Tài liệu Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho đông dược bệnh viện y học cổ truyền thái nguyên năm 2016

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI NGHIÊM TRẦN ĐẠI QUÂN PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI KHO ĐÔNG DƯỢC BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN THÁI NGUYÊN NĂM 2016 LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I HÀ NỘI 2017 BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI NGHIÊM TRẦN ĐẠI QUÂN PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI KHO ĐÔNG DƯỢC BỆNH VIỆN Y DƯỢC CỔ TRUYỀN THÁI NGUYÊN NĂM 2016 LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dược MÃ SỐ: Người hướng dẫn: GS.TS.Nguyễn Thanh Bình Thời gian thực hiện: HÀ NỘI 2017 LỜI CẢM ƠN Trước hết cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới GS.TS.NGƯT Nguyễn Thanh Bình – Hiệu trưởng Trường Đại học Dược Hà Nội đã luôn tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Ban giám hiệu nhà trường, Phòng sau Đại học, Bộ môn Quản lí và kinh tế Dược - Trường Đại học Dược Hà Nội, phòng ban, thư viện nhà trường, các thầy giáo, cô giáo giảng dạy đã cung cấp cho tôi những kiến thức hữu ích và tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành luận văn chuyên khoa cấp I. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, Phòng kế hoạch tổng hợp, tập thể khoa Dược bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp tôi trong suốt quá trình học tập và thu thập số liệu để hoàn thành luận văn. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè và người thân, những người luôn bên cạnh ủng hộ, chia sẻ khó khăn và động viên tôi trong suối thời gian vừa qua. Hà Nội, ngày20 tháng 09 năm 2017 Học viên Nghiêm Trần Đại Quân MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ.............................................................................................................1 Chương 1: TỔNG QUAN ...........................................................................................3 1.1. Một vài nét về tồn trữ .......................................................................................3 1.1.1. Khái niệm ...................................................................................................3 1.1.2. Điều kiện tồn trữ thuốc ..............................................................................3 1.2. Thuốc y học cổ truyền ....................................................................................11 1.2.1. Một số khái niệm ......................................................................................11 1.2.2. Một số lưu ý trong tồn trữ thuốc y học cổ truyền ....................................12 1.3. Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện hiện nay trên thế giới..........................16 1.3.1.Mục đích ....................................................................................................16 1.3.2.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước phát triển ....................16 1.3.3.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước đang phát triển ............16 1.3.4.Thực trạng tại Việt Nam ...........................................................................17 1.4. Bệnh viện Y học cổ truyền Thái nguyên ........................................................18 1.4.1. Vài nét về Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên ...............................18 1.4.2. Khoa Dược ...............................................................................................19 Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................23 2.1. Đối tượng nghiên cứu .....................................................................................23 2.2. Địa điểm và thời gian nghiên cứu...................................................................23 2.3. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................23 2.3.1. Thiết kế nghiên cứu ..................................................................................23 2.3.2. Biến số nghiên cứu và chỉ số nghiên cứu .................................................24 2.3.3. Phương pháp thu thập số liệu ...................................................................29 2.3.4. Phương pháp xử lí, phân tích số liệu ........................................................29 2.3.5. Một số công thức sử dụng để tính toán ....................................................29 Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .....................................................................31 3.1. Thực trạng bảo quản thuốc .............................................................................31 3.1.1. Nhân sự ....................................................................................................31 3.1.2. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị .....................................................................32 3.1.3. Nghiệp vụ bảo quản .................................................................................36 3.2. Thực trạng dự trữ thuốc. .................................................................................44 3.2.1. Quản lí hàng tồn kho ................................................................................45 3.2.2. Dự trù, nhập hàng .....................................................................................51 3.2.3. Kiểm kê ....................................................................................................52 3.2.4. Thuốc trả về, thuốc thanh lý .....................................................................55 Chương 4.BÀN LUẬN .............................................................................................56 4.1. Về thực trạng bảo quản thuốc .........................................................................56 4.2. Về thực trạng dự trữ thuốc ..............................................................................60 KẾT LUẬN ...............................................................................................................65 KIẾN NGHỊ ..............................................................................................................66 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Nghĩa đầy đủ Chữ viết tắt 1 BTP Bán thành phẩm 2 BV Bệnh viện 3 BYT Bộ Y tế 4 DSĐH Dược sĩ đại học 5 THD Trung học dược 6 FEFO 7 FIFO 8 GDP 9 GPP 10 GSP First expire first out Hạn dùng hết trước xuất trước First in first out Nhập trước xuất trước Good distribution practices Thực hành tốt phân phối thuốc Good pharmacy practices Thực hành tốt nhà thuốc Good Storage Practices 11 HĐT & ĐT Thực hành tốt bảo quản thuốc Hội đồng thuốc và điều trị 12 KCB Khám chữa bệnh 13 TP Thành phẩm 14 UBND Ủy ban nhân dân 15 YDCT Y dược cổ truyền 16 YHCT Y học cổ truyền DANH MỤC BẢNG Tên bảng STT 1.1 1.2 Hệ số tồn kho tối đa Kết quả thực hiện chỉ tiêu khám chữa bệnh tại BV YHCT Thái Nguyên năm 2016 Trang 10 19 1.3 Cơ cấu nhân lực khoa Dược – BV YHCT Thái Nguyên 20 1.4 Nhiệm vụ của kho đông dược 22 2.5 Các biến số cần thu thập, phương pháp và công cụ thu thập 24 3.6 Nhân sự phục vụ cho công tác tồn trữ 31 3.8 Cơ sở hạ tầng kho phục vụ tồn trữ 32 3.9 Trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản 33 3.10 Khoảng cách của giá kệ 35 3.11 Hoạt động theo dõi nhiệt độ 40 3.12 Hoạt động theo dõi độ ẩm 40 3.13 Giá trị nhiệt độ 42 3.14 Giá trị độ ẩm 42 3.15 3.16 3.17 Giá trị xuất, nhập, tồn vị thuốc của BV YHCT Thái Nguyên năm 2016 Giá trị sử dụng và giá trị tồn kho của vị thuốc YHCT theo tháng Thời gian sử dụng thuốc dự trữ của 20 đầu vị sử dụng tại BV YHCT Thái Nguyên 45 46 48 3.18 Lượng tồn kho của 05 vị thuốc đầu vị theo công thức của WHO 49 3.19 Giá trị sử dụng năm 2016 của TP do bệnh viện tự sản xuất 50 3.20 Chỉ tiêu kiểm soát chất lượng thuốc tại kho đông dược 52 3.21 Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách của các kho quầy 53 3.22 3.23 3.24 Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách của quầy cần đơn Giá trị chênh lệch trong quá trình bảo quản, cân chia năm 2016 tại quầy cân đơn Thuốc thanh lí năm 2016 54 54 55 DANH MỤC HÌNH Tên hình STT Trang 1.1 Mô hình kiểm soát lượng tồn kho lí tưởng 9 1.2 Sơ đồ tổ chức khoa Dược 20 1.3 Sơ đồ hệ thống kho của khoa Dược 21 1.4 Quá trình luân chuyển giữa các kho đông dược 21 3.5 Sắp xếp vị thuốc trong kho chính đông dược 36 3.6 Sắp xếp BTP cao lỏng trong kho chính TP, BTP 37 3.7 Sắp xếp TP viên hoàn trong kho chính TP, BTP 37 3.8 Sắp xếp TP trong kho lẻ TP 38 3.9 Sắp xếp vị thuốc tại quầy cân đơn 38 3.10 Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm 39 3.11 Nhiệt độ trung bình từng tháng 43 3.12 Độ ẩm trung bình từng tháng 43 3.13 Biểu đồ giá trị sử dụng và giá trị tồn kho theo tháng của vị thuốc năm 2016 47 ĐẶT VẤN ĐỀ Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh hàng đầu của ngành y tế với đầy đủ trang thiết bị và đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ năng lực. Để thực hiện nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân được tốt nhất, một trong những yêu cầu đặt ra là đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng. Điều này đòi hỏi công tác tồn trữ thuốc cần phải được tiến hành hiệu quả, hợp lí. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải bệnh viện nào cũng đáp ứng được tiêu chí này. Hiện nay, xu hướng kết hợp y học hiện đại và y học cổ truyền trong thăm khám và chữa bệnh đang ngày càng phát triển. Hiện nay cả nước có 61 bệnh viện y học cổ truyền, 90% các bệnh viện y học hiện đại có khoa, tổ y học cổ truyền, 74,3% các trạm y tế có bộ phận khám chữa bệnh bằng y học cổ truyền. Bước đầu đầu tư một số bệnh viện y học cổ truyền theo quyết định 362 của Thủ tướng. Tỷ lệ khám chữa bệnh bằng y học cổ truyền so với tổng khám chữa bệnh chung của từng tuyến đã có bước cải thiện đáng kể, tuy nhiên chưa chiếm tỷ trọng cao trong tổng số lượt khám chữa bệnh chung, ở tuyến tỉnh là 8,8%, tuyến huyện là 9,1% và tuyến xã là 24,6% [2]. Việc khai thác, sử dụng các thuốc có nguồn gốc thiên nhiên đem đến hiệu quả phòng và điều trị bệnh lâu dài, an toàn. Điều này giúp hạn chế tình trạng lạm dụng thuốc tân dược và hàng loạt những tác dụng không mong muốn mà thuốc tân dược gây ra ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Việt Nam ta với kho tàng kinh nghiệm phong phú về y học cổ truyền đã kế thừa và phát triển nền y học dân tộc trong thời đại khoa học kỹ thuật mang màu sắc riêng… Tuy nhiên, thành quả đạt được vẫn chưa tương xứng với những gì chúng ta đã có. Rất nhiều vấn đề khó khăn vẫn chưa được giải quyết triệt để. Một trong số đó là việc kiểm soát chất lượng và bảo quản, dự trữ thuốc đông dược sao cho hợp lí. Đây cũng là khó khăn chung thường gặp phải ở các bệnh viện đặc biệt là đối với những bệnh viện chuyên khoa về y học cổ truyền. Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên được thành lập năm 1994. Từ khi thành lập đến nay, bệnh viện luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng với vai trò bệnh viện đầu ngành của tỉnh về y học cổ 1 truyền. Những năm gần đây, bệnh viện không ngừng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực…đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng của nhân dân. Với mong muốn đem lại hiệu quả điều trị tốt nhất cho người bệnh, vấn đề về cung ứng thuốc kịp thời đầy đủ, có chất lượng luôn được lãnh đạo bệnh viện quan tâm trong đó công tác tồn trữ thuốc là một mắt xích quan trọng. Do đặc thù là bệnh viện chuyên khoa về y dược cổ truyền nên chủ yếu thuốc đông dược chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ lượng thuốc sử dụng của bệnh viện. Tuy nhiên, bảo quản, dự trữ thuốc cổ truyền có những khó khăn riêng. Thuốc thường cồng kềnh chiếm nhiều diện tích bảo quản và dễ chịu tác động của điều kiện nhiệt độ, độ ẩm không thuận lợi…Vấn đề về kiểm soát chất lượng thuốc nhập vào và tỉ lệ hư hao trong quá trình bảo quản cân chia của thuốc vẫn còn nhiều vướng mắc. Nhận thấy vai trò cũng như những khó khăn gặp phải của công tác tồn trữ thuốc tại kho đông dược, chúng tôi tiến hành đề tài: “Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho đông dược Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên năm 2016” với các mục tiêu sau: 1. Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên năm 2016. 2. Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên năm 2016. Từ các kết quả nghiên cứu, đề tài sẽ đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tồn trữ thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y học cổ truyền Thái Nguyên 2 Chương 1: TỔNG QUAN 1.1. 1.1.1. Khái niệm Tồn trữ (Storage) là sự bảo quản tất cả nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho. Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất, nhập hàng hóa từng ngày. Tồn trữ không chỉ là việc cất trữ hàng hóa ở trong kho mà còn là cả một quá trình xuất nhập kho hợp lí, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kĩ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong các mắt xích quan trọng của việc cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [11]. “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices, viết tắt : GSP) là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng [9]. 1.1.2. Điều kiện tồn trữ thuốc 1.1.2.1. Nhân sự Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho. Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản. Các cán bộ chủ chốt của kho có chức năng giám sát, kiểm tra, cần phải trung thực, có những hiểu biết, kinh nghiệm cần thiết và phải có trình độ nghề nghiệp và kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ được giao, đáp ứng các quy định của Nhà nước. 3 Thủ kho phải là người có trình độ hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản: phương pháp bảo quản, phương pháp quản lý sổ sách theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc... Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là trung học dược đối với các cơ sở sản xuất, bán buôn thuốc tân dược. Đối với cơ sở sản xuất, bán buôn thuốc y học cổ truyền, dược liệu, thủ kho phải có trình độ tối thiểu là lương dược hoặc trung học dược. Thủ kho thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần phải đáp ứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên được đào tạo cập nhật những quy định mới của nhà nước về bảo quản, quản lý thuốc, các phương pháp, tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong bảo quản thuốc [9], [17], [19]. 1.1.2.2. Nhà kho  Địa điểm Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn, và lũ lụt…; Kho nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển, bảo vệ.  Thiết kế, xây dựng - Khu vực bảo quản phải đủ rộng - Tuỳ theo mục đích, quy mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối...) cần phải có những khu vực xác định, hoặc những hệ thống kiểm soát khác, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau: + Tiếp nhận, biệt trữ và bảo quản; + Lấy mẫu nguyên liệu; + Các thao tác đóng gói, ra lẻ và dán nhãn; - Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. 4 - Trần, tường, mái nhà kho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. - Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp. Như vậy, thiết kế một kho Dược cần đảm bảo 05 chống: - Chống nóng ẩm. - Chống côn trùng, mối mọt, chuột. - Phòng chống cháy nổ. - Chống bão lụt. - Chống mất trộm [9], [11].  Diện tích và cách bố trí 01 kho Dược Kho Dược phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt. Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm diện tích của các bộ phận sau: - Diện tích nghiệp vụ: bao gồm  Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa. Diện tích này được gọi là diện tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3-2/3 diện tích của toàn khu vực kho.  Diện tích sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa. - Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, phòng thí nghiệm… - Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, nhà ăn, nhà tắm… Có thể có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực khoa Dược, tuỳ thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho. Theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới có 3 cách: Kho có dạng chữ T; Kho theo chiều dọc; Kho theo kiểu đường vòng [11]. 1.1.2.3. Trang thiết bị Các kho Dược cần có các trang thiết bị sau: Trang thiết bị văn phòng; Trang thiết bị dùng để vận chuyển, chất xếp hàng hoá; Các trang thiết bị phục vụ cho công 5 tác bảo quản hàng hoá; Các phương tiện phòng chống cháy; Các phương tiện làm vệ sinh và bảo hộ lao động [9], [13]. 1.1.2.4. Các điều kiện bảo quản trong kho Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc. Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo 0 quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độ từ 15-25 C hoặc tuỳ thuộc vào điều 0 kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác. Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh thì vận dụng các quy định sau: Nhiệt độ 0 Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8 C 0 Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-8 C. 0 Kho đông lạnh: Nhiệt độ không được vượt quá - 10 C. 0 Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-15 C. 0 Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-25 C, trong từng khoảng thời 0 gian nhiệt độ có thể lên đến 30 C. Độ ẩm: Các thuốc yêu cầu bảo quản tránh ẩm hoặc độ ẩm được kiểm soát phải được bảo quản trong các khu vực mà nhiệt độ và độ ẩm tương đối được duy trì trong giới hạn yêu cầu. Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối không quá 70% [11]. Quy định về bảo quản Có sổ theo dõi công tác bảo quản, kiểm soát, sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tối thiểu 2 lần (sáng, chiều) trong ngày và theo dõi xuất, nhập sản phẩm. Các thiết bị kiểm tra theo dõi nhiệt độ, độ ẩm cần được định kì kiểm định. Cần xác định các 6 khoảng thời gian nhất định để kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm và có thể biểu diễn thống nhất bằng bản đồ nhiệt độ. Hồ sơ cần lưu giữ, sẵn có khi cần kiểm tra [17], [19]. Tránh ánh sáng trực tiếp và các tác động khác từ bên ngoài. Thuốc, hoá chất, vắc xin, sinh phẩm được bảo quản đúng yêu cầu điều kiện bảo quản do nhà sản xuất ghi trên nhãn hoặc theo yêu cầu của hoạt chất (với các nhà sản xuất không ghi trên nhãn) để đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Thuốc cần kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ) và thuốc bảo quản ở điều kiện nhiệt độ đặc biệt thì bảo quản theo quy định hiện hành và yêu cầu của nhà sản xuất. Theo dõi hạn dùng của thuốc thường xuyên. Khi phát hiện thuốc gần hết hạn sử dụng hoặc thuốc còn hạn sử dụng nhưng có dấu hiệu nứt, vỡ, biến màu, vẩn đục phải để khu vực riêng chờ xử lý. Thuốc, hoá chất dễ cháy nổ, vắc xin, sinh phẩm bảo quản tại kho riêng. Kiểm tra sức khỏe đối với thủ kho thuốc, hóa chất: 6 tháng/lần [6]. 1.1.2.5. Nghiệp vụ sắp xếp hàng hoá trong kho - Hàng hoá khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác nhau để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản, cân đơn. - Với các thành phẩm thuốc, có thể có các cách phân loại sau: Theo độc tính; Theo tác dụng dược lý; Theo dạng thuốc. - Với nguyên liệu làm thuốc được phân loại theo yêu cầu bảo quản để bố trí ở các khu vực bảo quản riêng biệt. Sắp xếp - Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình tự A, B, C.. của danh pháp thông dụng quốc tế. - Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO tức là những thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài để tiện theo dõi, cân đơn. Ở các kho bảo quản phải có sơ đồ kho, sổ theo dõi hạn dùng, theo dõi số lượng, chất lượng của hàng hoá đặt ở phía ngoài để tiện cho công tác quản lý. 7 Chất xếp hàng hoá trong kho - Việc chất xếp hàng hoá trong kho phải đảm bảo các yêu cầu: tiết kiệm diện tích; đảm bảo an toàn; thuận tiện kiểm tra, kiểm kê và xuất nhập hàng hóa. - Ở trong kho Dược, hàng được xếp theo hai kiểu: + Xếp chồng đứng trên kệ, bục (được áp dụng cho những hàng nặng, có cùng kiểu, cùng kích thước bao gói, ít bị vỡ) và xếp trên giá (đươc áp dụng đối với những loại hàng tương đối nhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều quy cách đóng gói khác nhau) - Yêu cầu đảm bảo: Hàng cung ứng được giữ cách sàn ít nhất 10 cm; Cách tường ít nhất 30 cm; Chiều cao hàng dự trữ không quá 2,5 m; Chất lỏng được đặt trên kệ thấp hơn; Các sản phẩm có giá trị cao được lưu giữ tại khu an toàn; Có thể dễ dàng nhìn thấy hạn sử dụng của thuốc [13], [14]. 1.1.2.6. Quản lí tồn kho Quản lí tồn trữ không chỉ là đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, cân đơn và ghi chép, sắp xếp lại hạn chế của các mặt hàng. Ở nhiều quốc gia, việc quản lí tồn trữ kém dẫn đến sự lãng phí về tài chính, thiếu hụt thuốc thiết yếu, quá hạn sử dụng của thuốc và giảm chất lượng chăm sóc bệnh nhân. Lí do dự trữ thuốc bao gồm: Đảm bảo tính sẵn có; Duy trì niềm tin trong hệ thống; Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm; Tránh tình trạng thiếu kinh phí; Giảm chi phí đặt hàng; Giảm chi phí vận chuyển; Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường. Công thức tính tồn kho an toàn SS như sau: SS= LT  CA Trong đó: SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock) LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng (Lead time) CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption) 8 Tuy nhiên lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng. Để giải quyết vấn đề này có thể nhân lượng tồn kho an toàn với một hệ số thích hợp. Nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn [16]. Công thức tính lượng tồn kho tối đa và lượng tồn kho tối thiểu [16]: SMIN = LT  CA + SS SMAX = SMIN + PP  CA Trong đó: CA Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng LT Thời gian chờ từ lúc đặt hàng đến lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng PP Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng SS Lượng tồn kho an toàn Lượng đặt hàng Tồn kho an toàn Hình 1.1: Mô hình kiểm soát lượng tồn kho lí tưởng 9 Lượng tồn kho tối đa còn được tính toán một cách đơn giản dựa trên Hệ số tồn kho tối đa (Thời gian sử dụng thuốc dự trữ lớn nhất), Hệ số tồn kho tối đa được xác định dựa theo bảng [16]: Bảng1.1: Hệ số tồn kho tối đa LT PP 1 tuần 2 tuần 4 tuần 6 tuần 1 tuần 0,05 1 2 tuần 1 1 2 1 tháng 1,5 2 3 4 6 tuần 2 3 4 5 2 tháng 3 4 5 6 3 tháng 4 5 6 7 Khi đó: SMAX = Hệ số tồn kho tối đa  CA. Công thức tính lượng đặt hàng: Khi lượng tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì lượng đặt hàng Q0 được tính như sau: Q0 = (SMAX + SB) – (St +S0) Trong đó: St Lượng tồn kho hiện thời S0 Lượng hàng đặt nhưng chưa nhận được SB Lượng hàng đặt lại do không đạt yêu cầu 1.1.2.7.Kiểm kê - Kiểm kê thuốc, hóa chất (pha chế, sát khuẩn) tại khoa Dược 1 tháng/lần. Các cơ số thuốc tự vệ, chống bão lụt và các cơ số khác kiểm kê theo từng quý; - Kiểm kê thuốc tủ trực tại các khoa lâm sàng 3 tháng/lần; - Hội đồng kiểm kê tại kho của khoa Dược hàng tháng gồm: Trưởng khoa Dược, kế toán (thống kê) dược, thủ kho dược và cán bộ phòng Tài chính - Kế toán. 10 - Hội đồng kiểm kê tại khoa lâm sàng: thành lập tổ kiểm kê, ít nhất có 3 người do đại diện khoa Dược làm tổ trưởng, điều dưỡng trưởng của khoa và điều dưỡng viên là thành viên; - Hội đồng kiểm kê của bệnh viện cuối năm gồm: lãnh đạo bệnh viện là Chủ tịch hội đồng; trưởng khoa Dược là thư ký hội đồng, trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp, trưởng phòng Tài chính - Kế toán, trưởng phòng Điều dưỡng, kế toán dược, thủ kho dược là uỷ viên. Nội dung kiểm kê: - Đối chiếu sổ theo dõi xuất, nhập với chứng từ; - Đối chiếu sổ sách với thực tế về số lượng và chất lượng; - Xác định lại số lượng, chất lượng thuốc, hoá chất (pha chế, sát khuẩn), tìm nguyên nhân thừa, thiếu, hư hao; - Lập biên bản kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao; - Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, Hội đồng kiểm kê làm biên bản xác nhận và đề nghị cho xử lý [6]. 1.1.2.8.Thuốc trả về  Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ. Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân phối, sử dụng sau khi bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng.  Tất cả các thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng thì không được đưa vào sử dụng và phải được xử lý theo qui định của pháp luật.  Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ hủy bỏ. 1.2. 1.2.1. Một số khái niệm Thuốc y học cổ truyền (bao gồm cả vị thuốc y học cổ truyền và thuốc thang) là thuốc có thành phần là dược liệu được chế biến, bào chế hoặc phối ngũ theo lý 11