Tài liệu Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan bộ lao động - thương binh xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN NGÔ THỊ HOA NGHI£N CøU X¢Y DùNG B¶NG THêI H¹N B¶O QU¶N TµI LIÖU CñA C¥ QUAN Bé LAO §éNG - TH¦¥NG BINH Vµ X· HéI LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ Hà Nội, 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI & NHÂN VĂN NGÔ THỊ HOA NGHI£N CøU X¢Y DùNG B¶NG THêI H¹N B¶O QU¶N TµI LIÖU CñA C¥ QUAN Bé LAO §éNG - TH¦¥NG BINH Vµ X· HéI Mã số 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng Hà Nội, 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Ngô Thị Hoa i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐHQGHN cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Hành chính cùng các đồng nghiệp trong phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ LĐTBXH. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Nhưng do tính chất phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội ngày 08 tháng 12 năm 2014 Học viên Ngô Thị Hoa ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. ii MỤC LỤC .......................................................................................................iii BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................. v MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 I. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 II. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 3 III. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ................................. 4 IV. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................... 5 V. Nguồn tài liệu tham khảo ........................................................................... 8 VI. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 8 VII. Bố cục của đề tài ................................................................................... 10 VIII. Đóng góp của đề tài: ............................................................................ 11 Chƣơng I. ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ Xà HỘI ............................................ 13 1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội............ 13 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ..................................................... 13 1.1.2. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 21 1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ........... 23 1.2.1. Tài liệu hành chính ........................................................................... 23 1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ. ......................................................... 24 1.2.3. Tài liệu chuyên môn ......................................................................... 27 1.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH ............................................ 42 Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ Xà HỘI ..................................................................... 46 2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu ................................ 46 2.1.1. Khái niệm ......................................................................................... 46 iii 2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu.................................................... 47 2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu ............................................................ 47 2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học ..................... 50 2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ............................................ 50 2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ............................................. 54 2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH ...... 61 2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước .................................................. 61 2.3.2. Kinh nghiệm về xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH .......................................................................................... 66 2.3.3. Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH ....................... 72 Chƣơng III. PHƢƠNG PHÁP TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ Xà HỘI ..................................................................... 75 3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản của cơ quan Bộ LĐTBXH ............................................................... 75 3.2. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH .......................................... 78 3.2.1. Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn .................................................... 78 3.2.2. Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn ................................................. 85 3.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ................................................................................................. 88 3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền ............................................. 90 KẾT LUẬN .................................................................................................... 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 95 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 102 iv BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung LĐTBXH Lao động - Thương binh và Xã hội THBQ Thời hạn bảo quản Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Thông tư 09 Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức v MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội. Vì vậy, con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu như một tài sản quý giá. Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết các công việc trước mắt, khi giải quyết xong cũng là lúc tài liệu không còn giá trị. Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông tin không chỉ phục vụ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn giúp ích trong việc tra cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ quan và tổ chức. Như vậy, không phải tất cả các tài liệu sản sinh đều cần phải lưu giữ lại hay không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là là những tài liệu có giá trị, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được lưu giữ lại và bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ mục đích thực tiễn, khoa học và lịch sử. Chúng ta không thể lưu giữ hết tất cả tài liệu sản sinh ra trong mỗi quốc gia và các cơ quan, tổ chức. Bởi theo thời gian, khối lượng tài liệu sẽ ngày càng lớn, dẫn đến tình trạng không thể bố trí đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và cán bộ làm công tác lưu trữ. Từ đó gây lãng phí tiền của, vật lực và nhân lực bảo quản những tài liệu không còn giá trị. Thực tế này đỏi hỏi chúng ta phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài liệu cần lưu trữ. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định được thời hạn bảo quản của tài liệu, góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp lên số phận của tài liệu. Vì vậy công tác này đòi hỏi tính chính xác và thận trọng, tránh những sai xót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. 1 Cơ sở để công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả chính là các công cụ xác định giá trị tài liệu. Có thể kể đến một số công cụ như danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu....đặc biệt là bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là bản danh mục các loại hoặc các nhóm tài liệu cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xác định thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự logic nhất định. Việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng nhưng cũng là công việc rất khó khăn, phức tạp. Xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có cơ sở để xác định giá trị tài liệu một cách thống nhất và nâng cao chất lượng thông tin của tài liệu được lưu trữ. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, việc tiến hành xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập khi mà chất lượng thông tin chưa tương xứng với khối lượng tài liệu được lưu trữ. Việc này đã dẫn đến tài liệu không được chọn lọc ngay ở khâu “nguồn” để nộp lưu vào các kho lưu trữ hiện hành cũng như kho lưu trữ lịch sử. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực do Bộ quản lý. Bộ và các Tổng cục, Cục thuộc Bộ là những cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Vì vậy, công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định tài liệu nói riêng tại Bộ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu “đầu vào” của trung tâm lưu trữ quốc gia III. 2 Hiện nay, công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức. Phần lớn các cán bộ, công chức cũng như lãnh đạo các đơn vị chưa coi trọng công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, tài liệu thu về các lưu trữ hiện hành đa số là trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ theo từng công việc cụ thể. Điều này dẫn đến hai hệ lụy: đầu tiên là hao tốn tiền của và công sức để chỉnh lý các khối tài liệu trên; thứ hai các cán bộ lưu trữ không thể lập chính xác hồ sơ công việc vì họ không phải là người trực tiếp sản sinh ra tài liệu. Bên cạnh đó, việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH còn nhiều bất cập. Mặc dù, Bộ Nội vụ đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhưng không thể áp dụng hoàn toàn cho các nhóm tài liệu đặc thù chuyên môn và một số tài liệu khác sản sinh trong hoạt động của Bộ. Vì vậy, các cán bộ lưu trữ cũng gặp khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu. Hiện nay, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm công cụ hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị và loại hủy các tài liệu hết giá trị. Điều này đã dẫn đến tình trạng khối lượng tài liệu trong kho ngày càng nhiều và không đủ diện tích, kho tàng, trang thiết bị và nhân lực để tiến hành thu thập và chỉnh lý tài liệu của các đơn vị đến thời hạn nộp lưu. Vấn đề cấp thiết hiện nay là cần phải nghiên cứu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan nhằm giải quyết những tồn tại và hạn chế trong công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ của Bộ nói chung. Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài luận văn là “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội” II. Mục tiêu nghiên cứu Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau: 3 Một là: Khảo sát về các loại tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu là tài liệu chuyên môn ngành LĐTBXH. Hai là: Phân tích giá trị các loại tài liệu chuyên môn sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu này. Ba là: Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, chủ yếu các nhóm tài liệu chuyên môn về hoạt động ngành LĐTBXH. III. Đối tƣợng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài * Đối tượng nghiên cứu của đề tài - Các hồ sơ, tài liệu sản sinh ở cơ quan Bộ LĐTBXH; - Lý thuyết về xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ; - Và một số tài liệu liên quan khác. * Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu của đề tài là xây dựng bảng THBQ tài liệu cơ quan Bộ LĐTBXH - Thời gian: Từ năm 2007 đến nay vì trong khoảng thời gian này chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH tương đối ổn định thông qua các văn bản Nghị định 186/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 và Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. * Nhiệm vụ nghiên cứu Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau: - Nghiên cứu lý thuyết từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản quản lý nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. 4 - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ. - Nghiên cứu các văn bản về kế hoạch công tác năm của toàn cơ quan, của các đơn vị cụ thể thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ, các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ có liên quan. - Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các bảng thời hạn bảo quản của một số Bộ. - Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa ra các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH. - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH. IV. Lịch sử nghiên cứu Thực tiễn nước ta cho thấy vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được các cơ quan nhà nước quan tâm nghiên cứu và bước đầu đạt được những kết quả nhất định. Đầu tiên phải nhắc đến công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, văn kiện mẫu. Đây là bảng thời hạn bảo quản tài liệu đầu tiên ở Việt Nam. Đồng thời cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để các ngành, các cấp xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thực hiện hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu. Tuy nhiên, trong tình hình thực tiễn mới của đất nước, bảng thời hạn này đã bộc lộ một số hạn chế như: quy định thời hạn bảo quản còn ở mức chung chung; thiếu một số nhóm tài liệu hiện nay - tài liệu xây dựng cơ bản, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, thi đua - khen thưởng, pháp chế, tổ chức Đảng và đoàn thể; tên một số nhóm và khái niệm cần điều chỉnh lại. Nhằm khắc phục những hạn chế trên, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo 5 quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thứ nhất về việc bổ sung các nhóm tài liệu mới: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo Thông tư 09 liệt kê ra 203 loại hồ sơ, tài liệu và chia làm 14 nhóm cụ thể là: tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, nhân sự ; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu pháp chế; tài liệu hành chính, quản trị công sở; tài liệu chuyên môn nghiệp vụ; tài liệu Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Thứ hai về thời hạn bảo quản tài liệu: Thông tư xác định rõ 2 mức là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn - nêu rõ thời gian cụ thể gồm các mức 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và 70 năm. Việc định rõ thời hạn cụ thể giúp cho các cán bộ làm công tác lưu trữ loại ra các tài liệu hết giá trị thuận lợi, nhanh chóng, góp phần giải phóng diện tích kho tàng. Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, một số Bộ ngành cũng đã nghiên cứu và ban hành bảng thời hạn bảo quản của ngành như: Thông tư 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên ban hành quy định THBQ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; Thông tư số 155/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành hải quan, và của cơ quan như: Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp...Ngoài ra, một số cơ quan 6 quản lý nhà nước ở địa phương đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho cơ quan mình nhằm phục vụ hiệu quả việc lưu giữ các tài liệu có giá trị và loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Những kết quả đã đạt được trên góp phần tích cực trong công tác xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Những bảng thời hạn bảo quản trên là nguồn tham khảo hữu ích để chúng tôi vận dụng vào công trình nghiên cứu của mình. Liên quan đến vấn đề này, cũng có một số đề tài luận văn ngành Lưu trữ học đi sâu nghiên cứu như đề tài “ Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu hình thành trong hoạt động của tỉnh ủy, các ban tham mưu giúp việc tỉnh ủy” của Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002, đề tài “Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh năm 2006, hay đề tài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu Thủy năm 2003 “Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan trung ương Hội Nông dân Việt Nam”. Các đề tài đã đưa ra các khái niệm cơ bản cũng như phương pháp để xây dựng bảng thời hạn bảo quản phù hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức mà người nghiên cứu hướng đến. Chúng tôi cũng tiến hành thu thập và khảo cứu những đề tài nghiên cứu liên quan về công tác lưu trữ Bộ LĐTBXH của học viên cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và QTVP. Số lượng đề tài nghiên cứu về Bộ không nhiều. Đa số các bài báo cáo thực tập tốt nghiệp chỉ nêu lên tổng quát nội dung về công tác lưu trữ của Bộ LĐTBXH. Bên cạnh đó, một số đề tài khóa luận tốt nghiệp tập trung đi sâu vào nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu như đề tài “Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại Bộ LĐ-TB&XH. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Bùi Thị Ngọc Thủy năm 2007 hay tác giả Bùi Thị Dung với đề tài “Phông Lưu trữ Bộ Thương binh - Cựu binh nguồn sử liệu về chính sách thương binh liệt sỹ của nước Việt Nam DCCH giai đoạn 1945 - 7 1954” năm 2007; vào hệ thống văn bản quản lý như đề tài “Văn bản QPPL về chính sách lao động, thương binh, xã hội năm 1987 đến nay” năm 1999 của tác giả Nguyễn Thu Thủy. Tuy nhiên chưa có một đề tài nghiên cứu nào về xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH. V. Nguồn tài liệu tham khảo Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu từ các nguồn tài liệu tham khảo sau: - Nghiên cứu các sách, tài liệu chuyên khảo về công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. - Nghiên cứu các văn bản quản lý nhà nước đã ban hành công tác văn thư lưu trữ - Nghiên cứu các văn bản do Bộ LĐ-TB&XH ban hành về công tác văn thư lưu trữ - Các bài viết về công tác xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản, xây dựng danh mục hồ sơ… trong các luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập của Khoa LTH&QTVP, trường Đại học KHXH&NV - Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi trên các tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quản lý Nhà nước…và trên internet với trang website của cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cùng một số trang website khác. VI. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong đề tài của mình, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp cơ bản sau: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về nhận thức khoa học được thể hiện ở chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Muốn định thời hạn bảo quản cho tài liệu, chúng ta cần phải nghiên cứu và đặt các nhóm tài liệu trong mối liên hệ và tác động qua lại lẫn nhau, trong quá trình vận 8 động và phát triển không ngừng của xã hội. Từ đó thấy được những tài liệu nào bị bao hàm và bao hàm các tài liệu khác; tài liệu nào chỉ có giá trị thực tiễn, tài liệu nào có ý nghĩa lịch sử, phục vụ lâu dài cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…..đối với các thế hệ mai sau. Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng phương pháp này giúp chúng tôi đạt được hai mục đích. Thứ nhất là thu thập thông tin thực tế về những nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH thông qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ, khối các đơn vị giúp Bộ quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội, khảo sát mục lục hồ sơ, phần mềm và sổ quản lý văn bản đi- đến, tiếp xúc với tài liệu và phỏng vấn các cán bộ chuyên môn hình thành ra tài liệu. Thứ hai là ý kiến đóng góp của các cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm ra tài liệu về bảng phân nhóm các tài liệu đã được dự kiến thời hạn bảo quản do chúng tôi soạn thảo thông qua phỏng vấn trực tiếp. Từ những kết quả thu được trên sẽ góp phần hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH. Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp hệ thống giúp chúng tôi có thể tổng hợp, khái quát về khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH. Nếu căn cứ theo tiêu chí loại hình tài liệu có thể chia tài liệu của cơ quan Bộ thành 3 hệ thống: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn. Nếu dựa vào tiêu chí tác giả làm ra tài liệu có thể chia làm 5 hệ thống: tài liệu của các cơ quan cấp trên, tài liệu của đơn vị thuộc Bộ LĐTBXH, tài liệu của các đơn vị trực thuộc theo ngành dọc, tài liệu của công dân và các tổ chức khác. Trong mỗi hệ thống, chúng ta có thể chia thành các hệ thống nhỏ hơn nữa. Việc phân chia thành tài liệu thành những hệ thống nhỏ sẽ giúp cho người nghiên cứu có cái nhìn tổng quát về tài liệu, liệt kê đầy đủ các nhóm tài liệu và dự kiến được thời hạn bảo quản phù hợp. 9 Phương pháp so sánh: Tiến hành nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, việc sử dụng phương pháp so sánh giúp cho người nghiên cứu có thể đối chiếu với các bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan Bộ khác trong cùng loại chức năng, nhiệm vụ cũng như bảng thời hạn bảo quản mẫu do Bộ Nội vụ ban hành. Từ đó có thể thấy được những nhóm tài liệu giống với các cơ quan khác và những nhóm tài liệu đặc thù của Bộ LĐTBXH. Trên đây là những phương pháp cơ bản mà chúng tôi sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp phụ như: phương pháp quan sát, phương pháp tổng hợp. VII. Bố cục của đề tài Tiến hành nghiên cứu đề tài trên, ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì phần nội dung chúng tôi chia làm 03 chương như sau: Chương I: Đặc điểm tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 1.1.Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 1.2.1. Tài liệu hành chính 1.2.2. Tài liệu khoa học - công nghệ 1.2.3. Tài liệu chuyên môn 1.3. Giá trị tài liệu lưu trữ ở Bộ LĐTBXH Chương II: Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định thời hạn bảo quản các loại tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 2.1. Lý luận chung về bảng thời hạn bảo quản tài liệu 2.1.1. Khái niệm 10 2.1.2. Tác dụng của bảng THBQ tài liệu 2.1.3. Các loại bảng THBQ tài liệu 2.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ học 2.2.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 2.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 2.3.1. Luật pháp về lưu trữ của Nhà nước 2.3.2. Kinh nghiệm về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan khác liên quan đến tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 2.3.3. Nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH Chương III: Phương pháp tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 3.1. Xây dựng phương án phân loại các nhóm tài liệu trong Bảng THBQ của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.2. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH 3.4. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền VIII. Đóng góp của đề tài: Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH” sẽ có những đóng góp sau: - Là căn cứ để lập danh mục hồ sơ, kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm của Lưu trữ Bộ và các lưu trữ hiện hành của các Tổng cục và Cục thuộc Bộ. Từ đó nâng cao hiệu quả lựa chon những tài liệu có giá trị, tránh loại hủy nhầm tài liệu. 11 - Là cơ sở giúp các cán bộ lưu trữ hướng dẫn các đơn vị tiến hành xác định thời hạn bảo quản một cách thuận lợi và thống nhất. Đồng thời giúp cán bộ chuyên môn của Bộ LĐTBXH tham khảo, lựa chọn những tài liệu cần phải lưu vào hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ hiện hành dễ dàng và nhanh chóng. - Là căn cứ để các các cán bộ lưu trữ của Bộ LĐTBXH và các đơn vị thuộc Bộ chủ động và lựa chọn những tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ lịch sử. 12 Chƣơng I ĐẶC ĐIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ Xà HỘI Muốn liệt kê đầy đủ các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của một cơ quan và định thời hạn bảo quản cho chúng, trước hết chúng ta cần phải nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của cơ quan đó. Vì vậy, nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ LĐTBXH, bước đầu tiên là nghiên cứu tổ chức Bộ LĐTBXH được quy định cụ thể trong Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ. 1.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: 1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã 13