Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của lãnh đạo văn phò...

Tài liệu Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp bộ

.PDF
105
1055
135

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lâm Thu Hằng NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Ngành:Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC NGƢT - PGS. Vƣơng Đình Quyền HÀ NỘI- 2011 Luận văn Thạc sỹ khoa học 0 Lâm Thu Hằng MỤC LỤC Trang 01 02 02 03 04 04 04 06 07 07 08 10 Bảng chữ viết tắt A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 2. Mục tiêu của đề tài 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 8. Đóng góp của đề tài 9. Bố cục của đề tài B. NỘI DUNG Chƣơng 1 VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG 10 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1.1.1.Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cấp Bộ 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức quản lý của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ 1.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣlƣu trữ 1.2.2.Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ Chƣơng 2 10 10 10 11 16 16 16 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ 24 1.1. 2.1. Khái quát chung về số lƣợng và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ lãnh đạo văn phòng 2.1.1. Số lƣợng cán bộ lãnh đạo văn phòng và sự phân công trách nhiệm 2.1.2. Trình độ chuyên môn 2.2. Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ Luận văn Thạc sỹ khoa học 1 17 24 24 26 27 Lâm Thu Hằng 2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy và nhân sự 2.2.2. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ 2.2.3.Tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan cấp Bộ 2.2.4. Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ 2.2.5.Chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ 2.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ 2.2.7. Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣlƣu trữ 2.2.8. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thƣởng Chƣơng 3 29 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ 71 3.1. Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ 3.1.1. Ƣu điểm 3.1.2. Nhƣợc điểm 3.1.3. Nguyên nhân 3.2. Các giải pháp 3.2.1. Các giải phấp đối với lãnh đạo văn phòng Bộ 3.2.2. Sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Bộ trƣởng 3.2.3. Các cơ quan chỉ đạo và quản lý nhà nƣớc về VT-LT C. KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC Luận văn Thạc sỹ khoa học 2 37 39 53 57 64 67 69 71 71 71 75 77 78 79 84 87 90 93 101 Lâm Thu Hằng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các Bộ ngành và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nƣớc, cơ quan cấp Bộ và nhƣng đã đƣợc chú thích. Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Lâm Thu Hằng Luận văn Thạc sỹ khoa học 3 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Bộ VH- TT và DL Bộ LĐ- TB & XH Bộ KH và ĐT Bộ NN và PTNN CĐ CĐ VTLT ĐH VTLT LT P. VT P.LT P. HC P. HC- VT- LT P. HC- TC P. LT- TV SC TCVTLT TC TCVTLT Th.S VTLT VP VT VTLT Luận văn Thạc sỹ khoa học Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Cao đẳng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ Đại học Văn thƣ Lƣu trữ Lƣu trữ Phòng văn thƣ Phòng Lƣu trữ Phòng Hành chính Phòng Hành chính - Văn thƣ - Lƣu trữ Phòng Hành chính - Tổ chức Phòng Lƣu trữ- Thƣ viện Sơ cấp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Trung cấp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ Thạc sỹ Văn thƣ Lƣu trữ Văn phòng Văn thƣ Văn thƣ Lƣu trữ 4 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ A. PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài Công tác văn thƣ- lƣu trữ là hoat động không thể thiếu đƣợc của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ bằng chứng làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan chính xác. Muốn làm đƣợc điều này trƣớc hết công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan phải đƣợc tổ chức, quản lý điều hành khoa học, hiệu quả. Mà công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều hành của cơ quan đạt chất lƣợng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là một trong những bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu của tất cả các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, ra đời cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, là đầu mối thu thập, xử lý thông tin, tham mƣu cho lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan đƣợc văn phòng tổ chức khoa học, có trật tự, nền nếp, sẽ giúp cho các lãnh đạo có đầy đủ thông tin, làm căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, chất lƣợng cao và ngƣợc lại. Văn phòng là bộ máy, tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, trong đó phải kể đến các hoạt động nhƣ: xây dựng, ban hành, giải quyết văn bản và quản lý văn bản, tài liệu.... thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu tố góp phần làm cho công tác tham mƣu tƣ vấn của văn phòng đạt hiệu quả. Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía văn phòng mà cụ thể là lãnh đạo văn phòng. Trong công cuộc đổi mới đất nƣớc hiện nay, cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm xây dựng một nền hành chính đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nƣớc. Đổi mới nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong những nội dung của chƣơng trình cải cách hành chính Nhà nƣớc, nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Muốn nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo thì phải nâng cao năng lực quản lý từ các đơn vị tham mƣu, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng - nơi chỉ đạo, điều hành toàn bộ công tác hành chính của cơ quan, là nơi tham mƣu, tƣ vấn cho bộ máy lãnh đạo của cơ quan. Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải nâng cao nhận thức và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ. Vì làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ đảm bảo thông Luận văn Thạc sỹ khoa học 5 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Muốn làm tốt công tác này trƣớc hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng, ... đặc biệt là những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan... Trong những năm gần đây, cùng với công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nƣớc vấn đề xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ công chức là mục tiêu quan trọng đã và đang đƣợc thực hiện nghiêm túc. Công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo văn phòng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Vì rằng đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo để hình thành một đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp có năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng cấp Bộ còn có những hạn chế về nhận thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ cho nên chƣa phát huy đƣợc đầy đủ chức năng tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ của văn phòng dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của văn phòng trong công tác chuyên môn nghiệp vụ nhƣ: việc hƣớng dẫn thể thức, quy trình soạn thảo văn bản trong cơ quan chƣa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chƣa đƣợc hƣớng dẫn cụ thể... khiến cho việc ban hành văn bản chƣa đúng với quy định của Nhà nƣớc làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hƣởng đến uy tín của lãnh đạo cơ quan; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không đƣợc lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ không đúng phƣơng pháp..., khi cần nghiên cứu hoặc làm các bằng chứng thì không có đầy đủ thông tin. Do vậy, văn phòng chƣa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chƣa tham mƣu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đƣa ra các quyết định quản lý phù hợp. Đây chính là một trong những yếu tố làm ảnh hƣởng đến chức năng tham mƣu - tƣ vấn của văn phòng. Nâng cao nhận thức cũng nhƣ năng lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng là một trong những nội dung góp phần nâng cao chất lƣợng tham mƣu của văn phòng. Chính vì những lí do đó, chúng tôi chọn đề tài “ Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài của chúng tôi hƣớng tới các mục tiêu sau: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chỉ ra những ƣu điểm và đặc biệt là những hạn chế và nguyên nhân. Luận văn Thạc sỹ khoa học 6 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu a. Đối tƣợng nghiên cứu: Năng lực tổ chức, quản lý công tác Văn thƣLƣu trữ của lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng và Phó Chánh văn phòng cấp Bộ). b. Phạm vi nghiên cứu: Với quy mô của một luận văn cao học, đề tài chỉ nghiên cứu về năng lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ hiện nay qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan bộ nhƣ: Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công thƣơng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn... 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi đi sâu tìm hiểu các vấn đề sau: - Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ. - Khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, gồm các vấn đề cụ thể nhƣ sau: + Quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thƣ - Lƣu trữ + Thi đua, khen thƣởng trong công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Tổ chức, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thƣ- Lƣu trữ + Nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực và chất lƣợng quản lý, chỉ đạo công tác Văn thƣ- Lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thƣ - lƣu trữ ở cơ quan cấp Bộ nói chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của cơ quan. Chính vì vậy từ những năm đầu thống nhất đất nƣớc, Nhà nƣớc ta đã quan tâm đến vấn đề này cụ thể là nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã đƣợc ban hành. Ví dụ nhƣ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban hành bởi Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, tiếp đến năm 1969 Phủ Thủ tƣớng ban hành Thông tƣ số 10- BT ngày 22 tháng 03 năm 1969 Luận văn Thạc sỹ khoa học 7 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ về việc đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ ở các cơ quan Trung ƣơng và địa phƣơng..., Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thƣ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lƣu trữ và nhiều văn bản chỉ đạo khác. Về mặt lý luận, vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ cũng thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là: - Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trƣờng Đại học nhƣ: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trƣờng đại học kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nƣớc” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” (PGS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005)“Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),... - Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ lƣu trữ đƣợc đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam nhƣ: “ Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008); “Phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ lƣu trữ ở các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN số 02/1994) “Một số ý kiến xung quanh việc thực hiện Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLTBNV- VPCP tại các cơ quan trung ƣơng” (Nguyễn Thiên Ân, Tạp chí VTLTVN số 02/2006)... - Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu về hệ thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ; xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thông tin ở văn phòng cơ quan cấp Bộ nhƣ các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cƣờng; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nƣớc của các Bộ” của Cam Anh Tuấn; “Phƣơng pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Thị Hằng... Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo Luận văn Thạc sỹ khoa học 8 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chƣa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ. Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trƣớc. 6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau: - Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ nhƣ: Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi, bổ sung năm 2002); Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thƣ: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lênh Lƣu trữ Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ trong thời gian tới, Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ ... Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số văn bản của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc về báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ và phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của các cơ quan Bộ, ngành trung ƣơng - Các giáo trình Lý luận và Phƣơng pháp công tác văn thƣ, Quản trị Hành chính văn phòng, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Tổ chức lao động khoa học...đã đề cập ở trên. - Các luận văn thạc sỹ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các Bộ và văn phòng cơ quan Bộ - Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng - Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng cơ quan Bộ; quy chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các cơ quan bộ (Bộ Tƣ pháp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên Môi trƣờng, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ...) - Website của Chính phủ, các Bộ - Công báo nƣớc CHXHCNVN - Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, phỏng vấn Luận văn Thạc sỹ khoa học 9 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ - Tài liệu của các văn phòng cấp Bộ báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học nhƣ: Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh..., dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Cụ thể: - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác văn thƣ-lƣu trữ tại văn phòng các cơ quan cấp Bộ, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thƣlƣu trữ. Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí lãnh đạo văn phòng các cơ quan cấp Bộ. - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế và một số báo cáo của các Bộ về công tác văn thƣ- lƣu trữ, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng nhƣ số liệu về công tác này tại các cơ quan cấp Bộ. - Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ với các quy định của Nhà nƣớc. Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt. 8. Đóng góp của đề tài - Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ ở văn phòng cấp Bộ. - Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng nhận thức đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm, năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ tại cơ quan mình, đồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ- lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ. Luận văn Thạc sỹ khoa học 10 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng sau đây: Chƣơng 1. Văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm, yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng. Trong chƣơng này chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức cũng nhƣ yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng cơ cấp Bộ trong công tác văn thƣ- lƣu trữ. Chƣơng 2: Khảo sát, đánh giá năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo VP cấp Bộ Qua kết quả, khảo sát, tại một số cơ quan Bộ nhƣ Bộ Tƣ Pháp, Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ... đƣợc chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể nhƣ: tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ-lƣu trữ; tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực văn thƣ - lƣu trữ ở văn phòng cấp Bộ. Chƣơng 3. Các giải pháp nâng cao năng lực của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò, năng lực của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ nhƣ: năng lực quản lý, trách nhiệm tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự phù hợp với công tác văn thƣ- lƣu trữ, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, sự chỉ đạo điều hành tổ chức công việc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thƣ- lƣu trữ của văn phòng cấp Bộ. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận đƣợc sự đồng tình ủng hộ và sự giúp đỡ của nhiều lãnh đạo văn phòng Bộ, thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của NGƢT- PGS Vƣơng Đình Quyền. Qua đây cho phép chúng tôi gửi lời Luận văn Thạc sỹ khoa học 11 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ cảm ơn chân thành đến các thầy hƣớng dẫn PGS. NGƢT Vƣơng Đình Quyền, lãnh đạo văn phòng Bộ, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn nhƣ đề tài chƣa có nhiều nghiên cứu đi trƣớc, tài liệu tham khảo, nghiên cứu về vấn đề này chƣa nhiều, hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế tại văn phòng cơ quan cấp Bộ đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo văn phòng rất khó khăn. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày tháng năm 2011 Học viên Lâm Thu Hằng Luận văn Thạc sỹ khoa học 12 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ B. NỘI DUNG Chƣơng 1 VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG 1.1.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1.1.1. Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ cấp Bộ Công tác văn thƣ - lƣu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Để công tác văn thƣ - lƣu trữ thực sự có ý nghĩa và đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình Chính phủ đã ban hành Nghị định 178/2007/NĐ- CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Nghị định chỉ rõ, “Bộ, cơ quan ngang Bộ (dƣới đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về các ngành, lĩnh vực đƣợc giao trong phạm vi cả nƣớc; quản lý Nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ” [40]. Trên cơ sở quy định nêu trên, các cơ quan cấp Bộ đã ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và của văn phòng Bộ (phần phụ lục). Về công tác văn thƣ- lƣu trữ, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau: Đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ trƣởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, có trách nhiệm: - Quyết định việc thành lập các phòng văn thƣ - lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ; - Ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng văn thƣ- lƣu trữ; - Xây dựng và ban hành các văn bản của Bộ hƣớng dẫn thực hiện các chế độ, các quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Xây dựng và ban hành các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ theo thẩm quyền; Luận văn Thạc sỹ khoa học 13 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ - Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Tổ chức, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ- lƣu trữ, quản lý thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thƣ- lƣu trữ trong phạm vi ngành, lĩnh vực. Nhƣ vậy công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan làm tốt hay không tốt, trƣớc hết thuộc trách nhiệm của Bộ trƣởng. Để thực hiện nhiệm vụ này, Bộ trƣởng có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình. Bộ trƣởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, có thể giao cho lãnh đạo Văn phòng giải quyết những văn bản cần thiết nhƣng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nƣớc; có thể giao cho Thứ trƣởng ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền Bộ trƣởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng nhƣ chỉ đạo điều hành công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan. Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, Bộ trƣởng có thể làm một số việc cụ thể khác nhƣ: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thƣ ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc (văn bản phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan Bộ Nội vụ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ...). 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là tổ chức lao động trong Văn phòng.Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật Luận văn Thạc sỹ khoa học 14 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất lƣợng và hiệu quả cao.Văn phòng đảm nhiệm 2 chức năng chính sau: - Chức năng tham mưu tổng hợp: Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên: - Tham mƣu: Đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo: Giúp ngƣời lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch. - Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Ngƣời ta thƣờng nói tham mƣu là hiến kế, kiến nghị những đề xuất, đƣa ra các ý tƣởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phƣơng án tối ƣu, những chiến lƣợc, sách lƣợc và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan và đơn vị nhằm đạt kết quả cao [72]. Tham mƣu của Văn phòng Bộ là tham mƣu về tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý ví dụ nhƣ: tham mƣu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo hƣớng dẫn công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan; xây dựng và giám sát việc thực hiện chƣơng trình công tác của cơ quan và văn phòng. Để công tác lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đạt hiệu quả, Thủ trƣởng cơ quan cần có những ý kiến tham mƣu chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin từ phía văn phòng. Do vậy, công tác tham mƣu của văn phòng đƣợc thể hiện qua các nhiệm vụ cụ thể sau: + Tổng hợp, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác tuần, quý, tháng, năm của cơ quan; xây dựng quy chế làm việc của cơ quan; điều phối, giám sát, đôn đốc kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch công tác; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện các kế hoạch công tác, quy chế làm việc của cơ quan; là đầu mối phối hợp với các đơn vị để triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan. + Kiểm tra, kiểm soát, hƣớng dẫn quy trình, thủ tục kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. + Xây dựng và đề xuất các quy chế, quy định quản lý trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cấp Bộ + Phối hợp với các đơn vị trong việc kiểm tra, hƣớng dẫn thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của Bộ trƣởng, kiểm tra việc chấp hành, nội quy, quy chế Luận văn Thạc sỹ khoa học 15 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ làm việc của cơ quan; kiến nghị với Bộ trƣởng các giải pháp nhằm đảm bảo tính thực thi của các quyết định quản lý. + Trình lãnh đạo Bộ các dự án, đề án đƣợc giao; tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan và đánh giá các kết quả thực hiện kế hoạch. + Chủ trì tổ chức cuộc họp giao ban theo uỷ quyền của Bộ trƣởng - Tổ chức và thực hiện các công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo: + Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ (để đảm bảo nguồn thông tin văn bản) + Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (thông tin bằng lời) + Tổ chức thƣ viện, mua sách, báo, tạp chí: Ứng dụng công nghệ thông tin... (thông tin đại chúng) + Theo dõi, tham mƣu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thƣởng - Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị trong việc: + Đôn đốc các đơn vị về thực hiện kế hoạch + Chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị thuộc văn phòng và các đơn vị có liên quan, chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan đối với các cơ quan khác; ghi biên bản và lập hồ sơ hội nghị, hội họp của cơ quan. + Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan - Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp: + Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp với khách + Hƣớng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp + Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép + Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lƣu + Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách Công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của Bộ có hiệu quả hay không phụ thuộc vào công tác tham mƣu, giúp việc của Văn phòng Bộ. Tham mƣu tốt sẽ giúp cho Bộ trƣởng có những quyết định đúng đắn và ngƣợc lại. - Chức năng hậu cần: Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành không thể không kể đến đó là các điều kiện nhƣ nhà cửa, Luận văn Thạc sỹ khoa học 16 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ cơ sở vật chất, phƣơng tiện làm việc của cơ quan...trong đó văn phòng là nơi đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện này đảm bảo mọi lúc, mọi nơi. Nội dung tham mƣu của văn phòng đƣợc thể hiện qua các công việc sau: - Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan: + Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa nâng cấp, cơ sở hạ tầng (Trụ sở làm việc, phòng làm việc...) + Mua sắm, bảo dƣỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan. + Quản lý tài sản, điều hành phƣơng tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan + Quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng Qua các nhiệm vụ nêu trên chúng tôi thấy rằng công tác tham mƣu của văn phòng chiếm một vị trí không nhỏ trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm cơ quan Nhƣ vậy công tác văn thƣ - lƣu trữ đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác này đƣợc coi là một nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Để 2 nhiệm vụ nêu trên thực sự có hiệu quả thì trƣớc hết phải kể đến công tác tổ chức bộ máy và nhân sự. Bộ máy ổn định, phù hợp và đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trọng trách mà bộ máy đó đảm nhiệm. Qua khảo sát thực tế cho thấy tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm của từng Bộ mà cơ cấu tổ chức văn phòng có sự khác nhau nhất định. Nhìn chung văn phòng cơ quan cấp Bộ thƣờng đƣợc tổ chức nhƣ sau: Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng Bộ là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng về toàn bộ công tác văn phòng. Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác nhƣ: Tổ chức bộ máy, bảo vệ bí mật, công tác văn thƣ, lƣu trữ... Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, đƣợc Bộ trƣởng giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan ban hành và ký trực tiếp một số văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng ban hành. Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh văn phòng và đƣợc phân công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng. + Phòng Văn thư - Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Bộ trƣởng quản lý, chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ-lƣu trữ ở các đơn vị trực thuộc; trực tiếp làm công tác văn thƣ- lƣu trữ, quản lý tài liệu lƣu trữ và tổ chức khai thác Luận văn Thạc sỹ khoa học 17 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ của cơ quan. Theo Thông tƣ số 02/2010/TTBNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ và tổ chức văn thƣ- lƣu trữ trong đó phòng Văn thƣ- Lƣu trữ thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể nhƣ sau: - Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan đồng thời chỉ đạo các đơn vị chuyên môn về văn thƣ - lƣu trữ; - Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nƣớc và của Bộ về văn thƣ - lƣu trữ; - Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thƣ - lƣu trữ trình Bộ trƣởng phê duyệt và tổ chức thực hiện; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ - lƣu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ; - Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thƣ - lƣu trữ; + Phòng Tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tƣ vấn cho Chánh văn phòng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuất các phƣơng án giải quyết. + Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thƣ, đánh máy, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thƣ.(quản lý công tác văn thƣ đối với một số Bộ chƣa hoặc không thiết lập phòng văn thƣ riêng mà vẫn thuộc phòng Hành chính quản lý) + Phòng Quản trị: Cung cấp kịp thời, đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý, sửa chữa theo dõi sử dụng các phƣơng tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. + Phòng Tài chính: Có nhiệm vụ dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi, sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan Luận văn Thạc sỹ khoa học 18 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ + Phòng Thi đua - Khen thưởng: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thi đua khen thƣởng của văn phòng và cơ quan. + Bộ phận Tổ chức - Nhân sự: ( nếu cơ quan không có phòng tổ chức cán bộ): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động nhƣ: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thƣởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự + Phòng Quản lý xe (hoặc đội xe đối với cơ quan không thành lập phòng): Có chức năng giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác quản lý, điều hành, đăng ký sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa phƣơng tiện ô tô phục vụ các nhiệm vụ của cơ quan Bộ. 1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ 1.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ lƣu trữ Trên cơ sở Nghị định 178/ 2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, các cơ quan cấp Bộ đã cụ thể hoá văn bản này bằng một số Quyết định nhƣ: Quyết định số 19/2008/QĐ- BVHTTDL, Quyết định số 3566/QĐ- BGTVT, Quyết định số 36/QĐ- BNV... quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau: Chánh Văn phòng là ngƣời trực tiếp giúp Bộ trƣởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ ở các Cục, Vụ, Viện và các đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm sau: - Trên cơ sở các quy định về công tác văn thƣ - lƣu trữ, Chánh Văn phòng các cơ quan cấp Bộ tham mƣu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác văn thƣ - lƣu trữ; - Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; - Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ cho toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan; mở các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cho lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan; Luận văn Thạc sỹ khoa học 19 Lâm Thu Hằng
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan