Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của trường đại h...

Tài liệu Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học quốc gia hà nội

.PDF
127
509
143

Mô tả:

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------------------- VŨ THỊ HÀ NGHIÊN CỨU CHUẨN HÓA HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sỹ Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hương Hà Nội, 2014 ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------------------- VŨ THỊ HÀ NGHIÊN CỨU CHUẨN HÓA HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội, 2014 LỜI CẢM ƠN Trước hết, cho phép tôi được bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới TS. Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, những người đã tận tình truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt những năm học vừa qua. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới gia đình và bạn bè, những người đã giúp đỡ, chia sẻ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn. Xin trân trọng cảm ơn. MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHUẨN HÓA HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐHKHXH&NV 1.1 . Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm văn bản và hệ thống văn bản 1.1.2. Chuẩn hóa văn bản và chuẩn hóa hệ thống văn bản 1.2. Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 1.2.1. Khái quát về hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 1.2.1.1. Mục tiêu đào tạo 1.2.1.2. Chương trình đào tạo 1.2.1.3. Một số kết quả đạt được trong công tác đào tạo 1.2.2. Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 1.2.2.1. Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV 1.2.2.2. Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 1.2.2.3. Ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo 1.3. Ý nghĩa của chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 1.3.1. Các nội dung chuẩn hóa hệ thống văn bản 1.3.2. Ý nghĩa của chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐHKHXH&NV 2.1. Cấu trúc của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo 2.2. Chức năng, công dụng của văn bản 2.3. Thể thức và văn phong của văn bản 2.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 2.3.2. Văn phong của văn bản 2.3.2.1. Ngữ pháp trong văn bản đào tạo 2.3.2.2. Cách diễn đạt trong văn bản đào tạo CHƯƠNG 3: NHỮNG YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHUẨN HÓA HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG 4 14 1 14 14 17 19 19 20 22 23 24 25 27 29 33 33 36 43 43 50 53 53 67 67 78 84 ĐHKHXH&NV 3.1. Những yêu cầu cơ bản của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo 3.1.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế 3.1.2. Đảm bảo tính thống nhất 3.1.3. Đảm bảo tính khoa học 3.1.4. Đảm bảo tính kế thừa và tính kinh tế 3.1.5. Đảm bảo tính khả thi 3.2. Một số nội dung cần chuẩn hóa 3.2.1. Về qui trình soạn thảo và ban hành văn bản đào tạo 3.2.2. Về việc sử dụng đúng chức năng của văn bản đào tạo 3.2.3. Về thể thức và kỹ thuật trình bày 3.2.4. Về kết cấu nội dung và văn phong văn bản 3.3. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo 3.3.1. Xây dựng và ban hành qui định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 3.3.2. Mẫu hóa một số văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động đào tạo 3.3.3. Đẩy mạnh việc áp dụng ISO 9001:2008 3.3.4. Chú trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 3.3.5. Nâng cao chất lượng hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 2 84 85 86 88 89 89 90 90 91 96 97 98 99 100 115 115 115 119 121 125 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHKHXH&NV: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Được xem là một trong những hoạt động quan trọng nhất của xã hội loài người, hoạt động giáo dục đào tạo đã, đang và sẽ tiếp tục phát huy vai trò của mình trong công cuộc đưa loài người đến đỉnh cao nhất của nền văn minh. Nhờ có hoạt động lao động và sự sáng tạo trong lao động mà loài người đã chuyển từ cuộc sống mông muội, dã man trong hình thái kinh tế xã hội nguyên thuỷ, chiếm hữu nô lệ đến đời sống văn minh trong các hình thái kinh tế xã hội tư bản chủ nghĩa, xã hội chủ nghĩa. Hoạt động giáo dục của con người được thực hiện rất tự nhiên như một tất yếu khách quan để con người có thể tồn tại và phát triển. Ban đầu chỉ là những kinh nghiệm sống được truyền miệng lại từ đời này đến đời khác, dần dần những tri thức kinh nghiệm, tri thức bản địa đó được ghi chép, phân tích, nghiên cứu và nâng lên thành tri thức khoa học bởi một số người có trình độ. Học hỏi là nhu cầu tự thân của mỗi người và hoạt động giáo dục, đào tạo được định hình rõ nét chính từ những nguyên nhân chủ quan và khách quan đó. Ngày nay, trong xu thế quốc tế hoá và hội nhập toàn cầu thì vai trò của giáo dục đào tạo càng được khẳng định hơn bao giờ hết. Đứng trước những thời cơ và thách thức lớn, các quốc gia không thể xem nhẹ ý nghĩa to lớn của giáo dục, đào tạo. Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của giáo dục đào tạo, Đảng và Nhà nước ta đã sớm quan tâm và có sự chỉ đạo tới hoạt động này. Do đó, Nghị quyết Trung ương II, khoá VIII năm 1996 của Đảng đã khẳng định “giáo dục đào tạo là quốc sách hàng đầu”. Đây được coi là định hướng phát triển đúng đắn của chúng ta trong công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa với mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là một trường đại học lớn, có nhiều uy tín trong và ngoài nước. Đây được xem là đại học hàng đầu đào tạo về lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn ở nước ta. Hoạt động đào tạo là hoạt động quan trọng nhất của các cơ sở giáo dục, đào tạo nói chung và 4 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn nói riêng. Để các hoạt động đó được thực hiện một cách có hiệu quả nhất thì các hoạt động tổ chức, điều hành, hỗ trợ và phục vụ hoạt động đào tạo phải được tổ chức và thực hiện đồng bộ từ khâu bố trí, sắp xếp cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao đến cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giảng dạy và học tập. Văn bản là phương tiện truyền tin cơ bản và phố biến nhất trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung. Do đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản có ý nghĩa to lớn mang tính chất quyết định sự thành công hay thất bại của cơ quan. Vì là công cụ của hoạt động quản lý, điều hành nên nếu văn bản được soạn thảo và ban hành có chất lượng tốt, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về hình thức, nội dung thì hoạt động diễn ra sẽ thuận lợi và mang lại kết quả cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản về đào tạo được cán bộ, viên chức của Trường ĐHKHXH&NV chú trọng và quan tâm. Tuy nhiên, các cán bộ soạn thảo văn bản dựa theo kinh nghiệm bản thân và chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết. Do đó, việc tuân thủ những quy định của nhà nước về kỹ thuật soạn thảo, thể thức và nội dung văn bản chưa thật sự triệt để, thống nhất. Vấn đề đặt ra ở đây là cùng một loại văn bản có nội dung như nhau song lại được thực hiện chưa thật thống nhất về mặt thể thức, kết cấu nội dung và văn phong. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động đào tạo của các trường đại học. Một giả thiết được đặt ra đó là tại sao chúng ta không chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo. Theo lô gích trên nếu hệ thống văn bản về đào tạo được chuẩn hoá sẽ tạo thuận lợi rất lớn và góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của các trường đại học. Chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của các trường đại học nhằm mục đích xác định đầy đủ và chính xác thành phần và mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống, xem xét việc sử dụng đúng chức năng, 5 công dụng của từng loại văn bản. Qua đây, tạo nên sự thống nhất về hình thức và mức độ nhất định về nội dung, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản về lĩnh vực đào tạo. Ngoài ra, chuẩn hóa hệ thống văn bản còn làm đơn giản hoá việc soạn thảo, ban hành văn bản, tạo thuận lợi lớn cho cán bộ cũng như sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh trong việc hoàn thiện một số thủ tục về mặt hành chính. Khảo sát về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng tôi nhận thấy vẫn còn có những văn bản không phản ánh trực tiếp hoạt động đào tạo, việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản chưa được đảm bảo. Đa số các văn bản được soạn thảo theo quan điểm cá nhân của người soạn thảo, chưa cập nhật và tuân thủ chặt chẽ các quy định mới của Nhà nước về thể thức cũng như việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt chưa thật thống nhất. Hệ quả là chất lượng và hiệu suất trong soạn thảo văn bản còn thấp, việc tạo dựng nề nếp, kỷ cương trong soạn thảo văn bản ở cán bộ, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh còn hạn chế, thủ tục về mặt hành chính còn rườm rà,chưa thống nhất. Xa hơn nữa là gây khó khăn cho công tác sắp xếp, lập hồ sơ hiện hành, ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, làm giảm giá trị của tài liệu lưu trữ cơ quan. Nói cách khác là ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của Trường. Những tồn tại này sẽ được khắc phục nếu chúng ta tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo của Trường. Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa thiết thực của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của các trường đại học, chúng tôi chọn vấn đề “Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” làm đề tài luận văn thạc sĩ cho mình. 2. Mục tiêu của đề tài. Với phạm vi một luận văn thạc sĩ, đề tài được thực hiện nhằm những mục tiêu sau: 6 - Khẳng định tầm quan trọng và sự cần thiết của việc thực hiện chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Khái quát về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, thực trạng về hệ thống văn bản đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và việc áp dụng những qui định của nhà nước trong việc soạn thảo, ban hành văn bản. - Xây dựng những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như một công cụ phục vụ hoạt động đào tạo cộng với việc nghiên cứu những vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn hoá văn bản, đối tượng trực tiếp mà chúng tôi hướng tới ở đây là hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản về đào tạo. * Phạm vi nghiên cứu: Mặc dù toàn bộ văn bản hình thành đều trực tiếp hay gián tiếp phản ảnh hoạt động đào tạo song phạm vi khảo sát của luận văn chỉ dừng lại ở hệ thống văn bản phục vụ trực tiếp hoạt động đào tạo. Hệ thống văn bản này sẽ được chúng tôi trình bày cụ thể trong phần nội dung của luận văn. Về mặt địa bàn khảo sát, chúng tôi chỉ tiến hành khảo sát và nghiên cứu việc chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN. Từ nghiên cứu này, có thể là sự gợi mở cho các đơn vị đào tạo đại học trong và ngoài ĐHQGHN để nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản của các đơn vị. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. 7 Để thực hiện được mục tiêu trên, tác giả nghiên cứu phải thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Khái quát về sứ mệnh và mục tiêu đào tạo trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường - Xác định vị trí của hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường trong hệ thống văn bản của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Khảo sát thực trạng về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo với các điểm cụ thể như thành phần, nội dung văn bản, chức năng, công dụng của các văn bản trong hệ thống, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản, văn phong của văn bản trong hệ thống. - Nghiên cứu tiêu chuẩn hoá văn bản và những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Đánh giá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường trên cơ sở các yêu cầu chuẩn hóa. Từ đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Vấn đề tiêu chuẩn hoá đã sớm đuợc nghiên cứu trên thế giới. Lịch sử tiêu chuẩn hoá ghi nhận Trung Quốc là quốc gia có yêu cầu tiêu chuẩn hoá đầu tiên. Ban đầu, các tiêu chuẩn được xây dựng trong các lĩnh vực như lương thực, đơn vị đo lường, kích thước trong xây dựng… Tuy nhiên, bước ngoặt của tiêu chuẩn hoá chỉ thực sự đến vào thế kỷ thứ XVIII khi xảy ra cuộc cách mạng tư sản Anh với sự xuất hiện và phát triển của máy móc. Nhưng cũng phải đến năm 1947 thì Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization, viết tắt là ISO) mới được thành lập. Ở Việt Nam, ban đầu, vấn đề tiêu chuẩn hoá phát triển không mạnh. Tuy vậy, năm 1980 chúng ta cũng chính thức trở thành thành viên của Tổ chức tiêu chuẩn hoá thế giới. Sau đổi mới năm 1986, hoạt động tiêu chuẩn 8 hoá có bước phát triển. Đến nay, khi những ưu và nhược điểm của nền kinh tế thị trường song song cùng tồn tại thì nhu cầu có một quy chuẩn để tuân theo trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội trở nên thiết yếu. Chúng ta đã nghiên cứu, xây dựng và áp dụng một số tiêu chuẩn trong một số lĩnh vực nhất định. Trong công tác văn thư và lưu trữ nói chung và việc soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng thì vấn đề tiêu chuẩn hoá đã xuất hiện từ thời phong kiến. Đương nhiên, lúc bấy giờ khái niệm tiêu chuẩn hoá chưa xuất hiện. Việc quy định soạn thảo văn bản với kết cấu nội dung, văn phong trong một số loại văn bản như chỉ, dụ, sắc…theo một quy trình nhất định tức sự thống nhất hoá công tác công văn, giấy tờ được xem là sự chuẩn hoá văn bản. Vấn đề chuẩn hoá văn bản đã được nghiên cứu và đề cập trong các tác phẩm và công trình của PGS. Vương Đình Quyền trong cuốn Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, của PGS.TS. Vũ Thị Phụng trong Luận án Tiến sĩ Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (giai đoạn 1802 – 1884). Tại đây, thông qua việc trình bày những quy định của các triều đại phong kiến trong việc soạn thảo, chuyển giao, giải quyết văn bản, người đọc có thể thấy được một số quy định về sự thống nhất hoá công tác công văn, giấy tờ các triều đại phong kiến Việt Nam mà điển hình là triều đại nhà Nguyễn. Trong những năm trở lại đây, có một số tác giả đã đưa ra và nghiên cứu về tiêu chuẩn hoá trong công tác văn thư lưu trữ như tác giả Lê Thị Nguyệt Lưu với Bước đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá văn bản. Đây là một trong số những công trình nghiên cứu đầu tiên về vấn đề tiêu chuẩn hoá trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng và công tác lưu trữ nói chung. Bên cạnh đó có một số tác giả đã nghiên cứu về các vấn đề liên quan đến chuẩn hoá các nội dung của hệ thống văn bản như tác giả Đỗ Thị Thanh Như với đề tài luận văn thạc sỹ Văn phong hành chính trong văn bản của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam hay tác giả Nguyễn Hồng Duy với đề tài Nghiên cứu chuẩn hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. 9 Những công trình, đề tài trên đã bước đầu đề cập và nghiên cứu về một số nội dung liên quan đến việc chuẩn hoá hệ thống văn bản. Những kết quả đạt được trong các đề tài nghiên cứu trên là sự tham khảo cần thiết cho đề tài “Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” của chúng tôi. Tuy nhiên, các đề tài trên mới chỉ đi vào một nội dung chuẩn hoá như thể thức hoặc văn phong văn bản. Trong nội dung chính của đề tài này, việc trình bày thực trạng việc áp dụng các qui định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thể thức, văn phong văn bản vào soạn thảo, ban hành văn bản về đào tạo được xem là cơ sở cho những nghiên cứu về yêu cầu, nội dung chuẩn hóa hệ thống văn bản. Điểm khác biệt của đề tài là chuẩn hóa văn bản được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết hệ thống. Tức là, khi xem xét hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV, bên cạnh việc nghiên cứu chuẩn hóa về thể thức, văn phong văn bản, chúng tôi đặc biệt chú trọng đến việc nghiên cứu chuẩn hóa về thành phần văn bản thuộc hệ thống, về chức năng, công dụng của văn bản, về mối quan hệ, thứ tự xuất hiện của các văn bản, về qui trình soạn thảo, ban hành văn bản trong hệ thống. Trên cơ sở kế thừa những kết quả đã đạt được của những nghiên cứu trước, đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu để có thể chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo – một phương tiện, công cụ của hoạt động đào tạo tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Nội dung chính của luận văn cũng là những điểm mới và là đóng góp lớn nhất của đề tài. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo. Để hoàn thành đề tài, chúng tôi chủ yếu tham khảo các nguồn tài liệu sau: +) Nhóm tài liệu về lý thuyết hệ thống như: - Các bài giảng, giáo trình về lý thuyết hệ thống; - Một số công trình, đề tài về hệ thống thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 10 +) Nhóm tài liệu liên quan đến tiêu chuẩn hoá tài liệu như: - Một số tiêu chuẩn Việt Nam về văn thư, lưu trữ; - Một số công trình, đề tài về tiêu chuẩn hoá trong công tác văn thư, lưu trữ; - Các bài viết, tạp chí về tiêu chuẩn hoá +) Nhóm tài liệu về công tác đào tạo như: - Văn bản của Đảng, Nhà nước về vấn đề giáo dục, đào tạo - Văn bản của Bộ Giáo dục Đào tạo, Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn quy định về các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo đại học. +) Nhóm tài liệu liên quan đến công tác văn thư lưu trữ - Các văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ - Các văn bản của Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn quy định về công tác văn thư, lưu trữ, - Các giáo trình, chuyên khảo về công tác văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản, văn bản và hành chính học… - Các công trình nghiên cứu, bài viết về vấn đề liên quan. 7. Phương pháp nghiên cứu. Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin, một số phương pháp cụ thể được sử dụng trong luận văn là: - Phương pháp hệ thống: Tiếp cận dưới góc độ hệ thống cho nên phương pháp hệ thống được sử dụng xuyên suốt trong tất cả các bước nghiên cứu, từ việc xây dựng kết cấu, bố cục luận văn đến việc trình bày và phân tích các nội dung chính trong đề tài. Nhất là, khi tác giả nghiên cứu về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, tiến hành xây dựng các yêu cầu và giải pháp của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Phương pháp khảo sát thực tế: Được sử dụng khi chúng tôi tiến hành khảo sát hệ thống văn bản, thực trạng công tác chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của các trường 11 đại học, cũng như các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện việc chuẩn hoá hệ thống văn bản về đạo tạo và nghiên cứu khoa học. - Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh: Được sử dụng khi chúng tôi phân tích, tổng hợp về thực trạng hệ thống văn bản, phân tích các ví dụ cụ thể, xây dựng các yêu cầu và đề xuất các giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo của Trường. - Phương pháp phân tích hệ thống: Được sử dụng trong việc phân tích các yếu tố cấu thành, chức năng, ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo. Thực chất, phương pháp này là sự tổng hợp, kết hợp của các phương pháp nghiên cứu đã nêu trên. Nói cách khác, đây là phương pháp nâng cao và nếu được sử dụng tốt thì mục tiêu nghiên cứu chắc chắn sẽ có chất lượng tốt. Các phương pháp trên được sử dụng đồng thời và bổ sung cho nhau, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, biện chứng song cũng có tính độc lập tương đối của mình. Do đó, để các phương pháp mang lại hiệu quả như mong muốn, đòi hỏi người nghiên cứu phải nẵm vững phương pháp luận chung và vận dụng khéo léo các phương pháp trên trong từng phần nghiên cứu cụ thể. 8. Đóng góp của đề tài. Đề tài “Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Truờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc. Nếu được thực hiện, đề tài sẽ có một số đóng góp cụ thể như sau: - Khái quát được tình hình xây dựng, ban hành và sử dụng văn bản trong hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - Đặt ra một cách nhìn mới về chuẩn hóa văn bản so với các nghiên cứu trước đó là tiếp cận chuẩn hóa văn bản dưới góc nhìn hệ thống. - Nghiên cứu và xây dựng được một số yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo. Từ đó, tạo điều kiện cho việc chuẩn hoá văn bản nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động đào tạo. 12 - Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo tại Trường ĐHKHXH&NV - Mẫu hóa một số văn bản được sử dụng phổ biến và lặp lại nhiều lần trong công tác đào tạo. 9. Bố cục của đề tài. Với những nhiệm vụ và mục tiêu nói trên, kết cấu của đề tài gồm ba chương chính, không kể phần Mở đầu và phần Kết luận. Cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở khoa học của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Chương 2: Khảo sát và đánh giá về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV Chương 3: Một số yêu cầu và giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV Đề tài được thực hiện với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô giáo cùng bạn bè và đồng nghiệp. Dù rất cố gắng song do sự hạn chế trong nhận thức cũng như thời gian thực hiện eo hẹp nên đề tài không tránh khỏi những sai sót nhất định. Chúng tôi mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô và bè bạn quan tâm để đề tài ngày càng được hoàn thiện. 13 Chương 1: Cơ sở khoa học của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Văn bản và hệ thống văn bản * Khái niệm văn bản Văn bản là khái niệm nhận được nhiều sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu, các nhà khoa học lại có các định nghĩa khác nhau về văn bản. Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại thông tin văn bản chữ Nôm, văn bản ký kết giữa hai nước” [24-985]. Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [1-139]. Định nghĩa này đã bao hàm tương đối đầy đủ nội hàm của khái niệm văn bản và thỏa mãn phần nào nhu cầu của người đọc. Tuy nhiên, tính khái quát của hai định nghĩa trên chưa cao. Dưới góc độ lưu trữ học, chúng tôi tán đồng với định nghĩa mà các nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra. Theo đó, “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. Vật liệu và ký hiệu ngôn ngữ có thể phong phú và đa dạng tùy vào điều kiện thực tế của hoàn cảnh lịch sử cũng như mục đích và nội dung mà văn bản phản ánh. Nói cách khác, văn bản là một loại phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Đặc biệt, văn bản được xem là một trong những phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước. Dưới góc độ hành chính, “văn bản là các tài liệu, giấy tờ, công văn được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (nghĩa hẹp). Trong phạm vi luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp này. Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là các công văn, giấy tờ, tài liệu dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; phản 14 ánh kết quả mọi hoạt động quản lý của các cơ quan đó. Với mục đích sử dụng như vậy nên văn bản hành chính cũng có những đặc điểm, yêu cầu riêng biệt. *Hệ thống văn bản Thuật ngữ hệ thống được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Lý thuyết về hệ thống cũng được các nhà nghiên cứu đề cập từ rất sớm. Hệ thống được định nghĩa là “tập hợp các phần tử có liên hệ tương tác nhằm thực hiện một mục tiêu (hoặc một số mục tiêu) định trước” [22-9]. Hiểu một cách đơn giản, các phần tử ở đây chính là những yếu tố cấu thành của hệ thống. Tuy nhiên, nghiên cứu về hệ thống không chỉ đơn thuần là nghiên cứu về cấu trúc hệ thống mà còn phải xem xét đến trạng thái, động thái của hệ thống tại thời điểm xác định và trong một môi trường tương tác nhất định. Tức là, hệ thống luôn vận động theo sự vận động của các phần tử trong hệ thống. Các phần tử trong hệ thống có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và không tách rời các yếu tố xung quanh trong môi trường mà nó tồn tại. Cụ thể hơn, các yếu tố trong hệ thống và bản thân hệ thống chịu sự tác động của một môi trường nhất định. Vận dụng quan điểm hệ thống trên vào hệ thống văn bản, có thể định nghĩa “hệ thống văn bản là tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định của cơ quan, đơn vị sản sinh ra hệ thống văn bản”. Với định nghĩa này, một số đặc điểm cần chú ý: - Tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác: Điều này có nghĩa là các văn bản trong cùng hệ thống phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, có tác động qua lại với nhau đồng thời có tính độc lập tương tối của mình. Biểu hiện của mối quan hệ qua lại là mỗi văn bản phản ánh một khía cạnh, một đặc điểm của đối tượng mà hệ thống văn bản đề cập đến. Tính độc lập tương đối được thể hiện ở vị trí, ý nghĩa của từng văn bản trong hệ thống. Như vậy, xác định được mối quan hệ của các văn bản trong hệ thống sẽ giúp xác định chính xác giới hạn, thành phần của hệ thống văn bản. 15 - Các văn bản trong hệ thống cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định. Đây vừa là yêu cầu lại cũng là mục đích tồn tại của hệ thống văn bản. Bản thân mỗi văn bản và cả hệ thống văn bản được ban hành, tồn tại đều thể hiện những mục tiêu nhất định. Đó có thể là cùng để phản ánh quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức; cùng thể hiện một chủ trương, chính sách, quan điểm, giá trị của đơn vị, cá nhân hay sự vật, sự việc nào đó…. Việc xác định một hoặc một số mục tiêu của hệ thống văn bản cũng giúp cho việc xác định khối lượng, thành phần văn bản trong hệ thống. Như vậy, định nghĩa hệ thống văn bản trên đã khái quát được bản chất của khái niệm và chứa đựng trong đó những tính chất, đặc điểm của hệ thống văn bản. Tuy nhiên, cũng giống như hệ thống, hệ thống văn bản là một khái niệm đa cách tiếp cận. Xét một cách cụ thể thì hệ thống văn bản là tập hợp những văn bản có mối quan hệ tương tác về cùng một vấn đề, một sự kiện hoặc một nhân vật nào đó. Dễ nhận thấy khái niệm này rất gần với khái niệm hồ sơ. Song, cũng không khó để phân biệt hai khái niệm này. Nếu khái niệm hồ sơ nhấn mạnh đến tính chất của sự việc, vấn đề mà các văn bản đề cập đến thì điểm đáng quan tâm nhất của hệ thống văn bản chính là mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống. Do đó, hệ thống văn bản còn có thể được hiểu “là tập hợp của rất nhiều các hồ sơ có liên quan với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định”. Chẳng hạn như hệ thống văn bản về công tác đối ngoại của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gồm rất nhiều các hồ sơ công việc cụ thể về hoạt động đối ngoại như hồ sơ về việc ký hiệp định hợp tác với đối tác nước ngoài, hồ sơ về đoàn ra, đoàn vào… Các hồ sơ này phản ánh các vấn đề khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cùng thể hiện các mặt của hoạt động đối ngoại, vì một mục tiêu mở rộng quan hệ hợp tác với các trường đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới của Trường ĐHKHXH&NV. Vì hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản cho nên trong hệ thống văn bản có thể phân loại thành nhiều phân hệ tùy theo nhu cầu, mục đích ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chẳng hạn với hệ thống 16 văn bản quy phạm pháp luật được xác định là tập hợp các văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội, do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước nhằm thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp. Trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật này có thể phân loại thành nhiều hệ thống văn bản khác. Nếu phân loại theo chủ thể ban hành sẽ có các hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp, hệ thống văn bản của các cơ quan hành pháp và hệ thống văn bản của các cơ quan tư pháp. Nếu phân loại theo các lĩnh vực của đời sống xã hội thì sẽ có hệ thống văn bản của từng lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, giáo dục, nghệ thuật… Mục đích của việc phân loại hệ thống là nhằm quản lý và sử dụng tốt hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức. Như vậy, về mặt lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại hệ thống văn bản. Song, trong thực tế, việc xác định một hệ thống văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Giới hạn, thành phần, nội dung và mối quan hệ giữa các văn bản là những yếu tố quan trọng nhất để xác định một hệ thống văn bản. Với hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV, việc xác định vị trí, vai trò của các hệ thống văn bản trong hoạt động của Nhà trường có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi, nếu xác định đúng vị trí của các hệ thống văn bản, chúng ta sẽ có biện pháp thích hợp với từng khâu cụ thể của nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp tài liệu vào lưu trữ và công tác lưu trữ của Trường. Nói cách khác là có biện pháp nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống văn bản – một công cụ của hoạt động quản lý, điều hành. 1.1.2. Chuẩn hóa văn bản và chuẩn hóa hệ thống văn bản * Chuẩn hóa văn bản Khái niệm tiêu chuẩn hay chuẩn hóa thường được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất, đo lường. Hiểu đơn giản, chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản, qui định để sử dụng chung và lặp lại nhiều lần trong từng 17
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan