Tài liệu Luận văn hoàn thiện quản trị nhập khẩu xăng dầu tct xdqđ nhung ktqd v12

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của việc lựa chọn đề tài Việt Nam đã tham gia WTO và tiến trình gia nhập TPP của Việt Nam đến 2018 sẽ đánh dấu những bước chuyển biến mới trong quan hệ kinh tế, đặc biệt với các công ty thương mại xuất nhập khẩu. Sự mở của thị trường cùng với tự do hóa thương mại và hội nhập kinh tế toàn cầu của Việt Nam sẽ mang đến nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp trong nước và cũng đem đến không ít những thác thức cho các doanh nghiệp trong nước. Khi môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi với sự canh tranh ngày càng khốc liệt hơn đến từ các đối thủ cạnh tranh từ nước ngoài. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu thì môi trường kinh doanh lại càng có những tác động mạnh mẽ đến doanh nghiệp. Chúng ta đã biết, xăng dầu là một trong các mặt hàng chiến lược nó có một vai trò vô cùng quan trọng, nó chi phối với đời sống xã hội dân cư và tất cả các ngành trong nền kinh tế. Xăng dầu là mặt hàng nhập khẩu gần như hoàn toàn nên phụ thuộc rất nhiều và cung thế giới và giá cả vào thị trường thế giới. Nếu như trong năm 2013 đã chứng kiến mức giá kỷ lục của xăng dầu, khi giá xăng dầu trong nước tăng lên 26.000đ/lit đến nay, giá xăng dầu trên thị trường thế giới liên tục biến động và có nhiều dấu hiệu giảm trong 2015 và hiện tại năm 2016 giá xăng là 14.459đ/lit. Tổng công ty xăng dầu Quân đội là một trong mười một đơn vị được phép nhập khẩu xăng dầu của cả nước, kể từ khi thành lập và hoạt động Công ty cũng đã không ngừng cố gắng tìm hiểu thị trường nâng cao hiệu quả nhập khẩu,luôn có những giải pháp trong việc tìm hướng khai khác và quy mô kinh doanh để hoàn thành nhiệm vụ nhập khẩu xăng dầu do Bộ Thương mại cấp Quota và đáp ứng nhu cầu xăng dầu phục vụ quốc phòng và kinh tế. Tuy nhiên do những biến động khách quan của thị trường thế giới cũng như những nhân tố chủ quan của Công ty như khả năng tích luỹ tài chính còn hạn chế, đối tác kinh doanh cũng chưa đa dạng và còn chịu sự chi phối của chính sách nhập khẩu của Nhà nước nên Công ty gặp nhiều khó khăn trong quá trình nhập khẩu. Xuất phát từ những vai trò của việc quản trị nhập khẩu xăng dầu nói trên của Tổng công ty xăng dầu Quân đôi em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng Tổng công ty xăng dầu Quân đội” làm đề tài nghiên cứu. 1 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng công tác nhập khẩu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng tới nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu quân đội. Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội từ giai đoạn 2013 đến 2015 trong phạm vi Thành phố Hà Nội. 4. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả với kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp các cán bộ quản trị tại Tổng công ty xăng dầu quân đội kết hợp với việc tổng hợp, phân tích và so sánh các số liệu lấy từ các phòng ban của Tổng công ty xăng dầu quân đội. 5. Nội dung nghiên cứu Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục luận văn được kết cấu thành 3 chương Chương1: Những cở sở lý luận hoàn thiện quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội Chương2: Thực trạng quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội Chương3: Phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện quản trị nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Quân đội 2 CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHẬP KHẨU XĂNG DẦU CỦA TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 1.1. Những vấn đề chung về quản trị nhập xăng dầu của doanh nghiệp xăng dầu. 1.1.1 Sự cần thiết của nhập khẩu xăng dầu ở nước ta a. Vai trò của xăng dầu Xăng dầu là nguồn năng lượng có vai trò hết sức quan trọng đối với con người nó có mặt trong hầu như hết các hoạt động sản xuất kinh doanh cua con người: Thứ nhất: Do tính chất vật lý đặc biệt của xăng dầu là một loại chất lỏng dễ bay hơi do đó nó không bảo quản được lâu, mặt khác nó là nhiên liệu đốt nên rất dễ gây cháy nổ, việc bảo quản, vận chuyển, mua bán tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định với những tiêu chuẩn chặt chẽ do đó các doanh nghiệp muốn kinh doanh nhập khẩu xăng dầu cũng phải tuân thủ những điều kiện nhất định, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh xăng dầu phải có những ràng buộc về quy mô, trình độ tối thiểu và năng lực điều này là bắt buộc. Thứ hai: Xăng dầu là mặt hàng chiến lược, có vai trò chi phối đến tất cả các ngành trong nền kinh tế và đời sống xã hội dân cư. Bên cạnh là nguồn nhiên liệu dùng cho tiêu dùng của dân cư, xăng dầu còn là nguồn nguyên liệu cho công nghiệp hoá dầu, nhất là nguyên liệu sản xuất sợi tổng hợp cho các ngành dệt may, sản xuất phân đạm, chất nổ, chất dẻo; nhiên liệu cho tất cả các ngành công nghiệp khác như: dầu nhờn, nhựa đường, chất tổng hợp. Thứ ba: Xăng dầu là một hàng hoá có vai trò đặc biệt. Năng lượng là yếu tố đầu vào không thể thiếu của sản xuất, mà xăng dầu là loại năng lượng quan trọng chưa thể thay thế được. Xăng dầu còn là hàng hoá đặc biệt bởi vì xăng dầu cũng là năng lượng phục vụ dân sinh, quốc phòng và an ninh. Thứ tư: Đây là mặt hàng có độ nhạy cảm rất cao, mọi sự thay đổi giá sẽ có tác động trực tiếp tới hoạt động của đất nước trên tất cả các mặt: chính trị, quân sự, sản xuất, đời sống xã hội. Sự gia tăng về giá xăng dầu tạo áp lực gây ra lạm phát thông qua hiện tượng giá cánh kéo. Do xăng dầu là yếu tố đầu vào của hầu như tất cả các ngành kinh tế khác nên giá đầu vào tăng, trong điều kiện các yếu tố khác không thay đổi sẽ 3 kéo theo đầu ra sản phẩm tăng lên dẫn đến chỉ số giá cả nói chung gia tăng, ảnh hưởng đến sức mua của xã hội và gây ra áp lực lạm phát. b. Sự cần thiết phải nhập khẩu xăng dầu ở nước ta Nước ta là nước đang phát triển hướng tới hiện đại hóa công nghiệp hóa do đó mà nhu cầu về năng lượng nói chung là rất cao và nhu cầu về xăng dầu nói riêng ngày một tăng lên. Mặt khác do việc khai thác và sản xuất xăng dầu trong nước còn rất hạn chế do đó mặt hàng xăng dầu là mặt hàng phải nhập khẩu gần hoàn toàn nên giá cả phụ thuộc lớn vào sự tăng, giảm giá trên thế giới. Một sự gia tăng mạnh giá xăng dầu có thể tạo ra gánh nặng đối với nền kinh tế. 1.1.2. Khái niệm và vai trò của quản trị NKXD tại doanh nghiệp XD a. Khái niệm của quản trị NKXD Nhập khẩu hàng hoá là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế. Đó là việc mua bán hàng hoá từ các tổ chức kinh tế, các công ty nước ngoài và tiến hành tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại thị trường nội địa hoặc tái Nhập khẩu với mục đích thu lợi nhuận, nối liền quá trình sản xuất với tiêu dùng. Tuỳ theo mục đích nghiên cứu và tiếp cận khái niệm quản trị được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Theo một cách chung nhất, quản trị được hiểu là tổng hợp các hoạt động thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã xác định trước thông qua nỗ lực (sự thực hiện) của người khác. Đối với các doanh nghiệp xăng dầu quản trị nhập khẩu xăng dầu là tổng hợp các hoạt động bao gồm có lập kế hoạch nhập khẩu xăng dầu, thực hiện việc nhập khẩu xăng dầu và theo dõi giám sát quá trình nhập khẩu xăng dầu. b. Vai trò của quản trị nhập khẩu xăng dầu Vai trò của nhập khẩu: Thứ nhất, nhập khẩu là cơ sở để bổ sung hàng hoá trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất được nhưng không đủ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, ngoài ra nhập khẩu còn làm đa dạng hoá hàng hoá như chủng loại, chất lượng cho phép thoả mãn nhu cầu trong nước. 4 Thứ hai, nhập khẩu tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất, chuyển dịch cơ cấu theo từng bước Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước. Thông qua hoạt động nhập khẩu mà các doanh nghiệp hay cơ sở sản xuất có thể học hỏi kinh nghiệm sản xuất từ phía đối tác để từ đó đầu tư mua sắm trang thiết bị dây chuyền công nghệ nhằm sản xuất các mặt hàng nhập khẩu ngay tại trong nước. Thứ ba, nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về mặt hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động. Hoạt động nhập khẩu giúp người dân có thể tiếp cận với những nền kinh tế cao hơn thông qua các sản phẩm mà trong nước chưa sản xuất được. Quá trình nhập khẩu cũng qua nhiều khâu, vì vậy tạo điều kiện cho nhiều người tham gia và chuyên môn cũng khác nhau. Thứ tư, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy sản xuất, thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo điều kiện phát triển đầu vào cho hàng nhập khẩu , tạo môi trường thuận lợi cho việc Nhập khẩu hàng hoá Việt Nam ra nước ngoài. Thứ năm, thông qua việc phát triển kinh doanh nhập khẩu, chúng ta mới có điều kiện mở mang dân trí, tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật mới để đầu tư vào sản xuất và phục vụ đời sống. Trên cơ sở phân công lao động quốc tế, hợp tác và liên kết quốc tế để đẩy mạnh kết hợp giữa công nghiệp với cuộc sống văn minh của nhân loại, tạo điều kiện khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của đất nước. Vai trò của quản trị nhập khẩu xăng dầu: Quản trị nhập khẩu xăng dầu có vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp xăng dầu trong nước bởi: Nhờ có việc quản trị nhập khẩu mà các doanh nghiệp mới có thể chủ động, theo dõi, lên kế hoạch nhập khẩu, xác định các chính sách nhập khẩu xăng dầu của mình và xác định được các phương tiện cần thiết cho hoạt động nhập khẩu xăng dầu của mình. Nhờ có quản trị nhập khẩu xăng dầu mà quá trình thực hiện tổ chức để tiến hành nhập xăng dầu từ nước ngoài về các doanh nghiệp xăng dầu trong nước được diễn ra một cách trơn tru, đồng bộ, không có tình trạng bị đứt quãng hay chậm trễ từ các khâu trong quá trình nhập khẩu do các khâu không phối hợp ăn khớp với nhau. 5 Tuy nhiên trong quá trình nhập khẩu xăng dầu rất có thể xảy ra nhiều những sai sót, như chậm trễ về mặt thời gian nhập khẩu so với dự kiến, quá trình nhập khẩu gặp nhiều khó khăn do các nhân viên được giao nhiệm vụ không phối hợp ăn khớp với nhau, sản phẩm khi nhập về kho của doanh nghiệp có hiện tượng bị móp méo, không đảm bảo an toàn và chất lượng Bên cạnh đó việc kiểm soát trong suốt quá trình nhập khẩu xăng dầu cũng giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có. Ví dụ như thiếu phương tiện vận tải, tiến độ giao nhận hàng chậm so dự kiến... 1.1.3 Nội dung của quản trị nhập khẩu xăng dầu Quản trị tiêu thụ hàng hoá nói chung hay quản trị hoạt động nhập khẩu nói riêng trong doanh nghiệp có thể là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người hỗ trợ tiếp cho lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Quản trị nhập khẩu nhằm mục đích làm thế nào để mua được các hàng hóa từ nước ngoài vào trong nước với mục đích kinh doanh thương mại, phân phối và bán cho thị trường trong nước để kiếm lợi nhuận. a)Quản trị nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường là quá trình điều tra nhu cầu và khả năng Nhập khẩu cho một sản phẩm cụ thể hay một nhóm các sản phẩm trên thị trường nào đó. Quá trình nghiên cứu thị trường là qúa trình thu thập thông tin về thị trường như nhu cầu về các loại hàng hoá và dịch vụ, các nguồn cung ứng, khả năng dự trữ trên thị trường, các số liệu về mua bán …từ đó so sánh, phân tích và rút ra kết luận cần thiết cho công tác xâm nhập thị trường . Nghiên cứu sơ bộ thị trường : Nhận biết mặt hàng nhập khẩu: Các nhà kinh doanh cần phải biết được thị trường có nhu cầu về mặt hàng gì (xác định chủng loại mặt hàng, qui cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu…). Nghiên cứu dung lượng thị trường: Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá mà thị trường nhất định tiêu dùng trong một khoảng thời gian nhất định(thường là một năm. Muốn biết được điều đó doang nghiệp cần phải nghiên cứu qui mô, cơ cấu và sự vận động của thị trường đồng thời nghiên cứu các nhân tố làm ảnh hưởng đến dung lượng thị trường như: 6 Các nhân tố làm dung lượng thị trường biến đổi có tình hất chu kỳ như sự vận động của nền kinh tế của các nước trên thế giới, chu kỳ sản xuất, tính chất thời vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá … Những nhân tố này ảnh hưởng đến khối lượng, cơ cấu hàng hoá trên thị trường trong từng khoảng thời gian. Lựa chọn thị trường mục tiêu : Sau khi nghiên cứu thị trường doanh nghiệp cần tiến hành phân loại thị trường theo các tiêu thức, đặc điểm nhất định để đi đến bước cuối cùng là xác định được những thị trường Nhập khẩu cho mình. Về nguyên lý doanh nghiệp nên lựa chọn một lực lượngố thị trường để phân tán rủi ro và để ít bị lệ thuộc vào thị trường nào đó. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần có xác định đâu là thị trường trọng điểm, là thị trường mà hàng hoá của doanh nghiệp có ưư thế hay khả năng vươn tới chiếm chỗ. Nghiên cứu hàng rào bảo hộ mậu dịch: Hàng rào bảo hộ mậu dịch là chính sách của từng nước hoặc khối kinh tế để điều chỉnh hoạt động ngoại thương phù hợp với lợi ích của từng nước hoặc từng khối kinh tế, nên doanh nghiệp phải nghiên cứu : Hạn ngạch nhập khẩu (Quota): là những điều khoản quy định cụ thể, giới hạn khối lượng một loại lực lượng sản phẩm được phép Nhập khẩu hay nhập khẩu của một quốc gia. Quota được quy định cho từng năm vì vậy doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần phải nắm vững lực lượng biến chuyển tình hình trong năm cuả các mặt hàng trong nước và nước nhập khẩu để có thể chủ động trong việc chuẩn bị hàng nhập khẩu . Đối với các doanh nghiệp xăng dầu thì việc được nhà nước cấp Quota nhập khẩu đã tương đối rõ ràng theo luật của nước Việt Nam. Hàng rào thuế quan : là chính sách thuế đối với những hàng hoá được phép nhập khẩu vào, ra khỏi hay ghé qua một nước. Thuế có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp vì vậy khi tiến hành Nhập khẩu doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ hệ thống thuế quan để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động Nhập khẩu của mình. Do đó các doanh nghiệp xăng dầu cũng cần nghiên cứu nhà cung cấp nơi có hàng rào thuế quan của nước chủ quản để từ đó đưa ra các lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. b) Quản trị lựa chọn các hình thức nhập khẩu hàng hoá 7 Nhập khẩu trực tiếp: là phương thức Nhập khẩu trong đó người mua và người bán có quan hệ trực tiếp với nhau để bàn bạc, thoả thuận về hàng hoá, gía cả và các điều kiện giao dịch khác. Người Nhập khẩu trên cơ sởnc kỹ thị trường nước ngoài đẻ tính toán đầy đủ chi phí đẩm bảo kinh doanh Nhập khẩu có lãi , đúng phương hướng chính sách pháp luật quốc gia cũng như quốc tế. Nhập khẩu uỷ thác: là một hoạt động Nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp có nhu cầu Nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền ttham gia quan hệ Nhập khẩu trực tiêps đã uỷ tthác cho một doanh nghiệp có chức năng giao dịch ngoại thương tiến hành Nhập khẩu hàng hoá theo yeu cầu của mình. Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với nước ngoài để làm thủ tục Nhập khẩu h ccho bên uỷ thác và huưởng một phần thù lao là phí uỷ thác. c) Hoạch định chiến lược, kế hoạch nhập khẩu Xây dựng chiến lược nhập khẩu: Chiến lược Nhập khẩu là định hướng hoạt động có mục tiêu của doanh nghiệp và hệ thống các giải pháp, biệm pháp nhằm mục tiêu đề ra trong Nhập khẩu Mục tiêu của chiến lược Nhập khẩu thường bao gồm: Mở rộng mặt hàng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín doanh nghiệp …chiến lược Nhập khẩu hàng hoá giúp cho doanh nghiệp có thể tạo ra được lợi thế cạnh tranh nếu có chiến lược nhập khẩu phù hộp, từ đó chủ động đối phó với mọi diễn biến của thị trường, giúp doanh nghiệp mở rộng thêm thị trường mới, kế hoạch hoá về khối lượng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận chọn kênh tiêu thụ và các đối tượng khách hàng Thiết lập các chính sách nhập khẩu : Để triển khai thực hiện các chiến lược Nhập khẩu đã được hoạch định doanh nghiệp cần phải xây dựng được các chính sách để hướng dẫn cho việc thực hiện này. Căn cứ vào chu kỳ sống của sản phẩm hàng hoá Chu kỳ sồng của sản phẩm là khoảng thời gian từ khi nó được đưa ra thị trường cho đến khi nó không còn tồn tại trên thị trường (khi thị trường không còn nhu cầu ). Chu kỳ sống của sản phẩm thường gắn với một thị trường nhất định và trải qua bốn giai đoạn khác nhau. Căn cứ vào chất lượng sản phẩm 8 Phân tích và đánh giá khả năng thích ứng của sản phẩm với thị trường: Đây là yêu cầu quan trọng trong công việc xây dựng chính sách sản phẩm bởi vì kết quả của nó là căn cứ để nhà quản trị đưa ra quyết định về sản phẩm Nhập khẩu do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác tiêu thụ. Công việc này được tiến hành thông suốt qúa trình từ khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng chính sách sản phẩm Nhập khẩu và cả khi doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm ở thị trường nước ngoài. Nội dung của công việc này như sau: Doanh nghiệp phải đánh giá đúng chất lượng sản phẩm của mình thông qua các thông số nhu kích thước, mẫu mã, đồ bền… xem đã phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của thị trường chưa, có gì cần khắc phục. Đánh giá mức độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường thông qua doanh số tiêu thụ, tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Chính sách giá nhập khẩu : Chính sách giá Nhập khẩu của công ty kinh doanh là việc xác định mức giá hoặc khung giá cho từng loại sản phẩm Nhập khẩu trong nhuẽng điều kiện thương mại quốc tế cụ thể nhằm đamr bảo cho công ty kinh doanh đạt được những mục tiêu của chiến lược tiêu thụ hàng hoá. Chính sách giá Nhập khẩu phù hợp sẽ làm tăng khả năng xâm nhập thị trường nước ngoài, tăng kim ngạch nhập khẩu , nâưng cao vị thế của công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm ở thị trường nước ngoài. Nội dung của chính sách giá nhập khẩu : xác định đồng tiền tính giá có thể tính giá theo đồng tiên fcủa nước nhập khẩu , nước nhập khẩu hopặc nước thứ ba. Chính sách phân phối : Khi đã lựa chọn được thị trường và mặt hàng kinh doanh thích hợp các nhà kinh doanh cần căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp, của thị trường, đặc điểm của sản phẩm tiêu thụ mà lựa chọn các hình thức phân phối hợp lý. Chẳng hạn doanh nghiệp có thể lựa chọn kênh phân phối trực tiếp (Nhập khẩu trực tiếp )hay phân phối qua trung gian (các đại lý uỷ thác,người môi giới…). Chính sách giao tiếp khuyéch trương: Chính sách giao tiếp khuyéch trương bao gồm nhiều hoạt động khác nhau nhằm mục tiêu cung cấp và truyền thông tin về 9 một sản phẩm nào đó đến các nhà cung cấp, đến khách hàng và người tiêu dùng cuối cùng để tạo ra và phát triển nhận thức, sự hiểu biết và lòng ham muốn mua hàng. d)Tổ chức và điều khiển hoạt động tiêu thụ hàng hoá Sau khi đã xây đựng được chiến lược ,chính sách và lựa chọn được phương án tiêu thụ thì các nhà quản trị phải tiến hành tổ chức và điều kiện để hoạt động tiêu thụ hàng hoá được thực hiện moọt cách hiệu quả . Tổ chức và điều hành hoạt động tiêu thụ hàng hoá là việc phân chia các công việc ,công đoạn tiêu thụ, bố trí phân công lao động vào các vị trí để thực hiện các công đoạn của từng phương thức bán hàng cũn như cá dịch vụ trước sau bán hàng Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu : Hoạt đọng tiêu thụ hàng hoá trên thị trường quốc tế được tiến hành lần lượt theo các công đoạn sau: Bước1:đàm phán và ký kết hoạt động Nhập khẩu Bước2:kiểm tra L/C Bước3:Xin giấy phép Nhập khẩu Bước4:Chuẩn bị hàng hoá Bước5:Thuê tàu Bước6:kiểm nghiệm hàng hoá Bước7:làm thủ tục hải quan,nộp thuế Nhập khẩu Bước 8:Giao hàng lên tàu Bước9:Mua bảo hiểm Bước 10:Làm thủ tục thanh toán Bước 11:Giải quyết khuyêú nại e) Kiểm soát ,đánh giá hoạt động tiêu thụ Mục đích của hoạt động kiểm soát là giúp các nhà quản trị thấy được thực trạng hoạt động tiêu thụ cũng như kết quả của việc thực hiện các phương án ,chiến lược tiêu thụ đã đề ra ,phát hiện ra những sai lệch trong qúa trình thực hiện để có phương án điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo cho kết quả phù hợp với mục tiêu của công tác tiêu thụ. 10 Để việc kiểm soát hoạt động Nhập khẩu đạt kết quả cao trước hết các nhà quản trị cần xác điịnhcác tiêu chuẩn về hoạt động Nhập khẩu bao gồm các chỉ tiêu định lượng như doanh số ,mức lợi nhuận ,tốc độ chu chuyển hàng hoá ,tổng mức chi phí cho hoạt động bán hàng và các chỉ tiêu định tính như mức độan toàn trong kinh doanh ,trình độ văn minh,uy tín ,thế lục của doanh nghiệp trên thị trường .trên cơ sở đó so sánh kết quả đạt được với các tiêu chuẩn để tìm ra các sai lẹch và tiến hành điều chỉnh theo các hướng dẫn đã chọn . Việc kiểm soát,đánh giá hoạt động Nhập khẩu không được áp dụng một cách cứng nhắc mà phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và bối cảnh thị trường trong và ngoài nước. 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhập khẩu của doanh nghiệp xăng dầu 1.2.1. Những nhân tố từ nội tại doanh nghiệp Thứ nhất là cơ cấu bộ máy quản lý: Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới công tác nhập khẩu của doanh nghiệp vì mọi chiến lược kinh doanh được đề ra trong dài hạn cũng như trong ngắn hạn đều do nhân tố quản lý quyết định. Trình độ quản lý tốt là yếu tố tiên quyết thành công của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Thứ hai, là đội ngũ cán bộ làm công tác nhập khẩu: Đây là nhân tố quan trọng vì chiến lược kinh doanh của cấp quản lý có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào trình độ của cán bộ nhập khẩu. Việc thực hiên hoạt động nhập khẩu phải thông qua nhiều khâu và nhiều giai đoạn, vì thế đội ngũ nhân lực giỏi và dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp ích cho công ty rất nhiều trong quá trình hoạt động. Thứ ba, là vốn, tài chính: Một doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thì cần phải có vốn. Tiềm lực về vốn giúp doanh nghiệp có thể tái sản xuất hay đầu tư vào bất kỳ lĩnh vực nào mang lại lợi nhuận. Doanh nghiệp thực hiện hoạt động nhập khẩu thông qua nguồn vốn tự có và các nguồn vốn vay. Nếu tiềm lực tài chính bị hạn chế thì hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng theo. Chính vì thế doanh nghiệp cần phải có chiến lược huy động vốn, phân chia và sử dụng nguồn vốn sao cho hiệu quả với mỗi hoạt động, quay vòng vốn nhanh để đầu tư tái sản xuất đem lại lợi nhuận cao nhất. 11 Thứ tư, là công nghệ: Công nghệ của doanh nghiệp bao gồm hệ thống máy móc, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Công nghệ là tư liệu sản xuất của doanh nghiệp, nó giúp cho năng suất lao động được nâng cao hơn, công nghệ phát triển giúp giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm tăng sức cạnh tranh. Doanh nghiệp nhập khẩu có công nghệ cao cũng là điều kiện tiên quyết giúp quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó đạt hiệu quả và lợi nhuận cao. 1.2.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp a. Môi trường chính trị, luật pháp trong nước và quốc tế Môi trường chính trị trong nước và quốc tế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động nhập khẩu của nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Chính trị ổn định khuyến khích môi trường kinh doanh và tăng cường hợp tác quốc tế trong nhiều lĩnh vực và cơ sở hạ tầng. Đổi lại, môi trường ổn định yêu cầu hệ thống pháp luật hùng mạnh, mọi tranh chấp được giải quyết nhanh chóng và công bằng. Nói chung, quan hệ chính trị thuận lợi làm tăng cơ hội trao đổi quốc tế và giảm rủi ro. b. Chính sách thương mại quốc tế Chính sách thương mại quốc tế là một hệ thống các chính sách, công cụ và biện pháp thích hợp mà nhà nước áp dụng để điều chỉnh hoạt động thương mại quốc tế của một quốc gia trong một thời kỳ nhất định nhằm đạt được các mục đích đã định trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia đó. Trong thực tế, chính sách thương mại quốc tế khác nhau giữa các quốc gia và thay đổi qua các thời kỳ lịch sử, được biểu hiện dưới hai dạng điển hình là chính sách mậu dịch tự do và chính sách bảo hộ mậu dịch. Chính sách mậu dịch tự do là chính sách thương mại quốc tế trong đó Chính phủ nước chủ nhà không phân biệt hàng hoá nội địa trên thị trường nước mình, do đó không thực hiện các biện pháp cản trở hàng hoá nước ngoài xâm nhập thị trường nước mình, mở rộng thị trường nội địa, cho hàng hoá nước ngoài tự do xâm nhập thông qua việc xoá bỏ hàng rào thuế quan và phi thuế quan. Chính sách bảo hộ mậu dịch là chính sách thương mại quốc tế trong đó Chính phủ của một quốc gia áp dụng các biện pháp để cản trở và điều chỉnh dòng vận động 12 của hàng hoá nước ngoài xâm nhập vào thị trường nước mình. Chính sách này có đặc điểm hạn chế nhập khẩu hàng hoá nước ngoài thông qua các hàng rào thuế quan và phi thuế quan tương đối dày đặc. c. Sự biến động của tỷ giá hối đoái Tỷ giá hối đoái có tác động mạnh mẽ tới hoạt động nhập khẩu. Mọi việc tính giá và thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu đều sử dụng ngoại tệ. Đối với các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp tới chi phí và kết quả kinh doanh. Tỷ giá hối đoái quyết định mặt hàng, bạn hàng, phương án kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Sự biến động của tỷ giá hối đoái gây nên sự biến động lớn trong tỷ trọng Nhập khẩu và nhập khẩu của một quốc gia. Khi tỷ giá hối đoái tăng, đồng nội tệ mất giá so với đồng ngoại tệ thì hoạt động nhập khẩu bị hạn chế, kích thích Nhập khẩu và ngược lại. d. Sự biến động của thị trường trong nước và quốc tế. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có thể coi là chiếc cầu nối thông suốt thị trường trong nước và thị trường quốc tế, tạo ra sự phù hợp gắn bó cũng như phản ánh tác động qua lại giữa các thị trường. Khi có sự thay đổi về giá cả, ảnh hưởng đến nhu cầu của thị trường này đồng thời ảnh hưởng đến sự ứng xử ở thị trường kia. e. Sự phát triển của hệ thống tài chính ngân hàng Ngày nay, với sự lớn mạnh của mình, hệ thống tài chính ngân hàng can thiệp vào tất cả các doanh nghiệp lớn hay nhỏ thuộc mọi thành phần kinh tế. Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò to lớn trong việc quản lý, cung cấp vốn, đảm trách việc thanh toán một cách thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời cho các doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ không thuận lợi nếu không có sự hỗ trợ của hệ thống ngân hàng. f. Giao thông vận tải – thông tin liên lạc Hoạt động nhập khẩu là họat động kinh tế diễn ra giữa các doanh nghiệp ở các nước khác nhau, xa cách nhau về không gian địa lý. Do đó hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc có vai trò to lớn đối với hoạt động nhập khẩu và cũng là một nhân tố quan trọng thúc đẩy hoạt động nhập khẩu phát triển. 13 1.3 Đặc điểm của Tổng công ty xăng dầu Quân Đội 1.3.1. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Tổng công ty a. Chức năng Tổng công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ công nhân viên trong toàn Tổng công ty. Tổng công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị trường. Hiện nay, đời sống của đại đa số nhân dân ngày càng được cải thiện nên nhu cầu đòi hỏi người tiêu dùng ngày càng cao, bên cạnh đó có nhiều doanh nghiệp cùng khối tư nhân cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường do vậy Tổng công ty luôn thay đổi các hình thức kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng để có thể tiêu thụ sản phẩm của mình nhanh hơn, giúp cho việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn. 1.2.2. Nhiệm vụ: - Đảm bảo xăng dầu nội bộ cho Tổng cục hậu cần. - Chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh - Tổ chức nhiệm vụ, kế hoạch sau khi được Tổng cục hậu cần phê duyệt. - Nghiên cứu áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới, hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phát triển của kinh tế thị trường hiện nay. - Thực hiện nghiêm các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, hợp lương, tiền thưởng, BHXH, an toàn lao động. - Quản lý và đồng lao động đã kỹ kết, các chính sách của nhà nước, các chế độ tiền chỉ đạo các XN trực tiếp thuộc theo đúng quy định thực hành. - Tổ chức mạng lưới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đại lý, trạm xăng dầu và các cá nhân trong nước. - Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lưu thông hàng hoá thường xuyên, liên tục và ổn định trên thị trường. 14 - Thực hiện tốt chính sách lao động tiền lương, áp dụng tốt hình thức trả lương thích hợp để khuyến khích sản xuất, tận dụng chất xám nội bộ, thu hút nhân tài từ bên ngoài,...là đòn bẩy để nâng cao chất lượng sản phẩm. - Quản lý khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước qua việc nộp ngân sách hàng năm. - Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà nước. 1.2.3. Nghành nghề kinh doanh - Kinh doanh vận chuyển xăng dầu. - Sản xuất, xây lắp kho, bể chứa xăng dầu, kết cấu thép các công trình xăng dầu, khí hoá lỏng(GAS), dầu mỡ nhờn. - Sản xuất, sửa chữa các loại sản phẩm nghành xăng dầu. - Sản xuất, lắp đặt các thiết bị, bồn chứa, hệ thống dẫn xăng dầu. - Xuất nhập khẩu thép xây dựng, mỡ, các loại khí tải, xây dựng phục vụ các nghành kinh tế. - Lắp đặt các loại xitéc có dung tích đến 50m3 trên phương tiện cơ giới đường bộ, đường tàu sắt. - Sản xuất, sửa chữa các loại doanh cụ bằng sắt. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Tổng công ty. 1.3.1 Bộ máy tổ chức Được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng, người đứng đầu Tổng công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc chính trị. - Phòng kế hoạch tổng hợp. - Phòng kinh doanh XNK - Phòng kế toán tài chính - Phòng kỹ thuật - Phòng chính trị 15 Hình 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh GIÁM ĐỐC P. giám đốc Kinh doanh P.giám đốc chính trị P. kế hoạch tổng hợp Các trạm xăng dầu các cửa hàng Phòngki nh doanh XNK Xí nghiệp cơ khí 651 Các xưởng sản xuất P. tài chính kế toán P. giám đốc kỹ thuật Phòng kỹ thuật Xí nghiệp XD công trình 652 Phòng chính trị Xí nghiệp 653 Các đội xây dựng Phòng hành chính quản trị Chi nhánh phía Nam Các tiểu đội vận tải (Nguồn: phòng hành chính tổng hợp) 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban a. Bộ máy quản lý cơ quan Tổng công ty: Gồm 44 người. Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phòng về mọi hoạt động của Tổng công ty. Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, qui mô đầu tư, đó là: - Giám đốc 16 - Phó giám đốc kinh doanh - Phó giám đốc kỹ thuật - Phó giám đốc chính trị, bí thư Đảng uỷ. b. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Có 6 phòng ban: + Phòng kế hoạch nghiệp vụ. + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. + Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm. + Phòng kế toán tài vụ. + Phòng chính trị. + Phòng hành chính quản trị. * Phòng kế hoạch tổng hợp: - Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Tổng công ty giúp cho Tổng công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người lao động. - Tham mưu giúp giám đốc Tổng công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh, xác định chiến lược sản phẩm, nguồn hàng, tạo thị trường kinh doanh phù hợp với năng lực của Tổng công ty. - Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp toàn Tổng công ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn... Trong đó trực tiếp lập kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính - xã hội hàng năm, - Nghiên cứu, tiếp thị, tìm nguồn hàng, thị trường nội địa, bảo đảm việc làm thường xuyên cho Tổng công ty. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: - Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu. Phương án khai thác năng lực vận tải xăng dầu, phương án khai thác mở rộng mạng lưới bán lẻ xăng dầu ở các trạm. 17 - Truyền đạt những mệnh lệnh chủ trương của Đảng uỷ công ty đến các đơn vị trực thuộc bằng hệ thống văn bản để chỉ huy công ty ký ban hành trong lĩnh vực kinh doanh, vận chuyển xăng dầu. - Soạn thảo và thương thảo các hợp đồng kinh tế hợp đồng liên doanh liên kết trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu. - Soạn thảo các văn bản đối ngoại bằng tiếng Anh, tiếng Việt liên quan đến công tác nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, vận chuyển xăng dầu. - Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho toàn Tổng công ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trường PCCC và vận tải xăng dầu. - Chuẩn bị các điều kiện, các yếu tố, các biện pháp tham mưu cho Chỉ huy Tổng công ty giao nhiệm vụ kinh doanh cho các đơn vị thành viên. - Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu. Phòng tài chính kế toán: - Xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn để bảo đảm cho mọi nhu cầu về vốn phục vụ nhiệm vụ SXKD của toàn Tổng công ty - Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của Tổng công ty. - Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. * Phòng hành chính quản trị: - Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định. 18 - Điều hành phương tiện cho cán bộ đi công tác, tổ chức công tác dịch vụ văn phòng, tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp của Công ty. - Quản lý nhà khách, hội trường, công tác an toàn mọi mặt như an ninh, phòng cháy chữa cháy... - Tổ chức phục vụ ăn giữa ca cho cán bộ CNV toàn Công ty, xây dựng kế hoạch và định kỳ tổ chức khám, phân loại sức khoẻ cho cán bộ CNV toàn Công ty. * Phòng chính trị: - Là đơn vị quân đội cho nên công tác chính trị tư tưởng trong Công ty khá được đề cao. - Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Quân đội. - Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. - Quản lý hồ sơ đảng viên, cán bộ, tham mưu cho Đảng uỷ kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, thăng quân hàm sĩ quan và đề nghị kết nạp đảng viên mới. 1.3.2. Đặc điểm hệ thống kinh doanh của Tổng công ty a. Mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nó.  Nhóm 1: Sản phẩm Quốc phòng: đây là nhóm sản phẩm Công ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân. Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần đưa ra, bao gồm: - Tổng nguồn khí tài: Là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu. - Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Công ty nhập toàn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định. 19 - Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Công ty. Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu. Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất. - Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép công trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học viện Chính trị...theo kế hoạch cấp trên, Công ty nhập các cột tra, van các loại, các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục cụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng. Nhóm2: Sản phẩm kinh tế: cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Công ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể. b. Hệ thống kinh doanh của Tổng công ty Các trạm xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty (93 trạm): Các trạm trực thuộc Tổng công ty khu vực Hà Nội: 12 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV1 Hải Phòng: 22 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV2 Đà Nẵng: 12 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV3 Khánh Hòa: 26 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV4 TP Hồ Chí Minh: 14 trạm; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Tây Bắc: 07 trạm; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Bắc Trung Bộ: ; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Tây Nguyên:. Tổng Đại lý, Đại lý: Gồm hơn 573 đại lý ở 54 tỉnh thành trên cả nước, cụ thể: - 26 Tổng đại lý. - 486 đại lý thuộc các Tổng đại lý. - 156 đại lý trực tiếp với Tổng công ty, trong đó có 76 đại lý là Quân đội. - 52 trạm cấp phát thuộc sở hữu Tổng công ty. - 04 hộ Công nghiệp. 1.3.3. Đặc điểm nguồn lực của Tổng công ty 20