Tài liệu Nghiên cứu vài giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thành phố đà nẵng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------ NGUYỄN THỊ THANH LINH NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THANH LINH NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học PGS. TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội - 2013 MỤC LỤC ĐỀ MỤC NỘI DUNG TRANG PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài 01 2. Mục tiêu của đề tài 03 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 04 4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài 05 5. Phương pháp nghiên cứu 06 6. Lịch sử nghiên cứu đề tài 07 7. Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài 10 8. Đóng góp của đề tài 11 9. Bố cụ của luận văn 12 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 14 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY Cơ sở lý luận 14 1.1.1. Khái niệm “thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” 14 1.1.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 1.1.3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 16 1.1.4. Yêu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu 17 1. 1.5 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18 Cơ sở pháp lý 19 Hệ thống các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và thu thập, bổ 19 1.1. 1.2 1.2.1. sung tài liệu lưu trữ nói riêng 1.2.2. Các quy định của pháp luật về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 1.2.2.1. Đối với lưu trữ hiện hành 21 1.2.2.2. Đối với lưu trữ lịch sử 23 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện 26 1.2.3. nay Chương 2. Tiểu kết chương 1 27 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU 28 VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của 28 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ 28 thành phố Đà Nẵng 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ 30 thành phố Đà Nẵng 2.1.3. 2.2. Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 33 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung 37 tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 2.2.1. Khái quát hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp 37 vụ về công tác lưu trữ của UBND Thành phố Đà Nẵng 2.2.2. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố 40 Đà Nẵng 2.2.3. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Lưu 42 trữ thành phố Đà Nẵng 2.2.4. Tình trạng cơ sở vật chất tại Trung tâm Lưu trữ và các cơ quan, đơn 43 vị trực thuộc trên địa bàn thành phố Đà Nẵng 2.2.5. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố 46 Đà Nẵng 2.3. Nhận xét chung 54 2.3.1. Những thuận lợi 54 2.3.2. Những khó khăn 55 2.3.3. Những tồn tại và hạn chế 56 2.3.4. Nguyên nhân dẫn đến tồn tại và hạn chế 58 Tiểu kết chương 2 59 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 60 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1. Các giải pháp tổng thể 60 3.1.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cá nhân 60 3.1.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ từ thành phố 61 đến quận, huyện, phường, xã 3.1.3. Cụ thể hóa và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý 63 3.1.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức làm công tác lưu trữ 64 3.1.5. Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho các lưu trữ hiện hành trên địa bàn 64 thành phố 3.2. Các giải pháp trọng tâm và trước mắt 66 3.2.1 Văn phòng UBND thành phố và các đơn vị có liên quan khẩn trương xây dựng 66 Kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố 3.2.2. Củng cố lưu trữ cơ quan làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào 69 lưu trữ lịch sử. 3.2.3 Lập kế hoạch thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu 71 trữ 3.3. Một số đề xuất, kiến nghị liên quan đến trách nhiệm của Trung tâm Lưu 75 trữ Thành phố KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 PHỤ LỤC 88 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Luật Lưu trữ ra đời ngày 11 tháng 11 năm 2011, là một bước ngoặt đánh dấu sự phát triển vượt bậc của ngành Lưu trữ Việt Nam. Luật Lưu trữ đã góp phần nâng cao hơn nữa vai trò của ngành Lưu trữ trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, đây lại là một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý về công tác lưu trữ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để củng cố và xây dựng một nền Lưu trữ hiện đại, đi vào quy củ, nề nếp khi mà nền lưu trữ Việt Nam đang còn thiếu và yếu về mọi mặt như hiện nay. Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng, có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Trên một bình diện rộng hơn, nếu thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng; chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn tạo nên một cơ sở dữ liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Vì vậy, giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần đưa tài liệu lưu trữ vào quản lý có hệ thống, làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội. Như vậy, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu là một nhiệm vụ tất yếu mà các phòng, kho lưu trữ phải thực hiện thường xuyên. Trong thời kỳ hiện đại, nhiệm vụ ngày này cũng có ý nghĩa cấp thiết, vì nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đang ngày càng tăng lên nhanh chóng. Hơn nữa, Đảng và Nhà nước xem mục đích cuối cùng công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội. Vì vậy, trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước rất quan tâm chỉ đạo các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu để ngày càng hoàn thiện 2 Phông Lưu trữ Quốc gia. Theo đó, hàng loạt các văn bản mang giá trị pháp lý cao, quy định khá cụ thể về công tác thu thập, bổ sung như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận, huyện; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc); Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng… Tuy nhiên hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vẫn là một mặt yếu của công tác lưu trữ. Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong những năm qua đã tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ và cũng đã đạt được một số kết quả nhất định, tuy nhiên trong thực tế vẫn còn những tồn tại và hạn chế rất lớn đó là, tình trạng tài liệu ở các lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành thu thập về Kho lưu trữ lịch sử. Tài liệu tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu còn đang trong tình trạng tích đống, bó gói hoặc nếu được lập hồ sơ thì cũng không đảm bảo chất lượng. Hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị; việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu còn nhiều vướng mắc, các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập còn nhiều bất cập, kho tàng chưa đảm bảo;…Vì thế, hiện nay tài liệu vẫn còn nằm lại ở các 3 kho lưu trữ cơ quan mặc dù đã đến hạn nộp lưu theo quy định. Vấn đề trên đã dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Vì vậy, công tác lưu trữ đang đứng trước những khó khăn và thử thách lớn cho những người làm công tác quản lý tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trong rất nhiều những khó khăn nêu trên, một trong những vấn đề tồn tại lớn nhất của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng là công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Một câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để công tác thu thập được tiến hành một cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ, tài liệu được thu về kho phải đảm bảo chất lượng? Làm thế nào để giải quyết bài toán về diện tích kho tàng đảm bảo chứa đựng an toàn toàn bộ tài liệu được thu thập về, tránh được tình trạng quá tải ở hầu hết các lưu trữ lịch sử lẫn cơ quan trên địa bàn thành phố như hiện nay? Đứng trước tình hình thực tiễn nói trên, việc tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra các giải pháp về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tại Thành phố Đà Nẵng là hết sức cấp bách và cần thiết. Đi tìm lời giải cho bài toán này, tác giả xin mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu thực trạng thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng và đưa ra các giải pháp để nâng cao công tác này trong thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Mục tiêu của đề tài Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau: - Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; tìm hiểu những ưu điểm và hạn chế đồng thời chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa được thu 4 thập đầy đủ để bảo quản tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu thành phố. - Hai là, đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thaaph, bổ sung tài liệu tại thành phố Đà Nẵng, góp phần tối ưu hóa Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài a) Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tài liệu lý luận, các hoạt động liên quan đế vấn đề nghiên cứu, cụ thể là: - Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng; - Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Tình hình tổ chức, thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. b) Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian - Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Các cơ quan chuyên môn sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo quy định của Nhà nước. Về mặt thời gian - Hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang quản lý 19 Phông lưu trữ của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng trước đây. Đến năm 1997 tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng được chia tách thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Và Trung tâm Lưu trữ chính thức đi vào hoạt động từ năm 1998. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của đề tài về công tác thu thập, bổ sung tại Trung tâm bắt đầu từ năm 1998 đến nay. 5 Về loại hình tài liệu: - Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đối với tài liệu hành chính. Và tài liệu khoa học kỹ thuật; khoa học - công nghệ thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm Lưu trữ. - Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài. 4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau: Thứ nhất, nghiên cứu các tài liệu lý luận bàn về công tác lưu trữ, từ đó xây dựng cơ sở lý thuyết của vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước, cụ thể: - Xác định thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ cơ quan và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ cơ quan theo phạm vi và quyền hạn của nhà nước quy định; Thứ hai, khảo sát, điều tra, nhằm tìm hiểu tình hình tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố; - Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thâp, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể: - Giải pháp tổng thể: 6 + Nâng cao nhận thức về công tác thu thập, bổ sung; + Củng cố tổ chức bộ máy; + Nâng cao trình độ nhân sự làm công tác lưu trữ; + Hoàn thiện cơ sở vật chất và văn bản pháp lý về công tác thu thập, bổ sung. - Giải pháp trọng tâm và trước mắt: + Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo cơ sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ; + Củng cố lưu trữ cơ quan, làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao. 5. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp…, người viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp điều tra, khảo sát, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp này dùng để nghiên cứu cơ sở thực tiễn. Tác giả tiến hành khảo sát về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong đó tập trung chủ yếu vào các cơ quan thuộc sự quản lý của Trung tâm về công tác lưu trữ, đồng thời là nguồn nộp lưu vào Trung tâm đó là các Sở, ban, ngành. Ngoài ra, tác giả còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số cán bộ lãnh đạo Trung tâm và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư - lưu trữ tại các Sở, ban, ngành trên địa bàn Thành phố. - Phương pháp thống kê: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ sở các tài liệu thu thập được như: quy chế, kế hoạch, báo cáo, công văn, đề án...của UBND, Trung tâm và các Sở, ban, ngành về công tác lưu trữ, tác giả tiến hành thống kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng. Từ đó, tác giả nắm bắt được tình hình hoạt động về công tác 7 lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng một cách chính xác. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra và thống kê, tác giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này. Trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác thực trạng vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, và đưa ra những giải pháp phù hợp, mang tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng vào thực tế. - Phương pháp so sánh: Căn cứ trên số liệu được phân tích, tổng hợp tác giả tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng với các quy định của Nhà nước. Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên được kết hợp đan xem và vận dụng một cách linh hoạt. 6. Lịch sử nghiên cứu đề tài Tại Việt Nam, về lý luận chung, công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của Dương Văn Khảm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” (do PGS. Vương Đình Quyền chủ biên); “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp - PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên); Các công trình nghiên cứu luận văn thạc sĩ: “Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp”, (Trần Quang Hồng - Luận văn thạc sỹ, năm 2002); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải - thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Kim Dung, Luận văn thạc sỹ, năm 8 2006); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp” (Luận văn ThS. Nguyễn Hữu Danh, 2009); Ở nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào: “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc Phòng Lào Thực trạng và giải pháp”/Sone, Thavy Chantha Thoum Ma;… Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” và các trang web của một số Chi cục Lưu trữ tỉnh (Trung tâm Lưu trữ tỉnh trước đây): Trong những năm gần đây đã xuất hiện rất nhiều bài đề cập đến vấn đề này. Có thể thấy đây là vấn đề được rất nhiều người quan tâm, có thể liệt kê cụ thể như sau: Đào Xuân Chúc “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr12-15; Vũ Dương Hoan “Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ bổ sung cho Phông lưu trữ Quốc gia cần được đầu tư thích đáng”-Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr7-9; Đặng Thị Đào “Quá trình thu thập, bổ sung phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn của Trung tâm LTQG I, III” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2002, tr127-129; Ngô Thiếu Hiệu “Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý, đánh giá tài liệu lưu trữ ở Trung tâm LTQG I”- Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2002, tr116-120; Phạm Thị Thu Hiền “Tăng cường công tác thu thập, quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại kho Lưu trữ TW Đảng” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2002, tr166-169; Nguyễn Trọng Biên “Một số cơ sở lý luận lưu trữ học về vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường đại học” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2003, tr139-143; Vũ Thị Phụng “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp”- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004, tr127-130; Nguyễn Thị Trà “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2005, tr83-86; Dương Anh Lệ “Kinh nghiệm thu thập và giải quyết tài liệu tồn đọng ở lưu trữ tỉnh Tiền Giang” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2010, tr25-28. Các bài viết nêu trên đã nêu lên một số thực trạng cũng như kinh nghiệm về 9 công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, các bài viết chỉ mới dừng lại ở việc góp ý giải quyết các vấn đề trước mắt, hiện đang tồn tại ở các cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu một cách đầy đủ các mặt hoạt động của công tác thu thập, bổ sung. Vì vậy, các bài viết cũng chưa đưa ra các giải pháp một cách tổng thể, toàn diện về công tác này. Ngoài ra, công tác thu thập, bổ sung cũng được các sinh viên đề cập trong khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây” (Trịnh Ngọc Hùng - khóa luận tốt nghiệp năm 1998); “Tìm hiểu về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” (Bùi Thị Thu Hà, Khóa luận tốt nghiệp, năm 2004)…Tuy nhiên trong phạm vi khóa luận, các bài viết về vấn đề này chưa sâu, còn mang tính khảo sát, học hỏi nghiệp vụ và đưa ra một số giải pháp chưa chi tiết, cụ thể. Mặc dù đã có nhiều đề tài và bài viết về vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu, nhưng cùng với sự phát triển của công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác lưu trữ cũng có sự thay đổi để đáp ứng yêu cầu của xã hội. Nhất là khi sự quản lý của Nhà nước về công tác lưu trữ có sự thay đổi lớn, hệ thống các Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW từ sự quản lý của Văn phòng UBND cấp tỉnh, thành phố nay chuyển thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ dưới sự quản lý của Sở Nội vụ. Trong sự quản lý còn nhiều mới mẻ, chắc chắn các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ sẽ còn gặp nhiều vướng mắc và bất cập, việc thực thi sẽ còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, có thể thấy vấn đề đi sâu nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đến nay chưa được tác giả nào nghiên cứu. 10 7. Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết trao đổi kinh nghiệm từ các tạp chí chuyên ngành, các bài viết nghiên cứu của các nhà khoa học, các khoá luận tốt nghiệp…được nêu trong Lịch sử nghiên cứu là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài này. Ngoài ra, tác giả còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như: - Các văn bản cơ quan về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng: + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ; + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; + Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH10; + Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; + Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; + Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận, huyện; + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc); + Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp; 11 + Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng; + Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn; + Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; - Các báo cáo kết quả nghiên cứu của một số đề tài khoa học, nhiều bài viết khác đăng trên các báo và tạp chí chuyên ngành; - Website của Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước và các Chi cục Văn thư-Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ) trong cả nước; - Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, thu thập tài liệu, phỏng vấn tại Trung tâm và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố 8. Đóng góp của đề tài - Về mặt lý luận: + Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở Việt Nam nói chung và Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng nói riêng; + Kết quả nghiên cứu là cơ sở lý luận để tham mưu, xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng; đồng thời có thể làm tài liệu tham khảo cho lưu trữ các cấp. - Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp lãnh đạo Trung tâm nhận thức được những ưu, nhược điểm, những nguyên nhân tồn tại của công tác thu thập, bổ sung tại cơ quan mình, đồng 12 thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Trung tâm có thể tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác này vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục Tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn chia thành ba chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở chương 2 và 3. Qua đó, tác giả có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện công tác này nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quản lý tài liệu, tránh tình trạng thất thoát, mất mát những tài liệu có giá trị, đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong tương lai. Chương 2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, tác giả trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn Thành phố. Từ đây, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm. Đây cũng là cơ sở để tác giả hoàn thiện những giải pháp ở chương 3. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 13 Đây là chương trọng tâm của luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở Chương 1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2. Trong chương này, tác giả phân tích, đánh giá và đưa ra những nhận xét chung, những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Từ đó, tác giả mạnh dạn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Để hoàn thành luận văn này, tác giả gặp nhiều khó khăn trong việc điều tra, khảo sát tại một số sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của một số lãnh đạo Văn phòng và cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan như: Sở Khoa học & Công nghệ TP Đà Nẵng, Sở Công thương, Sở Lao động Thương Binh Xã hội, Sở Nội vụ, Ban Thi đua khen thưởng, UBND quận Thanh Khê, Sơn Trà, Hải châu, huyện Hòa Vang…, tác giả đã có những thông tin, tài liệu quý đáng tin cậy để hoàn thành nhiệm vụ của đề tài. Do trình độ và kinh nghiệm bản thân còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận văn còn có nhiều thiếu sót. Với tinh thần học hỏi, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, đồng nghiệp, bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng công trình nghiên cứu được hoàn thiện hơn. Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và đầy tâm huyết của PGS. TS Vũ Thị Phụng cùng tập thể các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng trong suốt quá trình tác giả học tập tại trường. Nhân đây, xin được gửi lời tri ân đến quý thầy cô, lời cảm ơn sâu sắc đến các cơ quan và cá nhân đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này./. Hà Nội, ngày tháng năm 2013 Tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh 14 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái niệm “thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ” Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu ngày càng cao. Đáp ứng nhu cầu đó, các vật liệu chế tác, các phương tiện truyền tin và lưu trữ tin ngày càng hiện đại, có độ bền cao. Điều đó khẳng định vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội ngày một thay đổi nhất định và quan điểm về tài liệu lưu trữ cùng có sự biến đổi phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề này, tác giả sử dụng thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” và “thu thập tài liệu” theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, cụ thể: - Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. [2, Điều 2] - Tài liệu lưu trữ: “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [3, Điều 2]. Như vậy, khái niệm tài liệu lưu trữ được hiểu rất rộng. Nó bao hàm các loại văn bản, giấy tờ được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi 15 người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai. Khái niệm “thu thập, bổ sung” tài liệu lưu trữ Tại khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, thu thập tài liệu được giải thích như sau: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Như vậy, theo quy định của Luật cơ quan về công tác thu thập tài liệu được tiến hành ở hai cấp độ: 1 - Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan. 2 - Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật. Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định cơ quan của Nhà nước. Như vậy, bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu. Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu.