Tài liệu Nghiên cứu xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của chi cục trưởng chi cục văn thư- lưu trữ thuộc sở nội vụ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ BÍCH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VĂN THƢ – LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội - 2014 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ BÍCH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VĂN THƢ – LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Trần Hoàng Hà Nội - 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng. Tác giả Lê Thị Bích 3 LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Lãnh đạo Hội VTLT Việt Nam, lãnh đạo và các chuyên viên phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ địa phương, Phòng Tổ chức – Cán bộ, Văn phòng Cục, Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trung tâm Tư vấn chuyển giao công nghệ lưu trữ và văn phòng trực thuộc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam và nhiều nhà khoa học, chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Trần Hoàng, người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài. Tác giả Lê Thị Bích 4 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................10 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................10 2. Mục tiêu của đề tài ..............................................................................................12 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài ........................................................12 4. Nhiệm vụ của đề tài .............................................................................................14 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................................14 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. .................................................................................15 7. Đóng góp của luận văn ........................................................................................17 8. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................17 9. Bố cục của đề tài ..................................................................................................17 Chƣơng 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ ...................................................................................................................................19 1.1. Các khái niệm có liên quan đến đề tài ............................................................19 1.1.1. Khái niệm tiêu chí đánh giá...........................................................................19 1.1.2. Khái niệm năng lực ........................................................................................20 1.1.3. Khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực ......................................................21 1.1.4. Khái niệm Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư – Lưu trữ ...............................21 1.1.5. Khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ ........................................................................................................21 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ .........................................................................................23 1.2.1 Vị trí và chức năng ..........................................................................................23 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................................23 1.2.3. Tổ chức và biên chế .......................................................................................24 1.3. Cơ sở hình thành tiêu chí.................................................................................25 1.3.1. Cơ sở lý luận ...................................................................................................25 1.3.2. Cơ sở thực tiễn................................................................................................32 1.4. Ý nghĩa của việc xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực đối với Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ............................................37 1.4.1. Góp phần xây dựng thước đo đánh giá năng lực cán bộ .............................37 5 1.4.2. Nâng cao chất lượng hoạt động của cán bộ .................................................37 Tiểu kết chương 1.....................................................................................................39 Chƣơng 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ............................................. 40 2.1. Khái quát quy định của Nhà nƣớc về tổ chức văn thƣ lƣu trữ cấp tỉnh và yêu cầu về năng lực của ngƣời đứng đầu cơ quan giúp Chủ tịch UBND tỉnh quản lý về công tác văn thƣ- lƣu trữ. ....................................................................40 2.1.1. Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh .....40 2.1.2. Khái quát quy định của Nhà nước có liên quan đến yêu cầu về năng lực của người đứng đầu tổ chức VTLT cấp tỉnh ..........................................................46 2.2. Thực trạng năng lực của Chi cục trƣởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ 58 2.2.1. Số lượng và năng lực của đội ngũ cán bộ giữ chức vụ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. .............................................................58 2.2.2. Thực trạng năng lực quản lý công tác văn thư, lưu trữ ..............................59 2.2.3. Thực trạng năng lực chuyên môn .................................................................64 2.2.4. Thực trạng phẩm chất đạo đức .....................................................................66 Tiểu kết chương 2.....................................................................................................69 Chƣơng 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ................................................................................. 70 3.1. Hình thành bộ tiêu chí .....................................................................................70 3.1.1. Các phương pháp và cách tiếp cận, đánh giá ...............................................70 3.1.2. Nội dung các tiêu chí đánh giá năng lực chi cục trưởng chi cục văn thư lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (Được đề xuất sau khi đã nghiên cứu và tham khảo ý kiến của một số chuyên gia). ...................................................................................70 3.1.3. Phương pháp thu thập thông tin ...................................................................72 3.2. Ý kiến của chuyên gia, Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ- Lƣu trữ về bộ tiêu chuẩn đề xuất ...........................................................................................................77 3.2.1. Ý kiến chuyên gia ...........................................................................................77 3.2.2. Ý kiến của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh/ thành phố 77 3.3. Chỉnh sửa bộ tiêu chuẩn đề xuất theo ý kiến của Chuyên gia và Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ- Lƣu trữ các tỉnh/ thành phố. ......................................78 3.3.1. Nhóm tiêu chuẩn 1: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp ................78 6 3.3.2. Nhóm tiêu chuẩn 2: Năng lực chuyên môn, trình độ, hiểu biết, điều kiện bổ nhiệm ........................................................................................................................78 3.3.3. Nhóm tiêu chuẩn 3: Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành, xử lý khủng hoảng trong lĩnh vực Chi cục quản lý. ....................................................................79 3.4. Dự thảo Thông tƣ .............................................................................................84 3.5. Dự thảo Phiếu đánh giá năng lực Chi cục trƣởng và Phó Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ- Lƣu trữ.......................................................................................89 Tiểu kết chương 3.....................................................................................................99 KẾT LUẬN ............................................................................................................101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................103 PHỤ LỤC 7 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nguyên văn VTLT Văn thư Lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân SNV Sở Nội vụ 8 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Dự kiến nhu cầu nhân lực văn thư, lưu trữ của các địa phương đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030 ............................................................. 35 Bảng 2.1: Hệ thống văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của các địa phương (Theo điều tra phục vụ xây dựng quy hoạch ngành, năm 2009)..................... 61 Bảng 3.1. Đề xuất các tiêu chí và nội dung đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ ....................................... 71 9 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, công tác VTLT ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát triển. Nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác VTLT đã có nhiều thay đổi, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy và phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Đó là những thuận lợi cơ bản làm tiền đề cho sự phát triển công tác VTLT trong giai đoạn hiện nay. Có được những kết quả nêu trên là cả quá trình nỗ lực phấn đấu của các ngành, các cấp, cơ quan quản lý nhà nước về công tác VTLT trong đó có Phủ Thủ tướng, Ban Tổ chức cán bộ (tiền thân của Bộ Nội vụ ngày nay) và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (tiền thân là Cục Lưu trữ Phủ Thủ trướng và Cục Lưu trữ nhà nước) được thành lập từ năm 1962 theo quy định tại Nghị định số 102/CP. Nhìn lại chặng đường đã qua với những kết quả đạt được như ngày hôm nay chúng ta có thể thấy được vai trò và những đóng góp to lớn của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ đối với sự phát triển của công tác VTLT. Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức VTLT được coi là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu của hoạt động quản lý. Trải quan hơn 50 năm, kể từ khi thành lập Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, cùng với sự phát triển của hệ thống các cơ quan lưu trữ ở các bộ, ngành trung ương thì đến nay đội ngũ công chức, viên chức ngành VTLT đã không ngừng lớn mạnh, từng bước nâng cao về số lượng và chất lượng. Việc xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết vừa mang tính chất cấp bách trước mắt, vừa mang tính chất chiến lược lâu dài, bảo đảm tính thống nhất về quản lý tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác trong các ngành, lĩnh vực ở Trung ương và địa phương. Đây sẽ là căn cứ pháp lý để tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển ngạch, nâng ngạch công chức, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng viên chức, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, quy hoạch đội ngũ công chức, viên chức. Trong Báo cáo chính trị tại Đại hội Đảng lần thứ XI đã nhấn mạnh: “Tiếp tục 10 xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới. Rà soát, bổ sung, hoàn thiện quy chế quản lý cán bộ, công chức; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi cán bộ, công chức; tăng cường tính công khai, minh bạch, trách nhiệm của hoạt động công vụ. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cả về bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, năng lực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước. Có chính sách đãi ngộ, động viên, khuyến khích cán bô, công chức hoàn thành nhiệm vụ và có cơ chế loại bỏ, bãi miễn những người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật, mất uy tín với nhân dân. Tổng kết việc thực hiện, nhất thể hóa một số chức vụ lãnh đạo Đảng, Nhà nước để có chủ trương phù hợp. Thực hiện bầu cử, bổ nhiệm lại chức vụ lãnh đạo theo hướng cấp trưởng giới thiệu cấp phó để cấp phó có thẩm quyền xem xét, quyết định” [2 – tr. 63] Trước đây Đảng và Nhà nước ta chưa có điều kiện nghiên cứu đưa ra bộ tiêu chuẩn đánh giá năng lực của từng nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý ngành (trong đó có Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ) nên chỉ vận dụng tiêu chí chung chung là người cán bộ phải “vừa hồng, vừa chuyên”. Nội hàm của tiêu chí “hồng”, “chuyên” không cụ thể nên khó vận dụng trong việc đề bạt, đánh giá cán bộ. Vì vậy, trước yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý, việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là đối với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ (từ đây về sau gọi tắt là Chi cục trưởng) là một nhiệm vụ quan trọng, góp phần vào việc nâng cao chất lượng cán bộ, là yếu tố quyết định nâng cao năng lực điều hành của cán bộ quản lý và năng lực thực thi nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu công tác. Trong giai đoạn hiện nay, để thực hiện cải cách hành chính thành công theo hướng tinh gọn, chất lượng và hiệu quả thì việc xác định và xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực từ đó xây dựng bộ tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp cụ thể đối với công chức, viên chức làm công tác VTLT, cụ thể là với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc sở nội vụ là đòi hỏi tất yếu, khách quan và cần thiết, nhằm nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu quả của cán bộ và bộ máy công quyền nhất là trong giai đoạn chúng ta đang triển khai Luật Lưu trữ và cả nước đang tập trung 11 thực hiện “Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 20112020”. Chi cu ̣c VTLT là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ , có chức năng giúp Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tin ̉ h quản lý nhà nước về công tác VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Đứng đầu Chi cục VTLT là Chi cục trưởng. Tuy nhiên, vì chưa có bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ nên gây khó khăn cho việc lựa chọn, bổ nhiệm, bồi dưỡng, thuyên chuyển, đánh giá chức danh này, ảnh hưởng tiêu cực tới công tác VTLT ở các địa phương. Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời xuất phát từ góc độ học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, chúng tôi chọn vấn đề: "Nghiên cứu xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư - lưu trữ thuộc Sở Nội vụ" làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu Thứ nhất, nghiên cứu những căn cứ và cơ sở để xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá năng lực của chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. Thứ hai, khảo sát, đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ hiện nay. Thứ ba, đề xuất một số giải pháp để ban hành và áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tƣợng nghiên cứu Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ . Cũng phải nói thêm rằng người đứng đầu Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ hiện nay là Chi cục trưởng, tuy nhiên trong tương lai cơ quan này có thể có tên gọi khác. Chính vì vậy, đối tượng nghiên cứu của đề tài này là người giúp cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương 12 (gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh. Như vậy, dù sau này chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ có thể được gọi khác đi nhưng bộ tiêu chí đánh giá năng lực cũng là kết quả nghiên cứu của đề tài này áp dụng cho vị trí công tác tương đương Chi cục trưởng nói trên vẫn còn giá trị. Tuy chúng tôi đã dự đoán có thể có sự thay đổi về chức danh Chi cục trưởng nhưng dưới góc độ phân tích về vị trí- việc làm trong Luận văn này, chúng tôi dùng chức danh đó là Chi cục trưởng Chi cục VTLT (Theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 22 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ) để gọi chung cho những chức danh có thể được thay đổi trong tương lai của vị trí Chi cục trưởng Chi cục VTLT theo tinh thần thông tư nói trên. Tuy trong phạm vi luận văn này, tác giả chỉ đề cập tới chức danh Chi cục trưởng nhưng nội hàm của cụm từ chỉ chức danh này bao gồm cả năng lực của các Phó Chi cục trưởng. Trong quá trình vận dụng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, tùy trách nhiệm được Chi cục trưởng phân công phụ trách mảng công tác nào mà các đơn vị làm công tác cán bộ đề xuất áp dụng tiêu chí thích hợp để đánh giá năng lực của Phó Chi cục trưởng. Trong việc nghiên cứu về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ, chúng tôi nghiên cứu các nội dung bao gồm: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp; Năng lực chuyên môn; Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Để nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ của 63 tỉnh, thành phố trong cả nước chúng tôi đã chọn Chi cục VTLT tỉnh Bắc Giang, Chi cục VTLT tỉnh Bắc Ninh và Chi cục VTLT Thành phố Hà Nội. Năm 2010 là mốc đánh dấu bước phát triển mới của công tác VTLT khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV được Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Đến nay, sau một thời gian triển khai và áp dụng trong thực tế, việc tổ chức VTLT tại Ủy ban nhân dân các cấp đã bộc lộ những hạn chế, đặc biệt là đối với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT. 13 Từ năm 2010 đến nay tuy là một khoảng thời gian chưa dài nhưng cũng có thể đủ để nhìn nhận, đánh giá năng lực Của Chi cục Trưởng Chi cục VTLT để phục vụ cho việc bổ nhiệm, bố trí cán bộ cho chức danh này tại các địa phương nhằm rút ra kinh nghiệm cho tương lai. Tuy nhiệm vụ chính của đề tài chỉ là nghiên cứu tiêu chí đánh giá năng lực của chi cục trưởng Chi cục VTLT nhưng chúng tôi cũng kết hợp thêm tiêu chí đánh giá năng lực của Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT. Tuy nhiên, phần này không thuộc nhiệm vụ của đề tài. 4. Nhiệm vụ của đề tài Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây: - Thứ nhất, xác định khái niệm về tiêu chí đánh giá cán bộ. - Thứ hai, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Chi cục VTLT tỉnh đồng thời chỉ ra vị trí và vai trò của công tác VTLT ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. - Thứ ba, phân tích thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ. - Thứ tư, đề xuất bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi Cục trưởng Chi Cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ và trên kết quả nghiên cứu có được, tác giả đưa ra Dự thảo Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Dựa vào kết quả nghiên cứu là bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT các tổ chức Đảng và các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp tỉnh bồi dưỡng, tuyển chọn, bổ nhiệm và định kỳ đánh giá năng lực của Chi cục trưởng VTLT của tỉnh. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như: 14 - Phương pháp khảo sát thực tế kết hợp với việc phỏng vấn. Để thực hiện đề tài này, thông qua sự giúp đỡ của một doanh nghiệp khoa học kỹ thuật của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam, bản thân tác giả đã phát phiếu khảo sát gửi đến Chi cục trưởng Chi cục VTLT của 63 tỉnh, thành trong cả nước. Chính thực tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. - Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu báo cáo về tình hình công tác VTLT của Các Chi Cục gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã giúp chúng tôi so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những điểm khác nhau trong năng lực của Chi Cục trưởng Chi cục VTLT tại các tỉnh, thành phố. - Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội Vụ, Chi cục VTLT tỉnh, Chi cục trưởng Chi Cục VTLT tỉnh để từ đó xác định các tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, vai trò, tầm quan trọng của việc đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm trong công tác quản lý hiện đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến nội dung đánh giá cán bộ, công chức, viên chức. Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Đã có khá nhiều công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức Nhà nước, cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ công chức hành chính nói chung. Tuy nhiên, về cải cách công tác VTLT và nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác VTLT đặc biệt là nghiên cứu xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức, quản lí, điều hành của 15 Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ thì hãy còn quá ít công trình khảo cứu một cách đầy đủ. Chúng ta có thể kể đến các công trình nghiên cứu như: - Lãnh đạo và các công chức của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu ban hành một văn bản có nội dung rất gần với nội dung của đề tài này đó là “Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Tiêu chuẩn giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”. - Các giáo trình mang tính lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Tiêu biểu là cuốn Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm. - Các khóa luận, luận văn của sinh viên và học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có nội dung liên quan đến tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ. Ví dụ như: “Giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ cấp Bộ hiện nay” - của tác giả Lê Thị Thu Hằng; “Đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ trong thời kỳ đổi mới- thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Hồng Duy; “Khảo sát tình hình cán bộ văn thư, lưu trữ trong một số cơ quan trung ương ở Hà Nội” – Khóa luận tốt nghiệp năm 1998 của tác giả Nguyễn Thị Hạnh; “Trình độ chuyên môn của cán bộ văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa” - Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Trang; “Thực trạng và giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư – bảo mật lưu trữ ở Binh đoàn Quyết Thắng” - khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Trâm….. - Một số bài viết đăng trên báo và tạp chí như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí Xưa và nay. Ví dụ: “Quy tắc về đạo đức của cán bộ lưu trữ” - Phạm Bích Hải - Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 3/1999. “Xây dựng tiêu chí cán bộ, công chức, viên chức học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” -Trương Quốc Việt - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2013; “Xây dựng tiêu chuẩn, chức danh ngạch công chức và nghề nghiệp viên chức ngành văn thư, lưu trữ - nhiệm vụ cần thiết trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ” - Trần Việt Hoa - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2014. - Các tài liệu, văn bản cụ thể, mang tính thực tiễn được dùng làm ví dụ minh hoạ trong đề tài nghiên cứu. 16 - Một số tài liệu của nước ngoài về tổ chức, quản lý công tác VTLT, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ VTLT. 7. Đóng góp của luận văn Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ góp phần làm sáng tỏ thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT hiện nay và bước đầu xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta, góp phần tích cực vào thực hiện thắng lợi nội dung, chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011 – 2020 mà trong đó trọng tâm là xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Hai sản phẩm cụ thể thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài là Bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ và Dự thảo thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định các tiêu chuẩn của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. Đồng thời những đóng góp của luận văn sẽ góp phần thúc đẩy công tác VTLT nước nhà phát triển, đáp ứng được yêu cầu của xã hội. 8. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau: - Các văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác Văn thư , Lưu trữ; - Các văn bản của Nhà nước quy định về cán bộ, công chức, viên chức; - Các quyết định của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - cán bộ, Phòng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ địa phương, thanh tra; - Báo cáo của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý cán bộ, công chức, viên chức nói riêng; - Các báo cáo của các hội thảo nâng cao năng lực của Chi cục Văn thư- Lưu trữ; - Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương. 17 Chƣơng 1: TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ. Nội dung chương 1 chủ yếu đề cập đến khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ theo lý thuyết vị trí việc làm. Chƣơng 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ Chương này chúng tôi tập trung trình bày và đánh giá thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ của các tỉnh, thành trong cả nước thông qua các văn bản quy định của cấp trên cho từng giai đoạn. Chƣơng 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ Thông qua kết quả nghiên cứu đã trình bày ở 2 chương trên, trong chương này chúng tôi đề xuất bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT Thuộc Sở Nội vụ và bản dự thảo thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ. Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô, các cơ quan và đồng nghiệp. 18 Chƣơng 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG CHI CỤC TRƢỞNG CHI CỤC VĂN THƢ- LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ. 1.1. Các khái niệm có liên quan đến đề tài 1.1.1. Khái niệm tiêu chí đánh giá Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ học - Viện Khoa học Xã hội và Nhân văn, năm 1992: “Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, đánh giá 1 sự vật, 1 đối tượng” Khái niệm về đánh giá tồn tại cách đây rất lâu, ở Trung Quốc đã có hệ thống đánh giá chức năng 2000 năm trước Công nguyên. Đánh giá có thể đồng nghĩa với các trắc nghiệm, mô tả các tài liệu hoặc thậm chí là quá trình quản lý, nhiều định nghĩa về đánh giá đã được đưa ra, song định nghĩa toàn diện nhất chỉ ra rằng đánh giá là “những điều tra hệ thống về giá trị hoặc giới hạn của một đối tượng”. Đây là định nghĩa của Ủy ban hợp tác về các tiêu chuẩn đánh giá giáo dục (1994). Định nghĩa này chú trọng vào mục đích của sự đánh giá. Theo đó, đánh giá cần được tiến hành theo các lý do liên quan đến hoạt động và thông tin thu được phải hỗ trợ quyết định hoạt động hoặc quá trình hoạt động. Việc đánh giá cung cấp thông tin nhằm nâng cao chất lượng của dự án hay của một chương trình nào đó, những thông tin để xác định các mục tiêu có đạt được không và các khía cạnh khác nhau của một dự án đang làm cần thiết cho quá trình phát triển như thế nào. Đánh giá thường xuyên cung cấp cái nhìn mới hoặc những thông tin mới mà trước đây chưa được dự tính. Qua nhiều năm, đánh giá được xem như là một quá trình đối lập. Mục đích sử dụng chính của nó là cung cấp sự “tán thành” hay “phản đối” về một chương trình hoặc một dự án. Với nhiệm vụ này nó thường được chương trình hoặc dự án xem như giám đốc hoặc điều phối viên là một vị trí ở bên ngoài luôn đe dọa cản trở và có vẻ không hữu ích với thành viên của dự án. Trong khi điều đó có thể đúng ở một vài trường hợp các đánh giá không cần và hầu hết không được tiến hành theo phương thức đối lập đó. 19 Quan điểm hiện nay về đánh giá nhấn mạnh mối quan hệ hợp tác giữa đánh giá và thực hiện chương trình. Đánh giá không tách riêng khỏi hoặc thêm vào một dự án mà là một phần của dự án từ khi nó bắt đầu lập kế hoạch, đánh giá và thực hiện là các phần của toàn bộ quá trình và chúng thực sự có hiệu quả nhất khi chúng được kết hợp với nhau. Đánh giá cung cấp thông tin cho những người được hưởng lợi khác nhau. Nó cho phép dự án được thực hiện tốt hơn và chứng tỏ được giá trị của chúng, nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý các dữ liệu họ cần để báo cáo kịp thời để thông tin tới những người ra quyết định cấp cao về kết quả của sự đầu tư của họ. Vậy tiêu chí đánh giá được hiểu là các yêu cầu dùng để kiểm định hay đánh giá một đối tượng bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng tuân thủ các quy tắc, quy định. 1.1.2. Khái niệm năng lực Theo các nhà nghiên cứu Trần Trọng Thủy và Nguyễn Quang Uẩn: Năng lực là tổng hợp những thuộc tính độc đáo của cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định, nhằm đảm bảo việc hoàn thành có kết quả tốt trong lĩnh vực hoạt động ấy. Còn nhà tâm lý học người Pháp Denyse Tremblay thì cho rằng năng lực là khả năng hành động, đạt được thành công và chứng minh sự tiến bộ nhờ vào khả năng huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực tích hợp của cá nhân khi giải quyết các vấn đề của cuộc sống. Nghiên cứu này xác định năng lực là khả năng cá nhân đáp ứng các yêu cầu phức hợp và thực hiện thành công nhiệm vụ trong một công việc cụ thể, hay nói cách khác năng lực là tổng hợp nhiều khả năng và giá trị được cá nhân thể hiện thông qua các hoạt động có hiệu quả. Muốn đánh giá năng lực cá nhân phải xem xét chúng trong hoạt động, năng lực của người lao động đáp ứng với yêu cầu công việc là sự tổng hợp toàn bộ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm được tích lũy trong quá trình học tập tại các cơ sở đào tạo và trong thời gian làm thực tế được biểu hiện qua mức độ hoàn thành công việc của họ. Năng lực được thể hiện thông qua các hoạt động cụ thể có kết quả, năng lực dưới dạng tổng thể giúp cá nhân nắm bắt và giải quyết các vấn đề thực tiễn. Cấu trúc các thành tố của năng lực linh hoạt, dễ chuyển hóa khi môi trường và hoạt động thay đổi. Năng lực được đánh giá thông qua việc theo dõi toàn bộ tiến trình 20