Tài liệu đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ , công chức ở văn phòng quốc hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐINH THỊ THANH MAI ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn: NGUYỄN HỮU HÙNG HÀ NỘI - 2003 MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1 ......................................................................................................................... 12 VĂN PHÒNG QUỐC HỘI VỚI VIỆC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC ................................ 12 HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC ...................................................................................... 12 1.1. VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. ........................................................................... 12 1.1.1. Nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội. ................................................. 12 1.1.2. Tổ chức và biên chế của Văn phòng Quốc hội. ................................ 15 1.2. ĐỐI TƯỢNG VÀ NHIỆM VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. .................................................................................................................. 19 1.2.1. Hồ sơ cán bộ, công chức và đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội. .................................................................................. 19 1.2.2. Đối tượng và nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội. .................................................................................................................... 23 1.3. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. ......................................................................................................... 28 1.3.1. Thực trạng việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. ......................................................................................... 28 1.3.2. Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội hiện nay. .............................................. 32 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. ....36 2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ. ................... 36 2.2. NGUỒN TIN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. .................................................................................................................. 41 2.3. CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI.. 46 2 2.3.1. Xây dựng danh mục từ khoá. ............................................................ 47 2.3.2. Chuẩn hoá các biểu bảng. ................................................................ 50 2.4. QUY TRÌNH. ........................................................................................................................ 55 2.4.1. Xác định phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và đặt bài toán cho cơ sở dữ liệu. ............................................................................................................. 55 2.4.2. Lựa chọn công cụ thực hiện và môi trường hệ thống. ..................... 57 2.4.3. Thiết kế và biên mục biểu ghi. .......................................................... 58 2.4.3.1. Thiết kế biểu ghi. ............................................................................................58 2.4.3.2. Biên mục biểu ghi. ........................................................................................62 2.4.4. Thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu. ............. 68 2.4.4.1. Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu. .....................................................................68 2.4.4.2. Tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu. ..........................................................70 2.4.5. Cập nhật, tra cứu trong cơ sở dữ liệu. .............................................. 72 2.4.5.1. Cập nhật cơ sở dữ liệu....................................................................................72 2.4.5.2. Tra cứu cơ sở dữ liệu. ...................................................................................74 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. ........................... 84 3.1. MỞ RỘNG VIỆC CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU ĐỐI VỚI HỒ SƠ CÁN BỘ. ............................................................................................................. 84 3.2. XÂY DỰNG MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ. .......... 89 3.3. ĐƯA MỘT SỐ THÔNG TIN TRÍCH NGANG LÊN MẠNG LAN CỦA VĂN PHÒNG. .................................................................................. 94 3.4. ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC BỔ SUNG HỒ SƠ CÁN BỘ. .......................................................................... 96 3.5. TĂNG CƯỜNG KHAI THÁC VÀ TRA CỨU THÔNG TIN VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ. ........................................................................................... 100 3 3.6. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ HOÁ ĐỂ THIẾT LẬP THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. .............................................................................. 101 3.7. TÍCH HỢP VIỆC TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC CỦA VĂN PHÒNG QUỐC HỘI VỚI CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ CẢI CÁCH NỀN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA. ........................................................... 105 KẾT LUẬN........................................................................................................................ 110 4 MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI. Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trong thời đại ngày nay đang diễn ra với quy mô to lớn, khoa học ngày càng trở thành lực lƣợng sản xuất trực tiếp của xã hội. Thông tin thật sự đang trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ƣu thế kinh tế và chính trị. Thông tin đƣợc xem nhƣ là tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia. Với những giá trị tiềm tàng không bị cạn đi mà càng trở nên phong phú do luôn luôn đƣợc cập nhật bổ sung mới. Nguồn tài nguyên này khi đƣợc sử dụng sẽ đem lại hiệu quả kinh tế thực sự to lớn. Bàn về vai trò của thông tin, từ Nghị quyết của Bộ Chính trị về chính sách khoa học kỹ thuật số 37 NQ/TW ngày 20 tháng 4 năm 1981 chỉ rõ "Công tác thông tin phải góp phần tích cực rút ngắn quá trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng quản lý và lãnh đạo". Là một cơ quan cấp bộ thuộc khối hành chính sự nghiệp, Văn phòng Quốc hội do Chủ nhiệm Văn phòng trực tiếp chỉ đạo, có nhiệm vụ phục vụ các mặt hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. Công tác tổ chức cán bộ giữ vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng để Văn phòng Quốc hội thực thi hiệu quả nhiệm vụ của mình. Là một công tác đặc biệt có liên quan tới vấn đề nhƣ: Tuyển dụng, quản lý nhân sự, lao động tiền lƣơng, đào tạo, quy hoạch, đề bạt, điều động, hƣu trí, khen thƣởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách ... Công tác cán bộ tại Văn phòng Quốc hội thƣờng xuyên cần phải đƣợc đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Xuất phát từ yêu cầu nêu trên, Văn phòng Quốc hội phải xây dựng một hệ thống thông tin về cán bộ, công chức để thực hiện việc quản lý, thƣờng xuyên bổ sung hồ sơ, lý lịch gốc của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Quốc hội; các 2 văn bản quy định về chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức; thống kê và tổ chức khai thác tƣ liệu phục vụ việc xây dựng bộ máy giúp việc của Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội; cung cấp thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội cho các cơ quan có liên quan. Trong những năm qua việc quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội đã có những bƣớc cải tiến nhƣng nhìn chung vẫn theo phƣơng pháp thủ công truyền thống, chƣa có một hệ thống thông tin đầy đủ để đảm bảo tra cứu hồ sơ đƣợc thuận tiện, dễ dàng. Công việc tra cứu các thông tin về lý lịch; lập các báo cáo tổng hợp, thống kê về cán bộ, công chức (theo độ tuổi, giới tính, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngạch công chức, tiền lƣơng ...); tổng hợp danh sách cán bộ theo yêu cầu của lãnh đạo còn gặp nhiều khó khăn. Các công cụ tra cứu truyền thống nhƣ mục lục hồ sơ cá nhân, sổ sách đăng ký... trong quá trình sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót nhƣ: phải mất nhiều thời gian và công sức nhƣng thông tin vẫn chƣa đảm bảo đầy đủ, kịp thời. Vì vậy, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức tại Văn phòng Quốc hội là một yêu cầu cấp bách đƣợc đặt ra để đáp ứng những đòi hỏi của thực tiễn. Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội còn gặp nhiều khó khăn do việc quản lý và khai thác hồ sơ theo cách thức cũ đã hình thành từ nhiều năm nay. Một trong số các khó khăn đó là cách tổ chức và quy trình đảm bảo thông tin tƣ liệu chƣa đƣợc chuẩn bị trên quan điểm của hệ thống. Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề đảm bảo thông tin tƣ liệu cho hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội sẽ có ý nghĩa thiết thực, góp phần không nhỏ vào việc hỗ trợ 3 cho công tác tổ chức cán bộ; thực hiện những chính sách, chế độ cho cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội. Xuất phát từ yêu cầu trên đây chúng tôi chọn vấn đề “ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học này. 2. LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ. Tại Việt Nam với sự phát triển của công nghệ thông tin và việc đảm bảo thông tin tƣ liệu cho các ngành, các nhà quản lý đang rất đƣợc coi trọng. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi thông tin đƣợc coi nhƣ một nguồn lực thì việc tin học hoá các loại hình thông tin rất đƣợc xã hội quan tâm. Đối với khối hành chính sự nghiệp vấn đề này đã trở thành một nhu cầu thiết yếu. Ở một số bộ và cơ quan ngang bộ nhƣ Ban Tổ chức Trung ƣơng, Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), Thông tấn xã Việt Nam, Cục lƣu trữ Nhà nƣớc ... đã xây dựng đƣợc một số cơ sở dữ liệu về quản lý cán bộ. Nội dung chủ yếu của các cơ sở dữ liệu này là xây dựng một số chỉ tiêu thông tin về cán bộ công chức, cập nhật và giới thiệu một số văn bản pháp quy về chế độ chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đối với đội ngũ cán bộ, công chức. Ở Văn phòng Quốc hội, việc tin học hoá một số loại hình thông tin tƣ liệu cũng đã đƣợc nghiên cứu ứng dụng nhƣ cơ sở dữ liệu luật Việt Nam, dữ liệu về Đại biểu Quốc hội, dữ liệu về quản lý và tra tìm các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của Quốc hội ... Tuy nhiên tất cả các chƣơng trình này mới chỉ chú trọng đến vấn đề tìm kiếm, xây dựng các chƣơng trình phần mềm. Việc nghiên cứu xây dựng các quy trình xử lý tiền máy, xem xét các hợp phần thông tin, nghiên cứu đảm bảo loại hình tài liệu của hồ sơ cán bộ, công chức chƣa đƣợc đặt ra. 4 Nhƣ vậy, nghiên cứu để xem xét việc tổ chức đảm bảo thông tin tƣ liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội là một yêu cầu cần thiết; đáp ứng việc hiện đại hoá công tác quản lý hành chính văn phòng nói riêng và nền hành chính Nhà nƣớc Việt Nam hiện nay nói chung. 3. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU. Vấn đề đảm bảo thông tin tƣ liệu là một nội dung khoa học và là thành phần quan trọng của bất kỳ một hệ thống thông tin nào. Phạm vi đảm bảo thông tin tƣ liệu của một hệ thống quản lý trong lĩnh vực xã hội bao gồm nhiều nội dung liên quan tới các vấn đề về tổ chức thông tin tƣ liệu và các quy trình dữ liệu trên các giai đoạn khác nhau. Cụ thể hơn, đối với hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đó là việc nghiên cứu các nguyên tắc, yêu cầu; thiết kế các quy trình xử lý thông tin tiền máy; chuẩn hoá các chỉ tiêu thông tin, mẫu biểu ghi, mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch, các loại danh sách, các biểu mẫu; báo cáo thống kê, tổng hợp ... phục vụ cho các yêu cầu khai thác thông tin đa dạng, phong phú. Việc tạo lập các quy trình này sẽ làm cơ sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản lý và tra cứu có hiệu quả các thông tin tƣ liệu về hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội. Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc xây dựng một hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, luận văn cũng nhằm vào việc giải quyết hai mục đích sau đây: - Hệ thống hoá cơ sở khoa học và phƣơng pháp để đảm bảo thông tin tƣ liệu đối với một hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức. - Đề xuất các phƣơng hƣớng hoàn thiện đảm bảo thông tin tƣ liệu cho hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Để đạt đƣợc mục tiêu trên đây, luận văn hƣớng vào triển khai nghiên cứu 5 với nội dung chính sau: - Khảo sát tình hình tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội; - Phân tích đặc điểm và tình hình quản lý, khai thác thông tin về hồ sơ hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội; - Nghiên cứu các hợp phần đảm bảo thông tin tƣ liệu của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn là khối hồ sơ nhân sự (tài liệu bằng giấy) của cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (bao gồm hồ sơ của các cán bộ trong biên chế Nhà nƣớc, hợp đồng quỹ lƣơng, hợp đồng giao khoán công việc); các văn bản pháp quy của Đảng, Nhà nƣớc về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức. Phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ tập trung vào các khía cạnh thông tin và tƣ liệu đảm bảo cho hệ thống cùng với các quy trình quản lý thông tin tiền máy để tiến hành tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Luận văn không đi sâu nghiên cứu các phần đảm bảo về kỹ thuật và công nghệ đối với hệ thống. Nghiên cứu luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở áp dụng phƣơng pháp luận của triết học Mác - Lê nin, các nguyên tắc biện chứng, lịch sử và hệ thống. Trong quá trình triển khai nghiên cứu vấn đề đã sử dụng các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: - Nghiên cứu tư liệu: Thu thập, phân tích các tƣ liệu có liên quan đến nội dung nghiên cứu, hiện trạng về quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội. 6 - Phân tích và tổng hợp tình hình quản lý và khai thác thông tin tƣ liệu về hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. - Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin về hồ sơ của cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội. - Thống kê, so sánh để lựa chọn quy trình thích hợp cho việc tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức. 5. NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO. Trong quá trình nghiên cứu vấn đề chúng tôi chủ yếu đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau đây: Nguồn tài liệu chính là hồ sơ gốc và các nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội. Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về công tác tổ chức, cán bộ; về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức. Các sách, tạp chí về thông tin tƣ liệu, về hệ thống quản lý thông tin tƣ liệu; sách, tạp chí nghiên cứu thông tin chuyên đề. Các luận văn của sinh viên v.v… Một số chƣơng trình ứng dụng tin học: - "Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tra tìm các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của Quốc hội" Đề tài khoa học cấp Bộ, mã số 96-98-005/ĐT do cử nhân Hoàng Thị Thanh làm chủ nhiệm; - “Ứng dụng tin học trong công tác Văn thƣ” của cử nhân Nguyễn Thị Thảo, cơ sở dữ liệu về Đại biểu Quốc hội do vụ Hoạt động đại biểu dân cử, Văn phòng Quốc hội chủ trì. - Chƣơng trình ứng dụng tin học về quản lý cán bộ, công chức của Ban Tổ chức Trung ƣơng, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Thông tấn xã Việt Nam. 7 6. ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN. Lần đầu tiên, luận văn giới thiệu một cách có hệ thống các hợp phần đảm bảo thông tin phù hợp với các căn cứ khoa học và thực tiễn của việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Một phần kết quả nghiên cứu đã đƣợc thể hiện và trình bày trong đề tài nghiên cứu cấp bộ “Hệ thống hoá các chỉ tiêu thông tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội” mà tác giả của luận văn là thành viên kiêm thƣ ký của đề tài. 7. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN. Luận văn bao gồm 108 trang phần chính văn, đƣợc cấu trúc thành 3 chƣơng. Chương 1: Văn phòng Quốc hội với việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức. Chương 2: Tổ chức đảm bảo thông tin tƣ liệu của hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Chương 3: Phƣơng hƣớng hoàn thiện hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Ngoài phần chính văn đƣợc trình bày trong các chƣơng còn có mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo; để minh hoạ thêm các nội dung, nhiều dữ liệu, bảng biểu, quy trình đƣợc mô tả và giới thiệu trong phần phụ lục. 8 CHƯƠNG 1 VĂN PHÕNG QUỐC HỘI VỚI VIỆC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1. VÀI NÉT VỀ VĂN PHÕNG QUỐC HỘI. 1.1.1. Nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội. Quốc hội là cơ quan quyền lực nhà nƣớc cao nhất của nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Quốc hội có quyền lập Hiến, lập pháp và quyết định những vấn đề quan trọng của đất nƣớc. Hiến pháp năm 1992 đã quy định vị trí, tính chất, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Quốc hội trong chƣơng VI (từ Điều 83 đến Điều 100). Để đảm bảo thực hiện những nhiệm vụ to lớn của Quốc hội cần phải có một bộ máy giúp việc, đó chính là Văn phòng Quốc hội (trƣớc đây còn gọi là Văn phòng Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nƣớc). Văn phòng Quốc hội có trách nhiệm nghiên cứu, tham mƣu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. Theo Quyết định số 87 NQ/TVQH ngày 16 tháng 01 năm 1962 của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Văn phòng phục vụ Quốc hội có tên là Văn phòng Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội với cơ cấu tổ chức gồm 3 vụ (Hành chính, Dân chính, Pháp chính) và tổng số biên chế khoảng 50 đến 60 ngƣời. 9 Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nƣớc đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 01/HĐNN7 ngày 6 tháng 07 năm 1981 của Hội đồng Nhà nƣớc. Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nƣớc phục vụ 2 nhiệm kỳ Quốc hội khoá VII, VIII với cơ cấu tổ chức gồm 11 vụ, đơn vị và tổng số biên chế khoảng hơn 200 ngƣời. Nghị quyết số 01 NQ/UBTVQH ngày 26 tháng 9 năm 1992 của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội đã đổi tên Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nƣớc thành Văn phòng Quốc hội. Ngày 17 tháng 10 năm 1992 Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội đã ban hành Nghị quyết số 02 NQ/UBTVQH9 quy định về nhiệm vụ và tổ chức của Văn phòng Quốc hội. Văn phòng Quốc hội có những nhiệm vụ sau đây: - Phục vụ Quốc hội và Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội trong công tác xây dựng luật pháp; giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh. - Phục vụ Quốc hội quyết định và ban hành những chính sách cơ bản, những nghị quyết, quyết định về kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, về tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyền của Quốc hội. - Tổ chức phục vụ Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật và nghị quyết của Quốc hội. Phục vụ Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội giám sát hoạt động của Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao trong việc thi hành Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội. - Nghiên cứu, tổ chức phục vụ Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội giám sát và hƣớng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp. 10 - Nghiên cứu các vấn đề về bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội công bố và chủ trì việc bầu cử đại biểu Quốc hội; công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp. - Phục vụ công tác đối ngoại của Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. - Tiếp nhân dân đến Quốc hội và Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội khiếu nại, tố cáo và đề đạt nguyện vọng. Nghiên cứu và chuyển đơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân đến các cơ quan hữu quan. Đôn đốc các cơ quan, các ngành, các cấp giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân theo quy định của pháp luật. - Nghiên cứu, phục vụ Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội chỉ đạo, điều hoà phối hợp hoạt động của Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội; đảm bảo điều kiện hoạt động của các Đại biểu Quốc hội. - Tổ chức phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội, các Uỷ viên Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội và các Uỷ ban của Quốc hội. - Dƣới sự chỉ đạo của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, nghiên cứu đề xuất cải tiến chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội và các đoàn Đại biểu Quốc hội ở địa phƣơng. - Nghiên cứu, xây dựng chƣơng trình và tổ chức phục vụ các kỳ họp của Quốc hội và các phiên họp của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội. - Nghiên cứu các vấn đề và chuẩn bị các dự án do Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội và các phó Chủ tịch Quốc hội giao. - Đôn đốc việc chuẩn bị và đảm bảo thủ tục trình Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội các dự án, các báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổ chức hữu quan. 11 - Tổ chức và quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản, thƣ viện của Quốc hội. - Phục vụ Chủ tịch Quốc hội chỉ đạo và tổ chức thực hiện ngân sách của Quốc hội; tổ chức và quản lý công tác quản trị, tài vụ, hành chính, văn thƣ, in ấn, lƣu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan. 1.1.2. Tổ chức và biên chế của Văn phòng Quốc hội. Từ nhiệm vụ đƣợc quy định trên, Văn phòng Quốc hội đƣợc tổ chức thành 3 loại vụ, đơn vị nhƣ sau: - Các vụ, đơn vị do Thƣờng trực Hội đồng Dân tộc hoặc Thƣờng trực các Uỷ ban của Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác chuyên môn nghiệp vụ, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác khác, đó là: + Vụ Dân tộc. + Vụ Pháp luật. + Vụ Kinh tế và Ngân sách. + Vụ Quốc phòng và An ninh. + Vụ Văn hoá, Giáo dục, Thanh niên, Thiếu niên và Nhi đồng. + Vụ Các vấn đề xã hội. + Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trƣờng. + Vụ Đối ngoại. - Các vụ do Uỷ viên Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội đƣợc Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội phân công chỉ đạo về công tác chuyên môn nghiệp vụ, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác khác: + Vụ Hoạt động đại biểu dân cử. + Vụ Dân nguyện. 12 - Các vụ và các đơn vị tƣơng đƣơng cấp vụ do Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác: + Vụ Tổng hợp + Vụ Hành chính + Vụ Quản trị + Vụ Kế hoạch - Tài chính + Vụ Tổ chức - Cán bộ + Vụ Công tác phía Nam + Trung tâm Thông tin, Thƣ viện và Nghiên cứu khoa học. + Báo "Ngƣời đại biểu nhân dân". + Tạp chí Nghiên cứu lập pháp Có 2 đơn vị cấp phòng trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng: + Phòng Bảo vệ + Ban Quản lý Hội trƣờng Ba Đình. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội đƣợc trình bày trên hình 1 về sơ đồ tổ chức Văn phòng Quốc hội. Hiện nay tổ chức bộ máy của Văn phòng Quốc hội gồm 21 vụ và tƣơng đƣơng vụ, 2 đơn vị cấp phòng trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội với tổng số cán bộ là 442, trong đó: - Biên chế là 364 ngƣời, hợp đồng 78 ngƣời. - Lãnh đạo cấp vụ 78 ngƣời, cấp phòng 31 ngƣời. - Trình độ học vấn: Tiến sĩ có 19 ngƣời, thạc sĩ 40 ngƣời, đại học 250 ngƣời (đại học và trên đại học luật là 169 ngƣời) cao đẳng và trung học chuyên nghiệp 80 ngƣời. - 240 ngƣời là đảng viên 13 - Thƣơng binh, gia đình liệt sĩ và diện chính sách: 13 ngƣời - Đã có quá trình tham gia quân đội là 148 ngƣời, công an 23 ngƣời, thanh niên xung phong 4 ngƣời. Tổng hợp số cán bộ và phân bố theo các đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội đƣợc giới thiệu trên bảng 1 Nhìn một cách tổng quát, cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội xuất phát và đƣợc đào tạo từ nhiều nguồn khác nhau, trình độ chuyên môn cũng đa dạng vì thế việc tra cứu hồ sơ cán bộ, công chức khá phong phú. 1.2. ĐỐI TƢỢNG VÀ NHIỆM VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÕNG QUỐC HỘI. 1.2.1. Hồ sơ cán bộ, công chức và đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội. Thuật ngữ “hồ sơ” là một khái niệm rất cơ bản trong công tác văn thƣ, lƣu trữ và tƣ liệu. Khái niệm “hồ sơ” đƣợc hiểu là "Một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó" [21, 61]. Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tuỳ theo số lƣợng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ theo đặc điểm và nội dung của văn bản mà ngƣời ta chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc. Trong hoạt động quản lý, quản lý nhân sự đóng vai trò trọng tâm. Vì lẽ đó, hồ sơ nhân sự là loại hình tƣ liệu cần phải đƣợc tổ chức quản lý và khai thác có hiệu quả. Trong phạm vi quản lý Nhà nƣớc hồ sơ nhân sự đƣợc gọi là hồ sơ cán bộ, công chức. 14 "Hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là tài liệu pháp lý phản ánh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ." [29, 91]. Nhƣ vậy, hồ sơ cán bộ là cơ sở để thực hiện đƣờng lối cán bộ trong việc bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo, đồng thời là tài liệu pháp lý để giải quyết các chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại hình bảo hiểm khác của từng cán bộ, công chức khi đƣơng chức hoặc nghỉ hƣu. Trong hồ sơ cán bộ có rất nhiều tài liệu khác nhau nhƣng có thể chia thành những tài liệu chủ yếu sau đây: Quyển lý lịch cán bộ. Cán bộ, công chức tự khai lý lịch theo mẫu thống nhất, có dán ảnh, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên. Thủ trƣởng cơ quan đơn vị quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu. Các bản sơ yếu lý lịch. Cán bộ, công chức tự khai sơ yếu lý lịch theo mẫu thống nhất, có xác nhận thẩm tra của thủ trƣởng đơn vị hoặc cơ quan quản lý cán bộ, công chức. Các bản bổ sung lý lịch. Cán bộ, công chức tự khai bổ sung lý lịch theo mẫu thống nhất, ghi rõ ngày và nơi khai bổ sung, ký tên. Thủ trƣởng cơ quan đơn vị bổ sung, xác nhận. Các nghị quyết, quyết định về nhân sự. Đó là các loại quyết định tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, xếp lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật... và những tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng, đề bạt, điều động, kỷ luật nhƣ văn bản đề nghị bổ nhiệm, nhận xét đánh giá, biên bản tổng hợp phiếu thăm dò, tín nhiệm. 15 Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan quản lý cán bộ, công chức hàng năm hoặc trong các đợt công tác, các cuộc tổng kết học tập, bồi dƣỡng; bản thành tích khen thƣởng, biên bản kỷ luật... các bản tự kiểm điểm của cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Đơn, thư, nhận xét, đánh giá của chuyên viên theo dõi cán bộ, công chức. Đơn thƣ của cán bộ, công chức, nhân dân gửi lãnh đạo cơ quan, đơn vị khiếu nại, đề nghị hoặc báo cáo những vấn đề của cá nhân cán bộ, công chức. Các tài liệu thẩm tra xác minh, kết luận của cơ quan có thẩm quyền về những vấn đề có liên quan đến cán bộ, công chức kể cả những tài liệu ghi chép ý kiến của lãnh đạo, những ngƣời có trách nhiệm phát biểu về cán bộ, công chức đã đƣợc tập thể hoặc cơ quan tổ chức xác nhận. Các bản nhận xét, đánh giá của chuyên viên theo dõi cán bộ, công chức. Các tài liệu khác gồm: Bản sao giấy khai sinh, văn bằng chứng chỉ về trình độ học vấn, bồi dƣỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ, tình trạng sức khoẻ... Cán bộ, công chức tại Văn phòng Quốc hội đƣợc tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều ngƣời có quá trình công tác từ nhiều đơn vị, do vậy hồ sơ cán bộ ở đây có những đặc điểm khá đặc thù, trong đó phải kể đến: Đặc điểm 1: Tài liệu về hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội là tài liệu cấp I, tài liệu gốc có giá trị pháp lý để giải quyết các chế độ chính sách và mọi vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ cho ngƣời quản lý, cho cán bộ, công chức của Văn phòng và các Đại biểu Quốc hội chuyên trách làm việc ở các cơ quan của Quốc hội. 16 Đặc điểm 2: Cán bộ, công chức đƣợc tuyển dụng từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy thông tin về cán bộ, công chức rất phong phú, toàn diện và đa ngành nghề. Ví dụ: - Hồ sơ của cán bộ Nguyễn Văn A có quá trình công tác đi bộ đội từ kháng chiến chống Mỹ, sau đó về học đại học Luật, về công tác ở cơ quan B, sau đó lại chuyển về Văn phòng Quốc hội. - Hồ sơ cán bộ của vụ Kinh tế - Ngân sách có cán bộ trình độ chuyên môn luật, kinh tế, triết học … Đặc điểm 3: Hồ sơ của các đại biểu Quốc hội chuyên trách, Lãnh đạo Văn phòng rất sơ lƣợc chỉ đƣợc hình thành trong quá trình về công tác tại Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội vì đối tƣợng này hồ sơ gốc thuộc diện Ban Tổ chức Trung ƣơng quản lý. Đặc điểm 4: Nhiều tài liệu trong hồ sơ chỉ là bản sao không có con dấu pháp nhân vì thế không có giá trị pháp lý trong việc giải quyết các chế độ chính sách. Đặc điểm 5: Tuổi thọ của tài liệu không cao do công nghệ làm giấy và các hoá chất đƣợc sử dụng trong quá trình in văn bản, nhân bản (photocopy) gây ảnh hƣởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. 1.2.2. Đối tượng và nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội. * Đối tượng quản lý. Nhƣ đã trình bày, Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mƣu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội. Để phục vụ 498 đại biểu Quốc hội khoá XI, trong đó có 59 địa biểu Quốc hội chuyên trách ở Trung 17