Tài liệu Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ trung ương đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU HƢƠNG Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lƣu trữ Trung Ƣơng Đảng LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: TS. DƢƠNG VĂN KHẢM HÀ NỘI - 2002 Môc lôc Më ®Çu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Môc ®Ých, ý nghÜa cña ®Ò tµi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Môc tiªu vµ nhiÖm vô nghiªn cøu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. §èi t-îng vµ ph¹m vi nghiªn cøu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. LÞch sö nghiªn cøu vÊn ®Ò . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Ph-¬ng ph¸p nghiªn cøu vµ nguån tµi liÖu tham kh¶o . . . . . . . . . . . . . . . 6. §ãng gãp cña luËn v¨n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. Bè côc cña luËn v¨n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 7 9 10 10 12 13 14 Ch-¬ng 1: C¸c nguyªn t¾c, ph-¬ng ph¸p thèng kª vµ vai trß cña viÖc øng dông tin häc trong thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ 1.1. Kh¸i niÖm, môc ®Ých, yªu cÇu vµ nguyªn t¾c cña thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.1. Kh¸i niÖm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.1.2. Môc ®Ých, ý nghÜa cña thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.1.3. Yªu cÇu vµ nguyªn t¾c cña thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.2. Néi dung vµ ph-¬ng ph¸p thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ . . . . . . . . . . . . . 26 1.2.1. C¸c ®¬n vÞ thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.2.2. C«ng cô thèng kª vµ ph-¬ng ph¸p thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ . . . . . . . . 28 1.3. Vai trß cña viÖc øng dông tin häc trong c«ng t¸c l-u tr÷ vµ thèng kª tµi liÖu l-u tr÷ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 TiÓu kÕt ch-¬ng 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Ch-¬ng 2: T×nh h×nh tµi liÖu vµ c«ng t¸c thèng kª 5 18 tµi liÖu cña Kho l-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng 2.1. Thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu cña Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. T×nh h×nh thèng kª tµi liÖu cña Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . 44 49 2.2.1. HÖ thèng c«ng cô thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 2.2.2. T×nh h×nh qu¶n lý, sö dông vµ øng dông tin häc trong thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TiÓu kÕt ch-¬ng 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 68 Ch-¬ng 3: thiÕt kÕ hÖ thèng CSDL thèng kª tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng 3.1. §Æc ®iÓm th«ng tin cña CSDL l-u tr÷ Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Môc tiªu cña viÖc x©y dùng hÖ thèng CSDL thèng kª tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. Xö lý th«ng tin tiÒn m¸y CSDL thèng kª tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1. Bæ sung vµ hoµn thiÖn hÖ thèng c«ng cô thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . 70 3.3.2. X¸c ®Þnh CSDL thèng kª tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng . . . . 77 3.3.3. C¸c b-íc tiÕn hµnh x©y dùng c¸c CSDL thèng kª tµi liÖu . . . . . . . . . . 78 3.4. KÕt qu¶ thö nghiÖm x©y dùng CSDL qu¶n lý hå s¬ l-u tr÷ . . . . . . . 98 TiÓu kÕt ch-¬ng 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 KÕt luËn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Danh môc tµi liÖu tham kh¶o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Phô lôc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 6 72 73 73 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BCH Ban Chấp hành BBT Ban Bí thư BCT Bộ Chính trị CHDC cộng hoà dân chủ CHND cộng hoà nhân dân CSDL cơ sở dữ liệu ĐVBQ đơn vị bảo quản ĐVHTP đơn vị hình thành phông KHKT khoa học kỹ thuật THBQ thời hạn bảo quản TW Trung ương XHCN xã hội chủ nghĩa MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đối với công tác lưu trữ, thống kê là một trong những nội dung nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng. Chỉ có trên cơ sở nắm được một cách chắc chắn số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ mới có thể hướng dẫn độc giả khai thác, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả. Thực tế trong nhiều năm qua, chất lượng công tác thống kê, quản lý tài liệu của các cơ quan lưu trữ còn thấp, chưa tương xứng với vai trò đích thực của nó. Vì vậy, đổi mới công tác thống kê phục vụ quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ đang là yêu cầu cấp bách, cần phải nghiên cứu để giải quyết. Theo Quyết định 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khoá VI) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 19-QĐ/VPTW, ngày 21/02/1992 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục Lưu trữ, đặc biệt theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, Chủ tịch nước công bố ngày 15/4/2001, một trong những chức năng quan trọng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ thuộc thành phần Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thực tế, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng đã quan tâm nhiều tới việc chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống Đảng, kể cả việc ứng dụng tin học vào các quy trình nghiệp vụ như xây dựng các văn bản quản lý, kiểm tra hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống mạng lưới lưu trữ Đảng..., nhưng lại chưa chú ý nhiều đến việc quản lý chỉ đạo nghiệp vụ công tác thống kê, nhất là hướng dẫn chỉ đạo ứng dụng tin học vào công tác này. 7 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quản lý một khối lượng không nhỏ tài liệu có giá trị thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong những năm qua, Kho lưu trữ Trung ương Đảng đã tổ chức phục vụ tương đối tốt công tác nghiên cứu lịch sử, nhất là nghiên cứu lịch sử Đảng như biên tập các tập Văn kiện Đảng toàn tập, biên soạn lịch sử Trung ương Cục miền Nam, các Khu uỷ, Xứ uỷ, lịch sử Đảng bộ địa phương và nhiều yêu cầu khác. Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý và sử dụng tài liệu ở đây chủ yếu vẫn theo các phương pháp thủ công nên không nắm chắc và truy cập thường xuyên, chính xác được số lượng, thành phần cũng như nội dung tài liệu thuộc diện quản lý của Kho. Việc tra tìm tài liệu phục vụ theo các chuyên đề, vấn đề lớn mang tính chất xuyên phông còn tốn nhiều thời gian, công sức nhưng chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Công tác quản lý, phục vụ các yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng còn gặp nhiều khó khăn. Những năm qua, nguồn tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng không ngừng được bổ sung, các công cụ quản lý và tra cứu truyền thống không đảm đương được hết chức năng thông tin và quản lý của chúng. Trong khi đó, cho đến những năm cuối thế kỷ XX, cùng với sự bùng nổ của thông tin là sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ trên toàn thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên công nghệ tin học. Đối với nước ta, để từng bước hội nhập với các quốc gia trên thế giới, vấn đề đặt ra là phải nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, trong đó có việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ có như vậy mới có thể làm tốt công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học cũng như thoả mãn các nhu cầu của đời sống xã hội. Việc từng bước tự động hoá các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có thống kê tài liệu, được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê 8 quản lý tự động tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung và Kho lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng nhằm quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả hơn nữa nguồn tài liệu có giá trị này cũng nằm trong yêu cầu cần thiết đó. Chính vì vậy, chúng tôi chọn cho luận văn của mình đề tài "Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng". 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu của đề tài - Nghiên cứu các cơ sở phương pháp luận và thực tiễn của thống kê tài liệu lưu trữ, vai trò của tin học trong công tác lưu trữ, việc ứng dụng tin học trong lưu trữ và thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Từ đó xác định những mặt đã làm được cũng như những tồn tại cần tiếp tục giải quyết. - Trên cơ sở những vấn đề cần giải quyết, đề xuất những nội dung có liên quan đến việc xây dựng các CSDL trong thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, nhằm từng bước tự động hoá công tác này. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được những mục tiêu trên, nhiệm vụ đặt ra cho đề tài là: - Nghiên cứu hệ thống lý luận nói chung về thống kê tài liệu lưu trữ, vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác này, tìm ra những điểm tồn tại trong hệ thống lý luận và việc vận dụng đó. - Khảo sát thực trạng công tác thống kê tài liệu và quá trình ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, chỉ ra những mặt được cũng như những điểm cần tiếp tục khắc phục, bổ sung. 9 - Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đã nghiên cứu, xác định được các yêu cầu, nội dung cơ bản của các CSDL thống kê quản lý tài liệu truyền thống trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, làm cơ sở cho việc tự động hoá một trong những nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ của Kho. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài - Các kết quả nghiên cứu cơ bản về nguyên tắc và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ. - Hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các vấn đề về lý luận và thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác thống kê tài liệu lưu trữ trong những năm qua. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, không đi sâu nghiên cứu thiết kế hệ thống phần mềm cho các CSDL quản lý tài liệu lưu trữ. Các thông tin tài liệu lưu trữ được nghiên cứu để thiết kế là thông tin của tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật và các loại hình tài liệu đặc thù khác. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên thế giới, việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ được bắt đầu từ cuối những năm 60 của thế kỷ XX. Nhưng phải đến những năm 80, sự nghiên cứu ứng dụng này mới thực sự được lưu tâm và bước đầu có hiệu quả. Tại các Hội nghị những người lãnh đạo các Viện Lưu trữ các nước XHCN (các năm 1980, 1982, 1984), kinh nghiệm về lĩnh vực 10 này đã được đưa ra bàn luận, xem xét. Các nước tiêu biểu đạt được những thành tựu trong lĩnh vực áp dụng kỹ thuật máy tính vào công tác lưu trữ là: Liên Xô, Bungari, Hunggari, CHDC Đức, CHND Ba Lan, CH XHCN Tiệp Khắc... Một trong những vấn đề được bàn đến khá nhiều trong nghiên cứu ứng dụng tin học là công tác thống kê số liệu của các Viện lưu trữ. Hệ thống thống kê các phông lưu trữ được nghiên cứu đưa vào tự động hoá trước hết dùng cho việc quản lý công tác lưu trữ ở các cấp khác nhau, đồng thời cũng phục vụ cho công tác sử dụng thông tin lưu trữ cho các mục đích khoa học. Trong những năm 90, các nước trong khu vực như Singapo, Malaixia, Philippin... cũng bắt đầu nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nói chung, thống kê tài liệu nói riêng. Tuy nhiên, những thông tin về lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng này mới chỉ đưa ra ở mức độ chung, chưa có công trình nghiên cứu nào về thống kê được giới thiệu một cách cụ thể. Ở trong nước, từ giữa những năm 80 của thế kỷ trước, trong ngành lưu trữ đã có nhiều cơ quan bắt đầu nghiên cứu sử dụng máy tính điện tử vào công tác lưu trữ. Tuy nhiên, việc nghiên cứu ứng dụng này chỉ mới mang tính cục bộ, chưa thành hệ thống. Các công trình nghiên cứu ứng dụng tin học vào thống kê quản lý tài liệu lưu trữ cũng chưa có nhiều, chủ yếu là một số bài viết rời lẻ đăng trên các tạp chí chuyên ngành lưu trữ, giới thiệu những kinh nghiệm bước đầu trong ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ nói chung. Cho đến những năm 90, việc ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ở nước ta đã bước đầu khởi sắc. Mặc dù vậy, thống kê tài liệu cũng chưa được nghiên cứu ứng dụng nhiều và riêng biệt, chủ yếu vẫn chỉ là một trong những CSDL của hệ chương trình văn thư - lưu trữ. Việc nghiên cứu ứng dụng chỉ thực sự có hiệu quả khi Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức nghiên cứu đề tài "Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" (thuộc đề tài cấp Nhà nước 48A.02.04, giai đoạn 1986- 11 1990), trong đó có phần "Thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ". Công trình này đã được nghiệm thu năm 1989 và trên cơ sở đó, các tác giả của đề tài, PTS Dương Văn Khảm và kỹ sư Lê Văn Năng, đã biên soạn cuốn "Tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ và thư viện" (xuất bản năm 1993, tái bản năm 1995). Tuy nhiên, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ cũng mới đưa ra được những yêu cầu nguyên tắc chung nhất cho thống kê tài liệu lưu trữ thuộc phông Lưu trữ Nhà nước, không đề cập đến tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Mặt khác, việc xây dựng các CSDL này cũng chỉ là nghiên cứu cơ bản, kết quả ứng dụng trong thực tiễn còn hạn chế. Tại các cuộc Hội thảo khoa học về ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ trong những năm 1991 và 1996, vấn đề thống kê tài liệu cũng được một số tác giả đề cập đến, nhưng cũng chỉ dừng lại ở mức định hướng chung, chưa có giải pháp xử lý cụ thể. Đối với công tác thống kê tài liệu lưu trữ Đảng, việc ứng dụng tin học cũng đã được bước đầu nghiên cứu trong đề tài KX-04 "Hệ chương trình quản lý văn thư - lưu trữ" chuyên dùng cho tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam do ông Hoàng Quốc Tuấn làm chủ nhiệm. Đề tài đã được nghiệm thu năm 1996. Trong hệ quản lý CSDL này có thiết kế chức năng Quản lý các phông, sưu tập lưu trữ, quản lý hồ sơ lưu trữ, quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ mới thiết kế một cách chung nhất về cấu trúc các tệp, chưa có chỉ dẫn cụ thể về yêu cầu sản phẩm đầu ra, các nội dung xử lý thông tin tiền máy cũng như các sản phẩm cụ thể của CSDL. Có thể thấy rằng, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng cho đến nay chưa được nghiên cứu ứng dụng một cách đầy đủ và có hệ thống. Với việc thực hiện đề tài "Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ 12 liệu thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng", chúng tôi hy vọng phần nào khắc phục được những khiếm khuyết đó. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 5.1. Phương pháp nghiên cứu - Về phương pháp luận chung, đề tài nghiên cứu được triển khai trên cơ sở nền tảng tư tưởng của Chủ nghĩa Mác - Lênin nói chung và lưu trữ học mác xít nói riêng. - Về phương pháp nghiên cứu cụ thể, khi thực hiện đề tài, chúng tôi vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh trong quá trình thiết kế CSDL để có thể xác định được hệ thống CSDL cần thiết và phù hợp đối với việc quản lý và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ Đảng. 5.2. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu sau đây: - Các tài liệu về công tác thống kê, về ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ nói chung và thống kê quản lý tài liệu nói riêng (các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, các báo cáo tại các hội nghị khoa học về ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành như Lý luận thông tin, Lưu trữ Việt Nam, Thông tin và tư liệu, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, v.v...); đặc biệt là các đề tài ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, chúng tôi còn tham khảo các tài liệu nước ngoài về công tác thống kê và ứng dụng tin học nhằm tự động hoá công tác này. - Những kinh nghiệm đúc rút từ thực tiễn, chúng tôi sử dụng chủ yếu các thông tin tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hệ thống 13 công cụ thống kê tài liệu của Kho. Ngoài ra, còn tìm hiểu thực tiễn công tác thống kê và các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong một số cơ quan thuộc hệ thống cấp uỷ Đảng. 6. Đóng góp của luận văn Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có những đóng góp cơ bản sau đây: - Hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ truyền thống của Kho lưu trữ Trung ương Đảng được thiết kế một cách tương đối toàn diện, trên cơ sở các yêu cầu, nội dung của các CSDL thống kê được xác định. - Về lý luận, đóng góp cơ bản của đề tài là thiết kế được các quy trình xử lý thông tin tiền máy để nhập dữ liệu cho các CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Với các dữ liệu được nhập, có thể tra tìm và xử lý dữ liệu thống kê một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu quản lý và tra tìm thông tin thống kê tài liệu. Với việc thiết kế tạo lập và sử dụng dữ liệu thông tin trong các CSDL, các CSDL hoàn toàn có khả năng thay thế các công cụ thống kê truyền thống. - Thiết kế được các biểu mẫu thống kê tự động hoá trong quản lý tài liệu lưu trữ của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Trên cơ sở đó có thể triển khai ứng dụng trong thực tế công tác thống kê quản lý tài liệu của Kho, tiến tới triển khai diện rộng trong các kho lưu trữ thuộc mạng lưới Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Như vậy, áp dụng kết quả nghiên cứu của luận án, việc thống kê tài liệu lưu trữ của Đảng sẽ từng bước được hiện đại hoá. Các CSDL này cung cấp thông tin cấp II, trên cơ sở đó người dùng tin có thể tìm đến thông tin cấp I là tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào việc quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ của Đảng. 7. Bố cục của luận văn 14 Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Các nguyên tắc, phƣơng pháp thống kê và vai trò của việc ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu lƣu trữ Chương này nêu những vấn đề có liên quan đến lý luận về thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng. Trên cơ sở phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống khái niệm, chúng tôi sẽ đưa ra một số ý kiến nhận xét về các khái niệm có liên quan, khẳng định vai trò và mối liên hệ của các nguyên tắc và phương pháp thống kê khi ứng dụng tin học vào công tác này. Chương 1 gồm có các mục sau: 1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác thống kê tài liệu lưu trữ. 1.2. Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ. 1.3. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ và thống kê tài liệu. Cùng với chương 2, các thông tin của chương này sẽ là cơ sở khoa học, quyết định việc xây dựng hệ CSDL thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Chƣơng 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Chương này phân tích hệ thống tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng trên các phương diện: phạm vi thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ trong Kho. Trên cơ sở phân tích hệ thống công cụ thống kê hiện có, những mặt được và tồn tại của hệ thống công cụ thống kê và kết quả quá trình ứng dụng tin học trong thống kê 15 của Kho, khẳng định vai trò của công tác thống kê tài liệu và việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này trong quản lý tài liệu, những vấn đề đặt ra trong ứng dụng cần tiếp tục giải quyết. Chương 2 gồm có các mục sau: 2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 2.2.1. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu. 2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong công tác thống kê tài liệu. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của luận văn. Trên cơ sở phân tích hệ thống tài liệu và công cụ thống kê hiện có của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã được phân trích ở chương 2, tác giả sẽ đưa ra những vấn đề có liên quan đến việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu: mục đích, yêu cầu của việc xây dựng CSDL, xác định các CSDL cụ thể trong hệ thống CSDL thống kê của Kho. Từ đó, xác định các nội dung thông tin cần được xử lý trong từng CSDL trên các mặt: yêu cầu xử lý thông tin đầu vào như bổ sung và hoàn chỉnh thông tin cho các công cụ thống kê, xác định các yêu cầu đầu ra của CSDL, xác định cấu trúc các trường trong biểu ghi và hướng dẫn biên mục biểu ghi nhập dữ liệu. Kết quả cuối cùng là xây dựng được hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tương đối toàn diện, thống nhất, có thể phục vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác các yêu cầu quản lý và khai thác thông tin trong dữ liệu được nhập. 16 Chương 3 bao gồm các mục sau: 3.1. Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng. 3.2. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng. 3.3. Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 3.4. Kết quả xây dựng thử nghiệm CSDL Quản lý hồ sơ lưu trữ. Trong phần Phụ lục, ngoài các mẫu sổ sách thống kê truyền thống của Kho lưu trữ Trung ương Đảng, biểu mẫu đầu ra được thiết kế cho các CSDL thống kê, chúng tôi sẽ trình bày một số sản phẩm qua ứng dụng thử nghiệm bước đầu của CSDL quản lý hồ sơ, với các dữ liệu có thật, thông qua một phần mềm tự chọn, tra tìm và thống kê một vài kết quả theo các yêu cầu đầu ra của CSDL, như kết quả tra tìm theo phông, theo chuyên đề, tổng hợp số liệu tài liệu trong phông,... nhằm chứng minh tính khả thi của CSDL. Luận văn này hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương Đảng, các đồng chí lãnh đạo và bạn bè đồng nghiệp tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt sự giúp đỡ nhiệt tình, chu đáo của T.S. Dương Văn Khảm. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đối với mọi sự giúp đỡ quý báu đó. Tác giả 17 Chƣơng 1 CÁC NGUYÊN TẮC, PHƢƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu lƣu trữ 1.1.1. Khái niệm Để hiểu về vai trò của thống kê tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ, trước hết, chúng ta cần phân biệt khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ và thống kê công tác lưu trữ. Hiện tại trong các tài liệu chuyên ngành lưu trữ còn nhiều định nghĩa chưa thống nhất và chưa chuẩn xác về hai khái niệm này. Trong sách "Công tác lưu trữ Việt Nam" xuất bản năm 1987, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ là việc "áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm 18 được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ" [12, 173]. Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là "quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các lưu trữ" [13, 77]. Trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của tập thể các tác giả bộ môn lưu trữ học, khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất bản năm 1990 định nghĩa như sau: "Thống kê tài liệu là sử dụng những phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng" [11, 145]. Phân tích các định nghĩa trên, chúng ta có thể thấy các định nghĩa đều bao hàm nội dung là áp dụng các phương pháp thống kê để nhằm mục đích nắm được số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ. Tuy nhiên, xét về mặt nội hàm của khái niệm, các khái niệm này đều chưa chính xác ở những điểm sau: Trong các khái niệm nêu trên, đối tượng công tác thống kê quá rộng, vượt khỏi phạm vi khái niệm tài liệu lưu trữ. Đối tượng thống kê trong các định nghĩa này thuộc phạm vi khái niệm thống kê công tác lưu trữ. Thống kê tài liệu lưu trữ chỉ cung cấp các số liệu về tài liệu lưu trữ, bởi vì đối tượng tài liệu lưu trữ chỉ là tài liệu lưu trữ, do vậy, thống kê tài liệu lưu trữ không cung cấp số liệu về tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản. Thống kê tài liệu lưu trữ không cho phép chúng ta nắm được chính xác chất lượng của đối tượng thống kê, đó là tài liệu lưu trữ. Nó chỉ có thể cho phép chúng ta nắm được các thông tin về số lượng, khối lượng, thành phần của tài liệu lưu trữ, còn về nội dung của chúng, thống kê chỉ đề cập đến một cách khái quát, tuỳ thuộc vào từng cấp độ và đối tượng của thống kê. 19 Như vậy, về mặt thuật ngữ, hiện tại chúng ta chưa có một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu đưa ra một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết. Với đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ" do Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương làm Chủ nhiệm cùng tập thể các nhà nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành, khái niệm này được hiểu như sau: "Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ" [31, 10]. Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. Chúng tôi cho rằng, trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống kê công tác lưu trữ. Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, khái niệm mới của các nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu trữ. Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng "thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép..." có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp 20 dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc ghi chép, tính toán giản đơn. Mới đây nhất, trong cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga" và cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các lưu trữ cơ quan" do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ của tài liệu, trạng thái vật lý của tài liệu [86, 98]. Trong lưu trữ cơ quan, việc thống kê tài liệu được hiểu theo ba nội dung sau: - Đó là sự xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong những đơn vị thống kê đã được ấn định và đăng ký chúng vào các công cụ thống kê; - Thống kê tài liệu được hiểu là sự đăng ký chúng từ khi thu vào lưu trữ, sự hiện diện, số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong đơn vị thống kê. - Thống kê tài liệu trong lưu trữ cơ quan là một trong những phương pháp bảo đảm cho công tác bảo quản, kiểm tra sự có mặt của tài liệu trong kho. [87, 48]. Như vậy, có thể nhận thấy rằng khái niệm này đã chỉ ra khá rõ ràng và chuẩn xác đối tượng và phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ: đó là sự hiện diện về số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong các đơn vị thống kê trong kho lưu trữ. Xuất phát từ những lý giải và thông tin trên, chúng tôi cho rằng, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ có thể được hiểu một cách chung nhất như sau: 21 "Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình vận dụng những nguyên tác, phương pháp và phương tiện nghiệp vụ thống kê để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ". Khái niệm này cho phép chúng ta xác định tương đối rõ ràng mục đích, phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như phương pháp cơ bản trong thống kê tài liệu lưu trữ. Theo chúng tôi, chỉ khi nào hiểu rõ được khái niệm này, các nhà lưu trữ mới có thể tiến hành xây dựng hệ thống công cụ thống kê và các phương pháp thống kê phù hợp, nhằm nắm được chính xác, đầy đủ số liệu thống kê phục vụ cho công tác quản lý cũng như tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ. Nắm chắc khái niệm thống kê tài liệu là một trong những điều kiện quan trọng khi nghiên cứu ứng dụng máy tính vào thống kê tài liệu, là cơ sở để xác định rõ mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng của thống kê. 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu Theo khái niệm đã phân tích trên đây, mục đích cơ bản của thống kê tài liệu lưu trữ là nhằm xác định số lượng của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê, phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ. Một trong những chức năng quan trọng của các kho lưu trữ là phải nắm được cụ thể thành phần tài liệu thuộc diện quản lý, từ đó có phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu vào kho lưu trữ. Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ có thể giúp cho các nhà quản lý kho lưu trữ xác định được phương hướng này một cách đầy đủ, chính xác. Trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các kết quả của thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các kho lưu trữ chủ động hơn trong phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở hệ thống công cụ thống kê, các nhà 22