Tài liệu Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ tài chính - thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỮU DANH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI, 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỮU DANH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học : PGS. Nguyễn Văn Hàm HÀ NỘI, 2009 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................... ….. Trang 1.Tính cấp thiết của đề tài. ............................................................................ 3 2. Mục tiêu của đề tài ................................................................................... 5 3. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................. 5 4.Đối tượng nghiên cứu………………….. ………………………………….6 5. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................. 6 6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo ....................................................... 7 7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 8 8. Bố cục của luận văn.................................................................................. 8 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ .................................................................................................... 10 1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ........................................... 10 1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............. 15 1.3. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ........................................ 18 1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành ............. 20 1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử ................... 21 1.4. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ........................................................................................ 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH .................................................. 30 2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính ..................................................................................................................... 2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính ............. 30 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính ............................ 33 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính ........................................................ 35 2.2. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài chính ............................................................ 39 2.2.1. Tài liệu quản lý chung của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ........................ 39 2.2.2. Tài liệu, văn bản quản lý chuyên ngành .............................................. 44 1 2.2.3. Tài liệu khối báo chí xuất bản ............................................................. 52 2.2.4. Tài liệu khối giáo dục-đào tạo ............................................................ 52 2.2.5 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên 52 2.2.6 Tài liệu nghe nhìn ................................................................................ 54 2.2.7 Tài liệu điện tử .................................................................................... 54 2.3. Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ Bộ Tài chính .............................................. 55 2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................... 55 2.3.2. Cơ sở vật chất ..................................................................................... 56 2.3.3. Đội ngũ cán bộ ................................................................................... 57 2.4. Khái quát những quy định của Nhà nƣớc về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ................................................................................................. 58 2.5 Nguồn thu thập, bổ sung vào lƣu trữ Bộ Tài chính……………...…...63 2.6. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Tài chính ........ 64 2.6.1. Sự hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ tài chính .................................................................................................. 64 2.6.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu .......................................................................................................... 65 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH ........... 70 3.1 Nhận xét chung…………………………………………………………..70 3.2 Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu………..72 3.2.1 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ…………....72 3.2.2 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu……….75 3.2.3 Tích cực mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu………..….79 3.2.4 Nghiên cứu ban hành các quy định về thu thập,bổ sung tài liệu điện tử.83 3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ...85 2 PHẦN KẾT LUẬN………………….................................………………....88 PHỤ LỤC……………………………………………………………………89 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người... Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, chúng ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là Thông đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ Chủ tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này. Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng”[1;2] . Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi 4 và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì nếu chúng ta không thu thập được những tài liệu chúng ta cần thì tất cả những khâu còn lại của công tác lưu trữ sẽ không thể làm tốt được. Nó chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn bộ các giai đoạn tiếp theo. Bộ Tài chính là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng giúp Chính phủ quản lý toàn bộ, thống nhất vấn đề tài chính của đất nước. Đây là vấn đề hết sức phức tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh động trước những biến động khó lường của tình hình trong nước và quốc tế. Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ngành tài chính đã có những bước tiến bộ vượt bậc. Nền tài chính cơ bản ổn định, quản lí vững chắc khối lượng tiền tệ, giá trị của đồng Viêt nam, lưu thông tiền tệ góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này có ý nghĩa to lớn trong quá trình hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành tài chính hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dung chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng cho đất nước…Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của ngành tài chính mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu này không chỉ là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác. Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ... 5 Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những hạn chế về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn bản hoàn chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Tài chính lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao. Từ thực tế này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Quản trị văn phòng" của mình. Thông qua đề tài này, chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành tài chính hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Tài chính nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung. 2. Mục tiêu của đề tài - Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay. - Nghiên cứu về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính. - Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Lưu trữ Bộ Tài chính - Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Tài chính đạt hiệu quả nhất. 6 3. Phạm vi nghiên cứu Bộ Tài chính có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Tài chính (Văn phòng, các Vụ, Thanh tra, Cục) và tài liệu được hình thành ra ở chính những đơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn). 4. Đối tượng nghiên cứu Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn bao gồm: - Nguồn bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung. - Lưu trữ Bộ Tài chính; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ngành Tài chính và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này. 5. Lịch sử nghiên cứu. Có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không hề mới mẻ, có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu đề cập đến, tuy nhiên mỗi công trình đề cập đến ở những khía cạnh khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta hoàn toàn có thể nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng của mình. Về mặt lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn Khảm. Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu 7 thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)... Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hàkhoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm 2000) và rất nhiều bài viết của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt nam. Các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu rất tốt để chúng tôi tham khảo khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác thu thập tài liệu ở Bộ Tài chính, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời 8 kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì theo chúng tôi đây là khâu đầu tiên quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ. 6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo Để hoàn thiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham khảo sau đây: - Giáo trình chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; - Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ học… - Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Tài chính. - Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Tài chính. 7. Phương pháp nghiên cứu. Chúng tôi sử dụng một số phương pháp chính sau đây trong quá trình tiến hành nghiên cứu đề tài này: - Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin : Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịc sử. - Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc : Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. - Phương pháp mô tả, phân tích, so sánh, phương pháp khảo sát thực tế . 8. Bố cục của luận văn Chƣơng 1: Lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính Chƣơng 3: Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính 9 Có thể nói rằng để hoàn thiện được luận văn này tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu về khối tài liệu, điều tra khảo sát thực tế cũng như những vấn đề về lý luận. Tất nhiên với trình độ có hạn trong luận văn của mình tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các nhà nghiên cứu để tôi kịp thời sửa chữa hoàn thiện. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của cơ quan nơi tôi đang công tác, Văn phòng Bộ tài chính, Phòng lưu trữ Bộ Tài chính, đặc biệt là sự tận tình chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn PGS Nguyễn Văn Hàm trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà nội, ngày 29 tháng 12 năm 2009 Học viên Nguyễn Hữu Danh 10 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu Chúng ta đang sống trong môi trường xã hội hết sức năng động và có những biến đổi mạnh mẽ. Sự biến đổi đó làm cho mọi cá nhân tổ chức phải biến đổi theo để tồn tại và phát triển. Với sự phát triển năng động và nhanh chóng đó các cơ quan, tổ chức cũng hoạt động với cường độ rất lớn và khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng nhiều. Trước đây các cơ quan ít, chức năng nhiệm vụ đơn giản các vấn đề cần giải quyết không nhiều do đó khối lượng tài liệu sản sinh ra cũng ít nhưng ngày nay thì điều đó hoàn toàn ngược lại. Các cơ quan, tổ chức trong giai đoạn hiện nay rất đa dạng từ trung ương đến địa phương. Các vấn đề cần giải quyết hết sức phức tạp, tài liệu được sản sinh ra nhiều. Với khối lượng tài liệu ngày càng nhiều như vậy cho nên người ta không thể giữ lại toàn bộ, mà phải lựa chọn những tài liệu có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng xong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài. Chúng ta không thể giữ lại tất cả các loại tài liệu đó bởi vì sẽ gặp những khó khăn rất lớn về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư quá lớn mà nhà nước ta không thể đáp ứng và điều đó cũng không thật sự cần thiết, khoa học. Vấn đề đặt ra ở đây là với khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng lớn như vậy làm thế nào chúng ta có thể giữ lại đúng những tài liệu cần thiết, loại hủy kịp thời những tài liệu hết giá trị là điều hết sức khó khăn đòi hỏi một sự nghiên cứu 11 công phu, khoa học, lâu dài về công tác lưu trữ đặc biệt là vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu. Trên cơ sở đó các đơn vị lưu trữ mới đặt ra cho mình phương pháp thu thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu không còn ý nghĩa, tác dụng. Qua đây chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung rất quan trọng và cần làm sáng tỏ thêm vấn đề này. Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Trong giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng: “Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nướ quy định” [9;130]. Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh giá khác về vấn đề này. Chẳng hạn trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như sau: “Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ” [19;96]. “Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền của phòng lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [19;96]. Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ. Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu 12 vào các lưu trữ. Qua đây sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau: Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng. Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định. Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học. Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc. Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của các cán bộ thừa hành. Thông qua công tác nghiên cứu lý luận sẽ giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu thập bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ. 13 Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu sự tác động mạnh nhất. Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế. Qua tìm hiểu khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu thêm một số khái niệm khác có liên quan chặt chẽ tới vấn đề này là: nguồn tài liệu bổ sung, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Trong từ điển lưu trữ Việt Nam khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” như sau: “Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định”. Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng cơ quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Những tài liệu được thu thập này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó. Như vậy nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng danh mục người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu, có ý nghĩa thực tiễn và lịch sử có thể sử dụng phục vụ khai thác sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Chẳng hạn đối với một cơ quan bất kỳ là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong cơ quan đó bao gồm: - Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. - Các tài liệu về kế hoạch, thống kê. - Các tài liệu về tổ chức, cán bộ. - Các tài liệu về lao động, tiền lương. - Các tài liệu về văn thư – lưu trữ. 14 - Các tài liệu về chuyên môn. - Các tài liệu về nghiên cứu khoa học. Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào các lưu trữ. Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung ảnh hưởng đến rất nhiều các công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu nhưng trước hết phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác nhất, tức là phải biết chính xác cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào là nguồn nộp lưu, mình được thu thập tài liệu của những cơ quan nào. Điều đó có nghĩa là phảti làm rõ được khái niệm “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu”. Đó là vấn đề rất quan trọng và cần thiết. “Thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là thuật ngữ chuyên ngành, đặc trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong phạm vi hành chính – lãnh thổ nhất định. Nó thể hiện mối quan hệ chặt chẽ, khăng khít hay không giữa cơ quan lưu trữ và cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu thập tài liệu lưu trữ. Hầu hết khu vực thẩm quyền đã được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật để các cơ quan có liên quan thực hiện một cách nghiêm túc và thống nhất. Nguời ta cũng phân biệt khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành và khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành là các cơ quan, đơn vị thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị này phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành, thông thường là cuối năm, sau khi các vấn đề, sự việc đó đã được giải quyết xong, được lập thành hồ sơ tập hợp và nộp vào lưu trữ. Tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủ quản, bởi vì có thể nhà nước có quy định bảo quản tại đơn vị 15 hình thành tài liệu. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức được nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Các cơ quan, tổ chức đó phải có trách nhiệm nộp các tài liệu đã đến hạn vào lưu trữ lịch sử một cách đầy đủ và đúng hạn. Có thể nói trong một khu vực hành chính, lãnh thổ bất kỳ nào đó các cơ quan lưu trữ phải xác định rõ được thẩm quyền thu thập tài liệu. Nếu làm tốt được vấn đề này sẽ giúp loại trừ và tránh được những tranh chấp xảy ra khi tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu. Có nghĩa là nhiều cơ quan lưu trữ cùng thu thập tài liệu của một hoặc một số cơ quan, tổ chức nào đó. Đồng thời cũng hạn chế được sự bỏ sót những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập. Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng để hiểu rõ được khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu là hết sức khó khăn, phức tạp. Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ. Đồng thời nó cũng liên quan đến nhiều khái niệm khác đòi hỏi cần có sự phân tích và làm sáng tỏ. Đây đúng là vấn đề lý luận cần có sự đầu tư nghiên cứu và kiểm nghiệm qua thực tế công tác lưu trữ. 1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ. Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội. Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại từ đầu. Chính vì thế đã từ rất lâu, trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc nghiệt, phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu của các thời kỳ đó. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. 16 Để có được những đóng góp như thế công tác lưu trữ phải làm tốt tất cả các khâu nghiệp vụ của mình như thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu đều có tầm quan trọng, vai trò, vị trí nhất định và các khâu lại có mối quan hệ lôgic với nhau. Trong các khâu nghiệp vụ này thì thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng đầu và quan trọng. Các cơ quan lưu trữ cần tập trung mọi nguồn lực để làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Đây là vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu nghiệp vụ khác, nó có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, tạo ra cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan. Xét về lâu dài nếu các tài liệu được bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao thì sẽ góp phần to lớn vào việc mở rộng khả năng sử dụng, không những đóng góp quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn có ý nghĩa trong việc nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần thiết, quan trọng yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải xác định đúng tầm quan trọng của nó mang tính xuyên suốt, lâu dài. Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng. Mối quan hệ của thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ chuyên môn khác của công tác lưu trữ là hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng quan trọng tới các lĩnh vực chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả của chuyên môn đó. 17 Người ta có thể kết hợp thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ khác như phân loại tài liệu, thống kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Trên thực tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu người ta không thể tiến hành thu thập tất cả các tài liệu của cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu. Khối lượng tài liệu như vậy sẽ rất lớn, lẫn lộn giữa những tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị, những tài liệu trùng thừa. Chính vì vậy khi thu thập, bổ sung tài liệu người ta phải lựa chọn những tài liệu thật sự có giá trị, thật sự cần thiết cho công tác lưu trữ để tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn. Sau khi đã lựa chọn được những tài liệu có giá trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia một cách khoa học khối tài liệu đó theo các đặc trưng nhất định của tài liệu nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có hiệu quả nhất. Điều đó cho thấy thu thập và bổ sung tài liệu gắn liền với tổ chức sử dụng tài liệu, đây là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ. Nếu đầu vào chúng ta thu được tài liệu có giá trị thì đầu ra chúng ta sẽ phục vụ tốt công tác sử dụng những tài liệu đó vào thực tế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội. Còn ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì bản thân cơ quan đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội. Thu thập, bổ sung tài liệu cũng liên quan tới công tác thống kê và kiểm tra tài liệu. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu phải được kiểm tra và thống kê theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thông qua công tác này các cơ quan lưu trữ sẽ phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp để thu thập đầy đủ những tài liệu còn thiếu, những tài liệu có thể sẽ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế và hạn chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này. Điều này cho thấy khi thu thập tài liệu người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm cách khắc phục những hạn chế. Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phải tính đến khả năng sử dụng những tài liệu này, tức là tính đến giá trị sử dụng của chúng trong thực tế. Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập 18