Tài liệu Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở việt nam

LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS. Phạm Hùng - Vụ phó Vụ tổ chức cán bộ - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình hình thành, xây dựng đề tài, về những chỉ bảo mang tính xác thực cũng như những sửa chữa mang tính khoa học của thầy trong quá trình hoàn thiện luận văn này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại Vụ kế hoạch đầu tư và Tổng cục đường bộ - Bộ giao thông vận tải vì đã tạo điều kiện giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình, đầy đủ trong quá trình thu thập tư liệu cũng như những ý kiến sửa chữa phù hợp với yêu cầu thực tế nhằm phục vụ cho đề tài này. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới các thầy cô là giảng viên ngành Quản lý xây dựng – Trường Đại học Thủy lợi Hà Nội vì những dạy bảo của các thầy, cô trong trong suốt quá trình học tập và hoàn thiện các kiến thức chuyên môn của tôi tại lớp 20 QLXD 11. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày tháng năm 2104 Học viên Nguyễn Hoàng Thanh BẢN CAM KẾT Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Thanh, Sinh ngày: 27/03/1987 Là học viên cao học lớp 20 QLXD11, chuyên ngành Quản lý xây dựng - Trường đại học Thủy lợi Hà Nội. Xin cam đoan: 1. Đây là luận văn do bản thân tôi trực tiếp thực hiện dưới sự hướng dẫn của thầy giáo PGS.TS Phạm Hùng. 2. Luận văn này không trùng lặp với bất kỳ luận văn nào khác đã được công bố tại Việt Nam. 3. Các số liệu và thông tin trong luận văn là hoàn toàn chính xác, trung thực và khách quan. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những cam kết này. Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Người viết cam kết Nguyễn Hoàng Thanh MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1.Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Mục đích của đề tài ................................................................................... 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu ............................................... 2 Chương I. LÝ LUẬN CHUNG ...................................................................... 3 1.1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN......................................... 3 1.1.1. Tổng quan về dự án đầu tư:............................................................. 3 1.1.2. Tổng quan về quản lý dự án ............................................................ 8 1.1.2.1. Khái niệm quản lý dự án .......................................................... 8 1.1.2.2.Mục tiêu của quản lý dự án ....................................................... 9 1.1.2.3. Đặc điểm của quản lý dự án ................................................... 12 1.1.2.4. Nội dung của quản lý dự án .................................................. 15 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG.......................................................................... 25 1.2.1. Tổng quan về dự án xây dựng ....................................................... 25 1.2.1.1.Khái niệm ................................................................................ 25 1.2.1.2. Bản chất của các dự án xây dựng ........................................... 25 1.2.1.3. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án xây dựng .......... 27 1.2.2. Quản lý dự án xây dựng ................................................................ 29 1.2.2.1. Khái niệm ............................................................................... 29 1.2.2.2. Nội dung quản lý dự án xây dựng .......................................... 29 1.2.3. Nguyên tắc quản lý dự án đầu tư xây dựng .................................. 30 Chương II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DƯ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM ....... 31 2.1. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN CÔNG TÁC ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ TRONG 5 NĂM 20062011. .................................................................................................................................... 31 2.1.1. Đặc điểm tình hình ........................................................................ 31 2.1.2. Những yếu kém và hành tựu đạt được trong 5 năm...................... 32 2.1.2.1.Những yếu kém ....................................................................... 32 2.1.2.2. Thành tựu đạt được trong 5 năm ............................................ 34 2.2. NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Ở NƯỚC TA HIỆN NAY........................................................................................................................ 36 2.2.1. Những tồn tại: ............................................................................... 36 2.2.1.1. Tồn tại trong khâu qui hoạch, khảo sát thiết kế , lập dự án khả thi thấp:................................................................................................ 37 2.2.1.2. Tồn tại trong việc xác định chủ trương đầu tư:...................... 39 2.2.1.3. Tồn tại trong khâu thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, tổng dự toán: ..................................................................................................... 40 2.2.1.4. Tồn tại trong khâu kế hoạch hoá đầu tư:............................... 41 2.2.1.5. Tồn tại trong công tác đấu thầu xây dựng : ........................... 42 2.2.1.6. Tồn tại trong công tác chuẩn bị xây dựng : ........................... 43 2.2.1.7. Tồn tại trong khâu tổ chức thực hiện ..................................... 44 2.2.1.8. Tồn tại trong khâu nghiệm thu thanh toán ............................. 44 2.2.2. Phân tích nguyên nhân .................................................................. 45 2.2.2.1. Nguyên nhân thể chế .............................................................. 45 2.2.2.2. Nguyên nhân về trình độ quản lý ........................................... 46 2.2.2.3. Nguyên nhân về kỹ thuật và công cụ quản lý ........................ 47 Chương III. NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM. .............................. 49 3.1 MỘT SỐ NÉT CHÍNH VỀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM ĐẾN NĂM 2020 VÀ TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030.................................................................................................. 49 3.1.1. Nội dung Chiến lược phát triển cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. ............. 50 3.1.1.1. Quan điểm phát triển .............................................................. 50 3.1.1.2. Mục tiêu phát triển cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. ......................... 51 3.1.2. Các giải pháp, chính sách chủ yếu phát triển cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam. ....................................................... 55 3.1.2.1. Giải pháp, chính sách tạo vốn phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải................................................................................................... 55 3.1.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả vốn đầu tư, phát huy tính đồng bộ kết nối của hệ thống kết cấu hạ tầng giao thông ............................ 56 3.1.2.3. Giải pháp, chính sách về hội nhập và cạnh tranh quốc tế. ..... 56 3.1.2.4. Giải pháp, chính sách áp dụng khoa học - công nghệ mới .... 56 3.1.2.5. Giải pháp, chính sách phát triển nguồn nhân lực ................... 57 3.2. NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG THỂ CHẾ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ Ở VIỆT NAM................................................... 57 3.2.1. Phát triển và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý ....................... 57 3.2.1.1. Bổ sung quy định trách nhiệm pháp lý trong khâu lập quy hoạch ................................................................................................... 58 3.2.1.2. Nâng cao chất lượng các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư ................................................................................................... 59 3.2.1.3. Xác định rõ cơ chế phối hợp và kiểm tra giữa các bên liên quan trong thực hiện đầu tư ................................................................ 60 3.2.1.4. Hoàn tất các thủ tục yêu cầu đối với giai đoạn kết thúc đầu tư ............................................................................................................. 63 3.2.2. Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam. ........................................................................................................ 64 3.2.2.1. Thúc đẩy quá trình phân cấp quản lý trong công tác lập quy hoạch và quản lý dự án đầu tư ............................................................ 65 3.2.2.2. Có chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia hoạt động đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải ở Việt Nam. .................................................................................................... 66 3.2.2.4. Chính sách và biện pháp phát triển nguồn nhân lực. ............. 67 3.3. NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN................................................................................................................................ 68 3.3.1. Sử dụng kỹ thuật phân tích ảnh hưởng của môi trường và ảnh hưởng của các bên tham gia đến dự án ................................................... 68 3.3.2. Sử dụng khung logic của dự án ..................................................... 71 3.3.3. Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS) ........................... 72 3.3.4. Sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý khác ............................. 73 3.3.5. Sử dụng MS Project để quản lý dự án .......................................... 73 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...................................................................... 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 78 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Mô hình chu kì dự án của một dự án đầu tư ...................................... 5 Hình 1.2. Chu trình quản lý dự án ..................................................................... 9 Hình 1.3. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả .......... 12 Hình 3.1Các thành phần môi trường của dự án .............................................. 69 Hình 3.2 Sơ đồ minh họa logic theo chiều ngang ........................................... 71 Hình3.3 Sơ đồ minh họa logic theo chiều thẳng đứng.................................... 72 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi ................................................................. 11 Bảng 1.2. Những khác nhau cơ bản giữa quản lý sản xuất theo dòng và hoạt động phát triển dự án. ...................................................................................... 14 Bảng 1.3 Quản lý sự hòa nhập của dự án ........................................................ 16 Bảng 1.4 Quản lý phạm vi dự án..................................................................... 17 Bảng 1.5 Quản lý thời gian của dự án ............................................................. 18 Bảng 1.6 Quản lý chi phí của dự án ............................................................... 19 Bảng 1.7 Quản lý chất lượng dự án ................................................................ 20 Bảng 1.8 Quản lý nguồn nhân lực ................................................................... 21 Bảng 1.9 Quản lý thông tin dự án ................................................................... 22 Bảng 1.10 Quản lý rủi ro của dự án ................................................................ 23 Bảng 1.11 Quản lý đấu thầu ............................................................................ 24 Bảng 3.1 Danh mục một số dự án ưu tiên đầu tư chính .................................. 49 Bảng 3.2 Các bước phân tích đánh giá tác động của môi trường đến dự án: . 68 Bảng 3.3 Các bước đánh giá tác động của các bên liên quan đến dự án ........ 69 Bảng 3.4 Phân tích ảnh hưởng của các bên tham gia dự án ........................... 70 Bảng 3.5 Khung logic của dự án .................................................................... 71 Bảng 3.6 Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS) .............................. 73 1 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ đóng vai trò rất quan trọng trong phát triển kinh tế xã hội của một nước. Nó là tiền đề cho việc phát triển kinh tế và thu hút các nguồn vốn đầu tư vào trong nước. Ở Việt nam những năm qua do sự quan tâm và chỉ đạo của chính phủ, hoạt động đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ đã đạt được một số thành tựu nhất định, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế, bất cập đặc biệt là vấn đề thất thoát lãng phí. Một nguyên nhân không thể không kể đến đó là hoạt động quản lý dự án còn nhiều yếu kém, một số cán bộ bị biến chất, một số cán bộ không đủ chuyên môn…gây thất thoát lãng phí hàng chục tỷ đồng trong khi đất nước đang còn rất khó khăn. Chính vì lý do đó mà học viên chọn đề tài: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam” để làm luận văn tốt nghiệp Trên cơ sở nghiên cứu về quản lý dự án nói chung và quản lý dự án đầu tư xây dựng nói riêng, sẽ áp dụng vào phân tích tình hình đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt nam để làm rõ một số tồn tại và có một số kiến nghị, giải pháp góp phần hoàn thiện lý luận và nâng cao chất lượng quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam để làm luận văn tốt nghiệp. 2. Mục đích của đề tài - Đánh giá thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam, tìm ra các tồn tại vướng mắc hiện đang gặp phải trong thực tế và phân tích nguyên nhân của những tồn tại này. Tập 2 trung chủ yếu vào các vấn đề về thể chế quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ và việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý tiên tiến trong quản lý các dự án. - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện một số vấn đề trong quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam bao gồm các giải pháp nhằm tăng cường thể chế quản lý dự án và các đề xuất mới nhằm ứng dụng một số công cụ quản lý dự án hữu hiệu mà việc sử dụng nó ở Việt Nam còn rất hạn chế. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu Để thực hiện những nội dung nghiên cứu đã được đặt ra, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê; phương pháp phân tích so sánh; Phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp tổng kết, rút kinh nghiệm từ thực tiễn 3 Chương I LÝ LUẬN CHUNG 1.1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1. Tổng quan về dự án đầu tư: 1.1.1.1 .Khái niệm về dự án Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam thì dự án được xác định như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau: DỰ ÁN = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN ==> SẢN PHẨM DUY NHẤT Dựa vào công thức trên có thể thấy đặc điểm của một dự án bao gồm các vấn đề sau: Kế hoạch Tính kế hoạch được thể hiện rõ qua các mục đích được xác định, các mục đích này phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu và dự án chỉ hoàn thành khi các mục tiêu cụ thể đã đạt được. Tiền Đó chính là sự bỏ vốn để xây dựng công trình. Nếu coi phần kế hoạch của dự án là tinh thần, thì Tiền được coi là phần vật chất có tính quyết định đến thành công của dự án. Thời gian 4 Thời gian rất cần thiết để thực hiện dự án, nhưng thời gian còn đồng nghĩa với cơ hội của dự án. Đây cũng là một đặc điểm rất quan trọng cần được quan tâm 1.1.1.2. Đặc trưng cơ bản của dự án. Dự án có các đặc trưng sau: - Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thỏa mãn một nhu cầu nào đó. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao. - Dự án có chu kì riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng phải trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi. Mọi dự án đều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặc một nhu cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa mãn cho nhu cầu của họ. Mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động, chu kỳ hoạt động của dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: (Xem hình 1.1) - Giai đoạn khởi đầu dự án - Giai đoạn triển khai - Giai đoạn kết thúc 5 Nguồn lực Thực hiện dự án Xác định dự án & chuẩn bị đầu tư Kết thúc Giai đoạn Hình 1.1 Mô hình chu kì dự án của một dự án đầu tư Theo mô hình này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết bị…) tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí của dự án. - Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia cú cựng quyền lợi, định hướng và mục tiêu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn lực… Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác. 6 - Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ Sông Thames ở London... Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án. - Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực: Mỗi dự án đều cần dùng một nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án...), vật lực (thiết bị, nguyên liệu...) và tài lực. Tuy cùng là một công trình xây dựng nhưng do công ty xây dựng khác nhau, cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị máy móc khác nhau; nguồn nhân, tài, vật lực khác nhau nên công trình kiến trúc cũng có kiểu dáng, phong cách, chất lượng không giống nhau. Ngoài ra trong quá trình thực hiện. công ty xây dựng được ủy quyền còn phải chịu sự ràng buộc về giá thành, phải tính toán sao cho với cái giá thấp nhất có thể tạo ra một công trình kiến trúc có chất lượng cao nhất, phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng. - Dự án luôn có tính bất định và rủi ro: Mỗi dự án đều có tính không xác định của nó, tức là trong khi thực hiện dự án cụ thể do sự tác động của hoàn cảnh bên trong và bên ngoài nên việc thực hiện tất nhiên có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc có thể bị kéo dài thời gian thi công. Cũng có thể do sự biến đổi về điều kiện kinh tế nên giá thành thực hiện dự án sẽ cao hơn giá dự kiến ban đầu, thậm chí kết quả thực hiện dự án cũng sẽ không giống với kết quả dự định. Những hiện tượng trên đều là tính không xác định của dự án, đôi khi ta có thể gọi là tính rủi ro của dự án. Vì thế trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên 7 trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án. Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả nhằm tránh được những sai sót xảy ra. - Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án: Mỗi dự án đều có tính trình tự và giai đoạn. Đây là khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp. Cùng với sự kết thúc hợp đồng và bàn giao kết quả thì dự án cũng kết thúc, vì thế dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi lặp lại và cũng không phải là công việc không có kết thúc. Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và thực hiện dự án phải có trình tự và giai đoạn. - Ngưởi ủy quyền riêng của dự án ( Hay còn gọi là khách hàng) Đó chính là người yêu cầu về kết quả dự án và là người cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện dự án. Họ có thể là một người, một tập thể, một tổ chức hay nhiều tổ chức có nhu cầu chung về kết quả dự án. Ví dụ: Khi một công ty xây dựng xây một tòa nhà cho cơ quan nào đó thì cơ quan này chính là người ủy quyền của dự án. Tuy nhiên ở một số trường hợp, người ủy quyền của dự án cũng chính là người được ủy quyền. Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án cũng có một số đặc trưng như: Bị gò bó trong những ràng buộc nghiêm ngặt: yêu cầu về tính năng của sản phẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật, các định mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao… Các ràng buộc trên phụ thuộc vào bối cảnh của dự án. Bối cảnh dự án Bối cảnh khó khăn Thỏa mãn kế hoạch đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp Yêu cầu khẩn cấp, tẩm quan trọng của cạnh tranh Tầm quan trọng của an toàn Ràng buộc ưu tiên Chi phí dự án Hiệu suất, chất lượng hoặc dịch vụ Thời gian Tiêu chuẩn kỹ thuật 8 1.1.2. Tổng quan về Quản lý dự án 1.1.2.1. Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ cuối và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. 9 Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1.2 Lập kế hoạch • Thiết lập mục tiêu • Dự tính nguồn lực • Xây dựng kế hoạch Giám sát • Đo lường kết quả • So sánh với mục tiêu • Báo cáo • Giải quyết các vấn đề Điều phối thực hiện • Bố trí tiến độ thời gian • Phân phối nguồn lực • Phối hợp các hoạt động • Khuyến khích động viên Hình 1.2. Chu trình quản lý dự án 1.1.2.2.Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành cỏc cụng viẹc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thưc sau: C = f(P, T, S) Trong đó: C: chi phí P: mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: yếu tố thời gian S: phạm vi dự án Phương trình trên cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung, chi 10 phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phí một số khoản mục nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo… làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí gián tiếp cho bộ phận (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. 11 Loại tình huống A B C Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 Cố định Thay đổi Thay đổi Cố định Cố định Thay đổi Cố định Thay đổi Thay đổi Cố định Thay đổi Cố định Thay đổi Cố định Cố định Thay đổi Thay đổi Cố định Cố định Thay đổi Cố định Cố định Cố định Thay đổi Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định. Bảng 1.1 trình bày các tình huống đánh đổi. Tình huống A và B là những tình huống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án. Theo tình huống A, tại một thời điểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định, trong tình huống B, có hai mục tiêu cố định cũn cỏc mục tiêu khác thay đổi. Tình huống C là trường hợp tuyệt đối. Cả ba mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi hoặc cả ba mục tiêu cùng thay đổi nên cũng không cần phải đánh đổi. Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án như thể hiện trong hình 1.3 12 Kết quả Kết quả mong muốn Mục tiêu cộng hợp Chi phí Chi phí cho phép Thời gian cho phép Thời gian Hình 1.3. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả 1.1.2.3. Đặc điểm của quản lý dự án - Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị. - Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức. Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án, là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật.