nhiều, khi đó kiểm toán viên mới có thể đưa ra ý kiến xác đáng về đối tượng kiểm toán, nếu không những sai sót xảy ra ở đối tượng này có thể ảnh hưởng trọng yếu đối với báo cáo tài chính. -Mức độ rủi ro: Những đối tượng được đánh giá có khả năng cao thì số lượng bằng chứng cần phải thu thập nhiều. Ví dụ vốn bằng tiền là khoản mục có độ rủi ro rất cao bởi vì tiền gọn nhẹ, dễ bị biển thủ, các nghiệp vụ liên quan đến tiền xảy ra nhiều, để giảm thiểu rủi ro kiểm toán phải tăng cường các biện pháp kiểm tra tiền như là kiểm kê, kiểm tra chi tiết tăng số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập được. -Tính kinh tế, chi phí của việc thu thập bằng chứng kiểm toán: số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập được luôn tỉ lệ nghịch với chi phí kiểm toán. Vấn đề đặt ra các công ty kiểm toán luôn cố gắng hạ thấp chi phí kiểm toán để cạnh tranh trên thị trường kiểm toán đang sôi động hiện nay. Vì vậy đối với 10 từng khoản mục cụ thể kiểm toán viên phải xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phù hợp để cân đối với toàn bộ chi phí của một cuộc kiểm toán. II. Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán Để thu thập được các bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực, kiểm toán viên cần phải áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp với từng điều kiện, hoàn cảnh , đặc điểm của đối tượng kiểm toán. Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán được hiểu là các thủ tục, biện pháp tác nghiệp mà kiểm toán viên tiến hành nhằm để thu được bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp chủ yếu: 1. Kiểm kê vật chất Kiểm kê vật chất là quá trình kiểm kê tại chỗ hay tham gia kiểm kê các loại tài sản của doanh nghiệp. Kết quả của quá trình kiểm tra này thường là các biên bản kiểm kê, biên bản kiểm tra, biên bản đánh giá, bảng thống kê,… Kiểm tra vật chất thường được áp dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như hàng tồn kho, tài sản cố định hữu hình, tiền mặt và các giấy tờ thanh toán có giá trị. Kiểm kê hiện vật hàng tồn kho là việc không thể thiếu để kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính. Vì vậy việc vận dụng kỹ thuật kiểm kê để thu thập bằng chứng kiểm toán là vô cùng quan trọng. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 501 đã quy định rõ: “ Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu trong báo cáo tài chính thì kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia công việc kiểm kê hiện vật, trừ khi công việc tham gia là không thể thực hiện được…Trường hợp kiểm toán viên không thể tham gia kiểm kê hiện vật vào ngày đơn vị thực hiện kiểm kê, thì phải tham gia kiểm kê lại một số mặt hàng vào thời điểm khác…Trường hợp kiểm toán viên không thể tham gia kiểm kê, chẳng hạn do 11 tính chất và địa điểm của công việc kiểm kê này, thì kiểm toán viên phải xác định xem mình có thể thực hiện các thủ tục kiểm tra thay thế nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng hàng tồn kho, để tránh phải loại trừ vì phạm vi kiểm toán bị giới hạn” Kỹ thuật này có ưu điểm: -Cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất do kiểm kê xác minh được sự hiện hữu của tài sản, mang tính khách quan -Cách thực hiện kỹ thuật này đơn giản, có thể kết hợp luôn với kiểm kê của doanh nghiệp, nó phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán. Tuy nhiên kỹ thuật kiểm kê lại gặp phải những hạn chế nhất định -Đối với một số tài sản cố định như đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị,… kiểm kê chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản tại thời điểm kiểm kê mà không cho biết quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với tài sản đó dẫn đến tài sản có thể hiện hữu nhưng lại là tài sản nhận gia công giữ hộ, tài sản thuê ngoài, tài sản đã đem thế chấp hoặc thủ kho biển thủ tài sản đến lúc kiểm kê có thể di chuyển từ nơi khác đến, -Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu tồn kho, kiểm tra vật chất chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về số lượng, còn chất lượng, tình trạng kỹ thuật, tính sở hữu, phương pháp đánh giá chúng thì chưa thể hiện Vì những hạn chế trên mà kiểm toán viên muốn có những bằng chứng có độ tin cậy cao thì phải kết hợp với những kỹ thuật thu thập khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó. 2. Lấy xác nhận Kỹ thuật lấy xác nhận là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của thông tin mà kiểm toán viên nghi vấn. Đối tượng của phương pháp xác nhận chủ yếu là các khoản phải thu, các khoản phải trả, tiền gửi Ngân hàng, tài sản kí gửi, ký quỹ, thế chấp… 12 Hình thức thực hiện việc xác nhận thường bằng văn bản( thư xác nhận). Việc gửi thư xác nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau: -Thư xác nhận sau khi đã có chữ ký và dấu của công ty khách hàng được kiểm toán viên hoặc đơn vị được kiểm toán gửi đến bên thứ ba xác nhận thông tin theo yêu cầu của kiểm toán viên -Thư phúc đáp phải phải gửi trực tiếp cho kiểm toán viên và kiểm toán viên phải kiểm toán được toàn bộ quá trình gửi và nhận thư xác nhận -Bên thứ ba phải có sự độc lập đối với công ty được kiểm toán -Sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản Kĩ thuật lấy xác nhận thể hiện dưới 2 hình thức -Gửi thư xác nhận dạng khẳng định: Kiểm toán viên yêu cầu người xác nhận gửi thư trả lời cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có đúng hay không đúng với thông tin kiểm toán viên đưa ra trong thư xác nhận. -Gửi thư xác nhân dạng phủ định: Kiểm toán viên chỉ yêu cầu người người xác nhận gửi thư trả lời khi có sự khác biệt giữa thông tin thực tế và thông tin kiểm toán đưa ra trong thư xác nhận Trong hai phương pháp trên, phương pháp thứ nhất đáng tin cậy hơn vì nếu không nhận được thư trả lời thì kiểm toán có các biện pháp điều tra thêm. Trong khi đó việc không trả lời ở phương pháp thứ hai lại là bằng chứng xác nhận rằng số liệu đúng ( ví dụ trong trường hợp thư bị thất lạc hoặc khách hàng không muốn trả lời) Phương pháp gửi thư xác nhận có ưu điểm bằng chứng thu được có độ tin cậy cao nếu kiểm toán viên kiểm soát được quá trình thu thập thư xác nhận vì những mẫu xác nhận có nguồn độc lập với công ty khách hàng Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng kỹ thuật này có những hạn chế: 13 -Chi phí thực thi khá lớn và do đó phạm vi áp dụng tương đối giới hạn,nhất là khi đơn vị được kiểm toán có quy mô lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia,.. -Khả năng thư xác nhận bị thất lạc, hoặc người được xác nhận không hợp tác không trả lời,… -Trong nhiều trường hợp các xác nhận của đối tượng tuy độc lập với doanh nghiệp nhưng đã có sự giàn xếp đạo diễn của doanh nghiệp. 3. Xác minh tài liệu Là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sổ sách có liên quan sẵn có trong đơn vị được kiểm toán. Đối tượng của phương pháp này là các hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ sách kế toán. Phương pháp này được tiến hành theo hai cách: -Thứ nhất, từ một kết luận có trước kiểm toán thu thập tài liệu làm cơ sở để khẳng định cho kết luận cần khẳng định. Ví dụ kiểm toán viên muốn điều tra về các khoản phải trả nhà cung cấp của công ty kiểm toán viên có thể thu thập tài liệu phiếu yêu cầu mua hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho,.. -Thứ hai, kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi phản ánh vào sổ sách kế toán. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng: + Kiểm tra tài liệu từ chứng từ gốc lên sổ sách kế toán. Hướng xác minh này được thực hiện khi kiểm toán viên muốn kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi sổ đầy đủ chưa. + Kiểm tra từ sổ sách kế toán xuống chứng từ gốc. Hướng xác minh này kiểm toán thực hiện khi muốn khẳng định các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ thực tế xảy ra chưa, thực chất là khẳng định tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 14 Kỹ thuật này có ưu điểm là đem lại bằng chứng có độ tin cậy cao, thuận tiện trong thực hiện do tài liệu thường có sẵn, chi phí để thu thập bằng chứng cũng ít hơn các kỹ thuật khác Tuy nhiên nó vẫn còn những hạn chế: -Độ tin cậy của bằng chứng thu được phụ thuộc nhiều vào nguồn gốc của tài liệu, nếu sự độc lập của tài liệu thu thập được đối với đơn vị được kiểm toán không cao thì độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán cũng không cao -Các tài liệu kiểm toán viên thu thập để điều tra được lấy từ đơn vị nên có thể đã bị người cung cấp xuyên tạc, sửa chữa, tẩy xoá, hoặc giả mạo,.. làm mất tính trung thực, khách quan của tài liệu, do vậy phải có sự xác minh bằng việc kết hợp các phương pháp khác. 4. Quan sát Là phương pháp thu thập bằng chứng thông qua quá trình kiểm toán viên trực tiếp quan sát, xem xét để đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp. Đó là sự chứng kiến tận mắt các bước công việc, các quá trình thực thi công việc trong tiến trình hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng. Phương pháp phân tích tìm ra ý nghĩa của số liệu chứng từ còn phương pháp quan sát trực tiếp nhìn bằng mắt, xem xét và kết luận bằng nhận thức của chính mình. Ví dụ để đánh giá việc giám sát việc chấm công trên máy của doanh nghiệp, kiểm toán viên cần quan sát các cán bộ của doanh nghiệp khi đến công ty và khi ra về có trình thẻ vào máy không, và khi trình thẻ không hợp lệ vào có bị máy báo lỗi không. Hoặc muốn kiểm tra tình trạng máy móc có bị hỏng hóc hay không thì phải trực tiếp quan sát, xem xét máy móc mới kết luận được. Ưu điểm của phương pháp này là bằng chứng thu được có độ tin cậy cao vì do trực tiếp kiểm toán viên thu thập, kỹ thuật này rất hữu ích trong nhiều phần hành kiểm toán chất lượng bất kỳ cuộc kiểm toán nào cũng dựa trên một 15 phần bằng chứng thu được do quan sát. Tuy nhiên kết quả quan sát phụ thuộc chặt chẽ vào trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm của từng kiểm toán viên, nếu kiểm toán viên có có trình độ nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm thì kết quả sử dụng phương pháp đạt hiệu quả cao và ngược lại. Hơn nữa bằng chứng thu được chỉ đúng ở thời điểm quan sát, không chắc chắn có được thực thi ở thời điểm khác hay không, vì thế kỹ thuật này phải được sử dụng kết hợp với các kỹ thuật khác thì mới thu được bằng chứng có độ tin cậy cao. 5. Phỏng vấn Phỏng vấn là quá trình kiểm toán viên thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua việc phỏng vấn những ngưòi hiểu biết về vấn đề mà kiểm toán viên quan tâm. Chẳng hạn như kiểm toán viên cần biết rõ về những quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ thì có thể trao đổi với những thành viên của ban quan lý hoặc các cá nhân trong đơn vị về sự hoạt động của các quy chế kiểm soát nội bộ, hoặc muốn biết về phương pháp ghi sổ hay quá trình kiểm tra các nghiệp vụ kế toán của đơn vị thì kiểm toán viên có thể phỏng vấn trao đổi điều tra thông qua người quản lý làm công tác nghiệp vụ. Có hai hình thức phỏng vấn đó là dạng văn bản hay phỏng vấn trực tiếp bằng vấn đáp. -Phỏng vấn trực tiếp là việc kiểm toán viên gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với các đối tượng liên quan. Ví dụ như phỏng vấn trực tiếp thủ quỹ về việc trả lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, và phỏng vấn nhân viên về việc nhận lương của họ,… -Phỏng vấn gián tiếp: Nếu kiểm toán viên thấy việc phỏng vấn gián tiếp không được thuận lợi có thể sử dụng các bảng, phiếu chứa sẵn các câu hỏi cần quan tâm. Quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán qua phỏng vấn gồm các bước sau đây: 16 Giai đoạn lập kế hoạch phỏng vấn: trong giai đoạn này kiểm toán viên phải xác định rõ mục đích, đối tượng, nội dung cụ thể hoá thành trọng điểm phỏng vấn, nêu rõ địa điểm, thời gian cuộc phỏng vấn,… Giai đoạn thực hiện phỏng vấn: kiểm toán phải nêu rõ với người được phỏng vấn biết mình là ai, lý do, mục đích của cuộc phỏng vấn. Tạo không khí thân thiện thoải mái khi tiến hành phỏng vấn để có được cảm tình của người được phỏng vấn giúp họ dễ dàng trao đổi những trọng điểm đã các định và trả lời các câu hỏi không bị miễn cưỡng hay bắt buộc, như vậy sẽ thu được thông tin chính xác và đáng tin cậy. Kỹ thuật nêu câu hỏi rất quan trọng các câu hỏi đưa ra phải ngắn gọn, rõ nội dung, và mục đích, dễ hiểu, chỉ có một nghĩa tránh trường hợp người đọc hiểu nhầm, phù hợp với công việc đang kiểm toán, tránh dùng những câu hỏi qua loa, sơ sài, vô nghĩa. Kiểm toán viên có thể dùng hai dạng câu hỏi khi phỏng vấn: -Câu hỏi “ mở” : là câu hỏi khuyến khích người được phỏng vấn mô tả cụ thể nội dung được hỏi, giúp kiểm toán viên thu thập được thông tin đầy đủ. Loại câu hỏi này thường có các cụm từ như “ thế nào?”, “ cái gì?”, “ tại sao?”, … -Câu hỏi “đóng”: giới hạn câu trả lời của người được phỏng vấn, được sử dụng khi vấn đề đó kiểm toán viên đã biết và muốn xác nhận lại. Loại câu hỏi này thường sử dụng cụm từ “có hay không?”,.. Gai đoạn kết thúc phỏng vấn: Dựa trên các thông tin đã thu thập được kiểm toán viên đánh giá và đưa ra kết luận của mình. Nếu những kêt luận có tính chất quan trọng thì kiểm toán viên cần đưa vào hồ sơ kiểm toán. Ưu điểm của phương pháp này là giúp kiểm toán viên thu thập được thông tin phản hồi củng cố những luận cứ của kiểm toán viên Nhược điểm của phương pháp này là cung cấp những bằng chứng có độ tin cậy không cao do đối tượng phỏng vấn chủ yếu là cán bộ trong công ty, 17 không có tính độc lập với đơn vị được kiểm toán, chất lượng của bằng chứng phụ thuộc rất lớn vào trình độ hiểu biết của người được phỏng vấn về vấn đề quan tâm. Vì vậy phương pháp phỏng vấn giúp thu thập bằng chứng củng cố cho các bằng chứng khác. 6. Tính toán lại Là quá trình kiểm toán viên kiểm tra tính chính xác về mặt số học trong việc tính toán và ghi sổ. Ví dụ kiểm tra đối với việc tính toán về mặt số học của giá trị hàng xuất kho, kiểm toán viên sẽ thực hiện tính lại theo phương pháp kế toán áp dụng xem kế toán đã tính đúng chưa, kiểm tra việc cộng sổ, chuyển từ sổ chi tiết sang sổ tổng hợp, sổ Cái, lập báo cáo… Kỹ thuật này chỉ quan tâm đến việc chính xác về mặt số học, không quan tâm đến tính phù hợp của phương pháp sử dụng, do đó kỹ thuật này phải kết hợp với các kỹ thuật khác như xác minh tài liệu, phân tích, kiểm kê,… trong quá trình thu thập bằng chứng. Ưu điểm của kỹ thuật này là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao về mặt tính toán số học. Tuy nhiên nhược điểm là các phép tính và phân bổ đôi khi khá phức tạp, tốn thời gian đặc biệt khi đơn vị được kiểm toán có quy mô lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, các nghiệp vụ phát sinh với số lượng lớn… Trong trường hợp này kiểm toán phải trang bị nhiều thiết bị tính toán hiện đại sẽ rất tốn chi phí. 7. Phân tích Là quá trình so sánh, đối chiếu, đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dư trên tài khoản từ đó rút ra kết luận về những nội dung cần nghiên cứu. Các mối quan hệ bao gồm mối quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau (mối quan hệ giữa lãi gộp với doanh thu, lợi nhuận sau thuế so với doanh thu, doanh thu với giá vốn…), thông tin tài chính của doanh nghiệp với thông tin của đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động, 18 số liệu thống kê, định mức bình quân của ngành, ngoài ra cần phải so sánh mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và các thông tin phi tài chính. Đây là kỹ thuật bao trùm trong toàn bộ quá trình kiểm toán, kỹ thuật phân tích thường gồm ba yếu tố: -Dự đoán là việc ước đoán về số dư tài khoản, giá trị của các chỉ tiêu, tỷ suất hoặc xu hướng,.. -So sánh là việc đối chiếu số dự đoán trên với số liệu trên báo cáo. -Đánh giá là việc sử dụng các phương pháp chuyên môn và các kỹ thuật khác ( phỏng vấn, quan sát) để phân tích và kết luận về các chênh lệch khi so sánh. Kỹ thuật phân tích dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán có hiệu lực gồm ba loại Kiểm tra tính hợp lý: là việc thực hiện các so sánh cơ bản như -So sánh giữa số liệu thực tế của đơn vị với số liệu kế hoạch, dự toán… Kiểm toán viên sẽ tiến hành so sánh giữa số liệu của năm kiểm toán với số kế hoạch đã đề ra, nếu thấy có sự chênh lệch lớn thì phải tìm ra nguyên nhân từ đó phát hiện ra những sai sót, gian lận nếu có -So sánh giữa các chỉ tiêu của đơn vị với chỉ tiêu bình quân của ngành. Thông thường trong cùng một ngành thì các chỉ tiêu thường có sự tương đồng, kiểm toán viên có thể so sánh giữa các chỉ tiêu của ngành với đơn vị để đánh giá hoạt động của đơn vị, như vậy sẽ thu được thông tin có độ tin cậy cao. Tuy nhiên cũng cần phải chú ý vì chỉ tiêu bình quân của ngành được tính toán đối với toàn bộ ngành, trên một diện rộng nên mức dao động là không đồng đều giữa các công ty. -Nghiên cứu mối quan hệ giữa thông tin tài chính và thông tin phi tài chính 19 -So sánh số liệu của doanh nghiệp với kết quả dự kiến của kiểm toán viên Phân tích xu hướng: phân tích xu hướng là sự phân tích những thay đổi theo thời gian của số dư tài khoản hay loại nghiệp vụ nhằm phát hiện những biến động bất thường để kiểm tra tìm ra nguyên nhân. Phân tích xu hướng dùng để so sánh thông tin tài chính của kì này so với kì trước hoặc giữa các tháng trong kì. Phân tích tỉ suất: Là cách thức so sánh những số dư tài khoản hoặc những loại hình nghiệp vụ có mối quan hệ với nhau Phân tích được đánh giá là một thủ tục kiểm toán có hiệu quả cao nhất vì tốn ít thời gian và chi phí kiểm toán mà vẫn đảm bảo cung cấp bằng chứng về sự đồng bộ, chuẩn xác và có giá trị về mặt kế toán, giúp kiểm toán viên đánh giá được tổng thể mà không bị sa vào nghiệp vụ cụ thể. Tuy nhiên nó vẫn tồn tại những nhược điểm phụ thuộc nhiều vào chất lượng kiểm soát nội bộ, nếu hệ thống kiểm toán nội bộ yếu kém thì cần phải kết hợp với nhiều kỹ thuật khác. Khi áp dụng phương pháp này yêu cầu kiểm toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phụ thuộc nhiều vào năng lực phán đoán của kiểm toán viên. 20