Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ BÍCH HẢI NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Chuyên ngành: Lƣu trữ học và Tƣ liệu học Mã số: 51002 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG HÀ NỘI - 2004 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CCTC CCTCKH CNTT CV CSDL Cục VT<NN HĐND KHKT KPLTT KPLTNTTTLLT TT TTKHKT TTLTQG TW UBHC UBND Công cụ tra cứu Công cụ tra cứu khoa học Công nghệ thông tin Công văn Cơ sở dữ liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hội đồng nhân dân Khoa học kỹ thuật Khung phân loại thông tin Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ Trung tâm Thông tin khoa học kỹ thuật Trung tâm lưu trữ Quốc gia Trung Ương Ủy ban hành chính Ủy ban nhân dân 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài .............................................................. 7 2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................. 8 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu....................................................... 4. Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................... 8 9 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................... 10 6. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo................... 17 7. Đóng góp của luận văn......................................................................... 18 8. Bố cục của luận văn............................................................................. 18 Chƣơng 1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm........................................................................................ 19 1.2. Nguyên tắc........................................................................................ 23 1.3. Yêu cầu............................................................................................. 25 1.4.Thành phần của hệ thống CCTC thông tin tài liệu lƣu trữ......... 26 1.4.1. Theo đặc trưng cấp độ...................................................................... 27 1.4.2. Theo đặc trưng chức năng............................................................... 27 1.5. Cơ cấu của hệ thống CCTC tài liệu lƣu trữ................................. 28 1.5.1. Hệ thống CCTC truyền thống........................................................... 28 1.5.2. Hệ thống CCTC tự động hóa............................................................ 39 Tiểu kết chƣơng I.................................................................................... 43 Chƣơng 2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III 3 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III........... 45 2.2. Tình hình tài liệu lƣu trữ ............................................................ 53 2.2.1. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ ........................ 46 2.2.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ ............................................................. 51 2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại TT III........... 53 2.3.1. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu....................................... 54 2.3.2. Nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài liệu............................................. 62 2.4. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ truyền thống........................................................................................ 60 2.4.1. Mục lục hồ sơ................................................................................ 60 2.4.2. Sách chỉ dẫn.................................................................................. 2.4.3. Các loại sổ, sách phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu........................ 62 63 2.4.4. Một số nhận xét về thực trạng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT III................................................................................................ 64 2.5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và tra tìm tài liệu..................................... 65 2.5.1. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945......................................................................................................... 66 2.5.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu................................................................ 72 2.5.3. Một số nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III........... 79 Tiểu kết chƣơng 2………………………………………………….... 82 4 Chƣơng 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HỆ THỐNG CCTCKH TAÌ LIỆU LƢU TRỮ TẠI TTLTQG III 3.1. Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ truyền thống............................................................................. 84 3.1.1. Mục lục hồ sơ....................................................................... 84 3.1.2. Thẻ....................................................................................... 84 3.1.3. Sách chỉ dẫn.......................................................................... 85 3.2. Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại................................... 86 3.2.1. Khung phân loại thông tin................................................... 86 3.2.2. Hệ thống cơ sở dữ liệu ........................................................ 87 3.1.3. Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn tài liệu lưu trữ........... 91 3.3. Một số giải pháp hỗ trợ………………………………......... 92 3.3.1. Tối ưu hóa thành phần và nội dung tài liệu ........................ 92 3.3.2. Các văn bản chỉ đạo ...................................................... 93 3.3.3. §Çu t- c¬ së vËt chÊt.............................................................. 95 3.3.4. Nâng cao chất lượng và trình độ cán bộ............................. 96 Tiểu kết chƣơng 97 III......................................................................... KẾT LUẬN............................................................................................... 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................. 101 PHỤ LỤC........................................................................................ 111 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài Các trung tâm lưu trữ quốc gia là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Nơi đây hội tụ và tích lũy cả kho tàng tri thức và kinh nghiệm phong phú được đúc kết theo bề dày lịch sử dựng nước và giữ nước của các thế hệ cha ông. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ xác thực phản ánh mọi khía cạnh trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước, và do đó tài liệu lưu trữ đồng thời cũng là những nguồn tài nguyên thông tin vô tận cần được khai thác và sử dụng rộng rãi trong cộng đồng. Được xã hội giao sứ mệnh là gìn giữ nguồn di sản văn hóa đó, chức năng cơ bản của các cơ quan Lưu trữ là không những phải bảo đảm bảo quản an toàn mà còn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội. Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng và văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ [81]. Đặc biệt gần đây, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62]. Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Do đó các trung tâm lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao v.v… Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp 6 những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến nay. Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội – văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam. Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối tượng độc giả. Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III. Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách liên quan đến ổn định tổ chức, kho tàng và tài liệu nên từ trước đến nay chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT. Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTC tại Trung tâm III là một đòi hỏi khách quan, cấp bách và cần thiết. Trên tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ chuyên môn thực tế đòi hỏi, chúng tôi chọn đề tài cho luận văn là: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 2. Mục tiêu nghiên cứu: - Xác định đúng được thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện nay tại TT III; - Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước tại TTLTQG III. 7 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu: - Các kết quả nghiên cứu cơ bản (đã có) về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ nói chung; - Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại TTLTQG III; - Hệ thống CCTC hiện có và thực trạng của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III; - Vai trò của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL quản lý và tra tìm tài liệu. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước (tài liệu hành chính) với thực trạng hệ thống CCTC tài liệu đó hiện có tại TTLTQG III. Trên cơ sở đó, các giải pháp mà đề tài đặt ra để giải quyết cũng chỉ nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống CCTC phục vụ cho việc tra tìm thông tin tài liệu của TTLTQG III chứ không đi sâu vào lĩnh vực công cụ thống kê. Đề tài mang tính chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi sâu vào các vấn đề kỹ thuật. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới đây: - Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác lưu trữ; - Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện nay; - Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại TTLTQG III. 8 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5.1. Tình hình nghiên cứu ở các nước: Với vai trò là những chiếc cầu nối – hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với các kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ từ lâu đã thu hút một số lượng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài, luận án, bài viết…. ở nhiều nước. Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết “Thực trạng và xu hướng phát triển hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ” [90, 96-99] tiến sỹ sử học người Bun- Ga- ri X. Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên thế giới từ thời cổ đại. Theo tác giả, thì từ thời cổ đại ở các nước Phương Đông khi mà tài liệu còn đơn giản và với số lượng không nhiều thì công cụ tra cứu còn rất thô sơ. Dần dần, công tác văn thư ngày càng trở nên phức tạp do sự phức tạp dần trong hoạt động quản lý và điều hành của các quốc gia. Kết quả là số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều và nhu cầu sử dụng chúng ngày càng tăng. Điều đó dẫn đến sự ra đời tất yếu của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ. Cũng theo tác giả thì từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) đã có mục lục hồ sơ và Bản hướng dẫn phân nhóm và mô tả tài liệu trong sách của Iakôp Fon Pamingen. Và sau đó 100 năm, Krixtốp Siônbéc- người Phổ và những người làm lưu trữ kế nhiệm ông đã lập được những bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, và đó là tiền đề cho các mục lục hồ sơ sau này. Từ những năm 1830 – 1850 đã hình thành nên những nét cơ bản của lưu trữ hiện đại. Sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi phải tối ưu hóa, phân loại và mô tả tài liệu trong tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc “xuất xứ (xuất sinh) và tôn trọng phông” (ở Pháp). Trên cơ sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ đã đần dần được hình thành và hoàn thiện ở các nước châu Âu.Thực tiễn phát triển đó đã được các nhà nghiên cứu đúc kết thành các giáo trình, công trình mang tính chất lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ và được giới thiệu rộng rãi. Ví dụ, theo sự nghiên cứu của tiến sỹ Phan Đình Nham [56] ở Hà Lan từ năm 1898 đã có Sách Hướng dẫn sắp xếp và biên mục trong các viện lưu trữ trong đó trình bầy các bản chỉ dẫn nội dung, các mục lục và sách chỉ dẫn; ở Anh từ năm 1927 đã có Sách hướng dẫn hành chính (Manual of administrations), trong đó giới thiệu các công cụ 9 tra cứu; ở Đức từ năm 1929 đã biên soạn Thuật ngữ lưu trữ trong đó có nêu khái niệm về hệ thống CCTCKH; ở Pháp [77] và Australia [97] trong Sách giáo khoa về lưu trữ đều có một chương trình bầy có hệ thống về CCTCKH (Finding Aids) tài liệu lưu trữ v.v… Cũng như các nước châu Âu khác, Liên Xô (cũ) là một nước có ngành lưu trữ tương đối phát triển. Đặc biệt, lưu trữ học Xô viết được trang bị một hệ thống lý luận và cơ sở phương pháp luận tương đối đầy đủ, với những tổng kết kinh nghiệm thực tiễn phong phú, trong đó vấn đề về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu được nhiều sự quan tâm. Điều đó được thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội quy, quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà nước, các công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác lưu trữ, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng như nhiều bài viết của nhiều tác giả. Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ được xuất bản lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và tái bản, nhưng trong cuốn nào cũng giành một chương về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ [92]. Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác lưu trữ Liên Xô đã phát hành “Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ Nhà nước Liên Xô” [88]. Đưa ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy luật, triển vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động hóa và mối quan hệ tương hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống. Phải nói rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan lưu trữ trong công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở Liên Xô. Bên cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ đều có các phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, các nhà lưu trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đưa ra những kết quả hữu ích cho thực tiễn, ví dụ như đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH Phông lưu trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề cho tài liệu trong các viện lưu trữ lịch sử nhà nước của Ru-đen-xơn K.I. Cùng với 10 các công trình nghiên cứu đó, lưu trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện lưu trữ Liên Xô (năm 1950). Ngoài ra, vấn đề về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn là chuyên đề thường xuyên được đề cập đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các bài viết, trao đổi kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH ở các lưu trữ khác nhau. Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu lưu trữ Liên bang Nga thì đến năm 2000 trong các viện lưu trữ Nga có khoảng 96,5% đơn vị bảo quản đã được lập mục lục hồ sơ. Công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là các công cụ truyền thống, cụ thể là, ở cấp độ toàn liên bang có Bộ thẻ Phông Trung ương, ở các kho lưu trữ có các bộ thẻ hệ thống, thẻ tên gọi hay chuyên đề. Lưu trữ Nga rất coi trọng việc biên soạn và xuất bản các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn, sơ yếu lưu trữ. Đến nay, có khoảng 65% các viện lưu trữ nhà nước đã có các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn hoặc sơ yếu, trong đó có sách chỉ dẫn theo phông hoặc chuyên đề. Đặc biệt có nhiều sách hướng dẫn về thành phần và nội dung Phông lưu trữ Nhà nước hoặc phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Liên Xô cũng như của nhiều viện lưu trữ nhà nước trung ương và địa phương được biên soạn gồm nhiều tập kế tiếp nhau theo thứ tự thời gian [84]. Từ những năm 60 – 70, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật với tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, trong đó có công tác lưu trữ. Bên cạnh việc thừa kế một số CCTC thủ công truyền thống, ở một số nước đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu. Ở Liên Xô năm 1980 đã nghiên cứu và đưa vào ứng dụng Các quy trình xử lý thông tin tự động công tác lưu trữ bằng máy tính điện tử vào hệ thống quản lý và thống kê tài liệu phông lưu trữ nhà nước được xây dựng dựa trên cơ sở bộ thẻ phông trung ương. Trong thời gian này, các nước XHCN khác như Ba Lan, Bun-ga-ri, CHDC Đức, Hung-ga-ri, Tiệp Khắc cũng đồng loạt nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa vào công tác thống kê và quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ. Kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu được đưa ra bàn luận và xem xét tại các Hội nghị những người lãnh đạo lưu trữ các nước XHCN [17]. 11 Ở các nước khác như Australia, Đan Mạch, Pháp, Thụy Điển, Mỹ... việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu với phần mềm tối ưu đã được áp dụng cách đây hàng vài thập kỷ. Ví dụ, ở Đan Mạch từ năm 1975 đã xây dựng hệ thống CSDL kết nối cho 7000 phông tài liệu lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương [11]. Ở Thuỵ Điển, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ARKIS cung cấp chìa khoá tra tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn microfilm; ở Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia – RINSE and ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở nhiều góc độ yêu cầu và lựa chọn khác nhau. Xu thế chung nhất của các nước hiện nay là áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn thư và lưu trữ, trong đó có hệ thống CCTC thông tin tài liệu. 5.2. Tình hình nghiên cứu ở trong nước: Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn ở mức độ khiêm tốn. Sở dĩ như vậy là xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều ách đô hộ của các thế lực phong kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc lưu giữ và bảo tồn tài liệu lưu trữ cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Những năm sau khi dành được độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất nước còn có chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ quan lưu trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu. Trong những năm 70 – 80, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ cũng có được đề cập đến nhưng chỉ giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, ví dụ như các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ hệ thống phục vụ tra tìm của kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho lưu trữ UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là 12 nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]…Để trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học cũng như trung học về Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một chương liên quan đền vấn đề này {4], [5]. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành như: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ quốc gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà v.v… Thời gian gần đây, công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội, và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành lưu trữ. Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ. Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất. Chính vì vậy, trong thời gian qua đã một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ. Cục Lưu trữ nhà nước là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt nền móng và có nhiều công trình đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn Khảm. Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên cứu và nghiệm thu công trình cấp Nhà nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự động lưu trữ quốc gia [44]. Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác như: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu trữ Quốc gia [33], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia [35], Ứng dụng bộ thẻ phông trung ương tự động hóa vào quản lý tài liệu lưu trữ [36], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ tướng [37], Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [39], Tin học hóa công tác văn thư - lưu trữ và thư viện [43]…Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm 13 1999 Cục Lưu trữ ban hành Bản hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ [10]. Năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì của Cục Lưu trữ Nhà nước đã hoàn thành việc soạn thảo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau năm 1945 [47]. Những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang được Nhà nước cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất [6]. Cùng với Cục Lưu trữ Nhà nước, Lưu trữ Trung ương Đảng cũng là nơi có sự đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong lưu trữ Đảng, điển hình là các công trình nghiên cứu như: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hương [29]… Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng có sự quan tâm cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu khí và giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v… [65] 14 Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu trữ văn bản được thực hiện sớm hơn. Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 đã tiến hành xây dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam từ năm 1945 [72]. Đến năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển khai đề tài Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc bao gồm một quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [50]. Tương tự, Văn phòng Quốc hội từ năm từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ về pháp luật Việt Nam. Năm 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ của Quốc hội . Ngoài các cơ quan đã nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ như Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng… Thư viện là một lĩnh vực có nhiều chức năng tương tự như lưu trữ. Ở một số thư viện lớn như Thư viện Quốc gia đã áp dụng hệ thống tra tìm tự động hóa từ đầu những năm 90 với chương trình phần mềm CDS/ISIS có nhiều tính năng tra cứu phù hợp. Hiện nay Thư viện Quốc gia đang đưa vào thử nghiệm chương trình ILIB - Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp liên kết cả mọi lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ thư viện và tìm kiếm [18]. Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài nước có thể rút ra một số nhận xét như sau: Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển đồng hành với sự phát triển của công tác lưu trữ; Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ, do đó vấn đề này luôn được quan tâm và nghiên cứu; Thứ ba, ở nhiều nước đã xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau; Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ ở nhiều nước; 15 Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có. Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ chưa có hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh. Ngoài một số trung tâm lưu trữ có một số bộ thẻ truyền thống và sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ. Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng nhưng chủ yếu chỉ trong phạm vi trong các trung tâm lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành, địa phương. Hiện nay, ngành lưu trữ đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang triển khai Đề án Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ. Sự thành công của đề án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo. 6.1. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê Nin là cẩm nang xuyên suốt quá trình nghiên cứu của đề tài. Bên cạnh đó, yếu tố không thể thiếu là cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học cùng với việc vận dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử và lôgíc. Về các phương pháp cụ thể, đặc biệt là phương pháp điều tra, phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp và thử nghiệm thực tế đều được áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài. 6.2. Nguồn tài liệu tham khảo: Do có một vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nên hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã có sức thu hút nhiều công trình, đề tài nghiên cứu mà kết quả là đã hình thành nên một nguồn tài liệu liên quan hết sức đa dạng và phong phú. Để viết luận văn này, tác giả đã có dịp tham khảo nhiều tài liệu, tư liệu liên quan ở trong và ngoài nước, cụ thể có thể phân thành các nhóm chủ yếu sau: Thứ nhất là nguồn tư liệu liên quan đến vấn đề lý luận chung về hệ thống CCTC tài liệu trong lưu trữ học như các khái niệm, định nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ thể hiện trong các giáo trình giảng dạy đại học và trung học chuyên nghiệp, các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành và cơ sở, các báo cáo khoa học, các bản tham luận tại các 16 hội thảo, hội nghị chuyên đề, các bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và đại học…ở trong và ngoài nước có liên quan đến các vấn đề lưu trữ nói chung và hệ thống công cụ tra cứu khoa học nói riêng. Thứ hai thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ, các số liệu về thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và các loại CCTC hiện đang được sử dụng tại TTLTQG III và một số cơ quan lưu trữ khác cộng với việc tham khảo kinh nghiệm thực tiễn. Thứ ba là nguồn các văn bản mang tính pháp qui, chỉ đạo, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ nói chung cũng như trong trong lĩnh vực hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ nói riêng, trong đó có các thông tư, chỉ thị, pháp lệnh, nghị định của Đảng và Nhà nước, các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành... 7. Đóng góp của luận văn: Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng: - Trình bầy một cách có hệ thống một số vấn đề có tính chất lý luận về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ; - Nghiên cứu, rút ra được những kinh nghiệm về lý luận cũng như thực tiễn trong công tác với Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của các nước; - Phân tích được thầnh phần, nội dung ý nghĩa và đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III; - Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu và hệ thống CCTC hiện nay tại TTLTQG III; - Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống CCTC tại TTLTQG III 8. Bố cục của luận văn: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục tư liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ 17 Nội dung của chương này nhằm trình bầy một số khái niệm, định nghĩa về Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, đồng thời phân tích các nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, chương này cũng giành một phần mục nói về vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, trong đó nội dung chính là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu tự động hóa. Chƣơng 2. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ ở Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III. Sau khi nêu một số nét về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III, nội dung chính của chương này tập trung chủ yếu vào việc phân tích tình hình, ý nghĩa nội dung, thành phần và đặc điểm tài liệu lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ, đồng thời đưa ra các nhận xét về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ của TT III để làm cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết. Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại TTLTQG III. Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn. Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài nước cũng như tình hình tài liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH lưu trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề xuất các giải pháp chính về nghiệp vụ để hoàn thiện và nâng cấp hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Để cho các giải pháp nghiệp vụ được khả thi, tác giả đã đề xuất một số giải pháp hỗ trợ liên quan đến cơ chế chỉ đạo, cơ sở vật chất và con người. *** Luận văn này được hoàn thành ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ban Giám đốc TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ đầy nhiệt tình và trách nhiệm của TS Nguyễn Cảnh Đương, người đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc với mọi sự giúp đỡ quý báu đó. 18 Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ mà khả năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi hạn chế. Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Hà Nội, tháng 8 năm 2004 Tác giả Chƣơng I KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm: Nghiên cứu lịch sử vấn đề về sự hình thành và phát triển của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ có thể cho phép nhận định rằng, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được hình thành và phát triển song hành với sự gia tăng tài liệu - hệ quả của sự phát triển của xã hội. Từ thủa xưa, khi số lượng tài liệu còn quá ít, con người có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu mà không cần sự trợ giúp của các công cụ tra cứu. Dần dần, do các lĩnh vực hoạt động của xã hội không ngừng phát triển đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, và đặc biệt là ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ đã dẫn tới sự gia tăng không ngừng các nguồn tài liệu với tiềm năng thông tin vô tận. Đồng thời, nhu cầu của xã hội đối với việc khai thác sử dụng thông tin trong các nguồn tài liệu đó cũng ngày càng lớn. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin đó nhanh nhất và hiệu quả nhất. Thực tế đó đã buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài liệu và dần dần khái niệm về Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở thành thông dụng và được dùng phổ biến ở các nước. Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi thời gian khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau. Dưới đây là một số quan điểm hay định nghĩa về thuật ngữ về CCTCKH taì liệu lưu trữ đang được sử dụng trong công tác lưu trữ Việt nam và một số nước khác nhau. 19 Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức khái niệm về HTCCTC mới chỉ được thể hiện trong một số giáo trình, sách giáo khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu. Năm 1990, giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn định nghĩa: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân[4, 218]. Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở giới hạn CCTC chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ. Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ biên soạn và ấn hành năm 1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Trong lưu trữ học Liên Xô cũ và nước Nga ngày nay, khái niệm về HTCCTC KH tài liệu lưu trữ đã được nêu khá nhiều ở hàng loạt các văn bản chỉ đạo, giáo trình hướng dẫn nghiệp vụ, sách giáo khoa cũng như các công trình nghiên cứu khác nhau. Trong: “Những nội quy phát triển hệ thống CCTC KH tài liệu lưu trữ Nhà nước Liên Xô” xuất bản năm 1981 định nghĩa: “HTCCTC là tập hợp các tài liệu thống kê, công cụ tra cứu lưu trữ, hệ thống tìm tin cơ giới và tự động, các tài liệu thông tin được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất để đảm bảo cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu nhằm mục đích sử dụng toàn diện.”[88] Trong “Những nội quy công tác của các viện lưu trữ Cộng hòa Liên bang Nga” của Lưu trữ Nga ban hành năm 2002 thì khái niệm công cụ tra cứu khoa học là toàn bộ (tổ hợp) các yếu tố mô tả tài liệu ( thông tin tài liệu cấp II) có trong các loại CCTC lưu trữ khác nhau, cơ sở dữ liệu dùng để tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu”; còn hệ thống CCTC khoa học là “toàn bộ các CCTC lưu trữ có mối quan hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, các cơ sở dữ liệu về thành phần và nội dung của tài 20