Tài liệu Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu trữ ubnd cấp quận của thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- PHẠM THỊ HẠNH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số:60 32 24 Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- Phạm Thị Hạnh CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm Hà Nội – 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 4 PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................................................... 14 Chƣơng 1 ......................................................................................................................................... 14 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................................................... 14 1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội .......................................................................... 14 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ................................................................................................................................................... 15 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận: ............................................... 22 1.2.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận ......... 25 1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ đối với hoạt động của UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội. ................................................................................................................ 28 1.3.1 Vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ............................................................ 28 1.3.2 Ý nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ................................................................. 29 Chƣơng 2 ......................................................................................................................................... 34 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................ 34 2.1Quy định của Nhà nƣớc và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan ................................................................................................................................................. 34 2.1.1 Các văn bản của Nhà nƣớc và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan................................................................................................................................. 34 2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan .......................................................................................................................... 35 2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nƣớc và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan............................................................................................................. 37 2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND một số quận của thành phố Hà Nội ............................................................................................................................. 41 Khảo sát tại UBND các quận Long Biên; Hoàng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hoàn Kiếm, Tây Hồ chúng tôi nhận thấy rằng: ................................................................................................................ 42 2.2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ...................................................................................................................... 62 Chƣơng 3 ......................................................................................................................................... 68 2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI ....................................................................... 68 3.1 Nhóm giải pháp chung............................................................................................................... 68 3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ ở UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội ....................................... 68 3.1.2 Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ...................... 70 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể ............................................................................................................... 72 3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc về quản lý hồ sơ, tài liệu ..................... 72 3.2.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận ... 73 3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ .............................................................................................................................................. 75 3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan ......................................................................................................................................................... 77 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ .................. 78 3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan .................................. 80 PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 88 Danh mục các bảng Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn công tác ở các đơn vị thuộc UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 43) Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 44) Bảng 2.3: Bảng thống số lƣợng văn bản đi do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49) Bảng 2.4: Bảng thống số lƣợng văn bản đến do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50) Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hiện hành và các đơn vị đã lập hồ sơ ở UBND các quận(trang 54) 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thƣờng xuyên và có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc ; nâng cao chất lƣợng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần. UBND các quận của Hà Nội là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa –xã hội…. Cùng với các mặt hoạt động của cơ quan, công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trò rất lớn trong hoạt động của Văn phòng. Văn phòng UBND quận là bộ phận tham mƣu, giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong UBND quận chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ. Hàng năm, ở UBND cấp quận hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Trong đó có nhiều văn bản chứa đựng các nội dung thông tin quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về mọi ngành, mọi lĩnh vực khác nhau. Văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc cần đƣợc tập hợp thành hồ sơ theo vấn đề hoặc sự việc cụ thể để quản lý và phân loại hợp lý, khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng không phải chỉ đối với cán bộ công chức đang công tác ở UBND cấp quận mà còn phục vụ cho nhân dân có nhu cầu sử dụng thông tin. Thực tế, công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đã đƣợc UBND cấp quận của thành phố Hà Nội thực hiện trong nhiều năm qua và đã thu 4 đƣợc những kết quả đáng kể : một số đơn vị trong cơ quan đã lập đƣợc hồ sơ hiện hành, hồ sơ nguyên tắc... Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy hiện nay công tác này, mặc dù đã thực hiện, nhƣng còn gặp phải rất nhiều hạn chế và bất cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chƣa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức trong cơ quan ; một số phòng, ban và đơn vị không coi công tác lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ công chức nói chung và của các đơn vị trong cơ quan nói riêng. Ở UBND quận chƣa có sự thống nhất trong các khâu nghiệp vụ về lập hồ sơ; không hiểu phƣơng pháp lập và chƣa đƣợc chuyên môn hoá ; hồ sơ lập ra không đầy đủ ; chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao; nhiều tài liệu bị tích đống, rời lẻ từ năm này qua năm khác ở các đơn vị của UBND cấp quận gây nên rất nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội còn có những hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ; chƣa có văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ . Ngoài ra, việc kiểm tra chất lƣợng hồ sơ đã lập không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ vẫn còn hạn hẹp... Những hạn chế này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành cũng nhƣ việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trƣớc những bất cập về công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận –thành phố Hà Nội nhƣ đã nêu ở trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, làm rõ những ƣu điểm và tồn tại của công tác này, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hồ sơ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ, qua đó giúp cán bộ công chức thấy đƣợc lợi ích của công việc này ở UBND cấp quận thành phố Hà Nội. 5 Với tất cả những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : *Mục tiêu của đề tài: - Tìm hiểu việc thực hiện văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nƣớc và địa phƣơng về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. - Làm rõ thực trạng ; phân tích những ƣu điểm, hạn chế ; đánh giá và nhận xét trên cơ sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. * Nhiệm vụ của đề tài : - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của UBND cấp quận trong hệ thống hành chính Nhà nƣớc nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng. - Tìm hiểu các loại văn bản, tài liệu hình thành và giá trị của chúng trong hoạt động của UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ của UBND cấp quận thành phố Hà Nội. - Đề xuất kiến nghị và đƣa ra giải pháp để thực hiện các mục tiêu đặt ra 3. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau : - Hệ thống các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. 6 -Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành. - Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận. - Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan; tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc và trực tiếp lập hồ sơ tại các đơn vị và phòng ban thuộc UBND cấp quận. - Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND cấp quận. 4. Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian nghiên cứu, nên luận văn chỉ tập trung tìm hiểu, khảo sát tài liệu hình thành ở UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến UBND các huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan đã đƣợc đề cập đến khá nhiều trong các giáo trình : Nghiệp vụ công tác văn thƣ- Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ; Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ- PGS.Vƣơng Đình Quyền (Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn). Một số luận văn thạc sĩ ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng ; các hội thảo khoa học của một số trƣờng Đại học : Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và Đại học Nội vụ Hà Nội cũng lấy vấn đề này làm chủ đề nghiên cứu. Mỗi một đề tài đều nghiên cứu ở các góc độ và phạm vi khác nhau, ví dụ nhƣ : 7 - Đề tài « Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng và giải pháp » - Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà – 2006 ; - Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng TW Đảng- thực trạng và giải pháp‟- Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm – 2008 ; - Đề tài « Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội‟- Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ; - Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải Phòng» - Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Huyền - 2006 - Đề tài « Tình hình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ tại Tổng công ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp của Lã Thị Mai – 2005... Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan : - Lã Thị Hồng « Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ công việc » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/2006 ; - Trần Trung Kiên « Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 ; - PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 01/2011. -GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011 Mới đây, Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hiện hành, lý luận thực tiễn và những vấn đề đặt ra‟‟. Hà Nội tháng 10/2010. 8 Qua quá trình tìm hiểu của bản thân, nhìn chung các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết mới chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu về công tác lập hồ sơ của một số cơ quan Bộ, cơ quan Đảng, một số địa phƣơng (Hải Phòng ), hoặc một quận của UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân)...mà chƣa có công trình nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội –cơ quan Hành chính Nhà nƣớc cấp quận ở địa phƣơng là một trong những yêu cầu cấp thiết và cũng là một hƣớng đi mới của đề tài. Chúng tôi thực hiện đề tài này với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế công tác lập hồ sơ, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời cũng mong muốn qua đề tài này, UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, cán bộ công chức của cơ quan nhận thấy đƣợc vai trò, trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời phải đƣa công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực hiện cùng với những nhiệm vụ khác của cơ quan. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu : Để thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu chính nhƣ : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin. Các phƣơng pháp nêu trên đều đƣợc thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành bằng cách trực tiếp xem tài liệu và tình hình lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở các quận: Hoàn Kiếm; Long Biên; Hoàng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy. Bởi vì đây là những quận có sự đầu tƣ, quan tâm và làm tƣơng đối tốt công tác này. 9 - Phƣơng pháp điều tra xã hội học đƣợc thực hiện bằng cách gửi phiếu khảo sát đến Văn phòng UBND các quận Hai Bà Trƣng, Thanh Xuân; Hà Đông; Đống Đa để tìm hiểu số lƣợng cán bộ biên chế ở Văn phòng ; biên chế cán bộ làm công tác văn thƣ UBND cấp quận; tổng số văn bản của cơ quan ban hành trong năm; thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ... - Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc thực hiện đối với một số cán bộ quản lý UBND cấp quận( Chánh; Phó Chánh Văn phòng; Trƣởng; Phó Trƣởng phòng Nội vụ); cán bộ văn thƣ, lƣu trữ; cán bộ chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. Nội dung của phiếu điều tra khảo sát đề cập đến: Nhân sự và trình độ chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn phòng UBND quận; biên chế và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ văn thƣ cơ quan; các loại văn bản quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ nói riêng... - Phƣơng pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá tình hình, số lƣợng hồ sơ hiện hành đƣợc lập ở các phòng, ban thuộc UBND cấp quận - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp để chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội trên cơ sở đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công này ở các quận của thành phố Hà Nội 7. Các nguồn tài liệu tham khảo - Các giáo trình, tập bài giảng về công tác văn thƣ nói chung, lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ nói riêng của Trƣờng Đại học khoa học xã hội Nhân văn nhƣ : Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ ; Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội : Nghiệp vụ công tác văn thƣ ; Nghiệp vụ công tác Lƣu trữ… - Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan : Luật Lƣu trữ ; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2102 của Bộ 10 Nội vụ về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan… -Các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học tại hội thảo, các bài viết trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ; - Các văn bản quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ của UBND cấp quận : Quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ; Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ UBND một số quận… - Sách, báo, tạp chí đề cập đến ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9001 trong công tác văn thƣ; - Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9001 của một số cơ quan hành chính Nhà nƣớc về công tác văn thƣ - Các nguồn tài liệu đƣợc khảo sát trực tiếp tại các quận của thành phố Hà Nội trong những năm gần đây. 8. Đóng góp của đề tài -Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao hiệu quả, chất lƣợng lập hồ sơ ở UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội. -Đề tài này cũng nhằm làm rõ trách nhiệm lập hồ sơ đối với cán bộ công chức của cơ quan, từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp và là công việc thƣờng xuyên và bắt buộc đối với các cán bộ công chức công tác ở UBND cấp quận. 9. Bố cục của đề tài: Đề tài này đƣợc chia làm 3 phần: 11 Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài luận văn đƣợc chia là 3 chƣơng: Chƣơng 1: Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội Trong chƣơng 1 vấn đề chủ yếu đƣợc tập trung đề cập đến : Vị trí của cấp quận trong hệ thống Hành chính Nhà nƣớc ; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành ; Thành phần, đặc điểm, nội dung và giá trị của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận – Thành phố Hà Nội ; Lập hồ sơ và tầm quan trọng của lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. Chƣơng 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UNND cấp quận của thành phố Hà Nội Ở chƣơng này, chúng tôi đề cập đến các văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ sơ và nêu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận bằng các phƣơng pháp nghiên cứu, phỏng vấn, khảo sát, phân tích, so sánh tình hình thực tế ở từng UBND cấp quận cụ thể; đội ngũ cán bộ làm các công việc liên quan đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng. Qua đó, chúng tôi đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt đƣợc, hiệu quả hồ sơ đã lập, thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ và những hạn chế cần khắc phục Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND cấp quận, căn cứ vào yêu cầu và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, để từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ là nhiệm vụ, là công việc và trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan UBND cấp quận. 12 Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này, do thời gian có hạn, nên quá trình nghiên cứu đề tài không tránh khỏi một số hạn chế thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những góp ý của các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp. Qua đây, chúng tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cán bộ công chức UBND các quận của thành phố Hà Nội; các thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên chúng tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS. Nguyễn Văn Hàm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học đề tài luận văn này. Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2013 Học viên Phạm Thị Hạnh 13 PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội Hà Nội là thủ đô của Việt Nam, là thành phố đứng đầu Việt Nam về diện tích với 3328,9km2 , đồng thời cũng là địa phƣơng đứng thứ nhì về dân số với 6.699.600 ngƣời (2011). Hiện nay, thủ đô Hà Nội là đô thị loại đặc biệt của Việt Nam. Hà Nội nằm giữa đồng bằng sông Hồng trù phú, nơi đây đã sớm trở thành một trung tâm chính trị và tôn giáo ngay từ những buổi đầu của lịch sử Việt Nam. Năm 1010, Lý Công Uẩn, vị vua đầu tiên của nhà Lý, quyết định xây dựng kinh đô mới ở vùng đất này với tên gọi Thăng Long. Trong suốt thời kỳ của các triều đại Lý, Trần, Lê, Mạc, kinh thành Thăng Long là nơi buôn bán, trung tâm văn hóa, giáo dục của cả miền Bắc. Khi Tây Sơn rồi nhà Nguyễn lên nắm quyền trị vì, kinh đô đƣợc chuyển về Huế và Thăng Long bắt đầu mang tên Hà Nội từ năm 1831, dƣới thời vua Minh Mạng. Năm 1902, Hà Nội trở thành thủ đô của Liên bang Đông Dƣơng và đƣợc ngƣời Pháp xây dựng, quy hoạch lại. Tháng 8, năm 2008, toàn bộ địa giới của Hà Tây, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) cùng 4 xã của Hòa Bình sáp nhập vào thủ đô Hà Nội.Đến nay, trong tâm thức mỗi ngƣời dân Thủ đô đã quen với một Hà Nội có quy mô rộng lớn không chỉ về diện tích mà còn về những thế mạnh, tiềm năng phát triển kinh tế -văn hóa - xã hội. Sau đợt mở rộng địa giới hành chính vào tháng 8 năm 2008, Hà Nội hiện nay gồm 10 quận:Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trƣng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Long Biên, Hà Đông, Tây Hồ, Hoàng Mai; 1 thị xã và 18 huyện ngoại thành. Hiện nay, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai trung tâm kinh tế - chính trị đặc biệt quan trọng của Việt Nam. Hà Nội cũng là một trung tâm văn hóa, giáo dục với các nhà hát, bảo tàng, các làng nghề truyền thống, những cơ quan truyền thông cấp 14 quốc gia các trƣờng đại học và các Viện nghiên cứu lớn mà không một đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố nào sánh đƣợc. Cấp quận của thành phố Hà Nội giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng. Đây là cấp chính quyền có trọng trách đƣa các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và của UBND thành phố Hà Nội đến với ngƣời dân thủ đô. Điều này đã đƣợc ghi rõ trong Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2003 và các văn bản hƣớng dẫn của Chính phủ và của UBND thành phố Hà Nội trong thời gian qua. 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội * Chức năng của UBND quận UBND quận do Hội đồng nhân dân quận bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân quận, là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND quận, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nƣớc từ trung ƣơng đến cơ sở[24;tr8] *Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội khóa 11 nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/ 2003 thì UBND quận có nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau: Trong lĩnh vực kinh tế: 15 -Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phƣơng, phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phƣơng; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phƣơng trong trƣờng hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; - Tổ chức thực hiện ngân sách địa phƣơng; hƣớng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phƣờng về thực hiện ngân sách địa phƣơng theo quy định của pháp luật; -Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phƣờng Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: -Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn -Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, phƣờng; -Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân thành phố Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: -Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; 16 -Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn; -Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố Trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ và du lịch -Xây dựng, phát triển mạng lƣới thƣơng mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn quận; -Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thƣơng mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn; -Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao: -Xây dựng các chƣơng trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trƣờng tiểu học, trung học cơ sở, trƣờng dạy nghề; tổ chức các trƣờng mầm non; thực hiện chủ trƣơng xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; -Quản lý các công trình công cộng đƣợc phân cấp; hƣớng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phƣơng quản lý; 17 -Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc ngƣời già, ngƣời tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nƣơng tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình; -Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dƣợc tƣ nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm; -Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho ngƣời lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hƣớng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng: -Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phƣơng; -Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trƣờng; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; -Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lƣờng và chất lƣợng sản phẩm; kiểm tra chất lƣợng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn quận; ngăn chặn việc sản xuất và lƣu hành hàng giả, hàng kém chất lƣợng tại địa phƣơng. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: -Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lƣợng vũ trang và quốc phòng toàn dân; quản lý lực lƣợng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lƣợng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trƣờng hợp vi phạm theo quy định của pháp luật; -Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lƣợng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nƣớc; thực hiện các 18 biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phƣơng; -Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cƣ trú, đi lại của ngƣời nƣớc ngoài ở địa phƣơng; -Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: -Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo; - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao về các chƣơng trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn - Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngƣỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phƣơng; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngƣỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngƣỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Trong việc thi hành pháp luật: -Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; - Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phƣờng thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; -Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn; 19